Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 1/2 Aika 19.04.2016 klo 18:00 Paikka Kirkkoherranviraston kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden 3 toteaminen 2 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 5 4 Emäntä-vahtimestarin valinta 6 5 Laskutuskäytäntöjen päivittäminen 7 6 Yhteistyösopimuksen jatkaminen Klacon Oy:n kanssa 8 7 Puhepalvelusopimus KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa 9 8 Palvelupäiväohjaaja Päivi Saarisen irtisanoutuminen 10 9 Nuorisotyönohjaaja Sirpa Hotarin irtisanoutuminen 11 10 Lapsityönohjaajan rekrytointi 12 11 Kangasalan kirkon ulkovalaistuksen hankinta 13 12 Seurakunnan omistamien asunto-osakehuoneistojen vuokrien 14 tarkistaminen ja mahdollinen myyminen 13 Muut asiat 15 14 Viranhaltijapäätökset 16 15 Ilmoitusasiat 17 16 Kokouksen päättäminen 18 Henri Lehtola vs.kirkkoherra
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 2/18 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Jarva Seppo puheenjohtaja Perttula Tapio kirkkoneuvoston vpj Hirvonen Jukka jäsen Koivukangas Timo jäsen Lehtiniemi-Eerola Heidi jäsen Mäkijärvi Pirjo jäsen Salminen Tuula jäsen Nieminen Asko jäsen Salo Aimo jäsen Sarkala Liisa jäsen Thomassen Anne-Mari jäsen Tiilikainen Markku jäsen Keskinen Timo kirkkovaltuuston pj Sarkanen Riina kirkkovaltuuston vpj Kuusisto Annu sihteeri, esittelijä Viitala Markku Kuhmalahden kappelin kappalainen Lehtinen Sari henkilöstöpäällikkö Salminen Petri kiinteistöpäällikkö
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 3/18 1 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja pitää kokouksen aluksi hartauden. Kirkkoneuvoston ohjesääntö: Kirkkoneuvoston kokous ja asioiden käsittely 5 Kirkkoneuvoston kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja, joka määrää kokoontumisen ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto voi myös etukäteen vahvistaa kokousaikansa suunnitelman. Kirkkoneuvosto on lisäksi kutsuttava koolle, kun vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelyä varten. (KJ 9:1, 1-2) 6 Kutsu toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Jos asia on kiireellinen, kirkkoneuvosto voi päättää ottaa sen käsiteltäväksi, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokouskutsu on ollut seurakunnan ilmoitustaululla 13.4.2016 alkaen. Esityslista on 13.4.2016 postitettu kirkkoneuvoston jäsenille. Pidetään nimenhuuto kokouksen päätösvaltaisuuden toteamiseksi. Puheenjohtaja Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja pidetään nimenhuuto päätösvaltaisuuden toteamiseksi.
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 4/18 2 Pöytäkirjantarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesääntö 10: Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Jos pöytäkirjan tarkastaja ja puheenjohtaja eivät ole yksimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, kirkkoneuvosto tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan. Puheenjohtaja Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi aakkosjärjestyksessä Aimo Salo ja Liisa Sarkala. Kirkkoneuvoston tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä kirkkoherranvirastossa 20.4.2016 alkaen viraston aukioloaikoina.
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 5/18 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja Kirkkoneuvosto hyväksyy lähetetyn esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 6/18 4 Emäntä-vahtimestarin valinta 156/01/01/01/2014 Emäntä-vahtimestarin tehtävä oli avoinna 21.3.2016 asti. Määräaikaan mennessä saapui 9 hakemusta. Hakijoista 6 henkilöä kutsuttiin haastatteluihin, jotka pidettiin 4.4 ja 11.4. Valintaa valmistelevaan työryhmään kuului talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö ja ruokapalveluesimies. Talousjohtaja Esitys valittavasta henkilöstä annetaan kokouksessa. Lisätiedot talousjohtaja Annu Kuusisto puh. 040 309 8007, email: annu.kuusisto@evl.fi Liitteet Liite 1 Emäntä-vahtimestarin hakijayhteenveto
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 7/18 5 Laskutuskäytäntöjen päivittäminen Kangasalan seurakunnassa lähetetään vuosittain noin 4000 laskua. Valtaosa laskutettavista hoitaa maksusuorituksensa ajallaan, mutta viime vuosina maksamiskulttuurin trendi on valitettavasti heikentynyt. Kangasalan seurakunnassa on ollut käytäntönä, että laskuista lähetetään kaksi maksumuistutusta, jonka jälkeen saatava on laitettu joko perintään tai esitetty luottotappioksi. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että toisen maksumuistuksen jälkeen ei juurikaan enää vastaanoteta tilityksiä. Toisen maksumuistuksen lähettämisesta aiheutuu seurakunnalle ylimääräistä työtä sekä kustannuksia eikä niiden voida sanoa tehostavan perintää. Toistaiseksi Kangasalan seurakunta ei ole perinyt huomautusmaksuista kuluja muutoin kuin virkatodistusten osalta. Käytäntö on kuitenkin perusteltua laajentaa kaikkeen seurakunnan tekemään laskutukseen. Perinnän kustannuksista on säädetty perintälaissa. Kuluttajasaatavan osalta maksumuistutuksesta saa vaatia perintäkuluja enintää 5 /kirje. Varsinaisessa laskussa tulee olemaan teksti maksumuistutuksen maksullisuudesta. Maksumuistutuksessa on uusi eräpäivä sekä ilmoitus perintäprosessin mahdollisuudesta. Talousjohtaja Kirkkoneuvosto päättää, että jatkossa Kangasalan seurakunta lähettää laskutettavilleen maksun myöhästyessä vain yhden maksumuistutuksen, josta peritään 5 euron huomautusmaksu. Laskutuskäytännön muutoksesta tiedotetaan laskuissa. Lisätiedot talousjohtaja Annu Kuusisto puh. 040 309 8007, email: annu.kuusisto@evl.fi
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 8/18 6 Yhteistyösopimuksen jatkaminen Klacon Oy:n kanssa Kangasalan seurakunnan vakituisen kirjanpitäjän irtisanoutumisen myötä on vuoden 2016 alusta lukien kirjanpitoa hoidettu ostopalveluna Klacon Oy:ltä. Nykyinen palvelusopimus on tehty määräaikaisena 30.6.2016 asti. Palvelusopimusta on kuitenkin tarpeellista jatkaa siihen asti, kunnes tilinpäätös vuodesta 2016 on laadittu. Vuoden 2017 alusta Kangasalan seurakunta siirtyy Kirkon palvelukeskuksen KIPAn asiakkaaksi. Kangasalan seurakunta kuuluu viimeiseen, mutta samalla suurimpaaan joukkoon KIPAan siirtyviä seurakuntatalouksia. Asiakkuuden myötä taloustoimiston tehtävänkuvat muuttuvat olennaisesti. Nykyisen osa-aikaisen palkanlaskijan on määrä aloittaa kokoaikaisena kirjanpidon ja palkkahallinnon vastuuhenkilönä (=Kipan yhteyshenkilö) marraskuusta 2016. Lopullinen henkilöstörakenne taloustoimistossa selvinnee tulevan vuoden vuoden aikana. Talousjohtaja Kirkkoneuvosto päättää, että Kangasalan seurakunta ostaa Klacon Oy:ltä taloushallinnon henkilöstöpalvelua (kirjanpito) ajalla 1.7.2016-31.1.2017 kokouksessa esitettävän sopimusluonnoksen mukaisesti. Lisätiedot talousjohtaja Annu Kuusisto puh. 040 309 8007, email: annu.kuusisto@evl.fi
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 9/18 7 Puhepalvelusopimus KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa 1/02/06/2016 Kangasalan seurakunta liittyi Tampereen IT-alueen kilpailuttamaan puhepalvelusopimukseen vuoden 2013 lopussa. Sopimuskausi päättyy toukokuussa 2016. Tampereen seurakuntayhtymä siirtyy Kuntahankintojen puitesopimuksen piiriin ja suosittelee samaa Tampereen IT-alueen seurakuntatalouksille. Kuntahankintojen nykyinen puhepalvelusopimus Soneran kanssa on voimassa 13.11.2018 saakka. Kuntahankintojen sopimus on selvästi edullisempi (arvio: vähintään 20 %) kuin Tampereen IT-alueen nykyinen sopimus. Kuntahankintojen sopimukseen liittyminen on perusteltua mm. myös seuraavista syistä: toimittaja Sonera säilyy ennallaan, Kuntahankinnat on saavuttanut suurella volyymillään edulliset hinnat, Tampereen IT-alue tukee parhaiten Soneran puhepalveluja IT-toimintojen osana, oman kilpailutuksen toteuttaminen olisi erittäin työlästä ja yksittäisenä toimijana hintataso olisi luultavasti selvästi korkeampi kuin Kuntahankinnoilla. Talousjohtaja Kirkkoneuvosto päättää, että Kangasalan seurakunta liittyy Kuntahankintojen kilpailuttamaan puhepalvelusopimukseen, joka on voimassa 13.11.2018 saakka. Lisäksi kirkkoneuvosto valtuuttaa talousjohtajan neuvottelemaan sopimuksen yksityiskohdat sekä tekemään sitoumus Kuntahankintojen kanssa sekä tekemään tarvittavat sopimukset Soneran kanssa puhepalvelujen sisällöstä. Lisätiedot talousjohtaja Annu Kuusisto puh. 040 309 8007, email: annu.kuusisto@evl.fi
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 10/18 8 Palvelupäiväohjaaja Päivi Saarisen irtisanoutuminen 110/01/01/04/2014 Kirkkoherra Palvelupäiväohjaaja Päivi Saarinen on 4.4.2016 päivätyllä kirjeellään ilmoittanut irtisanoutuvansa niin, että hänen työsuhteensa viimeinen voimassaolopäivä on 31.10.2016. Kirkkoneuvosto myöntää eron Päivi Saariselle 1.11.2016 lukien. Lisätiedot kirkkoherra Seppo Jarva 040-3098 100, email: seppo.jarva@evl.fi Liitteet Liite 2 Päivi Saarisen irtisanoutuminen
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 11/18 9 Nuorisotyönohjaaja Sirpa Hotarin irtisanoutuminen 110/01/01/04/2014 Kirkkoherra Nuorisotyönohjaaja Sirpa Hotari on 23.3.2016 päivätyllä kirjeellään ilmoittanut irtisanoutuvansa niin, että hänen viimeinen virassaolopäivä on 24.4.2016. Kirkkoneuvosto myöntää eron Sirpa Hotarille 25.4.2016 lukien. Lisätiedot kirkkoherra Seppo Jarva 040-3098 100, email: seppo.jarva@evl.fi Liitteet Liite 3 Nuorisotyönohjaaja Sirpa Hotarin irtisanoutuminen
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 12/18 10 Lapsityönohjaajan rekrytointi Kangasalan seurakunnassa on 1.11.2016 lukien ollut lapsityönohjaajan virka vailla vakinaista täyttöä edellisen viranhaltijan irtisanouduttua. Tehtävä täytettiin 1.1.2016 lukien määräaikaisesti sisäisesti. Menettelyllä pyrittiin mahdollistamaan työnkiertoa organisaatiossamme. Sittemmin kyseistä virkaa määräaikaisena hoitanut viranhaltija on irtisanoutunut seurakuntamme palveluksesta. Näin ollen lapsityönohjaajan virka tulee laittaa avoimeksi. Uuden lapsityönohjaajan on määrä aloittaa tehtävässään syksyllä 2016. Siihen asti virkaa hoitaa henkilöstöpäällikön viranhaltijapäätöksellä Sari Myllymäki. Kirkkoherra Kirkkoneuvosto julistaa lapsityönohjaajan viran auki niin, että uuden viranhaltijan valintaprosessi on mahdollista aloittaa pikimmiten. Lisäksi kirkkoneuvosto päättää, että valintaa valmistetelevaan työryhmään valitaan kirkkoherra, johtava lapsityönohjaaja, johtaja nuorisotyönohjaaja sekä henkilöstöpäällikkö. Lisätiedot henkilöstöpäällikkö Sari Lehtinen puh. 040 309 8009, email: sari.lehtinen@evl.fi
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 13/18 11 Kangasalan kirkon ulkovalaistuksen hankinta Vuoden 2016 talousarvion investointiosassa on varauduttu Kangasalan kirkon ja sitä ympäröivän hautausmaan ulkovalaistuksen uusimiseen. Valaistussuunnittelun tekijää ja hankkeen toteuttajaa on kartoitettu Tampereen alueen toimijoiden keskuudesta. Tarjoukset pyydettiin Lem- Kem Oy:ltä, Tampereen Vera Oy:ltä ja Valoa Design Oy:ltä. Tarjoukset esitellään kokouksessa. Talousjohtaja Kirkkoneuvosto päättää, että Kangasalan kirkon ja sitä ympäröivän hautausmaan valaistussuunnittelu ja toteutus hankitaan Tampereen Vera Oy:ltä sen ollessa kokonaistaloudellisesti edullisin. Lisätiedot kiinteistöpäällikkö Petri Salminen puh. 040 804 9800, email: petri.salminen@evl.fi Liitteet Liite 4 Tarjous / kirkon ulkovalaistus / Lem-Kem Oy Liite 5 Tarjous / kirkon ulkovalaistus / Tampereen Vera Oy Liite 6 Tarjous / Kirkon ulkovalaistus/ Valoa Design Oy
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 14/18 12 Seurakunnan omistamien asunto-osakehuoneistojen vuokrien tarkistaminen ja mahdollinen myyminen Kangasalan seurakunnalla on omistuksessaan 8 asunto-osakehuoneistoa eri taloyhtiöissä Kangasalan keskustan alueella. Lisäksi seurakunta omistaa 8 asuinhuoneistoa Koy Harjunsola I:ssa. Seurakunnan asuinhuoneistojen tuotto on (ei Harjunsola I) noin 0-4,8 %. Joidenkin huoneistojen osalta perittävä vuokraa voidaan tarkistaa. On kuitenkin huoneistoja joiden osalta taloyhtiön yhtiövelka jättää vuokratuoton alhaiseksi, vaikka vuokraa korotettaisiinkin. Mikäli seurakunnalla ei ole perusteltua syytä nostaa vuokraa reilusti yli markkinahinnan, tulisi seurakunnan harkita kyseisistä huoneistoista luopumista. Talousjohtaja Kirkkoneuvosto keskustelee asiasta. Lisätiedot talousjohtaja Annu Kuusisto puh. 040 309 8007, email: annu.kuusisto@evl.fi
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 15/18 13 Muut asiat x Puheenjohtaja
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 16/18 14 Viranhaltijapäätökset Luettelo viranhaltijapäätöksistä on nähtävillä kokouksessa. Luettelossa ei ole sairauslomia ja perhevapaita koskevia päätöksiä. Viranhaltija Päätökset Kirkkoherra 6-9, 11, 14 Talousjohtaja 5-7 Hallintokappalainen Henkilöstöpäällikkö 3 Johtava diakonian viranhaltija Johtava kanttorin viranhaltija 1 Johtava lapsityönohjaaja Johtava nuorisotyönohjaaja Kiinteistöpäällikkö Seurakuntapuutarhuri Puheenjohtaja Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi.
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 17/18 15 Ilmoitusasiat 1. 2. 3. 4.
Kangasalan seurakunta Esityslista 5/2016 18/18 16 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Puheenjohtaja päättää kokouksen.