1 OAJ Varsinais-Suomen alueyhdistys ry. Toimintasääntö Hallituksen hyväksymä 31.1.2012
2 I ALUEYHDISTYKSEN HALLITUS 1. Tehtävät: vaikuttaa OAJ:n tavoitteiden ja päämäärien toteutumiseen maakuntatasolla vaikuttaa aluetason päättäjiin ja alueelliseen kehitykseen antaa lausuntoja ja tekee esityksiä sekä seudullisesti että maakunnallisesti, tarvittaessa myös paikallisesti käynnistää ja edistää yhteisiä alueellisia hankkeita edistää eri jäsenryhmien välistä alueellista yhteistyötä ja opettajuutta edistää jäsenyhdistysten, paikallisyhdistysten ja luottamusmiesten yhteistyötä ja auttaa ongelmissa olevia yhdistyksiä yhteisten alueellisten tapahtumien ja koulutusten näkyvä järjestäjä 2. Hallituksessa on 16 jäsentä ja puheenjohtaja. Hallituksen kokoonpano: Puheenjohtaja YSI Varsinais-Suomi 6 YSI Turku 3 OAO 3 LTOL 2 FSL 1 YLL 1 3. Hallituksen kokouksiin kutsutuille maksetaan matkakorvaukset VES:n mukaan, mahdolliset pysäköintimaksut ja tarjotaan ruoka. 4. Puheenjohtajan kokouspalkkio on 80 euroa / kokous. Jäsenen palkkio on 60 euroa/kokous. Hallituksen sihteerinä toimii palkattu sihteeri tai taloudenhoitaja. Taloudenhoitajan toimiessa hallituksen sihteerinä hänelle maksetaan sama kokouspalkkio kuin puheenjohtajalle. Kokouksiin kutsutuille valtuutetuille ei makseta kokouspalkkiota. Puheenjohtajan erityisesti kutsumat päätetään tapauskohtaisesti.
3 5. Hallituksen pöytäkirjan tarkastus: Pöytäkirja lähetetään sähköisesti hallituksen jäsenille noin viikko hallituksen kokouksen jälkeen. Mahdolliset huomautukset tulee tehdä välittömästi puheenjohtajalle. Pöytäkirjat julkaistaan huomautusajan jälkeen yhdistyksen kotisivulla. Seuraava hallituksen kokous hyväksyy edellisen kokouksen pöytäkirjan. 6. Alueyhdistyksen kokoontumisissa pyritään noudattamaan seuraavaa aikataulutusta: alueyhdistyksen hallitus kuukauden viimeinen viikko, työvaliokunta kuukauden 3. viikko, jaostojen kokoukset kuukauden ensimmäinen tai toinen viikko Hallituksen kokouspäivät sovitaan puolivuosittain etukäteen hallituksen ensimmäisessä kokouksessa. Esityslista lähetetään hallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta. Esityslistat julkaistaan ja tiedot kokouspäivistä merkitään yhdistyksen kotisivuille heti, kun ne ovat valmiit. 7. Mikäli varsinaisella jäsenellä on este, hän ilmoittaa siitä sekä puheenjohtajalle että varajäsenelleen. 8. Puheenjohtajalle maksetaan kiinteä työkorvaus 5000 vuodessa sekä lisäksi hänelle ostetaan aikaa alueyhdistyksen tehtävien tekemistä varten. Puheenjohtajan vaihtuessa ostetun ajan maksu vaihtuu elokuun alussa. Vuonna 2011 puheenjohtajalle ostetaan huojennusta 4 h/viikko 1.8. alkaen. 9. Työmääräyksiä hyväksytyn budjetin mukaisesti palkatulle sihteerille voivat antaa puheenjohtajan lisäksi taloudenhoitaja ja alueasiamies. II TYÖVALIOKUNTA 1. Työvaliokuntaan kuuluvat alueyhdistyksen puheenjohtaja, jaostojen puheenjohtajat, taloudenhoitaja, alueasiamies, tupa-tiimin vetäjä ja OAO:n
4 nimeämä edustaja 2. Työvaliokunta voi kutsua asiantuntijoita kokouksiinsa harkinnan mukaan. 3. Työvaliokunta valmistelee hallituksen kokoukset. 4. Työvaliokunta valmistelee vuosikokousasiat. 5. Työvaliokunnalla on oikeus kiireellisissä asioissa antaa lausuntoja. 6. Työvaliokunnan kokouspalkkio on 40, puheenjohtajalla 60. 7. Työvaliokunnan kokouksista maksetaan matkakorvaukset VES:n mukaan. Lisäksi tarjotaan ruoka. III JAOSTOT 1. Jaostojen tehtävänä on: antaa työvaliokunnalle tietoja, kommentteja sekä lausuntoja omaa jäsenistöään koskevista asioista, esimerkiksi edunvalvonnasta, koulutuksesta ja tiedotuksesta hoitaa osaltaan tiedotusta jäsenkunnalleen järjestää koulutusta sekä edustamalleen ryhmälle että yhteistyössä muiden jaostojen kanssa kaikille ryhmille 2. Jaostojen henkilömäärä tulee olla suhteessa jäsenmäärään, enintään kuitenkin: V-S ysi-jaosto: 1+17 (joista yksi FSL:n edustaja) Turku ysi-jaosto: 1+15 OAO: 1+14 LTOL: 1+19 (joista yksi ruotsinkielisten edustaja) YLL: 1+5 3. Jaostojen kokouksista laaditaan muistio, joka toimitetaan puheenjohtajalle ja alueasiamiehelle sekä julkaistaan välittömästi yhdistyksen kotisivulla.
5 4. Jaoston kokouksista maksetaan matkakorvaukset VES:n mukaan. 5. Kukin jaosto saa päättää toimijoidensa työkorvauksista ja muista toimintakuluista annetun määrärahan puitteissa. 6. Jaostojen järjestäessä määrärahan ulkopuolista toimintaa, esimerkiksi koulutusta, tulee lisämäärärahaesitys tehdä hallitukselle. 7. Jaostoilla on oikeus käyttää palkattua sihteeripalvelua alueyhdistyksen laskuun seuraavasti: OAO-, YLL- ja LTOL -jaostot 8 tuntia vuodessa V-S ysi-jaosto ja Turku ysi-jaosto 16 tuntia vuodessa työmääräyksen sihteerille antaa jaoston puheenjohtaja, joka myös vastaa käytetyistä tuntimääristä 8. Jaoston tulee vuosittain tehdä toimintasuunnitelma sekä talousarvio kuluvaa toimintavuotta varten helmikuun loppuun mennessä. IV KOULUTUS 1. Kouluttajapalkkiot Kun alueyhdistyksen puheenjohtaja tai muu hallituksen erikseen valtuuttama henkilö, edustaa alueyhdistystä kouluttajana/ luennoitsijana, maksetaan hänelle yhdistyksen hallituksen päättämä korvaus. Korvaus sisältää valmistelutyön (30 /tunti), luentopalkkion (100 /tunti) ja matkakorvauksen (0,46 /km) sekä mahdollisen päivärahan. Laskulomake palkkioineen on yhdistyksen kotisivulla. 2. Alueyhdistyksen järjestämä koulutus Yhdistyskoulutus: o Yhdistyksensä edustajana osallistujalle korvataan yhdistyskoulutuksesta 0,34 /km + 0,04 /km lisämatkustajasta. Suositellaan yhteiskyytejä. Matkakulut laskutetaan alueyhdistyksen omalla matkalaskulomakkeella, joka löytyy yhdistyksen kotisivulta.
6 o o Koulutuksesta peritään yhdistyksiltä kohtuullinen omavastuuosuus, ellei hallitus päätä toisin Mikäli kouluttautuja ei osallistu koulutukseen ilman perusteltua syytä, koulutuksen kulut peritään jäsenyhdistykseltä. Henkilökohtaisten koulutusten tai tapahtumien matkakuluja ei korvata. 3. Ylimääräisten edustajien osallistuminen Osallistumisesta ja maksuista sovitaan tapauskohtaisesti. Periaate on se, että ylimääräinen osallistuja tai hänet lähettävä yhdistys kustantaa osallistumisen yöpymis-, ateria-, matka- ja mahdollisine materiaalikuluineen. Alueyhdistys kustantaa koulutuksen. 4. Työnjako: Työvaliokunta suunnittelee ja koordinoi koulutuksia yhdessä alueasiamiehen kanssa. Alueasiamies vastaa alueyhdistyksen järjestämien koulutusten kilpailuttamisesta, koulutustilojen varaamisesta sekä tarjoilu- ja muista kokousjärjestelyistä. Koulutusjärjestelyihin voi käyttää palkattua sihteerityötä. Jaostojen järjestämistä alueyhdistyksen rahoittamista koulutuksista tulee hyvissä ajoin tehdä hakemus alueyhdistyksen hallitukselle. Anomuksessa tulee selvitä koulutuksen vastuuhenkilö, koulutusohjelma ja kustannukset. Koulutuksen vastuuhenkilöksi nimetty henkilö varmistaa ohjelman sisällön, kouluttajien kutsumisen, kutsuttavat, kutsun muodon ja materiaalitarpeen. Koulutuksien maksuliikenteen hoitaa yhdistyksen taloudenhoitaja yhdessä vastuuhenkilön kanssa. 5. TJS-tuki Yhdistyksen järjestämistä koulutustilaisuuksista haetaan TJS-tukea.
7 Vastuuhenkilö toimittaa tarkan ohjelman kouluttajineen sekä osallistujalistan taloudenhoitajalle tuen saamiseksi. Ohjelma toimitetaan taloudenhoitajalle kuukauden sisällä koulutuksesta. Ohjelman ja osallistujalistan voi lähettää sähköisenä. 6. Muu koulutus Paikallisyhdistykset voivat hakea koulutustukea alueyhdistykseltä järjestämäänsä koulutukseen. Avustus on korkeintaan 30 % koulutuksen kustannuksista ja sitä voi hakea yhteen koulutustilaisuuteen kerran vuodessa. Hakemuksesta täytyy käydä ilmi kenelle koulutus on suunnattu, koulutuksen ohjelma ja kustannukset koulutuksen osalta. Avustusta myönnetään hallituksen harkinnan mukaan. V TALOUS 1. Pankkitilit Yhdistyksen kaikille pankkitileille on käyttöoikeus puheenjohtajalla ja taloudenhoitajalla. Puheenjohtajalla, alueasiamiehellä ja taloudenhoitajalla on myös oikeus pankkikorttiin. Yhdistyksellä on käytössä kassanhallintapalvelu, jota hallinnoi taloudenhoitaja. Jaostojen tileille on kassahallintapalvelun kautta käyttöoikeus jaoston talousvastaavalla ja toisella jaostoon kuuluvalla henkilöllä. 2. Laskut Laskut lähetetään yhdistyksen taloudenhoitajalle maapostina tai sähköpostin liitteenä.
8 Tapahtuman yhteyshenkilö vastaa, että laskusta käy ilmi mistä tilaisuudesta on kyse, kenen järjestämä tilaisuus ja mistä lasku koostuu. Yhdistyksen omissa laskuissa ja maksuissa käytetään viitenumeroita. Viitenumeron saa pyytäessä taloudenhoitajalta. Yhdistykseltä laskutettaessa käytettävä internet-sivustolta löytyvää laskupohjaa. 3. Kokouspalkkiot ja matkakorvaukset Taloudenhoitaja kerää kokouspalkkiot ja matkakorvaukset yhteen taulukkoon maksamista varten hallituksen ja työvaliokunnan osalta. Jaostojen talousvastaavat toimittavat matkakorvaustaulukot taloudenhoitajalle joulukuun 15. päivään mennessä. Hallituksen kokouspalkkiot ja matkakorvaukset maksetaan kahdesti vuodessa, jaostojen matkakorvaukset kerran vuodessa. 4. Toimintamääräraha jaostoille Jokaiselle jaostolle maksetaan toimintamäärärahaa 5 /jäsen. FSL:n edustajien toiminta-avustukset jaetaan FSL-jäsenistön suhteessa jaostojen kesken. 5. Työkorvaukset ja yhdistyksen tarjoamat edut Yhdistyksen vuosikokouksessa päätetään työkorvaukset puheenjohtajalle, taloudenhoitajalle ja alueasiamiehelle. Muille toimijoille maksetaan työkorvausta seuraavasti: opettajaurheilun tiiminvetäjälle 800, kulttuurin tiiminvetäjälle 800, YT-yhteyshenkilöille (2 x 500 ), tiedotuksesta ja kotisivuista vastaavalle 700. Puheenjohtajalle ja alueasiamiehelle maksetaan internet-yhteys ja puhelinetu. Puheenjohtajalle ja alueasiamiehelle maksetaan valtakunnallinen päivälehti.
9 6. Tiedot verottajalle Hallituksen ja jaostojen jäsenet, joille maksetaan verotuksen alaista tuloa (kokouspalkkio, työkorvaus), toimittavat taloudenhoitajalle verottajan vaatimat tiedot (nimi, postiosoite, henkilötunnus ja veroprosentti) hallituskauden alun jälkeen tai tietojen muuttuessa. 7. Kirjanpito ja toiminnantarkastus Yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitaa tilitoimisto Taloudenhoitaja toimittaa tositteet tilitoimistoon Jaostojen talousvastaavat toimittavat omat tositteensa taloudenhoitajalle viimeistään heinäkuussa (alkuvuosi) ja tammikuussa (loppuvuosi). Yhdistykselle valitaan yleiskokouksessa toiminnantarkastajat, jotka laskuttavat työnsä yhdistykseltä. VI TOIMIHENKILÖIDEN JA MUIDEN NIMETTYJEN HENKILÖIDEN TOIMENKUVAT Puheenjohtaja valmistelee työvaliokunnan sekä alueyhdistyksen hallituksen kokouksen esityslistan ja johtaa puhetta kyseisissä kokouksissa johtaa yhdistyksen toimintaa sekä toimihenkilöitä toimii alueyhdistyksen palkkaamien henkilöiden esimiehenä vastaa yhdistyksen kehittämisestä seuraa yhdistyksen päätösten toteutumista antaa tietoa yhdistyksen toiminnasta hallitukselle, jaostoille ja tiimeille edustaa yhdistystä ja luo kontakteja yhteistyökumppaneihin
10 organisoi, järjestää ja huolehtii käytännön asioiden hoitamisesta sekä niiden delegoinnista huolehtii yhdistyksen tiedottamisesta yhdessä työvaliokunnan ja palkatun sihteerin kanssa alueyhdistyksen kotisivujen päivittäminen Jaostojen puheenjohtajat valmistelevat esityslistat jaoston kokoukseen vastaavat omien jaostensa toiminnasta (mm. muistiot, raha-asiat, koulutukset jne.) kuuluvat työvaliokuntaan edustavat alueyhdistystä erilaisissa tilaisuuksissa pitävät alueyhdistyksen hallituksen tietoisena jaostonsa toiminnasta vastaavat jaoston asiakirjojen arkistoinnista Taloudenhoitaja laskujen maksun, laskutuksen hoitaminen talousarvion laadinta mahdollinen sijoitustoiminta hallituksen päätösten mukaan laite-, kone-, kalusto- ja tarvikehankinnat yhdessä puheenjohtajan kanssa o ilman hallituksen valtuutusta 500 euron kertaosto talousarvion seuranta ja katsaukset alueyhdistyksen hallituksen kokouksissa palkkioiden ja matkalaskujen tarkastaminen sekä maksaminen tilintarkastuksesta huolehtiminen vastaa pöytäkirjan pidosta ollessaan kokouksen sihteeri kuuluu työvaliokuntaan
11 toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman laatiminen yhdessä työvaliokunnan kanssa Alueasiamies: sopimusedunvalvoja o palkkaus- ja työaikajärjestelmien kehittäminen o suuret linjat ei yksityiskohtaisia sopimustulkintoja (kokonaisnäkemys edunvalvonnasta) YT-toimijoiden tukihenkilö alueella Koulutuspoliittinen vaikuttaja o seuraa, vaikuttaa ja konsultoi koulutuspoliittisissa asioissa o yhteydenpito toiminta-alueen yhteistyötahoihin OAJ:n edustaja alueella yhdessä puheenjohtajan kanssa o toimii kiinteässä yhteistyössä alueyhdistyksen puheenjohtajan kanssa vastaa yhdessä työvaliokunnan kanssa alueyhdistyksen koulutustoiminnan suunnittelusta ja toteutuksesta o jaosten koulutustarpeiden koordinointi o järjestämistään koulutustilaisuuksista vastaaminen o vuosittaisen toimintasuunnitelman ja -kertomuksen koulutusosan laadinta yhdessä työvaliokunnan kanssa ja toteutumisen seuranta o yhteydenpito koulutusasioissa muiden alueiden koulutussihteereihin sekä OAJ:n koulutusyksikön kanssa. Palkattu sihteeri vastaa koulutustilojen kilpailuttamisesta, varaamisesta ja käytännön järjestelyistä ottaa vastaan koulutustilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumiset ja kokoaa niistä yhteenvedon vastaa pöytäkirjan pidosta ollessaan kokouksen sihteeri hoitaa muita annettuja työtehtäviä työaikansa rajoissa
12 Kulttuuri- ja urheiluvastaavat vastaavat alueyhdistyksen kulttuuri- ja urheilutarjonnan suunnittelusta ja toteutuksesta