INKA-hankehallinnosta 27.3.2014 Copyright Tekes
Rahoituspäätös Ilmoitus rahoituspäätöksestä Projektisuunnitelma Projektin kustannusarvio Yleiset ehdot ja mahdolliset erityisehdot
Rahoituspäätöksen hyväksyminen, yritysrahoitus, lomake Y1 www.tekes.fi > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palautettava 2 kuukauden kuluessa (de minimis 1 kk) rahoituspäätöksen vastaanottamisesta suojatulla sähköpostiyhteydellä nettisivujen kautta tai (kirjaamo@tekes.fi) Projektikirjanpito Kirjanpitoon tai kustannus-/projektilaskentaan on avattu laskentakohde, projektinumero, tili tai muu laskentatunniste Ehdoton vaatimus: kustannusten yhteys kirjanpitoon helposti todettavissa Työajanseuranta Tunnit kirjataan vähintään viikoittain päiväkohtaisesti ja varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa systemaattisella tavalla Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus
Esimerkki projektin tuntiseurannasta
Hankintamenettely julkisten toimijoiden kehittämishankkeissa Kts. Yleiset ehdot, kohta Hankintamenettelyt Tavara- ja palveluhankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä Vastoin näitä säännöksiä tehtyjen tavara- ja palveluhankintojen kustannukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Rahoituksen saajan on noudatettava myös mahdollisia sisäisiä hankintaohjeitaan Raportoinnin yhteydessä käytetyt hankintamenettelyt kuvataan sisältöraporttiin (verkkoasioinnissa tai sisältöraportissa Y2) Hankinnoista tulee toimittaa pyydettäessä laskuerittely ja laskutusperusteet (esim. sopimus) sekä selvitys valintaperusteista (kilpailutus tai muu peruste) tai kopio HILMAssa julkaistusta hankintailmoituksesta
Verkkoasiointi http://www.tekes.fi/asiointi/ Henkilöt, jotka on valtuutettu hakemuksen täyttäjiksi, ovat saaneet oikeudet myös projektin raportointiin. Projektin pääkäyttäjällä on oikeus hallinnoida projektin käyttäjäoikeuksia. Jos organisaatiollasi on käynnissä useita projekteja, joita Tekes rahoittaa, suosittelemme organisaatiolle pääkäyttäjää. Pääkäyttäjä voi antaa oikeudet kaikille projektia hallinnoiville henkilöille, esim. tilitoimiston henkilölle. Jos sinulla ei vielä ole oikeuksia projektiin, rekisteröidy asiointipalvelun käyttäjäksi ja pyydä oikeudet projektiin organisaation/projektin pääkäyttäjältä tai Tekesin asiointineuvojalta (puh. 029 505 5051).
Raportointi ja tilittäminen verkkoasioinnissa Verkkoasiointiin kirjautumisen jälkeen sekä sisältöraportin että kustannustilityksen tiedot täydennetään suoraan selaimen kenttiin. Liitetiedostona toimitettavat lomakkeet löytyvät www.tekes.fi > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palkkoja tilitettäessä mukaan liitetään palkkaerittely, lomake Y4 Lopputilityksen yhteydessä liitetään mukaan tilintarkastajan tarkastusraportti Raportti ja tilitys lähetetään omina lähetyksinään painamalla Lähetä-painiketta Hyväksyminen-välilehdellä. Raportin ja kustannustilityksen lähettää aina projektin vastuullinen johtaja. Lähetä-painike vastaa paperiversioiden allekirjoituksia.
Raportointiin tarvittavia lomakkeita www.tekes.fi > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Raportointi tehdään ensisijaisesti verkkoasioinnissa muussa tapauksessa raportoidaan seuraavilla lomakkeilla: Raportointilomake yritysprojekteille (Y2) Julkisen toimijan tilanne ja projektin toteutus (mm. alihankinnat ja tärkeimmät kustannukset) Hyödyntämisnäkymät ja muut vaikutukset Eritysehtojen toteutuminen (esim. käytetyt hankintamenettelyt) ja allekirjoitus Yhteenveto tuloksista ja vaikutuksista (loppuraporttiin) Kustannustilityslomake yritysten t&k-projekteille (Y3) Palkkaerittely (Y4) Vastuullisen johtajan vakuutus (Y5) Auktorisoidun tilintarkastajan tarkastusraportti koko projektin kestoajalta (loppuraporttiin) Tositekopiot ja työaikaraportit vain pyydettäessä.
Tilintarkastajien havaintoja 1/2 Tilitetyt työtunnit on arvioitu jälkikäteen tai ne eivät täsmää pidettyyn tuntiseurantaan Työntekijä ei ole itse pitänyt työajanseurantaa/seurannasta ei ole tositteita Palkkaa on maksettu vain Tekes-projektiin tehdyistä tunneista, tilitetyt palkat sisältävät luontoisetuja Projektikirjanpitoa ei ole järjestetty, kustannuksiin on saatu muuta julkista tukea Kokous- ja neuvottelukuluja on tilitetty ostopalveluissa tai sihteerityötä on tilitetty rahapalkoissa Tilitys sisältää projektille kuulumattomia kustannuksia
Tilintarkastajien havaintoja 2/2 Hankinnoissa ei ole noudatettu lain mukaisia hankintamenettelyjä tai julkisen toimijan omia ohjeita tai tehdyt hankintapäätökset ovat puuttuneet tai hankintaperusteita ei ole dokumentoitu Rahoituksen saaja ei säilyttänyt systemaattisesti projektiasiakirjoja määrättyä viittä vuotta projektin päättymisen jälkeen
Projektimuutokset Etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: projektin vastuullisen johtajan vaihtuminen projektin kestoajan pidennys raportointieräpäivän siirtäminen kustannusarvion muutos ts. siirtoja eri kululajien kesken sisällöllinen muutos ts. projektin eteneminen poikkeaa suunnitelmasta eritysehdon täyttymättä jääminen projektin siirtäminen kolmannelle osapuolelle liiketoiminnan myynti, projektin tulosten luovutus tai yritysjärjestelyt (suostumusta haettava viiden vuoden ajan projektin päättymisestä)
Muuta huomioon otettavaa Rahoituksen maksaminen rahoitusprosentin mukaan Avustus Enintään 90% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Tulojen huomioiminen Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Viranomaisvalvonta Aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan Tekes-tarkastukset
Julkisten toimijoiden kehittämishankkeiden tilitysasioissa sinua neuvovat Tynkkynen Satu 029 50 55867 ja 050 557 7867 Virvelä Anne-Maj 029 50 55657 ja 050 557 7657 Verkkoasioinnin tuki puh. 029 50 55051 Kustannustilityksiin ja raportointiin liittyvä neuvonta puh. 029 50 55050
Yritysprojektien tilitysasioissa sinua neuvovat Huttunen Ville 029 50 55526 ja 050 557 7526 Kippola Kai 029 50 55654 ja 050 557 7654 Lahtinen Leila 029 50 55523 ja 050 557 7523 Tulokas Pirjo 029 50 55788 050 557 7788 Tynkkynen Satu 029 50 55867 ja 050 557 7867 Uuttu Auli 029 50 55655 Venäläinen Irma 029 50 55525 ja 050 557 7525 Virvelä Anne-Maj 029 50 55657 ja 050 557 7657
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)tekes.fi Suojattu sähköpostiyhteys nettisivuilla www.tekes.fi Sähköposti: kirjaamo(at)tekes.fi Innovaatiorahoituskeskus Tekes Osoite: PL 69, (Kyllikinportti 2), 00101 Helsinki Vaihde: 029 50 55000 arkisin klo 8:00-16:15 Copyright Tekes