Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaalisen median käyttöpolitiikka



Samankaltaiset tiedostot
Sosiaalisen median käyttöohje

Khall liite 1 Kh

Joroisten kunnan sosiaalisen median ohje

Sosiaalisen median ohje

TOIMINTAOHJEET ULKOISEN SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖÖN

PIEKSÄMÄEN KAUPUNGIN SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖPOLITIIKKA

Sosiaalinen media on luonteeltaan keskustelevaa, pyri osallistumaan verkkokeskusteluihin ja vastaamaan kysymyksiin.

Kunta-alan tutkijoiden läsnäolo sosiaalisessa mediassa

SOSIAALINEN MEDIA APTEEKIN JA ASIANTUNTIJAN TYÖKALUNA

Sosiaalinen media työnhaussa

Sosiaalinen media järjestönäkökulmasta. Mikä SoMe? Mitä hyödymme SoMe:n käytöstä? Järjestömarkkinointia SoMessa

Sosiaalinen media Lions-toiminnassa. Thorleif Johansson

Tietotunti klo 12 ja 17. Aiheena sosiaalisen median sovellukset: Instagram, Twitter, WhatsApp ja Facebook

työvälineenä Työsuojelutoimijoiden verkostotapaaminen, Eeva Penttilä

Syvemmälle sosiaaliseen mediaan palvelut hyötykäyttöön. Christina Forsgård Twitter: kittikatti LinkedIn: fi.linkedin.com/in/christinaforsgard

Some-ohje Pirkanmaa2019-valmistelijoille

Näin teet oman tilin!

IT-palvelujen ka yttö sa a nnö t

SOSIAALISEN MEDIAN VALMENNUS

SOSIAALISEN MEDIAN OHJE. Viestintäyksikkö.

Sosiaalisen median käytännöt Jyväskylän koulutuskuntayhtymässä

Peruskyberturvallisuus. Arjessa ja vapaa-ajalla koskee jokaista meitä

Miten hyödyntää sosiaalista mediaa tehokkaasti

Ohje sosiaalisen median käyttöön 2019 Hattulan kunta

TAMMELAN KUNTA. Sosiaalisen median ohje

Sosiaalisen median toimintaohje

Verkko-ohjaaja hankkeen koulutuspäivä Verkko-ohjauksen välineet ja niiden tietoturva vertaistuutoroinnissa

Facebook koulutus. Kalle Rapi Etelä-Karjalan kylät ry

Sosiaalinen media Valion viestinnässä

Aivovammaliitto ry Sosiaalinen media Pia Warvas ja Asta Hietanen Lokakuu 2015

Sosiaalisen median ohje

Sosiaalisen median ohje 2018

Sosiaalinen Media = SoMe

Haloo - Kuuleeko kukaan? Innostu viestinnästä!

Facebook-opas tilitoimistoille

Mikä on facebook? Rekisteröityminen

OHJE sosiaalisessa mediassa toimimiseen vapaaehtoisille

Sosiaalisen median ohjeistus järjestäjille. Facebook, Twitter & Instagram

SOSIAALISEN MEDIAN LINJAUKSET HENKILÖSTÖLLE:

Tietoturva. opettaja Pasi Ranne Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Pasi Ranne sivu 1

Matkailutoimialan aamu Design Hill, Halikko Riikka Niemelä

Viestintäsuunnitelma Liedon Pallo Simo Lamminen 2016

VIESTINTÄSUUNNITELMA CITIZEN MINDSCAPES TUTKIMUSRYHMÄLLE

Yhteisöllisen toimintatavan jalkauttaminen!

Purot.net Wiki. Tutkielma. Paavo Räisänen. Centria Ammattikorkeakoulu

Tietoturvallisuuden huoneentaulu mitä jokaisen on hyvä muistaa

julkaiseminen verkossa

Sosiaalinen media markkinointivälineenä

Päivitetty TIETOVERKON JA TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT

Sosiaalisen median ohjeistus järjestäjille. Facebook, Twitter & Instagram

Somevinkkejä seurakuntavaalien ehdokkaille Eija Harju, Espoon seurakunnat, viestintäpalvelut

VIESTINTÄSUUNNITELMA 2017

SOSIAALISEN MEDIAN TYÖKALUPAKKI

Kunnanjohtajana somessa. Alustus kuntajohtajapäivillä Lappeenrannassa

Työelämä hanke Sosiaalisen median strategia

Sosiaalisen median periaatteet ja ohjeistus

Viesti kulkee! Aikku Eskelinen, Anne Sorko, Jyväskylän Yliopisto. Kuva:

Sosiaalisen median ohjeet

Viestintäsuunnitelma 2015

Urheiluseuran viestintä

VIESTINTÄSUUNNITELMA VARSINAIS-SUOMEN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS

Mobiililaitteiden ja sovellusten tietoturvallisuus mihin tulee kiinnittää huomiota?

Sosiaalinen media tuli työpaikalle - kenen säännöillä toimitaan? Copyright 2010 H&K and MPS

Työnantajamielikuva ja sosiaalinen media Yrityskysely Viestintätoimisto Manifesto Hanna Pätilä

Punomo Blogit BLOGIN LUOMINEN WORDPRESS-ALUSTALLA. Kirjaudu -palveluun osoitteessa tunnuksellasi.

Jotta voit käyttää Facebookia täytyy sinun ensiksi luoda sinne käyttäjätili. Käyttäjätilin luominen onnistuu noudattamalla seuraavia ohjeita.

Verkkoviestintäkartoitus

SATASERVICEN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

BLOGGER. ohjeita blogin pitämiseen Googlen Bloggerilla

Vaikuttamispalvelu Nuortenideat.fi

Blogger-blogin käyttöönotto ja perusasiat Bloggerista & bloggauksesta

sivistystoimiala Sosiaalisen median käyttö Lahden nuorisopalveluissa

MAAHANMUUTTOVIRASTON Viestintästrategia

SOSIAALISEN MEDIAN TYÖKALUPAKKI

Järjestöjen viestintävastaavien perehdytys

Tiedotussuunnitelma. Keski-Suomen Työpajayhdistys ry. Keski-Suomen Työpajayhdistys ry.

Sosiaalinen media ja moniammatillisuus nuorille suunnatussa työssä

Henkilöstön tietoturva- ja sosiaalisen median ohje

Ari Haasio Yliopettaja, YTL, FM Seinäjoen ammattikorkeakoulu

MARTAT VERKOSSA. Jouko Marttila

Paimion kaupungin ohjeistus sosiaalisen median käytön tehostamiseen. Älä twittaa kintaalla

Sosiaalinen media matkailualalla. Harto Pönkä,

Markkinointi sosiaalisessa mediassa

Some-suunnitelma/ strategia. Seppo Kainulainen, Karelia-amk

SOME -KYSELY SAARIJA RVEN PERUSKOULUN LUOKKALAISILLE JA TOISEN ASTEEN OPISKELIJOILLE TIIVISTELMÄ RAPORTISTA

Yhdistyksen viestintä ja verkkoviestintä

mahdollisuuksia paikallisyhdistyksille Suomen omaishoitajien verkosto

Vinkkejä hankeviestintään

Sosiaalisen median mahdollisuudet & hyödyt

Sosiaalinen media Facebook, Twitter, Nimenhuuto

LinkedIn MIKÄ SE ON? MITEN JA MIKSI SITÄ KÄYTETÄÄN? Materiaalit osoitteessa:

Sosiaalisen median pelisäännöt. FC Honka ry

Sosiaalinen media kylätoimijoiden viestinnässä ja kylien markkinoinnissa

M I T E N R O T A R Y N Ä K Y Y S O S I A A L I S E S S A M E D I A S S A

LinkedIn MIKÄ SE ON? MITEN JA MIKSI SITÄ KÄYTETÄÄN? Materiaalit osoitteessa:

Kysely tutkijoiden asiantuntijaroolissa saamasta palautteesta. Tulosten käyttö

IT-palvelut ja tietoturvallisuus Tampereen yliopistossa

Sosiaaliset mediat ja tietosuoja. Juha Kontturi IT -suunnittelija Turun ammattikorkeakoulu

Tytti Määttä Vaalan kunnanjohtaja Harvaan asutun maaseudun verkoston pj Kuhmon tuleva kaupunginjohtaja

KRIISIVIESTINTÄ SOSIAALISESSA MEDIASSA

Transkriptio:

Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaalisen median käyttöpolitiikka Hyväksytty YT-toimikunnassa 27.10.2011

1. YLEISTÄ SOSIAALISESTA MEDIASTA... 2 1.1. SOSIAALISEN MEDIAN AVAIN OMA TILI/PROFIILI... 3 1.2. SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖ MAAKUNTA-KUNTAYHTYMÄSSÄ... 3 2. SOMEN KÄYTTÖ TYÖVÄLINEENÄ... 4 2.1. SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTÖN PERIAATTEET... 4 2.2. ORGANISAATIOPROFIILI... 5 2.3. ORGANISAATIOPROFIILIN TYYLILAJI... 5 2.4. TYÖVÄLINEENÄ KÄYTETTÄVÄN SOME-PROFIILIN KÄYTTÖÖNOTTO... 6 2.5. YKSIKÖN JA SEN ESIMIEHEN VASTUUT... 7 3. ASIANTUNTIJAPROFIILIN KÄYTTÖ MAAKUNTA-KUNTAYHTYMÄSSÄ... 8 4. SUOSITUKSIA YKSITYISEEN SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖÖN... 8 5. LÄHTEET:... 9

1. Yleistä sosiaalisesta mediasta Sosiaalisella medialla, josta arkikielessä käytetään usein lyhennystä some, tarkoitetaan sähköisessä tietoverkossa jaettavia, yhteisöllisesti tuotettuja mediasisältöjä. Yhteisöllisesti tuotettu tarkoittaa sitä, että sosiaalisessa mediassa perinteinen raja viestin lähettäjän ja vastaanottajan välillä on kadonnut. Kaikki yhteisöpalvelujen käyttäjät ovat yhtä aikaa sekä lähettäjiä että vastaanottajia. Internetissä toimii nykyään lukemattomia erilaisia sosiaalisen median palveluja, joista yleisesti tunnetuimpia ovat tällä hetkellä erilaiset blogit, Facebook, YouTube, Wikipedia, LinkedIn ja Twitter. Myös erilaiset virtuaalitodellisuudet (esim. Second Life), voidaan luokitella osaksi sosiaalista mediaa. Monet sosiaalisen median yhteisöt, kuten esimerkiksi Facebook, rakentuvat kansainvälisten suuryritysten luomille alustoille. Tämä tarkoittaa sitä, että niiden käytön ehdot (esim. yksityisyysasetukset) voivat muuttua milloin tahansa ilman palvelun käyttäjän suostumusta ja jopa ilman ennakkovaroitusta. Ne eivät siis ole organisaation itsensä hallittavissa, mikä olennaisesti rajoittaa niiden käyttöä palvelujen tuotannossa. Sosiaalisen median välineitä (blogit, wikit ja facebookit) voidaan kuitenkin ottaa käyttöön myös organisaation omissa verkkopalveluissa, kuten esimerkiksi intranetissä. Sosiaalisen median sisältö voi olla joko kokonaan julkista (esim. Twitter) tai nähtävissä niin haluttaessa vain profiilin ylläpitäjän hyväksymille henkilöille (esim. osa Facebook-tileistä). Organisaatioviestinnän näkökulmasta sosiaalisen median palvelut ovat kuitenkin aina vähintään puolijulkisia ennen kaikkea sen vuoksi, että palvelujen käyttöehdot eivät ole viestijän itsensä hallittavissa. Lisäksi palvelujen ylläpitäjät keräävät tietoa käyttäjistä lähinnä kaupallisiin tarkoituksiin. On myös muistettava, että kerran palveluun syötettyä sisältöä ei yleensä voi poistaa. Lakisääteisesti salassa pidettävää tietoa ei saa lainkaan käsitellä sosiaalisessa mediassa. Organisaatiokäytössä sosiaalinen media on vain julkisen tiedon julkaisukanava.

1.1. Sosiaalisen median avain oma tili/profiili Sosiaalisessa mediassa toimiminen edellyttää yleensä, että henkilö tai jonkin toiminnon ylläpitäjä luo oman profiilin eli käyttäjätilin kuhunkin käytettävään palveluun. Käyttäjätilin tunnuksen luominen taas edellyttää vähintään nimen ja sähköpostiosoitteen antamista. Profiilin voi halutessaan piilottaa muilta käyttäjiltä. Sosiaalisen median profiili ja siihen liittyvä verkkoidentiteetti voi olla joko työhön liittyvä (organisaatioprofiili tai asiantuntijaprofiili) tai täysin yksityinen profiili. profiili = käyttäjätili + käyttäjätunnus verkkoidentiteetti Käyttäjän kannattaa perehtyä kunkin yhteisöpalvelun omiin erityisiin mahdollisuuksiin ja rajoituksiin. Esimerkiksi Facebookissa on syytä tehdä ero sivun ja ryhmän välille. Sivu on aina julkinen, se näkyy hakukonehauissa ja siitä saa tilastoja. Ryhmä voi olla avoin, suljettu tai salainen. Avoin ryhmä mahdollistaa julkisen, myös ei-jäsenille näkyvän toiminnan. Suljettu ryhmä antaa ylläpitäjälle mahdollisuuden valita, ketkä voivat liittyä ryhmään, mutta toiminnasta jää uutisia jäsenten seinille. Salainen ryhmä ei näy muille, ja sinne pääsee vain kutsulla. Mikään Facebookin ympäristöistä ei kuitenkaan sovi organisaation luottamuksellisen tiedon jakamiseen. Kainuun maakunta -kuntayhtymän vuonna 2012 käyttöönotettavasta intranetistä voidaan varata suljettuja työryhmätiloja, joissa voidaan käydä työryhmän sisäistä keskustelua. Lakisääteisesti salassa pidettävää tietoa (esim. potilastietoja) sielläkään ei voida käsitellä. 1.2. Sosiaalisen median käyttö maakunta-kuntayhtymässä Sosiaalisen median (some) käytössä pääsääntö on, että työprofiili ja yksityinen profiili pidetään erillään. Saattaa kuitenkin olla, että joku henkilö yhdistetään työtehtäväänsä niin vahvasti, että yksityisen ja julkisen rajaa on vaikea vetää. Tällaisissa tapauksissa sosiaalisen median käytössä on noudatettava tarkkaa harkintaa. Rajatapauksia ovat myös yksittäisen työntekijän yksityiset, mutta nimenomaan ammatilliseen verkostoitumiseen tarkoitetut asiantuntijaprofiilit (esim. LinkedIn). Lähtökohtaisesti yksityisessä profiilissa ei käytetä työnantajan sähköpostiosoitetta, kun taas työprofiilissa käytetään työsähköpostia. Jos yksityisen asiantuntijaprofiilin tarkoituksena on ammatillinen verkostoituminen, työntekijä voi kuitenkin käyttää työnantajan sähköpostiosoitetta ja varmistuksena työnantajan verkkosivujen osoitetta. Työpaikan sähköpostin ja muiden työvälineenä käytettävien ohjelmistojen salasanoja ei kuitenkaan saa tietoturvasyistä käyttää sosiaalisen median profiileissa, olivatpa ne sitten yksityisiä tai työrooliin kytkeytyviä. Yksityisen ja työprofiilin erottamisesta seuraa, että yksityistä profiilia ei yleensä käytetä työaikana. Sen sijaan sosiaalisen median käyttö työvälineenä on normaalia työaikaa.

2. Somen käyttö työvälineenä Tällä hetkellä Kainuun maakunta -kuntayhtymä käyttää sosiaalisen median palveluista eniten Facebookia, jossa maakunta-kuntayhtymällä on jo useita organisaatiosivustoja (listaus liitteenä 1). Myös blogeja on käytössä monia, esimerkiksi hankkeisiin ja verkko-opetukseen liittyen. Julkisen blogin kirjoittaminen on tällä hetkellä mahdollista, vaikkei Kainuun maakunta - kuntayhtymällä itsessään olekaan omaa blogialustaa. Tarvittaessa sellainen voidaan kuitenkin hankkia. Kaikkien edellä mainittujen sivustojen ja blogien osoitteet löytyvät maakunta-kuntayhtymän ulkoiselta verkkosivulta osoitteesta http://maakunta.kainuu.fi/viestinta_sosiaalinen_media. Vuonna 2012 käyttöön otettava uusi intranet sisältää myös alustat sisäisten blogien ja wikien kirjoittamiseen. Niiden käyttö ohjeistetaan uuden intran käyttöönoton yhteydessä. 2.1. Sosiaalisen median käytön periaatteet Sosiaalista mediaa (some) käytetään Kainuun maakunta -kuntayhtymässä harkitusti työvälineenä. Koko ajan muuttuvassa toimintaympäristössä ei ole tarkoituksenmukaista määritellä pysyvässä ohjeistuksessa, mitä kaikkia mahdollisia some-palveluja organisaatiossa voidaan eri tilanteissa käyttää. Käytön tarpeellisuus ja siihen liittyvät riskit harkitaan tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti Kainuun maakunta-kuntayhtymässä voidaan käyttää sosiaalista mediaa ainakin a) tiedottamiseen, b) markkinointiin, c) maakunta-kuntayhtymän ja kansalaisten vuorovaikutuksen edistämiseen, d) palvelujen kehittämiseen sekä e) rekrytointiin. Lisäksi työntekijöiden verkostoituminen asiantuntijaprofiilien avulla on mahdollista. Yksilön tietosuojaan liittyvät näkökohdat on aina huomioitava sosiaalisen median alustalle luodun palvelun käyttöönotossa ja ylläpidossa. Tietosuojariskit kirjataan palvelun suunnitteluvaiheessa viestinnältä saatavissa olevan ohjeen mukaan. Mikäli kartoitus osoittaa, että riskit ovat huomattavia, asia pitää tuoda maakunta-kuntayhtymän tietosuojatyöryhmän käsittelyyn. Työryhmä myös arvioi oma-aloitteisesti maakuntakuntayhtymässä käytössä olevien some-palvelujen tietosuojariskejä. Tietosuojatyöryhmä: pj. hallintojohtaja Kalevi Yliniemi kalevi.yliniemi@kainuu.fi siht. arkistopäällikkö Hilkka Karivuo hilkka.karivuo@kainuu.fi

2.2. Organisaatioprofiili Kainuun maakunta -kuntayhtymässä työvälineenä käytetään pääsääntöisesti niin sanottua organisaatioprofiilia. Palveluun kirjaudutaan työyksikön yhteiseen sähköpostiosoitteeseen (esim. viestinta@kainuu.fi) tai työntekijän henkilökohtaiseen työsähköpostiin kytketyllä tunnuksella. Palvelun ylläpitäjiä tulee yleensä olla useampia kuin yksi, jotta palveluun ei tule katkoksia esimerkiksi lomien aikana. Tunnuksia ei kuitenkaan pidä luovuttaa tilapäisestikään yksikön ulkopuolelle. Organisaatioprofiilissa voidaan käyttää maakunta-kuntayhtymän logoa tai konserniin kuuluvan liikelaitoksen yhteydessä liikelaitoksen omaa logoa. Logon käyttäminen ei ole pakollista, jos sen katsotaan jäykistävän vuorovaikutusta. Sivustolta on kuitenkin käytävä selvästi ilmi, mikä organisaatio palvelua tuottaa. Myös organisaation yhteystietojen ja verkko-osoitteen pitää löytyä sivustolta. Organisaatioprofiilia käyttävän palvelun ylläpitäjät ja sisällöntuottajat edustavat yksiselitteisesti työnantajaa. Työnantajalla on täysi oikeus määrätä, mitä tällaisella tunnuksella voidaan tehdä ja millaisiin keskusteluihin sillä voidaan osallistua. Organisaatioprofiilin eräs alalaji on sellainen käyttäjätili, jossa yksittäinen työntekijä toimii asiantuntijaroolissa työnantajan edustajana. Tällaista profiilia nimitetään jatkossa virkaprofiiliksi. Virkaprofiilin käyttö voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun projektipäällikkö kirjoittaa blogia omalla nimellään, mutta nimenomaan projektipäällikön (julkis)roolissa. Tällaista käyttäjätiliä koskevat samat ohjeet kuin organisaatioprofiileja. työprofiili = organisaatioprofiili & virkaprofiili 2.3. Organisaatioprofiilin tyylilaji Toiminta sosiaalisessa mediassa on aina osa organisaation maineen hallintaa. Omilla sivuilla puututaan tarvittaessa epäasialliseen viestintään poistamalla laittomuudet (esim. kunnianloukkaukset) ja muut selkeästi epäasialliset viestit ilman eri ilmoitusta. Asiallisia kriittisiä kommentteja ei pidä poistaa, sillä sosiaalisen median luonteeseen kuuluu avoin ja kriittinen keskustelu. Virheelliset tiedot kuitenkin pyritään oikaisemaan. Organisaatiotunnuksilla toimiva käyttäjä ei korjaa muilla sivustoilla esiintyviä virheellisiä tietoja eikä puutu muualla käytävään keskusteluun. Maakunta-kuntayhtymän viestintä- ja markkinointiyksikkö seuraa sosiaalisessa mediassa ja muualla verkossa maakuntakuntayhtymästä käytävää keskustelua siinä määrin kun resurssit sen sallivat. Käytännössä sosiaalisen median, samoin kuin muidenkin verkkokeskustelujen, hallinta on kuitenkin mahdotonta (erilaiset keskustelu- ja kommenttipalstat, Facebookin yhteisö- eli varjosivustot jne.). Työprofiilissa julkaistavan aineiston tulee olla hyvän maun mukaista, ja päivitysten pitää olla kulloinkin käytettävän profiilin luonteeseen soveltuvia. Organisaatio ei osallistu väittelyihin, eikä provokatiivisiin viesteihin reagoida. Laittomat, voimakkaan aggressiiviset tai muuten selvästi epäasialliset viestit poistetaan. Vastavoimana tyylilajin hyvin hallitseva kirjoittaja voi asiaa ensin tarkkaan harkittuaan joskus käyttää hyväntahtoista huumoria.

Sosiaalisen median tehokas hyödyntäminen edellyttää keskimääräisestä virkakielestä poikkeavan tyylin omaksumista. Päivitysten on oltava puhekielisiä, suhteellisen lyhyitä, tiiviitä ja ilmaisuvoimaisia. Esimerkiksi Facebookiin kirjoitetaan usein vain lyhyt mielenkiinnon herättävä tiivistelmä, johon liitetään verkkosivuilla olevaan tietoon johtava linkki. Blogien kirjoittajien kannattaa pyrkiä kehittämään persoonallinen ja erottuva oma ääni. Kaikissa tapauksissa on tärkeää muistaa, että puhekielinen ilmaisu ei tarkoita äidinkielen perussäännöistä luopumista. Kuvat elävöittävät some-julkaisuja. Organisaatiotoimijan on kuitenkin huolehdittava erityisen tarkoin siitä, että julkaisijalla on kuviin täydet oikeudet. Organisaatioiden julkaisutoimintaa sosiaalisessa mediassa säätelee sama lainsäädäntö kuin kuvien julkaisemista mediassa muutenkin. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että julkisella paikalla saa kuvata ja kuvia julkaista ilman kuvissa esiintyvien henkilöiden lupaa, mikäli kuvat eivät erityisesti tuo esiin jotain yksityiseksi miellettyä toimintaa (esim. suutelemista tai nenän kaivamista). Yksityishenkilöiden kuvien tai suljetuissa tilaisuuksissa otettujen kuvien julkaisu edellyttää aina asianomaisten lupaa. Lupa pyydetään kirjallisena, ja se arkistoidaan palvelusta vastaavaan yksikköön. Maakunta-kuntayhtymän valokuvauslupalomakkeet löytyvät Kaimasta viestinnän sivuilta. 2.4. Työvälineenä käytettävän some-profiilin käyttöönotto Työvälineenä käytettävän profiilin perustaminen edellyttää maakunta-kuntayhtymässä 1) tulosyksikön esimiehen suostumusta ja 2) sosiaalisen median käyttöä koordinoivan viestintäyksikön kuulemista. Mikäli uuteen julkaisukanavaan havaitaan liittyvän merkittäviä tietoturvariskejä, asia pitää tuoda myös 3) tietosuojatyöryhmän käsittelyyn. Ennen uuden some-pohjaisen palvelun tai uuden sosiaalisen median julkaisukanavan perustamista tulosyksikön täytyy selvittää: mitä varten palvelu perustetaan ketä sillä tavoitellaan mikä sosiaalisen median alusta sopii tarkoitukseen mitä sisältöjä palveluun on tarkoitus tuottaa kuka tuottaa sisällöt millaisia resursseja palvelun ylläpitämiseen tarvitaan millaisia teknisluonteisia tietoturvallisuuskysymyksiä pitää ottaa huomioon millaisia yksilön tietosuojaan liittyviä kysymyksiä pitää ottaa huomioon Palvelun perustamista pohdittaessa yksikön on siis syytä perehtyä yleisellä tasolla sosiaalisen median alustoihin, niiden alueelliseen tavoittavuuteen (eli potentiaalisten kainuulaisten käyttäjien määrään) ja kunkin yhteisöpalvelun käytön ehtoihin. Apua ja tukea saa viestintäyksiköltä osoitteesta viestinta@kainuu.fi tai sosiaalisen median vastuuhenkilöltä Minna Mustoselta minna.mustonen@kainuu.fi.

Uuden organisaatiopohjaisen käyttäjätilin perustamisesta kannattaa keskustella sosiaalisen median käyttöä koordinoivan viestintä- ja markkinointiyksikön kanssa. Niukkojen resurssien käyttäminen useisiin samankaltaisiin palveluihin ei ole tarkoituksenmukaista, ja useiden samankaltaisten sivustojen perustaminen heikentää kaikkien vaikuttavuutta. Viestintä voi myös parantaa uuden julkaisukanavan tunnettuutta antamalla markkinointitukea. Samalla viestintäyksikkö kerää käyttäjäkokemuksia eri palveluista ja pystyy kertomaan eri palvelujen rajoituksista ja mahdollisuuksista. 2.5. Yksikön ja sen esimiehen vastuut Mikäli sosiaalisen median kanava päätetään ottaa jossain yksikössä käyttöön, palvelua ylläpitävä työyksikkö omistaa uuden profiilin. Tämä tarkoittaa sitä, että viime kädessä tulosyksikön esimies vastaa sosiaalisen median kautta toteutettavasta palvelusta samoin kuin muistakin yksikön tuottamista palveluista. Tässä suhteessa toteutetaan samaa hajautetun viestinnän periaatetta kuin esimerkiksi mediatiedotuksessa ja ilmoitusten käytössä. On myös muistettava varata uuden sosiaaliseen mediaan perustuvan palvelun ylläpitoon riittävästi resursseja. Useissa tapauksissa (esim. blogit ja Facebook) sosiaalisen median uskottava käyttö edellyttää aktiivista läsnäoloa. Nyrkkisääntö esimerkiksi Facebookissa on, että päivityksiä pitää tehdä vähintään kerran viikossa. Kunkin organisaatioprofiilin vastuuhenkilöt vastaavat sekä palvelun sisällöntuotannosta että sivuston muusta ylläpidosta, mahdollisesti esiin tuleviin kysymyksiin vastaamisesta samoin kuin asiattomien viestien poistamisesta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että he vastaavat osaltaan myös Kainuun maakunta -kuntayhtymän maineenhallinnasta. Siinä suhteessa nopeita reaktioita ja avoimuutta edellyttävä sosiaalinen media onkin vaativa toimintaympäristö. Kunkin työprofiilia ylläpitävän yksikön esimies vastaa myös palvelua päivittävien työntekijöiden henkilöturvallisuudesta. Sosiaalisessa mediassa työroolissa toimivan henkilön tulee kääntyä esimiehensä puoleen, jos hän kokee joutuneensa kiusaamisen, häirinnän tai uhkailun kohteeksi tai jos hän muusta syystä kokee, että hänen turvallisuutensa on vaarantunut. Henkilöturvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä lisätietoja antaa henkilöstöpäällikkö Satu Rusanen satu.rusanen@kainuu.fi. Hänen puoleensa voi kääntyä myös silloin, jos esimies katsoo, että maakunta-kuntayhtymään palvelussuhteessa oleva henkilö käyttäytyy sosiaalisessa mediassa sopimattomalla ja/tai tämän ohjeen kanssa ristiriitaisella tavalla. Tekniseen tietoturvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä ja ongelmissa apua saa tietohallinnolta osoitteesta helpdesk@kainuu.fi.

3. Asiantuntijaprofiilin käyttö maakunta-kuntayhtymässä Kainuun maakunta -kuntayhtymän työntekijät voivat niin halutessaan käyttää myös niin sanottuja asiantuntijaprofiileja, jotka ovat luonteeltaan julkisen ja yksityisen rajamailla. Näihin palveluihin, joista tyypillinen esimerkki on LinkedIn, kirjaudutaan joko työnantajan tarjoamalla henkilökohtaisella (sähköposti)tunnuksella tai omalla yksityisellä (sähköposti) tunnuksella. Palvelun käyttäjä mainitsee työnantajansa, mutta toimii palvelussa asiantuntijaroolissa yksityishenkilönä. Asiantuntijaprofiilin käyttö ei sinällään edellytä työnantajan suostumusta, mutta palvelun käytöstä työajalla tulee keskustella esimiehen kanssa. 4. Suosituksia yksityiseen sosiaalisen median käyttöön Työnantajalla ei ole oikeutta säädellä työntekijän toimintaa silloin, kun työntekijä käyttää sosiaalisen median palvelua omilla yksityisillä sähköpostitunnuksillaan täysin yksityisessä roolissa. Tällainen sosiaalisen median käyttö ei kuitenkaan ole työaikaa, eikä yksityisessä profiilissa pidä käyttää työnantajan sähköpostiosoitetta. On kuitenkin muistettava, että myös yksityisessä roolissa työntekijää sitovat työhön liittyvät salassapitosäädökset ja työlainsäädäntöön perustuvat lojaliteettivelvoitteet samoin kuin virkavastuu. Esimerkiksi salassapitovelvollisuus asiakas/potilastietojen osalta jatkuu vielä palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Voidaan myös katsoa, että mikäli henkilö ilmoittaa yksityisessä profiilissa työnantajansa nimen, hän esiintyy itse asiassa työnantajansa epävirallisena edustajana ainakin silloin, jos työntekijä keskustelee työhön liittyvistä asioista tai työnantajastaan. Työasioiden käsittely yksityisessä profiilissa edellyttää siis aina tarkkaa harkintaa. Sellaisten henkilöiden, jotka antavat organisaatiolle kasvot julkisuudessa tai joiden turvallisuus tai joiden hoitamien tehtävien turvallisuus voi vaarantua heitä koskevien tietojen leviämisestä, pitää pohtia sosiaalisen median käyttöään erityisen tarkoin. Kaikkien sosiaalisen median käyttäjien kannattaa aina huolehtia tietoturvasta, sillä ajattelemattomuuden ja huolimattomuuden seuraukset voivat olla vakavia. Muista siis: sosiaalisessa mediassa julkaistua sisältöä ei välttämättä koskaan saa sieltä pois älä ole naiivi, älä paljasta itsestäsi arkaluontoista tietoa älä julkaise työpaikkasi rutiineja liian tarkkaan, se voi olla tietoturvariski mieti, millaisia kuvia lataat profiiliisi älä lataa kuvia muista henkilöistä ilman lupaa tarkista aina profiilisi yksityisyysasetukset ja palvelun käyttöehdot huomioi palvelujen koko ajan muuttuvat käyttöehdot käytä riittävän vaikeita salasanoja älä klikkaile epämääräisiä linkkejä, jotka voivat esimerkiksi levittää haittaohjelmia pidä tietokoneesi haittaohjelmien torjunta ajan tasalla älä hyväksy tuntemattomia verkostoosi kaikkia tuttujakaan ei ole pakko hyväksyä some-kavereiksi muista, että sosiaalisen median käyttö ei edelleenkään ole kansalaisvelvollisuus

5. LÄHTEET: Aalto, Tuija (toim.) (2010) Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle. Oikeusministeriön demokratia- ja kieliasioiden yksikkö. http://www.kansanvalta.fi/etusivu/tutkimusjakehitys/sosiaalisenmedianmahdollisuudethalli nnollepa Kainuun maakunta -kuntayhtymän sähköpostin käyttöpolitiikka ja ohjesääntö. MH 29.12.2004/versio 28.8.2007 Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä (2010) Sosiaalisen median tietoturvaohje. http://www.vm.fi/vm/fi/03_tiedotteet_ja_puheet/01_tiedotteet/20101227sosiaa/name.jsp