Käyttöönottostrategia. Kansallisen tulorekisterin perustamishanke

Transkriptio

1 Käyttöönottostrategia Kansallisen tulorekisterin perustamishanke

2 Dokumentin käyttötarkoitus Tämä dokumentti sisältää tulorekisterihankkeen käyttöönoton yleiskuvauksen aikataulun hankkeen käyttöönottojen periaatteet ja linjaukset. Dokumentti antaa suuntaviivat ja yleisperiaatteet tarkempaa käyttöönottosuunnitelmaa ja käyttöönoton tehtäväsuunnittelua varten. Käyttöönottostrategia perustuu Verohallinnon yleisiin käyttöönottolinjauksiin, eri osapuolien kokemuksiin mm. muissa hankkeissa ja yleisesti tunnettuihin hyviin käytäntöihin. 2

3 Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 3

4 Tulorekisterin käyttöönotto 1/2 Käyttöönotto sisältää Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen suunnitelman mukaisesti kahdessa vaiheessa toteutettavan tulorekisterijärjestelmän sidosryhmien teknisten yhteyksien ja sidosryhmien sekä kansalaisten sähköisen asiointipalvelun tuotantoon ottamisen Tulorekisteriyksikön toiminnan käynnistämisen ja käynnistämiseen liittyvien teknisten tukitoimintojen käyttöönoton. Kattavalla ja etupainotteisella suunnittelulla sekä valmistautumisella varmistamme, että uuden järjestelmän ja prosessien käyttöönotto tapahtuu mahdollisimman sujuvasti ja korkealla palvelutasolla.

5 Tulorekisterin käyttöönotto Riippuvuudet ja osaprojektit 2/2 Tulorekisterin toteutusprojekti, Palkat ja integraatiot sidosryhmätestaus tuotannon aloitus sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun siirto Tulorekisterin toteutusprojekti, Etuudet sidosryhmätestaus tuotannon aloitus sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun siirto Palkat-projektin kehitystyöt Sidosryhmien projektien valmiusaste vaikuttaa koko kokonaisuuden käyttöönottoon. Liiketoimintamuutokset-projekti Tulorekisteriyksikkö-projekti Varmenneratkaisu-projekti Digi3-projekti

6 1/3 Käyttöönottojen vaiheistus Tiedon käyttäjät Kela Palkansaaja Työeläkelaitokset ja ETK Etuustulon saaja Työllisyysrahasto* Verohallinto 2020 Ahvenanmaa** 2020 Työttömyyskassat Työnantajat 2019 Etuuden maksajat 2020 Tulorekisteri Vahinkovakuutusyhtiöt Kunnat ja kuntayhtymät 2020 TEM:n hallinnonala 2020 Työsuojeluviranomaiset 2020 Tilastokeskus 2020 Tapaturmavakuutuskeskus 2020 Potilasvakuutuskeskus 2021 Ulosotto * Aikuiskoulutusetuudet v ** Ahvenanmaan maakunta, sen viranomaiset ja kunnat

7 2/3 Käyttöönottojen vaiheistus Kansallisen tulorekisterin perustamishanke on jaettu kahteen toteutus- ja käyttöönottokokonaisuuteen Palkat ja integraatiot - käyttöönotto Etuudet - käyttöönotto Hankkeen vaiheistuksella vähennetään riskejä, kun kaikkia toimintoja ja palveluita ei oteta yhdellä kertaa käyttöön. Palkkojen käyttöönottokokonaisuus vaiheistettiin, ja myös etuuksien käyttöönottokokonaisuus vaiheistetaan.

8 Etuudet-käyttöönoton vaiheistus ja virstanpylväät Ennen Etuudet-käyttöönottoa mahdollistetaan tuotannossa tapahtuvat toiminnot 9/2019 Tiedon käyttäjien profiilit ja roolit tietolupien tekeminen varmenteet 10/2019 GO LIVE -valmiusarviointi 10 11/2019 Tiedon käyttäjien käyttäjien ja pääkäyttäjien luvitus sähköisessä asioinnissa 11/2019 Tiedon tuottajien rajapintahakemukset ja tuotantovarmenteet 12/2019 Käyttöönoton tehtävien käynnistys, tuotantokatko ja savutestaus GO LIVE etuustietojen ilmoittaminen tulorekisteriin 3/3

9 1/2 Käyttöönoton laajuus Käyttöönoton laajuuteen sisältyvät sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton edellyttämien ympäristöjen toteutus sidosryhmätestaus, jonka tavoitteena on testata teknisen rajapinnan toimivuus tiedon tuottajan ja tiedon käyttäjän näkökulmasta käyttöönoton ja tuotannon prosessien ja palveluiden koestaminen sidosryhmätestauksessa käyttöönoton suunnittelu ja suunnitelman mukaisten käyttöönoton tehtävien läpivienti tuotantoympäristössä toiminnan edellyttämän organisaation käynnistäminen.

10 Käyttöönoton laajuus 2/2 Käyttöönottoon sisältyy seuraavien kokonaisuuksien suunnittelu ja toteutus: Toiminnan muutokset Koulutus ja viestintä Sidosryhmätestaus- ja tuotantoympäristöjen luonti ja tuotantoon siirrot Laitteistot sekä tietojärjestelmät Käyttöönoton ja tuotannon harjoitukset Käyttöönoton ja tuotantotoiminnan normaali- ja kriisitilanteiden harjoitusten suunnittelu ja läpivienti Tuotannon suunnittelu Toiminnan, sopimushallinnan, tietovirtojen ja eräajotuotannon suunnittelu Savutestaus Toiminnan ja tietojärjestelmien rajoitettu kokeilu ennen yleisen tuotantoluvan antamista Tuotannon tuki Tuotannon tuki on käyttöönoton vastuulla liiketoiminnan tukeen ja sovellushallintaan siirtoon saakka Liiketoiminnan tuki ja sovellushallintaan siirto Vastuu toteutetusta kokonaisuudesta siirretään Tulorekisteriyksikölle ja Verohallinnon Kehitys- ja tietohallintoyksikön tulorekisteriryhmälle käyttöä, ylläpitoa ja kehittämistä varten Turvallisuuslausunto Verohallinnon Turvallisuus- ja riskienhallintayksiköltä lausunto tuotantovalmiuden saavuttamisesta päätöksentekoa varten Valmiusarviointi Arvioidaan päätöksentekoa varten, onko sidosryhmätestauksen valmius sekä tuotantovalmius saavutettu. Sisältää arvion sidosryhmien valmiudesta sekä arvion hankkeen sisäisestä valmiudesta toiminnalliselta ja tekniseltä kannalta.

11 Laadunvarmistus ja riskien minimointi 1/4 Seuraavilla toimilla minimoidaan käyttöönottojen riskejä ja varmistetaan palvelun laatu: Auditoinnit Käyttöönoton suunnitelmille tehdään hankkeen ulkopuolisen toimijan auditointi. Järjestelmäkokonaisuudelle tehdään ulkoisen toimijan tietoturva-auditointi ennen sidosryhmätestauksen aloittamista ja ennen tuotantokäytön aloittamista. Automaatiotestaus Automatisoidulla testauksella minimoidaan mahdolliset virheet, joita manuaalitestauksessa voisi tulla. Testiautomaatio vapauttaa resursseja enemmän lisäarvoa tuottaviin toimintoihin. Esimerkiksi testauksen asiantuntijat voivat keskittyä työhön, jota ei voi automatisoida, kuten kokeelliseen testaukseen, testattavuusanalyyseihin, testitapausten ja tehtävälistan uudelleen jäsentelyyn ja jatkokehitykseen. Jäädytyskausi Jäädytyksen aikana ei tehdä enää tuotantoon vietävään versioon liittyvää kehitystyötä. Vain tuotannon estävät virheet korjataan.

12 Laadunvarmistus ja riskien minimointi 2/4 Koulutukset ja tukitoiminnot Tulorekisteriyksikölle ja sidosryhmille järjestetään koulutuksia ja tukea toteutukseen, testaukseen ja käyttöönottoon hankkeen toteutusprojektien aikana. Pilotointi Etuuksiin liittyviä järjestelmän päätoimintoja koestetaan ennen varsinaista tuotantokäytön aloitusta valitun pilottitahon kanssa (tiedon tuottaja / tiedon käyttäjä).

13 Laadunvarmistus ja riskien minimointi 3/4 Savutestaus Savutestaus suoritetaan aina ennen jokaista version julkaisua. Ennen tuotantokäytön aloitusta suoritetaan tuotannon savutestaus. Suorituskykytestaus Järjestelmäkokonaisuudelle tehdään suorituskykytestaus, jolla selvitetään maksimisuorituskyky, laitteistotarve ja kuormituksen sieto sekä tunnistetaan järjestelmän mahdolliset pullonkaulat. Suorituskykyä testataan säännöllisesti toteutusvaiheen aikana sekä erikseen vielä ennen sidosryhmätestauksen ja tuotannon aloitusta.

14 Laadunvarmistus ja riskien minimointi Tietoturva Hankkeessa käytetään Microsoftin Security Development Lifecycle -mallia (SDL), millä varmistetaan tietoturva järjestelmän kehitystyössä. Kehittäjien, testaajien, tietoturvahenkilöiden ja ympäristöasiantuntijoiden säännöllisten tietoturvakoulutusten suorittamista (mm. SDL) seurataan vuosittain. 4/4 Ulkoinen testaus ja testauksen laajuus Järjestelmäkokonaisuus on hankkeen sisäisen testauksen lisäksi ulkoisten sidosryhmien testattavana yhdeksän kuukautta ennen tuotantokäytön aloittamista, millä varmistetaan järjestelmän mahdollisimman kattava ja laaja testaus. Valmiusasteen arvioinnit Toteutuksen, testauksen ja käyttöönoton valmiutta arvioidaan sekä projektin sisäisesti että sidosryhmien osalta. Yhteistyö sidosryhmien kanssa Sidosryhmien kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä eri osa-alueilla sekä hankkeen aikana että tuotantovaiheessa. Tiedon tuottajat ja tiedon käyttäjät nimeävät yhteyshenkilöt mm. seuraaviin osa-alueisiin: testaus, viestintä, juridiset asiat, käyttöönotto.

15 Käyttöönoton eteneminen Sidosryhmätestaus, käyttöönotto 1 & 2 Kuukautta käyttöönottoon RAJAPINTOJEN JULKAISU NYT GO LIVE -ARVIOINTI SIDOSRYHMÄ- TESTAUS- SUUNNITELMA KÄYTTÖÖN- OTTOSTRATEGIA KÄYTTÄJIEN PÄÄKÄYTTÄ- JIEN LUVITUS TUOTTAJIEN TUOTANTO- VARMENTEET GO LIVE 2/2 Ohjausryhmät Toteutussprintit Käyttöönoton suunnittelu Valmiusarviointi (sisäinen toteutus, testaus, tuotanto) Pilottitestaus (käyttöönotto 1) Rajapinnat Koulutukset, tiedotus (sidosryhmät, Tulorekisteriyksikkö) Sidosryhmätestaus TRV Tuottajat&käyttäjät käyttöönoton tiedotus Sidosryhmätestaus ja testauksen tuki (rajapinnat) Valmiusarviointi (sidosryhmät: toteutus, testaus, tuotanto) Hyväksymistestaus Sidosryhmätestaus ja testauksen tuki (sähköinen asiointi) Tietoturva-auditoinnit ja suorituskykytestaus Jäädytyskausi Käyttöönoton tehtävät/läpivienti Savutestaus Käyttöönoton tuki ja tuotannon vakiinnuttaminen Siirto sovellushallintaan ja jatkuvaan palveluun =sidosryhmätestaus HUOM. Alkaa käyttöönotto 1:n aikana ja jatkuu koko tulorekisterin elinkaaren ajan.

16 Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 16

17 Käyttöönoton suunnittelu Pääsuunnitelmat Käyttöönottostrategia (tämä dokumentti) käyttöönoton yleiset periaatteet, linjaukset ja ylätason aikataulu toimii ohjenuorana tarkemmille käyttöönoton suunnitelmille Käyttöönottosuunnitelma (yleiskuvaus) kuvaus käyttöönoton eri osa-alueista ja niiden valmistamisesta sekä valmistautumisesta käyttöönottoon esim. sovellukset, rajapinnat, liittymät, henkilöresurssit, riskit kummallekin käyttöönottokokonaisuudelle (Palkat ja integraatiot, Etuudet) tehdään oma käyttöönottosuunnitelmansa perustuu käyttöönottostrategian periaatteisiin ja linjauksiin toimii pohjana tarkemmalle tehtäväsuunnittelulle ja määrittää käyttöönoton tehtäväsuunnitelman laajuuden Käyttöönoton tehtäväsuunnitelma sisältää yksityiskohtaisten käyttöönottotehtävien kuvauksen: tarkan tason aikataulutus, vastuutahot tai -henkilöt, eri tehtävä- ja osa-alueiden riippuvuudet sisältää yksityiskohtaiset tehtävät ja linkitykset eri osa-alueiden käyttöönoton tehtäväsuunnitelmiin (esim. koodistot, asiakastiedot) toimii tilannehuoneen työkaluna käyttöönoton päätehtävien ja eri osa-alueiden tehtävien edistymisen seurannassa Käyttöönoton päätös- ja hallintamalli sisältää kuvauksen päätöksenteon eri tasoista ja sidosryhmätestaukseen ja käyttöönottoon liittyvät vastuurajaukset sekä päätöksentekovaltuudet Sidosryhmätestaussuunnitelma kuvaus sidosryhmien testauksesta ja sidosryhmien valmistamisesta sidosryhmätestaukseen Hyväksymistestaussuunnitelma kuvaus hankkeessa suoritettavan hyväksymistestauksen läpiviennistä Suorituskykytestaussuunnitelma kuvaus hankkeessa suoritettavan suorituskykytestauksen läpiviennistä ennen tuotantokäytön aloitusta

18 Käyttöönoton suunnittelu Muut suunnitelmat Koulutussuunnitelma ml. sidosryhmien koulutukset (testaus, käyttöönotto) Käyttöönoton hallintamalli Käyttöönoton tuen suunnitelma ja tukimalli Sidosryhmätestauksen tuen suunnitelma ja tukimalli Savutestaussuunnitelma Tuotannon suunnitelmat (eräajot/tietovirrat) Valmiusarviointi ml. sidosryhmien valmiusarviointi Käyttöönoton varautumissuunnitelma Käyttöönoton viestintäsuunnitelma

19 Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 19

20 Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton läpivienti Käyttöönotto viedään läpi tehtäväsuunnitelmien mukaisesti. Suunnittelun etenemistä toteutusprojektin aikana seurataan valmiusarvioinnilla säännöllisin ja määrämuotoisin raportointikeinoin viikoittaisissa tilannepalavereissa. Käyttöönottovaihe johdetaan ja tehtäväsuunnitelmien toteutumista seurataan perustamalla tilannehuone fyysinen tila, jossa käyttöönoton ohjausryhmä toimii käyttöönottovaiheen aikana päivittäisillä tilannepalavereilla (dailyt) hankkeen sisäiset tilannepalaverit tilannepalaverit sidosryhmien (tuottajat, käyttäjät) kanssa perustamalla tehtävien läpivientiä varten oma keskus (ns. dev center) fyysinen tila, jossa käyttöönoton tekniset vastuuhenkilöt toimivat käyttöönottovaiheen aikana. Käyttöönottovaiheessa varaudutaan asiakaspalvelun lisääntyvään tarpeeseen suunnitellaan uusien asiakkaiden tehostettu tuki käyttöönoton yhteydessä ja vakiinnuttamiskauden aikana.

21 Käyttöönoton läpivienti Valmiusarviointi 1/2 Valmiusarvioinnin avulla luodaan kokonaiskuva sidosryhmätestaus- ja tuotantovalmiudesta sekä arvioidaan ja priorisoidaan toimintojen kriittisyyttä. Valmiusarviointia tehdään säännöllisesti toteutuksen, sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton aikana määrämuotoisella lomakkeella sekä hankkeen sisäisesti että sidosryhmien osalta. Arvioinnin kohteet ovat toteutus testaus käyttöönotto. Päätökset käyttöönotosta voidaan tehdä, kun valmiusarvioinnin tulokset ovat positiivisia ja todetaan, että käyttöönotto on mahdollinen. Mikäli jotkin keskeisistä kysymyksistä tai tehtävistä ovat keskeneräisiä, se voi tietyin osin tarkoittaa sidosryhmätestauksen, käyttöönoton tai jonkin käyttöönotettavan osa-alueen sidosryhmätestauksen ja käyttöönoton siirtämistä.

22 Käyttöönoton läpivienti Valmiusarviointi 2/2 Arvioitavia kokonaisuuksia ovat liiketoiminnan valmius esimerkiksi Tulorekisteriyksikkö, ohjeet, koulutus sidosryhmien valmius esimerkiksi toteutus, testaus, käyttöönotto, organisaatio ympäristöjen valmius esimerkiksi palvelimet, palomuurit, tietoliikenne tulorekisterijärjestelmän valmius tekninen ja toiminnallinen käyttöönoton organisaation valmius roolit, vastuut, toimintavalmius tukitoimintojen ja -prosessien valmius käyttöönoton ja tuotannon tuki suunnittelun valmius käyttöönotto- ja varautumissuunnitelmat tietoturva tuotantovalmius, tietoturva-auditoinnit, Turvallisuus- ja riskienhallintayksikön turvallisuuslausunto

23 Sisällys Käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton läpivienti Käyttöönoton hallinta 23

24 Käyttöönoton hallinta Organisaatio KATRE Ohjausryhmä Yhteistyön strateginen ohjausryhmä KATRE Hankejohtaja Operatiivinen ohjausryhmä Palveluiden käyttöönottoprojekti Käyttöönoton ohjausryhmä Toimitusprojekti Tilannehuone Tilannehuone on käyttöönotosta vastaava johtokeskus. Ensisijaiset tehtävät: ylläpitää tilannekuvaa varmistaa valmiustilanteen varmistaa käyttöönoton edistymisen tarkan Tulorekisteriyksikön perustaminen Tietoturvaryhmä Toimitusprojekti Liiketoimintamuutokset suunnitelman mukaisesti päättää ja johtaa menettelyjä poikkeustilanteissa toimii virallisen tilannetiedon jakajana. Toteutusprojekti Testaus Käyttöönotto Tekniset ratkaisut Sovellushallintaan siirto Digi3-projekti Varmenneratkaisuprojekti

25 Eri osa-alueiden käyttöönottovastaavat/- koordinaattorit Käyttöönoton ja tuotannon tuki Käyttöönoton hallinta Käyttöönoton ja tuotannon tuki Tulorekisterihanke Sidosryhmät Toiminnalliset tiimit Käyttöönoton ohjausryhmä Tilannehuone Tiedon tuottajat Tekniset tiimit Perustietojen hallinta Tulorekisteriyksikkö Tiedon käyttäjät Tulonsaajat

26 Käyttöönoton hallinta Päätöksenteko Käyttöönotonaikaisia päätöksiä tehdään kunkin osapuolen omissa päätöksentekoelimissä tiedon tuottajat tiedon käyttäjät tulorekisterihanke. Tulorekisterihankkeen ohjausryhmä tekee tulorekisterin käyttöönottoon liittyvät päätökset. Päätöksenteko perustuu tulorekisterikokonaisuuden tuotantovalmiuden kokonaiskuvaan. Sisältää tiedon tuottajien ja käyttäjien valmiusasteen arvion. Lähellä käyttöönottohetkeä tai heti käyttöönoton jälkeen tarvittavat kiireelliset päätökset tekee hankejohtaja. Eskalointi tarvittaessa hankkeen ohjausryhmälle.

27 Lisätietoja: Terhi Holmström, Henry Lindfors,