Rakennusautomaatiourakka, tarjouksen selonottoneuvottelun pöytäkirja

1 / 9 15.5.2019 Tilaaja Asematie 3, PL 76 52700 Mäntyharju Hanke, Kisalan urheiluhallin laajennus Kokousajankohta ja -paikka 15.5.2019 kello 10:30 Mäntyharjun kunnantalo, Asematie 3, Mäntyharju Läsnä Tapio Pesonen Jouni Huusari Olli Tirkkonen Atte Santapukki Jarmo Väkevä Suomen Controlteam Oy Suomen Controlteam Oy Adconsys Oy Rakennusautomaatiourakka, tarjouksen selonottoneuvottelun pöytäkirja 1. Kokouksen avaus Olli Tirkkonen avasi kokouksen ja toivotti läsnä olevat tervetulleiksi. Puheenjohtajana toimii Olli Tirkkonen ja sihteerinä toimii Atte Santapukki. Esityslista hyväksyttiin ja läsnäolijat kirjattiin. 2. Kokouksen laillisuus Todettiin, että tilaisuus ei ole YSE 1998 63 :n mukainen urakkaneuvottelu, vaan selonotto urakoitsijan tarjouksesta. Tämän selonoton perusteella ei synny minkäänlaista sopimussuhdetta tilaajan ja tarjouksen antajan välillä. Lopullisen tarjouksen käsittelee tilaaja. Tarjouksen käsittelystä tilaaja ilmoittaa kirjallisesti. Mikäli urakkasopimus syntyy, liitetään selonoton pöytäkirja allekirjoituksin vahvistettuna urakkasopimukseen. Todettiin neuvottelijoitten valtuudet. Tilaajan puolella Tapio Pesonen on neuvottelu- ja päätösvaltuudet. Urakoitsijan puolella neuvottelu- ja päätösvaltuudet on Jarmo Väkevällä. Pöytäkirjan allekirjoittavat tilaajan edustajat, neuvottelun puheenjohtaja, sihteeri ja urakoit-

2 / 9 sijan edustaja. Todettiin, että neuvottelu on tarjouspyynnön ja hankintalain mukainen. Hankintalain mukaisia poissulkevia rikoksia ei saa olla. 3. Neuvottelun tarkoitus ja termistö Tässä neuvottelussa tarkoitetaan urakoitsijalla tarjouksen antajaa ja tilaajalla tarjouksen pyytäjää. Tämän neuvottelun tarkoituksena on käydä läpi urakoitsijan kanssa tarjouksen sisältö ja edellytykset urakoitsijavalinnalle. Tilaajalla on oikeus tehdä sopimus myös jonkun toisen urakoitsijan kanssa. Mikäli tilaaja ei päädy tekemään sopimusta urakoitsijan kanssa, ei urakoitsijalla ole vaatimuksia tilaajaa kohtaan. 4. Tarjouspyyntöasiakirjat Urakoitsija on saanut 29.3.2019 päivätyn tarjouspyynnön liitteineen sekä lisäkirjeet: Lisäkirje 1, 16.4.2019 Urakan laajuus on urakkalaskenta-asiakirjojen mukainen. Urakassa noudatetaan rakennusalan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998. Kaikki tarjouspyynnössä ja mahdollisissa lisäkirjeissä esitetyt asiakirjat ovat olleet laskennassa, eikä niissä ole ilmennyt ristiriitaisuuksia. 5. Tarjouksen asianmukaisuuden toteaminen Todettiin, että urakoitsija on antanut tarjouksen pyydetysti tarjouslomakkeelle ja että tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tarjous sisälsi seuraavat lisätiedot tarjoukseen: Tarjous ei sisältänyt omia ehtoja 6. Urakan sisällön ja tarjouksen läpikäynti 6.1. Kaupalliset ehdot Tarjouksen kaupallisista ehdoista todettiin seuraavaa: Tarjous on voimassa pyydetysti Sopimusehdot YSE1998 Maksuehto 21 pv netto siitä, kun lasku on rakennuttajan edustajan toimesta hyväksytty

3 / 9 Valittu urakoitsija tekee sopimusta varten ehdotuksen maksuerätaulukosta Yksikköhinnat on esitetty pyydetysti Rakennusaikainen vakuus on 10 % arvonlisäverottomasta urakkahinnasta Takuuajan vakuus on 2 % arvonlisäverottomasta urakkahinnasta 6.2. Urakan sisältö Käytiin läpi tarjouspyyntökirjeessä esitetty urakan sisältö, josta todettiin täsmennyksenä seuraavaa: Kaikki urakkalaskenta-asiakirjat ovat olleet urakoitsijan käytettävissä Lisäkirje 1 on huomioitu laskennassa Käytiin läpi tarjous, josta todettiin täsmennyksenä seuraavaa: Tarjous ei sisällä omia ehtoja Urakoitsija ilmoitti, että tämänhetkisten asiakirjojen ja asiantuntemuksensa perusteella urakan suorittamisessa ei käytetä enää muita lisähintoja. 6.3. Tarjous 8.5.2019 Veroton urakkahinta 46.000,00 Arvonlisävero 11.040,00 Verollinen urakkahinta 57.040,00 Urakan tuntihinnat alv 0 % Asentaja 65 / h Todettiin, että tarjouksen urakkahinta ja yksikköhinnat on esitetty pyydetyllä tavalla ja tarjous on tehty tarjouslomakkeelle. Tarjous ei sisällä omia ehtoja ja se on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen. Todettiin myös, että urakoitsija on tutustunut kohteeseen ennen tarjouksen antamista. Urakoitsija on toimittanut tilaajavastuuraportin tarjouksen liitteenä. Raportti on OK ja se liitetään sopimukseen. 7. Alihankkijoiden käyttäminen ja hyväksyttäminen Aliurakoiden ketjuttaminen urakkaohjelman mukaan, poikkeuksista keskustellaan erikseen ja niihin saatava tilaajan suostumus.

4 / 9 Todettiin, että valitun urakoitsijan tulee hyväksyttää mahdolliset alihankkijat ja urakoitsijat ennen töiden alkua ja alihankkijoiden viranomaistodistukset toimitetaan tilaajalle. Alustavasti urakoitsija tulee käyttämään alihankintaa seuraavissa töissä: Ei alihankintoja 8. Tilaajan asiat 8.1. Toteutusmuoto Kyseessä on jaettu urakka, jossa rakennusurakoitsija toimii pääurakoitsijana. Muut urakat suoritetaan pääurakoitsijalle alistettuina sivu-urakoina alistamissopimuksen mukaisesti. Pääurakkaan sisältyvät rakennustekniset työt tarjouspyynnössä mainittujen suunnitelmien mukaisesti, työmaapalveluista vastaavan urakoitsijan velvoitteet ja pääurakoitsijan velvoitteet mukaan lukien työmaan johtovelvollisuudet sekä päätoteuttajan velvoitteet. 8.2. Velvoitteet Urakoitsijoiden keskinäiset velvoitteet on mainittu asiakirjoissa. 8.3. Lupa-asiat Tilaaja hankkii tarvittavat rakennusluvat. Valittu urakoitsija vastaa urakkaansa liittyvistä tarvittavista viranomaisyhteyksistä, ilmoituksista, tarkastuksista ja luvista sekä täyttää työmaan tarkastusasiakirjaa. Työsuoritukseen liittyvien muiden lupien hankkimisesta ja kustannuksista huolehtii ao. urakoitsija. 8.4. Aikataulu Urakan työt tulee suorittaa 2.9.2019 31.8.2020 välisenä aikana. Urakoitsijapalavereihin kuuluu olennaisena osana viikoittainen aikataulun seuranta. Aikataulun seuranta- ja raportointivastuu on pääurakoitsijalla. Aikatauluseuranta on tehtävä sähköisesti aikatauluohjelmalla. Pääurakoitsija toimittaa osapuolille aikatauluseurannan viikoittain urakoitsijapalaveria edeltävänä päivänä. Aikatauluseurannassa on huomioitava sivu-urakoitsijoiden työnjohtajien ilmoittama todellinen työmaatilanne. 8.5. Työturvallisuus Urakoitsijan on huolehdittava siitä, että kaikki urakoitsijan tähän työmaahan liittyvät työturvallisuusvelvoitteet ja erityisesti Valtioneuvoston asetuksen VNa 205/2009 mukaiset rakennustyön turvallisuutta koskevat määräykset tulevat noudatetuiksi.

5 / 9 Päätoteuttajan työmaan turvallisuudesta vastaava vastuuhenkilönä toimii pääurakoitsijan vastaava mestari, joka ilmoitetaan myöhemmin Pääurakoitsija laatii työmaasuunnitelman Turvallisuusasiakirjaa noudatetaan Tilaajan nimeämä turvallisuuskoordinaattori nimetään myöhemmin Pääurakoitsija perehdyttää kaikki työmaalla toimivat henkilöt 8.6. Vakuutukset Jokaisella työmaalla toimivan urakoitsijan tulee vakuuttaa työväkensä vähintään lain määräämällä tavalla. Jokaisella työmaalla toimivalla urakoitsijalla tulee olla voimassa toiminnan vastuuvakuutus. Urakoitsija vastaa itse rakennusvälineidensä vakuuttamisesta. Rakennusvälineisiin katsotaan kuuluvan myös työmaan kopit ja vastaavat työmaarakennukset. 8.7. Urakoitsijan laadunvalvonta Urakoitsija laatii työmaakohtaisen laatusuunnitelman, joka esitetään tilaajalle kahden viikon kuluessa mahdollisen urakkasopimuksen allekirjoittamisesta. Urakoitsijan velvoite on toimittaa rakennustuotteista lain edellyttämät CE merkintää koskevat asiakirjat sekä muut kansallisen tason laadunvarmistusdokumentit pääurakoitsijalle hyväksymistä varten. Valittu urakoitsija tekee itselle luovutuksen ennen tilaajalle luovuttamista. 8.8. Lisä- ja muutostyöt Suunnitelmien muuttamisoikeus on ainoastaan tilaajan erikseen valtuuttamilla henkilöillä. Urakoitsijan on ennen muutos- ja lisätyöhön ryhtymistä annettava yksikköhintoihin perustuva yksilöity kirjallinen tarjous ja rakennuttajan on kirjallisesti tilattava työ. Muutos- ja lisätyöt eivät oikeuta urakoitsijaa urakka-ajan pidennykseen, ellei siitä ole kirjallisesti ao. lisätyön yhteydessä sovittu. Lisä- ja muutostyöt hinnoitellaan pääsääntöisesti urakkasopimukseen liitettyjen yksikköhintojen perusteella. Mikäli työstä tai sen osasuorituksesta ei ole sovittua yksikköhintaa, noudatetaan yleisten sopimusehtojen YSE 1998 47 :n mukaista menettelyä. YSE 47 kohdan f mukaan yleiskustannuslisänä käytetään 12 % muille kustannuksille paitsi niille, joissa yleiskustannuslisä sisältyy jo käytettyyn veloitushintaan. Ostolaskut on esitettävä kaikista töistä ja tarvikkeista. Aliurakoiden osalta yleiskustannuslisäprosenttina käytetään aliurakoihin sisältyvien yleiskustannusten lisäksi 5 %. Yleiskustannuslisä lasketaan muutoksesta aiheutuvien lisäysten ja vähennysten erotukselle.

6 / 9 Sääolosuhteista aiheutuvat viiveet voivat johtaa lisäajan myöntämiseen, mutta eivät oikeuta korvauksiin. 8.9. Projektipankki Hankkeessa on käytössä Sokopro-projektipankki. Kaikki asiakirjat kootaan projektipankkiin. Projektipankin käytöstä pidetään tarvittaessa koulutus ennen rakennustöiden aloitusta. Pääurakoitsija on velvoitettu käyttämään projektipankin sähköistä työmaapäiväkirjaa. Urakkalaskentasuunnitelmiin päivitetään lisäkirjeiden sisältämät asiat ja uudet suunnitelmat julkaistaan työsuunnitelmien nollasarjana, joita revisioidaan tarvittaessa urakan aikana. 8.10. Määrä- ja mittaluettelot Kohtaan määrä- ja mittaluettelot kuuluvat säätöluettelot, joiden mukaisilla määrillä ja mitoilla urakat lasketaan. Muut suunnitelmat ovat teknisiä asiakirjoja ja ne täydentävät toisiaan. Toteutusvaiheessa kunkin urakoitsijan on tarkistettava mitat ja määrät piirustuksista ja olevista rakenteista ennen rakennusosien tilausta. Poikkeamat veloitetaan tai hyvitetään muutostöinä, mutta väärin toimitettuja määriä ja väärillä mitoilla toimitettuja rakennusosia ei korvata urakoitsijoille. 8.11. Hankkeen vetäjät Tilaaja: Urakkasopimuksen allekirjoittaa Tekninen johtaja Sopimusasioissa Tekninen johtaja Työsuoritukseen liittyvissä asioissa Tilaaja Tekninen johtaja Projektinjohtaja Olli Tirkkonen Rakennustekninen valvoja nimetään myöhemmin Sähkövalvoja nimetään myöhemmin LVI-valvoja nimetään myöhemmin Urakoitsija: Urakkasopimuksen allekirjoittaa Jarmo Väkevä Sopimusasioissa Jarmo Väkevä Työsuoritukseen liittyvissä asioissa Vastaavana työnjohtaja Oskari Kallioinen

7 / 9 8.12. Takuuaika ja vakuus Takuuaika alkaa urakkasuorituksen tarkastuksesta tai mikäli sitä ei erikseen pidetä, rakennuskohteen vastaanottotarkastuksesta ja kestää 24 kuukautta rakennuskohteen vastaanottotarkastuksesta lukien. Mikäli urakkasuorituksen tarkastus pidetään vasta rakennuskohteen vastaanottotarkastuksen jälkeen, kestää takuuaika 24 kuukautta urakkasuorituksen tarkastuksesta lukien. Urakoitsija antaa tilaajalle YSE-mukaisen rakennusaikaisen vakuuden ja takuuajan vakuuden. 8.13. Työpiirustukset Lisäkirjeiden sisältämät asiat täydennetään työpiirustuksiin ja urakkalaskenta-asiakirjat muutetaan toteutuspiirustuksiksi. Toteutuspiirustussarjat toimitetaan urakoitsijalle kolmena sarjana piirustusluettelon mukaisesti. 8.14. Laskujen kierto Urakoitsija toimittaa sähköiset laskut valvojan hyväksynnän saatuaan myöhemmin ilmoitettavaan verkkolaskutus osoitteeseen. Laskun liitteeksi tulee aina liittää valvojan hyväksyntä. Hyväksytty lisä- ja muutostyötarjous liitetään laskuun. Kunnantalo on kiinni heinäkuussa 2020. Laskuja ei makseta tänä aikana. 9. Tilaajavastuutodistukset Tilaajavastuu.fi raportti on haettu 8.5.2019, joka on voimassa 20.6.2019 saakka. Vastuuvakuutus 1.000.000,00 Alihankkijat on hyväksytettävä tilaajalla etukäteen ja tilaajavastuulain mukaiset todistukset esitettävä. 10. Tekniset asiat ja urakoitsijan laskentamuistio Urakka on laskettu urakka-asiakirjojen mukaisesti. Urakoitsija ei ole havainnut urakkaasiakirjoissa ristiriitoja. Käytetään Fidelixin RAU-järjestelmää.

8 / 9 11. Jatkotoimet 11.1. Urakkasopimuksesta päättäminen Urakoitsijan valinta tapahtuu 4.6.2019. Hankkeen toteutuksesta päätetään 24.6.2019. Urakoitsijan valinnasta ja hankkeen toteutuksesta ilmoitetaan urakoitsijalle 25.6.2019. Päätös on lainvoimainen 14 päivää päätöksen julkipanon jälkeen. Työt aloitetaan vaiheittain kohdan 8.4 mukaisesti. 11.2. Maksuerätaulukot Mahdolliseen urakkasopimukseen laaditaan ao. urakoitsijan kanssa yhteistoiminnassa työn edistymisen mukainen maksuerätaulukko. Valittu urakoitsija toimittaa maksuerätaulukkoehdotuksen myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana. 11.3. Urakkasopimuksen laatiminen Sopimuksiin ei liitetä suunnitelmia paperisarjoina. Suunnitelmat ovat lukittuna Claudiatarjousportaalissa, josta ne ovat tarvittaessa saatavissa. Sopimuksiin tulee vain kaupalliset asiakirjat. Urakkasopimus laaditaan, kun urakoitsijavalinnat ovat lainvoimaisia. Urakkasopimuksen allekirjoittamisesta ilmoitetaan urakoitsijalle. Sopimuksen allekirjoittavat tilaajan puolesta Tekninen johtaja ja urakoitsijan puolesta Jarmo Väkevä. 12. Muut asiat Ei muita asioita. 13. Kokouksen päättäminen Olli Tirkkonen päätti kokouksen kello 10:50. Pöytäkirjan vakuudeksi:

9 / 9 Olli Tirkkonen, Puheenjohtaja, Suomen Controlteam Oy Atte Santapukki, Sihteeri, Suomen Controlteam Oy Tapio Pesonen Jouni Huusari Jarmo Väkevä Adconsys Oy