TARJOUSPYYNTÖ CDR/DE/33/2015 ASIAKIRJA nro 2, tarjouspyyntökirjeen liite RINNAKKAINEN PALVELUHANKINTAPUITESOPIMUS CDR/DE/33/2015 VAPAUDEN, TURVALLISUUDEN JA OIKEUDEN ALUE 1/41
RINNAKKAINEN PALVELUHANKINTAPUITESOPIMUS PUITESOPIMUS NRO CDR/DE/33/2015 Euroopan unioni, jäljempänä 'unioni', jota edustaa alueiden komitea, jäljempänä 'hankintaviranomainen', jota tämän puitesopimuksen allekirjoittamiseksi edustaa osasto B:n "lainsäädäntöasiat 1" johtaja Laurent Thieule ja [täydellinen virallinen nimi] [virallinen oikeudellinen muoto 1 ] [yritys- ja yhteisötunnus] [täydellinen virallinen osoite] [alv-numero] jäljempänä 'toimeksisaaja', jota tämän puitesopimuksen allekirjoittamiseksi edustaa [etunimi, sukunimi ja asema], [edellä nimetyt osapuolet, joihin viitataan jäljempänä yhdessä ilmauksella toimeksisaaja, vastaavat yhteisvastuullisesti hankintaviranomaiselle tämän puitesopimuksen täyttämisestä,] 1 Jätetään täyttämättä, jos toimeksisaaja on luonnollinen henkilö tai julkisoikeudellinen laitos. 2/41
OVAT SOPINEET erityisehdoista, palveluhankintapuitesopimuksiin sovellettavista yleisistä ehdoista, erillissopimuksen mallista sekä seuraavista liitteistä: Liite I Liite II Liite III Liite IV Tarjouseritelmä (viitenumero CDR/DE/33/2015, tehty [täydennetään päiväys]) Toimeksisaajan tarjous (viitenumero [täydennetään viitenumero], tehty [täydennetään päiväys]) Tilitietolomake Oikeussubjektilomakkeet jotka ovat erottamaton osa tätä sopimusta, jäljempänä 'puitesopimus'. - Erityisehtojen määräykset ovat ensisijaisia sopimuksen muiden osien määräyksiin nähden. - Yleisten ehtojen määräykset ovat ensisijaisia erillissopimuksen mallin määräyksiin nähden. - Erillissopimuksen mallin määräykset ovat ensisijaisia liitteiden määräyksiin nähden. - Tarjouskilpailua koskevan tarjouseritelmän (liite I) määräykset ovat ensisijaisia toimeksisaajan tarjouksen (liite II) määräyksiin nähden. - Puitesopimuksen määräykset ovat ensisijaisia erillissopimusten määräyksiin nähden. 3/41
I ERITYISEHDOT I.1 ARTIKLA KOHDE I.1.1 I.1.2 I.1.3 Puitesopimuksen kohteena on tämän asiakirjan liitteenä I olevassa tarjouseritelmässä kuvattujen tehtävien suorittaminen. Puitesopimuksen allekirjoittaminen ei millään tavoin velvoita hankintaviranomaista hankinnan tekemiseen. Ainoastaan puitesopimuksen täytäntöönpano tilauksin ja erillissopimuksin on hankintaviranomaista sitova. Rinnakkainen puitesopimus Toimeksisaaja valitaan [täydennetään] sijalla olevaksi toimeksisaajaksi ensisijaisuusjärjestykseen perustuvaan rinnakkaiseen puitesopimukseen. I.2 ARTIKLA VOIMAANTULO JA KESTO I.2.1 I.2.2 I.2.3 Puitesopimus tulee voimaan päivänä, jona sopimuspuolista jälkimmäinen on allekirjoittanut sen. Puitesopimuksen täytäntöönpanoa ei milloinkaan voida aloittaa ennen sopimuksen voimaantulopäivää. Tehtävien suorittamista ei milloinkaan voida aloittaa ennen erillissopimuksen voimaantulopäivää. Puitesopimus tehdään 12 kuukauden jaksoksi, ja se on voimassa voimaantulopäivästään alkaen. Kaikki puitesopimuksessa määritellyt ajanjaksot lasketaan kalenteripäivinä, ellei toisin määrätä. I.2.4 Erillissopimuksissa on oltava molempien sopimuspuolten allekirjoitukset ennen puitesopimuksen voimassaolon päättymistä. Puitesopimusta sovelletaan edellä tarkoitettuihin erillissopimuksiin myös sen voimassaolon päättymisen jälkeen. Kyseiset erillissopimukset on täytettävä viimeistään kuusi kuukautta puitesopimuksen voimassaolon päättymisen jälkeen. I.2.5 Puitesopimuksen uusiminen Puitesopimus uusitaan automaattisesti enintään kolme kertaa, kulloinkin korkeintaan vuodeksi kerrallaan, samoin sopimusehdoin, ellei toinen sopimuspuolista toisin ilmoita kirjallisella ilmoituksella, jonka toinen sopimuspuoli vastaanottaa kolme kuukautta ennen I.2 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun määräajan päättymistä. Sopimuksen kokonaispituus voi olla enintään neljä vuotta. Uusiminen ei millään tavoin muuta tai lykkää voimassa olevia velvoitteita. 4/41
I.3 ARTIKLA HINNAT I.3.1 Puitesopimuksen enimmäisarvo on [ ] ([ ]) euroa. Tätä ei kuitenkaan voida missään olosuhteissa tulkita hankintaviranomaisen antamaksi sitoumukseksi tehdä enimmäisarvoa vastaava määrä hankintoja. Palvelujen enimmäishinnat luetellaan liitteessä II. I.3.2 Hintojen tarkistaminen Hinnat ovat kiinteitä, eikä niitä voida tarkistaa puitesopimuksen ensimmäisenä voimassaolovuonna. Puitesopimuksen toisen ja kunkin sitä seuraavan voimassaolovuoden alussa voidaan kustakin hinnasta laskettuun 80 prosentin osuuteen tehdä tarkistus ylös- tai alaspäin, jos sopimuspuoli pyytää tarkistamista kirjallisesti viimeistään kolme kuukautta ennen puitesopimuksen allekirjoittamisen vuosipäivää. Toisen sopimuspuolen on vahvistettava vastaanottaneensa pyynnön 15 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Uudet hinnat ilmoitetaan heti, kun lopullinen indeksi on saatavilla. Hankintaviranomainen tekee hankinnat sinä päivänä voimassa olevien hintojen perusteella, jona molemmat sopimuspuolet ovat allekirjoittaneet erillissopimukset. Kyseisiä hintoja ei voida tarkistaa. Tarkistus määräytyy yhdenmukaistettujen kuluttajahintaindeksien (YKHI) kehityksen perusteella, tässä tapauksessa RLKHI:n perusteella, sellaisena kuin se on julkaistu asianomaisen jakson osalta ensimmäistä kertaa Eurostatin "Data in focus" -kuukausijulkaisussa osoitteessa http://www.ec.europa.eu/eurostat/. Tarkistus lasketaan käyttämällä seuraavaa kaavaa: Ir Pr = Po x (0.2+0.8 ) Io jossa Pr = tarkistettu hinta Po = hinta alkuperäisessä tarjouksessa Io = sen kuukauden indeksi, jonka aikana tarjoukset on viimeistään jätettävä Ir = sen kuukauden indeksi, jonka aikana hintojen tarkistuspyyntö on vastaanotettu. I.3.3. Kustannusten korvaaminen Kussakin erillissopimuksessa ilmoitetun kokonaisenimmäishinnan lisäksi korvataan muut kuin tarjouseritelmän mukaisesti korvattavat matka-, oleskelu- ja majoituskustannukset II.16 artiklan 5/41
mukaisesti alueiden komitean toimintaan osallistuviin kolmansien tahojen edustajiin sovellettavien sääntöjen nojalla. I.4 ARTIKLA MAKSUJA KOSKEVAT JÄRJESTELYT JA PUITESOPIMUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO I.4.1 Ensisijaisuusjärjestykseen perustuva rinnakkainen puitesopimus Toimeksisaajan on palautettava hankintaviranomaisen tälle lähettämä erillissopimus asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä siten, että se on hankintaviranomaisella 10 arkipäivän kuluessa päivästä, jona hankintaviranomainen lähetti erillissopimuksen. Tämä ei kuitenkaan koske muistioita ja tiedotteita, jotka on palautettava viiden arkipäivän kuluessa. Jos toimeksisaaja ei ole käytettävissä, tämän on edellä mainitun määräajan kuluessa ilmoitettava syy tähän ja hankintaviranomaisella on tällöin oikeus lähettää erillissopimus luettelossa seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Toimeksisaajan, joka ei noudata edellä mainittua määräaikaa tai jonka kanssa syntyy kiistaa resurssien käytöstä, ei katsota olevan käytettävissä. Mikäli erillissopimuksesta maksetaan sopimuksen toimeenpanokauden aikana osittain useammin kuin kerran, komitealla on oikeus toimittaa seuraavat erillissopimukset luettelossa seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Tehtävien suorittamiseen käytettävissä olevan ajan kuluminen alkaa päivänä, jona toimeksisaaja allekirjoittaa erillissopimuksen, ellei siinä ole erikseen mainittu muuta päivämäärää. I.4.2 Välimaksu Toimeksisaajan on toimitettava lasku välimaksua varten, joka on 30 prosenttia asianomaisen erillissopimuksen mukaisesta kokonaishinnasta. Välimaksua varten toimitettuun laskuun on liitettävä tilanneraportti tai muu asianomaisessa erillissopimuksessa edellytetty asiakirja. Hankintaviranomainen suorittaa maksun 60 päivän kuluessa laskun vastaanottamisesta. Toimeksisaajalla on 20 päivää aikaa toimittaa lisätietoja tai korjauksia tai uusi tilanneraportti tai muita asiakirjoja, jos hankintaviranomainen näitä pyytää. I.4.3 Loppumaksun suorittaminen Toimeksisaajan on toimitettava lasku loppumaksun suorittamista varten. Laskuun on liitettävä loppuraportti tai muu asianomaisessa erillissopimuksessa edellytetty asiakirja. Hankintaviranomainen suorittaa maksun 90 päivän kuluessa laskun vastaanottamisesta. Toimeksisaajalla on 30 päivää aikaa toimittaa lisätietoja tai korjauksia tai uusi loppuraportti tai muita asiakirjoja, jos hankintaviranomainen näitä pyytää. 6/41
I.5 artikla Laskutusosoite ja pankkitili Kaikki laskut on toimitettava osoitteeseen: Committee of the Regions Directorate for Human Resources and Finance Budget and Finance Unit Accounting service Rue Belliard/Belliardstraat 101 B 1040 Bruxelles/Brussel Maksut suoritetaan euroina seuraavalle toimeksisaajan pankkitilille: Pankin nimi: Konttorin täydellinen osoite: Tilinomistajan täydellinen nimi: Täydellinen tilinumero tunnuksineen: IBAN-tilinumero: I.6 ARTIKLA YHTEYSTIEDOT JA REKISTERINPITÄJÄ Jäljempänä olevan II.6 artiklan soveltamiseksi rekisterinpitäjänä toimii osasto B:n "lainsäädäntöasiat 1" johtaja Laurent Thieule. Asiakirjat on toimitettava seuraaviin osoitteisiin: Hankintaviranomainen: Committee of the Regions Directorate for Legislative Works 1 Laurent Thieule Rue Belliard/Belliardstraat 101 B 1040 Bruxelles/Brussel Sähköposti: Studies-DLW1@cor.europa.eu Toimeksisaaja: [Täydellinen nimi] [Asema] [Yrityksen nimi] [Täydellinen virallinen osoite] Sähköposti: [täydennetään] I.7 ARTIKLA SOVELLETTAVA LAKI JA RIITOJEN RATKAISEMINEN 7/41
I.7.1 I.7.2 Puitesopimukseen sovelletaan yhteisön lainsäädäntöä, jota täydennetään tarvittaessa Belgian kansallisen aineellisen oikeuden säännöksillä. Tämän puitesopimuksen määräysten tulkintaan, soveltamiseen tai pätevyyteen liittyvät sopimuspuolten väliset erimielisyydet, joista nämä eivät pääse sopuratkaisuun, on saatettava Brysselin tuomioistuinten ratkaistavaksi. I.8 ARTIKLA PUITESOPIMUKSEN TULOSTEN KÄYTTÖ I.8.1 Käyttötavat Tarjouseritelmässä (liite I) määriteltyjä tuloksia, joiden omistusoikeuden unioni on saanut II.10 artiklan 2 kohdan mukaisesti, voidaan kyseisen kohdan nojalla käyttää seuraaviin tarkoituksiin: (a) käyttö unionin omiin tarkoituksiin: (i) asettaminen hankintaviranomaisen henkilöstön käyttöön (ii) asettaminen sellaisten henkilöiden ja tahojen käyttöön, jotka työskentelevät hankintaviranomaiselle tai tekevät sen kanssa yhteistyötä, kuten toimeksisaajien, alihankkijoiden (sekä oikeushenkilöt että luonnolliset henkilöt), unionin toimielinten, erillisvirastojen ja elinten sekä jäsenvaltioiden laitosten käyttöön (iii) asentaminen, lataaminen, prosessoiminen (iv) järjestäminen, koontaminen, yhdistäminen, hakeminen (v) kopioiminen ja koko aineiston tai sen osien jäljentäminen kopioiden määrää rajoittamatta b) jakelu yleisölle: (i) julkaiseminen paperilla (ii) julkaiseminen sähköisessä tai digitaalisessa muodossa (iii) julkaiseminen internetissä ladattavana tiedostona tai tiedostona, jota ei voi ladata (iv) kuultavaksi tai nähtäväksi tarkoitettuna lähetyksenä lähettäminen lähetystekniikasta riippumatta (v) julkinen esittäminen tai näytteillepano (vi) lehdistötietopalvelun kautta välittäminen (vii) sisällyttäminen laajalti saatavilla oleviin tietokantoihin tai hakemistoihin (viii) kaikissa muissa muodoissa ja kaikilla muilla menetelmillä c) hankintaviranomaisen tai kolmannen osapuolen hankintaviranomaisen nimissä tekemät muutokset: (i) lyhentäminen (ii) tiivistelmän laatiminen (iii) sisällön muokkaaminen (iv) teknisten muutosten tekeminen sisältöön: - tarvittava teknisten virheiden korjaaminen - uusien osien tai toimintojen lisääminen - toimintojen muuttaminen 8/41
- tulosta koskevien lisätietojen (esim. lähdekoodi) antaminen kolmansille osapuolille muutosten tekemistä varten (v) uusien osatekijöiden, kappaleiden otsikoiden, ingressien, lihavointien, kuvatekstien, sisällysluetteloiden, tiivistelmien, graafisten elementtien, tekstityksen, äänen jne. lisääminen (vi) muokkaaminen audioesitykseksi, muuksi esitykseksi, animaatioksi, kuvamerkiksi, diaesitykseksi, yleisöesitykseksi jne. (vii) osan erottaminen tai osiin jakaminen (viii) konseptin käyttäminen tai johdannaisteoksen luominen (ix) digitointi tai formaatin muuttaminen säilytystä, tallennusta tai käyttöä varten (x) koon muuttaminen (xi) kääntäminen, tekstittäminen ja jälkiäänittäminen eri kielille: - englanniksi, ranskaksi ja saksaksi - kaikille EU:n virallisille kielille - EU:ssa käytössä oleville kielille - ehdokasmaiden kielille d) II.10 artiklan 4 kohdassa luetellut käyttötavat e) oikeus myöntää kolmansille osapuolille a d alakohdassa tarkoitetut käyttötavat kattava lupa, lisenssi tai olemassa olevien lisenssin kohteena olevien oikeuksien tapauksessa alalisenssi. Jos hankintaviranomainen havaitsee, että muokkaaminen on sopimuksessa määrättyä laajempaa, se kuulee asiasta toimeksisaajaa. Toimeksisaajan on puolestaan tarvittaessa pyydettävä tekijän tai muun oikeudenhaltijan suostumusta. Toimeksisaajan on vastattava hankintaviranomaiselle kuukauden kuluessa ja annettava suostumuksensa sekä mahdolliset muutosehdotuksensa maksutta. Tekijä voi kieltää muokkaamisen vain, jos se voi vahingoittaa hänen kunniaansa, mainettaan tai teoksen eheyttä. I.8.2 Olemassa olevat oikeudet ja oikeuksien siirtäminen Unioni saa II.10 artiklan 3 kohdan mukaisesti lisenssin kaikkiin olemassa oleviin oikeuksiin. Toimeksisaaja toimittaa hankintaviranomaiselle luettelon olemassa olevista oikeuksista ja kolmansien osapuolten, myös henkilöstönsä, tekijöiden ja muiden oikeudenhaltijoiden, oikeuksista II.10 artiklan 5 kohdan mukaisesti. Toimeksisaajan on viimeistään loppuraportin toimittamisen yhteydessä esitettävä asianmukaiset ja tyhjentävät todisteet kaikkien tarvittavien olemassa olevien oikeuksien ja kaikkien tarvittavien, kolmansien osapuolten oikeuksien hankkimisesta. Tämän velvoitteen täyttämiseksi olisi esitettävä liitteen A mukaisesti laadittu toimeksisaajan lausuma, liitteen B mukaisesti laaditut kolmansien osapuolten lausumat sekä II.10 artiklan 5 kohdassa luetellut asianomaiset todisteet soveltuvin osin. 9/41
I.9 ARTIKLA IRTISANOMINEN SOPIMUSPUOLEN TOIMESTA Kumpi tahansa sopimuspuolista voi yksipuolisesti irtisanoa puitesopimuksen tai puitesopimuksen yhdessä erillissopimusten kanssa toiselle sopimuspuolelle antamallaan virallisella ilmoituksella yhden kuukauden irtisanomisajalla joutumatta maksamaan tämän johdosta korvausta. Jos puitesopimuksen tai erillissopimusten irtisanojana on hankintaviranomainen, toimeksisaajalla on oikeus saada maksu vain ennen irtisanomisen voimaantulopäivää tilattujen palvelujen toimitetusta osuudesta. Tässä yhteydessä sovelletaan II.14 artiklan 3 kohdan ensimmäistä alakohtaa. ALLEKIRJOITUKSET Toimeksisaajan puolesta [Yrityksen nimi/etunimi/sukunimi/asema] Hankintaviranomaisen puolesta Laurent Thieule, osasto B:n "lainsäädäntöasiat 1" johtaja Allekirjoitus [allekirjoitukset]: Tehty [ ] [päiväys] Allekirjoitus: Tehty [Brysselissä] [päiväys] Tehty kahtena kappaleena suomen kielellä. 10/41
II PALVELUHANKINTAPUITESOPIMUSTEN YLEISET EHDOT II.1 ARTIKLA PUITESOPIMUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO II.1.1 Toimeksisaajan on täytettävä puitesopimus parhaan ammattitavan mukaan. II.1.2 Toimeksisaaja on yksin vastuussa kaikkien sellaisten lupien hankkimisesta, joita tälle toimeksiannettujen tehtävien suorituspaikassa voimassa olevien lakien ja asetusten mukaan tarvitaan puitesopimuksen täyttämiseksi. II.1.3 Kaikki tämän puitesopimuksen sisältämät viittaukset toimeksisaajan henkilöstöön koskevat ainoastaan henkilöitä, jotka osallistuvat puitesopimuksen täyttämiseen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta II.4 artiklan soveltamista. II.1.4 Toimeksisaajan on varmistettava, että puitesopimuksen täyttämiseen osallistuvalla henkilöstöllä on näille annettujen tehtävien edellyttämä ammatillinen pätevyys ja kokemus. II.1.5 Toimeksisaaja ei edusta hankintaviranomaista, eikä se saa toimia tavalla, jonka perusteella sen voitaisiin olettaa niin tekevän. Toimeksisaajan on annettava kolmansille osapuolille tiedoksi, ettei se kuulu Euroopan unionin hallintoon. II.1.6 Toimeksisaaja on yksin vastuussa toimeksiannettuja tehtäviä suorittavasta henkilöstöstä. Toimeksisaajan on määrättävä henkilöstönsä työ- tai palvelussuhteiden osalta seuraavaa: (a) (b) toimeksisaajalle toimeksiannettuja tehtäviä suorittava henkilöstö ei saa ottaa vastaan määräyksiä suoraan hankintaviranomaiselta hankintaviranomaista ei missään olosuhteissa voida pitää a alakohdassa tarkoitetun henkilöstön työnantajana, ja kyseisen henkilöstön on sitouduttava olemaan vetoamatta suhteessa hankintaviranomaiseen mihinkään hankintaviranomaisen ja toimeksisaajan välisestä sopimussuhteesta johtuvaan oikeuteen. II.1.7 Jos hankintaviranomaisen tiloissa työskentelevän, toimeksisaajan henkilöstöön kuuluvan henkilön toiminta aiheuttaa häiriötä puitesopimuksen täyttämisessä tai jos toimeksisaajan henkilöstön jonkin jäsenen asiantuntemus ei vastaa puitesopimuksen asettamia vaatimuksia, toimeksisaajan on viipymättä korvattava kyseinen henkilöstön jäsen toisella. Hankintaviranomaisella on oikeus esittää perusteltu pyyntö tällaisen henkilöstön jäsenen korvaamisesta toisella. Korvaavalla henkilöstöllä on oltava vaadittava pätevyys, ja sen on pystyttävä täyttämään puitesopimus alkuperäisten sopimusehtojen mukaisesti. Toimeksisaaja vastaa kaikista toimeksiannettujen tehtävien suorittamiseen liittyvistä viivästyksistä, jotka johtuvat henkilöstön vaihtamisesta. 11/41
II.1.8 Jos jokin odottamaton tapahtuma, toimi tai laiminlyönti suoraan tai välillisesti estää tehtävien suorittamisen osittain tai kokonaan, toimeksisaajan on omasta aloitteestaan viipymättä kirjattava ongelma ja ilmoitettava siitä hankintaviranomaiselle. Ilmoituksessa on kuvailtava ongelma ja ilmoitettava sen alkamisajankohta sekä korjaavat toimet, jotka toimeksisaaja on toteuttanut varmistaakseen tämän puitesopimuksen mukaisten velvoitteidensa täysimääräisen täyttämisen. Toimeksisaajan on tällöin pyrittävä ensisijaisesti ratkaisemaan ongelma eikä selvittämään, mikä taho siitä on vastuussa. II.1.9 Jos toimeksisaaja ei täytä puitesopimuksen tai erillissopimuksen mukaisia velvoitteitaan, hankintaviranomainen voi vähentää tai periä takaisin maksuista osuuden, joka on oikeassa suhteessa täyttämättä jätettyihin velvoitteisiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta hankintaviranomaisen oikeutta puitesopimuksen tai erillissopimuksen purkamiseen tai irtisanomiseen. Hankintaviranomainen voi lisäksi vaatia korvausta tai määrätä sopimussakkoa II.12 artiklan mukaisesti. II.2 ARTIKLA VIESTIEN TOIMITUSTAVAT II.2.1 Kaiken tähän puitesopimukseen tai sen täytäntöönpanoon liittyvän viestinnän on oltava kirjallista, ja siinä on mainittava puitesopimuksen numero sekä soveltuvin osin myös erillissopimuksen numero. Viesti katsotaan toimitetuksi, kun vastaanottaja on vastaanottanut sen, ellei tässä puitesopimuksessa toisin määrätä. II.2.2 Vastaanottajan katsotaan vastaanottaneen sähköisen viestin sen lähetyspäivänä, jos se on lähetetty I.6 artiklan mukaiseen osoitteeseen. Jos lähettäjä saa viestin, jonka mukaan sen viestiä ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle tai vastaanottaja ei ole paikalla, sen on pyrittävä kaikin keinoin varmistamaan, että vastaanottaja tosiasiassa saa kyseisen viestin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta edellä määrättyä. Sähköinen viesti on vahvistettava toimittamalla se alkuperäisenä allekirjoitettuna paperiasiakirjana, jos sopimuspuoli tätä pyytää, edellyttäen, että kyseinen pyyntö esitetään ilman aiheetonta viivytystä. Lähettäjän on lähetettävä alkuperäinen allekirjoitettu paperiasiakirja ilman aiheetonta viivytystä. II.2.3 Hankintaviranomaisen katsotaan vastaanottaneen postilähetyksen päivänä, jona I.6 artiklassa mainittu vastuuyksikkö on rekisteröinyt sen. Kaikki viralliset ilmoitukset on lähetettävä kirjattuna kirjeenä, johon on liitetty saantitodistus, tai vastaavanlaisena lähetyksenä tai käyttämällä vastaavanlaista sähköistä toimitustapaa. II.3 ARTIKLA KORVAUSVASTUU II.3.1 Toimeksisaaja on yksin vastuussa kaikkien lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisestä. 12/41
II.3.2 Hankintaviranomainen ei ole vastuussa toimeksisaajan aiheuttamista tai sille aiheutuneista, puitesopimuksen täyttämisen aikana tai sen seurauksena syntyneistä vahingoista, toimeksisaajan kolmansille osapuolille aiheuttamat vahingot mukaan luettuina, lukuun ottamatta tapauksia, joissa on kyse hankintaviranomaisen tahallisesta toiminnasta tai vakavasta huolimattomuudesta. II.3.3 Toimeksisaaja on vastuussa kaikista hankintaviranomaiselle puitesopimuksen täyttämisen yhteydessä aiheutuneista vahingoista, alihankinta mukaan luettuna, ja kaikista kolmannen osapuolen esittämistä vaateista, kuitenkin enintään asianomaisen erillissopimuksen kolminkertaiseen kokonaisarvoon asti. Jos vahinko on aiheutunut toimeksisaajan, sen henkilöstön tai sen alihankkijoiden vakavasta huolimattomuudesta tai tahallisesta toiminnasta, toimeksisaajalla on kuitenkin rajoittamaton vastuu vahingon määrästä. II.3.4 Toimeksisaaja korvaa unionille kaikki vaateista aiheutuneet vahingot ja kustannukset ja vapauttaa unionin kaikesta niitä koskevasta vastuusta. Toimeksisaajan on suoritettava korvaus tilanteessa, jossa kolmas osapuoli esittää hankintaviranomaiselle vaateen tai nostaa kanteen tai käynnistää menettelyn hankintaviranomaista vastaan sellaisen vahingon seurauksena, jonka toimeksisaaja on aiheuttanut puitesopimusta täyttäessään. Jos kolmas osapuoli nostaa tämän puitesopimuksen täyttämisen yhteydessä kanteen hankintaviranomaista vastaan, myös silloin, kun on kyse väitetystä immateriaalioikeuksien loukkauksesta, toimeksisaajan on avustettava hankintaviranomaista. Hankintaviranomainen voi ottaa vastatakseen tästä toimeksisaajalle aiheutuneista kustannuksista. II.3.5 Toimeksisaajan on otettava vakuutus, joka kattaa puitesopimuksen täyttämiseen liittyvät riskit ja vahingot, jos sellaista vaaditaan sovellettavassa lainsäädännössä. Toimeksisaajan on otettava lisävakuutus, jota voidaan kohtuudella edellyttää alalla yleisesti sovellettavan käytännön perusteella. Kaikista asianomaisista vakuutussopimuksista on pyydettäessä toimitettava jäljennös hankintaviranomaiselle. II.4 ARTIKLA ETURISTIRIIDAT II.4.1 Toimeksisaajan on toteutettava kaikki toimenpiteet, jotka ovat tarpeen eturistiriitojen estämiseksi. Tällainen tilanne syntyy, kun puitesopimuksen riippumaton ja puolueeton täyttäminen vaarantuu syistä, jotka liittyvät taloudellisiin etuihin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen, perhe- tai tunnesiteisiin tai muihin yhteisiin etuihin. II.4.2 Kaikista tilanteista, jotka muodostavat eturistiriidan tai todennäköisesti johtavat eturistiriitaan puitesopimusta täytettäessä, on viipymättä ilmoitettava hankintaviranomaiselle kirjallisesti. Toimeksisaajan on viipymättä toteutettava kaikki tilanteen korjaamiseksi tarvittavat toimenpiteet. Hankintaviranomainen pidättää oikeuden tarkistaa, että toteutetut toimenpiteet ovat asianmukaiset, ja se voi vaatia lisätoimenpiteiden toteuttamista asettamassaan määräajassa. 13/41
II.4.3 Toimeksisaaja vakuuttaa, että se ei ole myöntänyt millekään taholle eikä ole pyytänyt, yrittänyt hankkia tai ottanut vastaan miltään taholta minkäänlaista rahallista etua tai luontoissuoritusta eikä tee niin vastaisuudessakaan, kun kyseisen edun tarjoaminen on laitonta tai kun kyseinen etu on puitesopimuksen täyttämiseen liittyvä kannustin tai palkkio, jonka tarjoaminen on välitöntä tai välillistä lahjontaa. II.4.4 Toimeksisaajan on kirjallisesti määrättävä henkilöstönsä ja kaikki sellaiset luonnolliset henkilöt, joilla on valtuudet edustaa sitä tai tehdä päätöksiä sen puolesta, noudattamaan asianomaisia velvoitteita, ja varmistettava, ettei se joudu tilanteeseen, joka voisi johtaa eturistiriitoihin. Lisäksi toimeksisaajan on kirjallisesti määrättävä puitesopimuksen täyttämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet, myös alihankkijat, noudattamaan asianomaisia velvoitteita. II.5 ARTIKLA LUOTTAMUKSELLISUUS II.5.1. Hankintaviranomainen ja toimeksisaaja käsittelevät luottamuksellisina kaikkia puitesopimuksen täyttämisen yhteydessä kirjallisesti tai suullisesti ilmaistuja, kirjallisesti luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja ja asiakirjoja niiden muodosta riippumatta. Toimeksisaaja (a) ei käytä luottamuksellisia tietoja ja asiakirjoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin puitesopimuksen tai erillissopimuksen mukaisten velvoitteidensa täyttämiseen ilman hankintaviranomaisen etukäteen antamaa kirjallista lupaa, (b) varmistaa, että tällaisilla luottamuksellisilla tiedoilla ja asiakirjoilla on samantasoinen suoja kuin sen omilla luottamuksellisilla tiedoilla; suoja on kuitenkin aina varmistettava vähintäänkin kohtuullista huolellisuutta noudattaen, (c) ei suoraan eikä välillisesti ilmaise luottamuksellisia tietoja eikä asiakirjoja kolmansille osapuolille ilman hankintaviranomaisen etukäteen antamaa kirjallista lupaa. II.5.2 Edellä olevan II.5 artiklan 1 kohdan mukainen luottamuksellisuutta koskeva velvoite sitoo hankintaviranomaista ja toimeksisaajaa puitesopimuksen täyttämisen ajan ja viiden vuoden ajan loppumaksun suorituspäivästä, paitsi jos (a) julkaiseva osapuoli vapauttaa toisen sopimuspuolen luottamuksellisuutta koskevasta velvoitteesta tätä aikaisemmin, (b) luottamuksellisista tiedoista tulee julkisia muulla tavoin kuin siten, että sopimuspuoli, jota luottamuksellisuutta koskeva velvoite sitoo, rikkoo kyseistä velvoitetta ilmaisemalla tiedot, (c) luottamuksellisten tietojen julkistamista edellytetään laissa. 14/41
II.5.3 Toimeksisaajan on hankittava kaikilta sellaisilta luonnollisilta henkilöiltä, joilla on valtuudet edustaa sitä tai tehdä päätöksiä sen puolesta, sekä puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämiseen osallistuvilta kolmansilta osapuolilta sitoumus siitä, että nämä noudattavat II.5 artiklan 1 kohdassa määrättyä luottamuksellisuutta koskevaa velvoitetta. II.6 ARTIKLA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY II.6.1 Kaikkien puitesopimukseen sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001. Rekisterinpitäjä käsittelee kyseisiä tietoja ainoastaan puitesopimuksen täytäntöönpanoon, hallinnointiin ja seurantaan liittyvissä tarkoituksissa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollisuutta luovuttaa tietoja valvonnasta tai tarkastuksista vastaaville elimille unionin lainsäädännön mukaisesti. II.6.2 Toimeksisaajalla on oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista kaikki kyseiset tiedot. Toimeksisaajan tulee osoittaa kaikki henkilötietojensa käsittelyä koskevat kysymykset rekisterinpitäjälle. II.6.3 Toimeksisaaja voi milloin tahansa tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle. II.6.4 Jos puitesopimus edellyttää toimeksisaajalta henkilötietojen käsittelyä, toimeksisaajan on aina toimittava rekisterinpitäjän valvonnan alaisena, etenkin kun on kyse käsittelyn tarkoituksista, sellaisten tietojen ryhmistä, joiden käsittely on sallittua, tietojen vastaanottajista sekä keinoista, joiden avulla rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan. II.6.5 Toimeksisaajan on annettava henkilöstölle mahdollisuus tutustua tietoihin siinä määrin kuin se on ehdottoman välttämätöntä puitesopimuksen täytäntöönpanolle, hallinnoinnille ja seurannalle. II.6.6 Toimeksisaaja sitoutuu toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet, joissa on otettu huomioon kyseeseen tulevien henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit ja kyseisten henkilötietojen luonne, (a) estääkseen asiattomien henkilöiden pääsyn henkilötietoja käsitteleviin tietojärjestelmiin ja etenkin (i) (ii) estääkseen tallennusvälineiden luvattoman lukemisen, jäljentämisen, muuttamisen tai siirtämisen, estääkseen tietojen luvattoman tallentamisen sekä tallennettujen henkilötietojen luvattoman luovuttamisen, muuttamisen tai poistamisen, 15/41
(iii) estääkseen tiedonsiirtokeinojen avulla tapahtuvan tietojenkäsittelyjärjestelmien luvattoman käytön, (b) (c) (d) (e) (f) varmistaakseen, että henkilöt, joilla on oikeus käyttää tietojenkäsittelyjärjestelmää, voivat päästä vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus, tallentaakseen tiedot siitä, mitkä henkilötiedot on ilmoitettu, milloin ja kenelle, varmistaakseen, että kolmansien lukuun käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan hankintaviranomaisen määräämällä tavalla, varmistaakseen, ettei tietoja voida henkilötietojen välittämisen ja tallennusvälineiden kuljetuksen aikana lukea, jäljentää tai poistaa ilman lupaa, suunnitellakseen organisaatiorakenteensa siten, että se vastaa tietosuojavaatimuksia. II.7 ARTIKLA ALIHANKINTA II.7.1 II.7.2 II.7.3 Toimeksisaaja ei saa käyttää puitesopimuksen täyttämisessä alihankkijoita ilman hankintaviranomaisen etukäteen antamaa kirjallista lupaa eikä aiheuttaa tilannetta, jossa puitesopimuksen tosiasiassa täyttävät kolmannet osapuolet. Toimeksisaaja ei vapaudu sopimusvelvoitteistaan silloinkaan, kun hankintaviranomainen antaa toimeksisaajalle luvan käyttää alihankkijoita, vaan vastaa yksin puitesopimuksen asianmukaisesta täyttämisestä. Toimeksisaajan on varmistettava, ettei alihankinta vaikuta niihin oikeuksiin ja takuisiin, jotka hankintaviranomaisella on tämän puitesopimuksen ja erityisesti sen II.18 artiklan nojalla. II.8 ARTIKLA MUUTOKSET II.8.1 II.8.2 Kaikki puitesopimukseen tai erillissopimukseen tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ennen kuin kaikki sopimusvelvoitteet on täytetty. Erillissopimusta ei voida pitää puitesopimuksen muutoksena. Muuttamisen tarkoituksena tai seurauksena ei saa olla sellaisten muutosten tekeminen puitesopimukseen tai erillissopimuksiin, jotka saattaisivat asettaa kyseenalaiseksi puitesopimusta tai erillissopimusta koskevan ratkaisupäätöksen tai johtaa tarjoajien tai toimeksisaajien eriarvoiseen kohteluun. 16/41
II.9 ARTIKLA PUITESOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN II.9.1 II.9.2 Toimeksisaaja ei saa osittain eikä kokonaan siirtää tästä puitesopimuksesta johtuvia oikeuksia, maksuvaatimukset mukaan luettuina, eikä velvoitteita ilman hankintaviranomaisen etukäteen antamaa kirjallista lupaa. Jos tällaista lupaa ei ole annettu tai sen ehtoja ei ole noudatettu, toimeksisaajan suorittamaan oikeuksien tai velvoitteiden siirtoon ei voida vedota hankintaviranomaista vastaan eikä siirrolla ole vaikutusta hankintaviranomaiseen. II.10 ARTIKLA TULOSTEN OMISTUSOIKEUS IMMATERIAALIOIKEUDET II.10.1 Määritelmät Tässä puitesopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: 1) 'tuloksilla' tarkoitetaan kaikkia puitesopimuksen täyttämisestä seurauksena olevia tavoiteltuja tuotoksia, jotka on toimitettu hankintaviranomaiselle ja jotka se on lopullisesti hyväksynyt; 2) 'tekijällä' tarkoitetaan kaikkia tuloksen tuottamiseen osallistuneita luonnollisia henkilöitä, joihin voivat kuulua myös hankintaviranomaisen ja kolmansien osapuolten henkilöstö; 3) 'olemassa olevilla oikeuksilla' tarkoitetaan kaikkia sellaisia immateriaalioikeuksia, myös taustateknologiaa, jotka ovat olemassa ennen kuin hankintaviranomainen tai toimeksisaaja tilaavat ne puitesopimuksen täyttämistä varten, toimeksisaajan, tekijän, hankintaviranomaisen ja kaikkien muiden kolmansien osapuolten omistus- ja käyttöoikeudet mukaan luettuina. II.10.2 Tulosten omistusoikeus Unioni saa tämän puitesopimuksen nojalla peruuttamattomasti ja kokonaisuudessaan tulosten omistusoikeuden, myös kaikki oikeudet puitesopimuksessa ja erillissopimuksissa lueteltuihin tuloksiin, mukaan lukien tekijänoikeudet, muut immateriaalioikeudet ja kaikki tätä puitesopimusta täytettäessä tuotetut teknologiaratkaisut niihin sisältyvine tietoineen. Hankintaviranomainen voi hyödyntää tuloksia tämän puitesopimuksen tai erillissopimusten mukaisesti. Unioni saa kaikki oikeudet heti, kun toimeksisaaja on toimittanut tulokset ja hankintaviranomainen on ne hyväksynyt. Tällaisen toimituksen ja hyväksymisen katsotaan muodostavan oikeuksien tosiasiallisen luovutuksen toimeksisaajalta unionille. Erillissopimuksessa määrätyn hinnan mukaisen maksusuorituksen katsotaan sisältävän kaikki sellaiset maksut, jotka toimeksisaajalle on suoritettava siitä, että unioni saa omistukseensa oikeudet, mukaan luettuna oikeus käyttää tuloksia kaikin tavoin. 17/41
Tämän puitesopimuksen mukainen oikeuksien omistuksen siirtyminen unionille on voimassa kaikkialla maailmassa. Hankintaviranomainen ei saa ilman toimeksisaajan kirjallista suostumusta käyttää toimeksisaajan saataville asettamia välivaiheen osatuloksia, raakatietoja tai välivaiheen analyyseja, ellei puitesopimuksessa tai erillissopimuksessa erikseen määrätä siitä, että näitä on käsiteltävä itsenäisinä tuloksina. II.10.3 Olemassa olevia oikeuksia koskevan lisenssin myöntäminen Unioni ei saa omistukseensa olemassa olevia oikeuksia. Toimeksisaajan on myönnettävä unionille olemassa olevat oikeudet kattava rojaltimaksuton, yksinoikeudeton ja peruuttamaton lisenssi; unioni voi käyttää kyseisiä olemassa olevia oikeuksia I.8 artiklan 1 kohdan ja erillissopimusten mukaisesti. Unioni saa lisenssin kaikkiin olemassa oleviin oikeuksiin heti, kun tulokset on toimitettu ja hankintaviranomainen on ne hyväksynyt. Tämän puitesopimuksen mukaisesti unionille myönnetty olemassa olevat oikeudet kattava lisenssi on voimassa kaikkialla maailmassa immateriaalioikeussuojan koko keston ajan. II.10.4 Käyttötavat Unioni saa kaikkien tästä puitesopimuksesta seurauksena olevien tulosten omistusoikeuden, ja kyseisiä tuloksia voidaan käyttää mihin tahansa seuraavassa luetelluista tarkoituksista: (a) tutustumisoikeuden antaminen yksittäisten pyyntöjen perusteella ilman jäljentämis- tai hyödyntämisoikeutta, kuten Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään; (b) alkuperäiskappaleiden ja tämän puitesopimuksen tai erillissopimuksen mukaisesti tehtyjen jäljennösten säilyttäminen niiden määräysten mukaisesti; (c) hankintaviranomaiseen sovellettavien asiakirjahallintoa koskevien sääntöjen mukainen arkistointi. II.10.5 Olemassa olevien oikeuksien ja kolmansien osapuolten oikeuksien erittely ja niiden luovuttamista koskevat todisteet Toimeksisaaja takaa tulokset toimittaessaan, ettei niihin kohdistu minkään hankintaviranomaisen suunnitteleman käyttötavan osalta tekijöiden eikä kolmansien osapuolten oikeuksia tai vaateita, myöskään tapauksissa, joissa on kyse olemassa olevista oikeuksista. Edellä oleva määräys ei koske luonnollisten henkilöiden moraalisia oikeuksia. 18/41
Toimeksisaajan on tätä varten laadittava luettelo kaikista olemassa olevista oikeuksista sekä kaikista tekijöiden ja kolmansien osapuolten oikeuksista tämän puitesopimuksen tuloksiin tai niiden osiin. Tämä luettelo on toimitettava viimeistään lopullisten tulosten toimituspäivänä. Toimeksisaajan on merkittävä tulokseen selkeästi lainaukset olemassa olevista teksteistä. Täydellisen viittauksen olisi sisällettävä seuraavat tiedot soveltuvin osin: tekijän nimi, teoksen nimi, julkaisupäivä ja -paikka, luontipäivä, julkaisun internetosoite, numero, nide ja muut tiedot, joiden avulla alkuperä voidaan helposti selvittää. Toimeksisaajan on hankintaviranomaisen pyynnöstä toimitettava todisteet kaikkien luetteloon sisältyvien olemassa olevien oikeuksien ja kolmansien osapuolten oikeuksien omistus- tai käyttöoikeudesta paitsi sellaisten oikeuksien osalta, joiden omistajana on unioni. Todisteet voivat koskea muun muassa oikeuksia seuraaviin kohteisiin: osat, jotka ovat peräisin muista asiakirjoista, kuvat, kuviot, taulukot, tiedot, ohjelmistot, taitotieto jne. (paperilla, sähköisesti tai muussa muodossa toimitettuina), tieto-, lähde- tai tausta-aineistot sekä kaikki muut ulkopuolisista lähteistä peräisin olevat osat. Todisteina annettavien tietojen on sisällettävä soveltuvin osin seuraavat: (a) teoksen sekä sen kirjoittajan, kääntäjän, tietojen tallentajan, kustantajan ja toimittajan täydelliset tunnistetiedot (b) tuotteen käyttölisenssin jäljennös tai sen viitetiedot tai jäljennös sopimuksesta, jolla toimeksisaajalle myönnetään asianomaiset oikeudet (c) jos tulokset sisältävät toimeksisaajan henkilöstön luomia osia, jäljennös sopimuksesta tai ote työsopimuksesta, jolla toimeksisaajalle myönnetään asianomaiset oikeudet (d) mahdollisen vastuuvapauslausekkeen teksti. Todisteiden esittäminen ei vapauta toimeksisaajaa tämän velvoitteista, jos havaitaan, ettei toimeksisaajalla ole tarvittavia oikeuksia, siitä riippumatta milloin ja miltä taholta tieto tästä saadaan. Toimeksisaaja takaa lisäksi, että sillä on kaikki oikeuksien siirtoon tarvittavat oikeudet ja valtuudet ja että se on maksanut kaikki lopullisista tuloksista suoritettavat maksut, yhteisvalvontajärjestöille suoritettavat maksut mukaan luettuina, tai tarkistanut, että kyseiset maksut on maksettu. II.10.6 Tekijät Tulosten toimittamisella toimeksisaaja takaa samalla, että tekijät eivät vastusta nimiensä mainitsemista silloin, kun tulokset esitetään yleisölle, sekä vahvistaa, että tulokset voidaan julkistaa. Tekijöiden nimet mainitaan pyynnöstä ja toimeksisaajan hankintaviranomaiselle ilmoittamalla tavalla. 19/41
Toimeksisaajan on hankittava asianomaisten oikeuksien myöntämistä koskeva tekijöiden suostumus ja oltava pyydettäessä valmis esittämään asiakirjatodisteita. II.10.7 Valokuvissa ja filmillä olevat henkilöt Jos tuloksessa esiintyy tunnistettavissa olevia luonnollisia henkilöitä tai tällaisten henkilöiden ääntä on äänitetty, toimeksisaajan on hankintaviranomaisen pyynnöstä toimitettava näiden henkilöiden (tai alaikäisten tapauksessa huoltajien) antama ilmoitus, jossa he antavat suostumuksensa kuvansa tai äänensä käyttämiseen kulloinkin määriteltyyn tarkoitukseen. Tätä määräystä ei sovelleta henkilöihin, joilta ei vaadita suostumusta sen maan lainsäädännön mukaisesti, jossa valokuvat on otettu, jossa on filmi kuvattu tai jossa äänite on tehty. II.10.8 Olemassa olevia oikeuksia koskeva tekijänoikeus Jos toimeksisaaja pidättää itsellään olemassa olevia oikeuksia osaan tuloksista, tästä on ilmoitettava silloin, kun tulosta käytetään I.8 artiklan 1 kohdan mukaisesti, seuraavalla vastuuvapauslausekkeella: " - vuosi Euroopan unioni. Kaikki oikeudet pidätetään. EU:lle on myönnetty tiettyjä osia koskeva ehdollinen lisenssi." II.10.9 Unionin rahoituksen näkyvyys ja vastuuvapauslauseke Käyttäessään tuloksia toimeksisaajan on ilmoitettava, että ne on tuotettu unionin kanssa tehdyn sopimuksen puitteissa ja että esitetyt näkemykset ovat toimeksisaajan omia eivätkä edusta hankintaviranomaisen virallista kantaa. Hankintaviranomainen voi antaa kirjallisesti vapautuksen tästä velvoitteesta. II.11 ARTIKLA YLIVOIMAINEN ESTE II.11.1 II.11.2 Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sopimuspuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevaa ennalta arvaamatonta poikkeuksellista tilannetta tai tapahtumaa, joka estää jompaakumpaa sopimuspuolista täyttämästä jotakin puitesopimuksen mukaisista velvoitteistaan, joka ei johdu jommankumman sopimuspuolen tai alihankkijan virheestä tai tuottamuksesta ja joka osoittautuu sellaiseksi, ettei sitä voida asianmukaista huolellisuuttakaan noudattaen välttää. Palvelun puutteisiin tai laitteiden tai materiaalien vikoihin tai niiden saataville asettamiseen liittyviin viiveisiin ei voida vedota ylivoimaisena esteenä, elleivät ne ole välittömästi seurausta asian kannalta merkityksellisestä ylivoimaisesta esteestä; myöskään työmarkkinakiistoihin, lakkoihin tai taloudellisiin vaikeuksiin ei voida vedota ylivoimaisena esteenä. Sopimuspuolen, joka kohtaa ylivoimaisen esteen, on viipymättä annettava siitä toiselle sopimuspuolelle virallinen ilmoitus, jossa selvitetään kyseisen tapahtuman luonne, sen todennäköinen kesto sekä sen odotettavissa olevat vaikutukset. 20/41
II.11.3 Sopimuspuolen, joka on kohdannut ylivoimaisen esteen, ei katsota rikkoneen sopimusvelvoitteitaan, jos velvoitteen täyttämättä jättäminen johtuu ylivoimaisesta esteestä. Jos toimeksisaaja ei pysty täyttämään sopimusvelvoitteitaan ylivoimaisen esteen vuoksi, sillä on oikeus saada maksu ainoastaan suorittamistaan tehtävistä. II.11.4 Sopimuspuolten on toteutettava kaikki toimenpiteet, jotka ovat tarpeen ylivoimaisesta esteestä mahdollisesti seurauksena olevien vahinkojen rajoittamiseksi. II.12 ARTIKLA SOPIMUSSAKKO Hankintaviranomainen voi määrätä sopimussakon, jos toimeksisaaja ei täytä sopimusvelvoitteitaan tarjouseritelmän mukaisesti, vaadittuun laatutasoon liittyvät velvoitteet mukaan luettuina. Jos toimeksisaaja ei täytä sopimusvelvoitteitaan puitesopimuksessa tai asianomaisessa erillissopimuksessa asetetussa määräajassa, hankintaviranomainen voi määrätä sopimussakon viivästyksen kultakin kalenteripäivältä seuraavassa esitetyn kaavan mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta toimeksisaajan tosiasiallista tai mahdollista korvausvastuuta tai hankintaviranomaisen oikeutta puitesopimuksen tai kyseisen erillissopimuksen purkamiseen tai irtisanomiseen: 0.3 x (V/d) jossa V on asianomaisen hankinnan hinta; jossa d on asianomaisessa erillissopimuksessa määritelty kesto kalenteripäivinä, tai jos kestoa ei ole näissä määritelty, I.4 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun päivämäärän ja asianomaisessa erillissopimuksessa määritellyn toimitus- tai suorituspäivän välinen ajanjakso kalenteripäivänä. Toimeksisaaja voi esittää huomautuksia edellä tarkoitettua päätöstä vastaan 30 päivän kuluessa virallisen ilmoituksen vastaanottamisesta. Jos toimeksisaaja ei esitä huomautuksia tai jos hankintaviranomainen ei kirjallisesti peruuta päätöstään 30 päivän kuluessa huomautusten vastaanottamisesta, päätös sopimussakon määräämisestä tulee täytäntöönpanokelpoiseksi. Sopimuspuolet vahvistavat ja sopivat nimenomaisesti, että kaikki tämän artiklan mukaisesti maksettavat määrät ovat sopimussakkoa eivätkä seuraamus ja että ne ovat asianmukaisesti arvioitu sopiva hyvitys vahingosta, jonka voidaan kohtuudella olettaa aiheutuvan sopimusvelvoitteiden täyttämättä jättämisestä. II.13 ARTIKLA PUITESOPIMUKSEN TÄYTTÄMISEN KESKEYTTÄMINEN II.13.1 Keskeyttäminen toimeksisaajan toimesta Toimeksisaaja voi keskeyttää puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämisen kokonaan tai osittain, jos se käy ylivoimaisen esteen vuoksi mahdottomaksi tai suhteettoman vaikeaksi. Toimeksisaajan on ilmoitettava keskeytyksestä hankintaviranomaiselle viipymättä; sen on samalla 21/41
ilmoitettava kaikki keskeytykseen johtaneet syyt ja sen yksityiskohdat sekä päivämäärä, jona puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämistä on tarkoitus jatkaa. Kun olosuhteet ovat sellaiset, että puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämistä voidaan jatkaa, toimeksisaajan on ilmoitettava tästä hankintaviranomaiselle viipymättä, ellei hankintaviranomainen ole jo purkanut puitesopimusta tai erillissopimusta. II.13.2 Keskeyttäminen hankintaviranomaisen toimesta Hankintaviranomainen voi keskeyttää puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämisen kokonaan tai osittain (a) (b) jos osoittautuu, että puitesopimusta tai erillissopimusta koskevaan ratkaisumenettelyyn tai puitesopimuksen täyttämiseen on liittynyt huomattavia virheitä, sääntöjenvastaisuuksia tai petoksia, tarkistaakseen, ovatko oletetut huomattavat virheet, sääntöjenvastaisuudet tai petokset tosiasiassa tapahtuneet. Keskeytys tulee voimaan päivänä, jona toimeksisaaja saa virallisen ilmoituksen keskeytyksestä, tai ilmoituksessa määrättynä myöhempänä ajankohtana. Hankintaviranomainen ilmoittaa toimeksisaajalle mahdollisimman pian siitä, että tämän on jatkettava keskeytettyä palvelutoimitusta, tai siitä, että se purkaa puitesopimuksen tai erillissopimuksen. Toimeksisaajalla ei ole oikeutta vaatia korvausta sen johdosta, että puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttäminen on keskeytetty kokonaan tai osittain. II.14 ARTIKLA PUITESOPIMUKSEN PURKAMINEN II.14.1 Purkamisperusteet Hankintaviranomainen voi purkaa puitesopimuksen tai erillissopimuksen seuraavissa tapauksissa: (a) jos toimeksisaajan oikeudellisessa, taloudellisessa tai teknisessä tilanteessa tai organisaatiossa tai omistussuhteissa tapahtunut muutos todennäköisesti vaikuttaa puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämiseen olennaisesti tai saattaa kyseenalaiseksi puitesopimusta koskevan ratkaisupäätöksen; (b) (c) jos erillissopimuksen mukaisten tehtävien suorittamista ei ole tosiasiassa aloitettu 15 päivän kuluessa asetetusta määräajasta eikä hankintaviranomainen katso voivansa hyväksyä toimeksisaajan mahdollisesti ehdottamaa uutta ajankohtaa, kun otetaan huomioon II.8 artiklan 2 kohta; jos toimeksisaaja ei täytä puitesopimusta tai erillissopimusta tarjouseritelmässä tai palvelutoimituspyynnössä edellytetyllä tavalla tai jättää täyttämättä jonkin muun olennaisen 22/41
sopimusvelvoitteen; vähintään kolmen erillissopimuksen purkaminen tällä perusteella muodostaa perusteen puitesopimuksen purkamiselle; (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) jos ilmenee ylivoimainen este, josta on ilmoitettu II.11 artiklan mukaisesti, tai jos toimeksisaaja on keskeyttänyt puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämisen ylivoimaisen esteen vuoksi, josta on ilmoitettu II.13 artiklan mukaisesti, ja jos täyttämisen tai toimittamisen jatkaminen on mahdotonta tai jos puitesopimukseen tai erillissopimukseen tehtävät muutokset saattaisivat asettaa kyseenalaiseksi puitesopimusta tai erillissopimusta koskevan ratkaisupäätöksen tai johtaa tarjoajien tai toimeksisaajien eriarvoiseen kohteluun; jos toimeksisaaja on asetettu konkurssiin, jos se on selvitystilassa taikka on keskeyttänyt liiketoimintansa tai sille on vahvistettu akordi tai sitä koskeva konkurssi- tai akordihakemus tai hakemus yhtiön purkamiseksi on vireillä tai se on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alainen; jos toimeksisaajan tai luonnollisen henkilön, jolla on valtuudet edustaa toimeksisaajaa tai tehdä päätöksiä sen puolesta, on todettu tehneen ammatillisen virheen, joka voidaan näyttää toteen; jos toimeksisaaja on laiminlyönyt lakisääteisten verojen tai sosiaalimaksujen suorittamisen maassa, johon se on sijoittautunut tai jonka lainsäädäntöä puitesopimukseen sovelletaan tai jossa puitesopimus täytetään; jos hankintaviranomaisella on todisteita siitä, että toimeksisaaja tai luonnollinen henkilö, jolla on valtuudet edustaa toimeksisaajaa tai tehdä päätöksiä sen puolesta, on syyllistynyt petokseen tai lahjontaan tai on osallisena rikollisjärjestön toiminnassa, rahanpesussa tai muussa unionin taloudelliset edut vaarantavassa laittomassa toiminnassa; jos hankintaviranomaisella on todisteita siitä, että toimeksisaaja tai luonnollinen henkilö, jolla on valtuudet edustaa toimeksisaajaa tai tehdä päätöksiä sen puolesta, on tehnyt huomattavia virheitä, sääntöjenvastaisuuksia tai petoksia puitesopimusta koskevassa tai siihen liittyvässä ratkaisumenettelyssä tai puitesopimuksen täyttämisessä, väärien tietojen antaminen mukaan luettuna; jos toimeksisaaja ei omaa syytään pysty hankkimaan jotakin puitesopimuksen tai erillissopimuksen täyttämistä varten tarvittavaa lupaa; jos hankintaviranomaisen tarpeet muuttuvat eikä se enää tarvitse uusia puitesopimuksen mukaisia palvelutoimituksia; jos uudelleen kilpailuttamiseen perustuva rinnakkainen puitesopimus puretaan tai irtisanotaan yhden tai useamman toimeksisaajan osalta ja tämä aiheuttaa sen, ettei kilpailuttamiseen vaadittavaa vähimmäiskilpailua ole. 23/41
II.14.2 Purkamismenettely Kun hankintaviranomainen aikoo purkaa puitesopimuksen tai erillissopimuksen, se antaa toimeksisaajalle aikomuksestaan virallisen ilmoituksen, jossa mainitaan purkamisperusteet. Hankintaviranomainen pyytää toimeksisaajaa esittämään mahdolliset huomautuksensa ja II.14 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa ilmoittamaan sille toimenpiteistä, jotka toimeksisaaja on toteuttanut jatkaakseen sopimusvelvoitteidensa täyttämistä, 30 päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Jos hankintaviranomainen ei 30 päivän kuluessa edellä tarkoitettujen huomautusten vastaanottamisesta kirjallisesti vahvista, että se on hyväksynyt kyseiset huomautukset, purkamismenettelyä jatketaan. Hankintaviranomainen antaa toimeksisaajalle aina virallisen ilmoituksen puitesopimuksen tai erillissopimuksen purkamispäätöksestä. Virallisessa ilmoituksessa mainitaan II.14 artiklan 1 kohdan a, b, c, e, g, j, k ja l alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa päivämäärä, jona purkaminen tulee voimaan. Edellä II.14 artiklan 1 kohdan d, f, h ja i alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa purkaminen tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona toimeksisaaja vastaanottaa purkamisilmoituksen. II.14.3 Purkamisen vaikutukset Jos puitesopimus tai erillissopimus puretaan, toimeksisaaja luopuu kaikista korvausvaatimuksistaan, jotka koskevat välillisiä vahinkoja, keskeneräiseksi jääneen työn vuoksi menetetyt ennakoidut tuotot mukaan luettuina. Saatuaan purkamisilmoituksen toimeksisaajan on toteutettava kaikki asianmukaiset toimenpiteet kustannusten minimoimiseksi, vahinkojen estämiseksi ja sitoumustensa peruuttamiseksi tai rajoittamiseksi. Toimeksisaajan on 60 päivän kuluessa purkamisesta laadittava erityisehdoissa tai erillissopimuksissa vaaditut asiakirjat niiden tehtävien osalta, jotka on suoritettu kyseiseen päivään mennessä, ja esitettävä tarvittaessa lasku. Hankintaviranomainen voi periä takaisin puitesopimuksen mukaisesti maksetut määrät. Hankintaviranomainen voi vaatia korvausta purkamisen johdosta kärsimästään vahingosta. Purettuaan puitesopimuksen tai erillissopimuksen hankintaviranomainen voi antaa palvelujen toimittamisen tai loppuun saattamisen minkä tahansa muun toimeksisaajan tehtäväksi. Hankintaviranomaisella on oikeus periä toimeksisaajalta kaikki tästä aiheutuvat lisäkustannukset, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita oikeuksia ja takuita, joita hankintaviranomaisella on tämän puitesopimuksen nojalla. II.15 ARTIKLA RAPORTOINTI JA MAKSUT II.15.1 Maksupäivä Maksu katsotaan suoritetuksi päivänä, jona hankintaviranomaisen tiliä on veloitettu. 24/41
II.15.2 Valuutta Puitesopimuksen valuuttana on euro. Maksut suoritetaan euroina. II.15.3 Maksunvälityskulut Maksunvälityskulut jaetaan seuraavasti: (a) hankintaviranomainen vastaa pankkinsa veloittamista maksun lähetyskuluista; (b) toimeksisaaja vastaa pankkinsa veloittamista maksun vastaanottokuluista; (c) jos maksu joudutaan sopimuspuolesta johtuvasta syystä välittämään uudelleen, kyseinen sopimuspuoli vastaa kaikista uudelleenvälitykseen liittyvistä kuluista. II.15.4 Laskut ja arvonlisävero Laskujen on sisällettävä toimeksisaajan tiedot, summa, valuutta, päivämäärä sekä puitesopimuksen ja erillissopimuksen viite. Laskuissa on mainittava toimeksisaajan arvonlisäverotuspaikka ja eriteltävä arvonlisäverolliset ja -verottomat summat. Hankintaviranomainen on Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 3 ja 4 artiklan määräysten nojalla pääsääntöisesti vapautettu kaikista maksuista ja veroista, arvonlisävero mukaan luettuna. Toimeksisaajan on sen vuoksi toteutettava asianomaisten viranomaisten edellyttämät toimet varmistaakseen, että tämän puitesopimuksen täyttämiseksi tarvittavat tavarat ja palvelut vapautetaan maksuista ja veroista, arvonlisävero mukaan luettuna. II.15.5 Välimaksut ja loppumaksu Toimeksisaajan on toimitettava välimaksua koskeva lasku välivaiheen tulosten toimittamisen yhteydessä ja liitettävä siihen tilanneraportti tai muut tarvittavat asiakirjat I.4 artiklassa, tarjouseritelmässä tai erillissopimuksessa määrätyn mukaisesti. Toimeksisaajan on toimitettava loppumaksua koskeva lasku 60 päivän kuluessa I.2 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun ajanjakson päättymisestä ja liitettävä siihen loppuraportti tai muut tarvittavat asiakirjat I.4 artiklassa, tarjouseritelmässä tai erillissopimuksessa määrätyn mukaisesti. 25/41