LIONIEN PERHE- JA NAISJÄSENTEN SYMPOSIUMOHJELMA Suunnitteluopas
Tapahtuman suunnittelu...4 Teeman valitseminen...4 Yhteistyökumppanien varmistaminen...5 Ajankohdan valitseminen...5 Tapahtumapaikan löytäminen...5 Rahoituksen hakeminen...6 Esitelmien suunnittelu...6 Puhujien kutsuminen...7 Muut tarvittavat elementit...7 Osallistujien kutsuminen...8 Tilaisuudesta tiedottaminen...8 Yksityiskohtien viimeistely...9 Muuttakaa ajatukset toiminnaksi... ja uusiksi jäseniksi...9 Symposiumsuunnitelman tarkistuslista...13 Esimerkki esitelmien aikatauluista...15 Esimerkki kalenteri-ilmoituksesta...16 Esimerkki lehdistötiedotteesta...17 Suunnitelma tapahtuman jälkeiselle toiminnalle...19 Symposiumin rahoitushakemus...21 Symposiumin raportointi/korvaushakemuslomake...23 Symposiumin tilintarkastussäännöt...24 Symposiumin kululomake...26 Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 1
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposium Suunnitteluopas Koska kansainvälinen lionsklubien järjestö on panostanut voimakkaasti perheiden ja naisjäsenten osallistumiseen lionsklubeihin, yhä useammat perheet jakavat lionsklubin jäsenyyden kokemuksen yhdessä ja naiset ovat kasvava osa jäsenmäärää ja uusia johtajia. Kannustaessamme perhejäseniä ja naisia yhä aktiivisemmin mukaan lionsklubeihimme, on tärkeää, että klubit tunnistavat sellaiset palvelumahdollisuudet, jotka kiinnostavat naisia ja perheitä. Erinomainen tapa näiden tarpeiden löytämiseen on järjestää Perhe- ja naisjäsenten symposium. Symposium on kokoontuminen, jossa vaihdetaan vapaasti ideoita, tai muodollinen kokous, johon kutsutaan asiantuntijoita lesitelmöimään yhdestä aiheesta tai toisiinsa liittyvistä aiheista. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin tarkoitus on neliosainen: 1) Tunnistaa ne paikkakunnan projektit, jotka kiinnostavat naisia ja perheitä. 2) Tunnistaa mahdolliset uudet jäsenet. 3) Mainostaa lionsklubeja paikkakunnalla. 4) Perustaa uusia klubeja tai liitännäisklubeja kehittämään uusia projekteja, jotka on katsottu tarpeellisiksi. Lionien Perhe- ja naisjäsenten symposiumin järjestäminen omalla alueellanne vaatii huolellista suunnittelua, mutta suunnitteluun käytetty aika tuo moninkertaisia hyötyjä lionsklubeille ja paikkakunnille. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 3
Tapahtuman suunnittelu Valitkaa teema Ensimmäinen vaihe onnistuneen Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin suunnittelussa on valita tapahtumalle teema. Teema antaa symposiumille tietyn sävyn, se ohjaa muuta suunnittelutyötä ja sillä on merkittävä vaikutus lopputulokseen. Kun haluatte vedota naisiin ja perheisiin, valitkaa teema heille tärkeiden asioiden joukosta: lapset, koulutus, naisten ja lasten terveyteen liittyvät asiat, ympäristö, jne. Miettikää näitä kysymyksiä valitessanne teemaa: Haluatteko pitää aiheen laajana, kuten Yhteisön tarpeisiin vastaaminen? Voitte valita tiettyä ryhmää koskevan aiheen, kuten Lastemme tarpeisiin vastaaminen? Vai kiinnostaisiko tietty teema enemmän, kuten Terveydenhuollon tarpeisiin vastaaminen? VINKKI: Laaja aihealue mahdollistaa monenlaiset palveluprojektit. Mutta silloin voi olla vaikeampaa pitää symposium yksityiskohtaisena ja tiettyihin tarpeisiin vastaaminen saattaa olla vaikeaa. Toisaalta liian tarkan aiheen valitseminen saattaa jättää joitakin tärkeitä asioita symposiumin ulkopuolelle ja näin palveluprojektin mahdollisuudet heikkenevät. Pitäkää nämä seikat mielessä suunnitellessanne symposiumin aihetta (aiheita). Järjestäkää aivoriihi teeman valitsemiseksi asiasta kiinnostuneiden lionien kanssa. Keskittykää ideoihin, jotka auttavat saavuttamaan yllämainitut symposiumin tavoitteet. Kun olette laatineet luettelon sopivista aiheista, poimikaa luettelosta muutama hyvä aihe miettimällä kunkin hyviä puolia. Tämän vaiheen jälkeen teillä pitäisi olla lyhyt luettelo hyvistä vaihtoehdoista. (Toinen tapa löytää parhaat teemat luettelosta on antaa teemoille pisteitä numeroilla 1-5 5 erinomaiselle vaihtoehdolle ja 1 teemalle, joka ei ole toteuttamiskelpoinen. Parhaat yhteispisteet saaneet teemat ovat niitä, jotka pääsevät viimeiseen lyhyempään vaihtoehtoluetteloon.) Valitkaa tästä luettelosta se aihe, joka pystyy parhaiten täyttämään symposiumille asetetut tavoitteet. Keksikää seuraavaksi teemalle lyhyt nimi, joka kuvaa sitä ytimekkäästi ja jota voitte käyttää mainosmateriaaleissa. (Esimerkiksi Paremman Bedfordin luominen, jonka sponsoreina toimivat Bedfordin lionsklubi ja Bedfordin kauppakamari.) VINKKI: Noudattakaa aivoriihi-istunnoissa seuraavia perusohjeita istunnon onnistumisen takaamiseksi: Hankkikaa paikalle fläppitaulu tai liitutaulu, johon voitte kirjoittaa ideoita kaikkien nähtäville. Määrätkää istunnolle aikaraja 30 minuuttia sopii yleensä hyvin aikarajaksi. Kirjoittakaa ylös JOKAINEN esille tullut idea älkää muuttako tai sensuroiko yhtään ideaa vielä tässä vaiheessa. Älkää antako kenenkään kritisoida ideaa kritiikki saattaa heikentää osallistumista ja joskus huonoimmaltakin vaikuttava idea saattaa lopulta johtaa siihen parhaimpaan ajatukseen. Pitäkää saatavilla esimerkiksi pieniä tavaroita, joita osallistujat voivat pyöritellä käsissään istunnon aikana. Tussin ja paperin käyttäminen kirjoittamiseen/piirtämiseen tai lasten palikoiden pyörittäminen käsissä auttavat pitämään kädet liikkeessä ja tällainen aktiviteetti stimuloi aivojen oikeaa eli luovaa puoliskoa. 4
Varmistakaa yhteistyökumppani Kun teema on valittu, seuraava vaihe on etsiä yhteistyökumppaneita tapahtuman järjestämiseen. Voimien yhdistäminen muiden alueellasi toimivien ryhmien kanssa lisää tapahtuman uskottavuutta, antaa uusia näkökulmia sekä tärkeitä tietoja ja tuo projektiin uusia rahoittajia ja muita resursseja. Voitte etsiä yhteistyökumppaneita seuraavista ryhmistä: Kauppakamarit Punainen Risti/Punainen Puolikuu Nuorten naisten klubit Erilaiset vapaaehtoisjärjestöt Paikalliset yhdistykset Tyttöpartiolaiset Yliopistonaisten yhdistykset Asianajajayhdistykset Vanhempainyhdistykset Sairaanhoitajien ja lääkäreiden yhdistykset Urheiluseurat Paikalliset vapaaehtoisjärjestöt VINKKI: Yksi vaihtoehto yhteistyökumppaneiden etsimiseksi on järjestää toinen aivoriihi. Katsokaa lisätietoja yhteisönne verkkosivuilta, puhelinluettelosta sekä paikallislehdistä, joista löytyy usein hyviä ideoita. Kun yhteistyökumppani on löytynyt, muodostakaa symposiumin suunnittelutoimikunta, joka koostuu kaikkien yhteistyöryhmien edustajista. Etsikää tapahtumalle paikka Seuraavat asiat on syytä pitää mielessä, kun symposiumille etsitään sopivaa paikkaa: Helppo sijainti Runsaasti parkkitilaa Riittävän suuri paikkamäärä, jotta kaikki osanottajat mahtuvat paikalle Helppo pääsy liikuntavammaisille Ruuan ja juomien saanti tai keittiö Mahdollisuus audiovisuaalisiin esityksiin Kohtuullinen vuokra Seuraavia paikkoja voidaan harkita: Lionsklubin tilat Yhteisön yhteiset tilat (seurantalot, nuorisotalot jne.) Kirjaston konferenssitilat Hotellin konferenssitilat Koulujen auditoriot tai liikuntatilat Sairaaloiden konferenssitilat Seurakuntatalot Julkiset rakennukset Monissa paikoissa voittoa tavoittelemattomat järjestöt saavat alennusta vuokrasta. Yhteistyöjärjestöllä voi myös olla pääsy sopiviin tiloihin. Paikan kustannustehokkuutta mietittäessä kannattaa muistaa, että vaikka riittävillä teknisillä audiovisuaalisilla laitteilla ja ruuan sekä juoman saantimahdollisuudella varustettu paikka saattaa olla kalliimpi, säästyy lopulta rahaa ja aikaa, koska kaikkea ei tarvitse hankkia paikan päälle erikseen. Vertailkaa paikkojen kokonaiskustannuksia ja ominaisuuksia sekä päättäkää, mikä paikka sopii tilaisuudelle parhaiten. Ajankohdan valitseminen Jotta tapahtumasta saadaan tehokas, hyvin mainostettu ja toimiva, on suunnitteluun ja järjestelyihin varattava aikaa vähintään kolme tai neljä kuukautta. Päivämäärää mietittäessä kannattaa huomioida lähipäivien juhlapäivät ja muut yhteisön tapahtumat. Tässä vaiheessa on syytä päättää päivämäärä ja sille varapäivä, jotta paikan valinnassa on enemmän vaihtoehtoja. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 5
Hakekaa rahoitusta Kun tärkeimmät logistiset asiat on päätetty, voitte hakea rahoitusta Lions Clubs Internationalilta. Apuraha voi olla suurudeltaan korkeintaan US$2000 kullekin symposiumille, mutta useimmat hyväksytyt apurahat ovat olleet US$500 ja US$1000 välillä. Ohjelman puitteissa voidaan myöntää avustusta korkeintaan US$4000 per vaalipiirin alue per toimintavuosi. Apurahat myönnetään siinä järjestyksessä kun hakemuksia saadaan. Kun olette valmiita hakemaan apurahaa, täyttäkää hakulomake (sivu 21), liittäkää mukaan yksityiskohtainen budjetti (sivu 22), alustava aikataulu, tiedot muista symposiumiin osallistuvista järjestöistä, sekä piirikuvernöörin allekirjoitus. Hakemus käsitellään ja vastaus annetaan 30 päivän kuluessa hakemuksen saapumisesta. Jäsentoiminnan ja uusien klubien osastoon jäsentoimintaosastoon kansainvälisessä päämajassa. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin hakulomake, budjetti ja aikataulu voidaan joko faksata, lähettää postitse tai sähköpostilla. Hyväksytty rahoitus maksetaan tapahtuman jälkeen sitten, kun jäsentoiminnan ja uusien klubien osasto on vastaanottanut tilintarkastussäännöissä mainitut dokumentit (sivu 24) ja raportin tapahtumasta (sivu 23). Hakekaa rahoituksen maksatusta tässä oppaassa olevalla raportointilomakkeella ja kustannuserittelylomakkeella (sivut 23 ja 26). Huomaa: Rahoitusta on haettava ennen tapahtumaa. Rahoitus maksetaan vain ennalta hyväksytylle symposiumille sitten, kun tarvittavat asiakirjat ja tositteet on toimitettu. Kuluja, joita ei ole hyväksytty etukäteen ei tulla korvaamaan tilaisuuden järjestämisen jälkeen. Suunnitelkaa esitelmät Symposium voi olla monenlainen. Se voi olla epämuodollinen, vapaa ajatustenvaihtopaikka, muodollisempi esityspohjainen tapahtuma tai näiden kahden yhdistelmä. Tapahtuman muoto riippuu sen kestosta, koosta, aiheesta sekä suunnittelutoimikunnan jäsenten mielipiteistä. Jokaisessa vaihtoehdossa on tärkeää, että kokeneet henkilöt johtavat tilaisuuden kulkua. Esimerkiksi: Epämuodollinen ajatustenvaihto: tapahtuman vetäjä, pienryhmien vetäjät Muodollinen esitys: tapahtuman vetäjä, puhujat Muodollisen esityksen ja vapaan ajatustenvaihdon yhdistelmä: tapahtuman vetäjä, puhujat ja pienryhmien vetäjät Symposiumin osanottajille kannattaa antaa mahdollisuus ottaa aktiivisesti osaa symposiumiin, koska näin heidät saadaan kiinnostumaan aiheesta ja lisätään heidän halukkuuttaan ottaa osaa symposiumissa suunniteltavaan yhteisöprojektiin. Vaikka symposium olisi muodollinen, on interaktiivisuutta ja osallistumista syytä tukea osanottajien kysymysten ja vastausten, verkottumisen tai keskusteluaikojen avulla. VINKKI: Tämän julkaisun lopussa on kaksi esimerkkiaikataulua (sivu 15) avuksi symposiumesityksen suunnitteluun. Näitä voidaan muokata tapahtuman tyypin, käytössä olevan ajan tai muiden seikkojen mukaan. 6
Kutsukaa puhujat Kun symposiumin muoto on päätetty, on aika kutsua sopivat puhujat paikalle. Tapahtumassa on oltava lionien ja mahdollisen yhteistyöryhmän edustaja sekä tapahtuman vetäjä toivottamassa osanottajat tervetulleiksi. Miettikää, voisiko yksittäis- tai moninkertaispiirin Perhe- ja naisjäsenten kehitysjohtaja toimia tapahtuman vetäjänä. Jos symposiumissa on tarkoitus järjestää aivoriihiä osanottajille, tarvitaan myös pienryhmän vetäjiä keskustelun ohjaajiksi. Jos tapahtuma on muodollisempi ja perustuu puheisiin, on paikalle hankittava paikallisia asiantuntijoita esittämään puheenvuoroja symposiumin aiheista. Sopivia puhujia ovat esimerkiksi osallistuvien organisaatioiden johtajat, paikallistason virkamiehet, koulujen henkilökunta jne. Etsikää puhujiksi henkilöitä, joilla on laaja kokemus alastaan, ovat kokeneita puhujia ja jotka ovat kiinnostuneita parantamaan yhteisöä. Kun olette hankkineet puhujat tapahtumaan, varmistakaa heidän osanottonsa kirjallisesti. Kirjallisessa vahvistuksessa on oltava tietoja tapahtumasta ja myös taustatietoa lionsklubeista ja yhteistyöryhmistä. Muut tarvittavat elementit Tapahtumaan voi lisätä myös muita elementtejä, kuten lionsklubien esittely osanottajille ja tilaisuus osanottajille esitellä omaa toimintaansa tai palveluaan koko symposiumille. Harkitkaa seuraavia ideoita: Järjestäkää yhteisönäyttely: Asettakaa pöytiä huoneeseen tai käytävälle. Ryhmät voivat käyttää näitä pöytiä oman toimintansa esittelyyn ja niitä voidaan vuokrata ryhmille nimellistä korvausta vastaan (esim. 20 ). Osanottajat voivat käydä näyttelyssä ennen symposiumia, sen jälkeen tai taukojen aikana. VINKKI: Hyvät puhujat eivät pelkästään lisää tapahtuman uskottavuutta, vaan he parantavat myös sen julkisuusarvoa. VINKKI: Muista lionsklubien oma pöytä! Pöydällä tulee olla kirjallisuutta klubin projekteista, yleistietoa sisältäviä esitteitä sekä jäsenkutsuja/ liittymislomakkeita. Erinomaisia esitteitä ovat esimerkiksi: Olen lion (ME-37) - korostaa naisten jäsenyyttä lionsklubeissa Perhejäsenyysesite (MPFM-8) keskittyy perheen osallistumiseen Lionit vaikuttavat (ME-40) - sisältää erinomaista yleistietoa Perustajajäsenen hakemus (TK-188) jos hakemus sopii tilaisuuteen Jäsenhakemus (ME-6B) Laatikaa tapahtumalle käsiohjelma: Osanottajat voivat mainostaa omien järjestöjensä palveluja ohjelman takana nimellistä korvausta vastaan. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 7
Sisällyttäkää tapahtumaan esittely lioneista: Se voi olla lyhyt ja osa tervetuloatoivotusta. Kertokaa, miksi lionit sponsoroivat symposiumia ja millaisia projekteja paikallisilla lionsklubeilla on. Miettikää uutta paikkakunnan projektia: Symposiumin jälkeen tulee miettiä uutta paikkakunnan projektia. Käyttäkää tätä projektia avuksi uuden klubin tai liitännäisklubin perustamiseksi. VINKKI: Näyttelypöydät ja mainostila käsiohjelmassa toimivat työkaluina, joilla tapahtumaan saadaan mukaan ilmaisia tai lähes ilmaisia palveluja. Painotalot, pitopalvelut, mainostoimistot jne. ovat hyviä yhteistyökumppaneita järjestettäessä mainostilaa. Osallistujien kutsuminen Vaikka tapahtumalla saattaa olla vain yksi sponsori teidän lisäksenne, muistakaa silti kutsua osanottajia muistakin ryhmistä. Mitä moninaisemmista ryhmistä osanottajat tulevat, sitä rikkaampaa ajatustenvaihto symposiumin aikana on. Voitte aloittaa osanottajaluettelon tekemisen luettelosta, johon aikaisemmin kokositte mahdollisia yhteistyökumppaneita. Lähettäkää kirjalliset kutsut ryhmille, joiden haluatte osallistuvan symposiumiin. Soittakaa kirjallisen kutsun jälkeen kunkin ryhmän johtajalle ja kutsukaa ryhmän jäsenet henkilökohtaisesti symposiumiin. Voitte samalla kertoa enemmän symposiumin tavoitteista. Kutsuissa tulee olla symposiumin nimi, sponsoroivat organisaatiot, aika, paikka, päivämäärä, lyhyt tapahtuman kuvaus ja lisätietoja antavan sekä ilmoittautumiset vastaanottavan henkilön yhteystiedot (jos haluatte etukäteen tietää, miten paljon osanottajia tulee). VINKKI: Kannustakaa kutsun saaneita tuomaan ystävä mukaan! Lähettäkää kutsut noin kuukautta ennen tapahtumaa. VINKKI: Muistakaa, että alle kolmasosan osallistujista tulisi olla lioneita, jotta voidaan keskittyä mahdollisiin uusiin jäseniin ja jakaa kustannuksia. Tiedottakaa tilaisuudesta Tärkeimmille ryhmille lähetettävien henkilökohtaisten kutsujen lisäksi tapahtumaa on syytä mainostaa myös muulle yleisölle. Suunnitelkaa tapahtuman julkisuus yhdessä piirinne PR-toiminnan/ lionstiedotuksen johtajan kanssa. Seuraavassa on muutamia ideoita julkisuuden saamiseksi tapahtumalle: Laatikaa mainoslehtinen, joka jaetaan alueen yrityksiin. Muistakaa laittaa sponsoroivan lionspiirin ja/tai klubien nimet ja Lions-logo hyvin näkyville. Lähettäkää ilmoitus tapahtumasta paikalliseen lehteen, radioasemalle ja TV-asemalle. Esimerkki tällaisesta ilmoituksesta on tämän oppaan liitteenä (sivu 16). Laittakaa tiedot symposiumista sponsoroivien lionsklubien ja piirin verkkosivuille. Pyytäkää yhteistyökumppania lisäämään tiedot tapahtumasta heidän verkkosivuilleen tai linkki teidän verkkosivuillenne. 8
Kysykää, paljonko ilmoitus paikallislehdessä maksaa. Lehdet tarjoavat usein edullista ilmoitustilaa voittoa tavoittelemattomille järjestöille. (Tehkää tämä ennen rahoitushakemuksen lähettämistä.) Kysykää, paljonko mainosaika paikallisradiossa maksaa. Kuten lehdet, nekin saattavat tarjota edullista mainosaikaa voittoa tavoittelemattomille järjestöille. (Tehkää tämä ennen rahoitushakemuksen lähettämistä.) Kutsukaa tiedotusvälineet tapahtumaan lähettämällä tiedotteet lehtiin, radioasemille ja TV-asemille. Esimerkki tällaisesta ilmoituksesta on tämän oppaan liitteenä (sivu 17). Ottakaa yhteyttä paikallisiin yrityksiin ja pyytäkää niitä mainostamaan tapahtumaa asiakkailleen. Osallistukaa muihin yhteisön tapahtumiin ennen symposiumia ja jakakaa niissä tietoa tulevasta tilaisuudesta. Muistakaa kertoa tapahtumasta omille jäsenille. Pitäkää yhteyttä piirinne muihin lionsklubeihin uutislehtisten, verkkosivujen jne. välityksellä. Viimeistelkää yksityiskohdat Tärkein asia muistaa onnistuneen tapahtuman järjestämisessä on vahvistaa kaikki sopimukset kirjallisesti. Tarkistakaa kirjallisten sopimusten ja vahvistusten päivämäärät, ajat jne. huolellisesti. Tämän oppaan liitteenä on kätevä tarkistus- ja aikalista, joka auttaa teitä tapahtuman suunnittelussa (sivut 14-15) ja vastuullisten henkilöiden ohjaamisessa. VINKKI: Kootkaa tapahtumapaikalle valmistelutöitä varten vietävä hätäpakkaus, jossa on sellofaania, teippiä, sakset, tusseja, kyniä, nitoja, jatkojohto jne. Näiden tarvikkeiden mukanaolo nopeuttaa valmistelua huomattavasti. Pitäkää tapahtumaa varten varattavien ruokien ja juomien luettelo yksinkertaisena. Jos tapahtuma kestää koko päivän, jokainen osallistuja voi kustantaa oman lounaansa. Raikasta vettä on oltava saatavilla koko päivän ajan. Jos ryhmän koko ei ole kovin suuri, voitte myös tarjota kahvia, teetä, keksejä tai muuta välipalaa taukojen aikana. VINKKI: Pyytäkää paikallisia yrityksiä sponsoroimaan tapahtuman ruoat ja juomat vastineena mainostilasta jaettavassa materiaalissa ja tapahtumapaikalla. Monet yritykset pitävät kunnia-asiana saada osallistua tärkeisiin yhteisiin tapahtumiin, kuten tähän symposiumiin. Muuttakaa ajatukset toiminnaksi... ja uusiksi jäseniksi Rohkaiskaa symposiumin osallistujia liittymään paikalliseen lionsklubiin ja ottamaan osaa symposiumin tuloksena suunniteltaviin ja järjestettäviin yhteisön tapahtumiin ja projekteihin. Osallistuminen on merkki henkilön kiinnostuksesta aiheeseen älkää menettäkö tilaisuutta hyödyntää tuota kiinnostusta ja pyytää häntä mukaan toimintaan. Pitäkää sopivaa jäsenmateriaalia riittävästi paikan päällä, jotta voitte jakaa sitä osallistujille ja rekrytoida uusia jäseniä. Seuraavassa on muutamia ideoita uusien jäsenten rekrytoimiseksi: Perustakaa uusi klubi tai olemassa olevan klubin liitännäisklubi, joka vastaa tämän symposiumin tuloksena luotavista projekteista. Pyytäkää mukana olevia lioneita kutsumaan jokaisen osallistujan jäseneksi lionsklubiin. Symposiumi on näyte lionien toiminnasta hyödyntäkää tilaisuus mahdollisimman hyvin! Mainostakaa lionsklubin jäsenyyttä yhteisönäyttelyssä. Tehkää tilaisuuteen esimerkiksi mainostaulu, joka esittelee klubin jäsenyyden edut. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 9
Pyytäkää tilaisuuden vetäjää kertomaan lionsklubin jäsenyyden eduista ja jäseneksi hakemisesta. Muodostakaa toimikunta, joka ottaa yhteyttä jäsenyyden suhteen epävarmoihin ihmisiin tilaisuuden jälkeen. Pyytäkää jokaista symposiumissa jäseneksi hakenutta nimeämään vähintään kolme muuta henkilöä, jotka voisivat olla kiinnostuneita jäsenyydestä tai työskentelystä tulevissa projekteissa. Ottakaa yhteyttä näihin ihmisiin! Tässä oppaassa oleva lomake auttaa teitä tekemään toimintasuunnitelman (sivu 19) päämäärien selkeyttämiseksi ja uuden aloitteen suunnittelemiseksi. Aloittakaa suunnitteleminen välittömästi, jotta symposiumin luoma tahto ja innostuneisuus säilyvät ja jotta yhteisön jäsenet näkevät lionien olevan aktiivisia. Lähettäkää lehdistötiedote symposiumin tuloksista paikallisiin tiedotusvälineisiin (sivu 17) ja henkilökohtainen kiitoskirje kaikille puhujille. Huomaa: Jäsenrekrytoinnin suunnittelu on tärkeä osa symposiumin suunnittelua. Se on välttämätöntä rahoituksen saamiseksi Lions Clubs Internationalilta. VINKKI: Ilmoittautumis- tai paikallaololuettelo on erinomainen tapa saada kaikkien osallistujien yhteystiedot käytettäviksi symposiumin jälkeen. 10
Lisätietoja: Lisätietoja, vastauksia kysymyksiin ja tuotteita saa ottamalla yhteyttä: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International Puhelin: (630) 203-3846 Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 11
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposium Suunnittelun tarkistuslista Käyttäkää tätä tarkistusluetteloa suunnittelun ja tapahtuman järjestämisen apuna. Voitte lisätä tai poistaa kohtia oman tapahtumanne tarpeiden mukaan. Vähintään kolme tai neljä kuukautta ennen Valitkaa teema Etsikää yhteistyökumppani Muodostakaa järjestelytoimikunta Päättäkää päivämäärä Varmistakaa paikka, vahvistakaa kirjallisesti Päättäkää symposiumin muoto Kutsukaa puhujat, vahvistakaa kirjallisesti Hakekaa rahoitusta symposiumiin (lähettäkää hakulomake, sivu 21) Hakekaa rahoitusta paikallisista lähteistä Laatikaa tiedotussuunnitelma PR-toiminnan johtajan kanssa Kaksi kuukautta ennen Tehkää kutsut/painattakaa ne Tehkää mainosmateriaali (mainoslehtiset, julisteet, mainokset jne.)/painattakaa ne Laatikaa postituslistat kutsuille Tehkää luettelo tiedotusvälineistä, joille toimitatte materiaalia Etsikää/hankkikaa mainostilaa (jos tarpeen) Etsikää/hankkikaa ruoka- ja juomapalvelut, jos niitä ei ole symposiumpaikalla Etsikää/hankkikaa audiovisuaaliset laitteet, jos niitä ei ole symposiumpaikalla Ottakaa yhteyttä muihin organisaatioihin yhteisönäyttelystä ja/tai mainoksista paikalla tai käsiohjelmissa Hankkikaa mainostilaa paikallisten yritysten mainostauluilla Kuusi viikkoa ennen Postittakaa kutsut Postittakaa mainoslehtiset, julisteet jne. Jakakaa tiedote symposiumin aikataulusta paikallisille tiedotusvälineille (sivu 16) Aloittakaa ohjelman suunnittelu Tilatkaa tarvittavat rekrytointiesitteet ja jäsenkutsut Lions Clubs Internationalin päämajasta Suunnitelkaa lionsklubien mainokset yhteisönäyttelyyn (jos tarpeen) Kuukautta ennen Vahvistakaa tärkeimpien ryhmien ja henkilöiden ilmoittautumiset henkilökohtaisesti Hankkikaa tarvittavat tarvikkeet fläppitaulut aivoriihi-istuntoihin, kynät, tussit, muistilehtiöt, nimilaput jne. Vahvistakaa yhteisönäyttelyn osallistujat ja käsiohjelmien mainostajat Tilatkaa pöydät, tuolit ja liinat yhteisönäyttelyyn (symposiumpaikalta, jos saatavana) 13
Kolme viikkoa ennen Ottakaa yhteyttä puhujiin, vahvistakaa osallistuminen, vastatkaa kysymyksiin jne. Tehkää ilmoittautumis-/osallistujaluettelot Sopikaa ohjelman yksityiskohdista mainokset oltava valmiina Kaksi viikkoa ennen Vahvistakaa kaikki logistiset järjestelyt Käykää aikataulu läpi vetäjän kanssa, keskustelkaa päämääristä, vastatkaa kysymyksiin jne. Tehkää aikataulut ja sopikaa vastuista jokaiselle päivälle Lähettäkää käsiohjelmat painettaviksi Viikkoa ennen Pitäkää strategiapalaveri toimikunnan ja muiden vapaaehtoisten kanssa, käykää läpi aikataulut ja vastuut Vahvistaa tiedotusvälineiden osallistuminen ja päivämäärä, aika, paikka, puhujat jne. Kootkaa tapahtumaan mukaan otettava materiaali Tapahtumapäivänä Saapukaa paikalle aikaisin valmistelemaan tilaisuutta Pitäkää hyvä symposium! Tapahtuman jälkeen Laatikaa toimintasuunnitelma tuleville projekteille Kirjoittakaa ja lähettäkää kiitoskirjeet puhujille Ottakaa yhteyttä lionsklubien jäsenyydestä kiinnostuneisiin osallistujiin Lähettäkää tuloksista kertova lehdistötiedote (sivu 17) tiedotusvälineille Lähettäkää raportti ja kustannuslomake (sivut 23 ja 27) LCI:hin 14
Esimerkki esitelmän aikatauluista Seuraavaa aikataulua voidaan käyttää ohjeena symposiumin suunnittelussa. Tapahtuma voidaan suunnitella koko päivän tai puolen päivän kestoiseksi riippuen puhujien, käsiteltävien aiheiden ja muiden asioiden määrästä. Esimerkki puolen päivän pituisesta tapahtumasta kahdella puhujalla 1. Tervetuloa Sponsoroivien organisaatioiden johtajat (5 minuuttia kukin) 2. Tapahtuman avaaminen ja esittely Vetäjä (15 minuuttia) 3. Ensimmäinen puhuja (30 minuuttia) 4. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 5. Toinen puhuja (30 minuuttia) 6. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 7. Tauko (15 minuuttia) 8. Päivän aiheet Vetäjä (15 minuuttia) 9. Pienryhmäkeskustelu (30-45 minuuttia) 10. Ryhmäkeskustelu/tulokset (30 minuuttia) 11. Yhteenveto ja lopetus (15 minuuttia) Esimerkki yhden päivän pituisesta tapahtumasta neljällä puhujalla 1. Tervetuloa Sponsoroivien organisaatioiden johtajat (5 minuuttia kukin) 2. Tapahtuman avaaminen ja esittely Vetäjä (15 minuuttia) 3. Ensimmäinen puhuja (30 minuuttia) 4. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 5. Toinen puhuja (30 minuuttia) 6. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 7. Tauko (15 minuuttia) 8. Ensimmäisen istunnon aiheet Vetäjä (15 minuuttia) 9. Pienryhmäkeskustelu pienryhmien vetäjät (30-45 minuuttia) 10. Ryhmäkeskustelu/Tulokset (30 minuuttia) 11. Ensimmäisen istunnon yhteenveto (15 minuuttia) 12. Lounas (45 minuuttia) 13. Kolmas puhuja (30 minuuttia) 14. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 15. Neljäs puhuja (30 minuuttia) 16. Kysymykset ja vastaukset (15 minuuttia) 17. Tauko (15 minuuttia) 18. Pienryhmäkeskustelu pienryhmien vetäjät (30-45 minuuttia) 19. Ryhmäkeskustelu/Tulokset (30 minuuttia) 20. Yhteenveto/seuraavat tehtävät (15 minuuttia) 21. Lopetus/kiitokset - vetäjä (5 minuuttia) Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 15
Esimerkki kalenteri-ilmoituksesta Voitte käyttää seuraavaa pohjana tehdessänne tapahtumasta ilmoitusta tiedotusvälineille. Muokatkaa tekstiä tarpeen mukaan. Tulostakaa kalenterilistaus klubin kirjepaperille. Oikolukekaa ilmoitus huolellisesti ennen sen lähettämistä. Heti julkaistavaksi Lisätietoja: (Yhteyshenkilön nimi) (Puhelinnumero) LIONS-SYMPOSIUM YHTEISÖN TARPEISIIN VASTAAMISEKSI (PAIKKAKUNNAN NIMI) (Symposiumin nimi), on symposium, joka käsittelee (kirjoita symposiumin tavoite) ja joka pidetään (päiväys, aika, paikka). Tapahtumaa sponsoroivat (lionsklubisi ja yhteistyöorganisaation nimet). Symposium on avoin ja ilmainen kaikille osallistujille. Ohjelmaan kuuluu esimerkiksi (lyhyt kuvaus ohjelmasta puhujat, aivoriihi-istunnot, yhteisönäyttely jne.) (Symposiumin nimi) on osa lionsklubien perhepalvelu- ja vapaaehtoistyön symposiumsarjaa kaikkien maailman lionien yhteistä ohjelmaa, joka kokoaa paikkakuntien jäseniä keskustelemaan perheille tärkeistä asioista. (Nimi) lionsklubi on humanitäärinen palveluklubi, joka on toiminut aktiivisesti jo (vuosien määrä) vuoden ajan. Se järjestää muun muassa (luettelo 2-4 tärkeimmästä klubin projektista). ### 16
Esimerkki lehdistötiedotteesta Voitte käyttää seuraavaa ilmoitusta pohjana tehdessänne oman ilmoituksenne. Tulostakaa se klubin kirjepaperille ja oikolukekaa se ennen lähettämistä. Heti julkaistavaksi Lisätietoja: (Yhteyshenkilön nimi) (Puhelinnumero) LIONS-SYMPOSIUM YHTEISÖN TARPEISIIN VASTAAMISEKSI (PAIKKAKUNNAN NIMI) (Symposiumin nimi), on symposium, joka käsittelee (symposiumin tavoite) ja joka pidetään (päivämäärä, aika, paikka.). Tapahtumaa sponsoroivat (lionsklubisi ja yhteistyöorganisaation nimet). Symposium on avoin ja ilmainen kaikille osallistujille. Puhujina ovat muun muassa (listaa puhujien nimet). Symposiumin aikana osallistujat kutsutaan ottamaan osaa keskusteluun (aivoriihi-istuntojen tavoitteet). Tapahtumassa on myös (symposiumin muut osat, kuten yhteisönäyttely). Esimerkki neljännestä kappaleesta (Lionsklubin johtajan lainaus siitä, miksi klubi sponsoroi tällaista tapahtumaa), sanoi(nimi, titteli ja organisaatio). (Yhteistyökumppanin tai yhteisön tärkeän jäsenen lainaus siitä, miten tärkeä tällainen tapahtuma on), sanoi(nimi, titteli ja organisaatio). (Symposiumin nimi) on osa lionsklubien perhe- ja naisjäsenten symposiumsarjaa, kaikkien maailman lionien yhteistä ohjelmaa, joka kokoaa paikkakuntien jäseniä keskustelemaan perheille tärkeistä asioista. (Nimi) lionsklubi toivoo saavansa symposiumin tuloksena kokoon yhteisöohjelman, joka vastaa symposiumissa esille nousseisiin paikkakunnan tarpeisiin. (Nimi) lionsklubi on humanitäärinen palveluklubi, joka on toiminut aktiivisesti jo (vuosien määrä) vuoden ajan. Se järjestää muun muassa (luettelo 2-4 tärkeimmästä klubin projektista). ### Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 17
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposium Toimintasuunnitelma tapahtuman jälkeiselle toiminnalle (Ole hyvä ja tekstaa) Klubi/piiri: Symposiumin nimi/päivämäärä: Symposiumin tärkeimmät tulokset: Ohjelmaideat: Toimintasuunnitelma: Tavoite Tärkeys: Aikataulu: Vaihe Kuka on vastuussa Päivä, jolloin oltava valmis Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 19
Toimintasuunnitelma: Tavoite Tärkeys: Aikataulu: Vaihe Kuka on vastuussa Päivä, jolloin oltava valmis Toimintasuunnitelma: Tavoite Tärkeys: Aikataulu: Vaihe Kuka on vastuussa Päivä, jolloin oltava valmis Toimintasuunnitelma: Tavoite Tärkeys: Aikataulu: Vaihe Kuka on vastuussa Päivä, jolloin oltava valmis 20
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposium Rahoitushakemus (Ole hyvä ja tekstaa) Nimi: Arvo: Klubin nimi: Piiri: Osoite: Postinumero ja -toimipaikka: Osavaltio/provinssi: Postinumero: Maa: Puhelin: Sähköpostiosoite: Symposiumin päivämäärä: Haettava summa: Paikka: Symposiumin aihe: Yhteistyöorganisaatio: Kuvailkaa ne paikkakunnan tarpeet, joihin symposium vastaa. Moneenko perheeseen ja naiseen nämä tarpeet vaikuttavat? Pidetäänkö symposium jonkun muun perhetapahtuman yhteydessä? Jos kyllä, kuvaile. Kuvailkaa symposiumin tapahtumia, kuten muotoa, puhujia, jäsenten rekrytoimista, muita aktiviteetteja, jne. Kuvailkaa yksityiskohtaisesti symposiumin tavoitteet. Miten symposiumin tapahtumat ohjataan näiden tavoitteiden saavuttamiseen? Kuvailkaa uusia tai laajennettuja palveluja, joita voidaan tarjota paikkakunnalla symposiumin tuloksena. Montako paikkakunnan jäsentä saa apua? Kuvailkaa miten ei-lioneita pyydetään liittymään jäseniksi uuteen klubiin tai uuteen liitännäisklubiin? Liittäkää mukaan aikataulu, joka sisältää aktiviteetit ja puhujat. Käyttäkää erillistä paperia, jos tarvitsette lisätilaa. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 21
Ehdotettu budjetti: Tilavuokra: Ruoka ja juomat: Painatus (kutsut, julisteet, esitteet, jne.) Postituskulut: Mainostaminen/julkisuus: Puhujan kulut: Toimistotarvikkeet: Muu (selitä): Yhteensä: Arvioitu määrä osanottajia: Ei-lioneita, lioneita Piirikuvernöörin allekirjoitus: Pvm: Postittakaa tai faksatkaa allekirjoitettu lomake osoitteeseen tai numeroon: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Faksi: (630) 571-1691 22
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposium Symposiumin raportointi/korvaushakemuslomake (Ole hyvä ja tekstaa) Nimi: Arvo: Klubin nimi: Piiri: Osoite: Postinumero ja -toimipaikka: Osavaltio/provinssi: Postinumero: Maa: Puhelin päiväsaikaan: Sähköpostiosoite: Symposiumin päivämäärä: Sijainti: Symposiumin aihe: Yhteistyöorganisaatio: Osanottajien lukumäärä: Puhujien nimet: Käsitellyt aiheet: Huomattavat tulokset: Ehdotettu paikkakunnan projekti: Montako uutta lionsklubin jäsentä Uusia klubeja tai liitännäisklubeja perustettu: Allekirjoitus: Pvm: Toimittakaa tämä lomake ja kustannuserittelylomake täytettyinä osoitteeseen: Membership and New Club Programs Department, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA Lomakkeiden on oltava perillä 30 päivän kuluessa tapahtumasta. Rahoitus maksetaan vain ennalta hyväksytylle symposiumille ennalta hyväksyttyihin kuluihin. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 23
Perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma Tilintarkastussäännöt (Päivitetty kesäkuussa 2007) ESITTELY Hallitus on hyväksynyt Perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelman. Nämä varat on hyväksytty toimintoihin, jotka edistävät perheiden ja naisten lionsjäsenyyttä ja heidän pysymistään jäseninä. Kun korvauksia haetaan, kaikki kustannukset on ilmoitettava kansainväliseen päämajaan jäsenohjelmien ja uusien klubien markkinointiosastolle Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin kustannuserittelylomakkeella. Ohjelman aiheuttamat kustannukset on etukäteen hyväksytettävä. Kustannuslomakkeen allekirjoittaa jokin hyväksytyistä henkilöistä lomakkeella. LCI hyväksyy ainoastaan kustannuslomakkeet, jotka on allekirjoittanut piirikuvernööri, kuvernöörineuvoston puheenjohtaja tai moninkertaispiirin sihteeri sekä ennalta hyväksytyt henkilöt. Sallitut kustannukset koostuvat vuokrista, esitelmissä tarvittavista välineistä, audio-visuaalisista välineistä, symposiumin aikana tarjotusta ruuasta ja juomasta, mainostamisesta ja markkinoinnista, toimistotarvikkeista, painatuskuluista ja muista satunnaisista tarvikkeista. Seuraavat menot puhujien menojen korvaamiseksi sallitaan: Puhujan palkkiot: Palkkio suoritetusta työstä. Huomaa, että sekä lasku- että maksutositekopiot vaaditaan. Palkkioita ei korvata ilman molempia tositteita. Puhujan päiväraha/lahja: Voidaan antaa, jos puhujalle ei makseta palkkiota. Korkeintaan US$100 (todiste maksusta oltava mukana). Puhujan matkat ja kuljetus: Kansainvälinen päämaja korvaa matkakulut (ei lento) symposiumiin. Maakuljetus sisältää kilometrikorvauksen (US$0.19 kilometriä kohti) tai bussi- tai junamatkan lippukulut. Myös paikalliskuljetus taksilla korvataan. Lentomatkustus: Lentoliput korvataan ainoastaan pääpuhujalle sellaiseen symposiumiin, mihin osallistuu vähintään 250 osanottajaa ja he tulevat useista eri piireistä. Kansainvälisen päämajan tulee hyväksyä lentoliput etukäteen ja ne tulee listata erillisellä rivillä itse hakemuksessa ja budjetissa. Lentoliput voivat olla korkeintaan economy-luokassa meno-paluu (per puhuja) suorinta reittiä, ei välilaskuja. Huomaa: Alkuperäinen lentolipun kanta (ei kopio) sekä maksukuitti (käteis-, pankki- tai luottokorttikuitti) vaaditaan. Palkkioita ei korvata ilmaan molempia tositteita. Puhujan majoitus: Yhden hengen huoneen kulut keskitason hotellissa korvataan. Puhujan ateriat: Ateriat voidaan korvata symposiumiin saapumisen jälkeen ja ennen lähtöä symposiumista. Puhujan juomaraha: Juomarahat korkeintaan US$1 per matkalaukku ja 10% per taksimatka. Henkilökohtaisia menoja, kuten alkoholijuomat, sairasvakuutus, puhujan muut kulut kuten cocktailjuomat, puhelut, vaatteiden pesetys, elokuvat, matkavakuutus, sekä muut kulut joista ei ole asianmukaisia tositteita kuten alla mainittu, sekä kuluja jotka ylittävät budjetoidun määrän, ei korvata. Budjetin ylittävät kustannukset jäävät henkilöiden vastuulle, LCI ei korvaa niitä. Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin ohjelma 24
Huomaa: Budjetti on rajallinen. 1. Kaikki kustannukset on kirjattava tälle lomakkeelle päivittäin ja niistä on oltava alkuperäiset tositteet. 2. Merkitse jokaisen kohdalle rahasumma paikallisessa valuutassa. Rahoituksen maksatus suoritetaan paikallisessa valuutassa, jos se on järjestön tukema tai US-dollareissa maksatusajankohdan viikoittain hyväksyttävän valuuttakurssin mukaisesti. 3. Kun symposium on päättynyt, lähettäkää maksatuslomake, sitä tukevat kuitit ja loppuraportti 30 päivän kuluessa jäsentoiminnan ja uusien klubien osastoon. Jos korvaushakemukset saadaan 120 päivää symposiumin pitämisen jälkeen tai vieläkin myöhemmin, EI harkita minkäänlaisten korvausten maksamista. 4. Jos teillä on kysymyksiä rahoituksesta tai sen maksatuksesta, ottakaa yhteyttä jäsentoiminnan ja uusien klubien osastoon. Lions Clubs International ei tarjoa jäsenilleen minkäänlaista vakuutusta sairaus- ja lääkintäkuluihin, oli kyseessä sitten lionstoimintaan liittyvä tai muu matka. Matkustaessasi henkilökohtaisella tai lions-asialla, suosittelemme että varmistat oman vakuutuksesi voimassaolon ja kattavuuden. Monet yksityis- ja ryhmävakuutukset eivät kata ulkomailla aiheutuneita kuluja. Tämä koskee erityisesti USA:n valtion myöntämiä terveysvakuutuksia. Vakuutus on jokaiselle henkilökohtainen ja kattavuus vaihtelee yksilöstä toiseen, joten huolehdi että sinulla, perheelläsi ja muilla kanssamatkustajilla on asianmukainen vakuutus. 25
Lionien perhe- ja naisjäsenten symposiumin maksatuslomake (Kuitit, peruutetut liput ja ostotositteet on liitettävä mukaan)* Päivämäärä Tehtävä/tilaisuus Ateriat Majoitus (HOTELLI) Kuljetus*(lentäminen, pysäköinti, taksi, tiemaksut jne.) Auto US$.50/maili US$.31 /km Muut kustannukset** Yhteensä Maili/km määrä **Selvittäkää, mitä MUUT KUSTANNUKSET ovat (internet, puhelin, painatus, tarvikkeet, juomarahat jne.) Lähetä lomake osoitteella: Nimi (Ole hyvä ja tekstaa): LIONS CLUBS INTERNATIONAL MEMBERSHIP AND NEW CLUB PROGRAMS Osoite: DEPARTMENT 300 W 22ND ST. Vakuutan, että kaikki ilmoittamani kulut ovat todellisia ja että ne ovat järjestön korvaussääntöjen mukaisia. Ymmärrän, että allekirjoittamalla tämän lomakkeen siitä tulee järjestön virallinen dokumentti ja sen saattavat tarkastaa osapuolet, jotka tavallisesti tekevät tällaisia tarkastuksia. OAK BROOK IL 60523-8842 USA Faksi: (630) 571-1691 Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Allekirjoitus: Pvm: Piirikuvernöörin hyväksyntä: Pvm:
Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook, IL 60523-8842 USA www.lionsclubs.org Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Puhelin: 630.203.3846 MP-101.FI 11/11