Investointi -ja kiinteistöallianssi 14.8.2019 1 INKAJR 6 / 2019 Aika: 14.8.2019 klo 8.30 Paikka: Mestaritoiminta Oy, kokoustila Tahto KAJR jäsenet: Olli Naukkarinen Olli Keto-Tokoi, jäsen Marju Taurula, jäsen Kirsi Rinne, jäsen Veikko Simunaniemi, jäsen Antti Nikkanen, jäsen ja siht. Kutsutut asiantuntijat: Merja Soosalu (poissa) Juhana Hiironen Ville Lumme Mestaritoiminta Oy Mestaritoiminta Oy Kiinteistöallianssin vuosikello
2 1 PUHEENJOHTAJAN VALINTA JA KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja, ellei toisin päätetä. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti läsnäolijat tervetulleiksi. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. KAJR:n kokous on päätösvaltainen, kun vähintään yksi jokaisen sopimusosapuolen nimittämistä jäsenistä on kokouksessa läsnä. n jäsen voi valtuuttaa toisen jäsenen edustamaan itseään. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 4 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys 5 TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin, kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Ei tilannekatsausta tässä kokouksessa.
3 6 KÄSITELTÄVÄT ASIAT 6.1 Investoinnit 2019 Investointilistat liitteenä. Erillisenä toiminnalliset sekä tekniset investoinnit. Investointilista on päivitetty 7.8.2019. Yhteen laskettuna investoinnit ylittävät tuon annetun 8.4M (+256 000 ), mutta tämä tasaantuu, kun työmaat valmistuvat ja kuluvaraukset muuttuvat toteutuneiksi kustannuksiksi. Oinaskadun -ja Anttilan koulun sisäilmakorjaukset saattavat muuttaa vielä käynnistämättömien hankkeiden toteutusta. Suurempia muutoksia 22.5 jälkeen ei ole tullut. Omatoimikirjaston kustannukset kasvaneet huomattavasti. Yksittäisillä riveillä kustannuksissa - + suuntaista liikettä. Uusia Investointeja Järvenpään talo toiminnallinen investointi: molokkien suunnittelu ja toteutus tekninen investointi: näyttämötekniikan turvallisuuden parantaminen Peruutettuja investointeja Haarajoen koulu rakennusautomaation uusiminen. Sidoksissa maalämpö hankkeeseen, minkä toteutus siirretty vuodelle 2020 tekninen investointi (tätä ei vielä ole poistettu listalta) Hyväksytään päivitetty investointilista 7.8.2019 Hyväksyttiin investointilista. Investointilistan käsittely siirretään kiinteistöryhmien vastuulle seuraavasta kiinteistöryhmästä alkaen (elokuu 2019). lle raportoidaan sovitun mukaisesti suuret muutokset (yli 500 000 ). 6.2.1 Aseman hissitorni
4 Kaupunki on pyytänyt, että Mestaritoiminta ottaisi haltuun aseman hissitornin. Torni on huonossa kunnossa ja vaatii peruskorjauksen. Hissin huolto ja ylläpito kuuluisi myös jatkossa Mestaritoiminnalle. Aseman hissitorni ei ole aiemmin sisältynyt kiinteistöallianssin investointi- eikä ylläpito-ohjelmaan. Peruskorjauksen suunnittelumäärärahat haetaan 2019 talousarviomuutoksen yhteydessä vuodelle 2019. Toteutus kiinteistöallianssin investointiohjelmasta 2020. A) Hyväksytään, että kohde on lisätty kiinteistöallianssin investointiohjelmaan alkaen 1.6.2019. B) Esitetään, että kohde lisätään kiinteistöallianssin ylläpito-ohjelmaan 1.1.2020 alkaen. Esityksen mukaan 6.3 Kiinteistöjohdon ulkopuoliset tehtävät Kaupunki on nimennyt Mestaritoiminta Oy:n työntekijän edustajaksi konserniyhteisöön (Kiljavan sairaala Oy). Toiminta ei sisälly allianssisopimukseen, eikä kyseessä ole kaupungin kiinteistö. Tästä johtuen kustannuspaikkaa ei ole. Miten tämän ja vastaavien tehtävien kustannukset hoidetaan? Merkitään tiedoksi, keskustellaan ja palataan asiaan seuraavassa kokouksessa. Asiasta keskusteltiin ja päätettiin, että Mestaritoiminta osallistuu tarvittaessa konserniyhteisöjen ohjaamiseen hallitus yms.tehtävissä. 6.4 Kinnarin ylläpitobudjetin hyväksyminen Kinnarin uuden koulun rakentamisen sopimukseen sisältyy optio kiinteistön ylläpidosta. Ylläpitobudjetti on valmisteltu kiinteistöryhmän toimesta syksylle 2019 ja vuodelle 2020. Vuoden 2019 (5 kk) ylläpitobudjetti on 236 430 ja vuoden 2020 alustava ylläpitobudjetti on 617 978. Em. summat sisältävät 3% bonuksen. Budjetti nousee vielä tämän hetken tasosta (arviolta 25 000 ).
5 NCC on viikolla 24 antanut ylläpidon järjestämisestä tarjouksen. Tarjottu hinta on korkea ja ylittää budjetin. MT ja käyttäjä esittävät, että NCC:n optiota ei käytetä vaan Mestaritoiminta ottaa kiinteistön ylläpitovastuun Kiinteistöallianssisopimuksen mukaisesti. Siivouspalveluiden osalta ehdotetaan, että tilaa siivouspalvelut Jatsi Oy:ltä. Päätetään, että NCC:n optiota ei käytetä vaan Mestaritoiminta ottaa kiinteistön ylläpitovastuun Kiinteistöallianssisopimuksen mukaisesti. Siivouspalveluiden osalta ehdotetaan, että tilaa siivouspalvelut Jatsi Oy:ltä. A) Hyväksytään alustava ylläpitobudjetti B) Päätetään siirtää Kinnarin ylläpidon järjestäminen Mestaritoiminnan vastuulle Esityksen mukaan. Siirretään Kinnarin ylläpitoasiat kiinteistöryhmän vastuulle. 6.5 Kaupungin toiminnan kehittämisen ja toimitilahankkeen visiovaiheen kumppaninvalinta Toimitilahankkeen visiovaiheen pääkumppaniksi on haastateltu kolmea ehdokasta, joista valmisteluryhmä on päätynyt valitsemaan kokonaisarvion pohjalta sopivimman. Valintaa on käsitelty kaupungin johtoryhmässä. Valinnasta on tehty viranhaltijapäätös (liite 6.5). linjasi, että henkilöstöjohtaja Merja Soosalu toimii hankkeen tilaajan edustajana. Hankkeen projektipäällikkönä toimii Mestaritoiminta. Visiovaiheessa hankkeelle otetaan lisäksi mukaan palvelumuotoilun asiantuntija sekä työelämän kehittämisen ammattilaisia. Palvelumuotoilun asiantuntijahankinnasta on tehty pienhankintapäätös. Visiovaiheen toiminnan kehittämisen kustannusarvio on 100 000. Kaupunki vastaa hankkeen rahoituksesta. Toimitilojen tontinkäyttö- ja konseptisuunnittelun käynnistämisestä tarvitaan päätös. Mikäli suunnittelun käynnistyminen viivästyy olennaisesti syksystä 2019,
6 vaarantuu uusien toimitilojen käyttöönotto tavoiteaikataulussa vuoden 2022 lopussa. Suunnittelun kustannusarvio on 100 000. Merkitään tiedoksi Esityksen mukaan 6.6 Kaupunkikehityksen varikko MT on valmistellut varikon rakentamista omaan taseeseen. Kohteeseen olisi sijoittumassa kehityksen toimintoja purettavan ja jalostettavan Seutulan alueen varikon tieltä. MT ja tekisivät kohteesta vähintään 7 vuoden vuokrasopimuksen. Kohteen kokonaisvuokrataso on määritelty niin, että kiinteistön kassavirta on koko ajan positiivinen, mutta tuloverot on minimoitu. Hanke edellyttää kaupungin lainantakausta koko investointisummalle. Investoinnin koko on n. 1 450 000. MT:n hallitus esittää kaupungille lainantakauksen myöntämistä, mikäli KAJR hyväksyy hankkeen. Hankkeen urakkasopimus voidaan allekirjoittaa heti kun takauspäätös on lainvoimainen. Hankkeen valmistuminen kestää arviolta 8 kk sopimuksen allekirjoittamisesta, riippuen rakennusluvan aikataulusta. Saman aikaisesti Järvenpään Vesi Liikelaitos tekee omaa tilaselvitystä. Järvenpään Veden tarkoitus on keskittää toimintansa yksityiseltä vuokrattaviin tiloihin. Alustavasti on keskusteltu liikuntapalveluiden varikko- ja varastotarpeiden sijoittamisesta Järvenpään Veden kanssa samoihin tiloihin. Kaupunkikehityksen sijoittumista samoihin tiloihin tutkittiin, mutta koska kohteen sisäilmatoimivuudesta ei ole varmuutta, ei selvitystä ole jatkettu. Hyväksytään hanke ja esitetään MT:n hallitukselle, että se esittää edelleen kaupungille lainaustakauksen myöntämistä hankkeelle. Kaupunginjohtaja antaa Kaupunkikehitykselle, Järvenpään Vedelle, liikuntapalveluille ja Mestaritoiminnalle ohjeistuksen tutkia koko konsernin yhteisen varikon toteuttamista. Mestaritoiminta valmistelee hanketta.
7 6.7 Harjulan uusi koulu ja päiväkoti -hanke ja suunnittelun hankinta Kaupunginvaltuusto kokouksessaan hyväksynyt Harjulan uuden koulun ja päiväkodin rakentamisen (10.6.2019 44). Hankkeen suunnittelijahankinnat ovat käynnissä. MT arvioi tarjoukset yhdessä käyttäjän ja hankinta-asiantuntijan kanssa. Harjulan koulun pääsuunnittelijaksi valittiin Innovarch Oy, rakennesuunnittelijaksi A-Insinöörit Oy, LVIA-suunnittelijaksi Sitowise ja Äyräväinen Oy ja sähkösuunnittelijaksi Rejlers Finland Oy ja Insinööritoimisto Tauno Nissinen Oy. Geosuunnittelun hankinta on vielä kesken. Hankintapäätöksen teki Mestaritoiminta Oy. Ensimmäiset suunnittelusopimukset allekirjoitetaan arviolta viikolla 34. Sopimuksen allekirjoittavat kaupunginjohtaja, palvelualuejohtaja, Mestaritoiminnan edustaja. Merkitään tiedoksi Harjulan uusi koulu ja päiväkoti -hankkeen suunnitteluhankintojen tilanne. Päätetään että suunnittelusopimukset allekirjoittavat Olli Naukkarinen (tilaaja), Marju Taurula (käyttäjä) ja Mestaritoiminnan edustaja (rakennuttamispalvelut) 6.8 Allianssin budjetti 2020 MT on valmistellut alustavan budjetin vuodelle 2020. Liitteenä esitys suurimmista muutoksista suhteessa vuoteen 2019. Merkitään tiedoksi Merkitään tiedoksi 7 SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden tilanne Sisäilmakohteiden asioiden tilannekatsaus käydään jatkossa kiinteistöryhmissä. Käsitellään tarvittaessa tässä kokouksessa. Liitteenä sisäilmakohteiden tilannekatsaus.
8 8 TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Ei tiedoksi merkittäviä asioita. 9 VIESTINTÄ laaditaan pöytäkirjan liitteeksi. Pöytäkirja liitteineen jaetaan KAJR lisäksi seuraaville: Topi Luostarinen, Timo Väisänen, Kimi Alifrosti, Marketta Niemi, Tuula Alkula ja Heli Vastamäki. Tiivistelmä julkaistaan Mestaritoiminta Oy:n verkkosivuilla ja Janetissa. 10 MUUT ASIAT Seuraavat kokoukset 26.09.2019 klo 8.30-11.30 24.10.2019 klo 8.30-11.30 19.11.2019 klo 9.00-11.00 17.12.2019 klo 9.30-11.30