JHTT-TILINTARKASTAJIEN LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMISPROJEKTI

JHTT-TILINTARKASTAJIEN LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMISPROJEKTI 4/2003

JHTT-TILINTARKASTAJIEN LAADUNVARMISTUS- JÄRJESTELMÄN KEHITTÄMISPROJEKTI Loppuraportti 4/2003 VALTIOVARAINMINISTERIÖ BUDJETTIOSASTO TUTKIMUKSIA JA SELVITYKSIÄ

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Snellmaninkatu 1 A PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin (09) 160 01 Telefaksi (09) 160 33123 Internet www.vm.fi Julkaisun tilaukset Puh. (09) 160 33115 Taitto Edita Prima Oy ISSN 1455-7614 ISBN 951-804-397-3 Edita Prima Oy HELSINKI 2003

Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, lokakuu 2003 Tekijät Hallintotieteiden maisteri Tarja Vilmunen Julkaisun nimi Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot Asiasanat JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisprojekti Julkaisu on saatavissa myös Internetistä osoitteessa www.vm.fi kohdassa julkaisut/julkaisusarjat/tutkimukset ja selvitykset Tilintarkastaja, JHTT, laadunvarmistus, laaduntarkastus Julkaisusarjan nimi ja numero Julkaisun tunnistetiedot Julkaisun myynti/jakaja Julkaisun kustantaja Painopaikka ja -aika Tiivistelmä Tutkimukset ja selvitykset, 4/2003 ISSN 1455-7614 Sivuja 66 ISBN 951-804-397-3 Kieli Suomi Valtiovarainministeriön budjettiosasto, p. (09) 1603 3115 Valtiovarainministeriö Edita Prima Oy, Helsinki 2003 Hinta 10 + alv Projektin päätavoitteena oli sellaisen JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän suunnittelu ja rakentaminen, joka täyttää EU:n komission lakisääteisille tilintarkastajille suosittelemat laadunvarmistuksen minimivaatimukset (2001/256/EY). Projektin puitteissa on annettu laadun tukihenkilöille koulutusta laaduntarkastustehtäviin. Projektin aikana on myös laadittu luonnokset tarvittaviksi lomakkeiksi. Loppuraportissa ehdotetaan kaksi vaihtoehtoista tapaa JHTT-laadunvarmistusjärjestelmän organisoimiseksi. Toisessa vaihtoehdossa laadunvarmistusjärjestelmä olisi JHTT-yhdistyksen toimintaa ja toisessa vaihtoehdossa JHTT-lautakunnan toimintaa. Erityisesti viimeksi mainitun vaihtoehdon valitseminen edellyttää useiden julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista annetun lain säännösten tarkistamista. Loppuraportissa on tehty myös useita muita toimenpide-ehdotuksia laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseksi.

Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, oktober 2003 Författare Magister i förvaltningsvetenskap Tarja Vilmunen Publikationens titel Publikationens andra versioner Nyckelord Projektet för att utveckla kvalitetsgarantisystemet för OFR-revisorer Publikationen finns tillgänglig på Internet på webbadressen www.vm.fi under linken julkaisut/julkaisusarjat/tutkimukset ja selvitykset Revisor, OFR, kvalitetssäkring, kvalitetskontroll Publikationsserie och nummer Publikationens kännetecknen Beställningar/ distribution Förläggare Tryckeri/ tryckningsort och -år Sammandrag Studier och utredningar, 4/2003 ISSN 1455-7614 ISBN 951-804-397-3 Sidor Språk Pris 66 Finska 10 + moms Finansministeriets budgetavdelning, tfn (09) 1603 3115 Finansministeriet Edita Prima Ab, Helsingfors 2003 Projektets huvudmål var att planera och skapa ett sådant kvalitetssäkringssystem för OFR-revisorer som uppfyller EU-kommissionens rekommendation om kvalitetssäkring av lagstadgad revision i Europeiska unionen: minimikrav (2001/256/EG). Inom projektets ram har man gett stödpersoner utbildning för kvalitetskontrolluppgifter och gjort utkast till behövliga blanketter. I slutrapporten föreslås två alternativa system för att organisera OFRkvalitetssäkringssystemet. Enligt det ena alternativet skulle detta system skötas av OFR-föreningen och enligt det andra alternativet av OFRnämnden. Om det senare alternativet väljs förutsätts speciellt en revidering av flera bestämmelser i lagen om revisorer inom den offentliga förvaltningen och ekonomin. I slutrapporten ingår dessutom flera andra åtgärdsförslag för att utveckla kvalitetssäkringssystemet.

Documentation page Publisher and date Ministry of Finance, October 2003 Author Ms. Tarja Vilmunen, Master of Science of Administration Title of publication Parts of publication/ other publications Keywords Project for developing the quality assurance system of CPFAauditors The publication can be found on Internet at the web-site www.vm.fi under the link julkaisut/julkaisusarjat/tutkimukset ja selvitykset Auditor, Chartered Public Finance Auditor (CPFA), quality assurance, quality control Publications series and number Identifications For sale at/ distributor Financier of publication Printing place and year Summary Research and studies, 4/2003 ISSN 1455-7614 ISBN 951-804-397-3 No. of pages Language Price 66 Finnish 10 + VAT Ministry of Finance, Budget Department, p. (09) 1603 3115 Ministry of Finance Edita Prima Plc, Helsinki 2003 The main objective of the project was to plan and to create a quality assurance system for CPFA-auditors, which fulfils the EU-Commission Recommendation on quality assurance for the statutory audit in the European Union: minimum requirements (2001/256/EC). Within the framework of the project support persons have been given training for quality control tasks and drafts of the required forms have been made. The project proposed two alternative ways of organizing the CPFA-quality assurance system. According to one alternative that system would be under the auspices of the CPFA-association and according to the other alternative it would be under the auspices of the CPFA-board. If the latter alternative is chosen, a revision of several provisions of the Act on Chartered Public Finance Auditors would be required. The final report also contains several other proposals for measures to be taken in order to develop the quality assurance system.

SISÄLLYS SISÄLLYS KÄSITTEET... 11 1. JOHDANTO... 13 2. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS... 15 2.1. Käynnistys ja suunnittelu... 16 2.2. Suunnitelma laadunvarmistusjärjestelmäksi ja tukihenkilöiden koulutus... 17 2.3. Pilotointi ja järjestelmän kehittäminen... 19 3. LAADUNTARKASTUKSET... 21 3.1 Yleistä... 21 3.2. Laaduntarkastusten tulokset... 25 3.3. Palautteet laaduntarkastuksista... 26 3.4. Johtopäätöksiä... 28 4. LAADUNVARMISTUKSEN ORGANISOINTI... 31 4.1. Laadunvarmistus JHTT-yhdistyksen toimintana... 31 4.2. Laadunvarmistus JHTT-lautakunnan toimintana... 35 5. TOIMENPIDE-EHDOTUKSIA LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMISEKSI... 39 LIITTEET 1 Kartoituslomake... 41 2 Tiedote laaduntarkastuskäynnistä... 55 3 Salassapitosopimus... 57 4 Vertailu komission suosituksen ja JHTT-laadunvarmistusjärjestelmän välillä... 58 9

10

KÄSITTEET Tässä raportissa G ja suunnitelmassa JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmässä käytettyjä keskeisiä käsitteitä Lakisääteinen tilintarkastus Lakisääteisestä tilintarkastuksesta on kyse silloin, jos yhteisöä koskevassa lainsäädännössä edellytetään yhteisön tilintarkastajaksi julkishallinnon ja talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä henkilö tai yhteisö. Laadunvarmistus (quality assurance) Yleiskäsite, joka pitää sisällään laadunvalvonnan ja laaduntarkastuksen. Laadunvarmistus tarkoittaa tässä siis järjestelmää kokonaisuutena. Laadunvalvonta (quality control) Tilintarkastajan/tilintarkastusyhteisön omia laadunvalvonta-menetelmiä. Laaduntarkastus Ulkopuolisen riippumattoman tarkastajan suorittama tarkastus. JHTT-tilintarkastajien laaduntarkastuksesta huolehtivat toiset JHTT-tilintarkastajat (nk. quality reviewtarkastus). Projektin aikana toteutettiin koulutuksellisia laaduntarkastuksia, joiden yhtenä vahvana elementtinä oli järjestelmän jatkokehittäminen. 11

12

JOHDANTO 1. JOHDANTO Julkishallinnon ja talouden tilintarkastajat ry:n (JHTT-yhdistys) hallitus päätti kesäkuussa 2000 asettaa työryhmän, jonka tehtävänä oli laatia alustava ehdotus JHTTtilintarkastajien laadunvarmistuksen toimintasuunnitelmaksi mukaan lukien keskeiset toimenpidekokonaisuudet, jotka JHTT-yhdistyksen jäsenten laadunvarmistuksen järjestämiseksi tulee ottaa huomioon. Tämän valmistelutyöryhmän esitys valmistui 15.2.2001. JHTT-yhdistyksen selvitystyöstä pyydettiin lausunnot keskeisiltä sidosryhmiltä, muun muassa kaikilta JHTT-yhteisöiltä. Lähes kaikissa annetuissa lausunnoissa JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmää pidettiin tarpeellisena. Aiemman selvitystyön ja saatujen lausuntojen pohjalta JHTT-yhdistys esitti kesäkuussa 2002 valtiovarainministeriölle, että JHTT-laadunvarmistusjärjestelmän käynnistämiseksi ja läpiviemiseksi ministeriön varoista myönnettäisiin JHTT-laadunvarmistus-projektille rahoitusta. Valtiovarainministeriö ilmoitti, että suhtautuu JHTT-yhdistyksen hakemukseen myönteisesti. Projektin käynnistämisestä tehtiin 1.10.2002 valtiovarainministeriön ja HTM Tarja Vilmusen kanssa toimeksiantosopimus. Projektin päätavoitteeksi asetettiin sellaisen JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän suunnittelu ja rakentaminen, joka täyttää EU:n komission (2001/256/ EY) lakisääteisille tilintarkastajille suosittelemat laadunvarmistuksen minimivaatimukset. Projektin osatavoitteiksi ja tulokseksi asetettiin 10-12 laadun tukihenkilön koulutus laaduntarkastustehtäviin, laadunvarmistusjärjestelmän pilotointi ja valmistautuminen laadunvarmistusjärjestelmän käyttöönoton toteutukseen. Projektin aikataulua jatkettiin alkuperäisestä suunnitelmasta kolmella kuukaudella koulutuksellisten laaduntarkastusten toteutusaikataulujen vuoksi syyskuun loppuun 2003. Projektia ohjasi projektisopimuksen mukaisesti projektin johtoryhmä. Johtoryhmän kuului valtiovarainministeriön edustajana neuvotteleva virkamies Petri Syrjänen ja JHTT-yhdistyksen hallitus: kaupunginreviisori Pirjo Hakanpää pj, ylitarkastaja Juha Pekka Niemi vpj, ylitarkastaja Klaus Krokfors, JHTT-tilitarkastaja Juha Tuohimäki, tarkastuslautakunnan sihteeri Oiva Virta, JHTT-tilintarkastaja Eero Prepula ja toimitusjohtaja Raija Porokka-Maunuksela. Yhdistyksen vuosikokous pidettiin 26.5.2003 Helsingissä. Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin tuolloin Klaus Krokfors, varapu- 13

JOHDANTO heenjohtajaksi Raija Porokka-Maunuksela ja muiksi hallituksen jäseniksi: tarkastusjohtaja Pirjo Hakanpää, partner Aatos Hallipelto, kamreeri Pentti Katavisto, kehityspäällikkö Oiva Myllyntaus sekä JHTT-tilintarkastaja, kehityspäällikkö Juha Tuohimäki. Projektin johtoryhmä kokoontui kaikkiaan kuusi kertaa. Johtoryhmän sihteerinä toimi projektipäällikkö Tarja Vilmunen. Projektin käytännön tehtävien tukemiseksi asetettiin johtoryhmän jäsenistä pienempi kolmen hengen työryhmä, johon kuuluivat johtoryhmästä Raija Porokka-Maunuksela, Juha Tuohimäki ja Oiva Virta. Projektin työryhmä kokoontui projektin aikana neljä kertaa. Projektista on valmistunut kaksi osaraporttia. 1. osaraportin liitteenä on luonnos JHTTtilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmästä. Luonnos lähetettiin tammikuussa 2003 lausuntokierrokselle muun muassa JHTT-yhteisöihin. Luonnosta muokattiin saatujen palautteiden pohjalta ja suunnitelma JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmästä on projektin 2. osaraportin liitteenä. Tämän JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisprojektin loppuraportissa kerrataan lyhyesti projektin tavoitteet ja toimenpiteet sekä kuvataan toteutettuja koulutuksellisia laaduntarkastuksia, niiden tuloksia, tarkastuksista saatuja palautteita ja johtopäätöksiä. Luvussa viisi esitetään toimenpide-ehdotuksia JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisestä. 14

PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS 2. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS Projektin päätavoitteena oli suunnitella ja rakentaa JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmä, joka täyttää EU:n komission lakisääteisille tilintarkastajille suosittelemat laadunvarmistuksen minimivaatimukset (Euroopan yhteisöjen komission suositus 2001/256/EY). Suosituksen käyttöönottoa ja soveltamista käytännössä EU:n jäsenmaissa seurataan ja mikäli laadunvarmistusta ei ole toteutettu tyydyttävästi vuoden 2003 loppuun mennessä, komissio harkitsee direktiivin tai asetuksen antamista. Komissio antaa suosituksia muun muassa laadunvarmistusjärjestelmän soveltamisalasta, menetelmistä, tarkastuksen kattavuudesta ja tarkastettavien valinnasta, laaduntarkastuksen laajuudesta, järjestelmän julkisesta valvonnasta ja raportoinnista, kurinpidollisista toimista, salassapitovelvollisuudesta, laaduntarkastajien pätevyydestä, riippumattomuudesta ja objektiivisuudesta. Projektin 2. osaraportin liitteessä olevaan laadunvarmistusjärjestelmän suunnitelmaan on liitetty vertailu komission suosituksesta ja JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän suunnitelmasta. Suunnitelman mukaisesti toteutettu laadunvarmistusjärjestelmä ei kaikilta yksityiskohdiltaan vielä täytä EU:n komission suositusta. Järjestelmän jatkokehittämisessä tulee huomioida myös komission mahdollisesti myöhemmin antaman direktiivin tai asetuksen vaatimat muutokset. Lakisääteinen tilintarkastus on se tilintarkastuksen osa-alue, josta säädetään laissa. On kuitenkin huomattava, että lakisääteisellä tilintarkastuksella tarkoitetaan EU-yhteyksissä ja JHTT-tilintarkastajia koskevassa lainsäädännössä eri asioita. JHTT-tilintarkastajien osalta komission suositukset tulevat sovellettavaksi vain tilintarkastuslain 14 :n mukaisissa tapauksissa eli silloin, kun JHTT-tilintarkastaja on valittu kuntaenemmistöisen osakeyhtiön tilintarkastajaksi HTM-tilintarkastajan sijasta. Projektin lähtökohtana on kuitenkin ollut rakentaa koko JHTT-kenttää palveleva laadunvarmistusjärjestelmä, joka täyttäisi ennakoivasti EU komission suosituksen keskeiset kohdat. Laadunvarmistusjärjestelmä koostuu laadun tukihenkilöiden laaduntarkastuskäynneistä ja laatukoulutuksesta. JHTT-laadunvarmistusjärjestelmän organisaatioon kuuluu järjestelmästä vastaava toimielin ja laadun tukihenkilöt. 15

PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS Projekti oli jaettu toiminnallisesti projektisuunnitelmassa kolmeen vaiheeseen, jotka olivat: 1. vaihe: Käynnistys ja suunnittelu 2. vaihe: Laadunvarmistusjärjestelmän toteutus ja laadun tukihenkilöiden koulutus 3. vaihe: Pilotointi ja järjestelmän kehitys 2.1. Käynnistys ja suunnittelu Projektin ensimmäiseen vaiheeseen kuului hyväksytyn projektin tehtäväsuunnitelman mukaisesti luonnoksen laatiminen JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän toteutussuunnitelmasta. Suunnittelujaksoon sisältyi myös laadun tukihenkilöiden valinta. Projektipäällikkö lähetti JHTT-yhteisöiden toimitusjohtajille 21.10.2002 päivätyn tiedotekirjeen, jossa tiedusteltiin ko. yhteisön ehdotusta laadun tukihenkilöksi/tukihenkilöiksi. Valittavien tukihenkilöiden kriteereiksi asetettiin: JHTT-yhdistyksen jäsenyys 3-5 vuoden kokemus toimimisesta JHTT-tilintarkastajana riittävä käytännön tarkastuskokemus kiinnostusta ja halua osallistua laadun tukihenkilöiden koulutukseen ja laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseen hyvät yhteistyötaidot Laadun tukihenkilöiksi ehdotettiin tai ilmoittautui yhteensä 13 JHTT-tilintarkastajaa. Projektin johtoryhmä valitsi projektipäällikön ehdotuksesta 29.11.2002 kokouksessaan seuraavat JHTT-tilintarkastajat laadun tukihenkilöiksi: JHTT-tilintarkastaja Erkki Eskola (JHTT, HTM) Leena Flinck (JHTT) Elina Hämäläinen (JHTT, HTM, KHT) Pentti Kananoja (JHTT, KHT) Kaj Kiljander (JHTT, KHT) Ilkka Koutaniemi (JHTT) Esko Säilä (JHTT) Sirpa Toriseva (JHTT, HTM) Urpo Vainionpää (JHTT) toimipaikka Tampereen kaupunki Oy Audiator Ab SVH Julkistarkastus Oy KPMG Kunta Oy Suomen Kuntatarkastus Oy Oulun kaupunki KPMG Kunta Oy Oy Audiator Ab Helsingin kaupunki 16

PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS Heidän lisäkseen projektin johtoryhmä valitsi 14.3.2003 Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuspäällikkö Erkki Pitkäsen laadun tukihenkilöksi, jotta laadunvarmistusjärjestelmään saataisiin myös valtion hallinnossa toimivista JHTT-tilintarkastajista edustaja. Valituista laadun tukihenkilöistä Urpo Vainionpää perui koulutuspäiville osallistumisensa, eikä sen vuoksi voinut osallistua koulutuksellisten laaduntarkastusten suorittamiseen. Projektin ensimmäisestä vaiheesta on valmistunut 1. osaraportti. Raportti hyväksyttiin johtoryhmän kokouksessa 16.12.2002 ja lähetettiin valtiovarainministeriöön 8.1.2003. 2.2. Suunnitelma laadunvarmistusjärjestelmäksi ja tukihenkilöiden koulutus Projektin toisen vaiheen tehtäväkokonaisuuteen kuuluivat laadunvarmistussuunnitelman käsittely sidospiireissä ja suunnitelman muutosten käsittely, yleinen koulutustilaisuus, laaduntarkastuksen lomakkeiden suunnittelu, laatuohjeistus ja tukihenkilöiden koulutus. Projektin johtoryhmä hyväksyi 16.12.2002 kokouksessa suunnitelmaluonnoksen JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmäksi. Luonnos lähetettiin 23.1.2003 kommentoitavaksi keskeisille sidosryhmille. Luonnoksesta ovat antaneet kommentteja Helsingin kaupungin tarkastusvirasto, Julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunta (JHTT-lautakunta), JHTT-tilintarkastaja Jarmo Lohi, Tampereen kaupungin tarkastustoimi, Oy Audiator Ab, Suomen Kuntaliitto, SVH Julkistarkastus Oy, Valtiontilintarkastajain kanslia ja valtiovarainministeriö. Lähes kaikki kommentinantajat pitivät JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmän kehittämistä erittäin tärkeänä. Luonnoksen yksityiskohtiin tehtiin useita muutosehdotuksia. Saaduista kommenteista projektipäällikkö laati yhteenvedon joka sisältää myös projektipäällikön muutosehdotukset suunnitelmaluonnokseen. Yhteenveto ja muutosehdotukset on käsitelty johtoryhmän kokouksessa 14.3.2003. Johtoryhmä hyväksyi 10.4.2003 suunnitelman JHTT-laadunvarmistusjärjestelmän periaatteista. Projektin tavoitteena oli järjestää yhteistyössä JHTT-yhdistyksen kanssa laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä yleinen koulutustilaisuus JHTT-yhdistyksen ylimääräisen kokouksen yhteyteen helmikuussa 2002. Koulutustilaisuuden järjestämisestä luovuttiin aikapulan vuoksi. Laadun tukihenkilöille pidettiin koulutuspäivät 23.-24.4.2003 Helsingissä. Projektin johtoryhmä valitsi tarjousten perusteella kouluttajaksi Oy Inreviso Ab:n. Kouluttajana toimi johtava konsultti Eila Koivu, CIA, CCSA, CFE, CISA. Koulutuspäivillä käytiin läpi suunnitelma JHTT-tilintarkastajien laadunvarmistusjärjestelmästä, laaduntarkas- 17

PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS tuksen työlomakkeet ja käytännön ryhmätyöharjoitukset. Koulutuspäivien lisäksi tukihenkilöiden koulutukseen kuului harjoituslaaduntarkastuskäynti. Harjoituskäyntikohteina olivat ne laadun tukihenkilöt, joilla oli tässä raportissa tarkoitettuja lakisääteisiä tilintarkastuksia. Tällaisia tukihenkilöitä oli yhteensä viisi. Laaduntarkastukseen liittyvän ohjeistuksen kehitystyö on aloitettu kehittämällä laaduntarkastuksen työlomakkeet. Projektipäällikkö laati yksittäisen JHTT-tilintarkastajan toimeksiantokohtaiseen laaduntarkastukseen liittyvät työlomakkeet. Työlomakkeiden pohjana on ollut tilintarkastuslaki, kuntalaki, JHTT-lautakunnan ohjeet ja tilintarkastusalan suositukset, erityisesti JHTT-yhdistyksen julkaisema Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa. Projektipäällikkö tutustui myös HTM-tilintarkastajien laadun tuki- ja varmennusjärjestelmän työlomakkeisiin. Työlomakkeiden sisältöä on työstetty projektin työryhmässä. Kommentteja lomakkeiden sisällöstä on saatu myös Tampereen yliopiston yliassistentti Jarmo Vakkurilta. Työlomakkeita työstettiin edelleen laadun tukihenkilöiden koulutuspäivillä. Projektin aikana käytettävät työlomakkeet liitteenä 1. Koulutuspäivillä käytiin läpi myös luonnos laadun tukihenkilön salassapitosopimuksesta. Luonnoksen pohjana on sisäisten tarkastajien laadunvarmistusjärjestelmässä käyttämä salassapitosopimus. Työlomakkeet koostuvat seuraavista lomakkeista: 1) Kartoituslomake Kartoituslomakkeen avulla laadun tukihenkilö saa taustatietoja tarkastettavasta ja lomakkeella pyritään myös selvittämään tarkastettavan työn nykyisen laadun valvonnan taso. Kartoituslomake lähetetään tarkastettavalle noin kaksi viikkoa ennen tarkastusta ja tarkastettava palauttaa lomakkeen laadun tukihenkilölle noin viikkoa ennen sovittua tarkastusajankohtaa. Kartoituslomakkeessa tai sen liitteenä on luettelo tarkastettavan kolmen edellisvuoden tarkastuskohteista ja niiden %-osuudet tarkastettavan työajasta. Näistä laadun tukihenkilö voi tehdä valinnan laadun tarkastuskohteeksi. Tarkastettava voi esittää lomakkeella myös toivomuksensa laadun tukihenkilölle aiheista, joita toivoisi käsiteltävän laaduntarkastuksen yhteydessä. 2) Toimeksiantokohtainen lomake Toimeksiantokohtaisen lomakkeen kysymysten kautta käydään tarkastuksen yhteydessä läpi tarkastusprosessin vaiheet. Toimeksiantokohtainen lomake on projektin aikana työstetty kunnan ulkoisia tarkastuksia silmälläpitäen. Osiot käydään läpi kysymysten vastausjaottelulla kyllä/ei/ei sovellu toimeksiantoon. Lisäksi kunkin kysymyksen jälkeen tukihenkilö voi kirjata lisätietoja ja perusteluja johtopäätöksestään. 18

PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS 3) Raporttilomake Laadun tukihenkilö kokoaa kartoituslomakkeella ja toimeksiantokohtaisella lomakkeella sekä keskusteluissa saamansa tiedot johtopäätöksinään raporttilomakkeelle. Raporttilomakkeen yleinen osio kartoittaa JHTT-tilintarkastajan nykyisen (esim. JHTTyhteisön sisäistä) laadunvalvonnan tasoa ja toimeksiantokohtainen osio käsittelee tarkastuksen kohteena olleen yksittäisen toimeksiannon tarkastusprosessin laatua. Lomakkeella kerätään myös tarkastettavien palautetta laadunvarmistusjärjestelmän jatkokehitykseen. Raporttilomakkeella on tukihenkilön ehdotus laaduntarkastuksen päätöksestä. Jatkossa raporttilomake lähetetään yksilötiedot poistettuna päätösvaltaiselle toimielimelle. Raporttilomakkeessa laaduntarkastuksen tulos jaotellaan välttävä/hyvä/erinomainen -jaottelulla. Lisäksi kunkin laadun osion kohdalla tukihenkilö voi antaa kehittämis- ja toimenpide-ehdotuksia. Projektin toisen vaiheen jälkeen valmistui 2. osaraportti. Johtoryhmä päätti 10.4.2003, että 2.osaraportti lähetetään johtoryhmän jäsenille kommentoitavaksi sähköpostin välityksellä. Projektipäällikkö lähetti osaraportin 20.5.2003 johtoryhmän jäsenille. Osaraportin tekstiin tehtiin muutamia teknisiä korjausehdotuksia, jotka projektipäällikkö toteutti. 2. osaraportti lähetettiin 26.5.2003 valtiovarainministeriöön. 2.3. Pilotointi ja järjestelmän kehittäminen Projektin kolmannen vaiheen tehtävinä olivat laaduntarkastusten pilotoinnin organisointi ja toteutus sekä yhteenvedon tekeminen pilottikokemusten pohjalta, järjestelmän kehittämisehdotukset ja loppuraportin laadinta. Seuraavaksi tarkastellaan toteutettuja laaduntarkastuksia, tuloksia ja palautteita sekä järjestelmän kehittämisehdotuksia. 19

20

LAADUNTARKASTUKSET 3. LAADUNTARKASTUKSET 3.1. Yleistä Projektin johtoryhmä päätti 14.3.2003 kokouksessaan, että projektin aikana tehdään vain koulutuksellisia käyntejä, jotka jakautuvat 1) laadun tukihenkilöiden koulutukseen liittyviin tukihenkilöiden kesken tehtäviin käynteihin ja 2) tukihenkilöiden suorittamiin käynteihin vapaaehtoisesti laadunvarmistukseen ilmoittautuneiden JHTT-tilintarkastajien luona. Näistä laadun tarkastuksista ei annettu erillistä päätöstä, mutta osallistuminen järjestelmän kehittämistyöhön otetaan luonnollisesti huomioon kun varsinaiset laadun tarkastukset aloitetaan. Laadun tukihenkilöiden keskinäiset tarkastuskäynnit liittyvät heidän koulutukseensa, eikä niistä maksettu tarkastusmaksuja eikä tukihenkilöille korvausta. Projektin johtoryhmä päätti 10.4.2003, projektipäällikön esityksestä, pyytää JHTT-yhdistyksen hallitusta ottamaan huomioon tarvittavan rahoituksen yhdistyksen talousarviossa laadun tukihenkilöiden kustannusten kattamiseksi vapaaehtoisesti ilmoittautuneiden tilintarkastajien koulutuksellisten käyntien osalta. JHTT-yhdistyksen hallitus hyväksyi hakemuksen. Järjestelmäluonnoksessa esitetty ristiintarkastamisen mahdollisuus, eli käytäntö, jossa kilpailevan JHTT-yhteisön palveluksessa oleva, laadun tukihenkilönä toimiva JHTTtilintarkastaja, suorittaisi laaduntarkastuksen kilpailevan yhteisön tilintarkastajan luona, nähtiin jo luonnoksesta tulleissa kommenteissa erittäin ongelmalliseksi toteuttaa. Laadun tukihenkilöitä valitessa tämä seikka ei ollut tullut merkittävästi esille. Laaduntarkastusten pilottiluonteen ja järjestelmän testaustarpeiden vuoksi päädyttiin siihen, että tukihenkilöiden väliset ja varsinaiset pilottilaaduntarkastukset suorittaisivat ne tukihenkilöt, jotka eivät ole tällä hetkellä JHTT-yhteisön palveluksessa. Laadun tukihenkilöinä toimivat päätöksen mukaisesti Tampereen kaupungin kaupunginreviisori Erkki Eskola, Oulun kaupungin tarkastuspäällikkö Ilkka Koutaniemi ja Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuspäällikkö Erkki Pitkänen. Poikkeuksena yleislinjauksesta tilintarkastaja Leena Flinck suoritti yhden laadun tukihenkilön laaduntarkastuksen. 21

LAADUNTARKASTUKSET Projektisuunnitelman mukaisesti projektin aikana suoritetut vapaaehtoiset laaduntarkastukset kohdistuivat lakisääteistä tarkastusta suorittaviin yksittäisiin JHTT-tilintarkastajiin tarkastusprosesseihin. JHTT-yhteisöjen laadunvarmistuksia ei projektin aikana suoritettu. Projektin aikana saadut kokemukset ja palautteet ovat siis tulleet kuntien, kuntayhtymien ja seurakuntien ulkoisesta tarkastuksesta. Projektin aikana suoritettiin 5 laadun tukihenkilöiden koulutukseen liittyvää tarkastusta ja 10 pilottilaaduntarkastusta laaduntarkastukseen vapaaehtoisesti ilmoittautuneiden JHTT-tilintarkastajien luona. Laaduntukihenkilöiden tarkastusparit sovittiin tukihenkilöiden kesken. Tarkastuksiin vapaaehtoisesti ilmoittautuneet JHTT-tilintarkastajat saivat valita edellä mainituista kolmesta laadun tukihenkilöstä oman tarkastajansa. Suurin osa ilmoittautuneista ilmoittivat toiveensa tietystä tarkastajasta. Kaksi tilintarkastajaa ei ilmoittanut toivettaan ja kaksi ilmoitti, että heille käy kuka tahansa tukihenkilöistä. Näiden tarkastusten osalta laadun tukihenkilövalinnan suoritti projektipäällikkö. Taulukko 1: Suoritetut laaduntarkastukset Laadun tukihenkilö Erkki Eskola Ilkka Koutaniemi Erkki Pitkänen Leena Flinck Tukihenkilöiden koulutuksellisia laaduntarkastuksia (kpl) 1 2 1 1 JHTT-tilintarkastajien pilottilaaduntarkastuksia (kpl) 5 3 2 - Kaikki vapaaehtoiset tarkastettavat ja tarkastetut laadun tukihenkilöt olivat jonkin JHTT-yhteisön palveluksessa. Tarkastettavia oli viidestä eri JHTT-yhteisöstä. Maantieteellisesti tarkastukset jakaantuivat eri puolelle Suomea. Tarkastettavista kolmella oli myös KHT-tutkinto ja kahdella HTM tutkinto. Yhdellä tarkastetuista oli JHTT, HTM ja KHT-auktorisoinnit. Tarkastettavista kaikki olivat päätoimisia tilintarkastajia. Yksi tarkastetuista toimi sivutoimenaan ulkoisena tarkastajana. Toimeksiantokohtaiset tarkastukset kohdistuivat yhtä lukuun ottamatta toimeksiantoihin, joissa tarkastettava oli vastuullisena tilintarkastajana. Laaduntarkastukset suoritettiin aikavälillä 26.6. 5.9.2003. Projektin aikana toteutettavien kaikkien laaduntarkastusten sisältönä oli vuorovaikutteinen ja keskusteleva linja, jotta tarkastuksista saataisiin mahdollisimman paljon materiaalia järjestelmän jatkokehittämistyöhön. Laaduntarkastuksissa keskityttiin arvioimaan JHTT-tilintarkastajan tarkastusprosessin audit trailia. Tarkastusprosessia lähestyttiin sen suunnitelmallisuuden, olennaisuuden ja tarkastettavuuden näkökulmasta. 22

LAADUNTARKASTUKSET Laaduntarkastusten laatukriteereiksi sovittiin tarkastuksen suorittavien laadun tukihenkilöiden kanssa, että substanssikysymyksiin ei käynneillä mennä, päälinjoina on oleellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusnäkökulmat. Uusintatarkastus -suositus sovittiin annettavaksi järjestelmän kokeiluaste huomioiden vain niissä tapauksissa, joissa asiapapereita ei löydy. Projektipäällikkö lähetti tarkastettaville kesäkuun alussa tiedon laadun tukihenkilöstä ja hänen yhteystietonsa sekä taustatietoa tulevasta laaduntarkastuksesta. Tarkastettaville lähtenyt tiedote liitteenä 2. Tiedotteen mukana lähetettiin kaikki laaduntarkastukseen liittyvät lomakkeet tarkastettavalle tutustumista varten. Lomakkeiden tarkoituksesta ja tavoitteista löytyi myös tietoa tiedotteesta. Tukihenkilö ja tarkastettava sopivat tarkastusajankohdan. Tarkastukset kestivät keskimäärin viisi tuntia. Tarkastusten kestoon vaikutti osaltaan yhteinen aikatavoite (noin neljä tuntia/tarkastus). Tarkastuksissa käytiin keskimäärin kaksi tarkastuskohdetta läpi. Joissakin tapauksissa valittu tarkastuskohde oli niin suuri, että muita tarkastuskohteita ei aikarajauksen vuoksi voitu ottaa mukaan tai tarkastettavalla ei ollut kuin yksi lakisääteinen JHTT-tilintarkastuskohde. Tarkastuksissa oli mukana myös kolmen tilintarkastuskohteen tarkastuksia. Yleensä näissä oli mukana vähintään yksi pienempi toimeksianto (2-4 tarkastuspäivää/vuosi.) Tarkastuksen jälkeen laadun tukihenkilöt lähettivät täytetyt tarkastuslomakkeet projektipäällikölle. Lomakkeet oli mahdollista palauttaa myös sähköpostilla. Osa tarkastettavien palautteista oli liitettynä tarkastuslomakkeisiin, osa tarkastettavista palautti palautelomakkeen tarkastuksen jälkeen suoraan projektipäällikölle sähköpostin välityksellä. Laadun tukihenkilölle ei jäänyt tarkastuksesta mitään asiapapereita. Lomakkeet lähetettiin projektipäällikölle ja kopiot lomakkeista jätettiin tarkastettavalle, tarkastettavan niin halutessa. Tarkastettavalle jäi myös laadun tukihenkilön ennen laaduntarkastustapahtumaa allekirjoittama salassapitosopimus. Projektin aikana toteutettujen laaduntarkastusten vaiheet: ENNAKKOINFORMAATIO, VAPAAEHTOISET TARKASTETTAVAT Projektipäällikkö lähetti ennakkoinformaatiota JHTT-tilintarkastajille laaduntarkastuksista. Vapaaehtoisten tarkastettavien ilmoittautuminen. TUKIHENKILÖIDEN VALINTA Laaduntarkastukseen ilmoittautuneet valitsivat laadun tukihenkilön. Valinnasta ilmoitettiin projektipäällikölle. Projektipäällikkö ilmoitti laadun tukihenkilöille tarkastuskohteet. 23

LAADUNTARKASTUKSET LAADUNTARKASTUKSEEN LIITTYVÄ INFORMAATIO Projektipäällikkö lähetti tarkastettavalla tarkastuksessa käytettävät lomakkeet ja keskeiset laatukriteerit tiedoksi. TARKASTUSAIKA JA -PAIKKA Tarkastettava ja laadun tukihenkilö sopivat keskenään tarkastuksen ajankohdan ja paikan. LAADUNTARKASTUS Laadun tukihenkilö allekirjoitti salassapitosopimuksen ennen tarkastuksen aloittamista. Tarkastus suoritettiin käyttäen laaduntarkastukseen tehtyjä työlomakkeita. LAADUN TUKIHENKILÖN RAPORTTI Tukihenkilö lähetti tarkastuslomakkeet projektipäällikölle. Projektipäällikkö teki yhteenvedon tarkastuksista. HAASTATTELUT Projektipäällikkö haastatteli laadun tukihenkilöt ja kahdeksan tarkastetuista. Palautteista koottiin yhteenveto loppuraporttiin. LASKUTUS Tukihenkilöt laskuttivat tarkastuspalkkion ym. JHTT-yhdistyksen hallituksen päätökseen perustuen JHTT-yhdistykseltä. Lasku lähetettiin projektipäällikölle, joka suoritti asiatarkastuksen ja lähetti laskun edelleen JHTT-yhdistyksen rahastonhoitajalle. MERKINTÄ LAADUNTARKASTUSLUETTELOON Laaduntarkastuksista ei annettu virallista päätöstä laadunvalvontatoimielimen puuttuessa. Tarkastukset kirjattiin erilliseen luetteloon. 24