Vaihtoon lähtijän muistilista 11.5.2015 Helena Hietanen (ELEC) Kaisa Pulliainen (CHEM)
Viralliset paperiasiat 1/3 Tarkista, että sinulla on voimassaoleva passi ja hoida mahdollinen viisumi kuntoon. Lisätietoa tarvittavista oleskelu- ja työluvista saat kohdemaan suurlähetystöstä tai konsulaatista. www.formin.fi > matkustustiedotteet ja tietoa matkustusasiakirjoista Erityisesti riskialttiille alueille lähtevä voi halutessaan tehdä matkustusilmoituksen Myös kohdemaan Suomen lähetystön sivuilla kannattaa käydä
Viralliset paperiasiat 2/3 Hoida kuntoon opintotukeen, terveydenhuoltoon ja vakuutuksiin liittyvät asiat. Hanki matkavakuutus (sairaus- ja tapaturmavakuutus) koko ulkomailla oleskelun ajaksi. Jos matkustat EU-maahan, hae Kelasta Eurooppalainen sairaanhoitokortti: http://www.kela.fi/eurooppalainen-sairaanhoitokortti > Vakuutus ja sairaanhoitokortti täydentävät toisiaan! Lisätietoja vaadittavista vakuutuksista saat kohdeyliopistosta ja kohdemaan lähetystöstä.
Viralliset paperiasiat 3/3 Kaikkien vaihtoon lähtijöiden tulee ilmoittautua läsnäolevaksi Aaltoyliopistoon! Tarkista, että sähköpostiosoitteesi on voimassa Tee osoitteenmuutos Oodiin > oodi.aalto.fi sekä maistraattiin Ennen lähtöä kannattaa hakea englanninkielinen läsnäolotodistus oppimispalveluista. Ota mukaan hyväksymiskirjeesi ja hyväksytty opintosuunnitelmasi Tarkista, että sinulla on mukana kaikki vastaanottavan yliopiston vaatimat dokumentit ja mahdolliset ylimääräiset passikuvat
Asuntoasiat Jos haluat maksavan vuokralaisen asuntoosi vaihto-opiskelusi ajaksi, voit jälleenvuokrata asuntosi Suomeen saapuville vaihtoopiskelijoille. AYY:llä ja HOASilla asuvien on helppo jälleenvuokrata huone tai asunto seuraten AYY:n ja HOASin luomia ohjeistuksia ja lomakkeita AYY: http://ayy.fi/asuminen/ohjeet/ayyn-asunnon-jalleenvuokraaminen/ HOAS: https://www.hoas.fi/www/hoaswww.nsf/sp?open&cid=jalleenvuokraus Vuokrattavasta asunnosta voi myös ilmoittaa ilmaisessa Aalto Sharetribe-yhteisötorissa (https://aalto.sharetribe.com/en ) Pääkaupunkiseudun korkeakoulujen yhteinen asunnonvälitysportaali: helsinkihome.fi
Asuntoasiat kohdemaassa Jos olet lähdössä vaihto-ohjelman puitteissa ulkomaille, vastaanottava korkeakoulu avustaa yleensä asuntoasioissa ja pyrkii järjestämään saapuville vaihtoopiskelijoilleen asunnon opiskelija-asuntolasta tai vastaavasta. Joissakin maissa tai kaupungeissa opiskelija voi kuitenkin joutua hankkimaan asuntonsa itsenäisesti ilman vaihtoyliopiston apua. Kohteen vaihtoraporteissa on usein mainittu asunnonhausta, niitä kannattaa käyttää hyväksi.
Apurahan 1. osa Jotta apurahan 1. osa voidaan maksaa, palauta oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorille: kohdeyliopiston hyväksymiskirje Erasmus-opiskelijat palauttavat myös apurahan vastaanottolomakkeen ja tekevät OLS-kielitestin HUOM! Lue huolella apurahakirjeen saate ja seuraa sen ohjeita. Käytännöt voivat hieman vaihdella korkeakouluittain. Stipendimaksut liikkuvat Aalto-yliopiston maksupäivien mukaan kaksi kertaa kuussa
Verotus vero.fi / syventävät vero-ohjeet / henkilöasiakkaan tuloverotus / ansiotulot / apurahat Apurahan verollisuus: Aalto-yliopiston myöntämät opiskelijavaihdon apurahat voivat olla veronalaista tuloa siltä osin kuin henkilön eri tahoilta saamat apurahojen, stipendien tms. yhteenlaskettu määrä vähennysten jälkeen verovuonna ylittää valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän (vuonna 2014 verovapaa määrä oli 19.797,24 euroa).
Vinkkejä muiden apurahojen hakuun 1/2 Kannattaa aloittaa heti kun päätöksen vaihtoon lähtemisestä on tehnyt. Monilta järjestöiltä voi hakea apurahaa myös vaihdon aikana. Kannattaa myös hakea apurahoja myös muilta kuin suoraan opintoalaan liittyviltä järjestöiltä. SYL:n apurahatietokanta on hyödyllinen etsiessä apurahan myöntäjiä. Samoin raksan/teknillisen mekaniikan opiskelijat voivat liittyä RIL:n opiskelijajäseneksi ja hakea vaihtoapurahaa, mikäli on mahdollisuus, että tulee työskentelemään rakennusalalla. Metallinjalostajien liitto taitaa myös myöntää apurahoja. Itse sain haettua apurahaa jälkikäteen! Eli on hyvä olla tietoinen että jotkin yhdistykset jakavat stipendejä myös takautuvasti! Kannattaa olla hyvissä ajoissa liikkeellä. Googlella löytää paljon kohteita. Muista, että sinun tehtäväsi on vain hakea apurahaa ja myöntävä taho päättää oletko apurahan piirissä!
Vinkkejä muiden apurahojen hakuun 2/2 AYY:n apurahaa kannattaa hakea, mikäli on toiminut esim. killan hallituksessa tai muissa luottamustoimissa Aallossa, sillä niitä painotetaan valinnassa melkoisesti. Monet säätiöt antavat stipendejä esim. jonkun kaupungin/kunnan asukkaille tai jos on jotain sukulaissuhteita sinne. Myös koulutusohjelman mukaan jaetaan paljon stipendejä. Kannattaa hakea myös muita kuin vaihtostipendejä (säätiöiltä esim. opintostipendejä, ulkomailla opiskeluun tarvittava rahoitus yleensä hyvä peruste). Sähkötekniikan ja elektroniikan opiskelijoiden kannattaa hakea myös Sähköinsinööriliiton SIL:n apurahaa vaihtoa varten. Hakemuksen deadline on kuitenkin jo ennen, kuin vaihtopaikasta saa vahvistuksen, joten hakemuksen kanssa täytyy olla aikaisin liikkeellä. SIL vaatii jäsenyyden, jota voi hakea samaan aikaan stipendin kanssa. Sain tekniikan edistämissäätiöltä 2000 euron apurahan. Tämä yhdistettynä Aalto-yliopiston apurahaan ja opintotukeen riitti enemmän kuin hyvin vaihtojakson rahoittamiseen.
Automaatio- ja systeemitekniikka Miltä muilta tahoilta kuin Aalto-yliopiston opiskelijapalveluilta sait apurahaa vaihtoasi varten? Opintoalasi Aaltoyliopistossa Elektroniikkainsinöörien seura (EIS) Teknologföreningen Vasa Nation Bioinformation technology TFiF (Tekniska föreningen i Finland) Mariehamns stad Teknologför eningen Tekniikan Akateemiset Biotuotetekniikka Paperi-insinöörit Metsäteoll.tuotteiden vientikaupan edistämissäätiö AYY (vaihtostipe ndi) Aleksandr ja Lucie Lampenin stip. Elektroniikka ja sähkötekniikka Tietotekniikan ja elektroniikan seura Elektroniikkainsinöörien seura EIS Sähköinsinö öriliitto Energia- ja ympäristötekniikka MVTT (Maa- ja vesitekniikan tuki) RIL (Rakennusinsinööriliitto) Kemian tekniikka Tekniikan edistämissäätiö Oiva Allan Pölkkysen rahasto Aleksander ja Lucie Lampénin rahasto Konetekniikka Teknologföreningen Tfif (Tekniska föreningen i Finland) Svenska kulturfonden Karjalan Sivistysseura AYY Puunjalostustekniikka Paperi-insinöörit (PI) Suomen puuteollisuusinsinöörien yhdistys ry Suomen sahateoll.miesten yhdistys ry Sveitsin valtio Satakuntalainen Osakunta tietoliikennetekniikka Elektroniikkainsinööri en Säätiö SIK Vesi- ja ympäristötekniikka MVTT Vesitekniikan kehittämisrahasto KOURARIL Sven Hallin saatio
Orientoidu kohdemaasi kieleen Etälukio: http://www.edu.fi/etalukioetusivu; kielenopiskelupaketteja, esim. englanti, saksa, ranska, espanja. YLE:n kielten opiskelumateriaalia: http://oppiminen.yle.fi/kielet. Verkkosanomalehtiä: www.onlinenewspapers.com. Erasmus+ kielitesti ja online-kielikurssi
Maksut kotimaassa ja euromaksualueella Maksut kotimaassa ja koko Euroopan yhteisellä maksualueella kulkevat maksut välittyvät nykyisin SEPA-maksuina. = kuluttajat maksavat ja vastaanottavat euromääräisiä maksuja samoin perusehdoin riippumatta siitä missä päin maksualuetta maksaja ja saaja ovat. Maksun kesto Suomesta lähteviin ja saapuviin euroalueen maksuihin on 1 pv Maksussa saajan tilinumero ilmoitetaan kansainvälisenä IBANtilinumerona, joka alkaa maakoodilla (Suomi=FI) sekä saajan pankin BIC/SWIFT-koodi ilmoitetaan saajan tiedoissa. Tilinumeron pituus maittain vaihtelee. Euromaksualue: EU-jäsenmaat: Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi, Tanska, Tšekki, Unkari, Viro. Muut ETA-maat: Islanti, Liechtenstein, Norja
Maksut muualla maailmassa Ulkomaanmaksut euromaksualueen ulkopuolelle/-lta välitetään maksunsaajalle kansainvälisen tilinumeron sekä saajan pankin BIC/SWIFT -koodin perusteella, mutta usein vaaditaan myös muita yksilöintitietoja kuten esimerkiksi maksun saajan osoite. Yhdysvaltoihin vaaditaan lisäksi clearing-koodi tai ABA-koodi. Koodi kertoo pankin nimen ja konttorin. Yhdysvalloissa alkaa FW ja sen jälkeen 9 numeroa. Verkkopankin kautta maksun voi tehdä suoraan US dollareina tai valita jonkun muun saajamaan valuutan. Maksun voi tehdä myös euroina ja vastaanottajapankki vaihtaa eurot saajamaan valuuttaan ja sen vaihtokurssiin. Maksun välittäminen voi kestää jonkin aikaa, jopa viikon riippuen minkä välittäjäpankin kautta maksu kulkee. Jos maksu ei ole SEPA-maksu, niin tilisiirto on yleensä kalliimpi ja laskutus voi olla jopa 10e/lasku ja tähän lisäksi voi tulla välittäjäpankin kulut. Maksutoimeksiantoa tehtäessä suositellaan valitsemaan että maksaja ja saaja maksavat ovat kulunsa. Välittäjäpankit voivat vähentää omat kulunsa saajalle maksettavasta määrästä ja siihen ei voi maksun lähtömaasta vaikuttaa.
Kortit Maailmassa on kaksi isoa luottoyhtiötä: MasterCard ja Visa. Kummatkin ovat maa riippumattomia. Debit-kortteja on olemassa kahdenlaisia Debit (Offline)= Ei varmenna aina. Toimii useimmissa paikoissa. Debit (Online) = Varmentaa aina tilin katteen. Saattaa tuottaa haasteita paikoissa, jossa maksupäätteen verkko on huono. Luottokortti (MC ja Visa) = toimii aina. Pankit suosittelevat ulkomaanmatkoille joko yhdistelmäkorttia (Credit/Debit) ja/tai Debit (Offline) korttia. Opiskelijat saa yhdistelmä/luottokortin mikäli Ei maksuhäiriöitä Yli 90 opintopistettä (op-määrä voi vaihdella pankeittain)
MobilePay MobilePayn avulla rahan siirtäminen toiselle MobilePay-käyttäjälle on yhtä helppoa kuin tekstiviestin lähettäminen. Rekisteröitymisen jälkeen tarvitset rahan lähettämiseen vain valitsemasi tunnusluvun ja vastaanottajan matkapuhelinnumeron. MobilePay on tarkoitettu kaikkien pankkien asiakkaille ja sen käyttö on maksutonta Palvelun käyttöön tarvitset vain älypuhelimen (Android, ios tai Windows Phone), suomalaisen matkapuhelinnumeron, suomalaisen pankkitilin ja suomalaisen maksukortin. MobilePay toimii seuraavilla tai niitä uudemmilla käyttöjärjestelmillä: Android 2.3.3 ios versio 5.0 Windows Phone 7.5 tai 8. Pankki ei tällä hetkellä peri käyttömaksua MobilePay-sovelluksen käytöstä. Teleoperaattorisi veloittaa tiedonsiirrosta palveluhinnastonsa mukaisesti. Lisätietoja: mobilepay.fi
Muuta muistettavaa Tilin avaaminen ja tarpeellisuus ovat maa ja pankkikohtaista. Kulut voivat olla korkeammat mitä Suomessa. Verkkopankkitunnukset ja turvakortti ovat henkilökohtaisia. Niitä ei luovuteta äidille tai muulle lähisukulaiselle, jos ne menevät hukkaan. Tarkista, miten tilata uudet tunnukset ja turvaluvut omasta pankistasi. Muista ottaa mukaan korttien sulkupalvelun numero sekä muut palvelunumerot. Yleensä yhteyttä voi ottaa myös verkkopankin kautta lähettämällä viestin. Sama koskee myös jos kortti on varastettu tai kadonnut. Hyvä ottaa mukaan henkilötietosi maistraatista valmiiksi legalisoituna Apostille-todistuksella varustettuna, se voi olla tarpeellinen tilin avauksessa
Jos sinulla on ongelmia vaihdon aikana Älä jää yksin, vaan pyydä apua Vaihto-aikana tunteet ja tilanteet voivat vaihdella nopeassakin tahdissa, joten mahdolliselta ongelmalta tuntuvan tilanteen kohdalla kannattaa aina pysähtyä hetkeksi ja käydä tilanne rauhassa lävitse. Määrittele ongelma tarkasti, tarkista oikeutesi ja velvollisuutesi. Ota yhteyttä paikalliseen kv-toimistoon, selvitä tilanteesi ja pyydä apua asian selvittämiseksi. Myös paikallinen ylioppilaskuntaa vastaava taho voi pystyä auttamaan. Ota yhteyttä myös kotikorkeakoulusi vaihtokoordinaattoriin.
Jos sinulla on ongelmia vaihdon aikana Hyvin vakavia ja äkillisiä sairastumis- tai vastaavia tapauksia lukuun ottamatta sinun ei kannata tehdä vaihdon keskeytyspäätöstä ottamatta ensin yhteyttä oman kotikorkeakoulusi kvopiskelijapalveluihin. Muista myös, että vaihdon apuraha on sidottu vaihdon kestoon ja tiettyyn opintopistemäärään. Mikäli joko vaihdon kesto- tai opmäärävaatimukset eivät täyty, voit joutua palauttamaan osan tai koko apurahan takaisin. Ota heti yhteyttä vaihtokohteesi koordinaattoriin, jos alat epäillä, että vaaditut tavoitteet eivät tule täyttymään. Yritämme mahdollisuuksien mukaan neuvoa tai auttaa tilanteen ratkaisemiseksi.
Kaikki hyvä loppuu aikanaan Valmistaudu vaihdon päättymiseen ajoissa! Miten paikallinen vuokrasopimuksesi on määrätty loppumaan? Millaiset ohjeet koskevat asuntosi irtisanomista ja pankkitilisi tai puhelinliittymäsi sulkemista? Kerää vaihtoajan opintoihin liittyvät tiedot talteen; kurssikuvaukset/opinto-opas, kurssityön ohjeistus jne. jotta opintojen hyväksilukeminen kotikorkeakoulussasi olisi mahdollisimman sujuvaa. Tutustu oman korkeakoulusi hyväksilukuohjeisiin Intossa. Pyydä tarvittavat todistukset ja allekirjoitukset tarpeeksi ajoissa ennen lähtöäsi. Huom. Erasmus+-vaihdossa olevien tulee pyytää allekirjoitukset vaihtoyliopistolta tarvittaviin Erasmus+dokumentteihin.
Palattuasi vaihdosta Huolehdi opintojen hyväksiluvusta heti Ota mukaasi vaihtokorkeakoulun virallinen opintosuoritusote. Lisäksi voit tarvita esim. opintosuunnitelman ja kurssikuvaukset. Vaadittavat dokumentit vaihtelevat korkeakouluittain. Ohjeet oman korkeakoulun sivuilta Intosta (opintojen ja opiskelun säännöstö -otsikon alta) Olemassa Aalto-yliopiston yleiset ohjeet opintojen hyväksilukemisesta HUOM! Kouluilla voi olla tarkentavia sovellusohjeita, joita noudatetaan. Opinnot hyväksiluetaan omassa koulutusohjelmassa
Palattuasi vaihdosta Apurahan toinen osa voidaan maksaa apurahan ehtojen täytyttyä (min. 20/40 op) Toimita maksua varten oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorille Vaihtoraportti Kohdekorkeakoulun virallinen opintosuoritusote Aalto-yliopiston opintosuoritusote, jolla näkyvät hyväksiluetut opinnot Erasmus-opiskelijat palauttavat lisäksi: 1) letter of Confirmation 2) vaihtokorkeakoulun allekirjoittama Learning Agreement 3) kielitestin 2. osa OLS-järjestelmässä EU-survey -palautelomake
Yhteystiedot CHEM: international-chem@aalto.fi ELEC: outgoing-elec@aalto.fi ENG: exchanges-eng@aalto.fi SCI: mari.dagnall@aalto.fi
Kiitos mielenkiinnostanne ja antoisaa vaihtoaikaa!
Ryhmäkeskustelu (10 min.) Kuka olet ja mihin olet lähdössä vaihtoon? Millä kielellä aiot opiskella vaihdossa ja aiotko vielä treenata kielitaitoasi ennen vaihtoa? Mihin vaihtoon liittyvään käytännön asiaan et ole vielä saanut vastausta? Vaihtakaa halutessanne yhteystietoja!