Hallintosääntö K A L A J O E N K A U P U N G I N H A L L I N T O S Ä Ä N T Ö HYVÄKSYTTY: Yhteistoimintaelin: 19.4.2010 Hallitus: 19.4.2010 Valtuusto: 27.4.2010 MUUTETTU: Valtuusto 27.9.2011 Valtuusto 26.2.2013 Valtuusto 28.10.2014 SISÄLLYSLUETTELO I LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltamisala 2 Toimielimet ja niiden kokoonpano 3 Toimielinten valinta II LUKU TOIMINNAN ORGANISOINTI, KESKINÄISET TOIMIVALTASUHTEET JA JOHTAMINEN 4 Organisointi 5 Valtuusto 6 Kaupunginhallitus 7 Henkilöstöjaosto 8 Lautakunnat ja toimikunnat 9 Palveluvastaavat III LUKU KOKOUSMENETTELY 10 Luvun määräysten soveltaminen 11 Kokousaika ja -paikka 12 Kokouksen koollekutsuminen 13 Jatkokokous 14 Varajäsenen kutsuminen 15 Kokouksen pitäminen 16 Kokouksen johtaminen 17 Tilapäinen puheenjohtaja 18 Läsnäolo toimielinten kokouksissa 19 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä 20 Esittely 21 Esteellisyyden toteaminen 22 Äänestys ja vaalit 23 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen 24 Lautakunnan otto-oikeus 25 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen IV LUKU TOIMINTA JA TALOUS 26 Talousarvion täytäntöönpano 27 Talousarvion muutokset 28 Käyttöomaisuuden myynti 29 Poistosuunnitelman hyväksyminen 30 Rahatoimen hoitaminen 31 Maksujen määrääminen 32 Riskien hallinta 33 Hankinnat V LUKU HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS 34 Ulkoinen valvonta 35 Tarkastuslautakunnan kokoukset 36 Tarkastuslautakunnan tehtävät 37 Tilintarkastajan valinta 38 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät 39 Tilintarkastajan ilmoitukset 40 Tilintarkastuskertomus 41 Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Sivu 1(14)
42 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävä ja vastuun jako VI LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 43 Luvun määräysten soveltaminen 44 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi 45 Viran haku 46 Henkilöstön kelpoisuusehdot 47 Henkilöstövalinnat 48 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen 49 Virka- ja työvapaa 50 Sivutoimi 51 Virantoimituksesta pidättäminen 52 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen 53 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa 54 Hallintosäännön soveltaminen työsopimussuhteisiin työntekijöihin VII LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 55 Tiedottaminen 56 Kaupungin asukkaiden aloitteet 57 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 58 Asiakirjojen maksu 59 Siirtymäsäännös I LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltamisala Hallintosäännössä määrätään kaupungin organisaatiosta sekä päätöksentekoja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - valtuuston työjärjestys - toimielinten johtosäännöt - luottamushenkilöiden palkkiosääntö 2 Toimielimet ja niiden kokoonpano Kaupunginvaltuuston jäsenmäärä on 35 jäsentä ja se on voimassa olevan lainsäädännön mukainen. Kalajoen kaupungissa on valtuuston lisäksi seuraavat toimielimet: Toimielin Kaupunginhallitus Henkilöstöjaosto Elinkeino- ja maankäyttötoimikunta Maaseututoimikunta Jäsenmäärä 9 + 9 5 + 5 7 + 7 7 + 7 Perusturvalautakunta Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Ympäristölautakunta 9 + 9 9 + 9 9 + 9 7 + 7 Tarkastuslautakunta Keskusvaalilautakunta 8 +8 5 + 5 5 + 5 Sivu 2(14)
Vaalilautakunnat Vaalitoimikunta Merenojan - lukion johtokunta Raumankarin koulun johtokunta 3 + 3 9 + 9 7 + 7 7 + 7 Vuosiluokkien 1-6 koulujen johtokunnat Merijärven kunta nimeää perusturvalautakunnan yhdeksästä jäsenestä yhden jäsenen ja henkilökohtaisen varajäsenen. Merijärven kunnanjohtajalla ja kunnanhallituksen puheenjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa. Lisäksi Merijärven kunta, Pyhäjoen kunta, Siikajoen kunta sekä Raahen kaupunki nimeävät perusturvalautakuntaan kukin yhden äänivaltaisen jäsenen ympäristöterveydenhuollon toimialan asioita käsiteltäessä. Elinkeino- ja maankäyttötoimikunta kutsuu vähintään kerran vuodessa koolle elinkeinoneuvottelukunnan sekä kaupungin ja sataman sidosryhmien edustajien neuvottelukunnan. Maaseututoimikunta kutsuu koolle vähintään kerran vuodessa maaseutuyrittäjien ja kylien edustajien neuvottelukunnan. 3 Toimielinten valinta Paluu sisällysluetteloon Kaupunginhallitus valitsee henkilöstöjaoston, maaseututoimikunnan, elinkeino- ja maankäyttötoimikunnan sekä vaalilautakuntien ja vaalitoimikunnan jäsenet. Sivistyslautakunta valitsee koulujen johtokuntien jäsenet. Muiden toimielimien jäsenet valitsee valtuusto. Kaikki jäsenet valitaan valitsevan viranomaisen toimikautta vastaavaksi ajaksi. II LUKU TOIMINNAN ORGANISOINTI, KESKINÄISET TOIMIVALTASUHTEET JA JOHTAMINEN 4 Organisointi Kaupungin toimintaorganisaatio on liitteenä. Kaupungin toiminta jakautuu palveluihin. Palveluita ovat hallintopalvelut, kehittämispalvelut, perusturvapalvelut, sivistyspalvelut ja tekniset palvelut. Palvelut jakautuvat palvelualueisiin ja palvelualueet jakaantuvat tarvittaessa palveluyksiköihin. Valtuusto vahvistaa toiminnan jakamisen palvelualueisiin. 5 Valtuusto Vastuut Valtuuston vastuulla on - toiminta-ajatus, visio ja strategiat - toiminnan ohjaus ja arviointi - resurssien jakaminen - lakisääteiset muut tehtävät Ratkaisuvalta Valtuusto ratkaisee ne asiat, jotka koskettavat em. vastuita sekä kunta- tai erityislaeissa valtuuston päätettäväksi säädetyt asiat. 6 Kaupunginhallitus Sivu 3(14)
Vastuut Ratkaisuvalta Esittely Vastineet valituksiin Kaupunginhallituksen vastuulla on - kaupungin hallinnon ja talouden johtaminen - kaupungin kehittämispalvelut Kaupunginhallitus ratkaisee ne asiat, jotka koskettavat em. vastuita sekä kunta- tai erityislaeissa kaupunginhallituksen päätettäväksi säädetyt asiat. Mikäli kaupunginhallitus erikseen katsoo, että sen ratkaisuvaltaan kuuluva asia vaatii valtuuston kannanottoa, se voi tuoda asian valtuuston ratkaistavaksi. Kaupunginhallitus päättää erikseen, mitkä asiat se siirtää ratkaisuvallastaan alaistensa toimielinten ja viranhaltijoiden ratkaistavaksi. Kaupunginhallituksen asiat esittelee kaupunginjohtaja ja hänen esteellisenä olleessaan kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja estyneenä ollessaan kaupunginsihteeri. Kaupunginjohtaja antaa kaupungin vastineen valtuuston, kaupunginhallituksen, henkilöstöjaoston päätöksestä tehtyyn valitukseen, mikäli katsoo voivansa yhtyä valituksenalaiseen päätökseen. Lautakunnat päättävät ratkaisemiensa asioiden osalta toimivallan vastineiden antamisessa. 7 Henkilöstöjaosto Vastuut Ratkaisuvalta Esittely Henkilöstöjaoston vastuut ovat - henkilöstötoiminnan ohjaus ja koordinointi Henkilöstöjaosto ratkaisee ne asiat, jotka koskettavat em. vastuita sekä ne asiat, jotka kaupunginhallitus erikseen omilta palvelualueiltaan on sille siirtänyt ratkaistavaksi. Mikäli henkilöstöjaosto katsoo, että sen ratkaisuvaltaan kuuluva asia vaatii kaupunginhallituksen kannanottoa, se voi tuoda asian kaupunginhallituksen ratkaistavaksi. Henkilöstöjaoston asiat esittelee henkilöstöjohtaja ja hänen esteellisenä tai estyneenä ollessa talousjohtaja. Kaupunginjohtajaa koskevat asiat esittelee kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja palveluvastaavia koskevat asiat esittelee kaupunginjohtaja. 8 Lautakunnat ja toimikunnat Vastuut Ratkaisuvalta Lautakuntien ja toimikuntien vastuut on todettu niiden johtosäännöissä. Lautakunnat ratkaisevat kukin omilla vastuillaan kaikki muut asiat lukuun ottamatta niitä asioita, jotka valtuuston päätöksellä tai lain perusteella on jätetty valtuuston, kaupunginhallituksen, henkilöstöjaoston ratkaistavaksi. Mikäli lautakunta katsoo, että sen ratkaisuvaltaan kuuluva asia vaatii valtuuston, kaupunginhallituksen tai henkilöstöjaoston kannanottoa, voi se tuoda asian em. toimielimen ratkaistavaksi. Lautakunnat erikseen päättävät, mitkä asiat ne jättävät alaistensa toimielinten tai viranhaltijoiden ratkaistavaksi. Lautakunnan päätös tässä asiassa on toimitettava kaupunginhallitukselle tiedoksi. Lautakunnilla on kokonaisvastuu palvelun toiminnasta ja taloudesta. 9 Palveluvastaavat Sivu 4(14)
Kaupunginhallitus nimeää toimikaudekseen kullekin palvelulle palveluvastaavan ja heidän sijaisensa, joiden vastuulla on palvelun sisäisen toiminnan ohjaus ja koordinointi sekä johtoryhmätyöskentely. Kaupunginhallitus ja lautakunnat nimeävät vastuuhenkilöt ja heidän sijaisensa palvelualueisiin (palvelualuevastaava) ja tarvittaessa palveluyksiköihin (palveluyksikkövastaava). Palveluvastaava toimii toimielimen esittelijänä ellei toimielimen johtosäännössä ole toisin määrätty. Paluu sisällysluetteloon III LUKU KOKOUSMENETTELY 10 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 11 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 12 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 13 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 14 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 15 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 16 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 17 Tilapäinen puheenjohtaja Sivu 5(14)
Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 18 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Johtokunnissa läsnäolo- ja puheoikeus voidaan asianomaisen johtokunnan päätöksellä antaa 15 vuotta täyttäneelle henkilölle. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 19 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. 20 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Mikäli esittelijä ei ole asian valmistelija, tulee valmistelu merkitä pöytäkirjaan. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään toimielimen johtosäännössä. Esittelijän ollessa estyneenä toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty ja esteellisenä ollessa toimielimen puheenjohtaja. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 21 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 22 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 23 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: Sivu 6(14)
- asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys perusteluineen - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen - eriävä mielipide 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 24 Lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. 25 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään sellaisista päätöksistä joilla on merkitystä talousarvion tai taloussuunnitelman määrärahojen tai toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen sekä seurannan kannalta tai jos ao. viranomainen muutoin katsoo ilmoittamisen asian laatuun nähden tarpeelliseksi. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Paluu sisällysluetteloon IV LUKU TOIMINTA JA TALOUS 26 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarvion toimielimelle palvelukohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Sitovuustaso määritellään samassa yhteydessä. Kaupunginhallitus, lautakunnat ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Sivu 7(14)
27 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on tehtävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 28 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 29 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskelman pohjaksi pienhankintarajan. 30 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 31 Maksujen määrääminen Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 32 Riskien hallinta Kaupunginhallitus vastaa riskien hallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 33 Hankinnat Toimielin päättää hankinnoista ja sopimuksen tekemisestä kaupungin puolesta talousarvioon merkityn määrärahan puitteissa, sekä irtaimen omaisuuden myynnistä ja luovuttamisesta siltä osin, kun tehtävää ei ole annettu viranhaltijalle. Kaupunginhallitus antaa toimielimille kaupungin yleiset hankintaohjeet. Talousarvion sitovuusmäärityksissä ja täytäntöönpano-ohjeissa voidaan antaa tarkempia määräyksiä hankinnoista Paluu sisällysluetteloon V LUKU HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS Sivu 8(14)
34 Ulkoinen valvonta Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän luvun mukaisesti. 35 Tarkastuslautakunnan kokoukset Tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kaupunginhallituksen edustajaa ei lautakunnassa ole. Kokousmenettelyssä noudatetaan tämän hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää tarkastuslautakunta 36 Tarkastuslautakunnan tehtävät Sen lisäksi, mitä kuntalain 71 ja 75 :issä säädetään, lautakunnan on 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajien tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi; 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. 4) seurata yleisesti kunnan ja tarvittaessa kuntakonsernin hallintoa ja taloutta sekä niissä tapahtuvia muutoksia ja arvioida hallinnon ja talouden hoidon sekä palvelutuotannon tarkoituksenmukaisuutta; 5) kehittää tarkastus- ja arviointitointa, asettaa niille tavoitteet ja seurata niiden toteutumista: 6) hyväksyä arviointisuunnitelma; 7) antaa kunnanvaltuustolle arviointikertomus siitä, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kuntakonsernissa, sekä antaa kaupunginvaltuustolle tarvittaessa muitakin selvityksiä ja raportteja; 8) antaa lausuntoja konserniyhtiöiden, -yhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastuksen järjestämisestä ja tehdä ehdotuksia näiden tilintarkastajiksi, sekä; 9) valvoa, että toiminnasta vastaavat toimielimet, henkilöt ja tilivelvolliset ovat ryhtyneet tarpeellisiin toimenpiteisiin niiden huomautusten johdosta, joihin toiminnan ja talouden arviointi, hallinnon ja talouden tarkastus sekä tilintarkastus ovat antaneet aihetta. 37 Tilintarkastajan valinta Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT -yhteisön. 38 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa. 39 Tilintarkastajan ilmoitukset Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnostaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Kaupunginhallitukselle annettavat ilmoitukset tehdään kirjallisena kaupunginhallituksen puheenjohtajalle ja kaupunginjohtajalle. 40 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomuksessa on kuntalain 75 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 73 :n 1 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeelliseksi katsomat asiat. 41 Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuuston käsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös Sivu 9(14)
tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niissä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 42 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävä ja vastuun jako Sisäinen valvonta on osa kaupunkikonsernin johtamisjärjestelmää sekä kaupungin johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskienhallinnan tuloksellisuutta. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskien hallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on vahvistaa hyvää johtamis- ja hallintotapaa kaupunkikonsernissa. Valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista kaupungissa ja kaupunkikonsernissa. Kaupunginhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat sekä valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti. Kaupunginhallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta palvelualueillaan. Lautakunnat raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Johtavat viranhaltijat (kaupunginjohtaja, palveluvastaavat, palvelualuevastaavat ja muut esimiehet) vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta palvelualueillaan. Viranhaltijat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastaavalle lautakunnalle. Konsernijohto (kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, palveluvastaavat ja muut talousarviossa määritellyt viranomaiset) vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta (konsernivalvonnasta). Paluu sisällysluetteloon VI LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 43 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. Henkilöstön toiminta jakaantuu palveluihin ja palvelualueisiin kaupungin toimintaorganisaation mukaisesti. Henkilöstön kuuluminen palveluun ja palvelualueeseen ilmenee toimenkuvasta. Operatiivinen toiminta organisoidaan palvelualueissa tiimirakenteen perustalle. Kunkin henkilön omat vastuut on todettu toimenkuvassa. 44 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Valtuusto päättää niiden virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta, joiden vakinaisesta täyttämisestä se päättää. Muiden virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi päättää kaupunginhallitus. Sivu 10(14)
45 Viran haku Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. 46 Henkilöstön kelpoisuusehdot Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. 47 Henkilöstövalinnat Valtuusto ottaa seuraavat henkilöt: - kaupunginjohtaja - perusturvajohtaja - sivistystoimenjohtaja - tekninen johtaja - kaupunginsihteeri - henkilöstöjohtaja - talousjohtaja Kaupunginhallitus ottaa seuraavat henkilöt: - kaavoituspäällikkö - elinkeinojohtaja - maaseutujohtaja - maaseutuasiamies - satamakapteeni - kulttuuri- ja vapaa-aika johtaja - rakennustarkastajat - ympäristötarkastaja - ICT -päällikkö Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. Koeaika on pääsääntö. Muu henkilöstö otetaan palveluissa, joissa toimielimet päättävät, minkä henkilöstön ne valitsevat itse ja minkä henkilöstön valinnat ne jättävät alaistensa virkamiesten tai johtokuntien tehtäväksi. 48 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää hallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 49 Virka- ja työvapaa Jollei 52 :tä muuta johdu, kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. Kaupunginhallitus myöntää harkinnanvaraisen virka- ja työvapaan alaiselleen henkilöstölle seuraavasti: Sivu 11(14)
Ratkaiseva viranomainen Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Haettu aika aina yli 1 vuosi alle 1 vuosi Hakija kaupunginjohtaja kaupunginsihteeri henkilöstöjohtaja talousjohtaja kaavoituspäällikkö elinkeinojohtaja maaseutujohtaja maaseutuasiamies satamajohtaja ICT päällikkö rakennustarkastajat ympäristötarkastaja palveluvastaavat kaupunginsihteeri henkilöstöjohtaja talousjohtaja kaavoituspäällikkö elinkeinojohtaja maaseutujohtaja maaseutuasiamies satamakapteeni ICT päällikkö rakennustarkastajat ympäristötarkastaja palveluvastaavat Kaupunginjohtajan sellaiset virkavapaudet, joissa ei ole harkintaa, ratkaisee kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Muun henkilöstön osalta henkilöstöjaosto päättää virkavapauksien myöntämisen ohjeistuksesta. Mitä edellä on sanottu virkavapaasta, koskee myös työlomia. 50 Sivutoimi Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää se joka on valinnut henkilön tehtäväänsä, jos sivutoimi edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen. Valtuuston valitseman henkilön osalta päätöksen tekee kaupunginhallitus. Työajan ulkopuolisen sivutoimen ilmoitus käsitellään samassa toimielimessä, joka päättää myös työajan käyttöä sisältävän sivutoimiluvan. 51 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää kaupunginhallitus tai asianomainen lautakunta, jonka alaisena henkilö on. 52 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Sivu 12(14)
53 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, palveluvastaava, palvelualuevastaava ja palveluyksikön johtaja ratkaisee suoraan alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1) myöntävät vuosiloman 2) myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön, virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus 3) myöntävät harkinnanvaraisen virkavapauden ja työloman, jonka myöntämisestä kaupunginhallitus on antanut erityiset yleisohjeet 4) antavat alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen sekä 5) määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon ottaen huomioon virkaja työehtosopimusten määräykset 6) terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä ottaen huomioon virka- ja työehtosopimusten määräykset 7) henkilöstöjohtaja päättää henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisen osan perusteena olevan palvelun huomioon ottamisesta Henkilöstöjaosto vastaa kaupungin henkilöstöpolitiikan suunnasta ja linjauksista, yhteyksistä kaupungin ja henkilöstön välillä sekä antaa palveluille sitovia ohjeita palkka- ja henkilöstöasioissa. Palvelut vastaavat operatiivisesta henkilöstöhallinnosta. Kaupunginhallitus ja henkilöstöjaosto voivat tarvittaessa antaa edellä sanotusta poikkeavia tai täydentäviä sitovia ohjeita mikäli toiminnan tarkoituksenmukainen järjestäminen, kaupungin talous tai muu perusteltu syy sitä edellyttää. 54 Hallintosäännön soveltaminen työsopimussuhteisiin työntekijöihin Mitä tässä säännössä on sanottu viranhaltijasta, koskee soveltuvin osin myös työsopimussuhteeseen otettavaa työntekijää, mikäli ei ole toisin määrätty. Paluu sisällysluetteloon VII LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 55 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka tarvittaessa hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista. Pääsääntöisesti palvelut vastaavat palveluiden tiedottamisesta. 56 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain helmikuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kahden kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 57 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Sellaisten kaupungin puolesta tehtävien sopimusten tekemisestä, joilla on yhtä palvelua laajempi merkitys ja useammalle vuodelle ulottuva vaikutus, päättää kaupunginhallitus. Muiden ja yksinomaan ko. palvelua koskevien operatiiviseen toimintaan liittyvien sopimusten tekemisestä päättää asianomainen palvelu. Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Kaupunginhallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja. Sivu 13(14)
Kaupunginhallitus voi yksittäistapauksessa erikseen päättää kaupungin nimenkirjoittajasta. Yhtä palvelua koskevat sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa palveluvastaava tai toimielimen nimeämä henkilö. Palveluvastaava tai hänen määräämänsä allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset todistaa oikeaksi pöytäkirjanpitäjä tai ao. palveluvastaavan nimeämä kaupungin palveluksessa oleva henkilö. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 58 Asiakirjojen maksu Kaupunginhallitus päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kaupungille maksua 59 Siirtymäsäännös Tämä hallintosääntö tulee voimaan kaupunginvaltuuston päätöksen lainvoimaisuudella. Sivu 14(14)