1 (5) ALLIANSSIN JOHTORYHMÄ klo 13:30 16:00 Big Room / Tilannekuvaseinä ja Artic XL Ville Lehmuskoski Reetta Putkonen, 13:46 15:04 Harri Tanska Pauliina Kuronen, pj Esa Rauhala Jarkko Salmenoja Antti Korhonen Jouni Kekäle Kalle Toropainen Laura Järvinen Peter Molin Juha Saarikoski Ari Bergström Jyrki Oinaanoja HKL Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala YIT Suomi Oy YIT Suomi Oy NRC Finland Oy NRC Finland Oy Sitowise Oy Ramboll Finland Oy 1 Edellisten kokousten muistiot Tavoiteaikataulu: 13:30 13:40 Toteutunut: 13:34 13:34 Kokousmuistioon 5.6.2019 annetut kommentit: - Ei annettuja kommentteja Päätösehdotus: Hyväksytään edellisen 5.6.2019 kokouksen muistio. 2 Projektin tilannekatsaus Tavoiteaikataulu: 13:40 14:20 Toteutunut: 13:34 14:38 2.1 Kuukausiraportti APR kehittää kuukausiraportin sisältöä. Seuraava kuukausiraportti tuodaan AJR:lle elokuussa. n projektitoimisto
2 (5) 2.2 Riskienhallinnan tilannekatsaus Toukokuun aikana pidettiin 15 erillistä riskienarviointitilaisuutta. Luonnonsuojelulain mukaiset toimenpidekieltohakemukset ovat nousseet odotusarvoltaan projektin suurimmaksi kustannus- ja aikatauluriskiksi. Edellä mainitun riskin myötä myös allianssin arvioima tilaajan riskiennuste on kasvanut suhteessa tavoitekustannuksessa määritettyyn riskivaraukseen. Merkittävänä yksittäisenä tekijänä allianssin arvioiman riskiennusteen kasvun taustalla on toimenpidekielto puiden kaatamisesta Patterinmäen länsipuolella. Riskienhallinnan ohjausryhmä on kokoontunut ensimmäisen kerran. AJR:ssä keskusteltiin siitä, miten riskejä esitetään riskienhallinnan tilannekatsauksessa. Riskienhallinnan tilannekatsauksessa on vielä kehitettävää. Sovittiin, että riskienhallinnan ohjausryhmä nostaa jatkossa esiin merkittävämmät riskit tilannekatsauksen yhteydessä, jolloin riskeihin osataan reagoida. Selkeämpi luokittelu tilaajan ja allianssin riskien välillä koettiin aiheelliseksi. Lisäksi riskivarauksen käsitettä ei voida käyttää riskiennusteesta puhuttaessa. Käytiin läpi ajankohtaisia asioita luonnonsuojelun ja turvallisuuden osalta: Pitäjänmäki-seuran ja Helsyn kanssa on järjestetty tapaamiset. Pajamäki-seuran tapaaminen järjestetään ensi viikon (viikko 26) aikana. Tulvaniityn osalta Oulunkylä-seura on tavattu 13.6.2019. Puiden merkinnät aiheuttavat hämmennystä ja aiheettomat merkinnät on poistettava projektin toimesta. Pirkkolantien suuntainen kevyenliikenteen väylä on avattava viimeistään syyskuusta, mahdollisuuksien mukaan aikaisemmin. 2.3 KAS-vaiheen kustannusennuste Huhtikuun toteumat on viety kustannusennusteeseen: KAS-vaiheen toteutunut kustannus on noin 3,36 miljoonaa euroa alle kustannusarvion. Kustannusennusteen mukaan KAS-vaiheen alijäämä on noin 3,56 miljoonaa euroa. Toukokuun toteumat valmistuvat heinäkuussa. Sovittiin, että järjestetään loppuyhteenveto kehitysvaiheen tavoitteista ja niiden toteutumisesta. Arvoa rahalle -raportti tuodaan hyväksyttäväksi alkusyksystä 2019. Keskusteltiin kehitysvaiheen päättymisestä. Kehitysvaihe on päättynyt TAS-sopimuksen allekirjoitukseen, mutta kustannukset kohdistetaan toukokuun osalta kehitysvaiheen kustannuksiin, sillä budjetti on laadittu toukokuun loppuun. n projektitoimisto
3 (5) 2.4 Avainhenkilöiden sijaisuudet Tuodaan tiedoksi avainhenkilöiden kesälomat ja kesälomasijaisuudet. APR jäsenille on varmistettu sijaiset lomajaksojen ajaksi. Keskusteltiin siitä, pidetäänkö kesän AJR-kokoukset. Sovittiin, että pidetään kokousvaraus kahden viikon välein ja kokouksiin lisätään Skype-linkki. Kokousten tarve arvioidaan lähemmin uudelleen. AJR-jäsenten osalta varmistetaan myös tarvittavat sijaiset kesälomien osalta. Huolehditaan, että viesti kulkee myös kaikille varajäsenille. 3 Päätettävät asiat Tavoiteaikataulu: 14:20 15:20 Toteutunut: 14:38 14:53 3.1 Kehä I laajuusmuutos Esitetään hyväksyttäväksi rakenteiden siirto Kehä I -hankkeeseen. Lahdenpohjanraition tieosuus kulkee nykyisen Kehä I suuntaisesti ja ylittää Kehä I Kurkijoentien eteläpuolelta. Väylävirasto toteuttaa Kehä I parantaminen Laajalahdessa nimisen hankkeen ko. katuosuuden kohdalla (plv 870-1910). Hankkeessa Kehän linjausta ja tasausta muutetaan, jotta pääsee ylittämään Kehä I:n ja liittymään Kurkijoentiehen. Osa n rakenteista on päätetty siirtää Kehä I hankkeen rakennettavaksi. Siirrettävät rakenteet esitetty erillisissä kartoissa. Laajuuden muutoksen kustannusarvio sisältäen palkkion on 1 000 564 euroa Päätösesitys: Hyväksytään esityksen mukainen rakenteiden siirto Kehä 1-hankkeeseen siten, että Espoon päähanke -tavoitekustannus pienenee 1 000 564 eurolla. 3.2 Toteuttajan palkkion laskutus Esitetään hyväksyttäväksi seuraavat käytännöt toteuttajan palkkion laskutukseen: Toteuttajaosapuolet laskuttavat korvattavien kustannusten päälle palkkion 9,5 % Palkkiota laskutetaan siihen asti, kunnes rakentamisvaiheelle arvioitu palkkio on täynnä Takuuajalle varataan palkkio (0,095 * takuuajan varaus), jonka saa laskuttaa vasta takuuaikana. Perustelut: Toteumaan sidoksissa oleva palkkio on oikeudenmukainen. Toinen vaihtoehto olisi laatia kiinteät maksuerät palkkiolle. n projektitoimisto
4 (5) On turhaa työtä seurata "0 % palkkion" töitä erikseen koska 0 % palkkio on jo huomioitu tavoitekustannuslaskennassa kiinteässä palkkiossa. 0 % kustannusten toteuma ei kuitenkaan vaikuta palkkion määrään. - HSY:n työt voidaan laskuttaa edelleen ilman palkkion korjausta välissä (HSY:n maksamissa osuuksissa palkkio on 9,5 %) Päätösesitys: Hyväksytään esityksen mukaiset käytännöt toteuttajan palkkion laskutukseen TASvaiheessa. 3.3 Tuotannon projektipalkitsemisjärjestelmä Esitetään hyväksyttäväksi tuotannon projektipalkitsemisjärjestelmä. Palkitsemisjärjestelmän palkkiotekijät ovat seuraavat: 1. Taloudellinen tulos, painoarvo 45 % 2. Hankkeen avaintulosalueet, painoarvo 45 % 3. Henkilökohtaiset tavoitteet 2 kpl, painoarvo 10 % Henkilökohtaiset tavoitteet käydään läpi tuloskeskusteluissa. Projekti, tuotanto- ja lohkopäälliköillä henkilökohtaiset tavoitteet ovat hankkeen johtaminen (arvioidaan henkilöstökyselyn perusteella, sekä NPS, joka arvioidaan joka vuosi lohkoittain. Tulospalkkiota maksetaan vuosittain ansainnan mukaan seuraavasti: 4/2020 30 % 4/2021 35 % 4/2022 40 % 4/2023 50 % 4/2024 60 % 4/2025 100 % Päätösesitys: Hyväksytään esityksen mukaisesti. n projektitoimisto
5 (5) 3.4 Suunnittelun projektipalkitsemisjärjestelmä Suunnittelusta ei tule erillistä esitystä projektipalkitsemisjärjestelmästä. Suunnittelun osalta noudatetaan yritysten nykyisiä tulospalkkiosääntöjä ja niiden perusteella maksettava tulospalkkio on korvattava kustannus. 4 Muut asiat Tavoiteaikataulu: 15:20 15:50 Toteutunut: 14:53 15:00 Projektilla on havaittu tarve allianssikyvykkyysvalmennuksen järjestämiseen hyvän työilmapiirin varmistamiseksi. APR perehtyy allianssikyvykkyystulosten myötä aiheeseen ja suunnittelee tarvittavat toimenpiteet työilmapiirin edistämiseksi. Toteutusvaiheen allianssikyvykkyysvalmennus pyritään aloittamaan projektin kick off -tilaisuuden yhteydessä 30.8.2019. 5 Itsearviointi Tavoiteaikataulu: 15:50 16:00 Toteutunut: 15:00 15:04 Mikä meni hyvin? Viesti luonnonsuojeluasioiden tilanteesta saatiin tuotua AJR:n tiedoksi asianmukaisesti, saatiin arvokasta tuoretta tietoa Onnistunut kokous: hyvät materiaalit, sujuva käsittely ja päätettävät asiat saatiin päätettyä Missä jäi parantamisen varaa? Riskienhallinnan tilannekatsauksessa on parantamisen varaa n projektitoimisto