Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista Verohallinnon ohjelmistotalopäivä 20.11.2018 Päivi Hyvärinen Suunnittelija Kela
Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista Kelan päivärahoja voi hakea tulorekisterin kautta 1.1.2019 lukien Päätöstietokooste asiointipalvelusta 12.1.1019 Kelan asiointipalvelu siirtyy suomi.fi tunnistukseen lokakuussa 2019 Peräkkäistiedostojen vastaanotto päättymässä Sairausvakuutuslain uudistaminen vireillä 2
Etuuksien hakeminen tulorekisterin kautta Hakemuksia voi lähettää tulorekisterin kautta 1.1.2019 lukien. Hakemukset käsitellään Kelassa 12.1.2019 lukien, jolloin Kelan järjestelmämuutokset toteutetaan. Palkkaohjelmien odotetaan tekevän hakemusten yhteistestausta Kelan kanssa ennen kuin hakemusten lähettäminen otetaan palkkaohjelmassa käyttöön. Palkkaohjelman odotetaan tekevän hakemusten liiketoimintatarkistukset (linkki) Testausta varten yhteys Jaakko Mäkelään (jaakko.makela(at)kela.fi) Tulorekisterin käyttöliittymä ei tee hakemuksiin liittyviä tarkistuksia, joten hakemusten lähettäminen tulorekisterin käyttöliittymältä edellyttää erityistä huolellisuutta.
Tulorekisterin kautta hakemuksia lähettävän työnantajan on suostuttava sähköisten päätösten vastaanottoon Suostumuksen voi antaa Kelan asiointipalvelussa 12.1.2019 lukien. Suostumuksen antaja voi olla Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä tai hänellä tulee olla Kela Suostumus sähköisiin päätöksiin rooli. Katso-rooli on jo nyt myönnettävissä Katso-palvelussa. Suostumusta annettaessa on ilmoitettava sähköpostiosoite impulssiviestin lähettämistä varten. Organisaation edustaja hakee etuuspäätökset (sairauspäivärahat, kuntoutusraha, vanhempainpäivärahat, perhevapaakorvaus, vuosilomakustannuskorvaus) ja näihin liittyvät takaisinperintäpäätökset Kelan asiointipalvelusta Kelan lähettämän sähköpostiviestin perusteella. Mahdolliset lisäselvitykset Kela pyytää soittamalla, sähköpostitse tai lähettämällä kirjeen YTJ:n mukaiseen osoitteeseen.
Tulorekisterin kautta hakemuksia lähettävän työnantajan on suostuttava sähköisten päätösten vastaanottoon Kela lähettää sähköpostiviestin, kun asiointipalvelussa on vähintään yksi päätös luettavana. Viesti (yksi viesti/y-tunnus) lähetetään arkipäivisin aamuyöstä. Työnantajan nimi tuodaan otsikkoon YTJ:n mukaisena
Päätöstietokooste asiointipalvelusta 1/2 Kelan asiointipalvelusta voi hakea päätösten tiedot 1-31 päivän (avataan 12.1.2019). Koostella näytetään päiväraha-, perhevapaakorvaus- ja vuosilomakustannuskorvauspäätösten sekä näiden takaisinperintäpäätösten tiedot: Y-tunnus Työntekijän henkilötunnus ja nimi Päätöksenantopäivä Hakemuksessa ilmoitettu maksun viitenumero tai tarkenne Etuuden nimi Päätöksen aikajakso Maksetaan asti pvm (= mihin asti päätöksen perusteella on maksettu/maksetaan etuutta työnantajalle) Linkki päätökseen
Työnantajan päätöksistä saatavissa kooste 2/2 Päätöstiedot voi hakea henkilö, jolla on oikeudet lähettää organisaation hakemuksia. Päätöstietojen haku näytetään Lokitiedot-sovelluksella. Työnantaja voi valvoa, kuka päätöstietoja on hakenut (Näin tarkistat lokitiedot Työnantajan asiointipalvelussa) Työnantaja voi keskittää päätöstietojen haun ja rajata tietojen käsittelyn omassa järjestelmässään. Päätöstiedot voi saada excel-muodossa ja tallentaa työnantajan järjestelmään jatkokäsittelyä varten. Koosteella näytetään päätöksen tiedot, jos päätös on 1.1.2019 jälkeen. Koosteelle voi hakea tiedot kuluvan + edeltävän vuoden ajalta (aikaisintaan 1.1.2019 lukien) Päätöksen voin hakea 12.1.2019 lukien pidemmältäkin ajalta (1+ 5 vuotta), jos sen hakee henkilötunnuksen perusteella eli kun palveluun kirjauduttaessa valitaan toiminto: Lähetän hakemuksia tai ilmoituksia tai tarkistan työntekijäkohtaisia tietoja
Päätöstiedot Päätöstiedot ovat kaikkien työnantajien käytettävissä 8 21.11.2018
Sähköisten päätösten vaikutus hakemuksiin Selainsovellus (Työnantajan asiointipalvelu): Hakemuksella näytetään, onko työnantajalla voimassa oleva suostumus sähköisten päätösten vastaanottoon. Jos työnantaja on suostunut sähköiseen päätökseen, hakemuksella ei voi antaa osoitetietoja. Osoitetiedot pyydetään erikseen, jos suostumus on poistettu hakemuksen lähettämisen jälkeen. esara-xml Osoitetiedot säilyvät pakollisina, kunnes uusi versio julkaistaan. Osoitetietoja ei käytetä, jos suostumus on voimassa kun hakemus käsitellään. esara-peräkkäistiedostot Osoitetiedot säilyvät pakollisina. Osoitetietoja ei käytetä, jos suostumus on voimassa kun hakemusta käsitellään.
Tulorekisterin kautta lähetettävästä hakemuksesta muodostetaan pdf-asiakirja Hakemuksen tiedot kootaan tulorekisteri-ilmoituksen tiedoista. Etuus maksetaan työnantajan Kelaan ilmoittamalle pankkitilille. Hakemus näytetään työnantajalle ja henkilölle Kelan asiointipalvelussa. Työnantajan asiointipalvelu/aiemmin lähetetyt Asiakirja muodostetaan vain, jos Maksutiedon tyyppi (PaymentType) on valittu ja palkallisen poissaolon syy on 1, 3, 4 tai 5 (Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Poissaolon syy (CauseCode)) Jos Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil) päivämäärä on annettu, etuutta ei makseta henkilölle tähän päivään asti ennen kuin palkkatiedot on saatu työnantajalta. 10
esara-hakemus Luonnos Tulorekisteriin lähetetty Kela-hakemus 11 21.11.2018 Yksikkö/Projekti/Esittäjä Esityksen otsikko
1 Luonnos 3 4 5 6 7 9 8 Tulorekisterin ilmoituksesta sairauspäivärahan hakemus: 1) Maksutiedon tyyppi (PaymentType) ja Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Poissaolon syy (CauseCode) = 1 2) Aineiston yhteyshenkilö (ContactPerson)/Nimi (Name)/Puhelinnumero (Telephone)/Sähköpostiosoite (Email)/Vastuualue (ResponsibilityCode)= 1 3) Ammattiluokka tai -nimike (Profession)/Ammattiluokan tai nimikkeistön tyyppi (Type) =1/Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code) Vaihtoehtoisesti Ammattinimike (vapaamuotoinen) (Title) 4) Palvelussuhteen voimassaoloaika (Period)/Alkupäivä (StartDate) 5) Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Alkupäivä (StartDate) ja Loppupäivä (EndDate) 6) Palkan määrä palkalliselta poissaoloajalta (Amount) 7) Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil) 8) Palkkauksen muoto (PaymentType) 9) Tunnistetiedot: ovatko nämä riittävät tunnistetiedot?
Yhteistestauksen toteuttaminen Kelassa on listattu keskeiset testauskohteet, joita palkkaohjelmien toivotaan lähettävän. Palkkaohjelma voi ottaa yhteyttä testausasioissa Jaakko Mäkelään. Palkkaohjelma voi pyytää Kelassa käytettävät testi-henkilötunnukset, jotka soveltuvat Kelan testaukseen. Aineistossa voi olla vain pakollisia tietoja ja ilmoitustapa 1 tai vapaaehtoisia tietoja ja ilmoitustapa 1 tai ilmoitustapa 2 sisältäen erilaisia vapaaehtoisia tietoja Yhteistestaus on välttämätöntä, jos palkkaohjelma toteuttaa myös Kela-hakemusten lähettämisen tulorekisteri-ilmoituksella. Yhteydenotot testauksen sopimiseksi hyvissä ajoin ennen testauksen aloittamista.
Katsosta suomi.fi:hin Työnantajan asiointipalvelu siirtyy käyttämään suomi.fi tunnistautumista ja valtuutusta lokakuussa 2019. Selvittelyssä, tapahtuuko siirtyminen kerralla vai voiko Katsoa käyttää siirtymäajalla vaihtoehtona. Selvittelyssä, miten ilmoitin.fi:n siirtyminen suomi.fi-tunnistukseen vaikuttaa esara-peräkkäistiedostoihin. Ilmoitin lisää peräkkäistiedostoon Katso-tunnisteen ja nimen. Peräkkäistiedostolle ei tehdä päivityksiä. Jos suomi.fi siirtyminen aiheuttaa peräkkäistiedostoon muutoksia, peräkkäistiedostojen vastaanotto päättyy. Vielä ei varmuutta, voiko Kela vastaanottaa peräkkäistiedostoja lokakuun muutosten jälkeen.
esara XML-skeeman seuraava versiopäivitys milloin? Seuraavaan skeeman versiopäivitykseen: IBANTunnus- ja BICKoodi ja Tyonantaja/Nimi elementti poistetaan. PaatosSaajaOrganisaatio-elementti muutetaan vapaaehtoiseksi. Jos organisaatio noutaa päätökset sähköisesti, osoitetietoja ei tarvitse antaa. Versiopäivitys hyödyttää palkkaohjelmia, jotka siirtyvät peräkkäistiedostosta XMLmuotokieleen. Siirtyvätkö peräkkäistiedostoa käyttävät palkkaohjelmat XML:ään vai tulorekisteriin? Versiopäivitystä ei tarvita näihin muutoksiin: Suomi.fi:hin siirtyminen (Ilmoitin lisää LahetysTieto/LahettajaID elementtiin henkilötunnuksen) Kela käyttää 12.1.2019 lukien Pankkiyhteys/Tarkenne elementistä 29 merkkiä (nykyisin 20 merkkiä)
Päivärahojen määräytymiseen on tulossa muutos Sairausvakuutuslain muuttaminen päivärahan määräytymisen osalta on STM:ssä valmisteilla. Hallituksen esitystä odotetaan joulukuussa 2018. Tavoitteena päivärahan määräytymisen yksinkertaistaminen Luovutaan hakemuksessa esitetyistä ns. 6 kuukauden työtuloista. Palkkatulot saadaan tulorekisteriin ilmoitetuista pakollisista tiedoista. Ennen lainmuutosta päiväraha määräytyy verotuksessa todettujen työtulojen tai hakemuksessa esitettyjen työtulojen tai edeltävän etuuden perusteella tai minimimääräisenä. 16
Lisätietoja Kela tiedottaa muutoksista Nettisivuilla https://www.kela.fi/tyonantajat Asioinnin oppailla https://www.kela.fi/tyonantajat-oppaat Uutiskirjeessä Työnantajainfo https://www.kela.fi/uutiskirje Loppukäyttäjille suunnatuissa verkkoseminaareissa Tammikuun alkupuolella 2019 Kysymykset esara(at)kela.fi jaakko.makela(at)kela.fi (testaus)
Kiitos! Päivi Hyvärinen Suunnittelija Kela, Etuusjärjestelmäyksikkö