Odotukset ja toiveet yhdistysekstranetille Alueelliset järjestöpäivät 24. 25.10.2009 Intranet ja Ekstranet Intranet on lähiverkko, joka on eristetty tietyn ryhmän käyttöön. Tavallisesti intranetillä tarkoitetaan organisaation lähiverkkoa, jota käytetään yrityksen tai yhteisön sisäiseen viestintään ja tietojenkäsittelytoimiin. Intranetiksi nimitetään usein myös pelkästään organisaation henkilöstön käyttöön rajattua sisäistä verkkopalvelua. Intranetiä, jonka käyttöoikeus on laajennettu tietyn ulkopuolisen asiakkaan tai asiakasryhmän käyttöön, kutsutaan ekstranetiksi. 1
Ekstranet Ekstranet tai extranet on yrityksen tai muun yhteisön ja asiakkaan tai yhteistyökumppanin välinen Internet-teknologiaa hyödyntävä suljettu verkkopalvelu. Ekstranet-palvelun kohderyhmänä ovat ainoastaan yrityksen halutut sidosryhmät. Esimerkkinä ekstranet-palvelusta voidaan pitää vaikkapa yhdistyksen jäsenistölleen tarjoamaa suojattua sivustoa, jolta löytyy yhdistyksen sisäistä aineistoa ja jäsenistön yhteystiedot. Ekstranet-, kuten muutkin verkkopalvelut voidaan luokitella niiden operatiivisuusasteen mukaan viestinnällisiin ja operatiivisiin palveluihin. Viestinnällinen ekstranet-palvelu keskittyy sidosryhmäviestintään kun taas operatiivisen palvelun päätarkoitus on tarjota sidosryhmäpalveluja. Ekstranet-palvelussa tämä jaottelu korostuu Epilepsialiiton ekstranet Ekstranet on Epilepsialiiton jäsenyhdistyksille tarkoitettu tunnuksin ja salasanoin suojattu foorumi. Ekstranet palvelee ennen kaikkea liiton järjestötiedotusta, mutta on samalla myös virtuaalinen kohtaamispaikka, jossa yhdistykset voivat viestiä ja verkottua keskenään. 2
Yhdistysekstranet Liiton näkökulmasta: Helpottaa ja säästää järjestötyön, sisäisen viestinnän ja postituksen aikaa, rahaa ym. Jo nyt monia materiaaleja pyydetään printin ohella sähköisesti. Yhdistystoiminnan peruskansio, koulutusmateriaalit ym. työvälineet kätevää päivittää suoraan verkkoon. Yhteisessä sisäverkossa materiaalit usealle vastaanottajalle samalla kertaa yhtäaikaisesti. Nopea yhteys jäsenkenttään ja sen kuulumisiin. Mahdollistaa myös vaihtoehtoiset esitystavat: videot, blogit, uutiskirjeet, kyselyt, palautteet VVAA -projektin tarpeet verkko-opiskelulle. Verkkokysely syksyllä 2008: yhdistyssivuille toivottiin vuorovaikutteisuutta. Konkreettinen tuen osoitus yhdistyksille. Yhdistysekstranet Yhdistysten näkökulmasta: Tukee järjestöidentiteettiä ja -yhteisöllisyyttä, kun mm. järjestöpäivien koulutusmateriaaleihin voi tutustua etukäteen ja palata jälkeenpäin. Tukee omaa osallisuutta ajasta ja paikasta riippumatta. Luo tasavertaisia osallistumismahdollisuuksia myös niille, jotka eivät voi/halua olla tilaisuuksissa mukana. Helpottaa ja nopeuttaa järjestötoimijoiden vuosittaista paperityötä (esim. toimintatiedot ja hakemukset liittoon jne.). Tuo mukaan sellaisia uusia toimijoita, jotka eivät muutoin osallistu yhdistyksen toimintaan. Voidaan valmistella asiakirjoja yhteisesti verkossa ja käydä lähetekeskustelua ennen kokouksia. Turvaa ja yhdenmukaistaa yhdistysten arkistointia (omilla kotikansioilla?). 3
Ryhmätyö Odotukset ja toiveet ekstranetille eli yhdistysten omille sivuille? Mitkä jo edellä mainituista asioista pitäisi sivuille sisällyttää? Mitä muuta niiden pitäisi sisältää? Pohdintaa 3 hengen ryhmissä. Yhdistysekstranetin tulee sisältää Ryhmätöiden tulokset: - PP-esitysten pohjat, lomakkeet ja muut samana pysyvät asiat hyvä löytyä ekstranetistä. - Yhdistysten hallinto tarvitsee ekstranetiä. - Jäsenten tueksi osa ekstranetistä (rajattava yhdistyksen hallinnon ja muun jäsenistön kesken). Tutkittava voidaanko osa tiedosta siirtää julkiselle puolella ja osa tunnusten taakse. - Liittohallituksen jäsenille läppärit hallitustyöskentelyä varten. - Ensiksi ekstranet helpottamaan yhdistysten hallintoa ja toisessa vaiheessa helpottamaan yhdistysten hallinnon ja jäsenten jatkuvaa keskustelua ylläpitämään sekä lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä. - Ekstranet-koulutusta tarvitaan! - Perustyökalut: lomakepohjat esim. matkalaskuja varten, luentomateriaaleja, kampanjamateriaalit eli vasara ja naula valmiina. - Ruohonjuurichattia yhdistysten välillä ja sisällä. - Ideariihi, ideapankki käytettäväksi kaikille yhdistyksille. 4
Yhdistysekstranetin tulee sisältää - Myös yhdistyksen sisäistä tietoa esim. ilmoittautumispäivämääristä, kursseista ja koulutuksista. - Perusasiat: liiton ja yhdistysten säännöt, hallituksen jäsenten kuvat jne. yleistä tietoa. - Valmiita materiaalipaketteja esim. jäsenilloissa esitettäväksi (diasarjoja ym.). - Järjestö- ja neuvottelupäivien materiaalit, tuotokset ja tulokset. - Ekstranetin oltava koko yhdistyksen hallituksen käytössä. - Rakennettava eri tasoiset käyttäjäoikeudet huomioon ottaen. - Yhdistyksen hallituksen kokouskutsut, pöytäkirjat ja jäsenkirjeet. - Sähköiseen sähkösanomaan myös arkisto. - Ajantasaista tietoa liiton ja yhdistysten toiminnasta. Vanhentunut tieto pois. - YTPK - Yhdistyksen asiakirjojen arkistointi? Tarvitaan lisää tietoa ja koulutusta. - Valvojan merkitys, jos chattaily mahdollisuus. Yhdistysekstranetin tulee sisältää Ryhmätöiden tulokset: - Onko ekstranet tärkeä tavalliselle jäsenelle? Tarvitaanko ekstranetiä vai riittävätkö kotisivut? - Jäsentiedon oltava avointa. - Ekstranet palvelu yhdistyksille. - Psykologinen merkitys: jäsenetu. Voisi lisätä jäsenmäärää. - Ei saa tulla kahden kerroksen väen ratkaisu. - Nuorten toimijoiden houkutteleminen mukaan yhdistystoimintaan tietotekniikan avulla. 5