VARHAINEN VÄLITTÄMINEN TYÖYHTEISÖSSÄ

Transkriptio

1 1 VARHAINEN VÄLITTÄMINEN TYÖYHTEISÖSSÄ Toimintamalli puheeksiottamisesta Siikalatvan kunnan työpaikoissa Tavoitteet Tämän oppaan tehtävänä on tukea esimiestä ongelmien varhaisessa tunnistamisessa työyhteisössä sekä ohjata keskustelemaan jämäkästi työntekijöiden kanssa heidän hyvinvoinnistaan ja edellytyksistään selvitä työstä. Jokaisella ihmisellä on itsellään vastuu ja velvollisuus pitää huolta työkyvystään ja terveydestään. Jokaisen velvollisuus on omalta osaltaan ylläpitää välittävää työyhteisöä. Avoin ja toisia arvostava työyhteisö vapauttaa työntekijöitä keskittymään omiin suorituksiinsa. Kun asioista ei vaieta ja toimitaan sovitusti sekä johdonmukaisesti, työnteko on huomattavasti sujuvampaa. Työntekjäkohtaisen sairauspoissaolojen seurannan tavoitteena on tunnistaa tuen tarpeessa olevat työntekijät. Välittämisen toimintatapaan kuuluu, että esimies ottaa sairauspoissaolot puheeksi viimeistään silloin kun sairauspäivien määrä ylittää sovitut rajat. Työntekijän oma aloite Usein paras lopputulos löytyy, kun työntekijä itse ottaa oma-aloitteisesti esiin työkykyynsä liittyvät asiat jo ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia. Esimiehen vastuu Säännöllisissä tulos- ja kehityskeskusteluissa käydään läpi työhön liittyviä asioita, työoloja kuten työnkuvaa, työn määrää, työn kuormittavuutta ja kehittymismahdollisuuksia. Esimis saa ja hänen tulee ottaa puheeksi työntekijän työssä selviytyminen jo siinä vaiheessa kun esimiehellä on tunne, että kaikki ei ole kunnossa. Vaikeatkin asiat tulee ottaa rohkeasti esille ja keskustella niistä avoimesti, mutta luottamuksellisesti. Vain siten päästään parhaaseen tulokseen. Esimiehen vastuu oman henkilöstönsä työssäselviytymisen tukemisessa on keskeinen. Puheeksiotto Keskustelu tulee käydä hyvässä yhteistyössä ja luottamuksellisesti. Mikäli työntekijä ja esimies yhdessä sopivat, keskusteluun voi osallistua asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu ja esimiehen esimies. Puheeksiottokeskustelussa sovitaan yhdessä

2 2 jatkotoimenpiteistä ja lisäselvitystarpeesta. Asianomainen esimies päätöksellään voi tarvittaessa pyytää työterveyshuoltoa käynnistämään työkykyarvioinnin. Puheeksiottokeskustelussa esimiehellä ei saa olla mukana lääkärintodistuksia. Esimiehen käyttöön on laadittu puheeksiottolomake, jonka avulla henkilön työkykyyn liittyvät asiat on helppo ottaa esille kehityskeskustelujen tai muun keskustelun yhteydessä. Esimies viestittää puheeksiottokeskustelun johtopäätökset omalle esimiehelleen (lomake C) sekä toimittaa lomakkeen työterveyshuoltoon tiedoksi ellei työntekijä sitä erikseen kiellä. Muutoin käyty keskustelu on luottamuksellinen. Päihdeohjelma painottaa myös varhaisen työhyvinvointikeskustelun merkitystä. Varhaisella keskustelulla tarkoitetaan ensimmäistä mahdollisimman varhaista puuttumista päihdeongelmaan. Se koskee henkilöä, jolle on mahdollisesti syntymässä tai jo syntynyt päihteiden liikakäytöstä terveydellinen tai sosiaalinen terveydellinen ongelma. Keskustelun tarkoituksena on havahduttaa työntekijä ongelman tunnistamiseen, tukea häntä muutoksen toteuttamisessa ja antaa vastuu hänelle itselleen. Päihdeongelmaista kannustetaan hakeutumaan itse hoitoon. Varhainen puheeksi otto päihdeongelmaisen kanssa voi tapahtua esimiehen, työterveyshuollon tai työtoverin aloitteesta. Kunnalla on myös erillinen päihdeohjelma. Sairaspoissaolojen raja-arvot Lyhyet poissaolot: Kolme lyhyttä 1-3 päivän jaksoa neljässä kuukaudessa Pitkittyneet poissaolot: Yhteenlaskettuna 30 sairauspoissaolopäivää vuodessa Esimies ja työntekijä keskustelevat poissaolojen syistä, kun sairauspoissaoloseurannassa reagointirajat täyttyvät tai esimies havaitsee yksittäisen työntekijän kohdalla muutoksia, jotka saattavat kertoa työkyvyn heikkenemisestä tai työyhteisön toinen jäsen kertoo työtoveriaan koskevista, alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoistaan tai työterveyshuollon/työsuojelun/henkilöstöhallinnon edustaja tai ay-luottamusmies kertoo työntekijää koskevista alentuneeseen työkykyyn liittyvistä havainnoista

3 3 Sairauspoissaolojen ilmoituskäytäntö Esimies voi harkintansa mukaan myöntää sairauslomaa enintään kolme (3) peräkkäistä kalenteripäivää työntekijälle/viranhaltijalle oman ilmoituksen perusteella (jos syynä Flunssa, kuume, vatsatauti tms. infektiotauti). Esimies voi aina perustellusta syystä edellyttää, että työntekijä/viranhaltija toimittaa terveydenhoitajan tai lääkärin todistuksen poissaolostaan jo ensimmäisestä sairauspäivästä lähtien. Lääkärin, sairaanhoitajan tai terveydenhoitajan antama todistus (diagnoosi mainittava) työkyvyttömyydestä on esitettävä 4. ja 5. työkyvyttömyyspäivästä. Lääkärin antama todistus (diagnoosi mainittava) työkyvyttömyydestä on esitettävä viimeistään 6. työkyvyttömyyspäivästä lukien. Sairauspoissaolosta ilmoitetaan aina lähimmälle esimiehelle tai hänen varahenkilölle puhelimitse välittömästi oireiden/työkyvyn heikentymisen tai sairauden havaittuaan. Ensisijaisesti on esitettävä työterveyslääkärin antama todistus. Lääkärintodistus on toimitettava ensi tilassa esimiehelle tai tämän varahenkilölle. Kaikista sairauspoissaoloista tehdään kirjallinen poissaolohakemus /ilmoitus (lomake) esimiehelle. Sairausloman myöntäminen ja sen palkallisuus Esimies myöntää sairausloman työ- ja virkaehtosopimusten mukaisesti oman harkintansa (esimiehen lupa poissaololle) ja terveydenhoitajan/lääkärintodistuksen perusteella. Esimies päättää myös sairausloman palkallisuudesta harkintansa mukaan todistusten ja selvitysten perusteella (esimiehen lupa, työterveyshoitajan ja lääkärin todistus). Sairausloman dokumentointi ja raportointi

4 4 Todistus työkyvyttömyydestä (terveydenhoitajan/lääkärintodistus) toimitetaan esimiehelle tai hänen sijaiselleen mahdollisimman pian. Jos todistusta ei ole toimitettu viikon (7 pv) kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Esimiehet hyväksyvät poissaolot mahdollisimman pikaisesti ja sairauslomatodistukset toimitetaan palkkahallintoon, jossa ne säilytetään arkistointiohjeen mukaisesti. Työtapaturmat Työntekijän tulee ilmoittaa ensi tilassa esimiehelle tai hänen varahenkilölle sattuneesta työ- tai työmatkatapaturmasta tai ammattitautiepäilystä. Hoitoon hakeutuessaan työntekijä kertoo lääkärille kysymyksessä olevan työtapaturman. Esimiehen tulee täyttää välittömästi vakuutustodistus (löytyy intrasta), antaa se tiedoksi palkkahallintoon sekä lähettää todistus hoitavalle taholle. Esimies täyttää tapaturmailmoituksen (löytyy intrasta) henkilötietoja ja tapaturmaa koskevilta osin. Tapaturmailmoitus annetaan tiedoksi palkkahallintoon, josta se toimitetaan edelleen vakuutusyhtiöön. Tapaturmailmoitukseen liittyvät alkuperäiset lääkärintodistukset ja mahdolliset tapaturman johdosta aiheutuvat alkuperäiset kulukuitit toimitetaan palkkahallintoon. Sairauspoissaolojen ennakoiva seuranta työyhteisö- ja organisaatiotasolla Työhyvinvointia seurataan aktiivisesti kaikissa työyksiköissä ja organisaation eri tasoilla. Sairauspoissaoloseuranta on jatkuvaa eikä ole sidoksissa kalenterivuoteen. Esimiehet kirjaavat tiedot myöntämistään sairauspoissaoloista ja seuraavat säännöllisesti yksikkönsä henkilöstön poissaolojen määrää. Työntekijän työkyvyn arvioimiseksi ja työssä jatkamismahdollisuuksien selvittämiseksi esimiehen on ilmoitettava työntekijänsä sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon silloin, kun poissaolo on jatkunut kuukauden (30 päivä) ajan. Esimiehet ja palkkahallinto toimittavat seurantatietoja edellisen vuoden osalta mennessä henkilöstöpäällikölle. Johtoryhmä käsittelee ja analysoi kerran vuodessa koko organisaation osalta mm sairauspoissaolojen seurantatietoja, varhaisen välittämisen mallin mukaisten prosessien seurantatietojen yhteenvetoja sekä eläköitymisten seuranta- ja ennakointitietoja ja koostaa johtopäätökset henkilöstöraporttia varten. Yhteispalaveri työjärjestelyistä tai työkyvynarvioinnista Sairauspoissaolon pitkittyessä työterveyshuollon on arvioitava työntekijän jäljellä oleva työkyky ja esimiehen tulee selvittää yhdessä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa työntekijän mahdollisuudet jatkaa työssä osa-aikaisesti tai kevennetysti.

5 5 Sairauspäivärahan maksaminen 90 sairauspäivärahan jälkeen edellyttää työterveyslääkärin lausuntoa työntekijän jäljellä olevasta työkyvystä ja työssä jatkamisen mahdollisuuksista. Tavoitteena on edistää työntekijän työkyvyn palautumista, selvittää mahdollisuuksia mukauttaa työtä jäljellä olevan työkyvyn mukaiseksi ja helpottaa työntekijän paluuta työhön sairauspoissaolon jälkeen. Selvitetään myös erilaiset eläkevaihtoehdot. Palvelussuhteen päättäminen on viimeinen vaihtoehto. Periaatteena on, että työterveyshuollon edustaja on koko prosessin ajan asiantuntijana ja toimii yhteistyössä työyhteisön kanssa työjärjestelyjä suunniteltaessa. Palaveriin osallistuvat työntekijä / viranhaltija, esimies ja työterveyshuollon edustajat, sekä lisäksi työntekijän pyytäessä työsuojeluvaltuutettu tai asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies. Tarvittaessa palaveriin kutsutaan henkilöstöpäällikkö. Yhteispalaverin kutsuu koolle työterveyshoitaja tai esimies. Sen vetäjänä toimii työterveyshuollon edustaja, ellei toisin sovita. Työhön paluun tukeminen Pitkän yhtäjaksoisen sairauspoissaolon alkaessa sovitaan esimiehen ja työntekijän kesken yhteydenpitoon liittyvistä menettelytavoista: kuinka usein pidetään yhteyttä kuka on aktiivinen osapuoli (työntekijä vai esimies) millä tavoin pidetään yhteyttä (vierailu, puhelin, sähköposti, kirje) Ennen poissaolon loppumista voidaan pitää palaveri, jossa keskustellaan työhön paluuseen liittyvistä asioista ja mahdollisesta työkykyarvioinnista. Palaverissa mukana voivat olla työterveyshuollon edustajat, esimies, asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu. Työyhteisölle kerrotaan etukäteen pitkään poissa olleen työntekijän paluusta työhön sekä mahdollisesti tehdyistä työkykyä tukevista työjärjestelyistä ja niiden kestosta. Työhön palaamista voidaan myös helpottaa osasairauspäivärahan turvin. Arvioinnin osasairauspäivärahasta tekee työterveyshuollon lääkäri. Lisätiedot Henkilöstöpäällikkö Hilkka Ihalainen, puh Työsuojelupäällikkö Helena Mämmelä, puh Työterveyshoitaja, Jokilaaksojen työterveys Oy, Varhainen tuki ja välittäminen malli on hyväksytty käyttöön pvm PUHEEKSIOTTOLOMAKE / A Esimies täyttää

6 6 ESIMIES TÄYTTÄÄ pvm / 20 Työntekijä/viranhalija: Syntymäaika: Ammatti: Työelämässä vuosia: Nykytyössä vuosia: Hallintokunta: Toimintayksikkö: Esimies: Työkykyinen ja jaksava henkilöstö on tärkeä Siikalatvan kunnalle. Esimiestehtävissä kuuluu tukea ja seurata työssä selviytymistä ja selvittää taustaa toistuville poissaoloille. Siikalatvan kunta edellyttää poissaolojen selvittämistä, mikäli henkilön poissaolot ovat toistuvia tai mikäli henkilöllä on 3 tai useampia lyhyitä sairaspoissaoloja 4 kk:n aikana, samoin jos sairaspoissolojen määrä ylittää 30 vrk/vuosi tai hänellä on merkkejä mahdollisesta päihdeongelmasta. Työntekijällä/viranhaltijalla on todettu viimeisen vuoden aikana runsaasti sairauspoissaoloja tai ongelmia työssä selviytymisessä, minkä johdosta pyydetään vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Sairauspoissaolopäivät viimeisen 12 kk aikana: Poissaolokerrat: Miten poissaolot ovat haitanneet työyhteisön normaalia toimintaa? Selviytyykö työntekijä/viranhaltija työtehtävistään? Voinko esimiehenä tehdä jotain toisin? Minkälainen on työpaikan ilmapiiri? PUHEEKSIOTTOLOMAKE / B Työntekijä täyttää NTEKIJÄ TÄYTTÄÄ: pvm / 20 T Y Ö

7 7 Mikä on keskeisin syy poissaoloihin? - Fyysiset syyt, esim. sairaudet, kivut - Henkiset syyt, esim. väsymys, unettomuus - Sosiaaliset syyt, esim. perheongelmat, taloudelliset ongelmat, päihteiden käyttö - Työhön tai työolosuhteisiin Iiittyvät ongelmat - Muita mahdollisia syitä Liittyvätkö poissaolot tiettyyn ajankohtaan, esimerkiksi vapaiden jälkeisiin työvuoroihin? Jos liittyvät, niin miksi? Onko työ ammattitaitoon ja osaamiseen nähden liian kuormittavaa tai helppoa /yksipuolista? Olisiko työajan tai työmäärän uudelleen järjestelyllä merkitystä työssä jaksamiseen? Onko työpaikan olosuhteissa tai ergonomiassa korjaamista: - Esim. työtila, työasennot, valaistus, veto, pöly, melu - Onko työvälineissä puutteita? Onko työyhteisön työilmapiiri hyvä? - Onko työyhteisössä ongelmia? - Ilmeneekö työpaikkahäirintää tai epäasiallista käyttäytymistä? - Minkälaista on työpaikan esimiestyö? Onko työssä muita tekijöitä, jotka vaikuttavat sairauspoissaolojen syntymiseen? Voidaanko työoloja muuttamalla vähentää sairauspoissaoloja? P U

8 8 HEEKSIOTTOLOMAKE C / Keskustelussa täytetään pvm / 20 Yhteenveto keskustelusta Sovitut jatkotoimenpiteet Millä tavoin sovittujen asioiden toteutumista seurataan Yhteispalaveriin kutsutaan esimiehen ja työterveyshuollon edustajien lisäksi työntekijän suostumuksella ammattijärjestön luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu sekä tilanteen vaatiessa palkka-asiamies ja/tai työsuojelupäällikkö. Työntekijän ilmoitus Kiellän tämän lomakkeen lähettämisen työterveyshuoltoon tiedoksi ALLEKIRJOITUKSET Esimies Työntekijä LIITTEET Siikalatvan kunnan työpaikkojen päihdeohjelma Varhainen välittäminen työyhteisössä/ toimintamalli puheeksiottamisesta Siikalatvan kunnan työpaikoissa Tiedoksi lomake C: Esimiehen esimies Työterveyshuolto

9 9 Ohje esimiehelle Keskusteluun tulee ryhtyä puheeksiottolomaketta käyttäen poissaolot toistuvia eli henkilö ollut viimeisen 4 kk:n aikana 3 tai useampia lyhyitä sairauspoissaoloja, samoin jos yhteenlaskettuja sairauspoissaolopäiviä on 30 /vuosi. henkilön työssä suoriutumisessa havaitaan ongelmia ilmaantuu merkkejä päihteiden käytöstä Mikäli työntekijä ja esimies yhdessä sopivat, keskusteluun voi osallistua asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu ja esimiehen esimies. Sovitaan yhdessä jatkotoimenpiteistä ja lisäselvitystarpeista. Esimies voi päätöksellään tarvittaessa pyytää työterveyshuoltoa käynnistämään työkykyarvioinnin. Esimies viestittää puheeksiottokeskustelun johtopäätökset omalle esimiehelleen ja työterveyshuoltoon puheeksiottolomakkeen C-osalla. Tiedoksi työntekijälle/viranhaltijalle Em. keskustelun yhteydessä työntekijälle/viranhaltijalle annetaan tiedoksi Siikalatvan kunnassa käytössä olevat Varhainen välittäminen työyhteisössä/ Toimintamalli puheeksiottamisesta Siikalatvan kunnan työpaikoissa ja Siikalatvan kunnan työpaikkojen päihdeohjelma Yhteispalaveri työjärjestelyistä tai työkykyarvioinnista Työkykyarvioinnin tai työjärjestelyihin tarvittavien jatkotoimenpiteiden suunnittelupalaverin kutsuu koolle työterveyshoitaja tai esimies. Palaveriin osallistuu työntekijä / viranhaltija, esimies ja työterveyshuollon edustajat. Lisäksi työntekijän / viranhaltijan pyytäessä työsuojeluvaltuutettu tai asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies Työhön paluun tukeminen Ennen poissaolon loppumista voidaan pitää palaveri, jossa keskustellaan työhön paluuseen liittyvistä asioista. Palaverissa mukana voivat olla työterveyshuollon edustajat, esimies, asianomaisen ammattijärjestön luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu. Päihteiden vaikutuksen alaisena työskentelyn toteaminen Epäillessään työntekijän/viranhaltijan olevan päihteiden vaikutuksen alaisena työpaikalla lähiesimiehen tai hänen valtuuttamansa muun esimiehen on arvioitava tilanne tapauskohtaisesti. Mikäli henkilö suostuu puhaltamaan alkometriin, on hyvä puhalluttaa. Alkometrit (4 kpl) säilytetään Siikalatvan kunnantalolla ja Rantsilan, Kestilän ja Piippolan toimistoilla. Muutoin tehdään havaintoja ko henkilön käyttäytymisestä (katse, puhe, hengitys ym.) ja kirjataan ne tarvittaessa ylös. Päihdetilan toteaminen puhalluttamalla tai muulla tavalla tehdään kahden todistajan läsnä ollessa. Esimiehen on poistettava päihtynyt työntekijä/viranhaltija välittömästi työpaikalta. Mikäli työntekijä/viranhaltija kiistää olevansa päihteiden vaikutuksen alainen, asia pitää varmentaa päivystyksessä tehdyllä testillä. Tällöin työntekijä/viranhaltija on itse velvollinen toimittamaan todistuksen esimiehelle. Mikäli työntekijä kieltäytyy testistä, asia käsitellään päihteiden käyttötapauksena. Jos on epäselvää, onko työsuorituksien ongelmien taustalla päihdeongelma vai sairaus, voidaan asianomainen työntekijä ohjata työterveyshuoltoon työkykyarviota ja hoidon tarpeen arviointia varten.