Koulutuskorvaus ohje työnantajille

Transkriptio

1 Koulutuskorvaus 1 (5) Ohjeita työnantajille alkaen Koulutuskorvaus ohje työnantajille Koulutuskorvaukseen oikeutetut työnantajat Koulutuskorvauksen saamisen edellytykset Koulutuskorvaus on taloudellinen tuki osaamisen kehittämistoimiin niille työnantajille, joilla ei ole oikeutta koulutusvähennykseen elinkeinoverolain tai maatilatalouden tuloverolain perusteella. Koulutuskorvaus perustuu lakiin koulutuksen korvaamisesta. Koulutuskorvauksen tarkoituksena on parantaa työnantajan mahdollisuuksia järjestää työntekijöilleen ammatillista osaamista kehittävää koulutusta. Koulutuskorvauksen saa enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohden vuodessa. Koulutuskorvausta voivat saada ne työnantajat, joilla ei ole oikeutta koulutusvähennykseen elinkeinotulon verottamisesta annetun lain (360/1968) 56 :n 6 momentin tai maatilatalouden tuloverolain (543/1967) 10 f :n 6 momentin perusteella. Koulutuskorvausta voivat siten saada muun muassa kunnat, seurakunnat, yliopistot, yhdistykset ja säätiöt. Koulutuskorvaus ei koske kotitaloustyönantajia. Koulutuskorvausta haetaan Työttömyysvakuutusrahastolta, lukuun ottamatta valtion virastoja, jotka hakevat korvauksen Valtionvarainministeriöltä. Koulutusvähennystä elinkeinoverotuksessa haetaan Verohallinnolta. Koulutussuunnitelma Koulutuskorvauksen saamisen edellytyksenä on, että työnantajan järjestämä koulutus perustuu työnantajan laatimaan koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelman tulee koskea koko henkilöstöä henkilöstöryhmittäin tai muutoin tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä. Edellytyksenä on, että työntekijän kuuluminen kyseiseen ryhmään on selvästi määriteltävissä. Jos työnantaja kuuluu yhteistoimintalain piiriin, koulutussuunnitelma sisältyy yhteistoimintalain mukaiseen henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmasta on säädetty laissa yhteistoiminnasta yrityksissä (16 ) ja laissa henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (4 a ). Jos työnantaja ei kuulu edellä mainittujen yhteistoimintalakien soveltamisalan piiriin, koulutussuunnitelma tulee laatia vain, jos työnantaja haluaa hakea koulutuskorvausta. Yhteistoimintalakien piiriin kuulumattomien työnantajien osalta koulutussuunnitelmasta on säädetty laissa taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (3 ). Koulutussuunnitelma tulee olla laadittu ennakkoon ennen niiden koulutusten alkamista, joiden perusteella korvausta haetaan. Koulutussuunnitelmaa voi päivittää kalenterivuoden aikana.

2 2 (5) Koulutuksen sisältö Koulutuskorvauksen perusteena olevan koulutuksen tulee olla työnantajan järjestämää koulutusta, joka ylläpitää ja edistää työntekijän ammatillista osaamista. Lisäksi koulutuksen tulee perustua edellä mainittuun koulutussuunnitelmaan. Koulutuksen tulee liittyä työntekijän nykyisiin tai tuleviin työtehtäviin työnantajan palveluksessa. Koulutuksen tulee olla ohjattua ja kontrolloitua, ja koulutukseen käytetyn ajan tulee olla todennettavissa. Koulutuskorvaukseen oikeuttava koulutus voi olla erilaista työntekijöille annettavaa lisä- tai täydennyskoulutusta, kuten esimerkiksi ulkopuolisen järjestämät kurssimuotoiset koulutukset, seminaarit ja konferenssit, sekä sisäiset koulutukset. Korvaukseen oikeuttava koulutus voi tähdätä myös lakisääteisten vaatimusten täyttämiseen, esimerkiksi työssä tarvittavien lupien suorittamiseen. Koulutus voidaan järjestää myös verkkokoulutuksena. Perehdytys, työnopastus ja työssä oppiminen Koulutuskorvausta ei saa tavanomaisesta työhön perehdytyksestä tai työnopastuksesta. Esimerkiksi uuden tai työtehtäviään vaihtavan työntekijän perehdyttäminen työtehtäviin ei ole koulutuskorvaukseen oikeuttavaa koulutusta. Koulutuskorvaukseen ei myöskään oikeuta tavanomainen työnopastus, jota annetaan uusien laitteiden, työmenetelmien tai työohjeiden käyttöönoton yhteydessä. Koulutuskorvausta voi kuitenkin hakea, jos esimerkiksi uusien laitteiden tai työmenetelmien käyttöönoton yhteydessä työntekijöille järjestetään erillinen koulutustilaisuus tai kurssi, ja tämä koulutus perustuu koulutussuunnitelmaan. Esimerkki: Asiakaspalvelulle on laadittu uusi toimintaohje vaara- ja uhkatilanteisiin. Asiakaspalvelun esimies käy jokaisen työntekijän kanssa henkilökohtaisesti läpi uuden ohjeistuksen. Kyseessä on tavanomainen työnopastus, joka ei oikeuta koulutuskorvaukseen. Esimerkki: Henkilöstöhallinnossa otetaan käyttöön uusi palkanlaskentajärjestelmä. Uuden järjestelmän käyttöönotosta johtuva koulutustarve on huomioitu koulutussuunnitelmassa. Palkanlaskentajärjestelmää käyttävät työntekijät osallistuvat palveluntarjoajan järjestämään kahden päivän pituiseen järjestelmäkoulutukseen. Järjestelmäkoulutus on koulutusta, jonka perusteella työnantaja voi hakea koulutuskorvausta. Koulutuskorvaukseen ei myöskään oikeuta työssä oppiminen, kuten esimerkiksi oppisopimusoppilaiden työtehtävien opettelu käytännön työssä. Sama koskee työnkiertoa, jossa uusien työtehtävien omaksuminen tapahtuu käytännön työssä. Edellä mainittuihin tilanteisiin liittyvät erilliset koulutukset tai kurssit saattavat kuitenkin täyttää koulutuskorvausta koskevat edellytykset. Koulutuksen kesto Koulutuskorvausta voi saada enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohti vuodessa. Koulutuspäivänä pidetään päivää, jona koulutuksen kesto on ollut vähintään kuusi tuntia. Koulutuspäivä voi muodostua myös useasta koulutuksesta tai koulutusjaksosta, joiden yhteenlaskettu kesto kalenterivuonna on vähintään kuusi tuntia. Laskennallisesti yksi koulutuspäivä vastaa siten

3 3 (5) Koulutuskorvauksen määrä 6 tunnin koulutusta, kaksi koulutuspäivää 12 tunnin koulutusta ja kolme koulutuspäivää 18 tunnin koulutusta. Esimerkki: Työnantaja on järjestänyt työntekijöilleen koulutusta siten, että henkilö A on ollut koulutuksessa 10 tuntia, henkilö B 22 tuntia ja henkilö C 5 tuntia. Työnantaja voi hakea koulutuskorvausta henkilön A osalta yhdeltä koulutuspäivältä ja henkilön B osalta kolmelta koulutuspäivältä. Henkilön C osalta koulutuskorvausta ei voi hakea, koska koulutuspäivän kuuden tunnin vähimmäisvaatimus ei täyty. Koulutuksen on kestettävä yhtäjaksoisesti vähintään yhden tunnin (60 minuuttia). Koulutuspäivä voi muodostua useasta koulutuksesta tai koulutusjaksosta. Koulutuspäivän muodostavien koulutusten ei tarvitse liittyä samaan kokonaisuuteen tai aihepiiriin. Koulutuspäivien laskenta on työntekijäkohtaista, joten eri työntekijöiden koulutusjaksoja ei voida laskea yhteen koulutuspäivien laskennassa. Esimerkki: Työnantaja järjestää ruotsin kielen kurssin toimihenkilöille, jotka tarvitsevat työssään kielitaitoa. Kurssi järjestetään kerran viikossa tunnin mittaisina jaksoina kymmenen viikon ajan. Kurssin kokonaiskesto on kymmenen tuntia, joten työnantaja voi hakea koulutuskorvausta 1 päivältä kurssille osallistunutta työntekijää kohti. Lyhyet, enintään 15 minuutin pituiset, koulutuksensisäiset virkistystauot voidaan laskea osaksi koulutusta. Esimerkiksi puolen tunnin ruokataukoa ei voida sisällyttää koulutukseen käytettyyn aikaan. Koulutuskorvauksen perusteena on työntekijän tosiasiallinen osallistuminen koulutukseen, joten korvausta ei voi hakea, jos työntekijä on estynyt esimerkiksi sairauspoissaolon takia osallistumasta koulutukseen. Palkallisuus Koulutuskorvauksen edellytyksenä on, että työnantaja maksaa työntekijälle koulutuksen ajalta palkkaa. Koulutuskorvausta ei saa koulutuksesta, johon työntekijä on osallistunut loma- tai vapaa-aikanaan. Koulutuskorvausta ei voi hakea niiden työntekijöiden koulutuksesta, joiden palkkakustannuksiin on myönnetty julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 7 luvun 1 :ssä tarkoitettua palkkatukea. Koulutuskorvauksen perusteena oleva palkkakustannus lasketaan kertomalla keskimääräinen päiväpalkka koulutuskorvaukseen oikeuttavien koulutuspäivien määrällä. Koulutuskorvauksen määrä on 10 prosenttia koulutuskorvauksen perusteena olevasta palkkakustannuksesta. Koulutuskorvaus = keskimääräinen päiväpalkka x koulutuspäivien lukumäärä x 10 %

4 4 (5) Keskimääräinen päiväpalkka Keskimääräinen päiväpalkka lasketaan jakamalla työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva vakuutusvuoden palkkasumma työnantajan keskimääräisellä työntekijämäärällä ja näin saatu osamäärä luvulla 200. Keskimääräinen päiväpalkka = työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva palkkasumma : 200 keskimääräinen työntekijämäärä Työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevasta palkkasummasta säädetään työttömyysetuuksien rahoituksesta annetun lain (555/1998) 19 a :ssä. Keskimääräinen työntekijämäärä Keskimääräinen työntekijämäärä on työnantajan teettämien henkilötyövuosien summa. Henkilötyövuodella tarkoitetaan kokopäivätyötä tekevän koko vuoden työskentelyä. Määräaikaiset tai osa-aikaiset työsuhteet muutetaan henkilötyövuosiksi huomioimalla ne suhteellisina osuuksina. Osa-aikaisen henkilön työaika muutetaan henkilötyövuodeksi osaaikaprosenttiaan vastaavasti eli esimerkiksi 50 %:sta työaikaa tekevä vastaa 0,5 henkilötyövuotta. Vastaavasti määräaikaisen henkilön työaika lasketaan työsuhteen keston suhteessa kalenterivuoteen. Esimerkiksi määräaikainen, kokoaikainen työsuhde ajalla (3 kuukautta) vastaa 0,25 henkilötyövuotta. Koulutuskorvauksen hakeminen Työttömyysvakuutusrahastolta Koulutuskorvausta haetaan Työttömyysvakuutusrahastolta kalenterivuosittain jälkikäteen työttömyysvakuutusmaksun määräämistä varten annettavan palkkasummailmoituksen yhteydessä. Työnantajan tulee antaa palkkasummailmoitus ja hakea koulutuskorvausta vakuutusvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Vakuutusvuosi on aina kalenterivuosi. Koulutuskorvausta haetaan erillisellä Palkkasummailmoitus-lomakkeen liitteellä. Hakemuksessa työnantajan tulee ilmoittaa keskimääräinen työntekijämäärä työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva palkkasumma ja korvaukseen oikeuttavien koulutuspäivien lukumäärä. Korvaukseen oikeuttavien koulutuspäivien lukumäärä ilmoitetaan siten, että hakemuksessa ilmoitetaan erikseen niiden työntekijöiden lukumäärä, joista on syntynyt oikeus korvaukseen 1 koulutuspäivältä, 2 koulutuspäivältä ja 3 koulutuspäivältä.

5 5 (5) Lisäksi hakemukseen tulee liittää vakuutus koulutustuen edellytysten täyttymisestä ja lain vaatimusten mukaisen koulutussuunnitelman laatimisesta sekä siitä, että työnantaja ei ole saanut palkkatukea niiden työntekijöiden palkkakustannuksiin, joille järjestetyn koulutuksen perusteella korvausta haetaan. Koulutuskorvausta voi hakea sähköisesti tai paperilomakkeella. Koulutuskorvaus vähennetään työnantajalle määrätystä työttömyysvakuutusmaksusta. Työttömyysvakuutusrahasto antaa työnantajalle päätöksen koulutuskorvauksen määrästä lopullisen työttömyysvakuutusmaksun määräämisen yhteydessä. Koulutussuunnitelmaa ei liitetä Työttömyysvakuutusrahastolle lähetettävään hakemukseen. Työttömyysvakuutusrahastolla on kuitenkin oikeus tarvittaessa pyytää työnantajalta koulutussuunnitelma koulutuskorvausta koskevan asian ratkaisemiseksi. Työttömyysvakuutusrahasto ei myöskään kerää koulutustietoja henkilötasolla, mutta työnantajalla on velvollisuus seurata ja dokumentoida koulutusten toteutumista henkilöittäin. Nämä tiedot on toimitettava Työttömyysvakuutusrahastolle sen pyynnöstä, jos ne ovat tarpeen koulutuskorvausta koskevan asian ratkaisemiseksi. Koulutuskorvauksen perusteena olevia tietoja tulee säilyttää kuten muitakin työttömyysvakuutuksen määräämiseen liittyviä asiakirjoja. Työnantajien neuvonta Työttömyysvakuutusrahasto neuvoo työnantajia koulutuskorvaukseen liittyvissä asioissa. Neuvontaa saa asiakaspalvelustamme puhelimitse arkisin klo 8 17 numerosta (pvm/mpm).