PAIMION KAUPUNKI HALLINTOSÄÄNTÖ Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 16.12.2010 85 Voimaantulo 1.1.2011 Muutokset päivitetty kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti: - Kvalt 16.06.2011 43 - Kvalt 15.12.2011 77 - Kvalt 15.11.2012 75 - Kvalt 15.11.2012 76 - Kvalt 13.12.2012 99 - Kvalt 09.10.2014 49 Kvalt 12.02.2015 11 Kvalt 10.12.2015 73
PAIMION KAUPUNGIN HALLINTOSÄÄNTÖ SISÄLLYSLUETTELO 1 LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET... 4 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt... 4 2 Luottamushenkilöorganisaatio... 4 2 LUKU KOKOUSMENETTELY... 5 3 Soveltaminen... 5 4 Kokousaika ja paikka... 5 5 Kokouksen koollekutsuminen... 5 6 Jatkokokous... 5 7 Varajäsenen kutsuminen... 6 8 Kokouksen pitäminen... 6 9 Kokouksen johtaminen... 6 10 Tilapäinen puheenjohtaja... 6 11 Läsnäolo toimielinten kokouksissa... 6 12 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä... 7 13 Esittely... 7 14 Esteellisyyden toteaminen... 7 15 Äänestys ja vaalit... 7 16 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen... 8 17 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus... 9 18 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 9 3 LUKU ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ... 9 19 Tiedottaminen... 9 20 Sähköinen viestinvälitys... 9 21 Kaupungin asukkaiden aloitteet... 9 22 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen... 10 23 Asiakirjojen antamisesta päättäminen... 10 24 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut... 10 25 Toimivallan siirtäminen... 11 4 LUKU KAUPUNGIN TALOUS... 11 26 Talousarvio... 11 27 Käyttösuunnitelman laatiminen ja ostolaskujen hyväksyjät... 11 28 Talousarvion muutokset... 11 29 Käyttöomaisuuden myynti... 12 30 Poistosuunnitelman hyväksyminen... 12 31 Rahatoimen hoitaminen... 12 32 Maksujen määrääminen... 12 33 Riskienhallinta... 12 34 Hankinnat... 13 2
5 LUKU TARKASTUS... 13 35 Ulkoinen ja sisäinen valvonta... 13 36 Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 14 37 Tarkastuslautakunnan kokoukset... 14 38 Tarkastuslautakunnan tehtävät... 14 39 Tilintarkastajan valinta... 15 40 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät... 15 41 Tilintarkastajan ilmoitukset... 15 42 Tilintarkastuskertomus... 15 43 Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle... 15 6 LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA... 15 44 Luvun määräysten soveltaminen... 15 45 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa... 16 46 Viran ja toimenhaku... 16 47 Henkilöstön kelpoisuusehdot... 16 48 Henkilöstövalinnat ja koeajasta määrääminen... 16 49 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen... 17 50 Virkavapaus ja työloma... 17 51 Sivutoimilupa... 18 52 Virantoimituksesta pidättäminen... 18 53 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen... 18 54 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa... 18 55 Toimenkuvaukset... 19 56 Palkkauksesta päättäminen... 19 57 Päätösvallan siirrosta ilmoittaminen... 20 7 LUKU HENKILÖSTÖORGANISAATIO... 20 58 Toimialajako... 20 59 Johtoryhmä... 20 60 Henkilöstökokoukset... 21 3
1 LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintoja ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - kaupunginvaltuuston työjärjestys - konsernijohdon ja toimialojen johtosääntö - arkistotoimen toimintaohje - luottamushenkilöiden palkkiosääntö Tällä hallintosäännöllä kumotaan seuraavat kaupungin hallinnon järjestämiseksi aiemmin hyväksytyt johtosäännöt: - aiempi hallintosääntö siihen tehtyine muutoksineen - aikuiskoulutuskeskuksen johtosääntö - tarkastussääntö 2 Luottamushenkilöorganisaatio Kaupungin luottamushenkilöorganisaation muodostavat kaupunginvaltuusto (35 jäsentä), kaupunginhallitus (10 jäsentä), tarkastuslautakunta (6 jäsentä) ja seuraavat toimialoilla toimivat lautakunnat. Hallintopalvelut 1. Keskusvaalilautakunta (5 jäsentä) Sosiaali- ja terveyspalvelut 1. Sosiaali- ja terveyslautakunta (9 jäsentä) Sivistyspalvelut 1. Koulutuslautakunta (9 jäsentä) 2. Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta (9 jäsentä) Tekninen ja ympäristöpalvelut 1. Tekninen lautakunta (9 jäsentä) 2. Ympäristölautakunta (9 jäsentä) Edellä olevien lautakuntien lisäksi voi olla toimikuntia. 4
Kaupunginhallituksen ja lautakunnan kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen, poikkeuksena keskusvaalilautakunta, jonka kokoonpanosta säädetään vaalilaissa. Kaupunginhallituksessa on puheenjohtajan lisäksi kaksi varapuheenjohtajaa, muissa toimielimissä on yksi varapuheenjohtaja. Kaupunginhallituksen toimikausi on kaksi vuotta, muiden toimielinten neljä vuotta. 2 LUKU KOKOUSMENETTELY 3 Soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä, kuten kaupunginhallituksessa, lautakunnissa, jaostoissa, johtokunnissa ja toimikunnissa sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 4 Kokousaika ja paikka Kaupunginhallitus päättää kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan, joista ilmoitetaan niin kuin kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta kaupungissa on voimassa. Muu toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä. 5 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä, mikäli mahdollista, siinä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään pääsääntöisesti kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 6 Jatkokokous Mikäli kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, jäljellä olevat asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissaolleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 5
7 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 8 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 9 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa annettuaan varoituksen määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 10 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtajat ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 11 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksissa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksissa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla - toimialajohtajilla oman toimialansa toimielimien kokouksissa. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. 6
Lautakunnassa, johtokunnassa ja toimikunnassa voidaan läsnäolo- ja puheoikeus asianomaisen toimielimen päätöksellä antaa 15 vuotta täyttäneelle henkilölle. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 12 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä 13 Esittely Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksissa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. Kaupunginhallituksen edustajaa ei kuitenkaan nimetä seuraaviin toimielimiin: - keskusvaalilautakunta - vaalilautakunnat ja vaalitoimikunta Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiassa, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään konsernijohdon ja toimielinten johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä henkilö, joka muutenkin hoitaa esittelijänä toimivan viranhaltijan virkatehtävät hänen poissa ollessaan. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 14 Esteellisyyden toteaminen Esteellisen henkilön on itse ilmoitettava esteellisyydestään. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Tällöin henkilö, jonka esteellisyydestä päätetään, ei ole päättämässä omasta esteellisyydestään. 15 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 7
16 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) asian käsittelytietoina: asiaotsikko; selostus asiasta; päätösehdotus; esteellisyys; tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; pöytäkirjanpitäjän varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 8
17 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan päätettäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. 18 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. 3 LUKU ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 19 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisesta ja päättää tiedottamisesta vastaavista viranhaltijoista. 20 Sähköinen viestinvälitys Toimielimen kokouskutsut, esityslistat ja pöytäkirjat sekä toimielimen alaisten viranomaisten päätökset ja ilmoitukset voidaan lähettää ja saattaa tiedoksi sähköisen viestinvälityksen avulla siinä laajuudessa kuin toimielin päättää ja asianosaiset ovat antaneet suostumuksensa. 21 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle 30 vrk:n kuluessa aloitteen tiedoksi saamisesta, sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 9
22 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ja varmentaa hallintojohtaja tai asianomainen toimialajohtaja. Kaupunginhallituksen asiakirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai hallintojohtaja. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. Lautakuntien nimissä tehdyt sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa ao. toimialajohtaja. Lautakuntien asiakirjat tai kirjelmät allekirjoittaa asian valmistellut viranhaltija. Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä tai kaupungin arkistosihteeri yksinkin todistaa oikeaksi. Valtuuston tai muun toimielimen hyväksymiin taksoihin tai maksuihin perustuvat liittymis- ym. sopimukset allekirjoittaa ao. toimialajohtaja tai ao. vastuualueen esimies. 23 Asiakirjojen antamisesta päättäminen Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 4 ja 14.1 :ssä tarkoitettu kunnallinen toimielin, kaupunginvaltuusto siirtää tällä päätöksellä toimivaltaansa kuuluvan ratkaisuvallan kaupunginhallitukselle. 24 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. 10
25 Toimivallan siirtäminen Toimielimillä tai viranhaltijoilla, joille on tämän säännön perusteella siirretty toimivaltaa, on oikeus edelleen siirtää toimivalta alaisilleen viranomaisille. Toimivallan siirtämisestä on tehtävä ilmoitus hallintopalveluissa ylläpidettävään luetteloon. 4 LUKU KAUPUNGIN TALOUS 26 Talousarvio Käyttötalousosa Valtuusto hyväksyy talousarvion käyttötalousosassa toimielimille tehtäväkohtaiset määrärahat ja tuloarviot. Niille toimielimille, joilla on useita tehtäviä, talousarvio on sitova tehtävätasolla. Tehtäväaluetta sitoo valtuuston sille hyväksymät toiminnalliset tavoitteet. Valtuusto hyväksyy mahdolliset nettositovuudet talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Investointiosa Investointiosassa valtuusto hyväksyy budjetin niille kohteille, joiden kohdalla on mainittu tilivelvollinen toimielin ja viranhaltija. Investointien sitovuustaso määritellään talousarvion hyväksymisen yhteydessä, sisältäen määrärahat ja tuloarviot. Tuloslaskelma- ja rahoitusosa Kaupunginvaltuusto vahvistaa sitovat tavoitteet verotuloihin, valtionosuuksiin, korkotuottoihin, korkokuluihin, muihin rahoitustuottoihin ja rahoituskuluihin. Rahoituslaskelmassa valtuustoon nähden sitovia eriä ovat pitkäaikaisten lainojen (yli vuoden päästä erääntyvät lainat) ja antolainasaamisten lisäys. Kaupunginvaltuusto hyväksyy toimintapääoman, varausten ja rahastojen mahdollisen muutoksen. 27 Käyttösuunnitelman laatiminen ja ostolaskujen hyväksyjät Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmassa tulee vahvistaa määrärahojen jako toimielinten alaisille vastuualueille sekä vastuualueiden alaiset kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt ja heidän ostolaskujen hyväksymisoikeutensa. Kaupunginjohtajalla ja hallintojohtajalla on oikeus hyväksyä kaupungin kaikki laskut. Toimialajohtajilla on oikeus hyväksyä toimialansa kaikki laskut. 28 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotuksia ei voida valtuustolle tehdä. 11
Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 29 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 30 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 31 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 32 Maksujen määrääminen 33 Riskienhallinta Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista (taksasta). Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 12
34 Hankinnat Hankintojen toteuttaminen on pääsääntöisesti hajautettu toimielimille. Hankinnoissa noudetaan hankintalakia ja kaupunginhallituksen vahvistamia hankintaohjeita. 5 LUKU TARKASTUS 35 Ulkoinen ja sisäinen valvonta sekä riskienhallinta Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän säännön mukaisesti. Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän säännön mukaisesti. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta varmistavat, että kaupungille ja kaupunkikonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Kaupunginvaltuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kuntakonsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Hallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Lautakunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Lautakunnat raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Johtavat viranhaltijat (kaupunginjohtaja, toimialajohtajat ja talousarviossa nimetyt tehtäväalueiden vastuuhenkilöt) vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan. Viranhaltijat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle. Konsernijohto (kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja) vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta (konsernivalvonta). 13
Henkilöstö toimii tavoitteiden ja ohjeistuksen mukaisesti sekä ylläpitää ja kehittää ammatillista osaamistaan ja toimintatapoja sekä raportoi havaitsemistaan epäkohdista esimiehelleen. Konserniyhteisöjen hallitukset, toimitusjohtajat, säätiöiden asiamiehet ja kuntayhtymän johtaja vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt raportoivat konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. 36 Tarkastuslautakunnan kokoonpano Lautakunnassa on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 4 jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat valtuutettuja. 37 Tarkastuslautakunnan kokoukset Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta. 38 Tarkastuslautakunnan tehtävät Sen lisäksi, mitä kuntalain 71 ja 75 :ssä säädetään, lautakunnan on 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä 3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla, 4) tehtävä esitykset tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valitsemisesta konserniyhteisöihin. 14
39 Tilintarkastajan valinta Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä enintään kuudeksi tilikaudeksi hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. Mikäli tilintarkastajaksi valitaan JHTT-yhteisö, sen on ilmoitettava vastuullisen JHTT-tilintarkastajan nimi. 40 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa. 41 Tilintarkastajan ilmoitukset Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Kaupunginhallitukselle annettavat ilmoitukset tehdään kirjallisena kaupunginhallituksen puheenjohtajalle ja kaupunginjohtajalle. 42 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomuksessa on kuntalain 75 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 73 :n 1 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeellisiksi katsomat asiat. 43 Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kunnanhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. 6 LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 44 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää hallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 15
Mitä tässä säännössä on sanottu viranhaltijasta, koskee soveltuvin osin myös työsopimussuhteeseen otettavaan työntekijään, mikäli toisin ei ole määrätty. 45 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa Valtuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi. 46 Viran ja toimenhaku Viran ja toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on sen täyttäminen kuitenkin siten, että kaupunginhallitus julistaa haettavaksi viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan. Ao. toimialajohtaja julistaa haettavaksi viran tai toimen, johon toimielin valitsee viran- tai toimenhaltijan. 47 Henkilöstön kelpoisuusehdot Viran kelpoisuusehdoista ja niiden muutoksista päättää kaupunginhallitus. Työsopimussuhteisen kelpoisuusehdoista päättää se, joka ottaa henkilön kaupungin palvelukseen. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa henkilöstöhallinnossa. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. 48 Henkilöstövalinnat ja koeajasta määrääminen Kaupunginvaltuusto päättää kaupunginjohtajan valinnasta. Kaupunginhallitus päättää kaupunginjohtajan ehdollisen vaalin vahvistamisesta, kun valittu henkilö on toimittanut lääkärintodistuksen. Kaupunginhallitus päättää seuraavien johtavassa tai itsenäisessä asemassa olevien viranhaltijoiden valinnasta: - hallintojohtaja - henkilöstöpäällikkö - laskentapäällikkö - tietohallintopäällikkö - sosiaali- ja terveysjohtaja - sivistysjohtaja - tekninen johtaja - kaavoitusinsinööri - johtava maaseutuasiamies Lautakunnat päättävät seuraavien esimiesten tai johtavassa tai itsenäisessä asemassa olevien viranhaltijoiden valinnasta ao. toimialajohtajan esityksestä: 16
Sosiaalilautakunta: - hallintosihteeri - johtava sosiaalityöntekijä - vanhustyönjohtaja Koulutuslautakunta: - rehtori - opetuspäällikkö - päivähoidonohjaaja - ruokapalvelupäällikkö Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta: - Paimion opiston rehtori - kulttuuriasiainhoitaja - kirjastonjohtaja Tekninen lautakunta: - kiinteistöpäällikkö - rakennuttajainsinööri Ympäristölautakunta: - rakennustarkastaja - mittausteknikko - ympäristönsuojelusihteeri Muut virat ja työsuhteet täyttää toimialajohtaja, ellei 56 :n mukaan ole toisin päätetty. Toimialajohtaja päättää yli 6 kuukautta kestävän väliaikaisen, määräaikaisen ja tilapäisen henkilökunnan ottamisesta. Esimies päättää enintään 6 kuukautta kestävän väliaikaisen, määräaikaisen ja tilapäisen henkilökunnan ottamisesta. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 49 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää hallitus tai se viranomainen, joka päättää ko. virkasuhteisiin ottamisesta. 50 Virkavapaus ja työloma Jollei 56 :stä muuta johdu, kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät alaisensa henkilöstön virkavapaan ja työloman myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virkavapauden tai työloman. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. 17
51 Sivutoimilupa Kaupunginjohtaja tai toimialajohtaja päättävät sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä. Sivutoimilupaa on anottava ennen viran vastaanottamista tai ennen sivutoimen aloittamista. Sivutoimiluvista pidetään erillistä luetteloa henkilöstöhallinnossa. 52 Virantoimituksesta pidättäminen Virantoimituksesta pidättämisestä päättää se, joka on tehnyt päätöksen viranhaltijan ottamisesta virkaan. 53 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se viranomainen, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Kaupunginhallitus päättää koko kaupungin henkilökunnan lomauttamista tai kun lomauttaminen koskee useampaa kuin yhtä kaupungin toimialaa. 54 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja ja toimialajohtaja ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1. myöntävät vuosiloman; 2. myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus; 3. myöntävät harkinnanvaraisen virkavapauden ja työloman enintään yhden vuoden ajaksi, mikäli harkittavaksi ei tule virkavapauden tai työloman ajalta maksettavan palkan määrä 4. sijaisen järjestämisestä tai ottamisesta enintään yhdeksi vuodeksi, 5. antavat alaiselleen viranhaltijalle tai työntekijälle virkamatka- ja koulutusmääräyksen, mikäli sellainen tarvitaan 6. määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon; 7. ottavat vastaan alaistensa työajan ulkopuolisen sivutoimi-ilmoituksen 8. päättävät toimielimen suorittaman ehdollisen vaalin vahvistamisesta, mikäli valitun henkilön lääkärintodistus ja/tai laissa lasten kanssa työs- 18
kentelevien rikostaustan selvittämiseksi tarkoitettu rikosrekisteriote on varaukseton; 9. pyytävät tarvittaessa terveydentilaa koskevat tiedot ja määräävät tarvittaessa terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. 10. varoituksen antamisesta henkilöstöpäällikköä kuultuaan 11. päättää opiskelijoiden ottamisesta työssäoppimisjaksolle sekä muiden harjoittelijoiden ottamisesta Asianomainen lähin esimies ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1. myöntävät vuosilomat 2. päättävät alaisensa henkilöstön enintään 6 kuukauden virkavapauksista, työlomista, hoito- ja opintovapaista sekä sijaisen ottamisesta vastaavaksi ajaksi 3. antavat alaiselleen viranhaltijalle tai työntekijälle virkamatka- ja koulutusmääräyksen, mikäli sellainen tarvitaan 4. päättävät alaisensa henkilöstön työvuorot 5. määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaitöistä sekä varallaoloon 6. pyytävät tarvittaessa terveydentilaa koskevat tiedot ja määräävät tarvittaessa terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin 7. päättävät varoituksen antamisesta henkilöstöpäällikköä kuultuaan 8. päättää opiskelijoiden ottamisesta työssäoppimisjaksolle sekä muiden harjoittelijoiden ottamisesta 55 Toimenkuvaukset Toimenkuvauksen valmistelee lähin esimies yhteistyössä viranhaltijan tai työntekijän kanssa ja se tarkistetaan esimiehen ja alaisen välisessä kehittämiskeskustelussa vuosittain. Toimenkuvaukset tarkistetaan myös henkilöstömuutosten tai tehtävämuutosten yhteydessä. Kaupunginhallitus hyväksyy toimenkuvauksen kaupunginjohtajan osalta ja ao. esimies muiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta. 56 Palkkauksesta päättäminen Viranhaltijan ja työntekijän tehtäväkohtaisen palkan tai kokonaispalkan päättää voimassa olevien virka- ja työehtosopimuksien ja kaupungin palkkausta koskevien periaatteiden ja päätösten mukaisesti: 19
1. kaupunginhallitus kaupunginjohtajan kokonaispalkasta ja valitsemiensa viranhaltijoiden tehtäväkohtaisesta palkkauksesta; 2. lautakunta valitsemiensa viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta henkilöstöpäällikköä kuultuaan; 3. valinnan suorittanut viranhaltija muun vakinaisen henkilökunnan osalta henkilöstöpäällikköä kuultuaan; ja 4. sijaisten ja muun tilapäisen henkilöstön osalta esimiestään kuultuaan sama viranhaltija, joka päättää ko. henkilön palvelussuhteeseen ottamisesta. Kaupunginjohtaja päättää virka- ja työehtosopimuksiin mahdollisesti sisältyvästä työmarkkinaosapuolia sitovan järjestelyvaraerän käytöstä. 57 Päätösvallan siirrosta ilmoittaminen Viranhaltijan päätös, jolla tämä on siirtänyt toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle, on merkittävä kaupungin henkilöstöhallinnossa ylläpidettävään luetteloon. Luettelon tulee olla kaupunginvirastossa yleisesti saatavilla. 7 LUKU HENKILÖSTÖORGANISAATIO 58 Toimialajako 59 Johtoryhmä Kaupungin organisaatio jakaantuu seuraaviin toimialoihin: - Hallintopalvelut - Sivistyspalvelut - Sosiaali- ja terveyspalvelut - Tekninen ja ympäristöpalvelut Toimialajohtaja johtaa toimialaa. Toimialajohtajia ovat hallintojohtaja, sosiaali- ja terveysjohtaja, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja. Kaupunginhallitus määrää toimialajohtajan varahenkilön. Kaupunginjohtaja päättää toimialojen välisestä työnjaosta ja työvoiman käytöstä. Toimialajohtaja päättää toimialan sisäisestä työvoiman käytöstä ao. esimiestä kuultuaan. Kaupunginjohtaja, toimialajohtajat ja henkilöstöpäällikkö muodostavat kaupungin johtoryhmän, joka työskentelee kaupungin toiminta-ajatuksen ja päämäärien mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi yhteistyössä henkilöstön 20
kanssa. Toimialajohtajan poissa ollessa hänen sijaisenaan toimii toimialajohtajan varahenkilö. Johtoryhmä toimii kaupunginjohtajan johdolla. Kaupunginjohtaja kutsuu tarvittaessa johtoryhmän kokoukseen asiantuntijoita. 60 Henkilöstökokoukset Kaupunginjohtaja kutsuu koolle henkilöstön, kun tavoitteiden saavuttaminen, tiedottaminen tai muut syyt sitä edellyttävät. Toimialajohtaja tai asianomainen esimies pitävät säännöllisesti henkilöstökokouksia sekä kutsuvat tarvittaessa koolle työpaikkakokouksen, kun tavoitteiden saavuttaminen, tiedottaminen tai muut syyt sitä edellyttävät. Henkilöstökokoukset voidaan kutsua kokoon myös henkilöstön aloitteiden pohjalta. Henkilöstökokouksiin voidaan kutsua asiantuntijoita. Muista organisoinneista (esim. sisäiset johtoryhmät tai työpaikkakokoukset) päättää toimialajohtaja tai asianomainen esimies. 21