Kokemuksia tietojärjestelmien yhteensovittamisesta. Haaga + Helia = HAAGA-HELIA

Transkriptio

1 Kokemuksia tietojärjestelmien yhteensovittamisesta Haaga + Helia = HAAGA-HELIA

2 Koulutuksen tietohallintojen yhdistämisprosessit 1. Kartoitus: mitä koulutuksen järjestämistä tukevia tietojärjestelmiä oli Haagassa ja mitä Heliassa 2. Määrittely: mitä on koulutuksen tietohallinto HH:ssa 3. Määrittely: mitä prosesseja siihen kuuluu 4. Määrittely: mitä ovat HH:n koulutuksen tietohallinnon palvelut 5. Päätös: koulutuksen tietohallintopalveluiden organisointi 6. Päätös: mitkä järjestelmät valitaan tukemaan palveluita 7. Päätös: opintojaksojen koodijärjestelmä, henkilöstön tunnusjärjestelmä 8. Toteutus: otetaan käyttöön valitut järjestelmät 2

3 Koulutuksen järjestämiseen liittyvien prosessien yhtenäistäminen Lukuvuoden ajoituksen yhtenäistäminen 2 intensiiviviikkoa + 4 x (8 viikkoa + 1 intensiiviviikko) + 2 intensiiviviikkoa = 40 viikkoa Lukujärjestyksen julkaisuaikataulujen yhtenäistäminen Toukokuu ja joulukuu Opintojaksoille ilmoittautumisaikataulujen yhtenäistäminen Toukokuu ja joulukuu Uusintakokeiden järjestämiset 2 uusintakertaa / toteutus 3

4 4 HAAGA-HELIAn tietohallinnon johtaminen (Paturi, Ala-Peijari) Toiminnan johtaminen ja organisointi Tietoresurssien johtaminen ja organisointi Tietoresurssien hyväksikäytön suunnittelua, johtamista, toteutusta ja valvontaa Talous- ja henkilöstöhallinto T&K ja aluevaikutus Koulutus Koulutuksen hallinto Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät Taloushallinnon tietojärjestelmät Asiakkaiden ja sidosryhmien palvelujärjestelmät Tutkimuksen tieto- ja viestintäjärjestelmät Oppimisen tieto- ja viestintäjärjestelmät Opetuksen tieto- ja viestintäjärjestelmät Opetuksen suunnittelun ja hallinnon tietojärjestelmät Johtamista tukevat tietojärjestelmät Navita Wintime eflow <CRM> Jobstep Survey BlackBoard Moodle Sap laboratoriot Winha Otso Intra, extra Amkota HH-info Sovellusarkkitehtuuri Sähköposti, web Tietoarkkitehtuuri Tietohallinnon kehittämisen ohjaus ja seuranta MsProject Teknologia-arkkitehtuuri

5 Koulutuksen tietohallinnon johtamisprosessit Koulutuksen tietoresurssien hallinto Koulutuksen järjestämisen vuosiprosessi 2 x Koulutuksen järjestämisen kausiprosessi Koulutuksen tarjonnan hallinta Lukuvuosien ja lukukausien ajoituksen hallinta Verkkosivujen ylläpidon johtaminen Opintojaksojen toteutusten ja Opettajien työsuunnitelmien hallinta Lukujärjestysprosessin hallinta Valmistumispalautteen keruu Lukukauden toimintaraportit Koulutushallinnon tietojärjestelmien koulutus henkilöstölle Opiskelijamäärien ja valmistuneiden tilastointi Toimintatiedon keruut ja raportointi Koulutushallinnon prosessien kuvaaminen ja yhtenäistäminen (laatukäsikirja) Koulutushallinnon tietojärjestelmien integroiminen Osallistuminen valtakunnallisiin kehittämisprojekteihin Amkota (taso-esitys) AMKOPAS www, intra, extra Winha Otso Mimosa www Opala, HHa Intra Tilastokeskus AMKOTA tuloskortit, vuosikertomus, 5 intra

6 HAAGA-HELIAn koulutuksen tietojärjestelmien palveluarkkitehtuuri Kirjaudun ja saan palveluni roolini värisistä osioista Opettaja Henkilöstö Opiskelija Kaikki WinhaViivi osallistujat suoritukset toteutussuunnitelmat (rajatut toiminnot) WinhaOpaali toteutuspalaute WinhaVille ilmoittautumiset hops arvosanat toteutussuunnitelmat sähköinen asiointi selain BlackBoard/ Moodle/FLE Oppimisympäristöt opetusmateriaalit toteutuksen viestintä osallistujat Intra arkistot asiakastiedot? laatukäsikirja toiminnan ohjaus toimintaohjeet toimintaraportit tilastot ym. Opiskelija- Extra yksiköiden eijulkiset raportit ja ohjeet laatutyö kv-raportit harjoittelupaikat it ohjeet sähköinen asiointi www markkinointi julkinen tietolähde hakijan opas opinto-opas.lukujärjestys KAIKKI TIETO, JONKA NÄKY- VYYTTÄ EI OLE SYYTÄ SALATA Toiminnot henkilöstöverkossa käyttöoikeuksien puitteissa WinhaPro opinnot opetussuunnitelmat toteutukset opiskelijat hopsit opettajat suoritukset ym. Mimosa Lukujärjestykset OTSO Opettajien työsuunnitelmat Ms Sharepoint PLONE sisällönhallintajärjestelmät palkanlaskenta kirjanpito 6

7 HH:n koulutuksen tietohallintopalveluiden vastuulla: Opiskelija- ja opintohallintojärjestelmä WinhaPro Opettajien työsuunnitelmajärjestelmä Otso Lukujärjestysjärjestelmä Mimosa Uusintakoeilmoittautumisjärjestelmä (verkkolomake) Opintojaksopalautejärjestelmä WinhaOpaali Oma valmistumispalautejärjestelmä (webropol-lomake) Verkkosivujen sisällöntuotannon koordinointi (Plone, Sharepoint) viranomaisjärjestelmien tiedonkeruut: AMKOTA, Paturi Tilastokeskus, Kela, Opala 7

8 Valitut tietojärjestelmät Opiskelija- ja opetushallintoon WinhaPro Opettajien työsuunnitelmien hallintaan Otso Lukujärjestyksiin Mimosa www-sivujen sisällöntuotantoon Plone (uusi) Henkilöstön intraan ja opiskelijaextraan MS Sharepoint (uusi) 8

9 HH:n WinhaPro -kannan rakennusprojekti Projektiin nimettiin yksi tekninen henkilö ja 2 sisällönhallitsijaa (yksi molemmista oppilaitoksista) ja WM-datalta ostettiin konsulltiapua Sisällön hallitsijat olivat avainhenkilöitä kun siirron yhteydessä tietosisällöstä jouduttiin tekemään lennossa päätöksiä. Projekti työskenteli yhteistyössä niiden IT-palveluiden siirtoprojektien kanssa, joilla oli liittymiä WinhaPro - järjestelmään. 9

10 Kuka tekee Mihin vaikuttaa Opiskelija- ja opetustietojen siirtosuunnitelma primus winha otso mimosa verkkosivut blackboard Haagan AD tunnukset Meriluoto ja Paturi testaavat Primuksen siirtotiedostojen onnistumisen opettajien winhatunnukseksi juokseva numero, H00400, vain uudet Paturi määrittelee Otsoon tarvittavat muutokset Kosteila ja Suomi tarkistavat Mimosan kyvyn muuntaa koodeja Taskinen suunnittelee uudet siirtoscriptit verkkotunnukset ovat muotoa ivonen.jukka Meriluoto tekee siirtotiedostot Primuksesta, wilma tunnus opiskelijan lisätietoihin, adtunnus henkilöstön lisätietoihin Taskinen tekee kopion Helian nykyisestä Winhasta HH:n Winhan pohjaksi Multibase ylläpitää Otsoa. Kosteila tekee excel-lukkarit vanhoilla ja uusilla koodeilla. opintojaksokuvauset säilyvät entisessä osoitteessa tunnus = AD tunnus opiskelijan lisätietokenttään: PRIMUS: wilmatunnus, opettajien y. AD: tunnus Meriluoto ja Paturi vaihtavat tunnukset excelissä Paturi ja WM-data poistaa vanhentuneet tiedot HH:n Winhasta Mitä tekee verrataan AD:hen, poikkeamat käsityönä Paturi tarkistaa siirtotiedostot Paturi muuntaa tunnukset erillisellä muunto-ohjelmalla Haagan tunnukset siirretään HH:n toimialueelle Paturi ja WM-data lataavat tiedot väli- Winhaan Paturi ja WM-data ajavat tuplien tarkistuksen Missä järjestyksessä WM-data yhdistää kannat Salonen asentaa uuden Otsoversion Taskinen ajaa uudet scriptit vapaasti valittavien ilmoittautumiset WinhaVilleen Paturi ajaa hopsien sisällöt kuntoon Mimosa uusille koodeille opintojaksokuvauset uusilla koodeilla uusissa urleissa opettaja kopioi vanhalla tunnuksella olevat asiat uudelle 10

11 Päätös HAAGA- HELIAn koodeista Primus Helia Winha Taulujen export uusi Winha Siirtodata Vanhentuneiden tietojen poisto Siirtodatan muokkaus ja lataus uusi Winha Koodien muunto HAAGA-HELIA Winha Joulukuussa 2006 Käyttäjähallinto 11

12 WinhaPro tiedonsiirron toteutus Marraskuussa kopioitiin Helian kanta uuden kannan pohjaksi Testattiin tietojen latausta kantaan Muuttumattomien tietojen (esim. opsit) lataus voitiin aloittaa Opiskelijoiden suoritustiedot siirrettiin joulukuun tuotantokatkon aikana. 2 sisällön asiantuntijaa siirsi tietoja noin 2 viikkoa (pitkiä työpäiviä ja viikonloppuja) Käyttökatko kesti vajaa 2 viikkoa HAAGA-HELIAn WinhaPro oli valmis

13 Pelkoja Kun oli päätetty valita WinhaPro HH:n järjestelmäksi, syntyi Primus -yhteisössä huoli: mitä tapahtuu tietokantoihin tallennetuille tiedoille ja mitä jos tietoja katoaa siirrossa? Ratkaisu: Primus on edelleen käytössä arkistojärjestelmänä. Tietoja ei enää ylläpidetä. Opiskelijat olivat luotettavimpia tiedonsiirron onnistumisen tarkistajia. 13

14 Ja mitä sitten seurasi WinhaPro koulutusta järjestettiin täsmäkoulutuksena eri kohderyhmille: opintosihteerit, yksiköiden assistentit, opettajat ja koulutusohjelmista vastaavat. Toimintatapojen yhtenäistäminen ja jalkauttaminen alkoi erilaisissa työryhmissä Kaikki poikkeukset eivät siirtyneet, niitä paikattiin korjaamalla käsin 14

15 Lukujärjestykset - Mimosa xhaagan lukujärjestykset tehtiin yhdessä 2. asteen prosessin kanssa Irrottautuminen 2. asteen prosesseista Lukujärjestysohjelmiston valinta -> Mimosa Kullekin toimipisteelle uusi henkilö lukujärjestysten laatimiseen Mimosa-koulutus Lukujärjestysprosessien yhtenäistäminen = samat julkaisuaikataulut, ristiinopiskelu eri toimipisteissä 15

16 Opettajien työsuunnitelmat - OTSO YT-neuvotteluissa sovittiin uusi HAAGA-HELIAn opetustyön mitoitusjärjestelmä: 1 op = 26 h, muut työt = sovittu tuntimäärä Opettaja saa valita yhden vapaajakson paikan syksylle tai keväälle Opetuksen kehittämistyö ja yhteisöllisyys 100 h Itsensä kehittäminen 100h Opettajalle sovitaan palkanmaksun perusteena oleva tuntimäärä koko lukuvuodeksi (1600 h) Lisätöiden maksatukset Vanhoilla työsuunnitelmilla toimitaan lukuvuosi loppuun (xhaaga) Opettajilla ajantasaiset työsuunnitelmat alkaen OTSOon tehtiin tarvittavat muutokset laskentakaavoihin ja lisättiin uusia ominaisuuksia 16

17 Julkinen verkkosivusto Kesäkuussa 2006 avattiin väliaikainen HAAGA-HELIA sivusto, josta oli linkitykset kantaoppilaitosten sivuille. HAAGA-HELIAn sivuston suunnitteluun, sisällöntuotantojärjestelmästä päättämiseen ja käyttöönottoprojektiin oli puoli vuotta aikaa. Sisällöntuotantojärjestelmäksi valittiin Open Software kategoriaan kuuluva Plone. HAAGA-HELIAn verkkosivusto avattiin

18 Henkilöstön intran ja opiskelijaextran yhdistäminen Kaikkea ei ollut mahdollista tehdä yhtä aikaa, joten alkuun kantaoppilaitosten intrat ja extrat jatkoivat toimintaansa. Keväällä 2007 suunniteltiin intran ja extran sisältörakenne. Valittiin sisällöntuotantojärjestelmäksi MS Sharepoint Henkilöstön intra otettiin käyttöön Opiskelijaextra otetaan käyttöön

19 Mitä on vielä jäljellä? HAAGA-HELIAn koulutuksen operatiivinen arki toimii ja tietojärjestelmät tukevat sitä. Vuosi 2008 on tietojärjestelmien ja toimintatapojen hienosäätöjen aikaa. HAAGA-HELIAn kulttuuri syrjäyttää vähitellen kantaoppilaitosten kulttuureja (tällä saralla on vielä jonkin verran työtä). 19