Kouvolan kaupunki Selvitys lomautuksista ja talkoovapaista
SISÄLLYS 1 Tiivistelmä... 1 2 Lomautusten toteuttaminen... 2 2.1 Kaupunginhallituksen päätös... 2 2.2 Lomauttamista koskevat ohjeet... 3 2.3 Toimialojen lomautussuunnitelmat... 4 2.4 Lomautusten toteuttaminen eri toimialoilla... 5 3 Lomautuksista kertyneet henkilöstömenosäästöt... 6 4 Kysely esimiehille lomautusten ja talkoovapaiden toteuttamisesta... 8 4.1 Lomauttamista koskevat ohjeet... 8 4.2 Sisäinen ja ulkoinen viestintä... 8 4.3 Lomautusten toteuttaminen... 9 4.4 Vaikutukset palveluihin ja asiakaspalaute... 11 4.5 Vaikutukset työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen... 12 4.6 Vaikutukset kehittämistoimintaan... 13 4.7 Muut vaikutukset... 14 5 Yhteenveto... 15
1 1 Tiivistelmä Kaupunginhallitus päätti 7.1.2013 4 kaupungin henkilöstön lomauttamisesta kolmeksi viikoksi vuonna 2013. Lomautusten ulkopuolelle rajattiin tiettyjä henkilöstöryhmiä ja toimintoja. Lisäksi eräiden henkilöstöryhmien osalta päätettiin lyhyemmästä lomautusajasta. Määräaikaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta laissa sekä virka- ja työehtosopimuksissa on tiettyjä rajoituksia lomauttamisen osalta. Lomautukset olivat yksi osa kaupungin talouden tasapainottamistoimenpiteitä. Henkilöstömenoille asetettiin vuosille 2012 2013 kaiken kaikkiaan noin 14 milj. euron säästötavoite ja vuonna 2013 toteutetuilla lomautuksilla pyrittiin kattamaan noin 7 milj. euroa tästä säästötavoitteesta. Lomautusten perusteena olivat taloudelliset syyt. Kaupungilla oli pakottava kustannusten vähentämistarve vuonna 2013. Lomauttamista koskeva yhteistoimintamenettely käytiin kaupungin yhteistyöryhmässä, joka on yhteistoimintalain 14 :n mukainen yhteistoimintaelin. Lisäksi Tehyn edustajan kanssa käytiin erilliset yhteistoimintaneuvottelut. Työnantaja haki paikallista ratkaisua saavuttaa tarvittavat säästöt ensisijaisesti muilla keinoilla kuin lomautuksilla. Yt-neuvotteluissa ei kuitenkaan löydetty muuta keinoa tarvittavien säästöjen saavuttamiseksi. Lomautusten kohdistamisessa oli otettava huomioon toiminnan vaatimukset ja se, että kunnalla on velvollisuus järjestää tietyt palvelut lomautuksista huolimatta. Kaikki rajaukset perustuivat näin ollen lainsäädäntöön, virka- ja työehtosopimuksiin sekä kyseisen palvelutoiminnan erityispiirteisiin ja henkilöstön tehtävien luonteeseen. Lomautuksen sijaan henkilöstö sai valita myös vapaaehtoisen palkattoman vapaan eli ns. talkoovapaan tai siirtymisen vapaaehtoisesti osa-aikatyöhön. Lopullisen toteuman mukaan talkoovapaata piti yhteensä 2 000 henkilöä. Talkoovapaata pitivät myös ne, joita lomautus ei varsinaisesti koskenut. Lomautettuina oli yhteensä 1 532 henkilöä ja vapaaehtoiseen osa-aikatyöhön siirtyi yhteensä 16 henkilöä. Vuoden 2013 aikana lomautuksista, talkoovapaista ja vapaaehtoisesta siirtymisestä osa-aikatyöhön kertyi suoria henkilöstömenojen säästöjä yhteensä 5,0 milj. euroa. Tästä lomautusten osuus oli 2,8 milj. euroa, talkoovapaiden osuus 2,1 milj. euroa ja vapaaehtoisen siirtymisen osa-aikatyöhön noin 0,1 milj. euroa. Näihin edellä mainittuihin summiin ei sisälly lomautusten tai talkoovapaiden vuoksi kertymättä jääneistä työaikakorvauksista (esim. vuorolisät) syntyneitä säästöjä. Lisäksi välillisiä säästöjä toi mm. määräaikaisen henkilöstön käytön väheneminen vuoden 2013 aikana. Kouvolan kaupungin lomautuksilla tavoiteltu henkilöstömenojen säästö 7 milj. euroa saavutettiin kokonaisuudessaan. Toisaalta lomautukset vaikeuttivat huomattavasti harkinnanvaraista palkkatuella työllistämistä. Työllistettyjen määrä väheni nimittäin edellisvuodesta noin 60 henkilötyövuotta. Lomautusten ja talkoovapaiden toteuttamista sekä niiden vaikutuksia arvioitiin myös erillisen esimiehille tehdyn kyselyn avulla. Lomautukset sujuivat esimiesten näkemysten mukaan pääsääntöisesti joko hyvin tai kohtalaisesti. Lomautuksilla oli kuitenkin vaikutuksia henkilöstön työhyvinvointiin ja osittain myös työturvallisuuteen. Ne haittasivat selvästi myös kehittämistoimintaa. Lomautusten suunnitteluun, päätöksentekoon ja täytäntöönpanoon liittynyt työmäärä oli erittäin suuri. Haasteena oli myös se, että lomautukset ja uuden organisaation käyttöönotto ajoittuivat samalle vuodelle. Lomautusten seurauksena esiintyi jonkin verran rutiineista poisoppimista, palvelujen priorisoinnin lisääntymistä ja perustehtävän kirkastumista.
2 2 Lomautusten toteuttaminen 2.1 Kaupunginhallituksen päätös Kaupunginhallitus teki 7.1.2013 4 seuraavan päätöksen henkilöstön lomautuksista: Kouvolan kaupungin henkilöstö lomautetaan kolmeksi viikoksi vuonna 2013. Tämä tarkoittaa kuukausipalkkaisen henkilöstön osalta 21 kalenteripäivää ja tuntipalkkaisen henkilöstön osalta 15 työpäivää. Lomautuksen kesto on lyhyempi seuraavilla henkilöryhmillä: - varhaiskasvatuksen opetus- ja hoitohenkilöstö (pl. hallinnolliset päiväkodinjohtajat ja perhepäivähoitoalueen johtajat): 7 kalenteripäivää - erityisluokanopettajat: 6 kalenteripäivää - lastensuojelun avopalvelut: 6 kalenteripäivää (sis. vastaavat sosiaalityöntekijät) - perhetukikeskuksen arviointiyksiköt: 6 kalenteripäivää - etuuskäsittelijät: enintään 14 kalenteripäivää - perusopetuksen opetushenkilöstö (pl. virkarehtorit): 14 kalenteripäivää - II asteen koulutuksen opetushenkilöstö: 14 kalenteripäivää Lomautuksen ulkopuolelle rajattiin seuraavat henkilöryhmät ja toiminnot: - luottamusmiehet ja työsuojeluvaltuutetut - oppisopimussuhteiset, jotka ovat määräaikaisessa työsuhteessa - määräaikaisessa työsuhteessa olevat työntekijät, jotka eivät toimi vakinaisen työntekijän sijaisena - palkkatuella työllistetyt - pysäköinninvalvojat - kehitysvammaisten ja autistilasten erityisluokanopetus - lastensuojelun avopalvelujen päivystystiimi - perhetukikeskuksen vastaanotto-osasto ja turvakoti - KSAO:n lentokoneasennuksen koulutusohjelman opetus - Nuorisokeskus Anjalan henkilöstö - OTE nuorten työpajojen henkilöstö - asumispalvelujen ympärivuorokautinen ja ei-ympärivuorokautinen asuminen - aikuispsykiatria - terveysasemat - suun terveydenhuolto - päivystyspalvelut - Pohjois-Kymen sairaala - terveyskeskussairaala - ympärivuorokautisessa hoidossa ja kotihoidossa työskentelevä jaksotyöaikaa tekevä hoitohenkilöstö - muistipoliklinikan 3 geriatria/lääkäri, vastaava hoitaja, sairaanhoitaja ja vastaanottoavustaja - kotihoitoa tukevat palvelut/hoitohenkilöstö - maatalouslomittajat - ympärivuorokautisissa laitoksissa työskentelevät jaksotyötä tekevät ruokapalvelujen työntekijät ja puhtauspalvelujen Kouvolan terveysaseman osastojen jaksotyötä tekevät laitoshuoltajat. Mikäli terveydenhuollon osalta päästään talousarvion mukaiseen kehitykseen, niin silloin suun terveydenhuolto, päivystyspalvelut, terveyskeskussairaala, terveysasemat ja Pohjois-Kymen sairaala rajataan lomautusten ulkopuolelle. Tilanne arvioidaan kesäkuussa 2013. Jos talous ei kehity talousarvion mukaisena, toteutetaan näissä toiminnoissa yhden viikon lomautus.
3 Viranhaltija/työntekijä voi lomautuksen sijaan pitää vuonna 2013 vapaaehtoisesti palkatonta virka-/työvapaata eli talkoovapaata perusteluosassa selostetulla tavalla tai siirtyä vapaaehtoisesti osa-aikatyöhön vastaavan henkilöstömenojen säästön saavuttamiseksi perusteluosassa selostetulla tavalla. Konsernipalvelujen henkilöstöpalvelut valtuutetaan antamaan tarkempia soveltamisohjeita lomautuksesta päätöksen toimeenpaneville viranhaltijoille. Opettajien osalta käydään vielä erillinen neuvottelu lomautuksen toteuttamisesta ennen sen toimeenpanoa. Yksityiskohtaista lomautussuunnittelua jatketaan lakisääteisten palvelujen turvaamiseksi asiakasturvallisuutta vaarantamatta. Toimialojen lomautussuunnitelmat käsitellään ao. toimialan yhteistyöryhmässä ja ao. lauta- ja johtokunnissa ennen lomautusten toteuttamista ja ne tuodaan tiedoksi kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksen tekemästä lomautuksia koskeneesta päätöksestä tehtiin kolme oikaisuvaatimusta sekä kaksi kunnallisvalitusta. Toinen kunnallisvalituksista koski lähinnä opetushenkilöstön ja toinen Kouvolan Veden henkilöstön lomautuksia. Kouvolan hallinto-oikeus antoi opetushenkilöstön lomauttamista koskeneesta valituksesta päätöksen 19.6.2013 ja totesi, ettei kaupunginhallituksen päätös ole lainvastainen. Kouvolan hallinto-oikeus hylkäsi myös 6.3.2014 antamallaan päätöksellä Kouvolan Veden henkilöstön lomautuksia koskeneen valituksen. Toimialojen laatiessa yksityiskohtaisia lomautussuunnitelmia nousi esille vielä joitakin henkilöryhmiä tai toimintoja, jotka tuli rajata lomautusten ulkopuolelle tai joiden osalta lomautusaikaa tuli muuttaa sen vuoksi, ettei lakisääteisiä velvoitteita voitu muutoin varmuudella hoitaa. Kaupunginhallitus perui myöhemmin esimerkiksi lastensuojelun avopalvelujen (sis. vastaavat sosiaalityöntekijät) sekä etuuskäsittelijöiden lomautukset. Lomautukset peruutettiin myös ympäristö- ja rakennusvalvontapalvelujen eläinlääkärien sekä Kouvolan Veden laitospuolen 11 asentajan sekä neljä käyttöteknikon osalta. Lisäksi kaupunginhallitus päätti 26.8.2013 277, ettei myöskään terveydenhuollon lomautuksia toteuteta, vaan säästöjä haetaan muilla toimenpiteillä. 2.2 Lomauttamista koskevat ohjeet Henkilöstön lomauttaminen edellytti suunnitelmaa, jolla varmistettiin, että kaupunki pystyi lomautuksista huolimatta järjestämään lakisääteiset palvelut, hoitamaan viranomaistehtävät ja täyttämään sopimusvelvoitteensa. Alustavia lomautussuunnitelmia valmisteltiin jo lomautuksia koskeneen yhteistoimintamenettelyn aikana. Konsernipalvelujen henkilöstöpalvelut antoi erilliset lomautussuunnitelmia koskeneet ohjeet 23.1.2014. Lomautussuunnitelma oli yksityiskohtainen suunnitelma siitä, kuinka lomautus käytännössä toteutetaan. Lomautussuunnitelmissa todettiin, mitä työ- tai virkatehtäviä lomautus koskee, miten pitkä lomautusaika on, miten lomautus toteutetaan käytännössä ja miten palvelut toteutetaan lomautusaikana. Lomautussuunnitelmien tuli olla niin tarkkoja, että kaupungin toimintaa valvovat viranomaiset voivat niiden perusteella varmistua siitä, että lakisääteiset velvoitteet hoidetaan lomautuksista huolimatta. Lomautuksia toteutettaessa otettiin huomioon asianomaisen toimialan palvelutoiminnan luonteeseen liittyvät piirteet, jotta lomautukset voitiin toteuttaa tarkoituksen-
mukaisella ja toimintaa vähiten haittaavalla tavalla. Lomautuksia voitiin toteuttaa esim. vuoroperiaatteella tai sulkemalla toimipisteitä kokonaan esim. kesäaikana tai muuna hiljaisena ajankohtana. Kussakin työyksikössä tuli valita toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisin vaihtoehto lomautusten toteuttamiselle. Lomautussuunnitelmat valmisteltiin työyksiköissä yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa. Toimialan operatiivinen johto vastasi siitä, että lomauttamisesta huolimatta toteutettiin lakisääteiset palvelut ja taattiin asiakasturvallisuus. Lomautussuunnitelmaa oli tarpeen mukaan muutettava lomautuksen aikanakin, jos asiakasturvallisuus vaarantuisi tai lomautus johtaisi lain rikkomiseen. Työturvallisuudesta oli huolehdittava myös lomautusten aikana ja tämä tuli ottaa huomioon töiden suunnittelussa. Työjärjestelyjen yhteydessä suunniteltiin käytettävissä olevan työvoiman perusteella, millainen palvelutaso oli mahdollista tuottaa, jotta työntekijöiden työkuormitus ei lisääntynyt kohtuuttomasti. Esimiehille järjestettiin lomauttamisesta kaksi samansisältöistä tiedotus- ja opastustilaisuutta, jotka pidettiin 1.2.2013 ja 4.2.2013. Kaikki lomauttamista koskeneet ohjeet ja lomakkeet koottiin intranet Konttiin henkilöstöosioon omalle Lomautukset 2013 - sivustolle. Henkilöstön lomautukset, jotka alkoivat ennen 30.6.2013, hoidettiin ns. ryhmälomautusmenettelyllä, jolloin työnantaja toimitti keskitetysti TE-toimistolle kirjallisen ryhmälomautusilmoituksen. Ryhmälomautusmenettelystä luovuttiin 1.7.2013 alkaen, jolloin siirryttiin henkilökohtaiseen ilmoittautumismenettelyyn. Lain mukaan työnantajalla ei ole perusteita lomauttaa silloin, kun viranhaltija/työntekijä voidaan kohtuudella ammattitaitonsa ja kykyjensä perusteella sijoittaa työnantajan muihin koko- tai osa-aikaisiin tehtäviin. Työnantajaksi katsotaan koko kaupunki. Työnantajan oli aina tarjottava lomautettavalle sellaista työtä tai tehtävää (esim. sijaisuuden hoitamista), joka oli työnantajan tiedossa lomautusilmoituksen antamishetkellä tai jota ilmaantui lomautusilmoituksen antamisen jälkeen ennen lomautuksen alkamista tai lomautuksen aikana. Työn tarjoaminen työllistikin paljon sekä konsernipalvelujen että toimialojen henkilöstöpalveluja ja esimiehiä vuoden 2013 aikana. 4 2.3 Toimialojen lomautussuunnitelmat Toimialojen lomautussuunnitelmat käsiteltiin kaupunginhallituksessa sekä lauta- /johtokunnissa seuraavasti: - Konsernipalvelut: kaupunginhallitus 25.3.2013 142 - Konsernipalvelut/tilaliikelaitos: liikelaitosten johtokunta 6.3.2013 31 - Hyvinvointipalvelut/kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukemisen palveluketju: lasten ja nuorten lautakunta 20.3.2013 41 - Hyvinvointipalvelut/aikuispalvelujen palveluketju: aikuisväestön lautakunta 19.3.2013 44 - Hyvinvointipalvelut/ikääntyneiden palveluketju: ikäihmisten lautakunta 20.3.2013 22 - Kaupunkikehitys/tekniikka- ja ympäristöpalvelut: tekninen lautakunta 5.3.2013 83 - Kaupunkikehitys/maaseutupalvelut: maaseutulautakunta 14.3.2013 31 - Kaupunkikehitys/teknisen tuotannon liikelaitos: liikelaitosten johtokunta 6.3.2013 30. - Kaupunkikehitys/liikelaitos Kouvolan Vesi: Kouvolan Veden johtokunta 26.3.2013 29.
Alkukartoituksen perusteella lomautusten piirissä olevasta henkilöstöstä noin 1 500 henkilöä valitsi talkoovapaan ja noin 30 siirtymisen vapaaehtoisesti osa-aikatyöhön. Lomautettavia viranhaltijoita ja työntekijöitä oli alustavien tietojen mukaan yhteensä noin 1 800. 5 2.4 Lomautusten toteuttaminen eri toimialoilla Lomautukset toteutettiin toimialoittain seuraavasti: Konsernipalvelut Konsernipalvelujen osalta lomautukset ja talkoovapaat keskitettiin pääasiassa kesäajalle, jolloin oli tavanomaista hiljaisempaa ja ne haittasivat palvelutuotantoa mahdollisimman vähän. Välittömät palvelut pyrittiin toteuttamaan lomautuksista ja talkoovapaista huolimatta. Lisäksi osa henkilöstöä piti talkoovapaita tasaisesti kuluneen vuoden aikana siten, että vaikutukset asiakaspalveluun olisivat mahdollisimman vähäiset. Johtajien ja päälliköiden lomautukset tai talkoovapaat sijoitettiin siten, että johto- ja vastuukysymykset toimivat myös lomautusten aikana. Tilaliikelaitoksen talkoovapaat ja lomautukset sijoitettiin niin, ettei sen toiminta vaarantunut sekä laskutus ja työmaiden urakkavalvonta tuli hoidettua. Hyvinvointipalvelut Hyvinvointipalveluissa lomautukset pyrittiin sijoittamaan pääosin kesäkauteen, jolloin useissa palveluissa oli hiljaisempi ajankohta. Sulkemisia pyrittiin kuitenkin jaksottamaan ja toteuttamaan siten, että ne tuottivat asiakkaille mahdollisimman vähän haittaa. Johtajien, päälliköiden ja esimiesten lomautukset tai talkoovapaat sijoitettiin siten, että johto- ja vastuukysymykset toimivat myös lomautusten aikana. Perhepäivähoidossa ja päiväkotihoidossa lomautukset sijoitettiin kesäaikaan, jolloin ei järjestetä esiopetusta. Tällöin suljettiin yksiköitä ja päiväkodeissa yhdistettiin ryhmiä lomakauden päivähoitotarpeen vähenemisestä johtuen ja lomautusten takia. Perusopetuksessa lomautukset toteutettiin kahtena kokonaisuutena lukuvuoden alkupuolella. Ajalla 8. 12.8.2013 (ns. veso-päivät) olivat kaikki lomautettavat opettajat lomautettuina. Lisäksi ajalla 27.8. 4.9.2013 lomautettiin puolet koulujen opettajista ja ajalla 10. 18.9.2013 puolet. Toisen asteen koulutuksen osalta lomautukset kohdistuvat ammattiopistossa pääosin lukuvuoden alkuun ja lukioissa syys- ja joululomien yhteyteen. Kaupunkikehitys Tekniikka- ja ympäristöpalvelujen osalta lomautukset ja talkoovapaat keskitettiin pääasiassa kesäajalle, jolloin oli tavanomaista hiljaisempaa. Lisäksi talkoovapaita pidetään myös tasaisesti kuluvan vuoden aikana siten, että vaikutukset asiakaspalveluun olisivat mahdollisimman vähäiset. Johtajien ja päälliköiden lomautukset tai talkoovapaat sijoitettiin siten, että johto- ja vastuukysymykset toimivat myös lomautusten aikana. Maaseutupalveluissa viljelijätukipalveluissa lomautukset ja talkoovapaat jaksotettiin vuoroperiaatteella, jotta varmistettiin lakisääteisten tehtävien hoitaminen ruuhka-
aikoina. Myös lomituspalvelujen esimiesten lomautukset ja talkoovapaat hoidettiin vuoroperiaatteella. Teknisen tuotannon liikelaitoksen osalta henkilöstön lomautuksia pyrittiin toteuttamaan koulujen loma-aikoina sekä toimipisteiden ollessa suljettuina. Lomautuksista johtuen esimerkiksi puistojen ja viheralueiden hoitotyöt jouduttiin keskittämään näkyvimmille paikoille. Kouvolan Veden lomautukset ja talkoovapaat suunniteltiin järjestettäväksi siten, että ne aiheuttaisivat mahdollisimman vähän häiriöitä toimintaan ja asiakaspalveluun. Lomautusten aikana asiakaspalvelu pidettiin kiinni kahden viikon ajan. Verkostopuolella viikkojen 28 30 aikana hoidettiin vain päivystysluontoiset ja välitöntä toimintaa vaativat tehtävät. Työmaat pysäytettiin määräajaksi. 6 3 Lomautuksista kertyneet henkilöstömenosäästöt Vuoden 2013 aikana lomautuksista, talkoovapaista tai vapaaehtoisesta siirtymisestä osa-aikatyöhön kertyi suoria säästöjä yhteensä 5,0 milj. euroa. Tähän summaan ei sisälly lomautusten vuoksi kertymättä jääneistä työaikakorvauksista (esim. vuorolisät) syntyneitä säästöjä. Lisäksi välillisiä säästöjä toi mm. määräaikaisen henkilöstön käytön väheneminen vuoden 2013 aikana. Määräaikainen henkilöstö (pl. työllistetyt) väheni vuonna 2013 noin 76 henkilötyövuodella edellisvuodesta. Lomautuksista ja talkoovapaista kertyneitä säästöjä seurattiin säännöllisesti vuoden 2013 aikana kuukausi- ja osavuosikatsauksissa. Lomautukset Vuoden 2013 aikana oli lomautettuna yhteensä 1 532 henkilöä. Lomautuspäiviä kertyi yhteensä noin 25 600 ja niistä kertyi henkilöstömenojen säästöjä noin 2,82 milj. euroa. Tähän summaan ei sisälly lomautusten vuoksi kertymättä jääneistä työaikakorvauksista (esim. vuorolisät) syntyneitä säästöjä. Säästöjä kertyi toimialoittain seuraavasti: Toimiala Henkilöt Kalpv Kalpv/hlö Eurot Eurot sis. Eurot/hlö henkilösivukulut Konsernipalvelut 11 231 21 22 664,06 27 662,39 2 514,76 Hyvinvointipalvelut 1 164 18 044 16 1 745 887,12 2 130 925,07 1 830,69 Kaupunkikehitys 38 811 21 79 207,56 96 676,00 2 544,11 Tilaliikelaitos 1 21 21 1 600,42 1 953,38 1 953,38 Tekninen tuotanto 296 6 044 20 419 577,69 512 111,35 1 730,11 Kouvolan Vesi 22 423 19 43 899,40 53 580,97 2 435,50 Yhteensä 1 532 25 574 17 2 312 836,25 2 822 909,16 1 842,63 Vapaaehtoiset virka- ja työvapaat (ns. talkoovapaat) Lomautuksen sai korvata vaihtoehtoisella talkoovapaalla. Talkoovapaassa yhden kalenteriviikon vapaasta vähennetään seitsemän kalenteripäivän sijaan viiden kalenteripäivän palkka. Talkoovapaan myöntämisen ehtona on, ettei vapaan ajaksi tarvitse palkata ulkopuolista sijaista. Talkoovapaata piti vuoden aikana yhteensä 2 000 henkilöä. Talkoovapaita pidettiin jonkin verran myös siten, ettei henkilö olisi edes ollut lomautuksen kohteena. Talkoovapaapäiviä kertyi vuoden 2013 aikana yhteensä noin 22 200 kalenteripäivää ja niistä kertynyt säästö on noin 2,09 milj. euroa. Tähän summaan ei sisälly talkoovapaiden vuoksi kertymättä jääneistä työaikakorvauksista syntyneitä säästöjä.
7 Talkoovapaita on pidetty toimialoittain seuraavasti: Toimiala Henkilöt Kalpv Kalpv/hlö Eurot Eurot sis. Eurot/hlö henkilösivukulut Konsernipalvelut 63 982 16 102 149,06 124 677,01 1 979,00 Hyvinvointipalvelut 1 503 14 554 10 1 107 022,11 1 351 164,77 898,98 Kaupunkikehitys 100 1 643 16 156 830,07 191 417,37 1 914,17 Tilaliikelaitos 18 331 18 30 641,51 37 399,19 2 077,73 Tekninen tuotanto 292 4 323 15 286 442,87 349 614,98 1 197,31 Kouvolan Vesi 24 377 16 29 438,34 35 930,67 1 497,11 Yhteensä 2 000 22 210 11 1 712 523,96 2 090 203,99 1 045,10 Vapaaehtoinen siirtyminen osa-aikatyöhön Lomautuksen sijaan voi siirtyä myös osa-aikatyöhön lomautusta vastaavan säästön saamiseksi. Vapaaehtoiseen osa-aikatyöhön siirtyi vuoden 2013 aikana yhteensä 16 henkilöä ja kertynyt henkilöstömenojen säästö oli yhteensä 84 139,78 euroa. Palkat ja palkkiot Kuukausittain maksetut palkat ja palkkiot (ilman sosiaalikustannuksia) vuosina 2011 2013 ovat nähtävissä alla olevasta kaaviosta. Vuonna 2013 toteutettujen lomautusten ja talkoovapaiden vaikutus näkyi vasta kesäkuusta alkaen. Ensimmäiset lomautukset toteutettiin huhtikuussa, mutta keväällä lomautuksia oli vielä varsin vähän. Kuukausittain maksetut palkat ja palkkiot vuosina 2011 2013 (1 000 euroa):
4 Kysely esimiehille lomautusten ja talkoovapaiden toteuttamisesta Esimiehille tehtiin ajalla 17.12.2013 10.1.2014 webropol-kysely, jossa selvitettiin esimiesten näkemyksiä lomautusten tai niiden vaihtoehtona pidettyjen talkoovapaiden toteuttamisesta sekä niiden vaikutuksista henkilöstöön ja palvelujen järjestämiseen. Kyselyyn pyydettiin vastaamaan niiden esimiesten, joiden vastuualueilla tai työyksiköissä tuli toteuttaa lomautuksia vuoden 2013 aikana. Mikäli vastuualueen/työyksikön henkilöstö ei ole ollut lainkaan lomautusten kohteena, niin kyselyyn ei tarvinnut vastata. Kyselyyn vastasi yhteensä 173 esimiestä. Konsernipalveluista (ml. tilaliikelaitos) kyselyyn vastasi 13 esimiestä, hyvinvointipalveluista 126 esimiestä sekä kaupunkikehityksestä (ml. teknisen tuotannon liikelaitos ja liikelaitos Kouvolan Vesi) 33 esimiestä. Yksi esimiehistä ei ilmoittanut toimialaansa. Seuraavassa on kerrottu lyhyesti kyselyn vastauksista: 8 4.1 Lomauttamista koskevat ohjeet Henkilöstöpalvelujen järjestämään esimiesinfoon eli tiedotus- ja opastustilaisuuteen osallistui vastaajista 145 esimiestä (84 %). Yhteensä 28 esimiestä (16 %) ei osallistunut infotilaisuuteen. Lomautuksia koskeneita ohjeita piti selkeinä yhteensä 137 esimiestä (79 %) ja 36 esimiestä (21 %) ei sen sijaan pitänyt. Syynä koettuun ohjeiden epäselvyyteen oli mm. se, että asia on rakenteeltaan monimutkainen. Vaikka perusohjeet koettiin selkeiksi, niin tarkempia ohjeita olisi toivottu erityiskysymyksiä varten (esim. osa-aikaeläkeläiset ja määräaikaisten lomauttaminen). Toisaalta todettiin, että organisaation ja tehtävien moninaisuudesta johtuen tyhjentävää ohjeistusta oli vaikea tehdä. Myös talkoovapaiden yksityiskohtaisia soveltamisohjeita olisi kaivattu jo aikaisemmin. - Perusohjeet kyllä, mutta oli paljon selvitettävää tapauskohtaisestikin. - Tiettyjä erityiskysymyksiä varten olisi toivonut enemmän tietoa. - Organisaation ja tehtävien moninaisuudesta johtuen tyhjentävää ohjeistusta ei voi tehdä, vaan ohjeistus elää suunnittelun myötä - Paljon monimutkaisia ja sekavia osioita! - Pääosin kyllä, mutta joitain asioita jouduimme yhdessä pohtimaan. - Opetuspuolella yleiset periaatteet eivät toimineet ja tulkintamuutoksia tuli usein. 4.2 Sisäinen ja ulkoinen viestintä Sisäisen tiedotuksen henkilöstölle koki riittävänä 146 esimiestä (85 %). Yhteensä 26 esimiehen (15 %) mielestä tiedotus ei ollut riittävää. Syynä riittämättömään sisäiseen tiedotukseen todettiin muun muassa riittävän yksityiskohtaisen tiedon puute heti lomautusten alussa. Myös yleistä koko henkilöstön tiedotustilaisuutta kaivattiin sekä laajempaa keskustelua lomautuksista omalla toimialalla.
- Alkuun homma lähti kankeasti käyntiin, mutta parani ja selkeytyi prosessin edetessä. - Kontti ei kaikkien luettavissa, tiedotus kulki jälkijunassa. - Tuntui välillä, että ensisijainen kanava oli sanomalehti. Ihmisillä oli paljon huolta ja epäselvyyttä. - Yleinen infotilaisuus olisi pitänyt järjestää henkilöstölle. - Yleisinfoissa sai tietoa, mutta omassa palveluketjussa tiedottaminen ja asioista keskusteleminen oli vähäistä. Ulkoisen tiedotuksen (esim. asiakkaille ja kuntalaisille) koki riittävänä 130 esimiestä (77 %). Yhteensä 39 esimiehen (23 %) mielestä tiedotus ei sen sijaan ollut riittävää. Syynä ulkoisen tiedotuksen riittämättömyyteen todettiin muun muassa se, että lomautusten vaikutuksista palveluihin olisi tullut kertoa enemmän ja tiedotuksen olisi tullut olla tarkempaa. - Enemmän olisi voinut kertoa vaikutuksista palveluihin. - Se oli lähinnä välttävää, ohjeistuksen sävy oli, ettei saa korostaa aiheutuvia haittoja. - Ajoittain uutisointi aiheutti väärinymmärrystä. - Selkeä tiedotus puuttui, miksi opettajia ei voinut lomauttaa kesäaikana. - Tiedotus olisi saanut olla tarkempaa ja toimialakohtaista. - Vaikutusta palveluiden saatavuuteen on vähätelty. - Koulupuolella olisi voinut lähteä huoltajille jokin yhteinen tiedote. 9 4.3 Lomautusten toteuttaminen Vastanneista esimiehistä 87 (50 %) kertoi lomautusten ja talkoovapaiden pääasialliseksi kestoksi omalla vastuualueella/työyksikössä kolme viikkoa, 42 (24 %) kertoi pääasialliseksi kestoksi kaksi viikkoa ja 30 (18 %) yhden viikon. Muun keston ilmoitti yhteensä 14 esimiestä (8 %). Vastanneista esimiehistä 62:n (36 %) vastuualueella/työyksikössä lomautukset ja talkoovapaat toteutettiin pääsääntöisesti keskittämällä, 71 esimiehen (41 %) vastuualueella/työyksikössä pääasiallisesti vuoroperiaatteella sekä 39 esimiehen (23 %) vastuualueella/työyksikössä osalta muulla tavoin. Muulla tavoin toteutettaessa käytettiin yleensä sekä vuoroperiaatetta että keskittämistä.
10 Esimiehistä 134 (77 %) totesi, ettei vastuualueella/työyksikössä tarvinnut muuttaa lomautus-/talkoovapaasuunnitelmia kesken lomautusten. Sen sijaan 39 (23 %) esimiehistä totesi, että lomautussuunnitelmia oli muutettava kesken lomautusten. Syynä suunnitelmien muuttamiseen olivat mm. henkilöstön sairauslomat, koulutukset, irtisanoutumiset, toisiin tehtäviin siirtymiset, yllättävät muutokset palvelutarpeissa tai asiakasmäärissä sekä työntekijöiden omat pyynnöt. Esimiehistä 152 (90 %) totesi, ettei vastuualueella/työyksikössä tarvinnut peruuttaa lomautuksia tai talkoovapaita. Sen sijaan 17 (10 %) esimiehistä totesi peruutusten olleen tarpeen. Syynä tähän olivat mm. sairauslomat, muut vapaat sekä lomautusten peruuttaminen koko yksikön osalta, jotta pystyttiin toteuttamaan tarvittavat palvelut ja palvelutakuut. Esimiehistä 151 (88 %) totesi, ettei vastuualueella/työyksikössä tarvinnut kutsua lomautettuja viranhaltijoita/työntekijöitä töihin kesken lomautusten. Sen sijaan 21 esimiestä (12 %) totesi joutuneensa kutsumaan lomautettuja töihin. Syynä tähän olivat mm. sairauslomien tai muiden virka-/työvapaiden aiheuttamat sijaistarpeet. Vastanneista esimiehistä 64 (37 %) totesi lomautusten toteutuksen sujuneen vastuualueella/työyksikössä hyvin, 96 (56 %) kohtalaisesti ja 11 (7 %) huonosti. Esimiehet, joiden mielestä lomautukset sujuivat huonosti, olivat hyvinvointipalvelujen kasvun, oppimisen ja lapsiperheiden tukemisen palveluketjusta (yhteensä 7) ja ikääntyneiden toimintakyvyn tukemisen palveluketjusta (yhteensä 3) sekä kaupunkikehityksen elinympäristön kehittämisen palveluketjusta (1).
11 4.4 Vaikutukset palveluihin ja asiakaspalaute Lomautuksilla ja talkoovapailla oli vaikutuksia palveluihin eri toimialoilla. Asiakaspalautetta sai lomautusten/talkoovapaiden aikana yhteensä 87 esimiestä (51 %). Esimiehistä 85 (49 %) ei sen sijaan saanut palautetta. Konsernipalvelut Konsernipalvelujen osalta osa suunnitelluista tehtävistä viivästyi tai siirtyi sekä töitä jouduttiin priorisoimaan. Ennakkosuunnittelulla työt pystyttiin kuitenkin pääosin tekemään. Konsernipalvelujen osalta asiakaspalautetta oli saanut yhteensä 3 esimiestä (23 % toimialan vastaajista). Asiakaspalaute oli koskenut lähinnä sitä, etteivät asiakkaat olleet tavoittaneet haluamiansa henkilöitä muilta toimialoilta. Hyvinvointipalvelut Lasten ja nuorten palvelujen osalta vastauksissa tuotiin esille opetuksen tason laskua sekä töiden ruuhkautumista ja kasaantumista. Palvelut olivat jossain määrin rajalliset ja yksiköitä suljettiin normaalia enemmän. Asiakaspalautetta oli saanut 45 esimiestä (52 % palveluketjun vastaajista). Palautetta oli tullut muun muassa yksiköiden sulkemisista, palveluaikojen pitenemisestä, tavoitettavuudesta sekä asioiden viivästymisestä. Toisaalta oli saatu myös kiitosta ja myötätuntoa sekä tukea ja kannustusta. Aikuisväestön palvelujen osalta vastauksissa tuotiin esille mm. palvelujen saannin hidastumista, lähinnä akuuttien asiakastehtävien hoitamista, palvelujen vähenemistä ja aukioloaikojen supistamista. Asiakaspalautetta oli saanut 13 esimiestä (62 % palveluketjun vastaajista). Palautetta tuli mm. toimipisteiden sulkemisista, tavoitettavuusongelmista, pitkistä kesäsuluista ja palveluaikojen pidentymistä. Ikääntyneiden palvelujen osalta vastaajat toivat esille asiakkaiden palvelujen heikkenemistä, toiminnan hidastumista, asiakkaiden palvelu- ja maksupäätösten hidastumista sekä muuta työn ruuhkautumista. Asiakaspalautetta oli saanut 8 esimiestä (50 % palveluketjun vastaajista). Palautetta tuli mm. asioiden etenemisestä, päätösten viivästymisestä sekä saavutettavuudesta. Kaupunkikehitys Kaupunkikehityksen toimialan osalta vastauksissa tuotiin esille mm. töiden ja päätösten ruuhkautumista sekä tehtävien siirtämistä myöhempään ajankohtaan. Teknisen tuotannon liikelaitoksen osalta kausityövoima puuttui ja palvelujen taso oli tavanomaista heikompi. Asiakaspalveluajat pitenivät ja tavoitettavuus heikkeni. Työmaita jouduttiin sulkemaan, mikä pitkitti niiden toimintaa. Perussiivoukset jäivät suurelta osin tekemättä. Asiakaspalautetta oli saanut kaupunkikehityksessä yhteensä 18 esimiestä (55 % toimialan vastaajista). Palautetta tuli mm. viheralueiden tasosta, tavoitettavuudesta, tekemättömistä töistä ja töiden viivästymisestä, palvelujen karsimisesta ja heikkenemisestä.
12 4.5 Vaikutukset työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen Kaikista kyselyyn vastanneista esimiehistä 26 (15 %) koki, ettei lomautuksilla ja talkoovapailla ollut vaikutusta henkilöstön työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Sen sijaan suurin osa eli 146 (85 %) totesi niillä olleen vaikutusta. Konsernipalvelujen osalta yhteensä 9 esimiehen (69 %) mielestä lomautukset ja talkoovapaat eivät vaikuttaneet työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Sen sijaan yhteensä 4 vastaajaa (31 %) koki niillä olleen vaikutusta. Vastauksissa tuotiin esille lähinnä työkuormituksen kasvua, henkilökohtaisen talouden kiristymisen aiheuttamia huolia sekä lomautusten aiheuttamaa ylimääräistä työtä. Hyvinvointipalvelujen osalta yhteensä 14 esimiehen (11 %) mielestä lomautukset ja talkoovapaat eivät vaikuttaneet työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Sen sijaan yhteensä 111 esimiestä (89 %) koki niillä olleen vaikutusta. Vastauksissa tuotiin esille mm. sairauslomien lisääntymistä, työmotivaation laskua, epäoikeudenmukaisuuden tunnetta, työmäärän ja työpaineen kasvua, arvostuksen puutteen tuntemista, väsymistä, ylikuormittumista, uupumista, katkeruutta, taloudellisia huolia ja tyytymättömyyden lisääntymistä työnantajaa kohtaan. Kaupunkikehityksen osalta yhteensä 3 esimiehen (9 %) mielestä lomautukset ja talkoovapaat eivät vaikuttaneet työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Sen sijaan 30 esimiestä (91 %) koki niillä olleen vaikutusta. Vastauksissa tuotiin esille mm. henkilöstön kokemaa eriarvoisuutta, työkuormituksen lisääntymistä, ilmapiirin huononemista, väsymistä, turhautumista ja sairauslomien kasvua. Kaikista kyselyyn vastanneista esimiehistä 115 (67 %) koki, ettei lomautuksilla ja talkoovapailla ollut vaikutusta henkilöstön työturvallisuuteen. Sen sijaan 56 (33 %) totesi niillä olleen vaikutusta.
13 Konsernipalvelujen osalta kaikki kyselyyn vastanneet esimiehet (yhteensä 13) olivat sitä mieltä, ettei lomautuksilla ja talkoovapailla ollut vaikutusta työturvallisuuteen. Hyvinvointipalvelujen osalta yhteensä 81 esimiehen (65 %) mielestä lomautukset ja talkoovapaat eivät vaikuttaneet työturvallisuuteen. Sen sijaan yhteensä 43 esimiestä (35 %) koki niillä olleen vaikutusta. Vastauksissa tuotiin esille mm. yksintyöskentelyn ja riskien lisääntymistä. Lisäksi vastauksissa tuotiin esille paljon myös asiakasturvallisuuden heikkenemistä esim. oppilaiden ja lasten osalta. Kaupunkikehityksen osalta yhteensä 20 esimiehen (61 %) mielestä lomautukset ja talkoovapaat eivät vaikuttaneet työturvallisuuteen. Sen sijaan 13 esimiestä (39 %) koki niillä olleen vaikutusta. Vastauksissa tuotiin esille mm. yksintyöskentelyn lisääntyminen sekä kiireen ja paineen aiheuttamaa riskien kasvamista. 4.6 Vaikutukset kehittämistoimintaan Yhteensä 41 esimiehen (24 %) mielestä lomautuksilla ei ollut vaikutusta kehittämistoimintaan. Sen sijaan 131 esimiestä (76 %) koki lomautusten vaikuttaneen kehittämistoimintaan. Kehittämistoimintaan liittyvien vaikutusten osalta todettiin, että töiden ruuhkautuessa piti keskittyä perustyöhön ja kehittämistoiminta jäi toissijaiseksi eikä sille ollut aikaa. Toisaalta muutama vastaaja kertoi kuitenkin lomautusten aikana kehitetyn uusia toimintamalleja.
- Meillä oli kaikki kehittämistoiminta pysähdyksissä. - Opettajien veso-päivien puuttuessa puuttuivat myös kehittämispäivät. - Ehdittiin hoitaa vain arjen sujuminen, ei aikaa kehittämistyöhön. - Pysähtyneisyys, mutta toisaalta tehtävien priorisointi lisäsi työn kehittämistä. - Ruuhkautuneiden töiden vuoksi on jouduttu pitäytymään perustyön sujumisessa. - Tehtiin vain välttämätön, ei kehittämiseen jäänyt voimavaroja. - Osa tämän vuoden yhteisistä projekteista peruttiin lomautuksen vuoksi. 14 4.7 Muut vaikutukset Esimiehistä 135 (78 %) totesi, ettei lomautusten aikana tehty tavanomaista enempää yhteistyötä muiden yksiköiden tai toimialojen kanssa. Sen sijaan 37 (22 %) vastaajista koki yhteistyön lisääntyneen. Yhteistyötä oli tehty muun muassa tiedottamisessa, sijaisten rekrytoinnissa, päivystämisessä ja kesäajan suunnittelussa. Henkilöstö oli lomautusten aikana myös liikkunut tavanomaista enemmän eri yksiköiden välillä. Esimiehistä 148 (85 %) totesi, ettei ostopalvelujen käyttö lisääntynyt lomautusten ja talkoovapaiden aikana vastuualueella/työyksikössä. Asiaan ei osannut ottaa kantaa 15 esimiestä (9 %). Sen sijaan 10 (6 %) vastaajista koki ostopalvelujen lisääntyneen. Kyse oli lähinnä joidenkin asiantuntijapalvelujen hankinnasta. Lomautusten positiivisia vaikutuksia tuotiin vastauksissa esille melko vähän, mutta myönteisiä vaikutuksia raportoi kuitenkin lähes 50 esimiestä. Esille tuotiin mm. rutiineista poisoppimista, palvelujen priorisoinnin lisääntymistä ja perustehtävän kirkastumista. Myös työn arvostuksen, yhteishengen, yhteistyön, työkierron ja henkilöstön oma-aloitteisuuden koettiin lisääntyneen. Lisäksi uudenlaisia toimintatapoja oli mietitty ja kyseenalaistettu vanhoja toimintamalleja. Asiakasyhteistyön lisääntymistä ja tiimityön vahvistumista oli havaittu. Myös tietoisuuden kaupungin taloustilanteesta koettiin kasvaneen. Kyselyssä annettiin runsaasti muuta palautetta. Se liittyi mm. lomautusten ja uuden organisaation käyttöönoton päällekkäisyyteen. Lomautusten suunnittelun ja toteuttamisen aiheuttama työmäärä koettiin suurena siten, että perustyö kärsi. Myös epäoikeudenmukaisuuden kokemuksia tuotiin esille johtuen erilaisista lomautusten rajauksista. Lomarahojen leikkaamista olisi pidetty oikeudenmukaisena vaihtoehtona. Toisaalta todettiin, että lomautuksiin liittyvät järjestelyt teettivät paljon töitä, mutta itse lomautukset sujuivat hyvin. Erittäin paljon esitettiin toiveita siitä, ettei henkilöstösäästöjä haeta jatkossa enää lomautusten avulla ja lomautukset jäisivät ainutkertaiseksi kokemukseksi. - Lomarahalla lomautusten korvaaminen olisi ollut tasapuolista eri hallintokuntien suhteen; kaikki ovat tärkeitä omassa työssä! - Toivottavasti tähän ei tarvitse uudelleen mennä. - Erittäin haasteellista toteuttaa. Työllistää myös hallintoa todella paljon viranhaltijapäätösten ja niiden muutosten takia. Toivottavasti ainutkertainen kokemus! - Lomautusten/talkoovapaiden ennakkojärjestelyt teettivät töitä aika lailla, mutta itse järjestely sujui hyvin. - Alkuhämmennyksen jälkeen mielestäni prosessi meni odotettua paremmin. - Jatkossa lomautusten sijaan tarvitaan rakenteellisia ratkaisuja - Ei toimi koulumaailmassa, kun oppilaat kuitenkin ovat koulussa.
15 5 Yhteenveto Lomautuksilla tavoiteltiin yhteensä 7 milj. euron henkilöstömenosäästöjä ja tämä tavoite selvästi myös saavutettiin. Ns. suoria henkilöstömenosäästöjä kertyi yhteensä 5 milj. euroa. Loput säästöistä syntyivät välillisesti mm. määräaikaisen henkilöstön vähenemisen kautta. Kouvolan kaupungin henkilöstömenot vähenivät vuonna 2013 edellisvuodesta kokonaisuudessaan yhteensä 10,4 milj. euroa, mitä selittää lomautusten lisäksi myös muut tekijät, kuten esimerkiksi määräaikaisen henkilöstön väheneminen, eläkepoistuman hyödyntäminen sekä lisä- ja ylityökorvausten väheneminen. Lomautukset ja talkoovapaat sujuivat esimiesten näkemysten mukaan pääsääntöisesti joko hyvin tai kohtalaisesti. Yhteistyö lisääntyi jossain määrin lomautusten aikana. Lomautuksilla todettiin olevani vaikutuksia henkilöstön työhyvinvointiin ja osittain myös työturvallisuuteen. Ostopalvelujen käytön ei todettu kuitenkaan merkittävästi lisääntyneen lomautusten aikana. Lomautusten seurauksena esimiehet toivat esille myös joitakin positiivisia seurauksia, kuten rutiineista poisoppimista, palvelujen priorisoinnin lisääntymistä ja perustehtävän kirkastumista. Lomautukset ja uuden organisaation käyttöönotto ajoittuivat kuitenkin samalle vuodelle, mikä aiheutti ylimääräistä haastetta. Lomautusten suunnitteluun, päätöksentekoon ja täytäntöönpanoon liittyvä työmäärä oli erittäin suuri. Lomautusprosessi toteutui kokonaisuudessaan kuitenkin hyvin. Myös lomautuksiin liittynyt yhteistyö paikallisen TE-toimiston kanssa oli sujuvaa. Lomautukset voivat olla ainoastaan väliaikainen toimenpide silloin, kun on pakottava tarve kustannusten vähentämiseen. Ne eivät saa kuitenkaan hidastaa pysyvien, rakenteellisten ratkaisujen hakemista talouden tasapainottamiseksi. Erityisesti kuntasektorilla lomautukset aiheuttavat suuren määrän ylimääräistä ja tuottamatonta hallinnollista työtä päätöksentekomenettelyineen, mikä taas on pois muusta perustyöstä sekä myös kehittämistoiminnasta. Lomautusten avulla saatiin kuitenkin katkaistua Kouvolan kaupungin alijäämäisten tilinpäätösten kierre. Kuntalain 65 :n mukaan kunnan on tehtävä lakisääteinen talouden tasapainotusohjelma, jos tulos on alijäämäinen kolmena peräkkäisenä kalenterivuotena. Kouvolan kaupungin vuosien 2011 ja 2012 tulokset olivat alijäämäisiä. Lomautukset vaikuttivat merkittävästi siihen, että vuodelta 2013 syntyi positiivinen tulos, joten niillä on ollut tosiasiallista merkitystä talouden tasapainottamistavoitteissa.