KAARI Kiteen Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli

KAARI Kiteen Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli 1.1.2016 Johtoryhmä 6.11.2015 Yhteistyötoimikunta 12.11.2015 Kaupunginhallitus

SISÄLTÖ YLEISTÄ... 3 1. MIKSI? KAARI-mallin perustelut... 4 2. MITÄ? Aktiivisen reagoinnin mallin tavoitteet... 4 3. KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako... 4 3.1 Työntekijä... 5 3.2 Esimies... 6 3.3 Työterveyshuolto... 6 3.4 Työsuojelupäällikkö, valtuutetut ja asiamiehet... 6 3.5 Ammattijärjestöjen luottamusmiehet... 6 3.6 Henkilöstöpalvelut... 7 3.7 Työyhteisön muu henkilöstö... 7 3.8 Johtoryhmä... 7 3.9 Luottamushenkilöt... 7 4. VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ... 8 4.1 Milloin?... 8 4.2 Miten?... 9 5. TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT... 10 6. TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN... 11 6.1 Esimiehen vastuu... 11 6.2 Työntekijän vastuu... 11 6.3 Työyhteisön (työtovereiden) vastuu... 12 6.4 Työterveyshuollon vastuu... 12 7. PELISÄÄNTÖJÄ... 12 7.1 Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa... 12 7.2 Työtapaturmat... 15 7.3 Vapaa-ajan tapaturmat... 15 SEURANTA... 15 8.1. Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta... 15 8.2. Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla... 16 8.3. Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit... 16 8.4. Kiteen kaupungin työhyvinvointifoorumi... 16 LIITE 1 Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista... 17 LIITE 2 Palaverimuistio työkyvyn tuen tarpeesta... 18 LIITE 3 KAARI-mallin prosessi kuvattuna... 19 2 (19)

YLEISTÄ Työssä jaksamisen ja työkykyyn liittyvät ongelmat heijastuvat suoraan organisaation talouteen ja tulokseen. Sairauspoissaolot ja ennenaikainen eläköityminen tulevat työnantajalle kalliiksi sekä välittömien että välillisten sairauspoissaoloista johtuvien kustannusten sekä varhaiseläkemenoperusteisten (varhe) maksujen muodossa. KAARI eli Kiteen Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli on sopimus siitä, että Kiteen kaupungin henkilöstön työkykyä ja työssä jaksamista seurataan aktiivisesti. Työyhteisöissä havainnoidaan ja tunnistetaan työkykyä heikentäviä tekijöitä, otetaan niitä puheeksi ja toimitaan niiden ehkäisemiseksi. KAARI on kuitenkin ennen kaikkea sopimus siitä, että havaittuihin ongelmiin puututaan välittömästi ja toimitaan niiden edellyttämällä tavalla. KAARI on sopimus välittämisestä. KAARI malli käsittää sekä varhaisen että tehostetun tuen toimenpiteet. Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat tilanteen jatkuvaan seurantaan. Toimenpiteet aloitetaan välittömästi, kun pieninkin viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmista havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkykyongelmiin sekä toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos varhaisen tuen puitteissa tehdyt toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi ja työntekijä on vaarassa pudota työelämästä, käynnistetään tehostetun tuen toimenpiteet. Työntekijälle pyritään löytämään polku takaisin työelämään esimerkiksi ammatillisen kuntoutuksen tai työkokeilujen kautta. Tehostetun tuen prosessien kriittisimpiä hetkiä on paluu työhön sairauslomalta, kuntoutuksen jälkeen tai työkokeilun alkaessa. KAARI-malliin on koottu käytännön toimintaohjeita näihin tilanteisiin. Se sisältää pelisääntöjä arjen esimiestyöhön, esimerkiksi sairauspoissaolojen käsittelyyn ja työtapaturmien selvittämiseen. Varhaisen ja tehostetun tuen suunnittelu ja toimeenpano edellyttävät tavoitteellista, laajapohjaista yhteistyötä organisaation eri toimijoiden kesken. Lähtökohtana on työkykyongelmien ennaltaehkäisy ja työhyvinvoinnin ennakoiva edistäminen osana Kiteen kaupungin henkilöstöpolitiikkaa. KAARI-mallissa sovittuja pelisääntöjä ja toimintamalleja sovelletaan määrä- ja osaaikaisten työntekijöiden osalta niiltä osin kuin se on luontevaa ja mahdollista. Sairausvakuutuslaki edellyttää, että säilyttääkseen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon korvauksen määrän nykyisellä 60 %:n tasolla, työnantajalla ja työterveyshuollolla on oltava yhteistyössä sovitut tavoitteet ja käytännöt työkyvyn hallinnan, seurannan ja varhaisen tuen toteuttamiseksi. 3 (19)

1. MIKSI? KAARI-mallin perustelut Työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen edistämiseen tähtäävät toimenpiteet vähentävät sairauspoissaoloja ja ehkäisevät ennenaikaista eläköitymistä. Ne ovat panostusta tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen. Hyvinvoivat työntekijät ovat sitoutuneita ja motivoituneita hoitamaan työnsä hyvin ja vastuullisesti sekä kehittämään sitä. Työhyvinvoinnin edistämisessä ovat mukana kaikki kuntien toimijat: poliittinen ja viranhaltijajohto, esimiehet, työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut, ayluottamusmiehet keskeisimpänä kuitenkin työntekijä itse. KAARI malli on kaikkien toimijoiden käytössä oleva työkalu. KAARI mallilla varmistetaan yhtenäiset käytännöt ja toimintatavat tilanteisiin, joissa työssä jaksamisen ongelmia havaitaan. Tavoitteena on henkilöstön yhdenvertainen ja tasapuolinen kohtelu kaikissa Kiteen kaupungin työyhteisöissä. 2. MITÄ? Aktiivisen reagoinnin mallin tavoitteet KAARI-mallin tuloksena on työuupumuksesta tai työssä jaksamisen ongelmista johtuvien poissaolojen ja ennenaikaisten eläköitymisten vähentyminen, työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin tukeminen ja sitä kautta Kiteen kaupungilla tehtävän työn tuloksellisuuden ja tuottavuuden lisääminen. Käytännössä tavoite saavutetaan: 1. määrittämällä yhtenäiset käytännöt tilanteisiin, joissa jokin seikka viittaa työkyvyn heikkenemiseen joko koko organisaation tasolla, yksittäisessä työyhteisössä tai työyhteisön jonkin jäsenen kohdalla 2. sitouttamalla organisaation ja työyhteisöjen kaikki toimijat sovittuihin käytäntöihin ja mallin mukaiseen toimintaan 3. tiivistämällä ja selkeyttämällä yhteydenpitoa ja työnjakoa henkilöstöhallinnon, työsuojelutoimijoiden sekä työterveyshuollon palvelutuottajien kanssa. 3. KUKA? Organisaatiotasojen ja toimijoiden vastuunjako KAARI-mallin keskiössä työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin edistämisen kannalta tärkeimpiä toimijoita ovat työntekijä itse ja hänen lähiesimiehensä. Käytännön arkisessa työssä työntekijää ja esimiestä tukevat työterveyshuolto, työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut sekä henkilöstöhallinto. Myös työyhteisön muilla työntekijöillä on vastuu työyhteisön työhyvinvoinnista. Kaupungin luottamushenkilö- ja viranhaltijajohto varmistaa riittävät resurssit ja oikeutuksen toimintaan. Nämä tahot seuraavat ja arvioivat toimintaa työhyvinvoinnin kehityksen, tuloksellisuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta. Ay-luottamusmiehet tukevat edustamiaan työntekijöitä. 4 (19)

3.1 Työntekijä Työntekijällä on oikeus odottaa, että hänen työkyvyn tuen tarpeeseensa reagoidaan. Työntekijällä on vastuu tuoda työkyvyn tuen tarve oma-aloitteisesti esimiehelle tiedoksi. Työntekijä kääntyy ensisijaisesti lähiesimiehensä puoleen, jos kokee tuen tarvetta työhön ja työssä selviytymiseen liittyvissä asioissa. Mikäli työntekijän työssä selviytymisen ongelma ilmenee käynnillä työterveyshuollossa tai yhteydenpidossa työsuojelun kanssa, tästä työntekijän on tiedotettava esimiestä. Työntekijällä on velvollisuus valmistautua ja osallistua KAARI-mallin mukaisiin esimiehen järjestämiin keskusteluihin. Hänellä on oikeus kutsua keskusteluun myös työsuojeluvaltuutettu ja/tai luottamusmies. Jos työntekijä ei voi luottaa esimieheensä työssä jaksamisen ja työssä selviytymisen ongelmien selvittelyssä, asia pitää tuoda tarvittavien osapuolten (esimerkiksi ylemmän esimiehen, henkilöstöpalveluiden, työsuojeluvaltuutetun ja työterveyshuollon) tietoon. Lähiesimies otetaan mahdollisimman pian mukaan prosessiin. Työntekijän tulee tiedostaa, että myös muilla työntekijöillä on oikeus ja velvollisuus ottaa puheeksi alentuneeseen työkykyyn liittyvät havainnot joko suoraan työntekijän itsensä tai esimiehen kanssa. Työntekijä huolehtii siitä, että vaaditut sairauslomatodistukset ym. dokumentit toimitetaan esimiehelle. 5 (19)

3.2 Esimies Esimiehen vastuulla on havainnoida aktiivisesti henkilöstönsä työkyvyn tasoa. Apuvälineenä on Populus-järjestelmän sairauspoissaoloseuranta. Lisäksi esimiehen tulee tarkkailla työstä suoriutumisen laadullisia muutoksia, joiden kautta työkyvyn mahdollista alentumista voi tunnistaa. Jos seurannassa huomataan työkykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia, esimies ottaa asiat puheeksi. Tarvittaessa esimies kutsuu koolle yhteisen palaverin asian selvittelemiseksi. Vastuu prosessin kulusta ja seurannasta on aina esimiehellä. Työkykyyn liittyviä asioita käsitellään myös henkilöstökokouksissa ja työpaikkapalavereissa yleisellä tasolla. Luontevimmin tämä tapahtuu esimerkiksi kehityskeskustelukierroksen palautekeskustelussa, jossa esimies voi antaa palautetta työyhteisölle henkilöstön työkykyyn ja sen kehitykseen liittyvistä asioista. Esimiehen vastuulla on myös raportoida omalle esimiehelleen (esim. toimialajohtajalle) ja henkilöstöhallinnon kautta johdolle työyksikkönsä työkykyyn ja sen kehittymiseen liittyvistä (ks. kohta Seuranta) asioista. Uudet esimiehet perehdytetään Kaari-mallin toimintaperiaatteisiin. Esimies johtaa ja ohjaa perehdytyksen toteutumista. 3.3 Työterveyshuolto Työterveyshuolto on sekä työntekijöiden että esimiesten yhteistyötaho. Työterveyshuolto tukee työntekijöitä ja esimiehiä työkykyyn liittyvien asioiden selvittelyssä. Työterveyshuolto auttaa esimiehiä tilanteen kartoittamisessa ja jatkotoimenpiteiden suunnittelussa. Työterveyshuolto osallistuu oman alansa asiantuntijana esimiehen ja työntekijän yhteistyöpalavereihin. Lupa prosessiin liittyvien tietojen siirtoon esimiehelle pyydetään aina työntekijältä. Työterveyshuolto saa säännöllisesti raportteja työkyvyn muutoksista henkilöstöhallinnon kautta kolme kertaa vuodessa osavuosikatsauksien ja tilinpäätöksien rytmissä (sairauspoissaolotilastot sekä varhaisen ja tehostetun tuen prosessien seurantatiedot). Työterveyshuolto saa työntekijän suostumuksella tiedokseen KAARI-mallin mukaiset palaverimuistiot tilanteiden reaaliaikaiseksi seuraamiseksi. Työterveyshuolto voi kutsua toistuvilla lyhyillä sairauslomilla olleita tarkempiin terveystarkastuksiin ja tihentää tarkastusvälejä vajaakuntoisen työntekijän kohdalla. 3.4 Työsuojelupäällikkö, valtuutetut ja asiamiehet Työsuojelupäällikkö, -valtuutetut sekä asiamiehet ovat esimiehen ja työntekijän yhteistyökumppaneita KAARI-toimenpiteissä. Työsuojeluedustaja pyydetään tarvittaessa mukaan prosessiin. Työsuojeluhenkilöstö osallistuu KAARI-mallin perehdyttämiseen työyksiköissä. 3.5 Ammattijärjestöjen luottamusmiehet Luottamusmiehet seuraavat KAARI mallin mukaista toimintaa ja sen vaikuttavuutta edustamiensa työntekijöiden kannalta. Ensisijaisesti työssä jaksamisen asioissa, esim. esimiehen 6 (19)

kanssa pidettävissä palavereissa, työntekijää tukee työsuojeluvaltuutettu. Halutessaan työntekijä voi pyytää tukihenkilöksi myös luottamusmiehen. 3.6 Henkilöstöpalvelut Henkilöstöpalveluista avustetaan esimiehiä toimintamallin mukaisissa tilanteissa ja niiden selvittämisessä ja järjestämisessä. Se neuvoo ja ohjaa esimiehiä KAARI-mallin mukaisissa seuranta- ja raportointitehtävissä. Tehostetun tuen toimenpiteiden osalta henkilöstöpalvelut koordinoivat työntekijöiden työkokeiluihin ja uudelleensijoituksiin liittyviä järjestelyjä toimialojen sisällä ja eri toimialojen välillä. Mikäli Kaari-prosessiin tuleva työntekijä on lähellä eläköitymisikää, on henkilöstöpalveluiden eläkeasiamies aina mukana Kaari-neuvotteluissa. Eläkeasiamies huolehtii eläkeneuvonnasta. Hän esittelee eri eläkevaihtoehtoja asiakkaiden tarpeet huomioiden sekä avustaa mahdollisten eläkepäätöksiin liittyvien asiakirjojen ja valitusten tekemisessä. Eläkeasiamies laatii eläkehakemuksen yhdessä asiakkaan kanssa. Henkilöstöpalvelut laativat säännöllisesti yhteenvetoraportit sairauspoissaoloista ja KAARImallin mukaisten prosessien seurantatiedoista johtoryhmän, työterveyshuollon, työsuojelutoimijoiden sekä luottamushenkilöiden käyttöön. Lisäksi raportteja tuotetaan osavuosikatsauksiin ja henkilöstökertomukseen. 3.7 Työyhteisön muu henkilöstö Työyhteisön jäsenillä on vastuu muista työntekijöistä ja koko työyhteisön työkyvystä. Työtoverin työssäjaksamiseen tai työkykyyn liittyvistä havainnoista keskustellaan ensisijaisesti henkilön itsensä kanssa, mutta tarvittaessa havainnot saatetaan esimiehen tietoon. Jokaisen työyhteisön jäsenen on autettava esimiestä havaitsemaan muutokset koko työyhteisön työkyvyssä. 3.8 Johtoryhmä KAARI malli on osa Kiteen kaupungin strategiaa toteuttavaa henkilöstöohjelmaa. Johtoryhmä vastaa tarvittavien resurssien varaamisesta strategian /henkilöstöohjelman mukaiseen työskentelyyn. Tämä edellyttää toimintatapojen (esim. valmennus ja perehdytys) kehittämistä esimiestyön tukemiseksi. Johtoryhmä käsittelee työkyvyn tunnuslukujen tavoitteiden toteutumista kokouksissaan säännöllisesti. Johtoryhmä vastaa raportoinnista luottamushenkilöille osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. 3.9 Luottamushenkilöt Kaupunginhallitus hyväksyy KAARI-mallin mukaiset menettelyt. Kaupunginvaltuustolle tiedotetaan KAARI-mallin periaatteista ja käytännöistä. Luottamushenkilöt sitoutuvat henkilöstöorganisaatiota ja sen työssä jaksamista tukevaan päätöksentekoon ja antavat toiminnalle oikeutuksen. Luottamushenkilöillä on oikeus saada tietoa Kiteen kaupungin työyhteisöjen työkyvyn ja työhyvinvoinnin kehittymisestä osavuosiraporttien ja tilinpäätöksen yhteydessä. Seuranta- 7 (19)

tietojen avulla luottamushenkilöjohto voi seurata, miten KAARI-malli toimii, ja miten sen mukaiset toimintatavat ovat vaikuttaneet. 4. VARHAINEN TUKI TULEE LÄHELTÄ Varhaisen tuen toimenpiteet perustuvat työyhteisön tilanteen jatkuvaan seurantaan. Toimenpiteet käynnistyvät välittömästi, kun viite heikentyneestä työkyvystä tai työssä jaksamisen ongelmasta havaitaan. Varhainen tuki tarkoittaa käytännössä puuttumista työkykyongelmiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Se tarkoittaa suunnattuja toimenpiteitä työkyvyn tukemiseksi tai sen palauttamiseksi mahdollisimman laajapohjaisessa yhteistyössä. Varhaista tukea on esimerkiksi töiden järjestely omassa työpisteessä tai apuvälineiden hankinta. 4.1 Milloin? Työpaikalla tarvitaan aktiivista puuttumista joko yksittäisen työntekijän tai työyhteisön tilanteeseen silloin kun havaitaan, että: työpäivät pidentyvät toistuvasti työyhteisön ilmapiiri heikkenee myöhästelyt, sairauslomat tai poissaolot lisääntyvät työntekijän työkäyttäytyminen muuttuu verrattuna aikaisempaan käyttäytymiseen, esim. jatkuva väsymys tai välinpitämättömyys työsuoritus heikkenee tai työn laatu huononee työtoverit huolestuvat työntekijästä tai antavat palautetta hänestä asiakaspalaute heikkenee työntekijän käyttäytyminen viittaa päihteiden ongelmakäyttöön työntekijän työkyky ei vastaa työn vaatimuksia tai huomataan työkyvyn laskua, esim. tarkkaavaisuus- tai keskittymisvaikeuksia työntekijällä on ristiriita yhden tai useamman työtoverinsa kanssa työpaikan ristiriidat vievät työntekijöiden työhönsä tarvitsemaa energiaa esimiehellä on ristiriita yhden tai useamman alaisensa kanssa työpaikalla joku kokee tulevansa syrjityksi tai häirityksi työyhteisön toiminnan laatu, tehokkuus tai työn sujuvuus ovat muuttumassa heikompaan suuntaan Esimiehen tulee seurata em. työkykytekijöitä jatkuvasti. Niihin puututaan välittömästi ongelmia havaittaessa. Kun työntekijä on viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana ollut vähintään viisi (5) kertaa tai vähintään 20 kalenteripäivää poissa työstä sairauden vuoksi, esimies ottaa asia puheeksi työntekijän kanssa. Esimiehet seuraavat sairauspoissaoloja neljän (4) kuukauden välein osavuosikatsauksen rytmissä Populus järjestelmästä ajettavan raportin avulla. 8 (19)

Populuksen automaattiset hälytykset rajojen täytymisestä Populus tuottaa KAARI mallin mukaisia sairauspoissaolohälytyksiä esimiehille. Ohjelma hälyttää, kun työntekijä on ollut viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana 1. vähintään viisi (5) kertaa poissa työstä sairauden vuoksi TAI 2. vähintään 20 kalenteripäivää poissa työstä sairauden vuoksi Lisäksi ohjelma hälyttää, kun työntekijä on ollut viimeisen kahden (2) vuoden aikana vähintään 90 kalenteripäivää pois työstä sairauden vuoksi. Työterveyslääkäri arvioi työntekijän työkyvyn. Työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssä, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden (2) vuoden aikana 90 arkipäivää (Kelan määräys). Kaikissa em. tilanteissa esimies käy keskustelua tilanteesta työntekijän kanssa ja sopii työssä jaksamista tukevista jatkotoimenpiteistä. Sairauspoissaolohälytykseen liittyvä keskustelu työntekijän kanssa kuitataan Populukseen. Jos keskustelua ei kuitata, ohjelma hälyttää uudestaan niin kauan, kunnes keskustelumerkintä on tehty. 4.2 Miten? Näin prosessi etenee käytännössä: Esimiehellä on velvollisuus puuttua tilanteeseen ja keskustella siitä työntekijän kanssa, kun sairauspoissaoloseurannan yhteydessä reagointirajat täyttyvät tai esimies havaitsee yksittäisen työntekijän kohdalla muutoksia, jotka saattavat kertoa työkyvyn heikkenemisestä tai työyhteisön jäsen kertoo työtoveriaan koskevista, alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoistaan tai työterveyshuollon/työsuojelun/henkilöstöhallinnon edustaja /ay-luottamusmies kertoo työntekijää koskevista alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoista (hänen luvallaan). Työntekijä valmistautuu keskusteluun täyttämällä Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslistan (LIITE 1). Jos tilanne edellyttää jatkotyöskentelyä, esimies järjestää palaverin, johon kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoiksi työterveyshuollon ja työsuojelun edustajat. Myös henkilöstöhallinto voi osallistua palaveriin/palavereihin, esimerkiksi prosessin käynnistysvaiheessa. Ayluottamusmies voi osallistua palaveriin/palavereihin työntekijän toivomuksesta. Vastuu palavereiden järjestämisestä, prosessin etenemisestä, tiedottamisesta ja muistioiden laatimisesta on aina esimiehellä. 9 (19)

Palaverissa työkykyongelmaa ja tuen tarvetta jäsennetään. Keskustelussa suunnitellaan ja sovitaan tarvittavat jatkotoimenpiteet, seuranta ja seurantapalaverin ajankohta. Palaverista laaditaan muistio jonka allekirjoittaa työntekijä ja esimies (LIITE 2). Työntekijän suostumuksella muistio toimitetaan työterveyshuoltoon. Prosessin kuluessa työterveyshuolto voi antaa tarvittaessa lausunnon työntekijän työkyvystä. Pitkän yhtäjaksoisen sairauspoissaolon alkaessa sovitaan esimiehen ja työntekijän kesken yhteydenpitoon liittyvistä menettelytavoista. Sovittavia asioita ovat esimerkiksi: Kuinka usein pidetään yhteyttä? Kuka on aktiivinen osapuoli (esimies vai työntekijä) Millä tavoin pidetään yhteyttä (puhelin, sähköposti, kirje, tapaaminen) Työkyvyn kartoituslistat ja neuvottelumuistiot säilytetään Populus järjestelmässä sähköisessä muodossa skannattuna esimies/alaiskeskusteluun tai paperiversiot esimiehen huoneessa lukollisessa kaapissa. Prosessi on kuvattu LIITTEESSÄ 3. 5. TEHOSTETTU TUKI TARJOAA LAAJEMMAT TUKIMUODOT Jos edellä kuvatun varhaisen tuen toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työkykyä riittävästi, suunnitellaan tehostetun tuen toimenpiteitä. Kiteen kaupunki on sitoutunut edistämään työhön paluuta ja työssä jaksamista seuraavin toimenpitein: 1. Töiden järjestely omassa työpisteessä tai yksikössä 2. Uuden työtehtävän järjestyminen tilapäisesti, korvaava työ tai pysyvä työtehtävä yli toimialarajojen 3. Ammatillisen kuntoutuksen hyödyntäminen työkokeilu uudelleenkoulutus 4. Uuteen työtehtävään siirtyminen 5. Kannustetaan osa-aikatyön järjestelyitä (osa-aikaeläke, osatyökyvyttömyyseläke, osasairauspäiväraha yms.) Ammatilliseen kuntoutukseen voi hakea kuntoutusrahaa esim. KEVA:lta tai KELA:lta. Kun työntekijän työkyky on sairauden vuoksi uhattuna, voidaan työhön paluuta helpottaa pitkän sairauspoissaolon jälkeen työkokeilulla. Työkokeilussa työaikaa ja työtehtäviä kevennetään tai kokeillaan uusia työtehtäviä. Näin voidaan edistää työkyvyn palautumista ja ehkäistä sairausloman pitkittymistä. 10 (19)

Työkokeilu suunnitellaan työntekijän, työnantajan ja työterveyshuollon kanssa yhteistyössä. Kirjallisesti sovitaan työkokeiluajan työtehtävistä, päivittäisestä työajasta, seurannasta ja vastuuhenkilöistä. Työaika työkokeilun aikana on vähintään 20 h/vko ja päivittäistä työaikaa voidaan asteittain lisätä. Työkokeilu kestää tavallisesti 2 3 kuukautta ja perustellusta syystä jatkoa voi hakea neljänteen kuukauteen. Työkokeilu on palkatonta kuntoutustukiaikaa ja työkokeilu ajalta Keva/Kela maksaa työntekijälle kuntoutusrahaa. Mahdolliset sairauslomat työkokeilun aikana tulee esimiehen ilmoittaa Kevalle/Kelalle. Työkokeilu uuteen työtehtävään voi toteutua myös niin, että työnantaja maksaa työkokeilijalle palkkaa ja henkilöstöhallinnon kustannuspaikalle varatuista resursseista vastaanottava työpiste voi saada tukea henkilöstökustannuksiin 1-3 kuukautta tapauskohtaisesti. 6. TYÖHÖN PALUUN TUKI VARMISTAA PEHMEÄN LASKUN TAKAISIN TÖIHIN Kun työntekijä palaa pitkän sairausloman tai muun poissaolon jälkeen takaisin työhön tai hän on aloittamassa työn tai työkokeilun toisessa työyksikössä, hänen tuloonsa valmistaudutaan työyhteisössä. Keskeisin ja vastuullisin rooli on esimiehellä, mutta myös työtovereilla on omat tärkeät tehtävänsä. Kullekin taholle määriteltyjen toimenpiteiden ja vastuiden seurannasta sovitaan Kaaripalaverissa ja siitä laaditussa neuvottelumuistiossa. 6.1 Esimiehen vastuu Sairausloma: Esimies pitää yhteyttä työntekijään sairausloman aikana yhdessä sovitulla tavalla. Yhteydenpidon merkitys korostuu sairausloman loppuvaiheessa, jolloin esimies sopii palaavan työntekijän kanssa tarpeellisista tukitoimista. Työyhteisön ja erityisesti työhön palaavan työntekijän työtehtävät on arvioitava ja samalla sovittava tarpeellisista uudelleenjärjestelyistä, työhön palaajan jaksamisen varmistamiseksi. Samalla määritellään järjestelyjen kesto ja seuranta. Esimies informoi yhdessä työntekijän kanssa työyhteisöä syistä, joiden vuoksi työntekijän työnkuvaa on muutettu (esim. osasairauspäiväraha tai työkokeilu). Työntekijä perehdytetään työtehtäviin ja yhteisöön. Työkokeilu: Esimies informoi työyhteisöä työkokeilun tavoitteista yhdessä työkokeilijan kanssa. Työkokeilija perehdytetään työtehtäviin ja yhteisöön. 6.2 Työntekijän vastuu Työntekijä sitoutuu sovittuihin toimenpiteisiin. Työntekijä pyytää tarvittaessa palaveria esimiehen kanssa. 11 (19)

Työntekijä kertoo omasta tilanteestaan työyhteisössään siinä määrin, minkä katsoo työnteon kannalta tarpeelliseksi. 6.3 Työyhteisön (työtovereiden) vastuu Työyhteisön kaikilta jäseniltä edellytetään tukea työhön palaavalle tai työkokeilussa olevalle työntekijälle. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi osallistumista perehdytykseen ja neuvontaan. 6.4 Työterveyshuollon vastuu Työterveyshuolto osallistuu tarvittaessa yhteistyöpalavereihin työntekijän, työnantajan ja tarvittaessa muiden asiantuntijoiden kanssa. Työterveyshuolto seuraa vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymistä mm. määräaikaistarkastuksin. 7. PELISÄÄNTÖJÄ Mikäli työkyvyn mukainen työtehtävä työntekijälle järjestyy, on työtehtävä otettava vastaan. Palkkausta voidaan muuttaa KVTES luku II 10 1 mom. mukaisesti uusissa työtehtävissä. Työnantaja kohtelee työntekijöitä tasapuolisesti työsopimuslain 2 1 mom. mukaisesti. Henkilöstön uudelleensijoituksia ja sijoitusten vaikutuksia seurataan säännöllisesti osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. 7.1 Ilmoitus- ja raportointikäytännöt sairauspoissaoloissa Sairauspoissaolo omalla ilmoituksella/esimiehen luvalla Sairauspoissaolojen myöntämisessä noudatetaan Kiteen kaupungin ohjeistusta. Lyhyet (1 3 kalenteripäivää), tavanomaisista ja yleisesti esiintyvistä tartuntataudeista johtuvat sairauslomat myöntää työntekijälle ensisijaisesti hänen esimiehensä. Työterveyshuoltoon ei anneta/varata aikoja sairauslomatodistuskäyntejä varten, jos kyseessä on esimerkiksi vatsatauti, flunssa yms. oletettavasti lyhytkestoinen sairauspoissaolo. Työntekijän tulee itse ottaa puhelinyhteys esimiehelle tai esimiehen varahenkilölle välittömästi oireiden / työkyvyn heikentymisen havaittuaan. Työyhteisöissä toimitaan työyhteisön ohjeiden mukaisesti esim. sijaisjärjestelyiden vuoksi. Myös ilta-, yö- ja viikonlopputyötä tekeviin yksiköihin on määriteltävä työvuoron vastuuhenkilö, joka vastaa esim. sijaisen hankkimisesta. Esimiehellä on kuitenkin aina oikeus vaatia terveydenhoitajan, sairaanhoitajan tai lääkärintodistus työkyvyttömyydestä. Sairauspoissaolosta tehdään poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. 12 (19)

Sairauspoissaolo terveydenhoitajan/sairaanhoitajan todistuksella Todistuksen 1-3 kalenteripäivän työkyvyttömyydestä voi antaa myös terveydenhoitaja/sairaanhoitaja. Todistus työkyvyttömyydestä on toimitettava ensitilassa esimiehelle. Erikseen alkaneeksi ilmoitettavan epidemiatilanteen aikana terveydenhoitaja tai sairaanhoitaja voi kirjoittaa todistuksen työkyvyttömyydestä 1-7 kalenteripäiväksi. Sairauspoissaolosta tehdään poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Sairauspoissaolo lääkärintodistuksella Edellä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta työkyvyttömyydestä on aina esitettävä lääkärintodistus. Ensisijaisesti on esitettävä työterveyslääkärin antama todistus. Lääkärintodistus on toimitettava ensi tilassa esimiehelle tai tämän varahenkilölle. Sairauspoissaolosta tehdään poissaoloilmoitus Populukseen. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Osatyökykyisyys työskentely sairausloman aikana Työterveyslääkäri antaa lausunnon, voiko työntekijä työskennellä sairausloman aikana. Samalla hän määrittelee, voiko työntekijä tehdä omaa työtään tai vaihtoehtoisesti korvaavaa työtä sairauslomansa aikana. Korvaava työ tarkoittaa tilannetta, jossa työntekijä ei pysty tekemään varsinaista työtään, mutta kevyempien työtehtävien teko onnistuu. Tällöin työntekijän ei tarvitse olla sairauslomalla, vaan hän voi työskennellä rajoitteidensa puitteissa. Työterveyshuollon asiantuntemusta tarvitaan määrittelemään, millaiseen työhön työntekijä pystyy sairaudesta huolimatta ja terveydentilan vaarantumatta. Osatyökykyisenä työskentely ei saa haitata tai estää työntekijän paranemista ja toipumista sairaudestaan. Jokainen tapaus harkitaan näin ollen erikseen. Osasairauslomaan oikeuttava työskentely Osasairauspäivärahan tarkoitus on tukea työkyvyttömän henkilön työelämässä pysymistä ja paluuta kokoaikaiseen työhönsä. Työterveyslääkäri arvioi työntekijän työkyvyn sekä mahdollisuuden työskennellä 40 60 % kokonaistyöajastaan osasairausloman turvin (B-lausunto). Tavoitteena on varmistua siitä, että työntekijän terveys tai toipuminen ei vaarannu. Osasairauspäivärahaa varten Kelalle laaditaan osa-aikasopimus SV 28- lomakkeella. Lomakkeen täyttää työntekijä ja työnantaja yhdessä. Osa-aikatyö voidaan sopia alkamaan aikaisintaan työkyvyttömyyden kestettyä 2 viikkoa eli omavastuuajan jälkeen (1+9 arkipäivää). Osa-aikatyöstä on sovittava yhdenjaksoisesti vähintään 12 arkipäivän ajaksi. Osasairauspäivärahaa maksetaan enintään 120 arkipäivää ja arkipäiviksi luetaan päivät maanantaista lauantaihin pois lukien sunnuntait ja arkipyhät. Enimmäisaikaan lasketaan kaikki osasairauspäivärahapäivät viimeiseltä kahdelta vuodelta. 13 (19)

Jos osasairauspäivärahan enimmäisaika on käytetty, voi sitä saada saman sairauden vuoksi uudelleen vasta, kun työntekijä on ollut yhdenjaksoisesti työkykyinen vuoden ajan. Jos työntekijä sairastuu uuteen sairauteen, voi hän saada osasairauspäivärahaa, vaikka ei olisi ollutkaan vielä vuotta työkykyinen. Työntekijälle maksettavan osasairauspäivärahan määrä on puolet sairauspäivärahan määrästä. Työnantaja maksaa osa-aikatyön ajalta osa-aikapalkkaa. Osasairauspäiväraha ei kuluta Kelan sairauspäivärahapäiviä. Osasairauslomasta tehdään osa-aikaisuuden muutos Populukseen ja koko-/osa-aikaisuudeksi valitaan osittainen sairasloma. Ilmoituksen tekeminen on ensisijaisesti työntekijän omalla vastuulla, mutta sen voi tehdä myös esimies. Vuosilomalaki lomansiirto lääkärintodistus Mikäli työntekijä/viranhaltija on vuosiloman tai säästövapaan aikana tai sen alkaessa työkyvytön, on työkyvyttömyydestä aina esitettävä lääkärintodistus. Kun työnantajalle on viivytyksettä ilmoitettu vuosiloma-aikaisesta työkyvyttömyydestä, voidaan loma työntekijän pyynnöstä siirtää toiseen ajankohtaan. Ilmoitus tehdään esimiehelle tai hänen sijaiselleen joko puhelinsoitolla tai käynnillä. Tekstiviesti tai sähköpostiviesti on kelvollinen ensi-ilmoituksena ulkomaan matkoilta. Sairausloman myöntäminen ja sen palkallisuus Esimies myöntää sairausloman työ- ja virkaehtosopimusten, sekä työsopimuslain (2 luku, 11 ) mukaisesti omaan harkintaansa ja terveydenhoitajan/sairaanhoitajan tai lääkärintodistukseen perustuen. Sairausloman palkallisuudesta päättää esimies harkintansa mukaan lääkärinlausunnon perusteella. Sairausajan palkkaa ei makseta, mikäli viranhaltija/työntekijä on aiheuttanut työkyvyttömyyden tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudellaan. Sairauslomien dokumentointi ja raportointi Todistus työkyvyttömyydestä (terveydenhoitajan/sairaanhoitajan/lääkärintodistus) toimitetaan esimiehelle tai hänen sijaiselleen mahdollisimman pian. Jos todistusta ei ole toimitettu viikon (7 päivän) kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Työntekijä huolehtii poissaolokirjauksen Populukseen. Esimies hyväksyy kirjauksen mahdollisimman pian. Työntekijä laatii sairauspäivärahahakemuksen sairauspäivärahaan oikeuttavista sairauslomista Kelalle. Sairauspäivärahaoikeus alkaa sairastumispäivän + yhdeksän (9) arkipäivän jälkeen (arkilauantai lasketaan mukaan). Sairauspäivärahahakemus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa. Mikäli työnantaja menettää sairasvakuutuslain mukaisia korvauksia työntekijän laiminlyönnin tai toimenpiteiden seurauksena työnantajalle kuuluvia etuuksia, KVTES Luku II 2,3,8 ja 9 mukaisia palkkaetuja vähennetään menetystä vastaavalla määrällä (KVTES luku V 5 2mom). 14 (19)

Esimies toimittaa lääkärintodistuksen yli yhdeksän (9) päivän sairaudesta palkkatoimistoon Kela-korvauksen hakemista varten. Lyhyempiä sairauksia koskevat todistukset esimies säilyttää vain tarvitsemansa ajan lukollisessa kaapissa omassa työhuoneessaan. Mikäli useammasta lyhyestä sairauslomasta yhteensä syntyy päivärahaoikeus, esimies toimittaa alkuperäiset lääkärintodistukset palkkahallintoon. Esimies ilmoittaa sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon, kun se on jatkunut vähintään kuukauden. Työterveyslääkäri arvioi sairastuneen työkyvyn. Työntekijä, työnantaja ja työterveyshuolto tekevät yhteisen selvityksen työntekijän mahdollisuuksista jatkaa työssään, kun sairauspäivärahaa on maksettu kahden vuoden aikana 90 arkipäivältä. 7.2 Työtapaturmat Työntekijän on ilmoitettava ensitilassa esimiehelle tai hänen varahenkilölleen sattuneesta työ- tai työmatkatapaturmasta tai ammattitaudin epäilystä. Hoitoon hakeutuessaan työntekijä kertoo lääkärille kysymyksessä olevan työtapaturman. Esimies täyttää välittömästi sähköisen vakuutustodistuksen, tulostaa ja lähettää 2 kpl hoitavalle taholle, toinen kappale jää hoitavalle taholle ja toisen hoitava taho lähettää vakuutusyhtiöön. Esimies kirjaa työtapaturmasta aiheutuvan sairausloman Populukseen poissaoloihin työtapaturmana ja varmistaa samalla, että kohta työtapaturma on rastitettu lääkärintodistukseen. Esimies täyttää sähköisen tapaturmailmoituksen henkilötietoja ja tapaturmaa koskevilta osin täyttäen jokainen kohta. Tapaturmailmoitus toimitetaan sähköisesti Lähetä - painikkeella palkkahallintoon. Palkanlaskija täydentää ilmoituksen ja lähettää vakuutusyhtiöön. Esimies ilmoittaa palkanlaskentaan puhelinsoitolla tai sähköpostilla, kun sisäinen tapaturmailmoitus on tehty. Alkuperäiset lääkärintodistukset ja mahdolliset tapaturman johdosta aiheutuvat alkuperäiset kulukuitit toimitetaan palkkahallintoon. 7.3 Vapaa-ajan tapaturmat Työntekijän henkilökohtainen vapaa-ajan tapaturmavakuutus antaa turvaa vapaa-ajalla sattuneiden tapaturmien varalle. Esimiehelle toimitetaan lääkärintodistus ja toimitaan Kaari-mallin sairauspoissaolo-ohjeistusten mukaisesti. SEURANTA 8.1. Yksittäisten työntekijöiden tilanteen seuranta Esimiehet seuraavat työntekijöidensä tilannetta jokapäiväisessä kanssakäymisessään sekä Populus ohjelmasta saatavien sairauspoissaoloraporttien avulla. Sairauspoissaolojen sään- 15 (19)

nöllinen seuranta auttaa ennakoimaan ongelmatilanteita ja ehkäisemään sairauspoissaolojen kasvua. Työntekijöillä on velvollisuus osallistua Kiteen kaupungin työterveyshuollon toimintasuunnitelman mukaisiin työterveystarkastuksiin (työhöntulotarkastukset, kohdennettuun työpaikkaselvitykseen liittyvät yksilölliset tarkastukset, lakisääteiset tarkastukset, vajaakuntoisten tarkastukset). Tarkastusten tuloksia käydään läpi työntekijän suostumuksella luottamuksellisesti myös esimiehen kanssa. 8.2. Sairauspoissaolojen seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla Esimiehet käyvät läpi Populus ohjelman sairauspoissaoloraportit kolme kertaa vuodessa oman henkilöstönsä osalta ja käsittelevät ne oman esimiehensä (esim. toimialajohtajan) kanssa sovitulla tavalla. Työhyvinvoinnin tunnuslukuja seurataan johtoryhmässä, kaupunginhallituksessa ja yhteistyötoimikunnassa säännöllisesti. Tiedot sairauspoissaolojen kehittymisestä ovat osa osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen rytmissä tapahtuvaa sisäistä valvontaa. Sairauspoissaolojen syitä seurataan työterveyshuollon tuottamilla raporteilla henkilöstöpalveluille henkilöstötilinpäätöksen yhteydessä. Sairauspoissaolot jaotellaan seuraaviin ryhmiin: tuki- ja liikuntaelin ongelmat, mielenterveysongelmat, hengitystieinfektiot, muut sairaudet. Henkilöstöhallinto kokoaa sairauspoissaoloraportit toimialoittain koko kaupungin osalta säännöllisesti johtoryhmälle ja kaupunginhallitukselle. Käsittelyn jälkeen tiedot siirtyvät osavuosikatsauksiin ja tilinpäätökseen/henkilöstökertomukseen. Prosessien vaikuttavuutta seurataan myös pitkällä aikavälillä. 8.3. Esimiehen ja työterveyshuollon yhteispalaverit Tarvittaessa esimies ja työterveyshoitaja tapaavat työpaikan lisääntyneiden sairauspoissaolojen selvittämiseksi. Tapaamisissa käsitellään sairauspoissaoloja yleisellä tasolla yksilökohtaista tietosuojaa vaarantamatta sekä tarvittaessa muita työyhteisön työhyvinvointiin liittyviä asioita. 8.4. Kiteen kaupungin työhyvinvointifoorumi Kerran vuodessa järjestetään laaja työhyvinvointifoorumi. Foorumissa käsitellään työhyvinvoinnin kehitystä koskevia seurantatietoja (mm. sairauspoissaolot, eläköitymiseen liittyvät tiedot sekä KAARI-mallin mukaisten prosessien seurantatiedot) ja ennakoidaan työssä jaksamisen ja työkyvyn uhkatekijöiden kehittymistä Kiteen kaupungin organisaatiossa ja sen eri toimialoilla. Foorumi järjestetään ennen talousarvion ja työterveyshuollon toimintasuunnitelman viimeistelyä. Siihen kutsutaan työhyvinvoinnin kehittämisryhmään kuuluvien tahojen lisäksi myös johtavat luottamushenkilöt (kaupunginhallituksen ja valtuuston puheenjohtajistot) sekä pääluottamusmiehet. KAARI-malliin liittyvät palautteet ja kysymykset voi osoittaa henkilöstöpalveluille. 16 (19)

LIITE 1 Työkyvyn tuen tarpeen kartoituslista 17 (19)

LIITE 2 Palaverimuistio työkyvyn tuen tarpeesta 18 (19)

LIITE 3 KAARI-mallin prosessi kuvattuna 19 (19)