Vakuutuspolitiikka 1(5) 12.10.2015 Savonlinnan kaupungin vakuutuspolitiikka Sisällysluettelo 1 Johdanto 2 Vastuut ja roolit vakuuttamisessa 3 Vakuuttamisen periaatteet Savonlinnan kaupungissa 3.1 Vakuuttamisen hallinto 3.2 Vakuuttamisen pääperiaatteet 3.2.1 Vakuutusmäärät 3.2.2 Omavastuut 3.2.3 Vakuutusyhtiöiden valitseminen 3.2.4 Muiden yhtiökumppaneiden käyttäminen 3.2.5 Vakuutusten kilpailuttaminen 4 Vakuutuksista ja vahinkomenettelyistä tiedottaminen Vakuutuspolitiikan käsittely Tarkastettu Kaupunginjohtajan johtoryhmä 12.10.2015 Hyväksytty Kaupunginhallitus
1. Johdanto Vakuutuspolitiikan määrittäminen ja kirjaaminen on tärkeä osa Savonlinnan kaupungin riskienhallintaa ja sen kehittämistä. Kaupungin vakuutuspolitiikka noudattaa kaupungin riskienhallintapolitiikan linjauksia. Se määrittelee vakuuttamisen vastuut, toimintatavat ja periaatteet, ts. sen miten kaupungin henkilöstö ja palveluiden käyttäjät, omaisuus ja vastuut vakuutetaan vakuutuslaitoksessa. Vakuuttamispolitiikan tavoitteena on ohjata vakuuttamista keskitetysti ja varmistaa, että vakuuttaminen toimii kassavirtaa ja tulosta tasoittavana keinona vahingon satuttua. Kaupungin riskienhallintapolitiikassa korostetaan riskeiltä suojautumista ennalta ehkäisevin toimenpitein. Vakuuttaminen ei itsessään estä eikä rajoita vahinkotapahtumia, vaan ainoastaan pienentää näiden taloudellisia vaikutuksia. Osa vakuutettavasta riskistä jää aina organisaation kannettavaksi joko omavastuu-, ehtorajoitus- tai kustannustehokkuussyistä. Vahingoista syntyy lähes aina myös välillisiä kustannuksia joita vakuutus ei korvaa. Siksi on tärkeää että riskejä hallitaan organisaation eri tahoilla osana normaalia toimintaa mm. sisäisen valvonnan keinoin, ja että vakuuttaminen ymmärretään sellaiseksi täydentäväksi osaksi kaupungin muuta riskienhallintaa, joka kohdistuu vain kaupungin olennaisimpiin vakuuttamiskelpoisiin riskeihin. 2 Vastuut ja rooli vakuuttamisessa Voimassa olevan hallintosäännön mukaan kaupungin vakuutuspolitiikasta päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus päättää: - kilpailutettavasta vakuutussuunnitelmasta - vakuutusten kilpailuttamisesta Hankintapäällikkö päättää - vakuutushankinnasta, kun kysymyksessä on kaupungin useamman toimialan yhteishankinta Lautakunnat päättävät: - vakuutusten ottamisesta tehtäväalueellaan Omaisuuden hankinnasta päättävä viranhaltija - päättää vakuutuksen ottamisesta hankintaosalta Talousjohtaja päättää - vakuutustenottamisesta siltä osin kuin lautakunnat eivät tästä päätä - huolehtii vakuutuskokonaisuuden kilpailuttamisesta ja siihen liittyvästä valmistelutyöstä hankintapalveluiden kanssa
- huolehtii yhteydenpidosta vakuutusyhtiöihin ja muihin vakuuttamisen yhteistyökumppaneihin - edistää osaltaan vakuutus-/vahinkoriskien hallintaa yhdessä toimialojen kanssa - seuraa vakuutusmaksu- ja vahinkokehitystä ja - ohjeistaa toimialoja / viranhaltijoita vakuuttamisen käytäntöön liittyvissä asioissa Vastuu vakuutuspolitiikan noudattamisesta on kaikilla kaupungin toimialoilla ja toimintayksiköillä. Toimialat / toimintayksiköt / hankinnoista päättävät viranhaltijat: - vastaavat siitä, että vakuutuspolitiikan sisältö ja vakuutusturvien pääkohdat ovat oman organisaation tiedossa - vastaavat vakuutusyhtiöiden suojeluohjeiden noudattamisesta tahoillaan - seuraavat vahinkokehitystä ja huolehtivat korjaavista toimenpiteistä vahinkojen ennalta ehkäisemiseksi - vastaavat siitä, että vakuutusyhtiö saa käytettäväkseen kaikki tarvittavat tiedot sekä vakuuttamista että vahinkojen selvittelytyötä varten. - 3. Vakuuttamisen periaatteet Savonlinnan kaupungissa 3.1 Vakuuttamisen hallinto Kaupunki käyttää keskittämistä vakuutushallinnon tehostamisessa. Näin noudatetaan yhtenäisiä käytäntöjä samankaltaisissa tilanteissa, estetään päällekkäistä vakuuttamista, estetään tahattomien vakuutusturva-aukkojen syntymistä sekä varmistetaan paras kustannustehokkuus vakuutusmaksujen ja hallinnon osalta. Vakuutuskokonaisuus toteutetaan niin, että - vakuutukset järjestetään pääsääntöisesti kaupunkitasoisen riskinsietokyvyn mukaan laajoina kokonaisuuksina - kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä kaupungin sopimukseen kilpailutuksen yhteydessä - vakuutuskirjat ja laskut kohdistetaan mahdollisuuksien mukaan sinne, missä vakuutettava etuus on, toimiala- ja/tai yksikkökohtaisesti. Toimialoilla ja yksiköissä ei tämän lisäksi oteta erillisiä vakuutuksia, paitsi: 1) Riihisaaren maakuntamuseo voi vakuuttaa omaisuusvahingon erikseen: o museolaiva Salaman, omavastuu vähintään 30 000 euroa o pienalukset s/s Savonlinnan ja m/s Mikon, omavastuu vähintään osavahingossa 5000 euroa ja varkaus/ilkivaltavahingossa 1000 euroa; 2) Satamalaitos voi vakuuttaa erikseen Kyrönsalmi lossin, omavastuu vähintään osavahingossa 3000 euroa ja varkaus/ilkivaltavahingossa 500 euroa; 3) Kaupungintalon Äkkiväärän palo-osuudesta 4 000 961 euroa on ainaispalovakuutettu If Vahinkovakuutusyhtiössä; - vakuutettu taho ilmoittaa kaupungin intra- sivuston ohjeita noudattaen pääsääntöisesti sähköisesti vahingosta suoraan vakuutusyhtiölle joka käsittelee vahingot vahingonkärsineiden kanssa;
- vakuutuskilpailutuksen kilpailutussykli arvioidaan tapauskohtaisesti erikseen kaupunginhallituksen toimesta. Kilpailutusprosessissa tarjouspyynnön pohjana olevan vakuuttamissuunnitelman hyväksyy kaupunginhallitus. Vakuutuskilpailutuksen hankintapäätös viedään kaupunginhallitukselle tiedoksi. 3.2 Vakuuttamisen pääperiaatteet Savonlinnan kaupungin eri tahojen riskien kartoituksessa on käyty läpi myös vakuutettavia riskejä eli - henkilöstöriskejä, jotka vaarantavat työntekijöiden, asiakkaiden, kuntalaisten ja /tai muiden terveyttä tai henkeä (esim. tapaturmat) - omaisuusriskejä, jotka toteutuessaan kohdistuvat kaupungin omaisuuteen ja voivat aiheuttaa häiriöitä toiminnassa (esim. käyttöomaisuuden tuhoutuminen) - vastuuriskejä, jotka toteutuvat vahingonkorvausvelvollisuuden kautta korvusvastuuna toiselle aiheutetusta vahingosta (esim. loukkaantunut kaupungin laiminlyönnin vuoksi) Kaupungin vakuuttamisen pääperiaatteet ovat: - Lakisääteiset vakuutusvelvollisuudet täytetään aina - Henkilöriskit vakuutetaan vapaaehtoisin vakuutuksin niin, että vakuuttamisella tuetaan kaupungin tahtoa pitää huolta työntekijöiden ja kuntalaisten terveydestä ja turvallisuudesta. Erilaisiin kaupungin järjestämiin palveluihin, ryhmiin ja toimintoihin kuuluvat henkilöryhmät vakuutetaan mahdollisimman yhdenmukaisesti. - Erittäin suuret ja toteutuessaan talouden tasapainoon vaikuttaviksi arvioidut omaisuusriskit vakuutetaan aina kun se on mahdollista. Pienehköjä omaisuusriskejä ei vakuuteta ilman erityistä syytä. Kaupungin omaisuuteen kohdistuvia taloudellisia petos- ja/tai kavallusriskejä ei vakuuteta. - Vastuuriskit ts. toiselle tuottamuksellisesti aiheutetut henkilö-, esine- ja taloudelliset vahingot vakuutetaan koko kaupungin kattavasti niin laajoin vakuutusehdoin kuin markkinoilla on taloudellisesti järkevällä hinnalla saatavissa. 3.2.1 Vakuutusmäärä Lakisääteisten vakuutusten vakuutusmäärät, korvausten ylärajat, on laeissa ja muissa määritetty. Vapaaehtoisten henkilö-, omaisuus- ja vastuuvakuutusten vakuutusmäärät arvioidaan kaupungin riskinsietokyky, vakuutuslajinäkökohdat sekä hyvä vakuutustapa huomioon ottaen. 3.2.2 Omavastuut Organisaation riskinsietokyky ja halu, sen maksukyky ja vakavaraisuus ohjaavat omavastuukäytäntöjä. Savonlinnan kaupungin talous ei puolla korkeiden
omavastuiden käyttämistä, vaikka korkeat omavastuut tukisivat ennalta ehkäisevää ja huolehtivaa riskienhallintakulttuuria. Sekä lakisääteisessä että vapaaehtoisessa henkilövakuuttamisessa omavastuut ovat alhaiset sekä vahinkotiheyden että vahinkokäsittelyn käytäntöjen toimivuuden vuoksi. Savonlinnan kaupungin vakuutusten omavastuut ovat määriltään 0 5000 euroa henkilöihin kohdistuvissa vahingoissa, sekä vastuuvahingoissa. Omaisuuteen kohdistuvissa vahingoissa omavastuu on pääsääntöisesti kiinteistöjen osalta 30 000 euroa ja irtaimiston osalta maksimissaan 5000 euroa. 3.2.3 Vakuutusyhtiöiden valitseminen Vakuutusyhtiöt myyvät yhtiönsä vakuutustuotteita ja samalla ottavat vakuutettavan riskin tai osan siitä kantaakseen. Vahingon sattuessa vakuutusyhtiö selvittää korvausvelvollisuutensa, tarkastaa vahingon tarvittaessa ja maksaa korvauksen vakuutusehtojen mukaisesti. Vakuutusyhtiöt tarjoavat myös vahinkoriskienhallintapalveluita kuten koulutusta ja teknistä riskiselvitystä vakuutettavista kohteista. Savonlinnan kaupungin käyttämien vakuutusyhtiöiden tulee olla taloudellisesti vakavaraisia, hyvämaineisia ja niiden on kyettävä antamaan suurasiakaspalvelua sekä riittävää palvelua mahdollisen verkoston kautta myös ulkomailla esim. työ- tai opintomatkalla oleville Savonlinnan vakuutetuille. Kaupunki edellyttää myös, että vakuutusyhtiöllä on toimiva sähköinen asiointijärjestelmä. 3.2.4 Muiden yhteistyökumppaneiden käyttäminen Vakuutusten kilpailuttamisessa, hankinnassa ja hoidossa on mahdollista käyttää vakuutusmeklaria tai konsulttia asiantuntijana. Vakuutusmeklari toimii vakuutusyhtiöstä riippumattomana asiakkaan valtuuttamana edustajana vakuutusja vahinkoasioissa, konsultti toimii asiakasta avustavana asiantuntijana. Vakuutusten kilpailutukseen, vakuutusten riskien hallintaan sekä vakuuttamiseen liittyviä projektiluontoisia erityispalveluja tarjoavat eri alojen asiantuntija, joita on esimerkiksi vakuutusmeklariyrityksillä ja tilintarkastusyhteisöillä. 3.2.5 Vakuutusten kilpailuttaminen Kaupungin vakuutusten hankinnassa sekä vakuutusmeklarin ja konsultin käytössä noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja kaupungin voimassa olevaa hankintaohjetta. Yksittäisten vakuutuslajien muutosten sekä asiantuntijapalveluiden osalta tilanne vaihtelee, ja niiden hankintamenettely katsotaan tapauskohtaisesti kaupungin voimassa olevia hankintaohjeita noudattaen. 4. Vakuutuksista ja vahinkomenettelystä tiedottaminen
Kaupungin vakuutuksista ja vakuutusmenettelyistä julkaistaan tietoja ja ohjeita kaupungin intra -sivustolla (Savnet). Tietoja päivitetään tarvittaessa, jotta ne ovat ajantasaisia. Lisäksi tietoja jaetaan: - sekä omien että vakuutusyhtiöiden järjestämien koulutusten kautta sekä - organisaation eri tahojen pyynnöstä tarpeen mukaan.