Tuubin verkkokirjoittamisopas

Viestintäyksikkö / Ilse Skog / 20.2.2012 Tuubin verkkokirjoittamisopas 1. Johdanto... 2 2. Verkkoviestin kohdistaminen... 2 3. Silmäiltävyys, luettavuus... 3 4. Tuubin Ajankohtaista verkkotekstien tyypit... 3 4.1 Tiedotteet... 4 4.2 Uutiset... 4 4.3 Tapahtumat... 5 4.4 Työpaikkailmoitukset... 5 5. Verkkotekstin elementit... 5 5.1 Otsikointi... 5 5.2 Ingressi... 6 5.3 Kuva ja kuvateksti... 6 5.4 Hakukoneet... 7 5.5 Tietolaatikko ja lainaus... 7 6. Hyvä verkkoteksti... 7 7. Näin teet uutisen... 8 8. Pitkät verkkotekstit... 9 9. Linkitykset ja liitteet... 9 10. Korostukset... 10 11. Vuorovaikutteisuus... 10 12. Verkkokirjoitusopas pähkinän kuoressa... 11 13. Lähteet... 12 14. Linkkejä... 12

2 1. Johdanto Tuubissa tiedotteita pystyy kohdistamaan eri saajaryhmille hyvinkin tarkkaan. Siksi tiedotteiden lähettäjän pitää aina ensin miettiä, kenelle tiedote on tarkoitettu ja ketkä tietoa tarvitsevat. Tuubissa tiedottava henkilö myös valitsee viestin tarkoitukseen sopivan tekstityypin (tiedote, tapahtuma, uutinen, työpaikkailmoitus). Silmäiltävyyden, luettavuuden ja viestin ymmärtämisen kannalta on tärkeää rakentaa verkkoteksti uutisrakenteen mukaisesti: tärkein asia otsikossa, tärkeintä asiaa syventävä asia ingressissä eli aloituskappaleessa. Tuubin verkkokirjoittamisoppaassa ovat ohjeet verkkotekstin elementtien, korostusten, linkkien ja liitteiden käyttöön. Ohjeilla pyritään saamaan Tuubin verkkotekstit yhteneväisiksi ja sitä myötä selkeämmiksi ja ymmärrettävämmiksi lukijoille. Tiedotteiden, uutisten, tapahtumien ja työpaikkailmoitusten julkaisuoikeudet saa henkilö, joka on osallistunut Tuubin sisällöntuottajakoulutuksen. Opiskelijaryhmille tiedotteita voivat lähettää kaikki henkilökuntaan kuuluvat Katso myös erillinen tekninen ohje Tuubi2 Tiedotteet ohje sisällöntuottajille. 2. Verkkoviestin kohdistaminen Tuubissa tiedote, tapahtuma, uutinen tai työpaikkailmoitus kohdistetaan saajan (viestin lukijan) mukaan. Mieti siis tarkaan ennen viestin julkaisemista, kenelle se on tarkoitettu. Kaikkea tietoa ei lähetetä kaikille. Turha tieto vain aiheuttaa infoähkyä, jolloin olennainen ja tarpeellinen tieto hukkuu viestimassaan. Tuubissa viestin kohdentamisessa voit valita 1) Opiskelijaryhmät (saapumisryhmittäin) 2) Roolin, organisaation, toimipisteen 3) Aihealueen 4) Viimeisimmät kohdenukset mukaan. Katso myös erillinen tekninen ohje Tiedotteet -ohje sisällöntuottajille. Tiedotusoikeudet Tiedotteiden, uutisten, tapahtumien ja työpaikkailmoitusten julkaisuoikeudet saa henkilö, joka on osallistunut Tuubin sisällöntuottajakoulutukseen. Opiskelijaryhmille tiedotteita voivat lähettää kaikki henkilökuntaan kuuluvat.

3 3. Silmäiltävyys, luettavuus Jacob Nielsenin tutkimuksissa käyttäjien lukutottumuksista todetaan, että 79 % käyttäjistä silmäilee sivun sisältöä 80 % lukuajasta menee sivun yläosan silmäilemiseen. Nielsen on huomannut tutkimuksissaan, että ruudulta lukeminen noudattaa F-kirjainta. Ensin lukijan huomio kiinnittyy sivun yläosaan otsikko luetaan vaakasuunnassa, samoin kuin väliotsikot. Seuraavaksi katse siirtyy alaspäin. Nyt huomion kohteina ovat kuvat, laatikot, luettelot, väliotsikot. Huomion pääpaino on ruudun vasemmassa reunassa. Lukija tekee valintoja silmäillessään tekstiä: onko asia kiinnostavaa, kannattaako lukea enemmän. http://www.useit.com/alertbox/reading_pattern.html Tekstin luettavuutta ja silmäiltävyyttä helpottavat kertovat otsikot, kiinnostava teksti ja uutismainen rakenne, jossa tärkein asia on heti tekstin alussa. Nopeaa silmäilemistä auttavat myös harkitut korostukset, luetelmat, kuvat ja muut visualiset elementit. 4. Tuubin Ajankohtaista verkkotekstien tyypit Tuubin Ajankohtaista -osio käsittää verkkotekstien tyypit Tiedotteet Tapahtumat Uutiset Työpaikkailmoitukset

4 4.1 Tiedotteet Tiedotteet ovat ajankohtaisia infoja asioista, jotka ohjaavat metropolialaisten toimintaa. Tällainen tiedote kertoo uuden tiedon tai esittelee jonkun tapahtuman, asian, ilmiön. Infoja ovat esim.: tiedote ohjeesta, tiedote Henkilökunnalle sivujen uudesta sisällöstä, ilmoitus opintotoimistojen aukioloajasta, ilmoitus tietokoneiden myynnistä jne. 4.2 Uutiset Pysyvät ohjeet, lomakkeet, yksiköiden esittelyt, ym. tietosisältö henkilökunnalle ja opiskelijoille tallennetaan Tuubin Henkilökunnalle / Opiskelijoille sivuille. Tiedotteen oletusarkistointiaika on 1 viikko. Uutinen on ajankohtainen uusi asia tai uusi näkökulma tuttuun asiaan. Uutisjuttu voi olla myös haastattelu, joka kuvaa henkilön persoonaa tai hänen näkemystään jostain aiheesta. Uutisessa olennaista on nimenomaan asian, tapahtuman tai ilmiön uutuus. Yhdessä uutisessa käsitellään vain yhtä aihetta. Tuubin uutisjutut ovat henkilöstöä ja opiskelijoita kiinnostavista aiheista. Näiden Metropolian sisäisten pikku-uutisten tavoitteena on luoda metropolialaista yhteisökulttuuria ja identiteettiä. Esimerkiksi uutisia ovat SoutuCupin voitto, väitöskirjan julkaisu, jutut palkituista ja palkinnoista, eläkejuhlista, nimityksistä jne. Uutiskuvitus Uutisessa on aina kuva/kuvia. Jos kuvaa ei ole, voit valita uutiseen kuvituskuvan Metropolian kuvituskuvista (Tuubi Henkilökunnalle Viestintä ja markkinointi Viestintä- ja markkinointiaineisto Visuaaliset ilmeet Metropolian kuvailme Kuvapankki). Katso myös kohdat Kuvat ja kuvatekstit sekä Näin teet uutisen, sivut 7 ja 9. Uutisessa ei ole arkistointiaikaa. Se on näkyvissä niin kauan, kunnes tulee uusia uutisia.

5 4.3 Tapahtumat Tapahtumat ovat Metropolian sisäisiä tapahtumia, kuten henkilöstön tiedotus- ja keskustilaisuus sekä ulkoisia tapahtumia, esim. Haaga-Helian ammattikorkeakoulupäivät. 4.4 Työpaikkailmoitukset Työpaikkailmoituksia ovat Metropolian rekrytointi-ilmoitukset sekä työ- ja harjoittelupaikat opiskelijoille. 5. Verkkotekstin elementit Tuubin verkkotekstin elementtejä ovat tyylit: otsikko väliotsikko (2 tasoa) ingressi eli aloituskappale leipäteksti (normaali) kuvateksti Lisäksi verkkotekstin elementtejä ovat kuva videoklippi, animaatio, äänileike taulukko linkki listat, luetelmat interaktiiviset osiot, kuten kyselyt ja kommentointi 5.1 Otsikointi Otsikointi ratkaisee, luetaanko tiedotteesi tai uutisesi. Otsikon pitää kertoa kiinnostavasti ja kattavasti, mikä on viestin sisältö. Otsikkoon ei kannata laittaa pitkiä sanoja, koska ne ovat vaikeita lukea ja ne voivat katketa keskeltä hankalasti seuraavalle riville. Verkkotekstissä ei käytetä suuraakkosia, ei otsikoissakaan. Otsikoissa ei ole hyvä käyttää lyhenteitä paitsi, jos niillä vältetään pitkät sanat. Silloin lyhenteen pitää olla kaikille tuttu, esim. Fysioterapian opiskelija taisteli kultaa jääkiekon MM-kisoissa. Tiedotteissa ja otsikoissa kannattaa käyttää sisällöstä kertovia otsikoita. Uutisotsikoiden on lisäksi hyvä olla toiminnallisia. Verbi tuo dynaamisuutta. Ollaverbi jätetään yleensä otsikosta pois.

6 5.2 Ingressi Esimerkkejä: Vantaalla testataan maailman ohuinta lukulaitetta, Ilmoittaudu ja varaa influenssarokotus, Metropolia Motorsport putsasi palkintopöydän Unkarissa : Väliotsikot helpottavat sisällön hahmottamista, joten niitä kannattaa käyttää varsinkin pitkissä teksteissä. Ingressissä kerrotaan tiedotteen tai uutisen pääasiat lyhyesti ja ymmärrettävästi. Ingressi kertoo, mitä, missä, milloin, miksi ja ketkä. Ingressi tavallaan täydentää tiedotteen tai uutisen otsikkoa. 5.3 Kuva ja kuvateksti Kuva täydentää ja havainnollistaa tekstiä. Tutkimuksen mukaan pisimpään verkossa katsotaan selkeät kasvot sisältävää kuvaa ja suurta kuvaa. Pääkuva sijoitetaan sivun alkuun, muut pienemmät kuvat voivat tukea pääkuvan viestiä. Kuvien pitää olla keskenään samantyylisiä, eikä niitä saa olla liikaa. Tekstin loppuun ei laiteta kuvaa, sillä siellä se vain lisää tekstin pituutta. Tuubin Uutisissa on aina kuva. Jos kuvaa ei ole, voit käyttää uutisessa Metropolian vinjettikuvaa. Kuvan koko Tuubissa ei saa olla leveämpi kuin 580 pikseliä. Tekijänoikeuslain mukaan oikeus kuvaan kuuluu aina valokuvan ottajalle. Parasta ennen kuvan ottamista on pyytää lupa, jos henkilö on kuvassa helposti tunnistettavissa. Katso lisää Tekijänoikeudet ja Ketä saa kuvata (liitteissä). Katso myös Tuubista Kuvailme Kuvateksti Jos kuva ei ole kuvituskuva, se vaatii aina tekstin. Tehokkaassa kuvatekstissä on vain yksi asia, joka tuo uutta tietoa juttuun. Vältä kuvatekstiä, joka on kopioitu itse jutusta. Kuvan yhteyteen kirjoitetaan, kuka kuvan on ottanut. Yleensä kuvaajan nimi mainitaan kuvan alla Kuva: Kalle Kuvaaja. Jos kuvia on paljon samalta tai eri kuvaajilta, kirjoita tekstin loppuun Kuvat: Kalle Kuvaaja ja Kielo Kuvitus. Videoklipseissä on hyvä olla kuvateksti, joka selittää videon sisältöä.

7 5.4 Hakukoneet Hakukoneet painottavat erityisesti sivun alkuosaa. Sisällytä siis lukijoiden hakusanoja verkkotekstiin perusmuodossa (ei kuitenkaan liikaa) otsikkoon aloituskappaleeseen väliotsikoihin kappaleiden alkuihin kuvien nimiin (muista tämä, kun käsittelet kuvia ja tallennat niitä) Hakukoneet eivät ymmärrä kielikuvia, kuten julmetun kylmä, petollisen helppo. 5.5 Tietolaatikko ja lainaus Tekstistä voi nostaa visuaalisesti esiin tietolaatikoita lainauksia Taulukosta saat visuaalisesti erottuvan tietolaatikon, kun käytät siinä vaaleaa taustaväriä. Taulukon maksimileveys on 400 pikseliä. Lainauksilla nostetaan esille haastatellun sanomisia tai toisesta lähteestä tehtyjä lainauksia. Laita lainauksiin mielipiteitä, tulkintaa, painavia asioita, ei itsestäänselvyyksiä. Uutisissa ja tiedotteissa suorat henkilön lausumat sitaatit aloitetaan ajatusviivalla ja erotetaan omaksi kappaleeksi. Tekstisitaateissa lainaukset voi upottaa tekstiin ja merkitä ne lainausmerkein. Jos sitaatti on pitkä, sen voi sisentää omaksi kappaleekseen. Tällöin sisennys toimii lainauksen merkkinä, jolloin erillisiä sitaattimerkkejä tai kursivointia ei enää tähän tarkoitukseen tarvita. 6. Hyvä verkkoteksti Hyvä verkkoteksti menee suoraan asiaan, on selkeästi jäsenneltyä, on helposti ymmärrettävää, on kiinnostava Ennen tekstin kirjoittamista on hyvä miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Mikä on tekstisi tarkoitus ja mitä haluat saada aikaan? Haluatko antaa tietoa, opastaa, vaikuttaa, luoda yhteisöllisyyttä vai jotain muuta? Mikä on tekstisi tärkein asia: ydinviesti ja keskeinen sisältö? Hyvä tiedote ja uutinen ovat selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Ne tehdään lukijan tarpeisiin ja lukijan näkökulmasta.

8 Hyvän verkkotekstin teesejä: Suosi uutisrakennetta: kertova otsikko, otsikkoa syventävä aloituskappale. Käytä aktiivista yleiskieltä, vältä termejä ja lyhenteitä Tarjoa uutta tietoa ja näkökulmia Kirjoita lyhyitä kappaleita ( max 5 riviä) Käytä väliotsikoita, kuvia, listoja, taulukoita Vältä passiivia ja partisiippimääreitä (ei tehdään päätös, vaan päätetään ) Pura pitkät yhdyssanat Jaa liian pitkä virke kahteen virkkeeseen Poista kaikki turhat täytesanat ja toistot Kirjoita vaihtelevan mittaisia lauseita, virkkeitä ja kappaleita 7. Näin teet uutisen Uutisen otsikko houkuttelee lukemaan, sen jälkeen kerrotaan yhdellä virkkeellä, mitä, missä, milloin on tapahtunut, ja täydennetään tietoa kertomalla, miten, miksi ja kuka. Uutisen rakenne on kärjellään seisova kolmio: uutinen aloitetaan kohdasta, jonka kirjoittaja arvelee lukijoiden mielestä tärkeimmäksi tai kiintoisimmaksi. Uutinen vastaa nopeasti lukijan kysymykseen: Mikä tässä kiinnostaa minua eniten. Kuva: Katja Alaja, Sujuvasti verkossa

9 8. Pitkät verkkotekstit Yksi A4 on verkossa paljon tekstiä (noin 1500 merkkiä). Pitkissä verkkoteksteissä kannattaa käyttää luettelo- tai numerolistoja, lihavointia ja linkkejä. Lyhyet kappaleet ja väliotsikot tuovat visuaalisuuden myötä ilmaa tekstiin. Pitkä teksti tarvitsee aina kuvitusta. Joskus verkkotekstin pohjana on pdf-, doc-, ptt- tiedosto. Paras tapa on kirjoittaa ja muokata paperiteksti verkkoon sopivaksi. Jos laitat tiedoston tiedotteen, tapahtuman, työpaikkailmoituksen liitteeksi, kirjoita verkkosivulle liitteen ydinasiat. Näin lukija tietää liitettä avaamatta viestin olennaisen sisällön. 9. Linkitykset ja liitteet Linkki yhdistää saman sivuston kaksi sisältöä tai kaksi erillistä sivustoa. Jos teksti on pitkä, sen käytettävyyttä voi parantaa linkitetyllä sisällysluettelolla (ankkuri). Täydentävä tieto eli selittävät linkit voi upottaa tekstiin, mutta lisätietolinkit sijoitetaan tekstin loppuun. Kun linkität ulos Tuubista, linkin pitää avautua uuteen ikkunaan. Muista myös laittaa linkkeihin hakusanoja. Ks. sivu 8. Linkkien nimeämisestä Linkki nimetään esim. Englanninkielinen yleisesite Joskus tiedotteeseen, tapahtumaan tai työpaikkailmoitukseen joudutaan lisäämään liitetiedosto. Tiedoston linkistä pitää ilmetä, että kyseessä ei ole verkkosivu. Linkin yhteydessä mainitaan tiedoston muoto (pdf, doc, ppt jne.) Henkilöstöraportti vuodelta 2010 (pdf)

10 10. Korostukset Korostuskeinoja kuten lihavointia ja kursiivia pitää käyttää maltillisesti. Suuraakkosia ja alleviivauksia ei käytetä verkossa. Vältä myös fontin värin vaihtamista, jottei tekstistä tule visuaalisesti läikikästä. Metropolian käyttöliittymästandardin mukaisesti värien tulisi ilmentää Metropolian brändiä. Kuitenkin värien käytössä hyvä luettavuus ja käytettävyys ovat tärkeimpiä kriteereitä. Katso Metropolian graafiset ohjeet Värit. Henkilön nimi lihavoidaan, kun se mainitaan ensimmäisen kerran verkkotekstissä. 11. Vuorovaikutteisuus Tuubissa kaikkea sisältöä voi kommentoida. Tällöin olennaista on, ettei kommentoijia jätetä yksin. Heille pitäisi aina vastata jotakin. Tuubin kommenteista saat halutessasi sähköpostiisi viestin.

11 12. Verkkokirjoitusopas pähkinän kuoressa Verkkotekstin pituus Ihannepituus on yksi näytöllinen eli puolikas A4-sivua. Pituutta tärkeämpää on kuitenkin se, että sivu tarjoaa käyttäjää hyödyttävän sisältökokonaisuuden, joka on jäsennelty hyvin. Käytä pitkissä verkkoteksteissä luettelo- tai numerolistoja, tekstin alussa ankkureita, väliotsikoita, lihavointeja, linkkejä, kuvia. Verkkotekstin rakenne Verkkotekstiin sopii usein uutisrakenne: kertova otsikko, otsikkoa syventävä aloituskappale ja itse juttu tärkeästä vähemmän tärkeään. Linkitykset Ei liikaa linkkejä. Sopiva määrä on pari kolme harkittua linkkiä. Korostuskeinot Käytä maltillisesti lihavointia ja kursiivia. Verkkotekstissä ei käytetä suuraakkosia eikä alleviivauksia. Kuvat ja taulukot Maksimileveys kuvissa ja taulukoissa on 580 pikseliä.

12 13. Lähteet Katja Alaja: Sujuvasti verkossa. Koulutusmateriaali 12.11.2011 Katleena Kortesuo: Tekstiä ruudulla. Infor 2009 Kaija Parko, Marketta Rentola: Lue minut. Aikakausilehtien liitto. Riitta Suominen: Verkkokirjoittamisopas Metropolian käyttöliittymästandardi 14. Linkkejä Kielenhuolto, Kotus www.kotus.fi/ Tekijänoikeus internetissä http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/tekoik/ Ketä ja mitä saa kuvata http://www.nikkemedia.fi/ivailu/sivut_ex/fotopykalat.pdf