OHJE 1 (10) UUDEN KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN TOIMINTASELOSTELOMAKKEEN (RAY3703) TÄYTTÖOHJE Yleistä... 1 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot... 2 2 Haettava avustus... 2 3 Toiminnan toteutuspaikkakunta/kunnat... 2 4 Avustusstrategia... 2 5 Toiminnan tavoitteet ja kohderyhmä... 3 6 Toiminnan tarve... 3 7 Toiminnan toteuttaminen... 3 8 Toiminnan tulokset ja vaikutukset... 4 9 Toiminnan resurssit ja talous... 4 10 Talousarvioerittely... 5 11 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustetulle toiminnalle... 10 12 Liitteet... 10 Yleistä Lomakkeella RAY3703 haetaan uutta kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) johonkin järjestön kokonaisuudesta rajattuun toimintaan tai toiminnanalaan. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Liitteet ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Katso kohta 12 Liitteet. Täytä uutta kohdennettua toiminta-avustusta hakiessasi toimintaselostelomakkeen (RAY3703) lisäksi RAY:n päälomake (RAY3701) sekä järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Täydentämiselle voidaan myöntää lisäaikaa vain poikkeustapauksissa, mikäli viivästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos toimitat hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä myöhemmin, mainitse hakemuksessa, milloin ja mitä asiapapereita aiot vielä toimittaa ja miksi tarvitset lisäaikaa.
OHJE 2 (10) 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, mikäli se on tiedossa. Kerro lyhyesti, mihin toimintaan rahoitusta haetaan eli toiminnan nimi ja haettavan avustuksen käyttötarkoitus. Ilmoita myös toiminnan sisällöstä ja taloudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot sekä toiminnan aloittamisajankohta ja mahdollinen lopettamisajankohta, mikäli haetaan määräaikaista kohdennettua toimintaavustusta. 2 Haettava avustus Kohdennettua toiminta-avustusta tulee hakea vuosittain. Pitkäkestoisessa toiminnassa on kuitenkin hyvä esittää myös näkymät tuleville vuosille. Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta seuraavalle vuodelle. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina esimerkiksi 50 000 ilmoitetaan 50. Ilmoita myös mahdollisten seuraavien vuosien hakusummat (1.-3. suunnitelmavuosi). Kerro, onko toiminta, johon avustusta haetaan: jatkoa RAY:n avustamalle projektille (kerro projektin nimi ja kohdenumero) toteutettu aiemmin jonkun muun tahon rahoituksella (ilmoita rahoittaja) tai kokonaan uutta toimintaa 3 Toiminnan toteutuspaikkakunta/kunnat Ilmoita kohdennetun toiminta-avustuksen toteutusalue. Onko kyseessä valtakunnallinen toiminta vai kohdistuuko toiminta rajattuun alueeseen? Jos toiminta kohdistuu rajattuun alueeseen, luettele toteutuspaikkakunta/kunnat. Voit tarvittaessa jatkaa luetteloa erillisellä liitteellä, jos toteutusalueena on useita kuntia. 4 Avustusstrategia Valitse haettavan toiminnan sisältöön parhaiten sopiva RAY:n avustusstrategian päälinja (vain yksi): Terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin vahvistaminen Terveyttä ja sosiaalista hyvinvointia uhkaavien ongelmien ehkäiseminen Ongelmia kohdanneiden auttaminen ja tukeminen
OHJE 3 (10) 5 Toiminnan tavoitteet ja kohderyhmä Kuvaa toiminnan konkreettinen päätavoite. Päätavoitetta voi selkeyttää jakamalla se osa- ja vaihetavoitteisiin, jolloin tavoitteiden toteutumista on myös helpompi seurata. Kuvaa toiminnan kohderyhmä ja mahdolliset painotukset (mikä on ensisijainen kohderyhmä jne.). Kerro, miten kohderyhmän tarpeet on huomioitu toiminnan suunnittelussa. 6 Toiminnan tarve Muotoile lyhyt, tiivis ja konkreettinen kuvaus toiminnan perustelusta. Miksi toiminta on tarpeellista? Tarpeen perustelu ei voi olla liian yleinen, vaan tarve tulee pystyä yksilöimään myös kohteena olevan ryhmän kannalta. Kerro, jos toiminta perustuu tehtyyn tarvekartoitukseen tai ulkopuoliseen tarvearvioon. Kerro mitä muita vastaavia toimintoja alueella tai toimintaympäristössä on, ja millä tavalla suunniteltu toiminta nivoutuu niihin. Onko yhteisiä verkostoja? Täydentävätkö toiminnot toisiaan vai toteutetaanko toimintaa yhdessä? 7 Toiminnan toteuttaminen Kuvaa lyhyesti, miten ja millaisin työmuodoin toiminta toteutetaan. Jos työmuotoja on useita, kuvaa myös, miten eri muodot painottuvat toiminnassa. Luettele toiminnan kannalta olennaiset yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa avustettavassa toiminnassa. Millä konkreettisella, arjessa näkyvällä tavalla yhteistyökumppani osallistuu ko. toimintaan? Entä osoittaako kumppani toimintaan resursseja? Todenna yhteistyötä lähettämällä hakemuksen liitteenä kopiot toiminnan kannalta olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa solmituista aie- tai yhteistyösopimuksista sekä lausunnoista. Kuvaa ja perustele tulevan toimintavuoden keskeisimmät viestintätoimenpiteet. Erillisen viestintäsuunnitelman voi laittaa hakemuksen liitteeksi. Kuvaa toimintaa uhkaavat riskit ja se, kuinka niihin on varauduttu. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat hankaloita toimintaa. Riskien arviointia kannattaa tehdä toiminnan eri vaiheissa.
OHJE 4 (10) 8 Toiminnan tulokset ja vaikutukset Kerro, mitä tuloksia toiminnalla saavutetaan seuraavan toimintavuoden aikana. Varmista, että ne ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että tulokset on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Kuvaa myös toiminnalla tavoiteltavia vaikutuksia pitkällä aikavälillä. Kuvaa lyhyesti, kuinka seuraat toiminnan toteutumista ja kuinka arvioit tavoitteiden saavuttamista. Kuvaa tässä osiossa esimerkiksi se, millaista seurantatietoa aiot kerätä projektin sidosryhmiltä (esimerkiksi osallistujapalaute). 9 Toiminnan resurssit ja talous Kerro kohdennetulla toiminta-avustuksella toteutettavan toiminnan henkilöstöstä. Älä kerro palkattavien henkilöiden nimiä, vaan heidän nimikkeensä, tehtävänsä sekä työaikansa henkilötyövuosina (esimerkiksi ohjaaja, ryhmätapaamisten suunnittelu ja vetäminen sekä yhteydenpito vertaistukihenkilöihin, 1 htv.) Erittele kohdennetulla toiminta-avustuksella tehtävät hankinnat sekä niiden hinnat tai hinta-arviot. Ilmoita myös tavaran- tai palveluntoimittaja, mikäli se on tiedossa. Kaikki hankinnat tulee perustella hakemuksessa sanallisesti. Hankinnalla tarkoitetaan muuan muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista. Hankinnoissa tulee huomioida RAY:n ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palvelun toimittajalta. Lisäksi RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Laissa säädetään niistä menettelytavoista ja toimintavelvoitteista, joita lain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden tulee hankinnoissaan noudattaa. Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan muun muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa ja urakalla teettämistä. Lisätietoja hankintojen kilpailuttamisesta ja hankintalainsäädännön soveltamisesta saa julkisten hankintojen neuvontayksiköstä, joka on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö (http://www.hankinnat.fi). Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat vuokrattu työvoima, viestintätoimistoilta ostettavat palvelut ja asiantuntijapalvelut. Tyypillisiä tavaraostoja ovat tietokoneet, kännykät, kopiokoneet sekä pienimuotoiset toimistokalusteet kuten työpöydät ja -tuolit.
OHJE 5 (10) Tähän ei eritellä leasing-vuokrattuja laitteita, sillä ne tulee esittää talousarvion muut kulut -ryhmän kohdassa Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut. Myös leasing-tyyppisiä sopimuksia tehdessä tulee huomioida laki julkisista hankinnoista (348/2007) sekä RAY:n muu ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. Erittele myös toiminnan muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset esimerkiksi kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset ja rajapinta julkisen sektorin tehtäviin. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esimerkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. Kuvaile myös rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? 10 Talousarvioerittely Avustuksen hakijan tulee täyttää hakemuksessa oleva talousarvioerittely mahdollisimman yksityiskohtaisesti hakuvuoden sekä suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Erittele tuottoja ja kuluja riittävästi, jotta avustuksen käyttötarkoitus voidaan todentaa helposti talousarviosta. Huomaa että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (vrt. avustuslain 9-14 ). Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut: sellaiset, jotka tullaan rahalla maksamaan tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite ja jonka määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Esimerkiksi poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot eivätkä sellaiset varaukset tai sellaiset laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin, eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi osallistumismaksut, asiakasmaksut ja kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat avustuspäätöksessä kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus.
OHJE 6 (10) Alla on kuvattu mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Toiminnan tuotot talousarviossa RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haettua avustuksen määrä. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Julkisella tuella tarkoitetaan edellä mainittujen lisäksi kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä, yhdistyksiltä ja seurakunnilta saatuja avustuksia. Asiakas- ja osallistumismaksut Asiakas- ja osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja. Muu tuottotili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muuta tuottotiliä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä tuottoa. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia pieniä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Toiminnan kulut talousarviossa Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan työntekijöille (vakituiset, määräaikaiset osa-aikaiset sekä tuntityöntekijät) maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat.
OHJE 7 (10) Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, mikä on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Asiakaskulut Asiakaskuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja esim. tarjoilut retkillä tai muussa järjestetyssä toiminnassa sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattu työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita tai työkorvauksia, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja, ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9. Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Huom! Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta.
OHJE 8 (10) Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. ATK-ohjelmistokulut ATK-ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ATK-ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ATK-ohjelmistoja (esimerkiksi virustorjuntaohjelmistot ja Office-ohjelmistot). Kone- ja laitevuokrat / Leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Puhelin ja ATK-laitehankinnat Puhelin ja ATK-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin ja ATK-laitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9. Kalusto yms. hankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 9. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä työntekijöille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Taloushallintopalvelut Taloushallintopalveluilla tarkoitetaan ulkopuolelta ostetun kirjanpidon ja palkanlaskennan kuluja sekä maksettuja tilintarkastuspalkkioita. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Avustuslain 4.3 :n mukaan Avustus voidaan myöntää saajalle sen omaan toimintaan tai hankkeeseen taikka käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön
OHJE 9 (10) valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n internet -sivuilta aineistopankista. Yhteistyöhankkeissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne yhteistyöhankkeissa hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Puhelin ja toimistokulut Puhelin ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti- ja kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa kokoustarjoilukuluja. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia pieniä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Muu kulutili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muuta kulutiliä, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä kulua. Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia kohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Yleiskulu on sellainen kulu, joka kohdistuu useaan eri toimintoon. Yleiskuluilla tarkoitetaan muun muassa toiminnanjohtajan, kirjanpitäjän ja yms. palkkakuluja sekä usean eri toiminnon käytössä olevan kopiokoneen vuokrakuluja. Huom! Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) ei voi käyttää kattamaan avustusvuotta edeltävän vuoden kuluja. Toiminnan vuosittainen alijäämä on katettava järjestön omista varoista, ellei avustuspäätöksessä toisin mainita.
OHJE 10 (10) 11 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustetulle toiminnalle 12 Liitteet Erittele kyseiseen toimintaan haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista/haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta haettu/haetaan avustusta, haettu /haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. Liitä mukaan haetun toiminnan toimintasuunnitelma, järjestön säännöt, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti. Huomioithan myös että lausunnot sekä yhteistyö-/aiesopimukset ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Lisätietoja ja ohjeita Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) 4370 2310 (09) 4370 2676 hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi