OHJE TESTIAINEISTON ANONYMISOINNISTA

Transkriptio

1 1(9) Versiohistoria Versio Päivämäärä Kuvaus Dokumentti julkaistu. KESKEISET TERMIT JA NIIDEN SELITTEET Termi Pseudonymisointi GDPR Määritelmä Anonymisoinnilla pyritään siihen, että tiedosta tulee sellaista, ettei sitä voida missään tilanteessa (edes jonkin toisen hallussa olevan tiedon avulla) yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Esimerkiksi henkilötietojen käsittely niin, että henkilötiedot muutetaan peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, ettei mikään taho voi tunnistaa henkilöä niistä suoraan tai välillisesti. Pseudonymisoinnissa tiedot muutetaan tunnistamattomaan muotoon, mutta lisätietojen tai salausavaimen avulla tiedot pystytään palauttamaan alkuperäisiksi voimaan tuleva EU:n laajuinen tietosuojaasetus (EU general data protection regulation 2016/679). Tämän ohjeen tarkoitus on antaa sidosryhmille tarvittavat tiedot käytettävän testiaineiston anonymisointiin. Kaikki aineistot, joita sidosryhmät toimittavat tulorekisteriin, tulee olla anonymisoitu tämän ohjeen vaatimusten mukaisesti. Sidosryhmien on itse anonymisoitava oma aineistonsa. Toimitettuja aineistoja ei anonymisoida uudestaan tulorekisterissä. Aineistojen lisäksi sidosryhmillä on mahdollisuus toimittaa omia Y-tunnuksia ja henkilötunnuksia tulorekisteriin testausta varten. Sidosryhmätestauksessa käytetään ensisijaisesti tulorekisterin tarjoamia tunnisteita. Jos sidosryhmä haluaa toimittaa omia tunnisteita testausta varten, ne pitää toimittaa anonymisoituina. Tulorekisteri ei erikseen anonymisoi sidosryhmien toimittamia tunnisteita. Testauksessa ei voi käyttää sellaisia sidosryhmän omia Y-tunnuksia tai suomalaisia henkilötunnuksia, joita ei ole erikseen toimitettu tulorekisteriin. Anonymisoinnissa aineisto muutetaan tunnistamattomaksi niin, ettei aineistoa pysty palauttamaan alkuperäiseksi jonkin n tai esimerkiksi salausavaimen avulla. Jos t pystytään palauttamaan yhdistelemällä eri ja tai salausavaimella, kyseessä oleva aineisto olisi pseudonymisoitua. GDPR:n mukaan sellaiset pseudonymisoidut henkilötiedot, jotka voitaisiin yhdistää luonnolliseen henkilöön lisätietoja käyttämällä, olisi katsottava tiedoiksi, jotka koskevat tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä.

2 2(9) Tunniste (Code) Y-tunnus (Business ID) Henkilötunnus (suomalainen) (Personal Identification Number (Finnish)) Alv-tunniste (VAT) (VAT number (VAT)) GIIN-tunniste (GIIN) Verotunniste (TIN) (Tax Identification Number (TIN)) Y-tunnus on muutettava kokonaan. Muutettu Y-tunnus on oltava muodoltaan oikea. Henkilötunnuksen loppuosa on muutettava. Loppuosa on muutettava siten, että henkilötunnus on muodollisesti oikein. Syntymäajan voi jättää ennalleen. Alv-tunnistetta (VAT) koskevat samat vaatimukset kuin Y-tunnusta, sillä poikkeuksella, että alv-tunnisteen oikeellisuutta ei tarkisteta. Jos Y- tunnus on , VAT on FI GIIN-tunnisteen voi jättää anonymisoimatta. Jos verotunniste (TIN) on suoraan muodostettu henkilötunnuksesta tai sisältää henkilötunnuksen, henkilötunnuksesta voidaan jättää syntymäaika muuttamatta. Muut verotunnisteen tiedot on muutettava. On olemassa pieniä yrityksiä, joissa on vain yksi työntekijä. Tällöin Y-tunnuksen avulla voidaan päätellä henkilö, johon tiedot liittyvät. Henkilötunnuksen avulla henkilö voidaan yksilöidä. Alv-tunniste muodostetaan Y- tunnuksen perusteella, joten myös alv-tunniste pitää anonymisoida, koska se voi myös viitata yksittäiseen henkilöön. Verotunniste on yksilöivä tieto, jonka perusteella yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kaupparekisteritunnus (Finnish trade registration number) Kaupparekisteritunnus on muutettava kokonaan. Kaupparekisteritunnus voi viitata pieneen yritykseen, jonka perusteella

3 3(9) Ulkomainen yritystunnus (Foreign business registration number) Ulkomainen henkilötunnus (Foreign personal identification number) Muu tunnus (Other) Ulkomainen yritystunnus on muutettava kokonaan. Ulkomaisesta henkilötunnuksesta voidaan syntymäaikaan liittyvä osuus jättää anonymisoimatta. Muut tunnisteen tiedot on anonymisoitava (poislukien merkki joka vastaa suomalaisten henkilötunnusten merkkejä "-" tai "A"). Jos tunnus viittaa henkilötunnukseen, sillä on samat anonymisointivaatimukset kuin muilla henkilötunnuksilla. Jos tunnus viittaa yrityksen johonkin tunnukseen, on tunnus anonymisoitava siten, ettei siitä voida tunnistaa yritystä. henkilöitä voi olla helppo tunnistaa yhdistämällä kaupparekisteritunnuksen tiedot yrityksen muihin tietoihin. Ulkomainen yritystunnus voi viitata pieneen yritykseen, jonka perusteella henkilöitä voi olla helppo tunnistaa yhdistämällä yritystunnuksen tiedot yrityksen muihin tietoihin Ulkomaisen henkilötunnuksen avulla henkilö voidaan yksilöidä. Muu tunnus saattaa pitää sisällään tietoa henkilöstä tai yrityksestä. Esimerkki, Henkilötunnus (suomalainen): J Syntymäaika pysyy samana. Henkilötunnuksen loppuosa anonymisoidaan siten, että koko henkilötunnus menee tarkistuksista läpi

4 4(9) Esimerkki, Y-tunnus: Y-tunnus anonymisoidaan siten, että Y-tunnus on muodoltaan oikea eli tarkistusmerkki on laskennallisesti oikea Nimi (Name), Etunimi (FirstName), Sukunimi (LastName), Edustajan nimi (Name) Erilaisia nimi-kenttiä löytyy useista tietosisällön kohdista tulorekisterissä. vaatimukset koskevat kaikkia tietosisällön kohtia, joissa käsitellään nimiä. Palkanmaksajan, palkansaajan ja edustajan nimitiedot pitää anonymisoida. Poikkeuksena testauksen yhteyshenkilön nimi, jonka voi jättää anonymisoimatta. Tyyppi Vaatimus Syy anonymisointiin Etunimi (FirstName) Sukunimi (LastName) Kaikki etunimet on muutettava. Koko sukunimi on muutettava. Nimi määritellään henkilötiedoksi. Epätavallisten nimien Nimi (Name) Nimestä on muutettava sekä etunimet että sukunimi. yhteydessä nimi voi yksinään yksilöidä Edustajan nimi (Name) Nimestä on muutettava sekä etunimet että sukunimi. henkilön. Esimerkki, Nimi: Erkki Esimerkki Puhelinnumero (Telephone) Nimestä on muutettava sekä etunimet että sukunimi. Nimet voivat olla sattumanvaraisia merkkijonoja tai apuna voi käyttää esimerkiksi nimilistaa, josta uudet nimet valitaan. Matti Meikäläinen Puhelinnumero (Telephone) Puhelinnumero on korvattava sattumanvaraisella luvulla. Poikkeuksena testauksen yh- Puhelinliittymä on joko yrityksen tai yksityisen henkilön nimissä. Puhelinnumeron avulla saataisiin tietoa yrityksestä tai yk-

5 5(9) teyshenkilön puhelinnumero, jonka voi jättää anonymisoimatta. sittäisestä henkilöstä, jonka perusteella on mahdollista yksilöidä kyseessä oleva henkilö. Esimerkki, Puhelinnumero: Puhelinnumero korvataan sattumanvaraisella luvulla Sähköpostiosoite ( ) Sähköpostiosoite ( ) Sähköposti on muutettava kokonaan. Vaihtoehtoisesti n voi myös poistaa, koska se ei ole pakollinen. Poikkeuksena testauksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite, jonka voi jättää anonymisoimatta. Esimerkki, Sähköpostiosoite: Sähköposti muutetaan kokonaan. Erkki.Esimerkki@YrityksenNi mi.fi Sähköpostiosoite määritellään henkilötiedoksi. Matti.Meikalainen@gieowg n.fi Katuosoite (Street) Katuosoite (Street) Katuosoitteesta on muutettava sekä kadunnimi että asunnon numero. Osoitteen perusteella voidaan hakea kyseisessä osoitteessa asuvien henkilöiden tietoja, joten katuosoite on muutettava. Esimerkki, Katuosoite:

6 6(9) Rantatie 1 C25 c/o-tarkenne (Co) Muutetaan sekä kadunnimi että asunnon numero. Kampituskatu 4 c/o-tarkenne (Co) Osoitetiedoista on muutettava kokonaan sekä kadunnimi että numero sekä kaikki nimet. C/o-tarkenne sisältää osoitetietoja ja mahdollisesti nimiä. Esimerkki, c/o-tarkenne: Maija Mehiläinen c/o Matti Meikäläinen Rantatie 1 C Helsinki Osoitetiedoista muutetaan sekä kadunnimi että numero. Kirsi Nepalainen c/o Keijo Karhustin Kampituskatu Helsinki PL (POBox) PL (POBox) Postilokeronumero muutetaan sattumanvaraiseksi 1 4- numeroiseksi luvuksi. Postilokeronumero on muutettava, koska postinumeron ja postilokeronumeron yhdistelmällä voidaan saada tietyissä tapauksissa selville postilokeroa käyttävän henkilön tiedot. Esimerkki, PL: PL 347 Postilokeronumero on muutettava sattumanvaraiseksi 1 4- numeroiseksi luvuksi. PL 5321 Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code), Ammattinimike (Title) Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code) Ammattinimike (Title) Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste on korvattava jollain toisella tunnisteella listalta "Ammattiluokan tai nimikkeen tyyppi (Type)". On käytettävä sitä ammattinimikettä, Ammattiluokka on useissa tapauksissa varsin yksilöivää tietoa. Käytetyillä listoilla "Ammattiluokan tai nimikkeen tyyppi (Type)" on ammatteja, joiden

7 7(9) mikä on valittu ksi kohdassa "Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code)". haltijoita ei ole montaa, joissain tapauksissa vain yksi. Tämän tiedon perusteella voidaan siis jopa yksilöidä henkilö. Esimerkki, Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste: Valitaan käytetyltä "Ammattiluokan tai nimikkeen tyyppi (Type)"-listalta sattumanvaraisesti toinen. Esimerkki, Ammattinimike: Aikuislukion Vaihdetaan Ammattinimike lehtori vastaamaan vaihdettua tunnistetta Kirvesmies Määrä (Amount), Yksikköhinta (UnitPrice), Kertakorvaus (OneOff) Tyyppi Vaatimus Syy anonymisointiin Määrä (Amount) Yksikköhinta (UnitPrice) Määrä muutettava. Määrän muutoksessa on pidettävä huoli, ettei määrää saa palautettua alkuperäiseksi, eli samaa kaavaa ei voi käyttää kaikkiin määrän muutoksiin. Määrän kokoluokka voi pysyä alkuperäisen kaltaisena. Eri tulolajien vaatimukset, jotka vaikuttavat Määrä (Amount) - on, on listattu dokumentteihin Koodistot Tulolajit [1] ja Tietojen toimittaminen Skeemat Palkkatietoilmoitukset, Määrä (Amount) -kentän kuvaukseen [2]. Yksikköhinta on muutettava. Yksikköhinnan muutoksessa on pidettävä huoli, ettei yksikköhintaa saa palautettua alkuperäiseksi, eli samaa kaavaa ei voi käyttää kaikkiin yksikköhintojen muutoksiin. Yksikköhinnan kokoluokka voi pysyä alkuperäisen Poikkeuksellisten palkkatietojen, kuten esimerkiksi poikkeuksellisen korkean palkan tai kertakorvauksen, perusteella pystytään yksilöimään tiettyjä henkilöitä.

8 8(9) Kertakorvaus (OneOff) kaltaisena. Kertakorvaus on muutettava. Kertakorvauksen muutoksessa on pidettävä huoli, ettei kertakorvausta saa palautettua alkuperäiseksi, eli samaa kaavaa ei voi käyttää kaikkiin kertakorvauksen muutoksiin. Kertakorvauksen kokoluokka voi pysyä alkuperäisen kaltaisena. Esimerkki, Määrä: Määrä muutetaan toiseksi luvuksi. Esimerkki, Yksikköhinta: 2000 Yksikköhinta muutetaan toiseksi luvuksi. Esimerkki, Kertakorvaus: Kertakorvaus muutetaan toiseksi luvuksi Toimeksiantajan nimi (Name), Yrityksen nimi (CompanyName), Työnantajan nimi (EmployerName) Tyyppi Vaatimus Syy anonymisointiin Toimeksiantajan nimi (Name) Yrityksen nimi (CompanyName) Työnantajan nimi (Employer- Name) Jos toimeksiantajan tai työnantajan nimi viittaa henkilön nimeen, sekä etunimet että sukunimi on muutettava. Yrityksen nimi on muutettava. Nimi määritellään henkilötiedoksi. Epätavallisten nimien yhteydessä nimi voi yksinään yksilöidä henkilön. Yrityksessä saattaa olla vain yksi työntekijä, jolloin yrityksen nimen perusteella voitaisiin yksilöidä henkilö. Esimerkki, Toimeksiantajan nimi /Yrityksen nimi /Työnantajan nimi:

9 9(9) Erkki Esimerkki Erkin Puistokaluste Oy Nimestä on muutettava sekä etunimet että sukunimi. Nimet voivat olla sattumanvaraisia merkkijonoja tai apuna voidaan käyttää esimerkiksi nimilistaa, josta uudet nimet valitaan. Yrityksen koko nimi on muutettava tunnistamattomaksi. Matti Meikäläinen Matin Kenkähuolto Oy Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero (AccInsPolicyNo) Anonymisoinnin tarve on tällä hetkellä käsittelyssä hankkeen sisällä. VIITTEET [1]Tulolajien koodisto: [2]Palkkatietoilmoitusten skeema: