HALLITUSPORTAALIN SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS VAIHEITTAINEN PIKAOPAS TÄMÄ OPAS ON PÄIVITETTY VERKKOVERSIOLLE 4.5 JA IOS-SOVELLUSVERSIOLLE 4.5 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M
SISÄLLYSLUETTELO 1. ASETUKSET SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS 3 1.1 KEHITTYNEEN ALLEKIRJOITUKSEN KÄYTTÖÖN OTTAMINEN 3 1.2 RAJOITETUN ALLEKIRJOITUKSEN KÄYTTÖÖN OTTAMINEN 4 2. ALLEKIRJOITUSPYYNNÖN LUOMINEN 4 2.1. KÄYTTÄJIEN JA EHTOJEN VALITSEMINEN 4 3. ALLEKIRJOITUSPYYNTÖJEN HALLINNOINTI 6 3.1 ASIAKIRJAN ALLEKIRJOITTAMINEN 7 YMPYRÄ SULKEUTUU ADMINCONTROLIN AVULLA 7 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M
3 1. ASETUKSET SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS Löydät vaihtoehdon Salasana ja sähköinen tunniste Asetukset-osion henkilökohtaisista asetuksista. Admincontrolin tukemia kehittyneen sähköisen allekirjoituksen protokollia ovat TUPAS (Suomi), BankID ja Mobile BankID (Ruotsi ja Norja) sekä NemID (Tanska). Rajoitettu sähköinen allekirjoitus perustuu käyttäjän Admincontroliin rekisteröityyn nimeen ja puhelinnumeroon, ja todentaminen tapahtuu järjestelmän luoman tekstiviestikoodin avulla. Voidakseen allekirjoittaa asiakirjoja portaalissa käyttäjän on otettava sähköinen allekirjoitus käyttöön asetuksista. Jos sähköistä allekirjoitusta ei ole valittu ennen allekirjoituspyynnön vastaanottamista, käyttäjää pyydetään ottamaan kyseinen toiminto käyttöön ennen kuin hän pystyy allekirjoittamaan asiakirjan. Käyttäjä voi valita sähköiseen allekirjoitukseen liittyvästä osiosta vakiomallisen sähköisen allekirjoituksen asiakirjojen allekirjoittamiseksi käyttäjän portaaleissa. Sähköisiä allekirjoituksia on saatavana kahta tasoa: kehittynyt sähköinen allekirjoitus ja rajoitettu sähköinen allekirjoitus. 1.1 KEHITTYNEEN ALLEKIRJOITUKSEN KÄYTTÖÖN OTTAMINEN Kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta käyttöön otettaessa käyttäjän on annettava käyttäjätunnuksensa (henkilötunnuksensa), joka todennetaan liitännäissovelluksen, suojaustunnusgeneraattorin tai PIN-koodien avulla.
4 1.2 RAJOITETUN ALLEKIRJOITUKSEN KÄYTTÖÖN OTTAMINEN Käyttäjän on rajoitettua sähköistä allekirjoitusta käyttöön ottaessaan varmistettava Admincontrol-palveluun rekisteröity nimensä ja puhelinnumeronsa antamalla järjestelmän luoma tekstiviestikoodi todentamista varten. 2. ALLEKIRJOITUSPYYNNÖN LUOMINEN Luo allekirjoituspyyntö menemällä kansioon, jossa allekirjoitettava asiakirja sijaitsee. Valitse asiakirja vasemmanpuoleisesta ruudusta ja napsauta Lisätoiminnot ja sitten Allekirjoituspyyntö. 2.1. KÄYTTÄJIEN JA EHTOJEN VALITSEMINEN Valitse allekirjoittajat käyttäjäluettelosta. Voit valita, ilmoitatko käyttäjille sähköpostitse, tekstiviestillä vai push-ilmoituksella. Kun käyttäjät on valittu, voit asettaa allekirjoituspyynnön ehdot. Määräaika on oletuksena 30 päivää, ja voit asettaa ylimääräisen muistutuksen odottaville allekirjoituksille. Muistutuksen oletusasetus on kolme päivää ennen määräaikaa, mutta voit valita minkä tahansa itsellesi sopivan määrän päiviä. Kehittyneelle sähköiselle allekirjoituksella on asetettu oletustaso. Huomaa, että käyttäjä, jolla on rajoitettu sähköinen allekirjoitusoikeus, ei pysty allekirjoittamaan asiakirjaa oletusarvolla ennen kuin käyttäjä muuttaa sähköisen allekirjoituksen asetuksiaan (jos tämä on mahdollista). Muussa tapauksessa rajoitetun sähköisen allekirjoituksen arvoa on muutettava. Kun allekirjoitustaso on asetettu rajoitettuun sähköiseen allekirjoitukseen, kaikki käyttäjät pystyvät allekirjoittamaan asiakirjoja (kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja rajoitetun sähköisen allekirjoituksen avulla).
5 Voit pidentää pyynnön määräaikaa, jos allekirjoituksia puuttuu määräajan lähestyessä. Voit myös valita ilmoitatko käyttäjille, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet. Pidennyksen voi tehdä kerran jokaista allekirjoituspyyntöä kohti ja pisimmillään 10 päiväksi. Huomaa, että sinun on tehtävä nämä muutokset ennen kuin alkuperäinen määräaika on umpeutunut. Viimeisellä sivulla näkyy yhteenveto. Viimeistele prosessi napsauttamalla Lähetä pyyntö. Voit lisätä käyttäjiä pyyntöön sen luomisen jälkeen ja ennen määräaikaa käyttämällä edellä kuvattua menettelytapaa tai allekirjoituspyynnön yleiskatsauksessa olevan Asetukset -kuvakkeen pikakuvaketta.
6 3. ALLEKIRJOITUSPYYNTÖJEN HALLINNOINTI Kun allekirjoituspyyntö on luotu, pyyntöä voidaan hallinnoida Allekirjoitukset -kohdassa samalla käyttöalueella kuin missä asiakirja sijaitsee. Tämä yleiskatsaus voi koostua yhdestä tai kahdesta osiosta. Käyttäjille, joita on pyydetty allekirjoittamaan, on Allekirjoitettavat asiakirjat -niminen osio, joka näyttää yleiskatsauksen odottavista ja suoritetuista allekirjoituspyynnöistä. Huomaa, että jos pyyntö on erääntynyt ilman kaikkia tarvittavia allekirjoituksia, pyyntö mitätöityy ja se on lähetettävä uudelleen kaikille allekirjoittajille. Ylläpitäjälle on toinen osio nimeltään Allekirjoituspyynnöt. Tässä osiossa ylläpitäjä voi hallinnoida ja seurata allekirjoituspyyntöjen tilaa. Jos napsautat allekirjoituspyynnön nykyistä tilaa, voit tarkastella pyynnön yksityiskohtia tai tehdä siihen muutoksia. Löydät myös pikakuvakkeet määräajan pidentämiseksi tai käyttäjien lisäämiseksi napsauttamalla Asetukset -kuvaketta.
7 3.1 ASIAKIRJAN ALLEKIRJOITTAMINEN Allekirjoita asiakirja napsauttamalla kohtaa Allekirjoita. Asiakirja avautuu tällöin näytölle, jotta sen voi lukea ja allekirjoittaa. Käyttäjä voi myös kieltäytyä allekirjoittamasta asiakirjaa. Tällöin avautuu ikkuna, johon käyttäjä voi kirjoittaa syyn kieltäytymiselleen. Huomaa, että jos käyttäjä kieltäytyy allekirjoittamasta asiakirjaa, allekirjoituspyyntö mitätöityy ja kaikille allekirjoittajille on luotava ja lähetettävä uusi allekirjoituspyyntö. YMPYRÄ SULKEUTUU ADMINCONTROLIN AVULLA Visiomme on tarjota tuki koko kokousprosessin ajaksi kaikille sen osapuolille. Hallitusportaali-alustamme tukee johtoa, hallintohenkilöstöä ja hallitusta aina suunnittelusta toteutukseen ja arkistointiin. Se tarjoaa turvallisen ja omistautuneen ratkaisun materiaalien jakamiseen ja yhteistyöhön hallitukselle ja sen jäsenille.
OTA MEIHIN YHTEYTTÄ, JOS TARVITSET LISÄAPUA. +47 22 83 61 00 support@admincontrol.com W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M