Opinto- ja opetuspalvelut MUISTIO 1 (5) Opintoasioista vastaavien palaveri 18.3.2011 klo 9.00-11 Kuopio: Video 2, Canthia Joensuu: CK216, kirjaston videoneuvotteluhuone Läsnä Soile Autti Päivi Haltilahti Minna Hirvonen Jouko Holopainen Petri Hynynen (klo 10 10.45) Mari Ikonen Pirjo Jonsson-Fuchs Satu Kouki, siht. Kaisa Laitinen Miia Laukkanen Tuija Pasanen Leila Saramäki Mervi Silaste Visa Tuominen (klo 10 10.45) Hanna Turkki (klo 9 10) Erja Widgrén-Sallinen, pj Käsitellyt asiat 1. Opiskelijavalinnat 1A. Tämän vuoden 2011 valintojen toteuttaminen Työnjako valintojen teknisen toteutuksen ja pistelaskennan osalta: Päävalinnat: Jukka Tiitto terveystieteiden tiedekunnan valinnat, yhteisvalinnat Kari Hassinen filosofisen tiedekunnan valinnat teologiaa ja Savonlinnan koulutuksia lukuun ottamatta Juha Riepponen teologia (varalla Kari Pitkänen) yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan valinnat (varalla Kari Pitkänen) Kari Pitkänen Savonlinnan koulutukset (varalla Juha Riepponen)
Opinto- ja opetuspalvelut MUISTIO 2 (5) luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnan valinnat (varalla Juha Riepponen) Erillisvalinnat Jukka Tiitto kaikki erillisvalinnat (tutkintoon johtava koulutus) Tiedekunta sopii toteuttajien kanssa aikataulun. Käytiin läpi esitys opiskelijavalintojen tuloskirjeiksi 2011. Muutokset päivitettiin suoraan dokumenttiin. Sovittiin, että vuonna 2010 valituille mutta ensimmäisenä vuonna poissaolleille opiskelijoille materiaali lähetetään tiedekunnista. Tätä varten opinto- ja opetuspalvelut toimittaa tiedekunnille listat ja tarrat; opinto- ja opetuspalveluista ollaan yhteydessä tiedekuntiin. Opiskelijan opas jaellaan orientaatiossa. YHKAn opinto-opas jaellaan opintopalveluissa, muut tiedekunnat jakavat oppaansa orientaation yhteydessä. Oppaiden painosmääriä suunniteltaessa on muistettava myös henkilöstö (tiedekunnan henkilöstö, opinto- ja opetuspalveluiden neuvonta- ja ohjaushenkilöstö jne.). Pdf-oppaat kerätään viimevuotiseen tapaan opinto- ja opetuspalveluiden sivulle. Tiedosto lähetetään Tarja Pakariselle. Terveystieteiden tiedekunta painattaa ja jakelee lukujärjestyksiä opiskelijoilleen. Lukukausi-ilmoittautumiseen liittyviä aikatauluja: Ilmoittautumisohjeet valmiina maaliskuun loppuun mennessä (yleinen ohje + menettelyohjeet opiskelijaryhmittäin). Yleinen ohje rehtorin hyväksyttäväksi maaliskuun loppuun mennessä (myös ylioppilaskunnan jäsenmaksut vahvistettava). Ilmoittautumisohjeet nettiin viimeistään 15.4. mennessä. Vanhojen opiskelijoiden ilmoittautuminen alkaa 1.5. ja päättyy 15.9.2011 Vanhoille opiskelijoille (kaikki opiskelijat) lähetetään muistutussähköposti ilmoittautumisesta toukokuussa ja mahdollisesti toinen elokuussa. Uuden opiskelijan materiaali netissä 1.6. mennessä www.uef.fi/opiskelu/uudelleopiskelijalle Tiedekuntiin lähetetään opinto- ja opetuspalvelujen kirje ja ilmoittautumisohje 1.6. mennessä valmiiksi painettuna. Edellisvuonna valituille, poissa oleviksi ilmoittautuneille, lähetetään kirje kesäkuun alussa. Opiskelupaikkojen vastaanotto 2.8. mennessä, tietojen siirto harekista 10.8. mennessä. Uusien opiskelijoiden ilmoittautuminen alkaa 15.8. ja päättyy 15.9.2011. 1B. Ensi vuoden 2012 valintojen valmistelu Käytiin läpi esitystä opiskelijavalinnan suunnitteluprosessin aikatauluksi vuodelle 2012 ja tehtiin muutokset suoraan dokumenttiin. Keskusteltiin erityisesti kohdasta "Yliopiston hallitus keskustelee
Opinto- ja opetuspalvelut MUISTIO 3 (5) alustavasti hakukohteista ja aloituspaikoista kokouksessaan 10.6.2011." Selvitetään Hannu Berliniltä, mitä tässä vaiheessa pitää olla valmiina. Aikataulusta puuttuvat kevään erillisvalinnat. Käytiin läpi esitystä opiskelijavalinnan yleisiksi periaatteiksi ja tehtiin muutokset suoraan dokumenttiin. Tiedekuntien edustajat myös lähettävät yksityiskohtaisia kommentteja Tuijalle sähköpostitse. Kommentit on toimitettava viimeistään 25.3. Periaatteita käsitellään opetuksen neuvottelukunnassa ennen kuin akateeminen rehtori vahvistaa ne. KSHJ:n käyttöönoton jälkeen päävalinnassa/yhteishaussa hakevat vain ne hakijat, jotka hakevat ensimmäistä koulutuspaikkaansa tai ne, jotka luopuvat entisestä paikasta. Tutkintorekisteri (TOR=todennetun osaamisen rekisteri) on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna 2014. Vuonna 2013 on tarkoitus ottaa KSHJ käyttöön myös erillisvalinnoissa. Yliopistoille tulevat 16.5. lausunnolle KSHJ:n esitutkimusvaiheen tulokset, joita on kommentoitava kahden viikon kuluessa. 1C. UAF Yliopisto on päättänyt liittyä University Admissions Finland konsortioon, (http://www.universityadmissions.fi/ ). Pirjo Jonsson-Fuchs kertoi ajankohtaista UAF:sta: Pirjo toimii ainakin toistaiseksi UAF-yhdyshenkilönä, ja todistusryhmässä toimii Anne Kauppinen Kuopion kampukselta. Koulutuspäivä UAF- järjestelmään pidetään yliopiston henkilöstölle to 12.5. Kuopiossa. Tarkemmasta aikataulusta, paikasta ja ohjelmasta vs. UAF-projektipäällikkö Paula Merikko tiedottanee huhtikuun aikana. Maarit Kallio hoitaa UEF:n asioita (tavattavissa 12.5. koulutuksessa). UAF muuttaa syksyyn mennessä suurempiin tiloihin. Uusi osoite ilmoitetaan myöhemmin syksyllä, mutta tämä on hyvä ottaa huomioon mahdollisissa tiedotteissa/oppaissa. UAF integroitunee myös KSHJ-järjestelmään eli valtakunnalliseen sähköiseen korkeakoulujen haku- ja valintajärjestelmään. Jos siirtyminen onnistuu, UAF on tällaisena käytössä enää parisen vuotta. UAF-järjestelmää voidaan käyttää niissä Mundus-ohjelmissa, joita yliopisto koordinoi ja jos hakuaikataulu muutoin sopii UAFin aikatauluun. Jyväskylän yliopistossa on ensimmäistä kertaa ollut käytössä UAF Mundus-ohjelmissa. Heidän mukaansa järjestelmä on toiminut ihan hyvin. Rajoitteitakin on: UAF:ssa voivat hakuajat alkaa vasta marraskuun puolivälin jälkeen suomalaisen yliopiston on oltava vastuuyliopistona, eli ulkomailta ei ole pääsyä UAFiin, mutta UAF:sta voi tulostaa excel-taulukoita, joita voi välittää eteenpäin muihin yliopistoihin UAF:sta on pyydetty palautetta säännöllisesti, ja tällainen palautelomake on tulossa yliopistoihin 28.3. - 8.4.11. Tarkoituksena on, että maisteriohjelmat vastaavat kyselyyn itse, jos näillä tiedoilla pystymme jo vastaamaan.
Opinto- ja opetuspalvelut MUISTIO 4 (5) Työnjako tiedekuntien ja hallintokeskuksen välillä selvinnee 12.5. koulutustilaisuuden jälkeen. 2. Opiskelijarekrytointi Visa kertoi rekrytoinnista lukion ja opon näkökulmasta (Case Norssi, kalvot liitteenä). UEF:lle on etua, että hakuopas ilmestyy jo syksyllä, koska silloin suuri osa abeista tekee valintansa. Painetusta oppaasta pitää ilmestyä vain yksi, mielellään lopullinen, versio (viimeistään marraskuussa). Petri kertoi rekrytointistrategian valmistelusta: Vapaamuotoinen ryhmä on keskustellut ja ideoinut rekrytointistrategiaa; jäsenet: Kalervo Väänänen, Jouni Kekäle, Juha Kinnunen, Sari Tervonen, Petri Hynynen, Hannu Berlin. Strateginen suunnittelutyö käynnistetään tänä keväänä. Perustettavaan ryhmään tulee edustajia opinto- ja opetuspalveluista, viestinnästä ja tiedekunnista/laitoksista sekä opiskelijoita. Alkusyksystä edetään käytännön toimiin. Luodaan markkinoinnin vuosikello. Se, että yliopistolla on yksi yhteinen esite, on toimiva ratkaisu. Tekstejä on tosin hiottava ja tiivistettävä, lisättävä uusia kuvia. Verkkomarkkinointiin ja sosiaaliseen mediaan on alettu panostaa. Opiskelijat innostetaan kirjoittamaan vertaistarinoita blogeihin (LaY maksaa bloggaajille; tuutoreitten kautta rekrytointi?) Keskusteltiin esityksestä hakijoille jaettavan koulutustarjontatiedon kokonaisuudesta (liite). Tuija on valmistellut ehdotuksen rehtoria kuultuaan (mukana Petri, Erja, Tuula, lisäksi on kuultu Joukoa, Pirjoa, Hannaa ja Hannua). Ehdotusta on käsitelty tiedekuntien ja opinto- ja opetuspalveluiden keskustelutilaisuuksissa. Esitys merkitsee, että yhteishaun hakijoille painettaisiin vain yksi opas, joka ilmestyisi abi-päivään mennessä. Muutoin hakuinformaatio olisi netissä. Erillishakuopas painettaisiin. Opinto- ja opetuspalvelut, Jouko: vain yksi jaettava opas Sähköisen median hyödyntäminen on ensiarvoista. Kuopion abipäivän luennot suuresta luentosalista välitetään reaaliaikaisesti verkkoon. Lisäksi tehdään tallenne. Valmisteltu Ari Paldaniuksen kanssa. Terveystieteet: hakuopas lyhyt ja ytimekäs, netissä yksityiskohdat jalkautuminen tieto hyvästä opetuksesta kulkeutuu opiskelijoiden mukana YHKA iso haaste markkinoinnissa uudistusten vuoksi paljon koulutusaloja, jotka eivät näy tiedekunnan nimessä hakijan oikeusturvan vuoksi tiedon oltava oikein, yhdessä paikassa LUMET paljon haasteita uusia väyliä ja tapoja haettava rekrytointiin
Opinto- ja opetuspalvelut MUISTIO 5 (5) yksi opas Filosofinen yksi opas hyvät ohjeet/pohjat hakuoppaaseen etukäteen vähentäisivät kiirettä ratkaisevasti Koulutustarjontatiedon kokonaisuus tarvitsee vielä jatkotyöstämistä opinto- ja opetuspalveluissa tämän keskustelun pohjalta. 3. Tilavaraus, tenttitila-asiat Keskusteltiin kiinteistöpäällikkö Tarja Harjulan viestin pohjalta Kahden kampuksen varauksista (vn:t, tentit tms.) olisi hyvä pitää neuvottelu tiedekuntien ja tilahallinnon kesken siitä, miten jatkossa saisimme organisoitua nämä varaukset ns. alta pois yhteistyössä eri yksiköiden kesken. Tilavarauksen yhteiset aikataulut ja pelisäännöt on tarpeellista sopia. Toukokuun kokoukseen 13.5. kutsutaan kiinteistöpäälliköt. 4. Muut asiat Yliopiston johtoryhmässä on käsitelty sivuainetarjontaa. Niukkuus on ongelma erityisesti Kuopion kampuksella. Johtoryhmän sihteeri Soili Makkonen kutsutaan huhtikuun (14.4.) tai toukokuun (13.5.) kokoukseen keskustelemaan asiasta. 5. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.10. Muistion vakuudeksi Erja Widgrén-Sallinen puheenjohtaja Satu Kouki sihteeri