Pirkkalan kunta 18.2.2009 Kunnanhallitus Tarkastuslautakunta Raportti sisäisen valvonnan ja tarkastuksen toimenpidesuunnitelman toteutumisesta 2008 Kunnanjohtaja on päätöksellään 22.2.2008 23 päättänyt sisäisen valvonnan tarkastuksen kohteiksi vuonna 2008: 1.Käteiskassat ja niiden hoitaminen 2. Pienhankintojen (alle 3 000 ) suoritus ja seuranta 3. Kunnan tilojen käyttöluvat ja vuokraus ulkopuolisille 4. Myyntilaskutusprosessi ja sen nopeus 1
1. Käteiskassat ja niiden hoitaminen Hallinto-osasto: Hallinto-osastolla on kaksi käteiskassaa: a. Yhteispalvelun käteiskassa kunnanvirastolla - kunnan pääkassa - kassaa hoitavat yhteispalvelun kaksi palvelusihteeriä - kassaan voi maksaa käteisellä tai pankkikortilla - kassaan maksetaan - kunnan laskuja - henkilökunnan ja eläkeläisten ruokalippuja - henkilökunnan Kunto-Partolan liikuntakortteja ja Nokian uimahallikortteja - vanhoja kirjoja - eläkeläisten liikunnan ohjausmaksut - kartta ym. maksut - vesilaitoksen laskuja - luonnonrantavenepaikkojen vuosimaksuja - mahdollista muuta myyntiä - tilitykset pankkiin joka päivä kassan sulkeutumisen jälkeen, paitsi maanantain kassa tilitetään pankkiin tiistaina (kassa sulkeutuu maanantaisin klo 17, pankit ovat silloin jo kiinni) b. Nuorten Työpajan käteiskassa - kassaa hoitaa työpajan toimistovastaava - kassaan maksetaan työpajan myymälästä ostetut ja tilaustyönä teetetyt tuotteet - kassa tilitetään jokaisen kuukauden vaihteessa, sekä tarvittaessa esim. myyjäisten jälkeen. Tekninen osasto: Ei käteiskassoja. Perusturvaosasto: Perusturvaosastolla on neljä käteiskassaa: a. Terveyskeskuksen ruokalippukassa - kassanhoitaja vs. palvelusihteeri Jaana Laine-Ojanen - tarkoitus: henkilökunnan ruokalippujen myynti - tilitykset pankkiin kaksi kertaa viikossa b. Vanhainkoti Pirkankoivun askartelumyyntikassa - kassanhoitaja lähihoitaja Arja Telanne 2
- tarkoitus: vanhainkodissa tehtyjen askartelutuotteiden myynti asiakkaille - tilitys pankkiin kaksi kertaa vuodessa (kesäkuu, joulukuu) c. Kurikanpirtin ja Kyöstin päiväkotien vanhempaintoimikuntien/kerhojen maksukassat - kassavastaavat ko. päiväkodin johtajat - tarkoitus: tuotteiden myynti myyjäisissä ym. - tilitys pankkiin välittömästi Sivistysosasto: Kouluilla kolme käteiskassaa: a. Yläasteella käteiskassa - oppilaat ostavat hukkaamansa poissaolovihkon tilalle uuden, hinta 1. Tästä kassasta lainataan oppilaalle bussimatkaa varten rahaa, jos hän on unohtanut bussilipun kotiin. Samoin tästä maksetaan opettajille heidän tekemiään pienhankintoja kuittia vastaan (n. 5-10 ). Kassassa rahaa n. 50. b. Nuolialan koululla käteiskassa - välipala-aterialippuja varten (kokeilu vain 3.luokkalaisille). Tilitetään yhteispalvelun kassaan kerran viikossa. c. Lukiolla - kuvaamataidon ja teknisen työn kurssille osallistuvat opiskelijat maksavat kansliaan materiaalimaksun, kassa säilytetään kassakaapissa. Kuvaamataidon ja teknisen työn opettajat hankkivat kursseilla käytettävät materiaalit näillä rahoilla ja palauttavat ostokuitit kassaan. Muiden yksiköiden käteiskassat: a. Kirjastot - jokaisessa toimipisteessä kassakone ja kuitti annetaan aina asiakkaalle maksuista. Pääkirjaston kassa lasketaan ja tyhjennetään kerran viikossa, Nuolialassa kerran kahdessa viikossa ja Toiviossa sekä Kirkonkylällä kerran kuukaudessa. Rahat tuodaan pääkirjaston kassakaappiin kuittien kanssa. Kaikki rahat viedään pankkiin noin kerran kuukaudessa. b. Liikunta ja nuoriso - osanottomaksut esim. retkille, uimakouluihin ja yksittäisille kursseille ym. kerätään osallistujilta, ohjaajalla kuittivihko, josta yksi osa osallistujalle, yksi osa rahojen kanssa pankin kautta kunnan tilille ja yksi osa jää vihkoon. 3
c. Kulttuuri - pieni käteiskassa (50-100 ). Käteiskassaa kertyy mm. Pirkkalan markkinoiden pöytäpaikkamyynnistä. Näistä tehdään kuitit asiakkaille ja kunnalle, rahat tilitetään pankkiin. Muu käteisvaranto kertyy satunnaisesti esim. kahvimyynnistä. 2. Pienhankintojen (alle 3 000 ) suoritus ja seuranta Hallinto-osasto: Kaikki hankinnat tehdään kunnanhallituksen antamien ohjeiden mukaan. Hankintoja tekevät viranhaltijat kunnanhallituksen hyväksymien hankintarajojen puitteissa. Pienhankinnoista ei tarvitse tehdä erillistä päätöstä, päätökseksi riittää laskun hyväksymismerkintä. Hankintojen seurannasta vastaavat esimiehet. Tekninen osasto: Pienhankinnat suoritetaan ja laskut tarkistetaan ja hyväksytään kunnanhallituksen antaminen talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan. Laskujen hyväksyjät on määrätty vuosittain teknisen lautakunnan päätöksellä. Tekninen lautakunta on velvoittanut myös vastuualueiden esimiehet antamaan alaisilleen kirjalliset ohjeet vastuualueensa hankintamenettelystä. Osastopäällikkö vastaa sisäisestä valvonnasta ja seurannasta. Perusturvaosasto: Pienhankinnoissa noudatetaan Pirkkalan kunnan hankintaohjetta. Vastuualueiden esimiehet vastaavat hankintojen seurannasta. Sivistysosasto: Koulut: - Koulut hankkivat pääsääntöisesti niiltä toimittajilta, joiden kanssa kunnalla on kilpailutettu sopimus. Pienhankintoihin antaa ostoluvan rehtori (yläasteella apulaisrehtori). Muut yksiköt: - Pääsääntöisesti pienhankinnat suoritetaan niiltä toimittajilta, joiden kanssa kunnalla on sopimus. Sellaiset erikoistarvikkeet, joista ei ole toimittajasopimusta, kilpailutetaan (esim. liikuntavälineet). Nuorisotilaan pelit, pelikonsolit ym. hankitaan sieltä mistä helpoiten on saatavissa. Kuljetukset retkille ja leireille kilpailutetaan. Hankinnoista päättää ja seuraa liikuntasihteeri ja nuorisotoimen esimies. 4
3. Kunnan tilojen käyttöluvat ja vuokraus ulkopuolisille Hallinto-osasto: Kunnanviraston yhteispalvelussa hoidetaan viraston tilojen varaus ja vuokraus sekä Rantaniityn yläkerran varaus (vain kunnan käytössä). Valtuustosalin, kahvion ja alasalin vuokrauksista ulkopuoliset varaajat täyttävät käyttöhakemukset. Palvelusihteerit tekevät viranhaltijapäätöksen. Yleishyödyllisiltä yhteisöiltä ja eläkeläisjärjestöiltä ei peritä käyttömaksua. Edellä mainitut tilat ovat ensisijaisesti kunnan käytössä. Tilapalvelu on toimittanut listan kunnanviraston tilojen käyttömaksuista. Työpajan koulutusluokkaa on vuokrattu muutaman kerran työvoiman järjestämälle työnhakukurssille, vuokran suuruus määräytyy tilapalvelun toimittaman vuokraushinnaston mukaisesti. Tekninen osasto: Tekninen lautakunta on hyväksynyt kunnan tilojen ulkopuolisten käyttäjien vuokraushinnaston sekä vuokrausehdot 1.5.2006 alkaen. Vuokraehdot ovat seuraavat: Pirkkalan kunnan kiinteistöissä olevia tiloja vuokrataan erillisessä vuokraushinnastossa olevilla vuokraushinnoilla. Tilojen käytöstä ei peritä vuokraa pirkkalalaisilta yhteisöiltä näiden tavanomaisesta toiminnasta arkipäivinä säännöllisiltä käyttövuoroilta. Urheiluseurojen ja muidenkin pirkkalalaisten yhteisöjen ja järjestöjen säännöllinen viikonloppukäyttö on ilmaista. Vuokraajan tulee vastata tilojen valvonnasta. Kulttuuritoimen hyväksymiltä tai järjestämiltä taidenäyttelyiltä eikä eläkeläisjärjestöiltä peritä vuokraa tiloista. Rantaniityn 2. krs:n tiloja vuokrataan ainoastaan kuntaorganisaatiossa toimiville yhteisöille. Varaukset hoitaa päävuokralainen. Jokaisella käyttäjäyhteisöllä on oltava vastaava valvoja, jonka yhteystiedot on ilmoitettava vuokraajalle. Tilojen vuokrauksesta vastaa vuokraushinnastossa ilmoitettu yhteisö, joilta vuokrausta tulee anoa kirjallisesti. Keittiötilojen vuokrauksesta ja niistä perittävistä kustannuksista päättää ruokahuolto. Tilojen maksullisesta vuokrauksesta vuokraajan tulee ilmoittaa yleislaskutukseen. Vuokrat tuloutetaan tilapalveluun ao. kiinteistön kustannuspaikalle, tilille 3460 muut vuokratulot. Näiden periaatteiden harkinnanvaraisesta soveltamisesta päättää ao. hallintokunta tai laitos. Perusturvaosasto: Käyttölupia on myönnetty seuraavasti (ei peritä vuokraa): Vanhainkoti Pirkankoivu o allasosasto: kunnan liikuntatoimi o yksityisyrittäjätila: yksityiset kampaaja-, hieroja- ja jalkahoitajayrittäjät o ruokasali: Pirkanmaan Vammaistyö (maanantai-iltaisin) o käyttöluvan myöntää yksikön esimies ja lupa voimassa toistaiseksi tai ko. tilaisuuden ajan 5
Loukonkoivu o MLL joka toinen viikko, käyttölupa puoleksi vuodeksi kerrallaan o taloyhtiö kaksi kertaa vuodessa o käyttöluvan myöntänyt kotihoidon esimies Hopeakello o erilaiset yhdistykset o käyttöluvat voimassa toistaiseksi tai ko. tilaisuuden ajan Tilojen vuokrauksen ulkopuolisille hoitaa kunnan tilapalvelu. Sivistysosasto: Koulut: - Koulujen liikuntatilojen säännöllinen käyttö, vuorot haettavana kerran vuodessa, vuorojen jaosta päättää liikuntasihteeri (delegointipäätös). Yksittäiset vuorot jakaa ao. koulun rehtori. - Koulujen tilojen vuokraustaksat päättää tekninen lautakunta. Muut yksiköt: - Liikuntatalon säännölliset käyttövuorot haettavana kerran vuodessa, vuorot jakaa liikuntasihteeri. Taksoista päättää valtuusto. - Reipin saunan hoidosta vastaa kolme urheiluseuraa. Taksoista päättää liikunta- ja nuorisolautakunta. Maksutuotot jäävät suoraan urheiluseuroille, ne eivät kulje kunnan tilin kautta. - Kyöstin kerhotalon säännölliset käyttövuorot on haettavana kerran vuodessa. Niiden jakamisesta päättää nuorisotoimen esimies. Kranstolpan leirialueelle annetaan käyttövarauksia Pirkkalassa toimiville yhteisöille kesäaikaan. Varaukset vastaanottaa toimistosihteeri. Taksoista päättää liikunta- ja nuorisolautakunta. 4. Myyntilaskutusprosessi ja sen nopeus Hallinto-osasto: Hallinto-osastolla hoidetaan Pirkkalan kunnan yleislaskutusta. Yleislaskutuksen piiriin kuuluvat mm. ruokapalvelulaskutus, työssä oppimisjaksojen laskutus, viranhaltijapäätösten perusteella kirjoitettavat laskut sekä muut erikseen kirjoitettavat laskutustoimeksiannot. Yleislaskutuksen lisäksi hallinto-osastolla tehdään säännöllisesti lähetettäviä teknisen osaston laskuja, kuten vuokria ja maanvastaanoton laskuja. Erikseen kirjoitettavat laskut tehdään kirjanpidossa Raindance ohjelmalla laskuttajien toimittamien laskutusmääräysten perusteella. Laskutusmääräykset lähetetään kirjanpitoon laskutuslomakkeella joko sähköisesti tai sisäisessä postissa. Laskutusprosessin 6
eteneminen riippuu siitä, kuinka nopeasti laskuttaja toimittaa laskutusmääräyksen kirjanpitoon. Kirjanpidossa laskutusmääräykset käsitellään pääsääntöisesti viikon kuluessa niiden saapumisesta. Valmiit laskut tulostetaan käsin tai ne voidaan välittää edelleen Logica Oy:n tulostuspalveluun. Tulostuspalvelua käytetään suurissa massalaskutuksissa, mutta erikseen kirjoitettavat laskut tulostetaan usein käsin niiden liitteistyksen vuoksi. Erillislaskujen lisäksi myyntireskontraan otetaan vastaan ulkoisissa laskutusjärjestelmissä tehtyjä laskuja, joiden maksuvalvonta tapahtuu keskitetysti kirjanpidossa. Laskujen reskontrasiirto tehdään välittömästi laskujen valmistumisen jälkeen laskutusliittymään rakennetulla sisäänlukutoiminnolla. Laskutuspohjana voidaan käyttää myös Exceltaulukkoa, josta laskujen siirto reskontraan tapahtuu niin ikään sisäänlukutoiminnon avulla. Uuden laskutus- ja kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto vuoden 2008 alussa viivästytti laskutusrytmiä joidenkin laskulajien osalta. Viivästykset saatiin kuitenkin kurottua kaikissa laskulajeissa kiinni viimeistään kesän aikana, ja loppuvuoden ajan laskut lähtivät normaalitahdissa. Tekninen osasto: Kirjanpito hoitaa teknisen osaston laskutuksen yleislaskutuksen kautta. Perusturvaosasto: Perusturvaosaston myyntilaskutus suoritetaan seuraavasti: a. talous ja hallinto - laskutus tarvittaessa Raindancella kirjanpidossa (laskutustiedot tehdään perusturvan hallinnossa) b. sosiaalityö ja toimeentuloturva - välivuokrausasuntojen laskutus kerran kuukaudessa - pakolais- ja tulkkilaskutus kaksi kertaa vuodessa - jälkihoitolaskutus kunnilta asiakaskohtaisesti - Raindancella kirjanpidossa tehtävistä laskuista laskutuspohjat paperisena kirjanpitoon - laskuttaja Seija Aarnio ja Hannele Niinimaa c. kotihoito- ja asumispalvelu ja laitoshoito o kotihoidon, palveluasuntojen ja ostopalvelujen laskutus kerran kuukaudessa Efficalla o vanhainkodin ja hoivaosaston hoitopäivien laskutus kerran kuukaudessa Mediatrilla o välivuokrausasuntojen ja palveluasuntojen vuokrat kerran kuukaudessa Raindancella o opiskelijalaskutus jaksojen loputtua (kaksi kertaa vuodessa) Raindancella 7
o autopaikkalaskutus kerran vuodessa Raindancella o sotilasvammalain mukaiset korvaukset kerran vuodessa o Raindancella kirjanpidossa tehtävistä laskuista laskutuspohjat paperisena kirjanpitoon o laskuttajina Sari Vähälä ja Margit Kivimäki (välivuokrausasuntojen ja palveluasuntojen vuokrat) d. lasten päivähoito o lasten päivähoidosta laskutetaan yksityishenkilöitä, kunnan sivistysosastoa ja muita kuntia o yksityishenkilöiden laskutustiedot tallennetaan Efficaan, josta tehdään kerran kuukaudessa (palvelua seuraavan kuukauden alussa) laskutusajo ja siirto Raindanceen ja edelleen tulostuspalveluun, joka lähettää laskut o kunta-asiakkaiden laskut kerran kuukaudessa Raindancella (laskutuspohjat paperisena kirjanpitoon) o kunnan sisäiset laskut kerran kuukaudessa päivähoidossa e. terveydenhuolto o terveydenhuollon maksut laskutetaan Mediatri - ohjelmalla päivittäin, kuukausittain tai palvelukokonaisuuden jälkeen lääkärin vastaanotolla, hammashoidossa, fysioterapiassa, Helaakalliolla, röntgenissä ja taloustoimistossa o vuodeosastohoito laskutetaan Mediatrilla kerran kuukaudessa (palvelua seuraavan kuukauden alussa) tai hoitojakson päätyttyä o opiskelijakorvaukset ja lääkäreiden koulutuskorvaukset laskutetaan jakson päätyttyä (kaksi kertaa vuodessa) Raindancella o Työterveyspalvelu Viisarin laskutus kerran kuukaudessa Raindancella o autopaikat kerran vuodessa Raindancella. Kaikki laskutus pyritään suorittamaan viivytyksettä palvelun antamisen jälkeen tai sopimusten mukaisissa aikatauluissa. Uusien laskutusohjelmien, esim. Effica ja Raindance, käyttöönoton yhteydessä on laskutuksessa ollut viiveitä. 8
Sivistysosasto: Koulut: - kouluilla lähinnä yksittäisistä käyttövuoroista aiheutuvia laskutuksia, laskutettavasta ilmoitus kirjanpitoon ja kirjanpito hoitaa varsinaisen laskutuksen. - Lukiolla abiturientit maksavat ylioppilastutkintomaksut tilille (lukiossa oma tili vain tätä käyttötarkoitusta varten), josta koulusihteeri suorittaa ne kertasiirtona YTL:n tilille. Muut yksiköt: - Nuorisotoimella laskutettavia vain Kranstolpan leirialueen vuokrauksesta. Toimistosihteeri tekee listauksen laskutettavista kirjanpitoon kerran tai kaksi vuodessa ja kirjanpito hoitaa varsinaisen laskutusprosessin. - Liikuntatoimella laskutettavia ainoastaan Pirkkalan Liikunta ry:n käytössä olevien tietokoneiden palvelumaksu. Toimistosihteeri ilmoittaa laskutuksesta kirjanpitoon ja kirjanpito hoitaa laskutuksen. - Kirjastossa laskutetaan palauttamattomia tai turmeltuneita aineistoja. Laskutettavista tehdään listaus kirjanpitoon, kirjanpito hoitaa laskutuksen. Pääkirjaston ja Nuolialan kirjaston laskutusta n. kerran kuukaudessa, muissa pisteissä laskutus tarpeen mukaan. 9