Käyttöönottostrategia Kansallisen tulorekisterin perustamishanke
Dokumentin käyttötarkoitus Tämä dokumentti sisältää tulorekisterihankkeen käyttöönoton yleiskuvauksen aikataulun hankkeen käyttöönottojen periaatteet ja linjaukset. Dokumentti antaa suuntaviivat ja yleisperiaatteet tarkempaa käyttöönottosuunnitelmaa ja käyttöönoton tehtäväsuunnittelua varten. Käyttöönottostrategia perustuu Verohallinnon yleisiin käyttöönottolinjauksiin, eri osapuolien kokemuksiin mm. muissa hankkeissa ja yleisesti tunnettuihin hyviin käytäntöihin. 2
Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 3
Tulorekisterin käyttöönotto 1/2 Käyttöönotto sisältää Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen päivitetyn suunnitelman mukaisesti kolmessa vaiheessa toteutettavan tulorekisterijärjestelmän sidosryhmien teknisten yhteyksien ja sidosryhmien sekä kansalaisten sähköisen asiointipalvelun tuotantoon ottamisen Tulorekisteriyksikön toiminnan käynnistämisen ja käynnistämiseen liittyvien teknisten tukitoimintojen käyttöönoton. Kattavalla ja etupainotteisella suunnittelulla sekä valmistautumisella varmistamme, että uuden järjestelmän ja prosessien käyttöönotot tapahtuvat mahdollisimman sujuvasti ja korkealla palvelutasolla.
Tulorekisterin käyttöönotto Riippuvuudet ja osaprojektit 2/2 Tulorekisterin toteutusprojekti, Palkat ja integraatiot sidosryhmätestaus tuotannon aloitus sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun siirto Tulorekisterin toteutusprojekti, toisen vaiheen tiedon käyttäjät sidosryhmätestaus tuotannon aloitus Palkat-projektin kehitystyöt sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun siirto Tulorekisterin toteutusprojekti, Etuudet sidosryhmätestaus tuotannon aloitus sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun siirto Sidosryhmien projektien valmiusaste vaikuttaa koko kokonaisuuden käyttöönottoon. Liiketoimintamuutokset-projekti Tulorekisteriyksikkö-projekti Varmenneratkaisu-projekti Digi3-projekti
Käyttöönottojen vaiheistus Palkansaaja Etuustulon saaja Työnantajat 2019 Etuuden maksajat 2021 2019 2021 Tulorekisteri 2019&21 2019&21 2019&21 2019&21 2020-21 2020-21 Kela Tiedon käyttäjät Työeläkelaitokset ja ETK Työllisyysrahasto* Verohallinto Ahvenanmaa** Työttömyyskassat 2020-21 Vahinkovakuutusyhtiöt 2020-21 2020-21 Kunnat ja kuntayhtymät 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2021 *** TEM:n hallinnonala Työsuojeluviranomaiset Tilastokeskus Tapaturmavakuutuskeskus Potilasvakuutuskeskus Ulosotto Palkkatietojen käyttäjät 2020 * Aikuiskoulutusetuudet v. 2020 ** Ahvenanmaan maakunta, sen viranomaiset ja kunnat *** 2021 Eläkkeet ja etuudet (tuottajat ja käyttäjät) 1/3
Käyttöönottojen vaiheistus 2/3 Kansallisen tulorekisterin perustamishanke on jaettu kolmeen toteutus- ja käyttöönottokokonaisuuteen Palkat ja integraatiot - käyttöönotto 1.1.2019 Palkat ja integraatiot, toisen vaiheen käyttäjät - käyttöönotto 1.1.2020 Etuudet - käyttöönotto 1.1.2021 Hankkeen vaiheistuksella vähennetään riskejä, kun kaikkia toimintoja ja palveluita ei oteta yhdellä kertaa käyttöön. Palkkojen käyttöönottokokonaisuus vaiheistettiin, ja myös etuuksien käyttöönottokokonaisuus vaiheistetaan.
1.1.2020 käyttöönoton vaiheistus ja virstanpylväät Ennen 1.1.2020 käyttöönottoa mahdollistetaan tuotannossa tapahtuvat toiminnot ja kasvavat volyymit 9/2019 Palkkatiedon käyttäjien profiilit ja roolit tietolupien tekeminen 10 11/2019 Palkkatiedon käyttäjien käyttäjien ja pääkäyttäjien luvitus sähköisessä asioinnissa varmenteet 12/2019 Käyttöönoton tehtävien käynnistys, tuotantokatko ja savutestaus 1.1.2020 GO LIVE palkkatietojen uudet käyttäjät tulorekisterin vuosimuutokset Palkat-kehitystöiden käyttöönotot viedään tuotantoon erillisinä julkaisuina 3/3
Käyttöönoton laajuus Käyttöönoton laajuuteen sisältyvät sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton edellyttämien ympäristöjen toteutus sidosryhmätestaus, jonka tavoitteena on testata teknisen rajapinnan toimivuus tiedon tuottajan ja tiedon käyttäjän* näkökulmasta käyttöönoton ja tuotannon prosessien ja palveluiden koestaminen sidosryhmätestauksessa käyttöönoton suunnittelu ja suunnitelman mukaisten käyttöönoton tehtävien läpivienti mukaan lukien savutestaus tuotantoympäristössä käyttäjien asiakaspalvelumallin käyttöönotto toiminnan edellyttämän organisaation käynnistäminen. 1/2 * 1.1.2020 käyttöönotto
Käyttöönoton laajuus 2/2 Käyttöönottoon sisältyy seuraavien kokonaisuuksien suunnittelu ja toteutus: Toiminnan muutokset Koulutus ja viestintä Sidosryhmätestaus- ja tuotantoympäristöjen luonti ja tuotantoon siirrot Laitteistot sekä tietojärjestelmät Käyttöönoton ja tuotannon harjoitukset Käyttöönoton ja tuotantotoiminnan normaali- ja kriisitilanteiden harjoitusten suunnittelu ja läpivienti Tuotannon suunnittelu Toiminnan, sopimushallinnan, tietovirtojen ja eräajotuotannon suunnittelu Savutestaus Toiminnan ja tietojärjestelmien rajoitettu kokeilu ennen yleisen tuotantoluvan antamista Tuotannon tuki Tuotannon tuki on käyttöönoton vastuulla liiketoiminnan tukeen ja sovellushallintaan siirtoon saakka Liiketoiminnan tuki ja sovellushallintaan siirto Vastuu toteutetusta kokonaisuudesta siirretään Tulorekisteriyksikölle ja Verohallinnon Kehitys- ja tietohallintoyksikön tulorekisteriryhmälle käyttöä, ylläpitoa ja kehittämistä varten Turvallisuuslausunto Verohallinnon Turvallisuus- ja riskienhallintayksiköltä lausunto tuotantovalmiuden saavuttamisesta päätöksentekoa varten Valmiusarviointi Arvioidaan päätöksentekoa varten, onko sidosryhmätestauksen valmius sekä tuotantovalmius saavutettu. Sisältää arvion sidosryhmien valmiudesta sekä arvion hankkeen sisäisestä valmiudesta toiminnalliselta ja tekniseltä kannalta.
Laadunvarmistus ja riskien minimointi 1/3 Seuraavilla toimilla minimoidaan käyttöönottojen riskejä ja varmistetaan palvelun laatu: Auditoinnit Käyttöönoton suunnitelmille tehdään hankkeen ulkopuolisen toimijan auditointi. Järjestelmäkokonaisuudelle tehdään ulkoisen toimijan tietoturva- ja koodiauditointi ennen sidosryhmätestauksen aloittamista ja ennen tuotantokäytön aloittamista. Automaatiotestaus Automatisoidulla testauksella minimoidaan mahdolliset virheet, joita manuaalitestauksessa voisi tulla. Testiautomaatio vapauttaa resursseja enemmän lisäarvoa tuottaviin toimintoihin. Esimerkiksi testauksen asiantuntijat voivat keskittyä työhön, jota ei voi automatisoida, kuten kokeelliseen testaukseen, testattavuusanalyyseihin, testitapausten ja tehtävälistan uudelleen jäsentelyyn ja jatkokehitykseen. Koulutukset ja tukitoiminnot Tulorekisteriyksikölle ja sidosryhmille järjestetään koulutuksia ja tukea toteutukseen, testaukseen ja käyttöönottoon hankkeen toteutusprojektien aikana.
Laadunvarmistus ja riskien minimointi 2/3 Savutestaus Savutestaus suoritetaan aina ennen jokaista version julkaisua. Ennen tuotantokäytön aloitusta suoritetaan tuotannon savutestaus. Suorituskykytestaus Järjestelmäkokonaisuudelle tehdään suorituskykytestaus, jolla selvitetään maksimisuorituskyky, laitteistotarve ja kuormituksen sieto sekä tunnistetaan järjestelmän mahdolliset pullonkaulat. Suorituskykyä testataan säännöllisesti toteutusvaiheen aikana sekä erikseen vielä ennen sidosryhmätestauksen ja tuotannon aloitusta.
Laadunvarmistus ja riskien minimointi Tietoturva Hankkeessa käytetään Microsoftin Security Development Lifecycle -mallia (SDL), millä varmistetaan tietoturva järjestelmän kehitystyössä. Kehittäjien, testaajien, tietoturvahenkilöiden ja ympäristöasiantuntijoiden säännöllisten tietoturvakoulutusten suorittamista (mm. SDL) seurataan vuosittain. 3/3 Ulkoinen testaus ja testauksen laajuus Järjestelmäkokonaisuus on hankkeen sisäisen testauksen lisäksi ulkoisten sidosryhmien testattavana yhdeksän kuukautta ennen tuotantokäytön aloittamista, millä varmistetaan järjestelmän mahdollisimman kattava ja laaja testaus. Valmiusasteen arvioinnit Toteutuksen, testauksen ja käyttöönoton valmiutta arvioidaan sekä projektin sisäisesti että sidosryhmien osalta. Yhteistyö sidosryhmien kanssa Sidosryhmien kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä eri osa-alueilla sekä hankkeen aikana että tuotantovaiheessa. Tiedon tuottajat ja tiedon käyttäjät nimeävät yhteyshenkilöt mm. seuraaviin osa-alueisiin: testaus, viestintä, juridiset asiat, käyttöönotto.
Käyttöönoton eteneminen Sidosryhmätestaus, käyttöönotto 2019-2020 Kuukautta käyttöönottoon RAJAPINTOJEN JULKAISU NYT KÄYTTÄJIEN TIETOLUVAT GO LIVE -ARVIOINTI SIDOSRYHMÄ- TESTAUS- SUUNNITELMA KÄYTTÖÖN- OTTOSTRATEGIA KÄYTTÄJIEN PÄÄKÄYTTÄ- JIEN LUVITUS TUOTTAJIEN TUOTANTO- VARMENTEET GO LIVE 2/2 Ohjausryhmät Toteutussprintit Käyttöönoton suunnittelu Valmiusarviointi (sisäinen toteutus, testaus, tuotanto) Pilottitestaus (käyttöönotto 2019) Rajapinnat Koulutukset, tiedotus (sidosryhmät, Tulorekisteriyksikkö) Sidosryhmätestaus Substanssi TRV Tuottajat&käyttäjät käyttöönoton tiedotus Sidosryhmätestaus ja testauksen tuki (rajapinnat) Valmiusarviointi (sidosryhmät: toteutus, testaus, tuotanto) Hyväksymistestaus Sidosryhmätestaus ja testauksen tuki (sähköinen asiointi) Tietoturva-auditoinnit ja suorituskykytestaus Jäädytyskausi Käyttöönoton tehtävät/läpivienti Savutestaus Käyttöönoton tuki ja tuotannon vakiinnuttaminen Siirto sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun =sidosryhmätestaus HUOM. Alkaa käyttöönotto 1:n aikana ja jatkuu koko tulorekisterin elinkaaren ajan.
Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 15
Käyttöönoton suunnittelu Pääsuunnitelmat Käyttöönottostrategia (tämä dokumentti) käyttöönoton yleiset periaatteet, linjaukset ja ylätason aikataulu toimii ohjenuorana tarkemmille käyttöönoton suunnitelmille Käyttöönottosuunnitelma (yleiskuvaus) kuvaus käyttöönoton eri osa-alueista ja niiden valmistamisesta sekä valmistautumisesta käyttöönottoon esim. sovellukset, rajapinnat, liittymät, henkilöresurssit, riskit kummallekin käyttöönottokokonaisuudelle (Palkat ja integraatiot, Etuudet) tehdään oma käyttöönottosuunnitelmansa perustuu käyttöönottostrategian periaatteisiin ja linjauksiin toimii pohjana tarkemmalle tehtäväsuunnittelulle ja määrittää käyttöönoton tehtäväsuunnitelman laajuuden Käyttöönoton tehtäväsuunnitelma sisältää yksityiskohtaisten käyttöönottotehtävien kuvauksen: tarkan tason aikataulutus, vastuutahot tai -henkilöt, eri tehtävä- ja osa-alueiden riippuvuudet sisältää yksityiskohtaiset tehtävät ja linkitykset eri osa-alueiden käyttöönoton tehtäväsuunnitelmiin (esim. koodistot, asiakastiedot) toimii tilannehuoneen työkaluna käyttöönoton päätehtävien ja eri osa-alueiden tehtävien edistymisen seurannassa Käyttöönoton päätös- ja hallintamalli sisältää kuvauksen päätöksenteon eri tasoista ja sidosryhmätestaukseen ja käyttöönottoon liittyvät vastuurajaukset sekä päätöksentekovaltuudet Sidosryhmätestaussuunnitelma kuvaus sidosryhmien testauksesta ja sidosryhmien valmistamisesta sidosryhmätestaukseen Hyväksymistestaussuunnitelma kuvaus hankkeessa suoritettavan hyväksymistestauksen läpiviennistä Suorituskykytestaussuunnitelma kuvaus hankkeessa suoritettavan suorituskykytestauksen läpiviennistä ennen tuotantokäytön aloitusta
Käyttöönoton suunnittelu Muut suunnitelmat Koulutussuunnitelma ml. sidosryhmien koulutukset (testaus, käyttöönotto) Käyttöönoton hallintamalli Käyttöönoton tuen suunnitelma ja tukimalli Sidosryhmätestauksen tuen suunnitelma ja tukimalli Savutestaussuunnitelma Tuotannon suunnitelmat (eräajot/tietovirrat) Valmiusarviointi ml. sidosryhmien valmiusarviointi Käyttöönoton varautumissuunnitelma Käyttöönoton viestintäsuunnitelma
Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 18
Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton läpivienti Käyttöönotto viedään läpi tehtäväsuunnitelmien mukaisesti. Suunnittelun etenemistä toteutusprojektin aikana seurataan valmiusarvioinnilla säännöllisin ja määrämuotoisin raportointikeinoin viikoittaisissa tilannepalavereissa. Käyttöönottovaihe johdetaan ja tehtäväsuunnitelmien toteutumista seurataan perustamalla tilannehuone fyysinen tila, jossa käyttöönoton ohjausryhmä toimii käyttöönottovaiheen aikana päivittäisillä tilannepalavereilla (dailyt) hankkeen sisäiset tilannepalaverit tilannepalaverit sidosryhmien kanssa perustamalla tehtävien läpivientiä varten oma keskus (ns. dev center) fyysinen tila, jossa käyttöönoton tekniset vastuuhenkilöt toimivat käyttöönottovaiheen aikana. Käyttöönottovaiheessa varaudutaan asiakaspalvelun lisääntyvään tarpeeseen suunnitellaan uusien asiakkaiden tehostettu tuki käyttöönoton yhteydessä ja vakiinnuttamiskauden aikana.
Käyttöönoton läpivienti Valmiusarviointi 1/2 Valmiusarvioinnin avulla luodaan kokonaiskuva sidosryhmätestaus- ja tuotantovalmiudesta sekä arvioidaan ja priorisoidaan toimintojen kriittisyyttä. Valmiusarviointia tehdään säännöllisesti toteutuksen, sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton aikana määrämuotoisella lomakkeella sekä hankkeen sisäisesti että sidosryhmien osalta. Arvioinnin kohteet ovat toteutus testaus käyttöönotto. Päätökset käyttöönotosta voidaan tehdä, kun valmiusarvioinnin tulokset ovat positiivisia ja todetaan, että käyttöönotto on mahdollinen. Mikäli jotkin keskeisistä kysymyksistä tai tehtävistä ovat keskeneräisiä, se voi tietyin osin tarkoittaa sidosryhmätestauksen, käyttöönoton tai jonkin käyttöönotettavan osa-alueen sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton siirtämistä.
Käyttöönoton läpivienti Valmiusarviointi 2/2 Arvioitavia kokonaisuuksia ovat liiketoiminnan valmius esimerkiksi Tulorekisteriyksikkö, ohjeet, koulutus sidosryhmien valmius esimerkiksi toteutus, testaus, käyttöönotto, organisaatio ympäristöjen valmius esimerkiksi palvelimet, palomuurit, tietoliikenne tulorekisterijärjestelmän valmius tekninen ja toiminnallinen käyttöönoton organisaation valmius roolit, vastuut, toimintavalmius tukitoimintojen ja -prosessien valmius käyttöönoton ja tuotannon tuki suunnittelun valmius käyttöönotto- ja varautumissuunnitelmat tietoturva tuotantovalmius, tietoturva-auditoinnit, Turvallisuus- ja riskienhallintayksikön turvallisuuslausunto
Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 22
Eri osa-alueiden käyttöönottovastaavat/- koordinaattorit Käyttöönoton ja tuotannon tuki Käyttöönoton hallinta Käyttöönoton ja tuotannon tuki Tulorekisterihanke Sidosryhmät Toiminnalliset tiimit Käyttöönoton ohjausryhmä Tilannehuone Tiedon tuottajat Tekniset tiimit Perustietojen hallinta Tulorekisteriyksikkö Tiedon käyttäjät Tulonsaajat
Käyttöönoton hallinta Päätöksenteko Käyttöönotonaikaisia päätöksiä tehdään kunkin osapuolen omissa päätöksentekoelimissä tiedon tuottajat tiedon käyttäjät tulorekisterihanke. Tulorekisterihankkeen ohjausryhmä tekee tulorekisterin käyttöönottoon liittyvät päätökset. Päätöksenteko perustuu tulorekisterikokonaisuuden tuotantovalmiuden kokonaiskuvaan. Sisältää tiedon tuottajien ja käyttäjien valmiusasteen arvion. Lähellä käyttöönottohetkeä tai heti käyttöönoton jälkeen tarvittavat kiireelliset päätökset tekee hankejohtaja. Eskalointi tarvittaessa hankkeen ohjausryhmälle.
Lisätietoja: Terhi Holmström, terhi.holmstrom@vero.fi Henry Lindfors, henry.lindfors@vero.fi