A. YLEISET PERIAATTEET A1 KIRJANPITOVELVOLLISUUS 1.1 Ketkä ovat kirjanpitovelvollisia? Kirjanpitolain 1 luvun mukaan oikeushenkilöllä on kirjanpitovelvollisuus. Kirjanpitovelvollisia ovat aina muun muassa osakeyhtiöt asunto-osakeyhtiöt osuuskunnat avoimet yhtiöt kommandiittiyhtiöt yhdistykset ja säätiöt. UKPL: Luonnollinen henkilö on myös kirjanpitovelvollinen harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Koskee myös liikkeen- ja ammatinharjoittajan kuolinpesää ja konkurssipesää, jos se jatkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan toimintaa. Maatilataloutta tai kalastusta harjoittava luonnollinen henkilö ei ole kirjanpitovelvollinen tästä toiminnastaan. Jos maatilataloutta kuitenkin harjoitetaan yhtiömuodossa esimerkiksi osakeyhtiönä tai muuna yhteisönä tai säätiönä, myös maatilatalouden harjoittaja on kirjanpitovelvollinen. Henkilörahastot ovat myös kirjanpitovelvollisia. Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen henkilöstörahaston tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta sekä arvonmäärityksestä 11.6.2013. 1.2 Kirjanpitovelvollisuuden alkaminen Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun liike- tai ammattitoimintaa on ryhdytty harjoittamaan. Jos liiketoimintaa ei ole vielä ryhdytty harjoittamaan, alkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yksityisliike on merkitty viranomaisten rekistereihin (KILA 1756/2005 Toiminimen kirjanpitovelvollisuudesta sekä tulotositetta koskevista vaatimuksista) ja avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yhtiömiehet ovat tehneet sopimuksen toiminnan harjoittamisesta avoimena yhtiönä tai kommandiittiyhtiönä (KILA 1757/2005 Kirjanpitovelvollisuuden alkamispäivästä yrityksissä). Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustettavan yhtiön osakkeiden merkintäpäivästä. Osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustamiskirjan päivämäärästä. Jos toiminta on kuitenkin aloitettu ennen tätä ja osakeyhtiö tai osuuskunta ottaa vastatakseen toimista, osakeyhtiön tai osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa jo ensimmäisen liiketapahtuman syntymisestä (KILA 1757/2005 Kirjanpitovelvollisuuden alkamispäivästä yrityksissä). Yhdistyksen kirjanpitovelvollisuus alkaa yhdistyksen perustamiskirjan allekirjoituspäivästä. Säätiön kirjanpitovelvollisuus alkaa säätiön rekisteröimispäivästä, ellei perustettava säätiö ryhdy liiketoiminnan harjoittamiseen jo aikaisemmin (KILA 1757/2005 Kirjanpitovelvollisuuden alkamispäivästä yrityksissä). 1.3 Pieni kirjanpitovelvollinen Kirjanpitolain säännökset eivät koske kaikkia kirjanpitovelvollisia yhtä laajasti. Niin sanotut pienet kirjanpitovelvolliset saavat helpotuksia tilinpäätöksen sisältöä koskeviin säännöksiin. Pieni kirjanpitovelvollinen voi esittää tilinpäätöksessä taseen lyhennetyssä muodossa. Myös liitetietojen määrää on pienten kirjanpitovelvollisten osalta helpotettu. Kaikkein pienimmät kirjanpitovelvolliset voivat esittää myös liikekaavan mukaan laatimansa tuloslaskelman lyhennetyssä muodossa (ks.e8 Tuloslaskelmakaavat) Pienen kirjanpitovelvollisen ei yleensä tarvitse liittää tilinpäätökseensä toimintakertomusta. Jos osakeyhtiö, joka on pieni kirjanpitovelvollinen, ei laadi toimintakertomusta, sen on ilmoitettava tilinpäätöksen liitetietona ne tiedot, jotka osakeyhtiölaki vaatii ilmoitettavaksi toimintakertomuksessa. Asunto-osakeyhtiöllä ei ole tätä mahdollisuutta, vaan sen on laadittava toimintakertomus, vaikka se olisi pieni kirjanpitovelvollinen. Yhtiömuodosta riippuen pieni kirjanpitovelvollinen voi olla vapautettu myös tilinpäätöksen rekisteröinnistä kaupparekisteriin (katso rekisteröinnistä tarkemmin E 14 Tilinpäätöksen rekisteröinti). Pienet kirjanpitovelvolliset ovat saaneet helpotuksia myös suunnitelman mukaisten poistojen tekemiseen (kts. Kirjanpitolautakunnan yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007 luku 11). Kirjanpitovelvollinen on pieni kirjanpitovelvollinen, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt seuraavista rajoista enintään yksi. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 12 000 000 euroa (7 3000 000 euroa 31.12.2015 saakka) taseen loppusumma 6 000 000 euroa (3 650 000 euroa 31.12.2015 saakka) palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä. A2 KIRJANPIDON TEHTÄVÄ Kirjanpito pitää erillään yrityksen rahat, tulot ja menot yrittäjän omista rahoista, tuloista ja menoista sekä samalla muiden yritysten rahoista, tuloista ja menoista.
Kirjanpito on verotuksen perusta. Liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestykseen (peruskirjanpito) ja asiajärjestykseen. Kahdenkertaista kirjanpitoa laativien kirjanpitovelvollisten päädokumentti on tilinpäätös. A4 AMMATTIHARJOITTAJAN KIRJANPITO, UKPL EI VOIMASSA Ainoan poikkeuksen kahdenkertaisen kirjanpidon vaatimukseen muodostavat ammattitoimintaa harjoittavat yksityishenkilöt, jotka voivat hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertaisena, muistiinpanotyyppisenä kirjanpitona. Ammattitoiminta eroaa liiketoiminnasta siten, että se on yleensä liiketoimintaa pienimuotoisempaa. Ammattitoiminta ei sido merkittäviä pääomia, vaan kyseessä on yrittäjän oman osaamisen myyminen. Palkattua henkilökuntaa ei useinkaan ole ja toimintaa voidaan harjoittaa kotoa käsin tai asiakkaiden tiloissa. Ammatinharjoittajan yhdenkertaista kirjanpitoa koskevat säännökset löytyvät kirjanpitolain 7 luvusta. Ammatinharjoittajan ei tarvitse laatia tasetta, mutta hänen on liitettävä tilinpäätökseensä eritellyt luettelot tilikauden päättyessä olleesta ammattia varten hankitusta vaihto-omaisuudesta ja pysyvistä vastaavista samoin kuin ammatista johtuneista saamisista ja veloista sekä varauksista. Vähänkään merkittävämpää ammattitoimintaa harjoittavan yrittäjän kannattaa kuitenkin pitää kahden-kertaista kirjanpitoa, jolloin kirjanpidosta saadaan myös täydellinen tase. Tietoja tarvitaan veroilmoituksessa. Nykyisessä verojärjestelmässä osa ammattitoiminnan tuloista katsotaan pääomatuloksi. Pääomatulo-osuus lasketaan veroilmoituksessa ilmoitetun nettovarallisuuden (varat - velat) perusteella. UKPL: LUONNOLLISEN HENKILÖN KIRJANPITO Luonnollinen henkilö, maatilatalouden ja kalastuksen harjoittajaa lukuun ottamatta on kirjanpitovelvollinen harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnastaan. Nämä voivat hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertaisena, muistiinpanotyyppisenä kirjanpitona tietyin edellytyksin. Yhdenkertaisen kirjanpidon edellytykset ovat: päättyneellä sekä sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi: 25 E6 taseen loppusumma 100 000 25 E6 liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 200 000 25 E6 henkilökuntaa tilikaudella keskimäärin 3. Tilinpäätösvelvollisuus tulee kun kaksi seuraavista rajoista on ylittynyt tiliakduella ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella 25 E6 taseen loppusumma 350 000 25 E6 liikevaihto 700 000 25 E6 henkilökuntaa tilikaudella keskimäärin 10. Ammatin- ja liikkeenharjoittajan tilikausi on aina kalenterivuosi. Jos noudatetaan kahdenkertaista kirjanpitoa, voi tilikausi erota kalenterivuodesta. Tällaiselta tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. A5 HYVÄ KIRJANPITOTAPA Kirjanpitovelvollisen tulee noudattaa kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa. Hyvää kirjanpitotapaa ei ole mahdollista täsmällisesti määritellä, ei lainsäädännössä kuin muutoinkaan. Yleisesti hyvä kirjanpitotapa tarkoittaa sitä, että kirjanpitoa pidetään kirjanpidon yleisten periaatteiden sekä asiaan kuuluvien lakien mukaisesti. Lainsäädännöstä on huomioitava muun muassa kirjanpitoa koskeva lainsäädäntö, kirjanpitovelvollisen yhtiömuotoa koskeva yhtiöoikeudellinen lainsäädäntö sekä verolainsäädäntö. 5.1 Kirjanpito- ja verolainsäädännön yhteys Verolainsäädäntö on usein keskeisessä asemassa ohjaamassa kirjanpitovelvollisen kirjanpidossa tekemiä ratkaisuja, esimerkkinä vaikkapa pysyviin vastaaviin kirjatun omaisuuden poistot tilinpäätöksessä. Kirjanpitoa on kuitenkin pidettävä ensisijaisesti kirjanpitolainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Silloin kun kirjanpito- ja verolainsäädäntö poikkeavat toisistaan, on kirjanpidossa noudatettava kirjanpitosäännöksiä. Mahdolliset oikaisut verotusta varten tehdään kirjanpidon ulkopuolella, esimerkiksi veroilmoituksessa. Oikaisut voivat koskea kirjanpidon kuluiksi kirjattuja eriä, joita verotuksessa ei hyväksytä vähennettäväksi (esim. tuloverot, edustuskulut, sakot yms.). Oikaisut voivat koskea myös tuottoja, jotka sisältyvät tilikauden tulokseen ja ovat verovapaita (esim. palautettava yhteisökorko). Verotuksessa käytössä oleva tulolähdejako (elinkeinotoiminnan tulolähde, henkilökohtaisen tulon tulolähde, maatalouden tulolähde) edellyttää, että eri tulolähteiden tulot ja menot on pidettävä erillään. Eri tulolähteitä verotetaan eri lakien mukaan. Jos osa yrityksen toiminnasta lasketaan kuuluvaksi TVL:n mukaan verotettavaan henkilökohtaisen tulon tulolähteeseen, tämän tulolähteen tulot ja menot on pidettävä erillään EVL:n mukaan verotettavan elinkeinotoiminnan tulolähteen tuloista ja menoista. TVL-tulolähteessä eli henkilökohtaisessa tulolähteessä verotettavaa tuloa on esimerkiksi: kiinteistöjen ja huoneistojen vuokrauksesta ulkopuolisille saadut vuokratulot osakaslainasta saadut korkotulot pitkäaikaisessa omistuksessa olevista pörssiosakkeista saadut osinko- ja muut tulot
Näihin tuloihin liittyvät menot on myös huomioitava kyseisen tulolähteen verotuksessa. Jos TVL-tulolähteen tulos on tappiollinen, tappiota ei saa vähentää elinkeinotoiminnan tulolähteen voitosta. Kirjanpito on syytä järjestää niin, että eri tulolähteiden tulot ja menot on vaivatta selvitettävissä esimerkiksi erillisten tilien tai kustannuspaikkojen avulla. 5.2 Kirjanpitolautakunta Hyvää kirjanpitotapaa ohjaa työ- ja elinkeinoministeriön yhteydessä toimiva kirjanpitolautakunta, joka antaa ohjeita ja lausuntoja kirjanpitolainsäädännön soveltamisesta. Kirjanpitolautakunta voi myös erityisistä syistä myöntää poikkeuksia kirjanpitovelvollisille, esimerkiksi tilinpäätöksen laatimisaikaa koskeviin säännöksiin. Kirjanpitolautakunta antaa merkittäväksi katsomissaan asioissa yleisohjeita, jotka koskevat laajasti useimpia kirjanpitovelvollisia. Lautakunta on antanut yleisohjeita esimerkiksi suunnitelman mukaisista poistoista, tuloslaskelmien ja taseiden esittämisestä, valuuttamääräisten erien käsittelystä ja arvonlisäverojen käsittelystä kirjanpidossa. Merkittävimmät yksittäistä kirjanpitovelvollista koskevat lausunnot julkaistaan ja siten nekin ohjaavat esimerkiksi samalla toimialalla toimivien yritysten kirjanpitokäytäntöä ja siten vaikuttavat hyvän kirjanpitotavan sisältöön. Lautakunta on lisäksi pyrkinyt muotoilemaan uusimmat lausuntonsa siten, että niillä olisi kysyjän kirjanpitoa laajempaakin merkitystä. Kirjanpitolautakunnan antamat lausunnot ja yleisohjeet löytyvät verkko-osoitteesta www.tem.fi/yritykset/kirjanpito/ kirjanpitolautakunta. A6 TILIKAUSI 6.1 Ensimmäinen tilikausi Kirjanpitovelvollisen ensimmäinen tilikausi alkaa sinä päivänä, jona kirjanpitovelvollisuus syntyy. Ensimmäinen tilikausi alkaa siten yleensä joko sinä päivänä, jolloin ensimmäinen liiketapahtuma on syntynyt, tai sinä päivänä, jona perustamissopimus tai perustamiskirja on allekirjoitettu (A1 Kirjanpitovelvollisuuden alkaminen, KILA 1757/2005). 6.2 Tilikauden valinta Kirjanpitolain 1 luvun 4 pykälän mukaan tilikausi on 12 kuukautta. Tilikauden ei kuitenkaan yleensä tarvitse olla kalenterivuosi, vaan tilikausi voi poiketa kalenterivuodesta kirjanpitovelvollisen niin halutessa. Tilikausi voi alkaa esimerkiksi heinäkuun ensimmäisenä päivänä ja loppua seuraavan vuoden kesäkuun viimeisenä päivänä. Toimintaa aloitettaessa tai sitä lopetettaessa taikka tilikauden päättymispäivää muutettaessa tilikauden pituus voi poiketa 12 kuukaudesta. Tilikausi saa tällöin olla 12 kuukautta lyhempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukauden mittainen. Tilikauden minimipituutta toimintaa aloitettaessa, sitä lopetettaessa tai tilikauden päättymispäivää muutettaessa ei ole lainsäädännössä määrätty, mutta käytännössä tilikausi tuskin koskaan on kuukautta lyhyempi. Koska tilikauden normaalipituudeksi on määrätty 12 kuukautta, ei ole hyvän kirjanpitotavan mukaista vaihdella tilikauden päättymisajankohtaa jatkuvasti. Tilikauden päättymispäivän muutosten tulee olla poikkeuksia. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävän ammatinharjoittajan UKPL luonnollisen henkilön tilikausi on aina kalenterivuosi. Jos ammatin UKPL;- luonnollinen henkilö pitää kahdenkertaista kirjanpitoa, hän voi valita tilikautensa päättymisajankohdan kuten muutkin kirjanpitovelvolliset. Jos kirjanpitovelvollisella on eri liikkeitä, niillä tulee olla sama tilikausi. Säännös koskee esimerkiksi liikkeenharjoittajaa, jolla on kaksi liikettä eri paikkakunnilla. 6.3 Tilikauden pituuden ja päättymispäivän vaikutus tilinpäätökseen ja verotukseen Tilikauden pituus on otettava huomioon tilinpäätöstä laadittaessa. Ajan kulumiseen perustuvat erät esimerkiksi korot tai vuokrat tulee huomioida tilikauden pituuden mukaisina. Tilikauden pituus vaikuttaa myös poistojen määrään. Tasapoistoin poistettavasta käyttöomaisuudesta, esimerkiksi patenteista, tehdään 18 kuukauden mittaiselta tilikaudelta 1,5-kertaiset poistot normaaliin 12 kuukauden pituiseen tilikauteen verrattuna. Tällainen poisto hyväksytään myös verotuksessa. Menojäännöspoistojen osalta saadaan tehdä täydet poistot vaikka tilikausi olisi lyhyempi kuin 12 kk. Tilikauden päättymishetkellä on erityistä merkitystä verotuksessa. Verovuosi muodostuu niistä tilikausista, jotka ovat kalenterivuoden aikana päättyneet. Kahden tilikauden päättyessä saman kalenterivuoden aikana menojäännöspoistojen osalta verotuksessa hyväksytään näin ollen vain yhdet täysmääräiset poistot. Tilikauden pituus voi vaikuttaa myös siihen, mikä osa ammatin- tai liikkeenharjoittajan yritystulosta tai avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön yhtiömiehen elinkeinotoiminnan tulo-osuudesta verotetaan pääomatulona. Pääomatulo-osuutta laskettaessa laskentaprosenttina käytetään 20 %:n vuotuista tuottoa. Jos tilikausi on poikkeuksellisesti esimerkiksi 6 kk pituinen, laskentaprosenttina käytetään 10 %:a. Jos se on 18 kk pituinen, laskentaprosenttina käytetään 30 %:a. Esimerkki: Yrityksen tilikausi on alkanut helmikuun 2015 alussa ja päättynyt tammikuun 2016 lopussa. Tilikausi muutetaan päättyväksi kalenterivuoden lopussa 31.12.2016. Verovuosi muodostuu tällöin kahdesta tilikaudesta; tilikaudesta 1.2.2015-31.1.2016 ja tilikaudesta 1.2.2016-31.12.2016 eli verovuosi on 23 kuukauden mittainen.
Tilikauden päättymishetki määrää myös veroilmoituksen jättöajankohdan. Yhteisöjen (osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö) on annettava veroilmoituksensa neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta laskettuna. Esimerkiksi joulukuun lopussa tilikautensa päättävän osakeyhtiön on annettava veroilmoitus huhtikuun loppuun mennessä. Liikkeen- ja ammatinharjoittajat sekä elinkeinoyhtymät (avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö) antavat veroilmoituksensa verovuotta seuraavan vuoden huhtikuun alussa. Veroilmoituksen jättämiselle voi hakea pidennystä. Pidennystä haetaan lomakkeella Hakemus veroilmoituksen antamisajan pidentämiseksi hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään veroilmoituksen viimeisenä jättöpäivänä. Pyyntö on perusteltava (esimerkiksi sairaus tai oleskelu ulkomailla). Työkiireet eivät ole riittävä syy. Myöhässä jätetystä veroilmoituksesta seuraa veronkorotus, ellei jättöajalle ole saatu pidennystä. 6.4 Tilikauden muuttaminen Tilikauden muuttaminen edellyttää muotoseikkojen noudattamista. Osakeyhtiön tilikausi on määritelty joko yhtiöjärjestyksessä tai perustamissopimuksessa. Jos osakeyhtiön tilikautta halutaan muuttaa, yhtiökokouksen on päätettävä siitä. Jos tilikaudesta on määrätty yhtiöjärjestyksessä, yhtiöjärjestystä on muutettava. Osakeyhtiön tilikauden muutos tulee voimaan vasta sitten, kun uusi tilikausi on merkitty kaupparekisteriin. Jos tilikautta pidennetään, tilikauden muutos on merkittävä kaupparekisteriin ennen vanhaa tilikauden päättymispäivää. Jos tilikautta lyhennetään, uusi tilikausi on rekisteröitävä ennen uutta tilikauden päättymispäivää. Kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon (KILA 1842/2009), jonka mukaan poikkeaminen tilikauden pituutta koskevasta 12 kuukauden pääsäännöstä on tarkoitettu erityisiin tilanteisiin. Esimerkiksi omistussuhteiden muutos ja siitä johtuva raportointikauden mukauttaminen emoyhtiön tilinkauteen saattaa olla tällainen erityinen tilanne. Tilikauden muuttamisesta on ilmoitettava myös verovirastolle. Tilikautta pidennettäessä ilmoitus on tehtävä kaksi kuukautta ennen alkuperäistä tilinpäätöspäivää ja tilikautta lyhennettäessä kahta kuukautta ennen tilikauden uutta päättymispäivää. Ilmoitus verovirastolle ja kaupparekisterille tehdään muutosilmoituslomakkeella, joka on yritysmuodosta riippuen lomake Y4, Y5 tai Y6. Osakeyhtiön on täytettävä muutosilmoituslomakkeen lisäksi myös kaupparekisterin liitelomake 13 sekä liitettävä ilmoitukseen yhtiökokouksen päätös tilikauden muuttamisesta. A7 TILIKARTTA Kirjanpitovelvollisella tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty tililuettelo. Tilikartta muodostuu yksittäisistä tileistä ja tilien käsittelyyn liittyvistä kirjausperiaatteista. Jokaisen tilin sisältö on pidettävä sisällöltään samana. Tilin sisältöä voidaan muuttaa kuitenkin toiminnan kehittyessä tai muuttuessa tai muun erityisen syyn vuoksi. 7.1 Tilikartan tuottama informaatio Kirjanpitoa ei tule pitää vain lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi tai verottajaa varten. Tilikartan tulee ensisijaisesti palvella kirjanpitovelvollisen omia informaatiotarpeita. Kirjanpidosta saatavan tiedon hyödyntämisen mahdollistamiseksi tilikartan tulee olla riittävän laaja. Hyvin suunniteltu kirjanpitojärjestelmä palvelee yritysjohdon suunnittelu-, seuranta- ja valvontatarpeita riittävällä tarkkuudella. Tilikartta eli tililuettelo on kirjanpidon perusrunko, jonka tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty. Siitä on myös ilmettävä tilien sisältö. Hyvin suunniteltu tilikartta palvelee yrityksen seurantatarpeita ilman sisäistä laskentaakin. Systemaattisen tiedon keruu on tärkeää arvioitaessa yrityksen tuotto- ja kulurakenteita, eri tuotteiden kannattavuutta tai yrityksen rahoitusrakennetta. Pääkirjanpidon avulla voidaan seurata: yrityksen tuottoja (mm. asiakkaiden, alueiden, tuoteryhmien, tuotteiden, myymälöiden, myyjien mukaisesti) yrityksen kulurakennetta (erityyppisten kulujen määriä sekä niiden jakautumista edelleen osastoille, projekteille, työntekijöille jne.) tuoteryhmien ja tuotteiden kannattavuutta (mm. eri tuotteiden erilaiset katteet) rahoitusta (luotonantajien mukaisesti tai rahan käyttöä rahoituslaskelmien avulla) Kirjanpitovelvollisen ulkoisille sidosryhmille eli muun muassa rahoittajille, verottajalle ja muille viranomaisille kirjanpito tuottaa tietoa erityisesti tilinpäätöksen kautta. Tämän mahdollistamiseksi tilikartan tulee palvella myös tilinpäätöksen laatijan tarpeita. Pienenkin yrityksen on syytä laatia tilikarttansa vähintään sellaisella tarkkuudella, että veroviranomaisille ja muille viranomaisille annettavissa ilmoituksissa tarvittavat tiedot ovat vaivatta saatavissa kirjanpidosta omilta tileiltään. Tämä ei kuitenkaan useinkaan riitä yrityksen sisäisiä tarpeita ajatellen. 7.2 Tilinumerointi
Tilikartta laaditaan usein tiliryhmittäin tuloslaskelman ja taseen ryhmäjärjestyksessä. Tilinumerointi on syytä tehdä loogisesti eteneväksi. Samoin tilinumerointi kannattaa tehdä riittävän väljäksi, jotta se mahdollistaa myöhemmin tarvittavien tilien lisäämisen tilikarttaan. Kirjanpitolain ja myös esimerkiksi osakeyhtiölain muutokset heijastuvat yritysten tilikarttoihin. Tuloslaskelman ja taseen eri ryhmien järjestystä, nimikkeistöä ja myös sisältöä saatetaan muuttaa. Näihin muutoksiin ei voi tilikartan suunnittelussa etukäteen varautua. Toimiva tilikartta voidaan kuitenkin muutostenkin jälkeen yleensä säilyttää entisellään, jos tilikartasta muokataan sopivia raportteja tilinpäätöstä varten. Tällöin on kuitenkin huolehdittava siitä, että pääkirjatilien yhteys tilinpäätökseen on riittävän selkeä, jotta voidaan varmistua kirjanpidon ja tilinpäätöksen oikeellisuudesta esimerkiksi tilintarkastuksessa ja mahdollisessa verotarkastuksessa. 7.3 Raportointikoodisto Yritysten hallinnollisen taakan keventämiseksi Suomessa ollaan siirtymässä yhtenäiseen sähköiseen talousraportointiin. Syksyllä 2010 julkaistu Raportointikoodisto (www.raportointikoodisto.fi) on standardi, joka ohjaa täydentämään tilikarttaa niin, että yrityksen lakisääteinen raportointi mm. veroviranomaisille ja Tilastokeskukselle saadaan automaattisesti kirjanpidosta. Koodistoa käyttöönotettaessa yrityksen tilikartta tulee kohdistaa raportointikoodiston koodeihin. Kohdistuksessa on huomioitava, että koodisto on laadittu niin, että sähköisesti annettavan veroilmoituksen tiedot tulevat automaattisesti oikeisiin kohtiin. Koodisto toimii myös opasteena kirjausten tekemisille. Raportointikoodiston käyttöönotto edellyttää tilikartan täydentämistä koodiston mukaisesti ja viranomaisille siirrettävän raportointikoodisto-raportin luomista kirjanpitoon. Pienissä yrityksissä Raportointikoodistoa on myös mahdollisuus käyttää suoraan tilikarttana. Kesällä 2013 valmistunut, raportointikoodiston pohjalta määritetty XBRL (extensible Business Reporting Language)-standardi helpottaa sähköistä viranomaisraportointia ja mahdollistaa tietojen tehokkaan uudelleenkäytön. XBRL-standardi kattaa tietosisällöltään tilinpäätösraportoinnissa koko tasekirjan, vuosiveroilmoitukset (6B, 62, 7A) sekä Tilastokeskuksen tarvitsemat tilinpäätöksiin liittyvät erittelyt. Standardin käyttöönotto edellyttää muutoksia taloushallinnon ohjelmistoihin. 7.4 Mallitilikartta Kirjanpitokansion mallitilikartaksi on valittu Liikekirjurin tilikartta (ks. luku A8). Liikekirjurin tilikartta on laajasti käytössä oleva tililuettelo, jota käytetään myös suurimpien suomalaisten kirjanpito-ohjelmien mallitilikarttana. Tilikartta on Kirjurituote Oy:n kehittämä ja ylläpitämä (ks. www.kirjurituote.fi). Tilikarttaan on saavilla erillinen kirjausohjeistus, jota markkinoi Kirjurituote Oy. Liikekirjurin tilikartta on rakennettu voimassa olevien tuloslaskelma- ja tasekaavojen mukaan. Tilikartta sisältää vaihtoehtoiset tilit eri yhtiömuodoille. Liikekirjurin tilikartta on saatavilla myös arvonlisäverotileillä laajennettuna (www.kirjurituote.fi) 7.5 Arvonlisäveron käsittely kirjanpidossa Arvonlisäverolain mukaan arvonlisäverovelvollisen on järjestettävä kirjanpitonsa niin, että siitä saadaan veron määräämistä varten tarvittavat tiedot. Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen arvonlisäveron kirjaamisesta 6.5.2008. Yleisohjeen mukaan kirjanpidosta on käytävä ilmi suoritettava arvonlisävero, vähennettävä arvonlisävero ja tilitettävä arvonlisävero. Näille on avattava omat tilinsä tilikarttaan. Suoritettavalla verolla tarkoitetaan sitä verokannan mukaista arvonlisäveroa, joka myynnistä, omaan käyttöön ottamisesta toisesta EU-maasta tehdystä tavaraostosta ja käännetyn verovelvollisuuden alaisesta palveluostosta on suoritettava. Vähennettävällä verolla tarkoitetaan sitä verokannan mukaista arvonlisäveroa, joka sisältyy hyödykkeen hankintahintaan ja jonka verovelvollinen saa vähentää ostaessaan toiselta verovelvolliselta tavaran tai palvelun. Vähennettäviä veroja ovat myös käännetyn verovelvollisuuden, maahantuonnin ja toisesta EU-maasta tehdyn tavaraoston perusteella suoritetut arvonlisäverot. Tilitettävällä verolla tarkoitetaan maksettavaa arvonlisäveroa, joka saadaan kun kaudelle kohdistetuista suoritettavista veroista vähennetään samalle kaudelle kohdistetut vähennettävät verot. Arvonlisäverovelvollinen yritys voi käsitellä veroa kirjanpidossaan ns. netto- tai bruttomenetelmällä tai näiden yhdistelmänä. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää, että kaikkien samalle tilille kirjattavien liiketapahtumien osalta sovelletaan samaa arvonlisäveron kirjausmenettelyä. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa esitetään molemmat kirjaustavat. Nettomenetelmässä kultakin tositteelta kirjataan arvonlisäveron määrä joko arvonlisäverosaamiseksi ostoista (vähennettävä arvonlisävero) tai arvonlisäverovelaksi myynneistä (suoritettava arvonlisävero). Ostojen arvonlisäverosaaminen ja myyntien arvonlisäverovelka yhdistetään kuukauden lopussa ja näin saadaan kauden tilitettävän arvonlisäveron määrä, joka on joko saamista tai velkaa. Itse tulo tai meno kirjataan nettomääräisenä eli ilman veron osuutta tulo- tai menotilille. Nettomenetelmässä arvonlisäveroa ei kirjata lainkaan tuloslaskelman tileille. Bruttomenetelmässä menojen ja tulojen kirjaukset tehdään asian mukaisille tileille bruttomääräisinä eli veron sisältävinä kokonaissummina. Kuukauden lopussa kultakin tililtä lasketaan arvonlisäveron määrä, jolla oikaistaan joko varsinaista tulo- tai menotiliä tai joka merkitään omalle tililleen kyseisen tiliryhmän arvonlisävero-oikaisuksi. Laskettu arvonlisäveron määrä merkitään lisäksi taseeseen arvonlisäverovelka tai - saamistilille. Veron määrä saadaan yleensä lasketuksi automaattisesti kirjanpito-ohjelman avulla.
Kirjanpito-ohjelmassa joudutaan yleensä ottamaan kantaa siihen, kumpaa menetelmää käytetään. Usein on mahdollista kirjata verolliset myynnit ja ostot bruttona ohjelman suorittaessa alv-kirjauksen automaattisesti. Automaattisessa alv-käsittelyssä ei yleensä pidä kirjata mitään tapahtumia käsin alv-tileille. 7.6 Arvonlisäveron raportointi Arvonlisäverolaki edellyttää, että kirjanpidosta voidaan johtaa kausiveroilmoituksella annetut tiedot. Kausiveroilmoituksella ilmoitettavien tietojen oikeellisuus on oltava tarkistettavissa. Eri verokantojen alaisten myyntien ja ostojen on oltava vaikeuksitta erotettavissa toisistaan pääkirjanpidossa. Kausiveroilmoituksella ilmoitetaan eri verokantojen mukaiset myyntien verot eriteltynä toisistaan. Tämän vuoksi eri verokantojen mukaisille liiketapahtumille on varattava tililuettelossa omat tilinsä. Näin ei kuitenkaan tarvitse tehdä silloin, jos kirjanpitojärjestelmän ohjaustietojen, esimerkiksi alv-koodien avulla voidaan erotella verokannoittain suoritettavaa tai vähennettävää arvonlisäveroa sisältävät veron määrään vaikuttavat liiketapahtumat. Kirjanpito-ohjelmista saa useimmiten kausiveroilmoituksen lisäksi alvtäsmäytysraportin, josta nähdään mistä liiketapahtumista ilmoituksen summat koostuvat. Alv-verokantojen muuttuessa kirjanpito-ohjelmaan saatetaan joutua lisäämään alv-koodeja tai tilejä. Koska verokanta määräytyy tavaran toimitus- tai palvelun suoritusajankohdan mukaan, aikaisempien verokantojen alaisia tapahtumia voidaan joutua käsittelemään kirjanpidossa vielä pitkään muutoksen jälkeen. Toimitusajankohdan verokantaa sovelletaan myös oikaisueriin ja luottotappioihin. Esimerkki: Yritys on toimittanut ja laskuttanut tavaraa lokakuussa 2012. Lasku kirjataan luottotappioksi maaliskuussa 2013. Luottotappiokirjauksessa sovelletaan toimitusajankohdan verokantaa, joka oli 23 %. Tavaran ostosta toisesta EU-maasta on pääsääntöisesti suoritettava arvonlisäveroa. Jos toisesta EU-maasta tehty osto tulee vähennykseen oikeuttavaan käyttöön, siitä ei synny tilitettävää veroa, koska suoritettavan ja vähennettävän veron määrät ovat yhtä suuret. Kausiveroilmoituksella on kuitenkin ilmoitettava vero tavaraostoista muista EU-maista. Vähennettävä vero sisällytetään kohdekuukauden vähennettäviin veroihin. Eri verokannan alaisille tavaraostoille muista EU-maista on varattava omat alv-koodinsa tai tilinsä tilikarttaan. 7.7 Kansainvälisen palvelukaupan arvonlisäverokäsittely Vuoden 2010 alusta kansainvälisessä palvelukaupassa on sovellettu säännöksiä, joiden mukaan palvelu on yleissäännön mukaan myyty maassa, jossa ostajan kiinteä toimipaikka sijaitsee. Myyjä lähettää verottoman laskun ja ostaja suorittaa veron omassa maassaan käännetyn verovelvollisuuden perusteella. Arvonlisäverovelvollisten on ilmoitettava erikseen kausiveroilmoituksella palvelumyynnit toisessa EU-maassa olevalle elinkeinonharjoittajalle. Näistä palvelumyynneistä on myös annettava yhteenvetoilmoitus kuukausittain samoin kuin tavaroiden yhteisömyynneistä. Raportoitavat EU:n sisäiset palvelumyynnit on kirjanpidossa erotettava muista myynneistä joko erillisten tilien tai alv-ohjauskoodien avulla. Käännetyn verovelvollisuuden alaiset palveluostot toisesta EU-maasta ilmoitetaan kausiveroilmoituksella erikseen, samoin näistä suoritettava vero. Vähennettävä vero sisällytetään kohdekuukauden vähennettäviin veroihin. Esimerkki: Suomalainen yritys ostaa marraskuussa 2014 irtaimeen esineeseen kohdistuvan työsuorituksen virolaiselta yritykseltä. Virolainen yritys lähettää verottoman laskun 10 000, suomalainen yritys suorittaa arvonlisäveron Suomessa. Koska palvelu on arvonlisäverotuksessa myös vähennyskelpoinen, veron maksuvelvollisuutta ei synny, Kausiveroilmoituksella ilmoitetaan: Vero palveluostoista muista EU-maista, 2 400. Sama summa, 2 400, sisältyy myös Kohdekuukauden vähennettäviin veroihin. Lisäksi kausiveroilmoituksella ilmoitetaan kohdassa Palveluostot muista EU-maista 10 000. Vähennettävän veron osalta on huomioitava arvonlisäverolainsäädännön yleiset määräykset vähennysoikeudesta. Jos ulkomailta ostettu palvelu kohdistuu esimerkiksi edustustilaisuuteen, vähennysoikeutta ei ole ja ostoon liittyvä alv kirjataan samalle tilille kuin itse kulu. Osaan palveluista sovelletaan kuitenkin poikkeussäännöksiä. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi majoituspalvelut, henkilökuljetuspalvelut, lyhytaikainen auton vuokraus. Nämä verotetaan siinä maassa jossa majoittuminen tai kuljetus suoritetaan tai vuokrattu auto luovutetaan ostajan käyttöön. Lasku sisältää tällöin toisen maan arvonlisäveron, jota voidaan ulkomaalaispalautusmenettelyn kautta hakea palautettavaksi, mikäli kulut ovat kyseisen maan lainsäädännön mukaan vähennyskelpoisia. Nämä on syytä pitää erillään muista palveluista kirjanpidossa. Poikkeussäännöksiä sovelletaan myös muihin kiinteistöön kohdistuviin palveluihin kuin yllämainitut majoituspalvelut. Esimerkiksi rakentamispalvelut ja kiinteistön suunnittelupalvelut verotetaan kiinteistön sijaintivaltiossa. Esimerkki: Virolainen arkkitehtitoimisto myy suomalaiselle yritykselle tämän Suomessa sijaitsevaan kiinteistöön kohdistuvan suunnittelupalvelun. Suomalainen yritys suorittaa veron palvelusta ja ilmoittaa sen kausiveroilmoituksella verona kotimaan myynnistä. Mikäli vero saadaan myös vähentää, se ilmoitetaan kohdekuukauden vähennettävissä veroissa.
EU:n ulkopuolisista maista ostetuista käännetyn verovelvollisuuden alaisista palveluista suoritettava vero ilmoitetaan kuten aikaisemmin kotimaan myynneistä suoritettavissa veroissa. Mikäli yrityksellä on palveluostoja sekä toisista EU-maista että EU:n ulkopuolisista maista, näille on kirjanpidossa avattava erilliset tilit, jollei palveluja voida erottaa toisistaan erillisillä alv-koodeilla. Kausiveroilmoituksella ilmoitettava nollaverokannan alainen myynti on tarvittaessa huomioitava yrityksen tilikartassa ja alv-koodeissa. 7.8 Rakennusalan käännetty alv 1.4.2011 rakennusalalle astui voimaan käännetty arvonlisäverovelvollisuus. Käännetty alv koskee rakentamispalvelua ja työvoiman vuokrausta rakentamispalvelua varten, kun palvelun ostajana on yritys, joka muutoin kuin satunnaisesti myy rakentamispalvelua tai vuokraa työvoimaa rakentamispalvelua varten. (ks. Verohallituksen ohje Rakennusalan käännetty verovelvollisuus 1.4.2011 alkaen). Rakennusalan käännetyn arvonlisäverotuksen astuttua voimaan myynnin veron maksaminen siirtyi aliurakoitsijalta pääurakoitsijalle. Aliurakoitsija laatii verottoman laskun pääurakoitsijalle, joka suorittaa myynnin veron. Pääurakoitsija saa myös vähentää suorittamansa veron. Rakennusalan käännettyä alvia sovelletaan ainoastaan Suomessa verotettavaan rakentamispalvelun myyntiin tai työvoiman vuokraukseen. Käännetty verovelvollisuus koskee ainoastaan palvelun myyntiä, mutta jos rakentamispalveluun sisältyy myös materiaalia, kysymyksessä on käännetyn alvin alainen kokonaisuus. Esimerkki: Kun parkettiliike myy parketin asennettuna, sekä asennustyöhön että parkettimateriaaliin sovelletaan rakennusalan käännettyä alvia. Jos liike myy ainoastaan materiaalin, käännettyä alvia ei sovelleta. Rakennusteollisuuden ja Verohallinnon laatimassa luettelossa on lueteltu yleisimmät rakennusalan käännetyn alvin piiriin kuuluvat rakentamispalvelut (www.rakennusteollisuus.fi). Kausiveroilmoituksella myyjän on ilmoitettava myytyjen käännetyn verovelvollisuuden alaisten rakentamispalvelujen yhteismäärä. Ostajan on ilmoitettava ostettujen käännetyn verovelvollisuuden alaisten rakentamispalvelujen yhteismäärä sekä ostettujen palvelujen alv. Vähennettävä vero sisältyy samaan kohtaan kuin muut vähennyskelpoiset alvit. Muutos saattaa vaatia muutoksia yrityksen tilikarttaan ja uusien alv-koodien käyttöön ottoa. 7.9 Alv-saatava ja -velkatilit Kirjanpidossa suoritettavat ja vähennettävät verot eivät ole erillisiä ja itsenäisiä velka- tai saatavaeriä, ne yhdistetään kuun lopussa tilitettäväksi arvonlisäveroksi. Kirjanpito-ohjelman alv-automatiikka voi edellyttää useidenkin alv-tilien käyttämistä. Jos yrityksellä on käännetyn verovelvollisuuden alaisia ostoja muista EU-maista, tilikarttaan on ohjelmasta riippuen mahdollisesti avattava erillinen alvtili: vero palveluostoista muista EU-maista. Kausiveroilmoituksen tulostamisen yhteydessä eri alv-tilien saldot yhdistetään yleensä automaattisesti yhdeksi saldoksi. Tilitettävä arvonlisävero on joko lyhytaikaista saamista tai velkaa. Mikäli yrityksellä on tilikauden vaihteessa viimeistä edeltävältä kuukaudelta alv-velkaa ja viimeiseltä kuukaudelta alv-saatavaa, näitä ei Kirjanpitolautakunnan arvonlisäveron kirjaamista koskevan yleisohjeen mukaan saa netottaa tilinpäätöksessä, koska myöhemmin syntynyttä saamista ei voi vähentää velasta. Velka esitetään lyhytaikaisten velkojen ryhmässä ja saaminen lyhytaikaisissa saamisissa. Esimerkki: Yrityksen tilikausi päättyy 31.12. Marraskuussa yrityksellä on alv-velkaa 5 500 ja joulukuussa alv-saamista 6 000. Tilinpäätöksessä esitetään lyhytaikaisissa saamisissa 6 000 ja lyhytaikaisissa veloissa 5 500. 1.1.2010 jälkeen käyttöön tullut verotili on kuitenkin muuttanut menettelyä niin, että alv-saatava voidaan ilmoittaa jo seuraavan kuukauden kausiveroilmoituksella ja vähentää tällöin myös muista veroista. Jos tilikauden viimeisen kuukauden alv-saatava ilmoitetaan seuraavan tilikauden ensimmäisen kuukauden kausiveroilmoituksella, se voidaan vähentää samaan aikaan ilmoitettavasta toiseksi viimeisen kuukauden alvista. Tällöin alv-saamisen ja -velan netotus on mahdollinen myös tilinpäätöksessä. 7.10 Verotilisaamiset ja -velat Verotili on Verohallinnon ylläpitämä kooste kunkin yrityksen oma-aloitteisista veroista. Yleisimmät oma-aloitteiset verot ovat arvonlisävero, ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksu. Oma-aloitteisia veroja maksava yritys ei itse voi valita mitä veroja maksaa, vaan Verohallinto kohdistaa maksut eri verolajeille. Tilille merkitään myös Verohallinnon maksuunpanemat ja palauttamat omaaloitteiset verot sekä korot. Verotilipalvelusta saatava kuukausittainen yhteenveto on syytä täsmäyttää kirjanpidon tietojen kanssa. Verotilitapahtumia varten voidaan avata kirjanpitoon oma tili, jolle kirjataan kausiveroilmoituksella annetut tiedot arvonlisäverovelasta tai -saamisesta ja maksettavista työnantajasuorituksista, näiden maksut ja tilille mahdollisesti kertyneet hyvityskorot ja viivästysseuraamukset. Tilinpäätöksessä arvonlisäverosaaminen tai -verovelka, ennakonpidätysvelka ja sotuvelka esitetään erillisinä erinä. Verotilille kertyneet korkosaamiset esitetään muissa lyhytaikaisissa saamisissa, korkovelat muissa lyhytaikaisissa veloissa. Verotilitapahtumien kirjauksia on käsitelty luvussa C11.10 Muut velat. 7.11 Mallitilikartan alv-käsittely
Käytännön kirjanpitotyössä arvonlisäverokäsittely riippuu yleensä käytettävän kirjanpito-ohjelman alv-käsittelyominaisuuksista. Kirjanpitokansiossa käytettävä Liikekirjurin tilikartta on perustilikartta, jossa ei ole erillisiä arvonlisäveroraportoinnin edellyttämiä tilejä. Liikekirjurin tilikartta on saatava myös arvonlisäverotileillä laajennettuna (www.kirjurituote.fi). A9 TOSITTEET Kirjaaminen edellyttää tositetta Kirjanpito perustuu tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtuman. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011 käsitellään muun muassa tositteen tietosisältöä, niiden laatimista ja käsittelyä. Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta, tiedostosta tai niiden osista. Esimerkiksi vuokranmaksutosite käsittää sekä maksutapahtuman että vuokrasopimuksen. Kun tosite muodostuu useammasta osasta, näiden välisen yhteyden tulee olla selkeästi kuvattu siten, että tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena. Kaikista menoista, tuloista, rahoitustapahtumista sekä näiden oikaisu- ja siirtokirjauksista on yleensä oltava tosite. Jos kirjauksen perusteeksi ei saada tositetta ulkopuoliselta, kirjanpitovelvollisen tulee itse laatia liiketapahtumasta muistiotosite. Itse laaditusta tositteesta on käytävä ilmi, kuka sen on laatinut, KILAn yleisohjeen mukaan olennaisten tai poikkeuksellisten tapahtumien osalta tositteesta on myös käytävä ilmi tositteen hyväksyjä. Tositteessa on oltava päiväys ja se on numeroitava. Tositenumerointi on yleensä juokseva. Numeroinnissa voidaan kuitenkin käyttää myös muuta systemaattista ja yksilöivää numerointitapaa (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011). Arvonlisäverovelvollisessa toiminnassa myyntilaskuilla on oltava yhteen tai useampaan sarjaan perustuva juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä. 9.1 Menotositteet Menotositteesta tai sen liitteestä, esimerkiksi lähetyslistasta, on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä eli ostettu tavara tai palvelu ja hyödykkeen vastaanottoajankohta. Hyväksyttävästä menotositteesta ilmenee siten keneltä osto on tehty mitä ja kuinka paljon on ostettu kuinka paljon ostot maksoi koska osto tapahtui Hankinnan vastaanottoajankohdan on ilmettävä tositteesta tai sen liitteestä, koska kirjanpidossa meno syntyy yleensä tuotannontekijän vastaanottohetkellä (ei laskutus- tai maksupäivänä). Käytettäessä paperisia tositteita menotositteen tulee ensisijaisesti olla ulkopuolisen antama. Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Ulkopuolisen antama tosite on sellaisenaan kirjanpitoon liitettävä asiakirja, jonka tietosisältöä kirjanpitovelvollinen ei voi yksipuolisesti vähentää. Kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon lääkäripalveluja tarjoavan yrityksen tositteista, jotka sisältävät salassa pidettäviä potilastietoja (KILA 1822/2008). Kirjanpitolautakunta ei pidä hyvän kirjanpitotavan mukaisena menettelyä, jossa ulkopuolisen antamaan tositteeseen sisältyvät potilaiden henkilötiedot peitettäisiin. Toisaalta kirjanpitolainsäädäntö ei edellytä henkilötietojen sisällyttäminen tositteeseen, vaan potilaat voidaan yksilöidä tositteissa muulla tavoin. Tilisiirtolomake tai pankki/luottokorttimaksun yhteydessä saatu maksukorttikuitti ei ole menotosite, jos siitä ei ilmene ostettu hyödyke. Jos menotositetta ei ole saatu, esimerkiksi pysäköintimittariin maksusta ei ole saatu kuittia, kirjanpitovelvollisen on itse laadittava tosite. Pysäköintimaksun maksaneen henkilön on tällöin syytä varmentaa tosite. Kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon korttimaksuprovisioita koskevista tositteista (KILA 1747/2005). Sen mukaan tiliote riittää tositteeksi luottokorttiyhteisön perimästä provisiosta, jos tiliotteesta ilmenee luottokorttiyhteisön maksaman nettosuorituksen lisäksi vähintään bruttomääräinen myynti, vaikka provision määrää ei tiliotteessa mainittaisikaan, Jos tiliotteeseen ei ole merkitty provision määrää eikä bruttomyyntiä eikä luottokorttiyhtiöltä ole saatu tositetta provisiosta, tiliotetta on täydennettävä kirjanpitovelvollisen itse laatimalla laskelmalla bruttomyynnistä ja peritystä provisiosta. Alkuperäinen lasku (tosite) on säilytettävä myös tilanteessa, jossa laskun maksu viivästyy ja myyjä ehtii lähettämään karhulaskun. Karhulaskusta ei useinkaan ilmene kaikkia niitä seikkoja, joita menotositteesta on ilmettävä. Karhulasku voi sisältää joskus esimerkiksi pelkän laskun loppusumman. Karhulaskukin on kuitenkin säilytettävä, jos siitä ilmenevät maksun laiminlyöntiseuraamukset, esimerkiksi viivästyskorko ja maksumuistutusmaksu. 9.2 Lisäselvityksen tositteisiin Mikäli lasku ei täytä kaikkia tositteelle asetettuja vaatimuksia eikä esimerkiksi ostettujen tavaroiden määrä tai toimitusaika ilmene laskusta, vaan liitteenä olevasta kuormakirjasta tai lähetteestä, liite muodostaa osan tositetta. Luottokorttilaskuun tarvitaan liitteet, mikäli laskussa näkyy ainoastaan maksunsaaneen yrityksen nimi ja summa. Tositteisiin on usein tarpeen liittää lisäselvityksiä, joista käy ilmi miten kulu liittyy yrityksen liiketoimintaan. Lisäselvityksiä voidaan tarvita myös kirjanpidon tililöintejä varten. Mikäli yrityksen kirjanpidossa on kuluja, joita pidetään verotuksessa työntekijän henkilökohtaisina elantokustannuksina, näistä seuraa myös ennakonpidätysvelvoite. Esimerkki
Yrityksen kirjanpitoon tulee lasku myyntiedustajan lentolipuista. Kysymys voi olla esimerkiksi asiakaskäynnistä, edustuksena pidettävästä osallistumisesta asiakasyrityksen juhliin tai palkintomatkasta. Mikäli matka liittyy edustukseen, kulu on vähennyskelvoton arvonlisäverotuksessa ja vuonna 2015 se on puoliksi vähennyskelvoton myös tuloverotuksessa. Palkintomatkasta yrityksen tulee suorittaa ennakonpidätys ja työntekijän saama palkanluonteinen etu tulee ilmoittaa vuosi-ilmoituksessa. Edustuskuluista on annettava erillinen selvitys edustuksen tarkoituksesta ja tilaisuuden osallistujista. Lisäselvityksiä voidaan tarvita esimerkiksi erilaisista matka- ja seminaarikuluista. Tarvittaessa näihin tulee liittää lisäaineistoa, kuten kutsut ja ohjelmat. Koska rajanveto edustuskulujen ja neuvottelu- ja markkinointikulujen välillä ei aina ole täysin selkeä (ks. luku D11.8), neuvotteluihin ja erilaisiin markkinointitilaisuuksiin liittyviin kuluihin on myös hyvä liittää lisäselvityksiä. 9.3 Tulotositteet Tulokirjauksen perusteena tulee olla tosite. Tulotositteesta tai sen liitteestä on selvittävä luovutettu suorite eli myyty tavara tai palvelu sekä luovutusajankohta. Kirjanpitolautakunta on ottanut kantaa ostajan yksilöintiin myyntilaskussa (KILA 1811/2008). Vaikka kirjanpitolaissa ei ole ehdotonta vaatimusta ostajan yksilöinnissä, arvonlisäverolaki edellyttää ostajan nimi- ja osoitetietojen merkitsemistä laskuihin, joihin ei sovelleta kevennettyjä laskumerkintöjä (kts luku 9.12). 9.4 Käteiskaupan kuitit Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa astui voimaan 1.1.2014. Lain tavoitteena on torjua harmaata taloutta vähentämällä elinkeinonharjoittajan mahdollisuutta jättää käteismaksuna saatuja tuloja merkitsemättä kirjanpitoon ja edistämällä ostajan mahdollisuutta havaita tällaista myyntiä. Tätä lakia sovelletaan elinkeinotulon verottamisesta annetussa laissa (360/1968) tarkoitettuun liike- ja ammattitoimintaan, jos toiminnan tilikauden liikevaihto on enemmän kuin 10 000 euroa 1.1.2016, tätä ennen raja on 8 500 euroa. Lakia ei sovelleta automaatista tapahtuvaan myyntiin, arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan ja markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua. Elinkeinonharjoittajan on tarjottava tavaran tai palvelun ostajalle maksusuorituksesta laadittu kuitti, jos maksu suoritetaan käteisellä rahalla tai siihen rinnastettavalla maksutavalla. Kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti. Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: 1. elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus 2. kuitin antamispäivä 3. kuitin tunnistenumero tai muu yksiköitävä tieto 4. myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palveluiden laji 5. tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoit- tain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain. 9.5 Sähköisen laskut Arvonlisäverolain 22. luvussa käsitellään tositteille asetettavia vaatimuksia. Lain mukaan lasku voidaan vastaanottajan suostumuksella toimittaa sähköisesti. Laskun aitous on pystyttävä toteamaan. Laskun sisältövaatimukset ovat samat kuin paperilaskun. 9.6 Maksutositteet Suoritetun maksun todentavien tositteiden tulee olla joko maksun saajan tai maksun välittäjän eli yleensä pankin antamia. Jos maksusta ei saada tositetta, kirjanpitovelvollinen voi itse laatia tositteen esimerkiksi pienistä käteismaksuista pysäköintiautomaatteihin. 9.7 Käteisellä maksetut kuitit Kirjanpitolakia on muutettu siten, että mikäli palkat pakottavasta syystä maksetaan käteisellä, kirjanpitoon on liitettävä työntekijän allekirjoittama kuitti tai muu todisteellinen selvitys käteisellä maksetusta palkasta. Muutos astui voimaan 1.7.2013. 9.8 Tiliote tositteena (TITO) Tiliotetta (mahdollisine liitteineen) voidaan käyttää sekä maksajan että maksunsaajan kirjanpidossa maksutositteena. Tiliotteen tulee olla numeroitu ja siinä on oltava riittävä selvitys maksutapahtumista sekä tieto siitä, millainen maksujen kirjausketju on ollut pankin maksujenvälitysjärjestelmässä. Jos tiliotteen tapahtuma on samalla myös meno- tai tulotosite (esimerkiksi pankin perimä palvelumaksu), tiliotteella on oltava maksukohtainen selvitys ostetusta tuotantotekijästä tai myydystä suoritteesta. Kirjanpitolautakunta on antanut tiliotteen käyttämisestä tositteena lausunnon (KILA 1565/1999). Siirtyminen kansainväliseen konekieliseen XML-tiliotteeseen vähentää pankin antaman tiliotteen sisältöä, niin että kuittikoodi- ja välitystapatietokentät jäävät pois. Kirjanpitolautakunnan (KILA 1814/2008) mukaan tiedot eivät ole hyvän kirjanpitotavan näkökulmasta välttämättömiä konekieliseltä tiliotteelta vaadittavia tietoja.
Tilillepano- ja tililtäottotapahtumat on hyvän kirjanpitotavan mukaisesti käsiteltävä bruttomääräisinä. Tiliotteen sisältämien panojen ja ottojen netottaminen tiliotteelta siten, että pankkitilille kirjataan vain niiden erotus, ei ole hyvän kirjanpitotavan mukaista (KILA 1610/2000 ja KILA 1717/2003). Pankkitapahtumat saadaan kuitenkin kirjata tiliote- tai päiväkohtaisina summavienteinä (panot ja otot erikseen) kirjanpidon pankkitilille sekä sen vastatileille pääkirjatileittäin. Tällöin tapahtumien erittelyn tulee olla peruskirjanpidossa tai tiliotteella tai tiliotteen liitteenä olevassa erittelyssä, jos tiliotteet ovat tositteen asemassa (KILA 1615/2000). Taloushallinnon järjestelmissä on lähes kaikissa mahdollisuus hyödyntää sähköisiä ominaisuuksia siten, että tiliotteet ja viitesuoritukset noudetaan konekielisesti pankista. Tiedot siirretään reskontriin ja kirjanpitoon ja osa tiliöinneistä tapahtuu automaattisesti, mikäli järjestelmän perustietoihin on annettu oikeat ohjaustiedot. Myynti- ja ostoreskontra ovat näin ajan tasalla samoin kuin kirjanpito näiden tapahtumien osalta. 9.9 Itse laaditut tositteet Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjanpitovelvollisen täytyy itse laatia tosite. Itse laadittuja tositteita kutsutaan yleensä muistiotositteiksi, joita ovat esimerkiksi jaksotus-, oikaisu- ja siirtotositteet. Tositteesta tulee käydä ilmi tositteen laatija sekä tositteen hyväksyjä, jos kysymyksessä on olennainen tai poikkeuksellinen tapahtuma. Tosite voidaan joutua laatimaan itse myös silloin, kun ulkopuoliselta liikekumppanilta ei ole saatu tositetta tai saatu tosite on kadonnut eikä siitä ole mahdollista saada kopiota. Itse laaditussa tositteessa on oltava tositteelta yleisesti edellytettävät tiedot. Syy ulkopuoliselta saadun tositteen puuttumiseen on myös ilmoitettava. 9.10 Oikaisu- ja siirtotositteet Oikaisutositteeseen on merkittävä selvitys tapahtumasta ja viitattava alkuperäiseen tositteeseen. Alkuperäisestä tositteesta ja kirjauksista on suositeltavaa liittää jäljennös oikaisutositteeseen.. Pelkkä vientiselite oikaistaan tositetta 152 ei yksinään juurikaan selvennä tapahtumaa. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on varmennettava asianmukaisesti. Tositteen laatijan lisäksi tositteen varmentaa yleensä myös se, joka on vastuussa yrityksen kirjanpidosta. 9.11 Korjausmerkintä Virheellinen kirjanpitomerkintä voidaan oikaista ilman uutta tositetta tilikauden aikana. Korjausmerkintä voi olla aiemman tositenumeron, viennin, päivämäärän, rahamäärän tai vientiselitteen korjaus tai kirjanpitovientien lisääminen tositteeseen. Alkuperäisiä kirjanpitomerkintöjä ei saa kokonaan poistaa, vaan ne on jätettävä näkyviin korjausmerkintöjen ohella. Korjausmerkinnän saa tehdä tilikauden aikana sekä tilinpäätöksen laatimisaikana, mutta ei enää tämän jälkeen. UKPL: Sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa myöskään sen jälkeen, kun viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävä ilmoitus on annettu, eikä myöskään silloin, jos välitilinpäätös tai muu vastaava asiakirja on julkistettu tai annettu ulkopuolisen käyttöön. 9.12 Arvonlisäverovelvollisen tositemerkinnät Myyjän on annettava ostajalle arvonlisäverolain vaatimusten mukainen tosite tavaran tai palvelun myynnistä, jos ostaja on elinkeinonharjoittaja tai oikeushenkilö. Verohallituksen ohjeessa Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa Dnro A23/200/2014 15.5.2014 käsitellään muun muassa laskunantovelvollisuutta, vuoden 2013 alussa voimaan astuneita laskumerkintöjä ja laskuja vähennysoikeuden edellytyksenä. Laskuissa on oltava mm. seuraavat tiedot, jotta arvonlisäveron saisi vähentää. 1. laskun antamispäivä 2. juokseva tunniste 3. myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus tai Y-tunnus, jonka eteen lisätty FI ja jonka kahden viimeisen numeron välinen viiva on poistettu) 4. ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun kysymys on tavaroiden yhteisömyynnistä 5. myyjän ja ostajan nimi ja osoite 6. tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji 7. tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä ja ennakkomaksun maksupäivä (silloin, kun se on mahdollista) 8. veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos nii- tä ei ole huomioitu yksikköhinnassa 9. verokanta 10. suoritettavan veron määrä euroissa, ei kuitenkaan käytettyjen tavaroiden, taide-, antiikki- ja keräilyesineiden marginaaliverotusmenettelyä sovellettaessa
11. merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen 12. ostajan verovelvollisuudesta merkintä käännetty verovelvollisuus 13. ostajan laatimaan laskuun merkintä itselaskutus. Näiden tietojen lisäksi lisää vaatimuksia laskumerkinnöistä liittyy mm. uusien kuljetusvälineiden kauppaan, marginaaliverotusmenettelyyn, matkatoimistopalvelujen ja sijoituskullan myyntiin..muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun Kaikkia edellä mainittuja tietoja ei kuitenkaan tarvitse merkitä laskuun silloin, kun kyse on loppusummaltaan enintään 400 euron laskusta, Lisäksi kevennettyjä sisältövaatimuksia sovelletaan vähittäiskaupassa tai muussa siihen rinnastettavassa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa. Tässä tapauksessa laskun loppusummalla ei ole merkitystä ja se voi siis ylittää 400 euroa (verollinen loppusumma). Vähittäiskauppaan rinnastettavaa myyntitoimintaa harjoittavat esimerkiksi kioski, suutari, kampaamo tai hautaustoimisto. Kevennetyt laskumerkinnät ovat riittävät myös ravintola- ja ateriapalvelulaskuissa sekä henkilökuljetuslaskuissa, lukuun ottamatta edelleen myytäväksi tarkoitettuja palveluja. Myös pysäköintimittareiden ja muiden vastaavien laitteiden tulostamiin tositteisiin riittävät kevennetyt laskumerkinnät. Kevennetyt laskumerkinnät: 1. laskun antamispäivä 2. myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) 3. myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palveluiden luonne 4. suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain 5. muutoslaskujen osalta viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan. A10 KIRJANPITOAINEISTON SÄILYTTÄMINEN Kirjanpitoaineistolle on kirjanpitolaissa säädetty kaksi eri säilytysaikaa. Arvonlisäverolaissa on omat määräyksensä koskien kiinteistöinvestointeihin liittyvien tositteiden säilyttämistä. Kirjanpitoaineisto on pääsääntöisesti säilytettävä Suomessa. Sähköiseen arkistointiin liittyy omat määräyksensä tallennettavien tietojen säilyttämisestä eri tietovälineillä. 10.1 Säilytysajat Pidempi kymmenen vuoden säilytysaika koskee tasekirjaa, viimeisen kerran 2015 tilinpäätöksessä tase-erittelyjä liitetietoerittelyjä päivä- ja pääkirjoja tilikarttaa. Tasekirja sisältää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot sekä toimintakertomuksen. Päivä- ja pääkirjoihin luetaan myös osakirjanpitojen päivä- ja pääkirjat. UKPL: tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineisoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen Lyhyempi kuuden vuoden säilytysaika (laskettuna kalenterivuoden lopusta) koskee tilikauden tositteet liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa viranomaisilmoituksia koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvityksiä. UKPL: jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa (esim. alv, rakentaminen, EU tuet) tilikauden tositteet liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto (mm. arvonlisävero- ja työntantajailmoitukset laskelmineen) muu kirjanpitoaineisto (mm. lainsäädännön nojalla annettavat ilmoitukset, asiakirjat, yhtiökokouksen pöytäkirjat, siirtohinnoitteludokumentit). Kirjanpitolautakunnan kirjanpidon menetelmiä ja aineistoja koskevan yleisohjeen 1.2.2011 mukaan tositteet, jotka koostuvat useammasta asiakirjasta tai tiedostosta tai muusta osasta on säilytettävä pysyvästi siten, että tositteen tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena.
Viranomaisilmoitukset, kuten kausiveroilmoitukset, veroilmoitukset ja eläkevakuutusyhtiöille annetut ilmoitukset ovat liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa. Yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat ovat liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, jos niiden perusteella ei ole tehty kirjauksia. Jos niistä on tehty kirjauksia, pöytäkirjat ovat tositteita. Jos koneellisen kirjanpidon täsmäytykset on tehty käyttäen erillisiä täsmäytyslaskelmia, nämä ovat kirjanpitoaineistoa. UKPL: Tämä on poistunut. Kirjanpitolain säilytysaikavaatimus ei yleensä koske luotto- ja pankkikorttiostoista tehtyjä korttimaksutositteita, joissa on ostajan kuittaus (KILA 1726/2004). Esimerkki Tilikausi päättyi 30.6.2015. Tositteet ja liikekirjeenvaihto on säilytettävä vähintään 31.12.2021 asti. Tasekirja, kirjanpitokirjat ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 30.6.2025 asti. Edellä mainittu kirjanpitoaineiston säilytysaikavaatimus voi olla pidempi, jos yritys on saanut tukea EU:n rakennerahastoista. Rahasto-ohjelmaa hallinnoiva ministeriö voi säätää pidemmän säilytysajan, jota on tällöin noudatettava. Kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkistuskausi on alkanut. Käytännössä säilytysaika on vähintään 14 vuotta. Yleisen kuuden vuoden säilytysajan jälkeen laskut ja tositteet voidaan kuitenkin korvata erillisellä selvityksellä (ks. Verohallituksen päätös Drno 1877/40/2007, 12.12.2007). Kirjanpitolaki on muuhun kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevaan lainsäädäntöön nähden toissijaisesti sovellettava yleislaki. Kirjanpitolaista poikkeava säilytysaikavelvoite voi syntyä suoraan EU-lainsäädännön nojalla tai perustua kirjanpitovelvollisen tekemään sitoumukseen. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää, että kaikkia kirjanpitovelvolliseen kohdistuvia kirjanpidollisia säädös- tai sopimusperusteisia velvoitteita noudatetaan. Jos tiettyyn tositeaineistoon sovellettavia säilytysvaatimuksia on samanaikaisesti voimassa useita, noudatetaan pisintä säilytysaikaa (KILA 1824/2008). 10.2 Säilytyspaikka Kirjanpitovelvollinen vastaa itse kirjanpitoaineiston asianmukaisesta säilyttämisestä. Kirjanpitoaineistoa on säilytettävä säädetty aika myös toiminnan päättymisen jälkeen. Kirjanpitoaineisto on yleensä säilytettävä Suomessa. Tositteita ja muuta kirjanpitoaineistoa saa kuitenkin säilyttää sähköisenä tallenteena toisessa EU-jäsenvaltiossa edellyttäen että niihin voidaan taata tosiaikainen tietokoneyhteys. Lisävaatimuksena on, että tiedot ovat saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Vaikka tosiaikaista tietokoneyhteyttä ei olisi tai kyse olisi muusta kuin EU:n jäsenvaltiosta, kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää ulkomailla tilapäisesti. Kauppa- ja teollisuusministeriö on antanut asiasta päätöksen 49/1998. Sen mukaan kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää tilapäisesti myös muissa OECD-valtioissa kuin Suomessa. Kirjanpitolautakunta voi antaa luvan aineiston säilyttämiseen myös muussa kuin OECD-valtiossa. Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisestä syystä ja aina määräajaksi. Useissa KILA.n ratkaisuissa poikkeusluvat on myönnetty viideksi vuodeksi kerrallaan. Pysyvää säilyttämistä varten aineisto on kuitenkin toimitettava tilinpäätöksen laatimisaikana Suomeen. Pysyvästi säilytettävä aineisto voi olla tallennettu myös koneelliselle tietovälineelle. Näin paperille laadittu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää ulkomaisessa toimipaikassa, jos sama aineisto säilytetään pysyvästi Suomessa koneellisilla tietovälineillä (KILA 1618/2000). UKPL: Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää niin, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. 10.3 Sähköinen arkistointi Kirjanpitotositteet ja päivä- ja pääkirjat on mahdollista säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa. Tasekirja on aina säilytettävä paperisena. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksessä 47/1998 säädetään tilapäisestä ja pysyvästä arkistoinnista. Asiaa käsitellään myös Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011. UKPL: Tämä poistunut. Ei eroa paperisella ja sähköisellä aineistolla. Ministeriöpäätökset on kumottu. 10.3.1 Tilikauden aikainen arkistointi Mikäli paperitositteita ei ole, kirjanpitoaineisto on tilikauden aikana säilytettävä kahdella koneellisella tietovälineellä. Toinen tietoväline voi olla tavanomainen varmistusmenettelyssä tehtävä varmuuskopio. Jos varmuuskopion lukeminen edellyttää kirjanpito-ohjelmistoa, kirjanpito-ohjelman sisältävä tietoväline on säilytettävä eri paikassa kuin varsinainen kirjanpito-ohjelma Tietovälineellä on myös oltava kopiot sähköisesti säilytettävistä tositteista ja muusta kirjanpitoaineistosta, kuten liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta. Kuitenkin, jos tositteet säilytetään myös alkuperäisinä paperilla, kirjanpitoaineiston koneelliseen säilyttämiseen riittää yksi varmistettu tietoväline. Kahdenkertainen säilyttämisvelvollisuus koskee vain koneellisia Tilapäiseen säilyttämiseen saadaan käyttää tietovälineitä, joille tietoja voidaan tallentaa uudelleen. Tilinpäätöksen laatimisaikana aineisto on siirrettävä pysyvään säilytykseen. Kirjanpitoaineisto on KILA:n yleisohjeen (1.2.2011) mukaan suositeltavaa tallentaa pysyvästi, siten. että kirjanpitomerkinnät on valmiiksi tallennettu aika- ja asiajärjestykseen eli päivä- ja pääkirjaraporteiksi. Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on suositeltavaa tallentaa tiedostomuotoon. Tositteiden
pysyvässä säilytyksessä on huomioitava, että useammasta osasta koostuva tosite, kuten vuokranmaksutosite, on oltava tarkasteltavissa kokonaisuudessaan. Maksutapahtumasta on oltava yhteys vuokrasopimukseen. UKPL: katso kohta 10.3.3 10.3.2 Tilikauden jälkeinen arkistointi Pysyväissäilytykseen käytetään kahta eri tietovälinettä, esimerkiksi kertatallenteisia CD-, DVD- tai BluRay-levyjä, joille tallennettuja tietoja ei voi muuttaa. Pysyvään säilytykseen on suositeltavaa käyttää yleistä tallennusmuotoa, joka on saatavissa selväkieliseksi myös muulla kuin tallennukseen käytetyllä ohjelmistolla. Tietovälineiden kunto on tarkistettava määräajoin. Tietovälineitä tulee säilyttää turvallisessa tilassa, joka ei ole välittömästi yhteydessä tilaan, jossa toista kopiota säilytetään. Näitä kirjanpitotietoja ei enää saa muuttaa eli muuttaminen on tehtävä mahdottomaksi. Muuttumattomuus voidaan toteuttaa siten, että kirjanpitoaineiston säilyttämiseen käytetään kertatallenteisia tietovälineitä. Laitteiston muutosten yhteydessä on varmistettava tietojen yhteensopivuus uuteen järjestelmään. Sähköinen arkistointi voidaan myös antaa ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi. Vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on kuitenkin aina kirjanpitovelvollisella. UKPL: katso kohta 10.3.3 UKPL: 10.3.3. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.näitä tulee säilyttää niin,että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa. Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Tällöin on varmistettava sisällön ja kirjausketjuun säilyminen.