ARENE ry:n tietohallintohanke Määrittelyprojekti/tietohallintoryhmä Olemassa olevia tai suunnitteilla olevia laajennuksia nykyisiin opiskelijahallinnon järjestelmiin AMK: Yhteenveto kaikista saaduista vastauksista Yhteyshenkilöt: Timo Pitkäranta, Tietohallinto, timo.pitkaranta@puv.fi Asiakirjahistoria Versio Muutos Päiväys Käsittelijä Kuvaus 0.1 Luotu 12.11.2006 Timo Pitkäranta Kerätty yhteen saadut vastaukset 0.2 Muokattu 17.12.2007 Minka Kailu Muokattu kieliasua
Yleistä Nykytilan kartoittamiseksi ajattelin, että olisi hyödyllistä kerätä listaa (suhteellisen karkealla tasolla) mitä lisäsovelluksia ja laajennuksia opiskelijahallinnon nykyisiin järjestelmiin on jouduttu tekemään ja mitä on työn alla. Tiedän, että monessa AMK:ssa on tehty varsin paljonkin ja parasta aikaa ollaan suunnittelemassa erilaisia uusia systeemiä ja sovelluksia. Tällaistahan tämä elämä on: keskeneräistä ja vanhentunutta, mutta tässä nyt alkavassa projektissa olisi tarkoitus katsoa myös vähän pidemmälle. Mutta katsotaan kuitenkin ensin vähän nykytilaa siitäkin meillä on varmaan oppimista toinen toisiltamme. Esitystavasta Laatikon yläpalkkiin laajennuksen nimi, sidosryhmistä (u) ulkoinen, (s) sisäinen ja sidosryhmän nimi, liittyvän prosessin nimi ja tietosisällöt sekä vaikuttavuus sidosryhmille. Tämä kuvaustapa noudattaa samaa prosessien kuvaustapaa, millä prosesseja yleensäkin on tarkoitus karkealla tasolla kuvata. Yhteenvetotaulukot Alla on kerätty yhteen saadut vastaukset ja niitä on ryhmitelty samantyyppisiä allekkain. Taulukkoon on myös lisätty AMK:n lyhenne, josta ao. sovellus on ilmoitettu JO TEHTYJEN LAAJENNUSTEN KUVAUS (Yhteenveto) HOPS (JAMK) (s) koulutusala Parempi näkemys opiskelun etenemisestä Paremmat mahdollisuudet tulevaisuuden suunnitteluun Parempia mittareita Opiskelijaintran integraatio (aktiivit opintojaksot ja henkilökohtainen lukujärjestys) (JAMK) Päivittäinen työskentely Ajantasatieto helposti saatavilla Sähköinen opinto-opas Opiskelun suunnittelu Laatu? Opetuksen suunnittelu Laatu? Opinto-oppaan tuotanto (s) koulutuspäällikkö Opetuksen suunnittelu (u) hakija Tiedon haku Julkisuus (u) ECTS ECTS Label Tilavaraus/lukujärjestys integraatio (JAMK) Opiskelun suunnittelu, lukujärjestys ilmoittautuminen, Opetuksen suunnittelu lukujärjestys
(s) koulutuspäällikkö Opetuksen suunnittelu Laatu Käyttäjätunnusten hallinta (JAMK) Käyttäjätunnusten luonti ja poisto Laatu Verkkopalvelut Opintojaksoilmoittautumiset oppimisympäristöihin (JAMK) Opintojaksoilmoittautuminen Vain yhteen järjestelmään Opetus Oikeat opiskelijat sähköisissä opintojaksoissa (s) pääkäyttäjä Järjestelmähallinta Ajan säästö Koulutuksiin ilmoittautumisjärjestelmä (JAMK) (s) Koulutuspäälliköt Koulutuksen järjestely Laatu (u) Hakija Ilmoittautuminen Laatu Tuntisuunnitelman siirto lukujärjestyksen teon pohjaksi (JAMK) (s) koulutuspäällikkö Opetuksen suunnittelu Laatu (s) lukujärjestyksen suunnittelijat Lukujärjestyksen suunnittelu Laatu Sähköpostien ja SMS-viestien lähetys (JAMK) Opiskelijavallinnat, tiedottaminen Ajan säästö Tiedottaminen Ajan säästö (u) hakija Opiskelijavalinta Tieto opiskelupaikasta nopeasti Kyselygeneraattori (esim. opiskelijapalautekyselyt) (JAMK) Palautteen anto Laatu, Opetuksen laadun seuranta Laatu koulutuspäällikkö, yksikönjohtaja, rehtori (u) ministeriö TATU Laatu WinhaPro / opetushallinto (KTAMK) Winha-raporttikanta (KTAMK) Ldap-liittymä (KTAMK)
Winha Wille, Opiskelijaliittymä (KTAMK) Winha Wiivi, Opettajaliittymä (KTAMK) Winha Opaali, Opiskelijapalaute (KTAMK) Kelan tiedonsiirtopalvelu (KTAMK) Tilastokeskukseen tiedonsiirtopalvelu (KTAMK) T1) WinhaPro opetushallinto (LAMK) - WinhaPro-järjestelmässä toteutetaan opetushallintoon liittyvät tehtävät - WinhaProssa ylläpidetään perustiedot: opiskelijat, ryhmät, opettajat, opetussuunnitelmat ja opinnot - WinhaProssa ilmoittaudutaan opintojaksototeutuksille WinhaWillen kautta ja annetaan arvosanat WinhaWiivin kautta ja tehdään opintohallinnon tilastointiin yms. tiedonsiirtoihin liittyvät toimenpiteet (s) vastuuopettajat - ylläpitävät OPSit, opinnot jotka siirretään OpsNetin avulla Winhaan (s) markkinointi ja viestintä - koulutuksen markkinointi www:n kautta (koulutustarjonta, opintoopas) t - ylläpitävät perustiedot Winhaan opiskelijat, ryhmät, opettajat - opintotoimisto hakee opintojaksototeutukset OKresurssit-järjestelmästä - opsin rakenne vastuuopettajien hallussa tiedot oikein alusta lähtien - ajantasaiset koulutustiedot - opintotoimistojen hallussa on selkeä kokonaisuus kun vastuuopettajat vastaavat opsien oikeellisuudesta - vastaa tiedonsiirtoskripteistä - Winha tuottaa perustiedot opiskelijoiden käytössä oleville muille tietojärjestelmille - tallentaa arvioinnit Wiivin kautta - ajantasaiset arvioinnit - ilmoittautuu toteutuksille Willen kautta (AD tunnuksella) - mahdollistaa opiskelijalle sähköisen asioinnin - ei erillistä salasanaa Willeen
T2) OK-resurssit / opetussuunnittelu (LAMK) - OK-resurssit-järjestelmä on kiinteästi integroitu WinhaPro-järjestelmään - WinhaProsta siirretään ryhmä- ja opettajatiedot sekä opinnot OK-resurssit-järjestelmään - OK-resurssit-järjestelmässä tehdään resurssinsuunnittelu: aikataulutetaan opinnot, kiinnitetään opinnoille ryhmät (ryhmille opinnot) sekä opinnoille/ryhmille opettajat - OK-resurssit tuottaa opintojaksototeutukset, jotka siirretään WinhaPro hon - OK-resurssit-järjestelmän tietojen perusteella julkaistaan intraan ryhmäkohtaiset, tilakohtaiset sekä opettajakohtaiset lukujärjestykset - kehitteillä automaattinen tiedonsiirto palkkahallinnon järjestelmään - kehitteillä integraatio ajanvarausten osalta sähköpostikalenteriin (ensin henkilökunta, jatkossa myös opiskelijat) (s) vastuuopettajat - Winhasta saapumisryhmät, OPSit, opettajatiedot - opetuksen jaksokohtainen suunnittelu, opettajan vuosityösuunnittelu ja tilasuunnittelu - saa ryhmänsä wwwlukujärjestykset - saa järjestelmästä vuosityösuunnitelman sekä työjärjestyksen (s) esimiehet - palkkahallinnon raportit esimiehen hyväksyttäväksi hallinto - opettajien toteutuneet tunnit - raportti palkanmaksun perustaksi - esimies hyväksyy raportin joka toimitetaan palkkahallintoon - tietojen siirtoskriptit Winhasta OK-resursseihin ja päinvastoin - lukujärjestyksen www-julkaisu - järjestelmä tuottaa tilojen käyttöasteraportit - opettajan vuosityösuunnitelmat ja toteutuma palkkahallintoon - tuottaa Winhaan toteutukset - tuottaa lukujärjestykset (opiskelijoille, opettajille ja tiloille), - reaaliaikaiset lukujärjestykset - reaaliaikaiset työjärjestykset - ei enää tarvitse täyttää tunti-ilmoitusta vaan järjestelmä tuottaa tuntiraportin esimiehen hyväksyntää ja palkanlaskentaa varten - tuntiraporttien oikeellisuus - palkkahallinnon raportit - opettajan toteutuma palkkahallintoon järjestelmän tuottamalla raportilla (ei enää täytetä tunti-ilmoituksia) - ajantasaisen tiedon tuottaminen toiminnan suunnittelun tueksi - mahdollisuus vaikuttaa tilojen käytön optimointiin ja tilojen yhteiskäyttöön T3) OpsNet opsien tietojen siirto (LAMK) - OpsNet-ohjelmalla siirretään opetussuunnitelmien tiedot WinhaPro-järjestelmään - opetussuunnitelmien valmisteluun käytetään Ms Office-työkaluja (esim. Excel), jolla ylläpidetään opinnot ja opsien rakenteet, kielikäännökset - tiedot siirretään OpsNet-lukuohjelmalla Winhaan (s) vastuuopettajat - opetussuunnitelmien valmistelu - opetussuunnitelmien, vastuuopettajat Ms Office-työvälineillä (Excel) - WPro_OpsnetLuku.exe tekee siirtotiedostot (toteutukset, opsin_rakenne, opinnot, opetussuunnitelma) oikeellisuus - ei tarvitse tallentaa tietoja Winhaan toiseen kertaan - tuo yhtenäisyyttä toimintaan
T4) Winha-raporttikanta (LAMK) Winhan raporttikanta - mahdollisuus suunnitella raportteja raporttikannan tietojen perusteella - ajantasaisen tiedon tuottaminen toiminnan suunnittelun tueksi, henkilökunta - saadaan tilastotietoja raporteilla - ajantasaisen tiedon tuottaminen toiminnan suunnittelun tueksi T5) Ldap-liittymä (LAMK) Opiskelijoiden henkilötiedot hakemistoon - opiskelijoiden tiedot siirretään AD-järjestelmään - AD luo opiskelijalle käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä sähköpostiosoitteen - AD-käyttäjätunnuksella kirjaudutaan verkkoon, WinhaWilleen ja Moodleen - opiskelijan sähköpostiosoite siirretään WinhaPro-järjestelmään - käyttäjätunnusten luonti, poisto - sähköpostitunnusten luonti - HAKA-federaation ehtojen mukainen käyttäjähallinto (kehitteillä olevaan metahakemistoon ja sitä myöten shibbolointi korkeakouluverkostossa) - käyttäjähallinnon ajantasaistaminen ja käyttäjätunnushallinnon prosessin hajauttaminen ja vakiointi - käyttäjätunnusten saanti - kirjautuminen verkkoon, WinhaWilleen ja Moodleen ADtunnuksilla T6) Liittymä kassajärjestelmiin (LAMK) - läsnäolotieto saatavilla, työn automatisointi skriptein - sähköpostitunnukset AD stä Winhaan automaattisesti - käyttäjätunnusten saanti, poistuminen Opiskelijoiden tietojen siirto kassajärjestelmiin - opiskelijaruokaloiden kassajärjestelmiin siirretään WinhaProsta opiskelijoiden läsnäolotiedot - ruokaillessaan opiskelija kela-korttia näyttämällä saa kassalla ruokailutuen - ruokailuoikeuden luonti, poisto - läsnäolotieto saatavilla automaattisesti, työn automatisointi skriptein - ruokailuoikeuden saanti (alennus) - ruokailuoikeuden saanti, poistuminen
T7) OK-resurssit / Kongressitoiminta (LAMK) - OK-resurssit-järjestelmään on rakennettu Lahden ammattikorkeakoulun kongressitoiminnan käyttöön laajennus - kongressiasiakkaiden yhteystietojen hallinta, kongressitilojen varaukset ja tilaisuuksien tarjoiluvaraukset hoidetaan OK-resurssit-järjestelmällä - (s) myynti - asiakasyhteydet, tilausten vastaanotto - tilojen hallinta - tapahtuman varaus kokonaisuutena samassa järjestelmässä (s) asiakas - saa tarjouksen - tarjous välittömästi sähköisessä muodossa yhteydenoton yhteydessä (s) kongressihenkilöstö - myydyt tapahtumat generoituvat järjestelmän kautta työmääräyksiksi kongressipalveluiden henkilöstölle (s) taloushallinto - myytyjen tapahtumien laskutusta varten laskutustiedot siirtyy kassajärjestelmään konekielisesti - jatkossa myös kirjanpitoon T8) Kelan tiedonsiirtopalvelu (LAMK) - työmääräykset sähköisesti - ajantasaiset taloustiedot - vähentää taloushallinnon työtä kun jatkossa tiedot siirtyy automaattisesti - Kelan tiedot toimitetaan Kelan tiedonsiirtoportaalin kautta - Kelan tarvitsemat tiedot tilastointia varten lähtevät automatisoidusti - vähentää opintotoimiston työtaakkaa (u) Kela - saa tarvitsemansa tiedot hallitusti - vakioitu menettely, ajansäästöt, opintotukiasioiden nopeampi käsittely t - opintotukiasiat - nopeampi käsittely T9) Tiedonsiirtopalvelu Tilastokeskuksen suuntaan (LAMK) - tietojen siirto Tilastokeskukseen - WinSCCP-tiedonsiirtopalvelu Tilastokeskuksen tilastotietojen lähettämistä varten - määrämittainen menettely tilastoaineiston lähettämiseksi (u) Tilastokeskus - tilastotietojen keruu - määrämittainen menettely - siirretään KELAn portaalin kautta opiskelijatiedot tilastoaineiston saamiseksi - nopeampi käsittely
T10) Opiskelijoiden henkilötiedot Voyageriin (LAMK) - opiskelijoiden tiedot siirretään Voyager-järjestelmään tietohallinnon toimesta skripteillä - Voyager luo opiskelijalle asiakastiedot, käyttäjätunnuksen ja salasanan (s) kirjasto- ja tietopalvelut - opiskelijoiden asiakastiedot järjestelmään automaattisesti - muutokset opiskelijatiedoissa automaattisesti - tiedot Voyager-järjestelmään siirretään Winhasta skriptien avulla - helpottaa asiakastietojen luontia Voyageriin kun uusien opiskelijoiden kaikkia tietoja ei tarvitse tallentaa - opiskelijoiden ajantasaisemmat osoite- yms. tiedot impulssi tietojen muutokselle esim. opiskelijan valmistuttua - tietojen oikeellisuus koska pohjautuu Winhaan - asiakkaaksi ilmoittautuminen - asiakkaaksi ilmoittautuminen nopeutuu Tentti-ilmo (LAUREA) - tehty ASPilla ja SQL-serverillä (tiedot eräajona öisin WINHAn t raporttikannasta) - tentti-ilmoittautumisten käsittely - lukuvuonna n 11 000 ilmoittautumista - tenttiin ja kypsyysnäytteeseen ilmoittautuminen -tenttien ja tenttipäivien lisäys (seuraavaan versioon) - ilmoittautumisten käsittely nopeutuu - eri toimipisteiden välinen ilmoittautuminen helpottuu - paikasta riippumaton ilmoittautuminen Wilperi (mm. Winhan raportointipalvelu (sis. mm kaikki AMKOTA ja TK-tiedot) (LAUREA) (s)tietohallinto (s) Tietopalvelu (s) Opintotoimisto (s) Johto - tehty ASPilla ja SQL-serverillä (tiedot eräajona öisin WINHAn raporttikannasta) - tietojen reaaliaikainen seuranta - tietojen oikeellisuuden tarkistaminen - seuranta ja arviointitiedot (tatu-seuranta) Juoni-työkalu (Sähköinen opinto-opas [valmistumassa]) (LAUREA) (s) Tietohallinto - opinto-opas tuotetaan ohjelmalla, josta se siirretään Winhaan ja taittajan kautta opinto-opaskirjaan. Tiedot näkyvät Laurean verkossa/wwwsivuilla. -toteutettu SQL-serverillä, ASPilla, Winhassa jo olevia tietoja hyödynnetty. - Tarkoitus laajentaa eri tietokannoista koostuvaksi opintoportaaliksi (s)opiskelija - näkee kaiken opintojen - ajan tasalla oleva tieto
(u)hakija (s)henkilökunta suunnitteluun ja hallinnointiin tarvittavan tiedon yhdessä paikassa näkee opetustarjonnan hakuvaiheessa -hajautettu päivitysvastuu -helppo hakea - haku tarkentuu ja perustuu realistisille odotuksille - Sama tieto kaikissa paikoissa - hallinnointi helpottuu Tarjonnan suunnitteluohjelma (LAUREA) (s) Tietohallinto -toteutettu SQL-serverillä, ASPilla, Winhassa jo olevia tietoja (s) Tarjonnan suunnittelija hyödynnetty. -opintojakso toteutukset+ niiden opettajat -opettajien tuntimäärien suunnittelu - Tarjonnan suunnitteluun vaikuttava tieto samassa paikassa. (s) Opiskelijat (s) Opettajat -opiskelijoille riittävästi tarjontaa tasaisesti läpi vuoden. - opetustuntimäärien hallinnointi helpottuu Asiakasrekisteri (OAMK) (s) hakutoimisto Asiakkaat, hlöt ja yritykset, (s) valitsija (s) julkaisutoiminta (s) kirjasto (s) tilahallinto (s) t&k-toimija (s) IT-tuki Hakunetti (OAMK) (u) Hakija Hakusovellus Netissä (s) hakutoimisto (s) valitsija (s) julkaisutoiminta Lisenssirekisteri (OAMK) (s) IT-tuki Opintosuunnitelmatietokanta (OAMK) Ohjelmistolisenssit ja ohjelmistojen asennuksen tuki
(s) hakutoimisto Opintosunnitelmat (s) julkaisutoiminta Opinto-opas (OAMK) (u) Hakija Opinto-oppaat (s) hakutoimisto (s) julkaisutoiminta Sähköpostilistat (OAMK) (s) julkaisutoiminta (s) kirjasto (s) tilahallinto (s) t&k-toimija Opiskelijoiden sähköpostilistat dynaamisesti luokittain, toteutusryhmittäin, Hankerekisteri (OAMK) (s) julkaisutoiminta Hankkeet, liittymä kirjanpitoon, (s) t&k-toimija Koulutusohjelmatietokanta (OAMK) (u) Hakija Koulutusohjelmatieto (s) hakutoimisto (s) valitsija (s) julkaisutoiminta
Käsiterekisteri (OAMK) (u) Hakija (s) hakutoimisto (s) valitsija (s) julkaisutoiminta kunta (s) kirjasto (s) tilahallinto (s) t&k-toimija Käytettävät käsitteet, sittemmin valtakunnallinen Rekisteriselostejärjestelmä (OAMK) Rekisteriselosteet Diploma supplement (OAMK) Englanninkielinen todistusliite Opintojaksorekisteri (OAMK) (s) kirjasto Asio-opiskelijahallinnon vastaavaa täydentävä Valintaperustetietokanta (OAMK) (u) Hakija Valintaperusteet (s) hakutoimisto (s) valitsija (s) julkaisutoiminta
Ehops (OAMK) Henkilökohtaiset opintosuunnitelmat Allakka (OAMK) (u) Hakija (s) hakutoimisto (s) valitsija (s) julkaisutoiminta kunta (s) kirjasto (s) tilahallinto (s) t&k-toimija Opetuksen suunnittelujärjestelmästä (OPSNet) tietoja WinhaProhon (PKMK), koulutusohjelmajohtajat, vastuuopettajat Kalenterit, lukujärjestykset, resurssien varaus, - WPro_OpsnetLuku.exe tekee siirtotiedostot (toteutukset, opsin_rakenne, opinnot, opetussuunnitelma) -opintotoimiston ei tarvitse syöttää toiseen kertaan samoja asioita kun ne kerran ovat jo saatavissa toisesta järjestelmästä - OPSNetiin tallennettaessa pitää huomioida WinhaPron vaatimukset tietosisällön osalta - tuo yhtenäisyyttä toimintaan Winhan uusintatentti-ilmoittautumisiin liittyvät optiot (PKMK) - on mokkula WPro_IlmoittPaiv.exe - ilmoittautuminen - listat ilmoittautujista Kelan tiedonsiirtopalvelu Kelatietojen lähettämistä varten (PKMK) - sama menettely lienee usealla muullakin WinhaPro-amk:lla - Kelan tarvitsemat tiedot tilastointia varten lähtevät automatisoidusti - vähentää opintotoimiston työtaakkaa (u) Kela - saa tarvitsemansa tiedot hallitusti - vakioitu menettely, ajansäästöt, opintotukiasioiden nopeampi käsittely
t - opintotukiasiat - nopeampi käsittely (u) operaattori Sonera - Sonera Secure Web varmenne käyttäjille Tiedonsiirtopalvelu Tilastokeskuksen suuntaan (PKMK) - WinSCCP-tiedonsiirtopalvelu Tilastokeskuksen tilastotietojen lähettämistä varten - määrämittainen menettely tilastoaineiston lähettämiseksi (u) Tilastokeskus - tilastotietojen keruu - määrämittainen menettely tilastoaineiston saamiseksi Winhan raporttikanta (PKMK) - voi suunnitella järjestelmiä - kantakuvaus on olemassa raporttikantaan saatavien tietojen hyödyntämiseksi (u) ulkoinen kumppani - järjestelmien kehittäminen - kantakuvaus on olemassa, vastaa eräällä tavalla avoimuutta? (s) henkilökunta - saadaan tilastotietoja raporteilla - voidaan käyttää eri järjestelmissä aineistoa Tenttitarrasovellus (PKMK) (s) henkilökunta - tenttitarroja järjestelmästä: perustuu raporttikannan hyödyntämiseen - päällekkäisen työn välttäminen HOPSNet-siirto (PKMK) (u) ulkoinen kumppani - OPSNetin tytärjärjestelmä - kantakuvaus on olemassa hyödyntää raporttikannan kautta saatavaa suoritetietoa - HOPSin seuranta - saa suoritustiedot WinhaProsta raporttikannan kautta HOPSNet-näkymäänsä (ehops) Opiskelijoiden käyttäjätunnukset AD:iin (PKMK) - käyttäjätunnusten luonti, poisto - läsnäolotieto saatavilla, työn automatisointi skriptein - käyttäjätunnusten saanti - käyttäjätunnusten saanti, poistuminen Toiminnan suunnittelujärjestelmästä tietoja WinhaProhon (STADIA) 3) Kolmannelta osapuolelta kimpassa ostettu sovellus Koulutusprosessissa ennen WinhaProta tapahtuvaa (s) OPS-vastaavat, - Webservice-rajapinta -TOISU on primääri tiedonlähde
Koulutusohjelmajohtajat, koulutuspäälliköt, opettajat opetussuunnitelmien (OPS) ja opintojaksototeutusten syöttöön OPSien ja opintojaksototeutusten siirron suhteen -Aikaisemmin em. tiedoista pahimmillaan 3 eri versiota: painettu OPS, WinhaPron OPS ja koulutusohjelmien omat toiminnan suunnittelujärjestelmät /excelit. Nyt tieto samana versiona kaikissa järjestelmissä. Sihteerien, opettajien ja opintotoimiston ei tarvitse siirtää mekaanisesti tietoa järjestelmästä toiseen. Uusintatentti (STADIA) 3) Kolmannelta osapuolelta kimpassa ostettu sovellus Koulutusprosessissa jälkeen WinhaPron tapahtuvaa - Oma sovellus 2. ja 3. kerran opintojaksotenttejä varten - ilmoittautuminen - listat ilmoittautujista Tilanvarausjärjestelmä (STADIA) 3) Kolmannelta osapuolelta kimpassa ostettu sovellus, henkilökunta t (u) Stadian ulkopuoliset henkilöt -Opetustilojen varausjärjestelmä - Opetukseen liittyvän kalenteriajan varaaminen - Tarkka tieto sähköpostilla varatuista tiloista - Tilojen varaus läpinäkyvää, optimaalinen tilojen käyttö mahdollistuu - Integroitu Stadian työryhmäohjelmisto Groupwiseen. Opintojen suunnittelu helpottuu -Tilojen informaatiokanavan epävarmuus poistuu Infomail (STADIA) 2) Itse tai kimpassa tehty t - Nopea sähköposti-informaatio opintojaksoilla oleville opiskelijoille - periodeittain /lukukausittain muuttuvan tiedon hallinta muuten vaikeaa Palautejärjestelmä (STADIA) 3) Kolmannelta osapuolelta kimpassa ostettu sovellus (s) Esimiehet - Alaisten opintojaksototeutuksista saadun palautteen näkeminen - Opetuksen laadun kehittäminen
(u) opettaja - Omien opintojaksototeutuksien palautteen näkeminen - Palautteen antaminen saadusta opetuksesta - Opetuksen laadun kehittäminen - Mahdollisuus vaikuttaa opetuksen laatuun KEHA- Identiteetin hallinta (STADIA) 3) Kolmannelta osapuolelta ostettu sovellus (s) henkilökunta -Käyttäjätunnusten luonti ja jatkohallinta - Erilaiset sähköiset välineet nopeasti käytettävissä (s) Opiskelija -Käyttäjätunnusten luonti ja - Erilaiset sähköiset välineet (s) Tietohallinto jatkohallinta Identiteetin hallinta eri sähköisissä ympäristöissä nopeasti käytettävissä -HAKA-infrastruktuurin mukainen käyttäjähallinnon vähimmäisvaatimusten mahdollistaminen. Yhteistoiminta muiden kanssa. Toteutus-tietojen julkaisu (STADIA) 2) Itse tai kimpassa tehty (s) Opiskelija -Tulevien toteutustietojen informaatio - Sähköinen informaatiokanava opintotarjonnasta (s) Kiinnostunut, koulutukseen hakija Koulutustarjonnan selailu - Sähköinen informaatiokanava opintotarjonnasta Sähköpostiosoitteiden hakukone ja ryhmä-e-mailien lähetys (VAMK) - www-pohjainen WINHAopiskelijaryhmien hakukone, jolla voi lähettää sähköpostia WINHAsta generoiduille opiskelijaryhmille - ryhmän tiedot voi myös tiputtaa excel-sheetille - yksittäisten opiskelijoiden e-mailhakukone - toteutuksille ilmoittautuneiden hakukone - tehty WINHA-kantaan JSP:llä JDBC:n kautta - www-sivulta voi hakea monella kriteerillä opiskelukavereita -opettaja voi tavoittaa sähköpostilla opiskelijaryhmän - opettaja voi saada kätevästi opiskelijaryhmän tiedot exceliinsä esim. arviointia varten - voi hakea sähköpostiosoitetta ryhmällä, nimellä, opiskelijanumerolla - tiimiytyminen, tiimikommunikaatio Opiskelijoiden käyttäjätunnusten luonti (VAMK) (s)tietohallinto - käyttäjätunnusten luontiskripti tekee tunnukset OpenLdap:iin ja AD:hen sekä synkronoi AD- ja Ldap tunnukset - tehty perlillä WNHA raporttikantaan ODBC-liittymällä ajetaan joka yö -> uudet tunnukset seuraavaksi päiväksi Henkilökunnan käyttäjätunnusten luonti (VAMK)
(s)tietohallinto käyttäjätunnusten luontiskripti (Perl) tekee tunnukset OpenLdap:iin ja AD:hen sekä synkronoi AD- ja Ldap tunnukset - tehty phpadmin työkalulla php:llä ajetaan välittömästi -> uudet tunnukset heti ilman viivettä (s)winha pääkäyttäjä maili uusista käyttäjistä vie tiedot WINHA:an manuaalisesti (s)palkanlaskenta maili uusista käyttäjistä Saa tiedon uusista henkilöistä heti (s)uusi työntekijä saa heti käyttäjätunnuksen pääsee heti töihin (mm. sivutoimiset) Salasanan vaihto WWW-sivulla (VAMK) (s)tietohallinto webbisivun takana systeemiä voi muuttaa vapaasti (sama käyttöliittymä säilyy) - tehty perl:llä LDAP.iin ja AD:hen samoja kirjastoja käyttäen antaa joustoa systeemien muuttamiseen (s)opiskelija yksi paikka vaihtaa salasanaa yksi salasananvaihtopaikka (s)henkilökunta yksi paikka vaihtaa salasanaa yksi salasananvaihtopaikka Sähköinen opinto-opas (VAMK) (s)opiskelija (u)hakija (s)henkilökunta - opinto.opas tuotetaan verkkoon ja WINHA:sta otetaan tiedot, jotka saadaan sieltä, loput kuvauksen syötetään AEGIRjulkaisujärjestelmään - tehty php:llä WINHA:n tuotantokantaan ODBC-liittymällä näkee opetustarjonnan hakuvaiheessa -hajautettu päivitysvastuu -helppo hakea - sama tieto WINHAssa ja oppaassa -> ei virheitä - haku tarkentuu ja perustuu realistisille odotuksille - hallinnointi helpottuu
SUUNNITTEILLA OLEVIEN LAAJENNUSTEN KUVAUS HOPS II-vaihe (JAMK) (JAMK) HOPS III-vaihe (JAMK) Opettajien tuntikiinnitykset palkanlaskentaan (JAMK) (s) palkanlaskija Palkanlaskenta Kustannuslaskenta (s) koulutuspäällikkö Opetuksen suunnittelu Toteutuksen kustannus M-rajapinnat (JAMK) (s) koulutuspäälliköt Opetuksen suunnittelu Yhteen kertaan (u) muut organisaatiot Opetuksen suunnittelu Ajantasaisuus eopinto-opas (katso toteutetuista) (JAMK) katso toteutetuista katso toteutetuista katso toteutetuista S1) Täydennyskoulutuksen opetushallinto (LAMK) - täydennyskoulutuksen opetushallintoon kaivataan WinhaPro-järjestelmää kevyempi toiminnallisuus, joka mahdollistaa täydennyskoulutuksen opetuksen suunnittelun, markkinoinnin, opiskelijahallinnon, tilastoinnit sekä tiedonsiirrot - - S2) Palautejärjestelmä (LAMK) - tavoitteena palautejärjestelmä opetuksen laadun seuraamiseen ja opiskelijoiden tyytyväisyyden mittaamiseen - palautteen kerääminen tulee olla mahdollista opintojaksototeutuksilta sekä muusta toiminnasta - palautteen anto jokaisesta toteutuksesta - mahdollisuus antaa välitöntä palautetta - palautteen kerääminen - opetuksen kehittäminen - opetuksen laadun seuranta - toiminnan kehittäminen - järjestelmän integrointi opetushallinnon prosessiin (nykyisten irrallisten ratkaisuiden sijaan) - yksi palautejärjestelmä
S3) Opiskelijavaihto (KV) (LAMK) - toiminnallisuus kv-vaihtoprosessin hallintaan: o sopimukset o henkilötiedot vaihtotapahtumiin osallistuvista opiskelijoista, opettajista ja tutkijoista sekä yhteyshenkilöistä o vaihtotapahtumat ja niihin liittyvät stipendit o vuokratapahtumien hallinta o raportoinnit oman korkeakoulun sisällä sekä CIMO:on päin - - S4) Www-koulutustarjonta (Lamkin oma avoin-amk- virt-amk) (LAMK) - koulutustarjonnan tietojen siirtäminen omaan www-palveluun sekä avoimen amkin että virtuaaliamkin portaaliin - tavoitteena sama tiedonsiirron rajapinta - - S5) OK-resurssit / tietojen siirto palkkahallintoon (konekielinen tietojen siirto) (LAMK) - OK-resurssit-järjestelmästä suunnitteilla konekielinen opettajien tunti-tietojen siirto palkkahallintoon - esimies hyväksyy tunti-tiedot www-liittymän kautta ja - palkanlaskenta saa tiedot palkkajärjestelmään sähköisesti - - S6) HR liittymä (henkilöstön tiedot) (LAMK) - henkilöstöhallinnon järjestelmähanke on kehitteillä - HR-järjestelmästä rakennetaan Lamkin henkilöstön tiedonsiirrot WinhaPro-järjestelmään (henkilöstön perustietojen lisäksi mm. Amkota-tilastoinnin edellyttämät henkilöstön tutkintonimikkeisiin ja henkilöstön kehittämiseen liittyvät tiedot) - - S7) OK-resurssit / tietojen siirto taloushallintoon (budjetointi) (LAMK) - OK-resurssit-järjestelmästä ideoitu jatkossa mahdollisesti siirrettävän suunnittelutiedot budjetointijärjestelmään (mm. opetushenkilöstön henkilöstökulut, tilojen vuokrakulut jne.) - - S8) Opetushallinnon dokumenttien sähköinen arkistointi (LAMK) - opetushallintoon liittyvien dokumenttien sähköinen arkistointi niiden dokumenttien osalta, jotka voidaan sähköisesti arkistoida tai joiden sähköisestä arkistoinnista on toiminnallista hyötyä (osa opetushallinnon dokumenteista arkistoitaneen jatkossakin vain paperilla?) - - WWW-portaali (LAUREA) (s)opiskelija - Kaikki tarpeellinen samalla - opiskelu tehostuu sivustolla - tekniikka vielä avoin (u)hakija - hakijalle suunnattu näkymä - elinkaariajattelu (u)alumni - mahdollisuus siirtyä alumniksi ja - elinkaariajattelu
(s) Opettaja pitää sama e-mail (forwardointi) - Kaikki tarpeellinen samalla sivustolla - opetus tehostuu Harjoittelu (OAMK) Opiskelijoiden käyttäjätunnukset ja läsnäolotieto metahakemistoon WinhaProsta (PKMK) Harjoittelupaikat, harjoittelubyrokratia ja ohjaus Opinnäyte (OAMK) (s) julkaisutoiminta Opinnäytetyön tukeminen (s) kirjasto (s) t&k-toimija Tentti (OAMK) Tenttien järjestäminen, uusinnat yms. (s) tilahallinto Vaali (OAMK) Verkkovaalit kunta - HAKA-federaation ehtojen mukainen käyttäjähallinto metahakemistoon ja sitä myöten Shibbolointi muille - tunnus ja läsnäolotieto metahakemistossa ajan tasalla - käyttäjähallinnon ajantasaistaminen ja käyttäjätunnushallinnon prosessin hajauttaminen ja vakiointi - aikasäästöt, prosessin määrämuotoisuus Opiskelijaportaali (PKMK) - opiskelussa usein tarvittavat asiat suhteellisen helposti saatavilla jonkinlaisessa portaaliratkaisussa, ehkä - yhtenäinen liittymä usein tarvittaviin asioihin
Opiskelijaportaali, opintojen hallinta, HOPS (STADIA) (s) tutor -eri järjestelmissä olevien tietojen yhdistäminen -WinhaProsta haetaan ilmoittautumisja suoritustiedot -kokonaiskuvan saaminen ohjattavista opiskelijoista helppoa -Opintojen suunnittelun helpottuminen (HOPS) - Käytännön työskentelyn helpottuminen -Tietojen etsiminen helpottuu Sähköpostiosoitteiden hakukone ja SMS-ryhmäviestien lähetys (VAMK) - www-pohjainen WINHAopiskelijaryhmien hakukone, jolla voi lähettää SMS-viestin WINHAsta generoiduille opiskelijaryhmille esim. sairastapauksessa tai muusta syystä peruuntuneille luennoille - ODBC-tuotantokantaan ja php -opettaja voi perua/siirtää tuntinsa lähes reaaliajassa - saa nopeasti tiedon esim. peruuntuneista/siirtyneistä luennoista - peruuntuneet luennot voi hyödyntää - ei turhaa liikkumista/matkustelua WWW-portaali (VAMK) (s)opiskelija - Kaikki tarpeellinen samalla - opiskelu tehostuu sivustolla - tekniikka vielä avoin (u)hakija - hakijalle suunnattu näkymä - elinkaariajattelu (u)alumni - mahdollisuus siirtyä alumniksi ja - elinkaariajattelu pitää sama e-mail (forwardointi) (s) Opettaja - Kaikki tarpeellinen samalla sivustolla - opetus tehostuu