Pajoissa tutkimusaineistojen hallintaa pohdittiin hyvin monipuolisesti. Yleisesti oltiin sitä mieltä, että tutkimusaineistojen hallintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen kuuluu modernin, ajanmukaisen kirjaston perustehtäviin. Esille tuotiin myös kirjastojen eroja: se mitä uudet palvelut sisältävät ja miten ne järjestetään, riippuu organisaatiosta, esim. niissä harjoitettavista tutkimusaloista. Pajalaiset nostivat esille myös kirjastoissa käytävän sisäisen keskustelun tärkeyden: millä tasolla kirjasto voi panostaa, mitä palveluita tulisi kehittää itse ja mihin ulkopuolisiin palveluihin tutkijat voidaan ohjata. Strategiseen työhön toivottiin konkretiaa ja käytäntölähtöisyyttä. Yhteistyö oli termi, joka nousi esille usein ja eri tilanteissa. Yhteistyötä tulisi pajalaisten mielestä olla sekä kehysorganisaation eri toimijoiden välillä että oppia yhdessä muiden kirjastojen kanssa ja heidän kokemuksistaan. Keskeisiksi teemoiksi pajoissa nousivat kirjastojen roolit, osaamistarpeet, miten päästä käytännön toimintaan, aineistopolitiikka ja tutkimusarkistoihin liittyvät kysymykset. Suurimmat haasteet kirjastoille nähtiin oikeudellisissa, kuten tekijänoikeuksiin liittyvissä kysymyksissä ja markkinoinnissa: tiedetäänkö tutkijapalveluista riittävästi. Pajaraportin jokaisen kalvon sisältö nousee pajojen keskusteluista. Raportissa on yritetty luoda rakennetta, joka järjestäisi pajojen keskusteluita ja samalla sisältö nostaisi esille keskeisiä teemoja ja kysymyksiä kirjastojen näkökulmasta. RAPORTOIJAT: Eva Höglund, Åbo Akademin kirjasto Maria Söderholm, Aalto-yliopiston kirjasto KIITOKSET pajoihin osallistuneille! 1
Työpajoissa löydettiin helposti perusteluita kirjaston roolille ja tehtäville tutkimusaineistojen hallinnassa. Tutkimusaineistonhan voi ajatella edustavan yhtä aineistotyyppiä, kuten kirjallisuus. Siten tutkimusaineistoihin liittyvä työ sopii luontevasti kirjastojen rooliin vastata asiakkaiden erilaisiin tietotarpeisiin. Luottamus kirjastoammattilaisia kohtaan ja osaaminen, joka kirjastoissa liittyy koulutukseen, tiedon organisoimiseen ja koostamiseen sekä tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon, ovat hyödynnettävissä myös aineistojen hallintaan liittyvissä tehtävissä. Pajalaiset toivoivat kovasti kirjastojen sisälle keskustelua ja käsityksen muodostusta siitä mistä aineistopalveluissa voisi olla kyse, mikä olisi kirjastojen rooli ja mihin oma kirjasto voi lähteä mukaan: aineistojen hallintaan liittyvät asiat eivät ole pikkujuttu ja kyseessä on myös uusi asia Suomessa niin kirjastoille kuin suurelle osalle muutakin tutkimuksen toimintakenttää. Yhteisen osaamisen pohjan lisäksi pajoissa tunnistettiin myös kirjastojen ja asiakaskuntien erilaisuus ja yhteistyön merkitys: miten tutkimusaineistopalvelut käytännössä järjestetään, riippuu paljon kirjastojen valinnoista ja työnjaosta kehysorganisaation muiden toimijoiden kanssa. 2
Pajoissa oli edustettuna kattavasti ammattikorkeakoulu-, yliopisto ja erikoiskirjastot sekä lisäksi tutkimus- ja asiantuntijaväkeä. Ei olekaan ihme, että aineistojen hallintaan liittyvissä käytännöissä ja niihin luotavissa palveluissa nähtiin kovasti variaatiota: kirjastot eroavat toisistaan, kehysorganisaatioiden tutkimusalat ja muut toimijat sekä kirjastolle asetetut tehtävät vaihtelevat. Tässä muutama esille tullut esimerkki, joista voi seurata palvelueroja: Jos alalla on Suomessa tai muualla keskitetty arkisto, on tutkijat selkeää ohjata niiden palveluiden piiriin; Kirjaston rooli informoijana ja tiedonkartoittajana voi olla suurempi, jos tieto on hajallaan eikä keskitettyjä palveluita ei ole. Jos organisaatiossa on aineistonhallintapolitiikka ja sovittuja käytäntöjä määriteltyinä, roolia voi olla helpompi hakea, kuin tilanteessa, jossa ei niitä ole. Pajoissa toivottiin, että kirjastolaiset voisivat osallistua aktiivisesti aineistonhallintaan liittyvään työhön. Kirjastoille toivottiin riittävää yhteyttä kaikkiin niihin kehysorganisaation tahoihin ja kehitystyöhön missä aineistojen hallintaa ja sen käytäntöjä mietitään: organisaatiosta riippuen esimerkiksi strategisen kehittämisen yksikköön, tutkimus-, innovaatio-, tietohallinto- ja tekniikkapalveluihin, aineistopolitiikan luomiseen ja sen jalkauttamiseen. Ja kun aineistojen hallinta sitten otetaan agendalle, tulisi pajalaisten mielestä päästä mahdollisimman pian strategiatasolta konkreettiin suunnitteluun ja käytännön työhön. Sparrasimme toisiamme olemaan tässä rohkeita: kaiken ei tarvitse olla valmiiksi mietittynä esim. ennen vuoropuhelua organisaation muiden toimijoiden kanssa tai uutta palvelua aloitettaessa. Meistä täytyy löytyä valmiutta yhteistyöhön ja kokeilemiseen keskeneräisemminkin suunnitelmin ja palveluin. Olisiko saavutettavissa myös parempi yhteys ja lopputuloskin, kun palveluiden käyttäjät otetaan mukaan kehittelyyn? Monestihan on myös niin, ettei tutkijakaan tiedä uuden asian äärellä mikä apu ja missä vaiheessa olisi hyödyksi mutta yhdessä kehittelen asiat kirkastuvat. 3
Pajoissa kolmisenkymmentä ihmistä paikansi osaamistarpeita ja korosti mahdollisimman konkreetin tiedon ja ohjeistuksen saamista. Liberin 10 kohdan suosituslista kirjaston tehtäviksi aineiston hallinnassa listaa suurinpiirtein samat asiat kuin mikä pajoissa tuli esille: http://urly.fi/ug2. Listoista tulee helposti kovin vaativia! Vaatimuksiin saamme kuitenkin hyvin perspektiiviä, kun muistamme, että palveluiden kehittäminen ja toteuttaminen on pitkäjänteistä. - Tampereen yliopistossa toimiva Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (www.fsd.uta.fi/) on kehittänyt kattavia tutkijapalveluitaan vuodesta 1999. - HY:n kirjasto on ollut vuodesta 2008 mukana aineistojen hallintaan liittyvässä työssä. Nyt kirjaston rooli näkyy käytännössä:http://urly.fi/vta; kirjaston sisällä opittiin yhdessä: http://urly.fi/vt9 - Julkaisuarkistot: Kirjastot ovat Suomessa pitkään huolehtineet avoimesta tutkimustiedon saatavuudesta ja hyvin tuloksin, selviää arkistoja rankkaavasta repositories webometrics -palvelusta: http://urly.fi/vtb. Meillä on siis esikuvia, joten me emme aloita alusta. Kuten pajassa sanottiin: ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan. Uskomme, että benchmarkkaamalla ja yhteisin keskusteluin opimme muiden hyvistä käytännöistä ja työkaluista ja keksimme uusia ja juuri omalle kirjastolle sopivan roolin ja kehittymispolun. Aineistojen hallintaa pidettiin pajoissa niin monitahoisena asiana, että sen on oltava koko organisaation, hallinnon, tutkijoiden ja kirjaston asia. Esim. avointen aineistojen etiikka, tietosuoja, politiikka, säilytys, yleensä palvelujen kehittely ja ylläpito edellyttävät yhteistyötä. Kenties aineistojen hallinta on kirjastojen tähän astisista tehtävistä se, joka menee lähimmäksi tutkimusalojen sisäisiä käytäntöjä ja tutkijoiden työprosesseja, jolloin yhteistyötapojen löytäminen juuri tutkijoiden kanssa olisi eroista huolimatta kaikille kirjastoille yhteistä? Aineiston keräämisen, käyttämisen ja muuhun tutkimusprosessiin limittymisen käytännöt voivat tutkimusaloilla erota kovastikin. Tietämys tutkijoiden toimintatavoista on ensiarvoista tutkimustyöhän hyvin niveltyvien palveluiden kehittämiseksi. 4
Pajoissa tuli selväksi, että meillä on perustaitoja ja käsitystä siitä, mitä tulee oppia. Osaamisen ja tietoisuuden lisääntyessä aineistonhallinnasta tiedämme myös mitä kohti kehittyä ja kirjastojamme viedä. Meillä oli pajoissa katse myös oppimisen jälkeisessä vaiheessa. Toivoimme kekseliäisyyttä käytännön toimintaan ja yhteistyötä niin omassa organisaatiossa kuin muidenkin kanssa. Pajoissa heräsi tavattomasti kysymyksiä ja ajatuksia, jotka ovat ensiarvoisia konkreettiin työhön pääsemiseksi. Innostusta ilmassa oli paljon: Olisiko mahdollista lähteä liikkeelle kevyesti ja pian? Miten voisi päästä heti palvelukehittelyyn ja siitä laajentaa hiljalleen tehtäviä asiakaskunnan tarpeiden ja kehysorganisaation kanssa asetettujen tavoitteiden mukaisesti? Miten pääsemme selville avuntarpeista aineistojen käsittelyn eri vaiheissa? Voisiko päästä hankekummiksi seuraamaan tutkijoiden aineistoon liittyvää työtä? Onko kehysorganisaatiossa muita toimijoita, joilla on likeiset yhteydet tutkimukseen ja joiden kokemuksesta olisi apua? Laskisiko kynnystä olla aloitteellinen, jos aineiston hallinnan tehtävien ajatellaan sijoittuvan janalle, joka alkaa yleistiedon jakamisesta ja päättyy vaativimpiin tehtäviin aineistojen säilytyksessä ja hoitamisessa? Käytännön treeniin voisi lähteä pian: Yleistiedotuksen aineistojen hallinnasta ja neuvonnan voisi liittää heti olemassa oleviin tietopalveluihin, koulutuksiin ja verkkosivuille. Kun osaaminen ja resurssit vahvistuvat ja työnjako kehysorganisaation muiden toimijoiden kanssa selkenee, palveluita voi laajentaa. 5
Kalvon kuva aineistojen elinkaaresta vaiheineen on lainattu Iso-Britannian tutkimuksen ja opetuksen kehittämistä rahoittavan säätiön Jisc sivulta. Kuva on eräälainen ideaalimalli insinööri- ja luonnontieteellisen tutkimuksen kulusta. Se ei välttämättä toimi kaikilla tieteenaloilla mutta sopii edustamaan esimerkkiä siitä, miten kirjastoissa voisi kehitellä ideoita tutkimusaineistojen hallintaan tutkijoiden työvaiheiden näkökulmasta: pohdintaa kirjaston roolista ja osaamisesta, uuden oppimisesta ja palveluiden kehittämisestä. Kuvassa on oranssilla esimerkkejä siitä, millaisia palveluita löytyy, kun tutustuu nykyisiin palvelun tarjoajiin. Sinisellä on kysymyksiä, jotka liittyvät mahdollisiin uusiin osaamisiin ja joita pajalaisten mielessä heräsi. Vihreä puolestaan kertoo siitä mitä perusosaamista kirjastoista monesti löytyy. Ansiokasta oli, että näitä pajoissa tunnistettiin ja nähtiin olevan mahdollista kääntää uudelle kentälle, tutkimusaineistojen hallinnan edellyttämiin käytäntöihin ja palveluihin. Kun tutkimusaineistojen hallintaa tarkastellaan aineistojen elinkaarenkin näkökulmasta, nähdään miten laajasta toimintojen kentästä on kyse ja miten osaamisen syveneminen ja palveluiden laajeneminen tuo mukanaan monta uutta rajapintaa oman organisaation muihin toimijoihin sekä kansallisiin ja kansainvälisiin tahoihin. 6
Pajoissa korostettiin yhteisen näkemyksen tärkeyttä aineistonhallinnasta organisaatioissa ja organisaatiotason yhteistyötä. Pajalaisten mielestä kirjastojen tulisi voida osallistua oman organisaation aineistoihin liittyvien politiikkojen ja ohjeiden tekoon. Suomessa ja maailmalla on lukuisia esimerkkejä valmiista politiikoista, joihin tutustumisesta on hyötyä yleensä käsityksen saamiseksi aineistonhallinnasta. Ne antavat vinkkiä myös toiminnan kehittämiseen: mitä keskeisiä kysymyksiä liittyy aineistojen hallintaan, millaisia velvoitteita organisaatio asettaa aineistojen säilytykselle tai mitä käytänteitä asialliseen säilytykseen liittyy, mikä lainsäädäntö tai muu ohjeisto käsittelee aineistojen säilytystä ja uudelleen käyttöä. Organisaatiotason dokumentit voivat määritellä myös organisaation sisäisiä vastuita kuten HYn wikialustalla oleva toteutusosio. HY:n wiki on esimerkki myös siitä, miten prosessin julkistamisella autetaan muita. Manchesterin yliopiston aineistopolitiikka ja muut aineistojen kannalta keskeiset ohjeet linkittyvät kirjaston sivulla muuhun aineistonhallintaan liittyvään tietoon ja palveluihin. Kansainvälisistä politiikoista ja suosituksista keskeisiä ovat ne, jotka vaikuttavat oman organisaation tutkijoihin. Esimerkiksi G8 maiden tiedeministereiden julkilausuma joka sisältää kannanoton mm. avoimien aineistojen puolesta esiintyy mm. EUn Horizon 2020 ohjeiden taustalla - > Guidelines on Open Access to Scientific Publications and Research Data Aineistojen hallinnan suunnittelu oli pajojen aikaan jo ajankohtainen kysymys. Siitä haluttiin kovasti käytännön tietoa. Aineistojen hallinnan suunnitelma ja sähköinen apuväline tunnistettiin yhdeksi askeleeksi käytännön osaamiseen ja yhteisiin käytäntöihin. Välineessä voi konkretisoitua myös kirjastojen työ ja osaaminen, koska siihen voi upottaa tutkijan avuksi palveluita ja ohjeita, joiden avulla tuotetaan aineiston hallintaa ja jatkokäyttöä tukeva suunnitelma. Tuuli-hankkeen sivulla olevat työryhmät tarjoavat hankeen edetessä tiiviit tietopaketit aineistopolitiikoista, hallinnan suunnittelun ohjeista, rahoittajien vaatimuksista, sähköisten välineiden vertailusta ja tutkijoiden tarpeista. Tuuli-hanke on itsessään hyvä esimerkki siitä, miten yhteistyössä opitaan uutta ja luodaan uusia palveluita yli organisaatiorajojen kirjastojen ja muiden kiinnostuneiden tahojen kesken. 7
Pajalaiset kaipasivat näkemyksiä ja ajatuksia kirjastojen roolista aineistojen arkistopalveluissa. Pohdintaa haluttiin kehysorganisaatiotasolla siitä onko oltava oma arkisto, lähdetäänkö keskitetyistä kansallisista vai kansainvälisistä yhden alan tai monialaisista pitkäaikaissäilytyksen arkistoista. Toteutuuko Suomessa kaikki vaihtoehdot, koska organisaatiot aloineen ja tutkijoiden tarpeet ovat niin moninaiset? Tutkijoiden tarpeet eivät myöskään rajoitu pitkäaikaissäilytyksen ratkaisemiseen. Kun huomioimme tutkimuksen koko kaaren ja tarpeet aineiston kanssa työskentelylle, tarvitaan teknisiä ratkaisuja myös tutkimuksen aikaiselle säilytykselle, yhteiskäytölle ja jakamiselle. ATT-hanke kokoaa sivulleen mm. tutkimusaineistoihin liittyviä kansallisia palveluita. ATT:n sivulta löytyvä ETSIN auttaa paikantamaan kotimaisia aineistoja. Esimerkkejä paikallisista palveluista löytyy monen yliopiston sivulta. Esim. Edinburghissa DataShare on DSpacearkisto pitkäaikaissäilytykseen; Tutkimuksen aikaiseen säilytykseen on useita mahdollisuuksia riippuen tarpeesta; Lisäksi löytyy muita palveluita kuten palvelu aineistojen versioiden hallintaan. Purduen yliopiston sivu on vastaava esimerkki säilytys-, versiointi ja käyttäjien oikeuksien hallinnan palveluineen. Mm. EU kannustaa avaamaan aineistoja ja tukee aineistojen hallintaa. Onkin luotu Eurooppa-tason arkistopalveluita kuten OpenAIR-aloitteeseen liittyvä Zenodo-arkisto. EUDAT puolestaan tarjoaa erilaisia ratkaisuja aineistojen hallintaan, jakamiseen ja säilytykseen. Hyödyllisiä kartoittavia palveluita tarjoavat keskitetyt arkistohakemistot, joista voi etsiä aineistoja mm. aiheen mukaan. 8
Pajoissa toivottiin kovasti koulutusta, jota olisi tarjolla kaikkien sektoreiden kirjastoammattilaisille. Koulutukselta toivottiin konkretiaa ja käytäntölähtöisyyttä. Kaikille tarjolla oleva Avoimen tieteen ja tutkimuksen (ATT) osaajakoulutus käynnistyi syyskuussa. Koulutuksessa käsitellään avoimeen tieteen kysymyksiä laajasti, jolloin tutkimusaineistojen hallinta on mukana yhtenä teemana. Peruslähteitä tutkimusaineistojen hallinnan opiskeluun on hyvin Suomessa saatavilla: Tampereen Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston Aineistonhallinta-käsikirjasta ja yleisemmin avoimesta tieteestä ATTn käsikirja. Lisää kaivattiin materiaaleja, joissa on kirjastojen näkökulma. Syksyn Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden päivillä käsiteltiin myös tutkimusaineistoja kirjastojen näkökulmasta (http://dynamicwww2- kk.lib.helsinki.fi/kivepa/sample-page/). Ja toki kirjastojen sivuja tutkimalla löytyy Suomesta ja maailmalta kirjastonäkökulmaa. Jonkin verran löytyy myös koulutuspaketteja. Esimerkkinä brittien DCC:n sivuilla olevat oppaat. Osallistumalla kirjastoista koulutuksiin, kuten ATT:n järjestämiin, voimme vaikuttaa myös siihen, että kirjastojen näkökulmat ja tarpeet tulevat huomioitua. Tuuli-hankkeen työryhmäraportit ja materiaalit sekä TUHA-verkoston tutkimusaineistoryhmä sivut antavat loistavaa kotimaista aineistoa kehittelylle. Tärkeää lienee luoda kirjastoille mahdollisuuksia keskinäiseen pohdintaan tutkimusaineistojen hallinnan kysymyksistä ja palveluiden kehittelyyn mutta yhtälailla tarjota foorumeita, joissa kirjastolaiset muiden toimijoiden kanssa voivat yhdessä luoda palveluita tutkimusaineistojen hallintaan. 9