Naantalin kaupungin henkilöstö Palautteen antaminen työstä Tässä oppaassa käydään läpi palautteen antamista työstä. Palautteen antamisen lisäksi oppaaseen on kirjattu Naantalin kaupungissa käytössä olevat kurinpidolliset toimenpiteet ja niissä noudatettavat periaatteet, sillä ne liittyvät selkeästi työstä annettuun palautteeseen. Sisällys 1. Palaute ja sen antaminen 2. Kun palaute ei riitä 2.1 Viranhaltijat 2.1.1 Suullinen työnjohdollinen huomautus 2.1.2 Kirjallinen varoitus 2.1.3 Virkasuhteen irtisanominen 2.1.4 Virkasuhteen purkaminen 2.1.5 Virantoimituksesta pidättäminen 2.1.6 Viranhaltijan kuuleminen 2.1.7 Viranhaltijalle tiedoksi saattaminen 2.2 Työsopimussuhteiset 2.2.1 Suullinen työnjohdollinen huomautus 2.2.2 Kirjallinen varoitus 2.2.3 Irtisanominen 2.2.3.1 Toistaiseksi voimassa olevat työsopimukset 2.2.3.2 Määräaikaiset työsopimukset 2.2.4 Työsopimuksen purkaminen 2.2.5 Työsopimuksen purkautuneena pitäminen 2.2.6 Päättävä viranomainen 2.2.7 Työsopimussuhteisen kuuleminen 2.2.7 Työsopimussuhteisen kuuleminen 2.2.8 Tiedoksi antaminen 3. Esimerkkejä rangaistusluontoisten seuraamusten antamisesta 3.1 Viranhaltijalle tai työntekijälle annettava kirjallinen varoitus 3.2 Naantalin kaupungin päihdeohjelma 0
1. Palaute ja sen antaminen Esimiehen velvollisuuksiin kuuluu seurata omien alaistensa työntekoa niin määrällisesti kuin laadullisestikin. Palaute tulee pyrkiä antamaan heti ja rakentavasti. Palautteen antaminen tarkoittaa kannustavaa positiivista palautetta, mutta myös korjaavaa palautetta. Liian usein esimiehet unohtavan suoran positiivisen palautteen merkityksen, se kannustaa työskentelemään sekä omien että yhteisten tavoitteiden eteen. Jos positiivinen palaute unohtuu esimieheltä, on hänen keinovalikoimansa kannustaa henkilöstöä suppea. Korjaavan palautteen antaminen on äärettömän tärkeää. Sitä ei tule antaa syyttävästi ja muiden kuullen vaan rakentavasti kahden kesken. Puhutaan paljon valmentavasta johtajuudesta. Esimies ei tällöin käskytä, komenna ja kerro miten asia tulisi tehdä vaan ohjaa henkilöä kysymyksin ratkaisemaan haasteen tai ongelman. Tämänkaltainen esimiestyö vaatii molemmilta osapuolilta, esimieheltä ja työntekijältä, halua kehittyä omissa työyhteisötaidoissaan. Korjaavan palautteen tulee olla niin selkeää, että henkilö ymmärtää, mistä on kyse. Kaunisteltu totuus ei ole korjaavaa ja rakentavaa palautetta, se on esimiehen kyvyttömyyttä rehellisesti kohdata henkilö ja kertoa ongelmasta. Korjaavan palautteen antaminen koetaan yleensä vaikeana. Se johtuu siitä, että palaute otetaan liian usein henkilökohtaisena. Esimiehen tulee harjoitella palautteen antamista, tekemällä sitä mahdollisimman usein, mielellään joka päivä. Jokapäiväisen vuorovaikutuksen ja palautteen antamisen merkitys on suuri. Jos henkilö saa ainoan palautteen työstään kerran vuodessa tapahtuvassa kehityskeskustelussa, on hyvin vaikea kehittyä työntekijänä. Siksi työntekijöillä on oikeus saada palautetta, positiivista ja negatiivista, se mahdollistaa oman ammattitaidon kehittämisen. Myös työntekijällä on oikeus ja osin myös velvollisuus antaa esimiehelle palautetta hänen työstään. Esimieskin voi kehittyä työssään, mutta tarvitsee siihen palautetta omasta suorituksestaan. Omilta alaisiltaan saatu palaute on parasta palautetta, mitä esimies voi saada kehittyäkseen esimiestaidoissaan. Myös työyhteisössä tulisi voida antaa toinen toisilleen palautetta hyvin tehdystä työstä, mutta myös tarvittaessa korjaavaa palautetta. Palautteen antamisen ei tulisi olla rajoittunutta esimies-alaissuhteeseen, vaan se on meidän kaikkien keino kannustaa toisiamme ja auttaa kehittymään. Kollegalle annettu palaute tulee antaa sopivassa tilanteessa. Palautteen antaminen ei saa johtaa siihen, että palautetta saava osapuoli nolostuu ja kokee olevansa yksin syytöksiä vastaan tai saadessaan kiitosta, hän joutuu muun työyhteisön silmätikuksi. Jokaisen meistä tulee tehdä palautteen antamisesta systemaattista. Kiireen keskellä palautteen antaminen unohtuu, jos se ei ole systemaattista. Kiireessä unohtuu kiitos, mutta myös korjaava palaute. Korjaava palaute on kuitenkin se palaute, jota me kaikki tarvitsemme tehdäksemme työmme hyvin. 1
Haasteellisissa työyhteisötilanteissa tulee usein vastaan tilanne, että palautetta olisi pitänyt antaa, mutta se on jäänyt esimieheltä tekemättä. Tällöin on hyvin vaikea puuttua haasteellisiin tilanteisiin, koska lähtökohta on se, että henkilöllä tulee olla mahdollisuus korjata käytöstään, työskentelytapaansa. Jos palautetta ei anneta, niin korjaavia liikkeitä on mahdoton tehdä. Yleisohje Naantalin kaupungissa on, että esimiehen tulee kirjata ylös antamansa palautteet, erityisesti korjaavat palautteet. Näin varmistetaan, että molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet asian samalla tavalla ja että molemmat osapuolet näkevät korjaavat toimenpiteet samalla tavalla. Vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa tulisi käydä läpi nämä palautteet ja arvioida henkilön kehittymistä niillä osa-aluille, joissa palautetta on annettu. 2. Kun palaute ei riitä Palautteen antamisella on tarkoitus ohjata henkilön työsuoritusta, joko antamalla kiitosta hyvin tehdystä työstä tai antamalla korjaavaa palautetta, jotta työ tulisi hyvin tehdyksi. Joskus palautteen antamisella ei saada aikaiseksi toivottua loppu tulemaa. Tällöin edessä on ns. kurinpidolliset tai rangaistusluotoiset toimenpiteet. Harkittaessa rangaistusluontoisen seuraamuksen antamista viranhaltijalle/työntekijälle ei pidä menetellä siten, että ensikertaisesta rikkomuksesta aina annetaan järjestelmän lievin rangaistus ja rikkomuksen uusiutuessa aina määrätään järjestelmän seuraavaksi ankarin rangaistus. Rangaistusluontoiset seuraamukset on määriteltävä tapauksittain ottaen huomioon rikkomuksen laatu, vallinneet olosuhteet ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu. Yleisperiaate on se, että henkilölle annetaan mahdollisuus palautteiden kautta korjata toimintaansa. Vasta, jos tämä ei riitä tai jos rikkomus on luonteeltaan niin vakava, siirrytään kurinpidollisiin tai rangaistusluotoisiin toimenpiteisiin. Perussäännökset seuraamuksista ovat viranhaltijan osalta laissa kunnallisesta viranhaltijasta (KVhL) ja työsopimussuhteisten työntekijöiden osalta työsopimuslaissa (TSL) sekä viranhaltijoiden että työsopimussuhteisten osalta Naantalin kaupungin hallintosäännössä (HS). Työsopimuslaki ja laki kunnallisesta viranhaltijasta ovat löydettävissä KVTES:n lopusta. Lisäksi Kunnallisen työmarkkinalaitoksen laatimat Kunnallisen esimiehen virkasuhdeopas ja Kunnallisen esimiehen työsuhdeopas, joita voi ostaa Kuntatalon julkaisumyynnistä, selvittävät työsopimuslain ja lain kunnallisesta viranhaltijasta säännöksiä. 2.1 Viranhaltijat Kunnallinen viranhaltijalaki (4 luku, 17 ) toteaa viranhaltijan velvollisuuksista seuraavaa: Viranhaltijan on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. 2
Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Viranhaltija ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä sellaista taloudellista tai muuta etua, josta säädetään rikoslain (39/1889) 40 luvussa. Työpaikalla noudatettavaa järjestystä, lakeja tai muita määräyksiä vastaan tehdystä rikkomuksesta on seurauksena: 2.1.1 Suullinen työnjohdollinen huomautus Vähäiseksi katsottavasta rikkomuksesta tai laiminlyönnistä asianomainen esimies voi antaa suullisen työnjohdollisen huomautuksen. Esimiehen on hyvä kirjata suullinen huomautus annetuksi ja ottaa tuohon myös viranhaltijan kuittaus (kopio asianosaiselle), jotta henkilö varmasti ymmärtää asian vakavuuden. Esimies voi tarvittaessa pyytää oman esimiehensä todistajaksi antaessaan huomautusta. Usein suullinen huomautus seuraa siitä, että esimiehen korjaavaa palautetta ei ole huomioitu. 2.1.2 Kirjallinen varoitus KVhL:n 35 :n 3 momentin mukaan viranhaltijaa, joka on laiminlyönyt virkasuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei pääsääntöisesti saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoitus annetaan kirjallisesti ja siinä todetaan: - viranhaltijan laiminlyönti tai moitittava menettelytapa sekä - se, millä tavoin viranhaltijan tulee jatkossa menetellä korjatakseen virheensä sekä - se, mitä seuraa, jos laiminlyönti tai moitittava menettelytapa jatkuu. Varoitus annetaan viranhaltijalle todisteellisesti (allekirjoitus) siten, että työnantaja pystyy jälkikäteen todistamaan, mistä seikasta, millä perustein ja milloin varoitus on annettu. Jos viranhaltijalle on annettu varoitus, saman tai samantyyppisen rikkomuksen toistuessa voidaan irtisanomisperusteena vedota aiemmin annettuun varoitukseen, ellei varoituksen antamisesta ole kulunut niin pitkää aikaa, että sen on katsottava menettäneen merkityksensä. Aiemmin annetun varoituksen merkityksen lakkaamiselle ei ole laissa säädetty täsmällistä määräaikaa, koska varoitusta koskeva säännös on tarkoitettu kokonaisharkintaa edellyttäväksi joustavaksi normiksi. Naantalin kaupungissa on käytössä toimintatapa, jossa viranhaltijaa kuullaan ennen varoituksen antamista. Tämä toimintatapa ei ole käytössä kaikissa kunnissa, mutta Naantalissa tavoitteena on aito henkilöstön kuuleminen ja tasapuolinen kohtelu. Jos viranhaltija katsoo, että työnantajan kuulemisen jälkeen antama kirjallinen varoitus on aiheeton, viranhaltija voi välittömästi (viikon sisällä) varoituksen antamisen jälkeen esittää työnantajalle kirjallisesti näkemyksensä asiassa. Työnantajan tulee säilyttää viranhaltijalle annettua kirjallista varoitusta sekä viranhaltijan asiassa antamaa kirjallista näkemystä koskevat asiakirjat kaksi vuotta varoituksen antamisesta. 3
Kirjallisen varoituksen antaminen etenee seuraavasti: 1. Esimies keskustelee asianosaisen kanssa ja kertoo asian tulleen hänen tietoonsa. Esimies tuo esiin sen, että hän keskustelee mallin mukaan esimiehensä ja henkilöstöpäällikön kanssa ja yhdessä arvioidaan eteneekö asia varoitusmenettelyyn. 2. Esimies on heti tilanteen sattuessa tai asian tullessa ilmi yhteydessä omaan esimieheensä ja henkilöstöpäällikköön. 3. Esimies toimittaa asiaan liittyvän dokumentaation omalle esimiehelleen ja henkilöstöpäällikölle tutustuttavaksi. 4. Päätös kuulemisesta tehdään yhdessä kokonaistilanne huomioon ottaen. 5. Esimies lähettää kutsun kuulemiseen. Kuulemistilaisuus tulee olla noin viikon sisällä kutsun lähettämisestä. Kutsussa on selkeästi ilmoitettava, a. kuulemisen ajankohta ja paikka b. mistä henkilöä kuullaan (tapahtuma, tapahtumat) c. miten asia/tapahtuma rikkoo viranhaltijan velvollisuuksista kirjattua tai määriteltyjä toimintatapoja d. että harkitaan kirjallisen varoituksen antamista e. mahdollisuus käyttää tukihenkilöä, esim. luottamusmiestä kuulemisessa 6. Kuulemiseen kutsutaan asianosainen (ja hänen tukihenkilö tai työsuojeluvaltuutettu/luottamusmies, jonka asianosainen itse kutsuu tilaisuuteen). Läsnä ovat esimies ja hänen esimiehensä ja sovittaessa henkilöstöpäällikkö. 7. Kuulemisen jälkeen päätetään varoituksen antamisesta. Varoitus voidaan antaa jo kuulemistilaisuudessa, jos kuulemisessa ei tule ilmi asiaa muuttavia asioita. 8. Varoituksen allekirjoittaa asianosaisen esimiehen esimies. Poikkeukset kirjattu HS 19 :n. Edellä kuvatulla toimintatavalla varmistetaan se, että Naantalin kaupungin henkilöstö tulee kohdelluksi samalla tavalla riippumatta virastosta ja esimiehestä. Tämä varmistaa henkilöstön tasapuolisen kohtelun erilaisissa tilanteissa. 2.1.3 Virkasuhteen irtisanominen Viranhaltijan henkilöstä johtuvissa irtisanomisissa henkilöä on pääsääntöisesti ensin varoitettava ja vasta sitten, jos työntekijä tai viranhaltija ei korjaa menettelyään, henkilö voidaan irtisanoa. Naantalissa on käytäntönä ollut se, että annetaan tarvittaessa yksi varoitus ja toinen varoitus johtaa irtisanomiseen. Jos irtisanomisen perusteena on niin vakava virkasuhteeseen liittyvä rikkomus, että viranhaltijan olisi ilman varoitustakin tullut ymmärtää menettelyn moitittavuus, ei varoituksen antaminen ole irtisanomisen edellytyksenä. Myöskään uudelleensijoittamisvelvollisuuden selvittämistä ei vaadita, jos irtisanomisen perusteena on niin vakava virkasuhteeseen liittyvä rikkomus, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää virkasuhteen jatkamista. Rikkomukset, joiden seurauksena saattaa olla viranhaltijan irtisanominen tai palvelussuhteen purkaminen, on käsiteltävä viivytyksettä ottaen tapauksittain huomioon vallinneet olosuhteet. Kirjallinen varoitus on annettava viranhaltijalle kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun moitittava menettely tai laiminlyönti on tullut työnantajan tietoon. 4
Irtisanominen on toimitettava kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun irtisanomisperuste on tullut työnantajan tietoon. Täsmällistä aikarajaa irtisanomiselle ei voida asettaa, vaan kohtuullinen aika voi vaihdella riippuen esimerkiksi siitä, kuinka kauan työnantajalla kuluu aikaa asian selvittelyyn. Toisaalta työnantajan ei ole kohtuullista vedota kuukausia aikaisemmin työnantajan tietoon tulleisiin seikkoihin, ainakaan, jos viranhaltijalle tai työntekijälle ei ole ilmoitettu, että asiaa vielä selvitetään. Koska irtisanominen edellyttää aina kuulemista, voidaan sopia, että Naantalissa pyritään järjestämään kuuleminen kahden viikon sisälle siitä, kun asia on tullut työnantajan tietoon. Kunta ei saa irtisanoa määräaikaista tai toistaiseksi voimassa olevaa virkasuhdetta viranhaltijasta johtuvasta syystä, ellei tämä syy ole asiallinen ja painava. (KVhL 35 ) Virkasuhteen irtisanominen edellyttää aina kuulemista (kohta 2.1.6). Viranhaltijoiden irtisanomisajat on määrätty KVTES:ssa. Virkasuhteisen opetushenkilöstön irtisanomisajoista on määräykset OVTES:ssa. 2.1.4 Virkasuhteen purkaminen Työnantaja saa purkaa viranhaltijan virkasuhteen vain erittäin painavasta syystä. Purkamisoikeus raukeaa, jos virkasuhdetta ei pureta 14 päivän kuluessa siitä, kun työnantaja saa tosiasioihin perustuvan tiedon purkamisen perusteena olevista syistä. Koska virkasuhteen purkamisessa on kyse virkasuhteeseen kuuluvien velvoitteiden niin vakavasta rikkomisesta tai laiminlyönnistä, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää virkasuhteen jatkamista, purkaminen ei edellytä kirjallisen varoituksen antamista viranhaltijalle. (KVhL 41, 42 ) Virkasuhteen purkaminen edellyttää aina kuulemista (kohta 2.1.6). Virkasuhteen päättymisestä päättää se viranomainen, joka ottaa viranhaltijan virkaan eli asianosaisen esimiehen esimies. Poikkeukset kirjattu HS 19 :n. 2.1.5 Virantoimituksesta pidättäminen Jos viranhaltijan voidaan todennäköisin perustein epäillä syyllistyneen virantoimituksessa virkarikokseen tai muuten menetelleen siinä velvollisuuksiensa vastaisesti, hänet voidaan pidättää tutkimuksen tai oikeudenkäynnin ajaksi virantoimituksesta. (KVhL 47 :n 1 mom.) Virantoimituksesta pidättämisestä muissa tilanteissa on säännökset KVhL:n 47 :n 2 ja 3 momenteissa. Virantoimituksesta pidättäminen edellyttää aina viranhaltijan kuulemista (kohta 2.1.6). 2.1.6 Viranhaltijan kuuleminen Viranhaltijalle on todisteellisesti varattava tilaisuus tulla kuulluksi seuraamuksen määräämisen syistä perusteluineen. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 43 :ssä säädetään virkasuhteen päättämismenettelystä ja viranhaltijan kuulemisesta ennen irtisanomista tai purkamista. 5
Ennen kuin irtisanomisesta, purkamisesta tai virantoimituksesta pidättämisestä tehdään päätös, asiasta on viranhaltijan pyynnöstä ilmoitettava ao. pääluottamusmiehelle. Viranhaltija voi häntä kuultaessa käyttää avustajaa. Oikeudesta käyttää avustajaa on ilmoitettava viranhaltijalle. Tällainen avustaja voi olla esimerkiksi luottamusmies tai työtoveri. Kuulemistilaisuus järjestetään mahdollisimman nopeasti asian tultua ilmi, jotta voidaan toimia 14 vuorokauden sisällä siitä, kun rikkomus on tullut työnantajan tietoon. Prosessi etenee seuraavasti: 1. Esimies keskustelee asianosaisen kanssa ja kertoo asian tulleen hänen tietoonsa. Esimies tuo esiin sen, että hän keskustelee mallin mukaan esimiehensä ja henkilöstöpäällikön kanssa ja yhdessä arvioidaan eteneekö asia varoitusmenettelyyn. 2. Esimies on heti tilanteen sattuessa tai asian tullessa ilmi yhteydessä omaan esimieheensä ja henkilöstöpäällikköön. 3. Esimies toimittaa asiaan liittyvän dokumentaation omalle esimiehelleen ja henkilöstöpäällikölle tutustuttavaksi. 4. Päätös kuulemisesta tehdään yhdessä kokonaistilanne huomioon ottaen. 5. Esimies lähettää kutsun kuulemiseen. Kuulemistilaisuus tulee olla noin viikon sisällä kutsun lähettämisestä. Kutsussa on selkeästi ilmoitettava, a. kuulemisen ajankohta ja paikka b. mistä henkilöä kuullaan (tapahtuma, tapahtumat) c. miten asia/tapahtuma rikkoo viranhaltijan velvollisuuksista kirjattua tai määriteltyjä toimintatapoja d. että harkitaan irtisanomista, purkamista tai virantoimituksesta pidättämistä e. mahdollisuus käyttää tukihenkilöä, esim. luottamusmiestä kuulemisessa 6. Kuulemiseen kutsutaan asianosainen (ja hänen tukihenkilö tai työsuojeluvaltuutettu/luottamusmies, jos henkilö niin toivoo). Läsnä ovat esimies ja hänen esimiehensä ja sovittaessa henkilöstöpäällikkö. 7. Toimenpide voidaan päättää jo kuulemistilaisuudessa, jos kuulemisessa ei tule ilmi asiaa muuttavia tai siihen oleellisesti vaikuttavia asioita eikä henkilöä voida sijoittaa muihin tehtäviin. 8. Päätöksen allekirjoittaa esimiehen esimies. Poikkeukset on kirjattu HS 19 :n. 2.1.7 Viranhaltijalle tiedoksi saattaminen Viranhaltijalle päätös (pöytäkirjanote oikaisuvaatimusohjeineen) rangaistusluontoisesta seuraamuksesta (irtisanominen, purkaminen, virantoimituksesta pidättäminen) on annettava tiedoksi henkilökohtaisesti tai jollei tämä ole mahdollista, saadaan päätös antaa tiedoksi lähettämällä päätös kirjeitse (KVhL 43 ). Näin ollen nämä on aina tehtävä viranhaltijapäätöksinä dynastiassa. Mainituista päätöksistä on käytävä ilmi rangaistusluontoisen seuraamuksen syyt sekä virkasuhteen päättämistapauksessa palvelussuhteen päättymispäivä. 6
2.2 Työsopimussuhteiset Työsopimuslain kolmannessa luvussa kerrotaan työntekijöiden velvollisuuksista. Näitä velvollisuuksia sekä työpaikalla noudatettavaa järjestystä, lakeja tai muita määräyksiä vastaan tehdystä rikkomuksesta on seurauksena: 2.2.1 Suullinen työnjohdollinen huomautus Vähäiseksi katsottavasta rikkomuksesta tai laiminlyönnistä asianomainen esimies voi antaa suullisen työnjohdollisen huomautuksen. Esimiehen on hyvä kirjata suullinen huomautus annetuksi ja ottaa tuohon myös työntekijän kuittaus, jotta henkilö varmasti ymmärtää asian vakavuuden (jos kirjallisesti, niin kopio asianosaiselle). Esimies voi myös pyytää oman esimiehensä todistamaan huomautuksen antamista. Usein suullinen huomautus seuraa siitä, että esimiehen korjaavaa palautetta ei ole huomioitu. 2.2.2 Kirjallinen varoitus TSL:n 7 luvun 2 :n 3 momentin mukaan työntekijää, joka on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei pääsääntöisesti saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoitus annetaan kirjallisesti ja siinä todetaan - työntekijän laiminlyönti tai moitittava menettelytapa sekä - se, millä tavoin työntekijän tulee menetellä korjatakseen virheensä sekä - se, mitä seuraa, jos vastaava toistuu Varoitus annetaan työntekijälle todisteellisesti (asianosaisen allekirjoitus) siten, että työnantaja pystyy jälkikäteen todistamaan mistä seikasta, millä perustein ja milloin varoitus on annettu. Jos työntekijälle on annettu varoitus, saman tai samantyyppisen rikkomuksen toistuessa voidaan irtisanomisperusteena vedota aiemmin annettuun varoitukseen, ellei varoituksen antamisesta ole kulunut niin pitkää aikaa, että sen on katsottava menettäneen merkityksensä. Aiemmin annetun varoituksen merkityksen lakkaamiselle ei ole laissa säädetty täsmällistä määräaikaa, koska varoitusta koskeva säännös on tarkoitettu kokonaisharkintaa edellyttäväksi joustavaksi normiksi. Naantalin kaupungissa on käytössä toimintatapa, jossa työntekijää kuullaan ennen varoituksen antamista. Tämä toimintatapa ei ole käytössä kaikissa kunnissa, mutta Naantalissa tavoitteena on aito henkilöstön kuuleminen ja tasapuolinen kohtelu. Jos työntekijä katsoo, että työnantajan kuulemisen jälkeen antama kirjallinen varoitus on aiheeton, hän voi välittömästi varoituksen antamisen jälkeen esittää työnantajalle kirjallisesti näkemyksensä asiassa. Työnantajan tulee säilyttää työntekijälle annettua kirjallista varoitusta sekä hänen asiassa antamaa kirjallista näkemystä koskevat asiakirjat kaksi vuotta varoituksen antamisesta. 7
Kirjallisen varoituksen antaminen etenee seuraavasti: 1. Esimies keskustelee asianosaisen kanssa ja kertoo asian tulleen hänen tietoonsa. Esimies tuo esiin sen, että hän keskustelee mallin mukaan esimiehensä ja henkilöstöpäällikön kanssa ja yhdessä arvioidaan eteneekö asia varoitusmenettelyyn. 2. Esimies on heti tilanteen sattuessa tai asian tullessa ilmi yhteydessä omaan esimieheensä ja henkilöstöpäällikköön. 3. Esimies toimittaa asiaan liittyvän dokumentaation omalle esimiehelleen ja henkilöstöpäällikölle tutustuttavaksi. 4. Päätös kuulemisesta tehdään yhdessä kokonaistilanne huomioon ottaen. 5. Esimies lähettää kutsun kuulemiseen. Kuulemistilaisuus tulee olla noin viikon sisällä kutsun lähettämisestä. Kutsussa on selkeästi ilmoitettava, a. kuulemisen ajankohta ja paikka b. mistä henkilöä kuullaan (tapahtuma, tapahtumat) c. miten asia/tapahtuma rikkoo viranhaltijan velvollisuuksista kirjattua tai määriteltyjä toimintatapoja d. että harkitaan kirjallisen varoituksen antamista e. mahdollisuus käyttää tukihenkilöä, esim. luottamusmiestä kuulemisessa 6. Kuulemiseen kutsutaan asianosainen (ja hänen tukihenkilö tai työsuojeluvaltuutettu/luottamusmies, jonka asianosainen itse kutsuu tilaisuuteen). Läsnä ovat esimies ja hänen esimiehensä ja sovittaessa henkilöstöpäällikkö. 7. Kuulemisen jälkeen päätetään varoituksen antamisesta. Varoitus voidaan antaa jo kuulemistilaisuudessa, jos kuulemisessa ei tule ilmi asiaa muuttavia asioita. 8. Varoituksen allekirjoittaa asianosaisen esimiehen esimies. Poikkeukset kirjattu HS 19 :n. Edellä kuvatulla toimintatavalla varmistetaan se, että Naantalin kaupungin henkilöstö tulee kohdelluksi samalla tavalla riippumatta virastosta ja esimiehestä. Tämä varmistaa henkilöstön tasapuolisen kohtelun erilaisissa tilanteissa. Jos työntekijä katsoo, että työnantajan antama kirjallinen varoitus on aiheeton, työntekijä voi välittömästi varoituksen antamisen jälkeen esittää työnantajalle kirjallisesti näkemyksensä asiassa. Työnantajan tulee säilyttää työntekijälle annettua kirjallista varoitusta sekä työntekijän asiassa antamaa kirjallista lausuntoa koskevat asiakirjat kaksi vuotta varoituksen antamisesta. 2.2.3 Irtisanominen Työntekijän henkilöstä johtuvissa irtisanomisissa henkilöä on pääsääntöisesti ensin varoitettava ja vasta sitten, jos työntekijä tai viranhaltija ei korjaa menettelyään, henkilö voidaan irtisanoa. Naantalissa on käytäntönä se, että annetaan tarvittaessa yksi varoitus ja toinen varoitus johtaa irtisanomiseen. Jos irtisanomisen perusteena on niin vakava työsuhteeseen liittyvä rikkomus, että työntekijän olisi ilman varoitustakin tullut ymmärtää menettelyn moitittavuus, ei varoituksen 8
antaminen ole irtisanomisen edellytyksenä. Myöskään uudelleensijoittamisvelvollisuuden selvittämistä ei vaadita, jos irtisanomisen perusteena on niin vakava työsuhteeseen liittyvä rikkomus, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää työsopimussuhteen jatkamista. Rikkomukset, joiden seurauksena saattaa olla työntekijän irtisanominen tai palvelussuhteen purkaminen, on käsiteltävä viivytyksettä ottaen tapauksittain huomioon vallinneet olosuhteet. Kirjallinen varoitus on annettava työntekijälle kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun moitittava menettely tai laiminlyönti on tullut työnantajan tietoon. Irtisanominen on toimitettava kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun irtisanomisperuste on tullut työnantajan tietoon. Täsmällistä aikarajaa irtisanomiselle ei voida asettaa, vaan kohtuullinen aika voi vaihdella riippuen esimerkiksi siitä, kuinka kauan työnantajalla kuluu aikaa asian selvittelyyn. Toisaalta työnantajan ei ole kohtuullista vedota kuukausia aikaisemmin työnantajan tietoon tulleisiin seikkoihin, ainakaan, jos työntekijälle ei ole ilmoitettu, että asiaa vielä selvitetään. Koska irtisanominen edellyttää kuulemista, Naantalissa pyritään järjestämään kuuleminen kahden viikon sisälle siitä, kun asia on tullut työnantajan tietoon. 2.2.3.1 Toistaiseksi voimassa olevat työsopimukset Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen työnantaja voi irtisanoa vain asiallisesta ja painavasta syystä (vrt. purkamisperuste, perusteen tulee olla erittäin painava). Irtisanominen edellyttää aina työntekijän kuulemista. Työntekijän henkilöön liittyvät irtisanomisperusteet (7 luvun 2 ) Työsopimuslain irtisanomisperusteet voidaan jakaa kahteen ryhmään: a) työsopimuksesta tai laista johtuvien velvoitteiden vakava rikkominen tai laiminlyönti, joka olennaisesti vaikuttaa työntekijän työsuhteeseen, b) työntekijän henkilöön liittyvät työntekoedellytykset ovat muuttuneet niin oleellisesti, ettei työntekijä enää selviydy tehtävistään eikä hänelle voida tarjota muita tehtäviä. Työntekijän henkilöstä johtuvissa irtisanomisissa työntekijää on pääsääntöisesti ensin varoitettava ja vasta sitten, jos työntekijä ei korjaa menettelyään, työntekijä voidaan irtisanoa. Myös työntekijän henkilöön liittyvissä irtisanomistilanteissa työnantajan on kuulemisen yhteydessä selvitettävä, olisiko irtisanominen vältettävissä sijoittamalla työntekijä muuhun työhön. Jos irtisanomisen perusteena on niin vakava työsuhteeseen liittyvä rikkomus, että työntekijän olisi tullut ilman varoitustakin ymmärtää menettelyn moitittavuus, ei varoituksen antaminen ole irtisanomisen edellytyksenä. Myöskään uudelleensijoittamisvelvollisuuden selvittämistä ei vaadita, jos irtisanomisen perusteena on niin vakava palvelussuhteeseen liittyvä rikkomus, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista. 2.2.3.2 Määräaikaiset työsopimukset Määräaikainen työsopimus on molempia osapulia sitova, eikä sitä voi yksipuolisesti päättää. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia määräaikaiseen työsopimukseen liitettävästä 9
irtisanomisehdosta siten, että työsopimus päättyy ennen sovittua määräaikaa, mikäli työsopimus sitä ennen puolin tai toisin irtisanotaan. Jos näin ei ole sovittu, voidaan määräaikainen sopimus päättää vain yhteisesti niin sovittaessa. Tämä edellyttää sopimusta ja sen dokumentointia, jotta kumpikaan osapuoli ei voi jälkikäteen riitauttaa asiaa. Työnantajan tulee myös määräaikaisen työsopimuksen irtisanoessaan noudattaa laissa säädettyjä irtisanomisperusteita ja lain tai työehtosopimusten mukaisia irtisanomisaikoja ja - menettelyä. Irtisanominen edellyttää aina työntekijän kuulemista. Työsopimussuhteisten irtisanomisajat on määrätty KVTES:ssa ja TTES:ssa. Muissa virkaja työehtosopimuksissa viitataan KVTES:n säännöksiin. 2.2.4 Työsopimuksen purkaminen Työnantaja saa purkaa työsopimuksen noudatettavasta irtisanomisajasta tai työsopimuksen kestosta riippumatta päättyväksi heti vain erittäin painavasta syystä. Tällaisena syynä voidaan pitää työntekijän työsopimuksesta tai laista johtuvien, työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden niin vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa (8 luvun 1 ). Laissa ei ole esimerkkiluetteloa purkamisperusteista. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole ollut muuttaa purkamisperusteita koskevaa vakiintunutta oikeuskäytäntöä. TSL:n 8 luvun 2 :n mukaan purkamisoikeus raukeaa, jos työsopimusta ei ole purettu 14 päivän kuluessa siitä, kun sopijapuoli sai tiedon purkamisperusteen täyttymisestä. Määräajan laskeminen alkaa siitä, kun työnantaja tai vastaavasti työntekijä sai tosiasioihin perustuvan tiedon purkamisen perusteena olevista syistä. Jos julkisyhteisössä työsopimuksen purkamisesta päättää monijäseninen toimielin, purkamisoikeus ei raukea, jos esitys purkamisesta on toimitettu toimivaltaiselle toimielimelle 14 päivän määräajan kuluessa. Toimielimen on käsiteltävä asia ilman aiheetonta viivytystä. Mainittu 14 päivän määräaika alkaa kulua siitä, kun purkamisen peruste on tullut työntekijän esimiehen eli ao. työnantajan edustajan tietoon. 2.2.5 Työsopimuksen purkautuneena pitäminen Jos työntekijä on ollut poissa työstä vähintään seitsemän kalenteripäivää ilmoittamatta sinä aikana työnantajalle pätevää syytä poissaololleen, työnantaja saa käsitellä sopimusta purkautuneena poissaolon alkamisesta lukien (8 luku 3 ). Jos poissaolosta ei ole voitu ilmoittaa toiselle osapuolelle hyväksyttävän esteen vuoksi, työsopimuksen purkautuminen peruuntuu. Ensisijainen toimenpide on oikeuskäytännön ja hyvän avoimen vuorovaikutuksen perusteella se, että työntekijältä pyydetään selvitystä poissaolosta. Jos henkilöä ei tavoiteta tai hän kieltäytyy toimittamasta selvitystä poissaolosta, voidaan harkita työsopimuksen purkautuneena pitämistä. 10
2.2.6 Päättävä viranomainen Työsopimussuhteen päättymisestä päättää se viranomainen, joka ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen eli esimiehen esimies. 2.2.7 Työsopimussuhteisen kuuleminen Rikkomuksen käsittelyssä edellytetään aina, että asianomaiselle varataan todisteellisesti (kutsu toimitetaan henkilökohtaisesti, mahdolliset todistajat) mahdollisuus tulla kuulluksi ennen irtisanomis- tai purkamispäätöksen tekoa. Kuulemisvelvoitetta ei kuitenkaan ole siinä tapauksessa, että työsopimus todetaan purkautuneeksi syytä ilmoittamatta tapahtuneen vähintään viikon poissaolon takia. Ennen irtisanomis- tai purkamispäätöksen tekemistä asiasta on työntekijän pyynnöstä ilmoitettava ao. pääluottamusmiehelle. Työntekijällä on oikeus häntä kuultaessa käyttää avustajaa. Oikeudesta käyttää avustajaa on ilmoitettava työntekijälle. Tällainen avustaja voi olla esimerkiksi luottamusmies tai työtoveri. Prosessi etenee seuraavasti: Kuulemistilaisuus järjestetään mahdollisimman nopeasti asian tultua ilmi, jotta voidaan toimia 14 vuorokauden sisällä siitä, kun rikkomus on tullut työnantajan tietoon. Prosessi etenee seuraavasti: 1. Esimies keskustelee asianosaisen kanssa ja kertoo asian tulleen hänen tietoonsa. Esimies tuo esiin sen, että hän keskustelee mallin mukaan esimiehensä ja henkilöstöpäällikön kanssa ja yhdessä arvioidaan eteneekö asia varoitusmenettelyyn. 2. Esimies on heti tilanteen sattuessa tai asian tullessa ilmi yhteydessä omaan esimieheensä ja henkilöstöpäällikköön. 3. Esimies toimittaa asiaan liittyvän dokumentaation omalle esimiehelleen ja henkilöstöpäällikölle tutustuttavaksi. 4. Päätös kuulemisesta tehdään yhdessä kokonaistilanne huomioon ottaen. 5. Esimies lähettää kutsun kuulemiseen. Kuulemistilaisuus tulee olla noin viikon sisällä kutsun lähettämisestä. Kutsussa on selkeästi ilmoitettava, a. kuulemisen ajankohta ja paikka b. mistä henkilöä kuullaan (tapahtuma, tapahtumat) c. miten asia/tapahtuma rikkoo työntekijän velvollisuuksista kirjattua tai määriteltyjä toimintatapoja tai miten työntekijän tilanne estää työnteon d. että harkitaan työsuhteen irtisanomista/purkamista e. mahdollisuus käyttää tukihenkilöä, esim. luottamusmiestä kuulemisessa 6. Kuulemiseen kutsutaan asianosainen (ja hänen tukihenkilö tai työsuojeluvaltuutettu/luottamusmies, jos henkilö niin toivoo). Läsnä ovat esimies ja hänen esimiehensä ja sovittaessa henkilöstöpäällikkö. 7. Toimenpide voidaan päättää jo kuulemistilaisuudessa, jos kuulemisessa ei tule ilmi asiaa muuttavia tai siihen oleellisesti vaikuttavia asioita eikä henkilöä voida siirtää muihin tehtäviin (purku ei edellytä tätä). 8. Päätöksen allekirjoittaa esimiehen esimies. 11
2.2.8 Tiedoksi antaminen Työsopimuksen päättämisilmoitus (irtisanominen, purkaminen, purkautuneena pitäminen) on annettava työntekijälle tiedoksi henkilökohtaisesti tai jollei se ole mahdollista kirjeitse tai sähköisesti (telekopio, telepalvelu ja sähköposti, ei kuitenkaan matkapuhelimen tekstiviesti). (TSL 9 luku 4 ) Mainituista päätöksistä on käytävä ilmi rangaistusluontoisen seuraamuksen syyt sekä työsuhteen päättämistapauksessa palvelussuhteen päättymispäivä. 3. Esimerkkejä rangaistusluontoisten seuraamusten antamisesta 3.1 Viranhaltijalle tai työntekijälle annettava kirjallinen varoitus Viranhaltijalle tai työntekijälle annettava kirjallinen varoitus annetaan muun muassa silloin, kun suullinen työnjohdollinen huomautus viranhaltijalle tai työntekijälle eivät ole tehonneet taikka ensikertainen rikkomus ei ole vähäinen. Viranhaltijalle tai työntekijälle annettavassa kirjallisessa varoituksessa on todettava myös se, että jos rikkomus tai laiminlyönti uusiutuu, palvelussuhde voidaan irtisanoa tai purkaa. Viranhaltijalle tai työntekijälle voidaan antaa rikkomuksen vakavuudesta ja laadusta riippuen joko suullinen työnjohdollinen huomautus tai kirjallinen varoitus esim. seuraavissa tapauksissa: luvaton poistuminen työpaikalta kesken työajan alkoholia tai muita päihteitä koskevien kieltojen rikkominen enintään työpäivän kestävä poissaolo ilman hyväksyttävää syytä jatkuva myöhästyminen työvälinen epäasiallinen käyttö tai niiden ohjeiden vastainen käyttö tai käyttämättä jättäminen (mm. työturvallisuus ohjeiden noudattamatta jättäminen) tai muu vastaavantasoinen määräysten tai ohjeiden tahallinen rikkominen tai laiminlyöminen. Epäasiallinen tai ammattimainen käytös 3.2 Hoitoon ohjaus Naantalin kaupungin päihdeohjelmassa (KH 25.10.2004) on määritelty tarkasti, miten Naantalin kaupungissa toimitaan erilaisissa tilanteissa. Päihdeongelman tullessa esiin mahdollisesti työpaikalla, ensisijainen toimenpide on akuutin tilanteen hoitaminen ja sen jälkeen asian puheeksiottaminen. Jos tilanne toistuu, edetään hoitoonohjauksessa ja annetaan henkilölle varoitus. Näin edetään myös, jos tilanne edelleen toistuu. Vasta kahden varoituksen jälkeen arvioidaan perusteita palvelussuhteen päättämiselle. Näissä noudatetaan ylläkuvattua kuulemismenettelyä. 12