Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastusohjeita Eduskuntakertomusten laadintaohje
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 3 (24) Lukijalle Valtiontalouden tarkastusvirasto on perustuslain 90 :ssä säädetty, eduskunnan yhteydessä toimiva ylin kansallinen tarkastusviranomainen, joka tarkastaa valtion taloudenhoidon laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä valtion talousarvion noudattamista. Lisäksi tarkastusvirasto valvoo finanssipolitiikkaa sekä vaali- ja puoluerahoitusta. Valtiontalouden tarkastusvirasto vahvistaa valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain (676/2000) 20 :n nojalla tämän laadintaohjeen sovellettavaksi tarkastusvirastossa suoritettavassa eduskuntakertomusraportoinnissa. Tämä ohje korvaa 15.2.2012 vahvistetun eduskuntakertomusohjeen (46/01/2012). Tätä ohjetta sovelletaan kaikissa tarkastusviraston eduskuntakertomuksissa. Helsingissä 17. päivänä huhtikuuta 2015 Pääjohtaja Tuomas Pöysti Ylijohtaja Tytti Yli-Viikari 3
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 4 (24) Sisällys 1 Eduskunnalle annettavat kertomukset... 5 1.1 Eduskuntakertomusten laadinta... 5 1.2 Vuosikertomus eduskunnalle... 5 1.3 Erilliskertomus valtion tilinpäätöksen ja hallituksen vuosikertomuksen tarkastuksesta... 5 1.4 Finanssipolitiikan valvonnan erilliskertomus... 6 1.5 Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraportit... 6 1.6 Vaalirahoituksen ja puoluerahoituksen valvonnan kertomukset... 6 1.7 Muut erilliskertomukset... 6 2 Eduskuntakertomusten valmistelu... 7 2.1 Valmisteluvastuut... 7 3 Eduskuntakertomusten toteutus... 9 3.1 Kertomusprosessi... 9 3.2 Suunnittelu... 9 3.3 Aloituskokous...10 3.4 Tekstien tuottaminen yksiköissä...10 3.5 Synteesitekstien tuottaminen...10 3.6 Laadunvarmistus...11 3.7 Tekstipajat...11 3.8 Taitto, painatus ja jakelu...11 4 Julkisuus ja vaikuttavuus...12 4.1 Luovuttaminen eduskunnalle...12 4.2 Tiedottaminen...13 4.3 Esittely eduskunnan valiokunnalle ja osallistuminen eduskuntakäsittelyyn...13 4.4 Jälkiseuranta...14 4
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 5 (24) 1 Eduskunnalle annettavat kertomukset 1.1 Eduskuntakertomusten laadinta 1.1.1 Valtiontalouden tarkastusvirasto saattaa eduskuntakertomuksissaan eduskunnan ja sen valiokuntien käsiteltäväksi eduskunnan kannalta olennaisimmat valvonta- ja tarkastushavaintonsa sekä näiden perusteella laaditun synteesin valtion taloudenhoidon tilasta sekä finanssipolitiikasta tai vaali- ja puoluerahoituksen avoimuudesta. 1.1.2 Kaikki tarkastusviraston eduskunnalle annettavat kertomukset laaditaan tämän ohjeen mukaisesti. 1.1.3 Kun tarkastusviraston suorittama tarkastus raportoidaan suoraan eduskunnalle joko vuosikertomuksen osana tai erilliskertomuksena, sen sisältö suunnitellaan ja valmistellaan asianomaista tarkastuslajia koskevien tarkastusohjeiden mukaisesti. Raportoinnissa, toimituksessa ja ulkoasussa sovelletaan tätä ohjetta. 1.2 Vuosikertomus eduskunnalle 1.2.1 Valtiontalouden tarkastusviraston vuosikertomus eduskunnalle toiminnastaan annetaan valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain (676/2000) 6 :n mukaisesti vuosittain syyskuun loppuun mennessä. Siinä tuodaan esiin tarkastusviraston pääviestit eduskunnalle sekä eduskunnan kannalta keskeisten tarkastus- ja valvontahavaintojen synteesi. Käytännössä vuosikertomus annetaan eduskunnalle käsiteltäväksi samassa täysistunnossa valtion seuraavan vuoden talousarvioesityksen kanssa. 1.2.2 Vuosikertomuksessa esitetään tarkastusviraston kokonaisnäkemyksen sisältävä synteesi ja analyysi valtion taloudenhoidon ja hallinnon tilasta tarkastusten ja tarkastukseen perustuvan asiantuntemuksen perusteella. Vuosikertomuksessa voidaan tuoda esiin myös uusia näkökulmia viraston tarkastushavaintojen perusteella. 1.2.3 Vuosikertomus laaditaan eduskunnan finanssivallan ja valvontavallan näkökulmista. Erityisesti nostetaan esille tarkastukseen ja sitä täydentävään asiantuntija-analyysiin perustuvia synteesejä sellaisista teemoista, jotka ovat keskeisiä eduskunnan näkökulmasta. 1.2.4 Vuosikertomus tarjoaa eduskunnan tarkastusvaliokunnalle perusteita esittää eduskunnan kannanottoa varten merkittävimmät valvontahavainnot. Vuosikertomuksella saatetaan tärkeimmät tarkastushavainnot valtiopäiväasiana käsiteltäväksi eduskunnassa ja sen valiokunnissa. 1.2.5 Vuosikertomukseen sisällytetään lisäksi valtiontalouden tarkastusvirastosta annetussa laissa edellytetyllä tavalla lyhyesti tärkeimmät ja olennaisimmat yhteenvetotiedot tarkastusviraston omasta toiminnasta ja sen tuloksellisuudesta. 1.3 Erilliskertomus valtion tilinpäätöksen ja hallituksen vuosikertomuksen tarkastuksesta 5
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 6 (24) 1.3.1 Valtiontalouden tarkastusviraston erilliskertomus eduskunnalle valtion tilinpäätöksen ja perustuslain 46 :ssä säädetyn hallituksen valtiontaloudellisen kertomuksen tarkastuksesta annetaan eduskunnalle vuosittain toukokuun loppuun mennessä. Kertomus annetaan eduskunnalle niin, että sen eduskuntakäsittely on mahdollista hallituksen kertomuksen käsittelyn yhteydessä. 1.3.2 Kevään erilliskertomus perustuu valtion tilinpäätöksen sekä valtiontalouden ja valtion taloudenhoidon sekä toiminnan tuloksellisuuden kuvausten tarkastuksiin. Se on ulkoisen ammattitarkastajan tarkastuskertomus perustuslaissa säädetystä hallituksen valtiontaloudellisesta kertomuksesta eduskunnalle ja valtion tilinpäätöksestä. 1.4 Finanssipolitiikan valvonnan erilliskertomus 1.4.1 Finanssipolitiikan valvonnan tulokset raportoidaan vuosittain syyskuun loppuun mennessä finanssipolitiikan valvonnan erilliskertomuksessa eduskunnalle. 1.5 Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraportit 1.5.1 Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraportointi annetaan erilliskertomuksena eduskunnalle tarkastusviraston tarkastussuunnitelman mukaisesti. 1.6 Vaalirahoituksen ja puoluerahoituksen valvonnan kertomukset 1.6.1 Valtiontalouden tarkastusvirasto antaa eduskunnalle kertomuksen saamistaan vaalirahoitusilmoituksista ja toiminnastaan vaalirahoituksen valvojana kahdeksan kuukauden kuluttua yleisen vaalin tuloksen vahvistamisesta. Vaalikohtainen vaalirahoituksen valvontakertomus annetaan ehdokkaan vaalirahoituksesta annetun lain (273/2009) 10 :n 3 momentin nojalla. 1.6.2 Tarkastusvirasto antaa vuosittain puoluelain (10/1969) 9 e :n 5 momentissa tarkoitetun puoluerahoituksen valvontakertomuksen eduskunnalle. Puoluelain valvontakertomuksessa tarkastusvirasto raportoi eduskunnalle toiminnastaan puoluelain valvonnassa. Puoluerahoituksen valvontakertomuksessa on pääviestit ja tärkeimmät havainnot puoluerahoituksen avoimuudesta ja puoluelain rahoitusta koskevien säännösten noudattamisesta sekä tarkastus- ja valvontatoimien tuloksista. 1.7 Muut erilliskertomukset 1.7.1 Tarkastusviraston pääjohtaja voi päättää muun kuin tässä mainitun erilliskertomuksen antamisesta eduskunnalle tarkastusvirastosta annetun lain mukaisesti. Erilliskertomus annetaan, jos jokin olennainen viesti on tarpeen saattaa eduskunnan käsiteltäväksi valtiopäiväasiana, eikä asiaa voida ottaa esille vakiintuneesti annettavissa vuosikertomuksissa tai erilliskertomuksissa. Erilliskertomuksen antaminen huomioidaan tarkastusviraston tarkastussuunnitelmassa. 1.7.2 6
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 7 (24) 2 Eduskuntakertomusten valmistelu 2.1 Valmisteluvastuut 2.1.1 Valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain nojalla eduskunnalle annettavien kertomusten antamisesta ja sisällöstä päättää esittelystä pääjohtaja. 2.1.2 Kertomuksen esittelijänä toimii pääjohtajan nimeämä tarkastusviraston virkamies. Suomen perustuslain 118 :n perusteella esittelijä vastaa kertomuksen sisällön ja kertomusprosessin lainmukaisuudesta sekä asian asianmukaisesta selvittämisestä. Käytännössä esittelijä vastaa: - siitä, että kertomus on laadittu tarkastusviraston laatupolitiikan ja eduskuntakertomuksen laatimista koskevien ohjeiden mukaisesti, - siitä, että annettavan kertomuksen sisältö vastaa tarkoitettua ja tekstin tuottajat ovat varmistaneet kertomuksessa esitettävien tietojen sisällön oikeellisuuden ja yhtenäisyyden, - kannanottojen johdonmukaisuudesta, - kertomuksen sisällön valmisteluprosessista, sisällön yhteensovittamisesta ja kertomuksen kokoamisesta hyväksytyn sisältösuunnitelman mukaisesti. 2.1.3 Tarkastusviraston kukin yksikkö tai toiminto (TL, TF, FV) vastaa toimialallaan eduskunnalle annettavien kertomusten sisällöllisestä suunnittelusta, osioiden sisällöllisestä valmistelusta sisältösuunnitelman ja aikataulun mukaisesti ja tuottamansa osion sisällöllisen oikeellisuuden sekä tarkastusviraston kannanottojen johdonmukaisuuden ja yhtenäisyyden varmistamisesta ja muusta laadunvarmistuksesta. Yksiköiden tai finanssipolitiikan valvonnan päälliköt hyväksyvät yksiköidensä tekstiluonnokset ennen niiden toimittamista tekstipajoihin. 2.1.4 Johdon tuen päällikkö varmistaa, että valtion- ja kansantalouden riskianalyysin ja sen pohjalta nousevien keskeisten teemojen näkökulma tulee riittävästi esille yksiköiden ja toimintojen sisällöllisessä suunnittelussa. 2.1.5 Viestintä vastaa eduskuntakertomusten toimittamisesta, visuaalisuudesta, taittamisesta, käännättämisestä, julkaisemisesta ja tiedottamisesta. 2.1.6 Pääjohtajan assistentti vastaa vuosikertomuksen luovutustilaisuuden ja muiden eduskunnan puhemiehelle luovutettavien kertomusten luovutustilaisuuksien sopimisesta sekä avustaa kertomuksen esittelijää aloituskokousten ja tekstipajojen aikatauluttamisessa ja johtoryhmäkäsittelyiden järjestämisessä. 2.1.7 Mahdollisista muutoksista näissä vastuissa sekä muista vastuuhenkilöistä sovitaan erikseen dokumentoidusti. 7
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 8 (24) Kuvio 1: Eduskuntakertomusten valmisteluvastuut 8
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 9 (24) 3 Eduskuntakertomusten toteutus 3.1 Kertomusprosessi 3.1.1 Eduskuntakertomusten toimitusprosessi toistuu laadun varmistamiseksi pääpiirteissään samanlaisena eri kertomuksissa. Niissä kertomuksissa, joiden valmisteluun osallistuu vain yksi yksikkö, toimitusprosessista jää joitakin osavaiheita pois. Liitteessä 5 on esitetty kunkin eduskuntakertomuksen toimitusprosessi kuvana. 3.1.2 Kaikissa eduskuntakertomuksissa toistuvat keskeiset työvaiheet ovat sisältösuunnitelman valmistelu ja hyväksyntä, tekstien tuottaminen, laadunvarmistus sekä lopun tekninen työstäminen kertomukseksi. 3.1.3 Jokaisen työvaiheen on onnistuttava ja pysyttävä annetussa aikataulussa, jotta kertomus pystytään antamaan eduskunnalle laadukkaana ja sovittuna ajankohtana. 3.2 Suunnittelu 3.2.1 Eduskuntakertomusten raportoinnin sisällölliset tavoitteet perustuvat tarkastusviraston tarkastussuunnitelmaan. Tarkastussuunnitelman valmistelun yhteydessä yksiköissä ja FV:ssä suunnitellaan eduskuntakertomusraportoinnissa esille otettavia aiheita. 3.2.2 Kaikkien eduskunnalle annettavien kertomusten valmistelu perustuu esittelijän valmistelemaan sekä asianomaisen yksikön tai finanssipolitiikan valvonnan päällikön ja pääjohtajan hyväksymään sisältösuunnitelmaan. Sisältösuunnitelma (taulukko, liite 2) sisältää eduskuntakertomuksen tavoitteet, pääviestit, sisällysluettelon, tekstien merkkimäärät, vastuuhenkilöt sekä toimittamisen aikataulut. 3.2.3 Vuosikertomuksen aloituskokous järjestetään julkaisua edeltävän vuoden marraskuussa. Kukin yksikkö laatii sitä ennen tarkastussuunnitelman pohjalta sisältöluonnoksen oman toimialansa asioiden osalta ja esittelijä kokoaa sisältösuunnitelman. Pääjohtaja hyväksyy sisältösuunnitelman aloituskokouksen yhteydessä. 3.2.4 Kevään erilliskertomuksen aloituskokous järjestetään viimeistään neljä kuukautta ennen kertomuksen antamista eduskunnalle. Tekstisisällöistä tulee tarpeen mukaan sopia sisältösuunnitelmassa jo tätä ennen. Pääjohtaja hyväksyy sisältösuunnitelman aloituskokouksen yhteydessä. 3.2.5 Finanssipolitiikan valvontaraporttien sekä vaali- ja puoluerahoituksen valvontaraporttien sisältösuunnittelu tehdään niistä vastaavissa yksiköissä erikseen sovittavassa aikataulussa. Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraporttien sisältösuunnittelu tehdään viraston tarkastussuunnitelman sekä vaalikausisuunnitelman mukaisesti. Näiden osalta sisältösuunnitelma esitellään pääjohtajalle viimeistään neljä kuukautta ennen kertomuksen suunniteltua antamista eduskunnalle. 3.2.6 Jos muutoksia rakenteeseen tai tekstien pituuksiin tulee aloituskokouksen jälkeen, hyväksytetään muutokset esittelijällä. Esittelijä päättää, vaikuttavatko muutokset muuhun rakenteeseen ja joudutaanko muiden tekstien pituuksia muuttamaan sen johdosta. 9
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 10 3.3 Aloituskokous 3.3.1 Tarkastusviraston eduskunnalle annettavien kertomusten valmisteluprosessi aloitetaan aloituskokouksessa silloin, kun valmisteluun osallistuu enemmän kuin yksi yksikkö. Aloituskokousta ei välttämättä tarvitse järjestää, jos kertomuksen valmisteluun osallistuu vain yksi yksikkö (esimerkiksi fipo- tai vaali- ja puoluerahoitusvalvonnan kertomukset). 3.3.2 Aloituskokoukseen osallistuvat pääjohtaja, kertomuksen esittelijä, johdon tuen päällikkö, viestintäpäällikkö, tekstien kirjoittajat, laadunvarmistajat ja hyväksyjät sekä tarpeen mukaan sekä muut toimintayksiköiden vastuuhenkilöt. 3.3.3 Aloituskokouksessa vahvistetaan sisältösuunnitelma ja sovitaan työn etenemisestä. Lisäksi käydään läpi tavoitteet, pääviestit, sisältörakenne, tekstipituudet, toimittamisen työtavat ja vastuuhenkilöt. 3.3.4 Mikäli aloituskokousta ei järjestetä, valmisteluvastuussa oleva yksikkö huolehtii sisältösuunnitelman valmistelusta ja toimittamisesta pääjohtajan vahvistettavaksi. 3.4 Tekstien tuottaminen yksiköissä 3.4.1 Eduskuntakertomuksen tekstien sisällöllisessä valmistelussa sovelletaan tarkastuslajien omia ohjeita sekä VTV:n tarkastusohjeiden yleistä osaa soveltuvin osin. Erityisesti tiedonmuodostus ja dokumentaatio tehdään kunkin tekstiosuuden päänäkökulmaa edustavan tarkastuslajin ohjeen mukaisesti. Vaali- ja puoluerahoituksen valvontakertomusten valmistelussa sovelletaan soveltuvin osin laillisuustarkastuksen ohjeita. 3.4.2 Tekstin kirjoittaa raportointivastuulliseksi nimetty henkilö ja siihen osallistuvat muut tarkastusta tehneet henkilöt sovitun työnjaon mukaisesti. Kirjoitusta ohjaa esittelijä tai hänen nimeämänsä muu henkilö. Laadunvarmistuksen suorittaa yksikön nimeämä henkilö. 3.4.3 Yksikön päällikkö ja hänen halutessaan nimeämänsä muu henkilö käyvät tekstin läpi ja hyväksyvät sisällön ennen sen luovuttamista kertomusriihikäsittelyyn. 3.4.4 Jos tarkastus raportoidaan suoraan eduskunnalle annettavassa kertomuksessa ilman erillisen tarkastuskertomuksen antamista ja jos eduskuntakertomuksen synteesissä muuten on merkittäviä kannan-ottoja, joista tarkastuskohdetta ei ole kuultu aiemmin, varataan kohteena olevalle ministeriölle tilaisuus joko ennen tekstipajaa tai tekstipajan jälkeen esittää käsityksensä eduskuntakertomuksen osiosta. 3.5 Synteesitekstien tuottaminen 3.5.1 Eduskunnalle annettavien kertomusten teksti on synteesiä useista tarkastuksista ja niitä täydentävästä asiantuntija-analyysistä. Synteesissä tuodaan esille asian taloudellinen ja yhteiskunnallinen merkitys ja asiat sijoitetaan laajempaan valtion- ja kansantaloudelliseen ja yhteiskunnalliseen viitekehykseen. 10
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 11 3.5.2 Toimintayksiköissä synteesitekstit työstetään ideariihissä tai muulla sovitulla tavalla kustakin teema-alueesta. 3.6 Laadunvarmistus 3.6.1 Kukin toimintayksikkö on vastuussa tuottamansa tekstin sisällöllisestä laadunvarmistuksesta. 3.6.2 Laadunvarmistuksen suorittaa toimintayksikön nimeämä henkilö. Laadunvarmistuksessa varmistetaan, että tekstiosuus on sisällöltään, aineistoltaan ja dokumentaatioltaan oikeellinen sekä ohjeiden ja vaatimusten mukainen. Laadunvarmistuksen suorittaminen ja tärkeimmät kommentit dokumentoidaan. 3.6.3 Tekstit päivitetään laadunvarmistajan palautteen pohjalta ennen niiden tuomista tekstipajakäsittelyyn. 3.6.4 Johdon tuki vastaa kertomuksen kokonaisuuden laadunvarmistamisesta tekstipajakäsittelyn tai vastaavan pääjohtajan sisällöllisen käsittelyn jälkeisissä vaiheissa. 3.7 Tekstipajat 3.7.1 Sisällöllisen laadunvarmistuksen läpikäyneet tekstiluonnokset käsitellään erillisissä tekstipajoissa. Tekstipajoja ei kuitenkaan järjestetä sellaisissa eduskunnalle annettavissa kertomuksissa, joiden sisällön tuotannosta vastaa yksi yksikkö tai toiminto. 3.7.2 Esittelijä vastaa tekstipajojen kalenterivarauksista. Tekstipajat johtaa pääjohtaja. Tekstipajoihin osallistuvat aina esittelijä, johdon tuen päällikkö ja viestintäpäällikkö. Tekstipajoihin osallistuvat lisäksi tekstien kirjoittajat, tekstin tuottaneen yksikön tai FV:n päällikkö, esittelijän nimeämät muut vastuuhenkilöt sekä tarvittavassa laajuudessa muiden yksiköiden päälliköt kertomuksessa olevien kannanottojen yhtenäisyyden varmistamiseksi. 3.7.3 Tekstipajoihin tuotavat tekstit talletetaan yhteiseen työtilaan vähintään neljä työpäivää ennen tekstipajakäsittelyä. 3.7.4 Tekstipajoissa tekstien sisältö ja muoto käsitellään osana kertomuksen kokonaisuutta. 3.7.5 Esittelijä tai erikseen sovittaessa käsiteltävän tekstin valmistelusta vastaavan yksikön tai FV:n päällikkö huolehtii tekstipajan johdosta tehtävien muutosten toteuttamisesta. 3.8 Taitto, painatus ja jakelu 3.8.1 Viestintä vastaa eduskuntakertomusten julkaisuprosessista, taitosta ja painatuksesta. 3.8.2 Viestintäpäällikkö toimittaa ja editoi tekstin. 11
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 12 3.8.3 Viestintäpäällikkö vastaa yhdessä esittelijän kanssa painovedoksen sisällöllisestä ja teknisestä tarkistamisesta ja siitä, että taitettu vedos vastaa pääjohtajan hyväksymää lopullista sisältöä. 3.8.4 Esittelijä antaa julkaisukuntoon toimitetulle eduskuntakertomukselle julkaisuluvan ja painovedoksen tarkistamisen jälkeen painoluvan, kun pääjohtaja on hyväksynyt painovedoksen. 3.8.5 Viestintä huolehtii jakelusta eli siitä, että painotalolla on ajanmukaiset jakelulistat ja tieto jakeluaikatauluista. 4 Julkisuus ja vaikuttavuus 4.1 Luovuttaminen eduskunnalle 4.1.1 Pääjohtaja ja esittelijä luovuttavat eduskuntakertomuksen eduskunnalle. 4.1.2 Vuosikertomus annetaan eduskunnalle syyskuussa siten, että se on käsiteltävissä talousarvioesityksen käsittelyn yhteydessä. Se luovutetaan eduskunnalle viimeistään samana päivänä, kun valtioneuvosto antaa eduskunnalle valtion talousarvioesityksen. 4.1.3 Kevään erilliskertomus annetaan eduskunnalle mahdollisimman pian sen jälkeen kun valtioneuvosto on antanut eduskunnalle valtiontaloudellisen kertomuksen. Kevään erilliskertomuksen luovuttamiseen ei yleensä sovita erityistä luovuttamistilaisuutta puhemiehen kanssa. 4.1.4 Finanssipolitiikan valvontaraportit annetaan syksyllä. Niiden luovuttamisen aikataulu sovitetaan yhteen eduskunnan työrytmin kanssa siten, että kertomus saadaan eduskunnan täysistunnossa ja tarkastusvaliokunnassa käsiteltyä. 4.1.5 Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraportin luovuttaminen eduskunnalle suunnitellaan siten, että eduskunta ehtii käsitellä erilliskertomuksen ennen eduskuntatyön päättymistä. Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikauden puoliväliraportti annetaan eduskunnalle eduskunnan työrytmiin ja hallituksen vaalikauden puolivälin talouspoliittisiin linjapäätösten valmisteluun sopivana ajankohtana. 4.1.6 Vaalirahoituksen valvontakertomuksen antamisen eduskunnalle määräajasta säädetään ehdokkaan vaalirahoituksesta annetussa laissa. 4.1.7 Puoluerahoituksen valvontakertomus annetaan eduskunnalle tarkastusviraston tarkastussuunnitelmassa määritellyssä aikataulussa; yleensä seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä, paitsi eduskuntavaalivuosina, jolloin kertomus annetaan yleensä toukokuun loppuun mennessä. 4.1.8 Muiden mahdollisten erilliskertomusten luovuttamisen ajankohta sovitetaan yhteen eduskunnan työrytmin kanssa siten, että kertomus saadaan eduskunnan täysistunnossa ja tarkastusvaliokunnassa käsiteltyä. 12
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 13 4.1.9 Esittelijä huolehtii määräaikojen noudattamisesta. Esittelijä tai tämän nimeämä henkilö sopii eduskuntakertomuksen eduskunnalle antamisen sekä ilmoittamisen ja lähetekeskustelun ajankohdasta eduskunnan lainsäädäntöjohtajan kanssa. Pääjohtajan assistentti avustaa tässä. 4.2 Tiedottaminen 4.2.1 Kertomukset julkaistaan viraston verkkosivuilla heti eduskunnalle luovuttamisen jälkeen tai samaan aikaan, kun kertomus luovutetaan. 4.2.2 Kertomuksista laaditaan lehdistötiedote, joka annetaan suomeksi ja ruotsiksi kertomuksen luovutuspäivänä. Esittelijä ja pääjohtaja toimivat kertomuksen lisätietojen antajina. 4.2.3 Viestintä huolehtii tiedotteen laatimisesta, käännätyksestä ja jakelusta. Tiedotteen hyväksyvät esittelijä ja pääjohtaja. 4.2.4 Esittelijä vastaa kertomuksen saatekirjeiden laatimisesta ja esittelemisestä pääjohtajalle. Viestintä huolehtii saatekirjeiden kääntämisestä ja painoyhteistyökumppanille toimittamisesta. 4.2.5 Pääjohtajan assistentti huolehtii pääjohtajan jakelusta. 4.2.6 Viestintä huolehtii tiedotteen jakelusta julkaisupäivänä. Tiedote jaetaan suomen- ja ruotsinkielisille tiedotusvälineille ja keskeisille sidosryhmille sekä julkaistaan viraston verkkosivuilla. Tiedotuksessa voidaan hyödyntää myös muita käytössä olevia viestintäkanavia. 4.3 Esittely eduskunnan valiokunnalle ja osallistuminen eduskuntakäsittelyyn 4.3.1 Eduskunnalle annettavien kertomusten käsittely eduskunnassa alkaa täysistunnossa lähetekeskustelulla. Pääjohtaja tai esittelijä informoi sitä ennen tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaa ja tarkastusviraston neuvottelukuntaa kertomuksen antamisesta ja pääasiallisesta sisällöstä. 4.3.2 Eduskunnalle annettavien kertomusten käsittely eduskunnan tarkastusvaliokunnassa alkaa asiantuntijakuulemisella, jossa pääjohtaja ja esittelijä esittelevät kertomuksen pääsisällön. 4.3.3 Vuosikertomuksen eduskuntakäsittely alkaa vakiintuneen eduskuntakäytännön mukaan usein pääjohtajan julkisella kuulemisella, jolloin kertomuksen esittelijän esittelypuheenvuoro valiokunnalle sijoittuu myöhempään tarkastusvaliokunnan kokoukseen. Tarpeen ja kertomuksen sisällön mukaan kuulemiseen osallistuu muita asiantuntijoita. Vuosikertomuksen esittelyn asiantuntijakuulemiseen ilmoitetaan tarkastuksen yksiköiden päälliköt, jotka esittelevät kertomuksen pääasiat omien vastuualueidensa osalta ja johdon tuen päällikkö VTV:n toiminnan vaikuttavuuden osalta. 4.3.4 Tarkastusvirasto osallistuu kutsujen perusteella eduskuntakertomusten käsittelyyn tarkastusvaliokunnassa ja muissa valiokunnissa. 13
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 14 4.4 Jälkiseuranta 4.4.1 Eduskunta hyväksyy eduskuntakertomusten käsittelystä kannanoton, joka toimitetaan hallitukselle ja tarkastusvirastolle eduskunnan kirjelmällä. 4.4.2 Esittelijä saattaa eduskunnan kirjelmän ja eduskuntakertomusta koskevan tarkastusvaliokunnan mietinnön tarkastusviraston johtoryhmässä käsiteltäväksi sekä viestinnän tietoon. Käsittelyssä katsotaan, miten eduskunta on ottanut vastaan pääviestit ja mihin toimenpiteisiin eduskunnan kannanotot ja valiokuntamietintö antavat aihetta tarkastusvirastossa. 4.4.3 Viestintä tiedottaa viraston intranetissä valmistuneesta valiokuntamietinnöstä ja eduskunnan kannanotosta. 4.4.4 Kukin yksikkö tai valvontatoiminto ottaa omassa suunnittelussaan huomioon eduskunnasta saadun palautteen. 4.4.5 Tarkastusvirasto seuraa kevään erilliskertomuksessa ja vuosikertomuksessa eduskunnan tarkastusvaliokunnan mietintöjen pohjalta hyväksymien kannanottojen toteutumista. Seurannan järjestämisestä vastaa asianomaisen yksikön tai toiminnon päällikkö. 4.4.6 Esittelijä kokoaa kunkin eduskuntakertomusprosessin jälkeen palautteen kertomuksesta sekä kertomusprosessin onnistumisesta valmisteluun osallistuneilta ja huolehtii siitä, että palaute huomioidaan seuraavan vuoden suunnittelussa. 14
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 15 LIITE 1: KIRJOITTAJAN OHJEET Kertomusten rakenne Eduskuntakertomukset aloitetaan saatesivulla, jonka allekirjoittavat pääjohtaja ja kertomuksen esittelijä. Kertomusten vakiorakenteeseen sisältyy alkuun erillinen Pääasiallinen sisältö -luku, jossa kerrotaan lyhyesti pääviestit, sekä pääluvut (yleensä 2 10) ja niiden alaluvut. Alaluvut on numeroitu toiseen tasoon (1.1) saakka ja sen jälkeen käytetään numeroimattomia väliotsikoita. Vuosikertomukseen sisältyy lisäksi erillinen Pääjohtajan puheenvuoro. Pääasiallinen sisältö ja Pääjohtajan puheenvuoro sijoittuvat rakenteessa ennen sisällysluetteloa. Vuosikertomukseen sisältyy lisäksi aina lakisääteinen kuvaus viraston toiminnasta, jossa painotetaan viraston toiminnan vaikuttavuutta. Kunkin luvun alussa kerrotaan teemaa tai tarkastusaluetta koskevat tarkastusviraston keskeiset johtopäätökset mahdollisimman lyhyesti. Kertomusten rakenteesta sovitaan tarkemmin sisältösuunnitelmassa. Kertomusten ulkoasu ja kirjoitustyyli Viraston eduskunnalle annettavien kertomusten ulkoasu on yhtenäinen ja se on määritelty viraston graafisessa ohjeessa. Tekstit ovat tiiviitä ja ytimekkäitä ja niissä käytetty kieli on ymmärrettävää, kielioppia noudattavaa yleiskieltä. Virkkeet ovat yksinkertaisia, eikä niissä käytetä sivulauseita tai pitkiä lauseenvastikkeita. Käytetyt termit ovat yksiselitteisiä ja niitä käytetään johdonmukaisesti ilman turhaa vaihtelua. Tekstissä esitetään eduskunnan kannalta tärkeät asiat selkeästi ja täsmällisesti. Yksityiskohtaisempi, pääviestiä tukeva informaatio voidaan erikseen sovittaessa ottaa mukaan faktalaatikoihin. Teksteissä käytetään aktiivimuotoa niin, että siitä käy ilmi, kenen käsityksestä tai arviosta on kyse. Erityisesti tarkastusviraston kannanotot tulee selvästi esittää tarkastusviraston kannanottoina. Teksteissä vältetään sisäisiä viittauksia. Jos viittauksia on käytettävä, ne kohdistuvat lukuihin, eivät sivunumeroihin. Word-tekstipohja Teksti kirjoitetaan Wordissa eduskuntakertomuspohjaan, joka löytyy Wordissa omista malleista. Word-pohjan tyylejä ei saa muuttaa, koska se voi sotkea taittoa. Pohjassa ei saa olla päällä muokkaus- tai tarkistusmerkintöjä tai tavutusta. Käsin tavutusta ei saa käyttää. Muotoiluja (lihavoinnit, kursiivit) ei käytetä. Suomenkielisen oikoluvun tulee olla päällä. Kirjoitusohjeita Tekstin yhtenäisyyden vuoksi noudatetaan tiettyjä yhteisiä käytäntöjä. 15
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 16 Lyhenteet kirjoitetaan tekstissä pääsääntöisesti auki. Sulkeisten sisällä lyhenteitä käytetään (esim. 20 %). Lyhenteitä voidaan käyttää silloin, jos ne kuvaavat tekstissä usein toistuvaa pitkää nimeä tai ilmaisua. Lyhennettä ensimmäistä kertaa käytettäessä tulee mainita koko lyhentämätön ilmaisu. Vuosilukujen ja numeroiden väli (esimerkiksi 1989 2001) kirjoitetaan ajatusviivalla eli en-viivalla. Ennen tai jälkeen viivan ei ole välilyöntiä. Loppuviitteet Eduskuntakertomuksissa ei käytetä alaviitteitä eikä lähdeluetteloa. Jos kertomuksessa esitetään lainauksia tai siinä esitetty tieto perustuu ulkopuolisiin lähteisiin, kertomukseen merkitään loppuviitteessä, mistä tieto on peräisin. Kertomuksen loppuviitteet löytyvät kertomuksen lopusta ja niihin on kertomusten sähköisissä versioissa aktiivilinkki viitattavasta tekstistä. Aktiivilinkki toimii myös takaisinpäin viittauskohtaan. Loppuviitteitä käytetään kertomuksessa pääasiassa lähdeviitteiden merkintään. Loppuviitteitä ei käytetä tekstin selityksille. Kirjalliset lähteet merkitään säädöksiä lukuun ottamatta loppuviitteeseen. Viitteessä mainitaan pääsääntöisesti lähteen sivunumero. Säädösviittauksissa mainitaan säädöksen alkuperäinen numero (hallintolaki (434/2003)). Lakipykälät kirjoitetaan muodossa 12 2 momentti. Säädöslähteet kirjoitetaan tekstin sisään sulkeissa. Euroopan unionin säädöksiin viitattaessa käytetään oikeusministeriön säädösvalmistelun ohjeissa suositeltua viittaustapaa. Unionin säädösten pitkä nimi voidaan ottaa loppuviitteeseen ensimmäistä kertaa viitattaessa. Loppuviitteeseen merkitään lähteeseen ensimmäisen kerran viitattaessa tekijän nimi, teoksen/lähteen nimi, lähteen julkaisuvuosi ja julkaisija sekä tarvittaessa sivunumero. Jos tekijänä ei ole yksittäinen henkilö, merkitään viitteeksi organisaatio tai teoksen nimi. Seuraavan kerran viitattaessa esitetään tekijän nimi ja julkaisuvuosi. Jos samalla tekijällä on useita julkaisuja samana vuonna, julkaisut erotetaan toisistaan aakkosilla. Jos tekstissä viitataan viraston kertomuksiin, se tehdään sulkeissa tekstin sisällä (8/2014 Nuorisotyöttömyyden hoito). Otsikointi Kertomuksissa käytetään kahta otsikkotasoa (1, 1.1). Tekstiä rytmitetään kappalejaolla sekä numeroimattomilla väliotsikoilla. Otsikoiden tulisi olla aktiivimuotoisia, tiiviitä (mahduttava kahdelle riville) ja kuvata kunkin luvun pääasiaa. Jokaisen otsikon alla tulee olla tekstiä, myös pääotsikon. Toista otsikkotasoa ei tule suoraan otsikon alle. 16
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 17 Alalukujen ja niiden otsikoiden pitää olla alisteisia pääluvulle. Jos luvussa on alalukuja, niitä pitää olla vähintään kaksi: Alaluku 1.1 edellyttää myös alalukua 1.2. Rinnakkaisia alalukuja ei tulisi olla useampia kuin 5 6, sillä useampien käyttö vaikeuttaa pääluvun viestin ymmärtämistä. Nostot Eduskuntakertomuksissa käytetään nostoja. Nostojen tehtävänä on keventää sivujen ulkoasua, parantaa luettavuutta sekä nostaa tekstistä esille keskeisiä asioita. Nostot esitetään sivun oikeassa palstassa kytkettynä oikeaan tekstikappaleeseen. Nostoksi valitaan tekstikappaleen keskeisin asia, joka kirjoitetaan mielellään aktiivisessa muodossa (suositus, kannanotto tai havainto). Hyvä nosto on kielellisesti helppo, melko lyhyt ja se on korkeintaan yhden lauseen mittainen. Nostoissa ei käytetä pistettä perässä. Nostoja voi olla yhdellä sivulla 1 3. Jos sivulla on myös kuvia tai grafiikkaa, vähennetään nostojen määrää tarvittaessa. Tekstin tuottaja voi kirjoittaa nostoja jo tarkastusta kirjoittaessaan. Viestintä viimeistelee nostot ja voi auttaa niiden kirjoittamisessa. Nostot sijoittuvat oikeanpuoleiseen nostopalstaan ja niissä käytetään pääsääntöisesti Word-pohjan tyyliä pieninosto. Word-pohjassa on myös toinen nostotyyli, jonka nimi on isonosto. Isoa nostoa käytetään pääsääntöisesti vain Pääasiallinen sisältö tai Pääjohtajan puheenvuoro -luvuissa ja harkitusti vain silloin, kun kyseinen nosto kiteyttää kertomuksen tai sen osion kaikkein keskeisimmän sisällön. Isoa nostoa ei tarvitse välttämättä käyttää kertomuksessa ollenkaan. Kuviot, graafit ja taulukot Eduskuntakertomuksissa käytetään mahdollisuuksien mukaan kuvioita, graafeja ja taulukoita. Niillä voidaan täydentää, korostaa ja painottaa tekstiä sekä parantaa sen ymmärrettävyyttä ja viestin havainnollisuutta. Kuviokokoja on neljä: 1. koko sivun kuvio (176 mm x 200 mm) 2. sivun levyinen kuvio, jonka korkeus on puolet sivusta (90,6 mm x 84 mm) 3. palstan levyinen kuvio (leveys: 90,6 mm) 4. nostopalstan kuvio (leveys: 41,6 mm). Viestintä tai muu erikseen sovittu toteuttaja toteuttaa eduskuntakertomusten kuviot pääsääntöisesti taitto-ohjelma InDesignissa. Tarkastaja voi alustavasti suunnitella kuviota esimerkiksi Excelissä tai Statassa, jolloin viestintä viimeistelee kuvion. Kuvioissa käytetään niihin määriteltyjä valmiita, VTV:n visuaalisen ilmeen mukaisia pohjia. Värejä tai niiden järjestystä ei saa muuttaa. 17
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 18 LIITE 2: EDUSKUNTAKERTOMUSTEN SISÄLTÖSUUNNITELMA Eduskuntakertomuksen sisältösuunnitelmalomake löytyy yhteisistä eduskuntakertomusten valmistelutyötiloista sekä intranetistä eduskuntakertomusohjeen liitteenä. Esittelijä täyttää sisältösuunnitelman ennen aloituskokousta ja jos esittelijänä toimii muu kuin yksikön päällikkö, hyväksyttää sisältösuunnitelman yksikön päälliköllä. Vuosikertomuksessa johdon tuen päällikkö kommentoi valtion- ja kansantalouden riskianalyysin mukaisten prioriteettien huomioon ottamisen näkökulmasta sisältösuunnitelman. Pääjohtaja hyväksyy sisältösuunnitelman. Eduskuntakertomuksen sisältösuunnitelma Kertomus: Esittelijä: Tavoitteet ja pääviestit: Aloituskokous: Annetaan eduskunnalle: Luku Kirjoittaja Visualisoin nit Teksti valmis Merkkimäärä Laadunvarmistaja Tekstipaja Taittoon /käännökseen Pääasiallinen sisältö Eduskunnalle Luku 1 Luku 1.1 jne. 18
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 19 LIITE 3: EDUSKUNTAKERTOMUSTEN ESITTELIJÄT Vuosikertomus: tuloksellisuustarkastuksen ja finanssipolitiikan tarkastuksen yksikön päällikkö tai henkilö, jonka pääjohtaja on tämän esityksestä nimennyt esittelijäksi Kevään erilliskertomus: tilintarkastuksen ja laillisuustarkastuksen yksikön päällikkö tai henkilö, jonka pääjohtaja on tämän esityksestä nimennyt esityksestä esittelijäksi Vaalirahoituksen ja puoluerahoituksen valvontakertomus: pääjohtajan tilintarkastuksen ja laillisuustarkastuksen toimintayksikön päällikön esityksestä esittelijäksi nimeämä henkilö. Finanssipolitiikan valvontakertomus: finanssipolitiikan valvonnan päällikkö (budjettivalvontapäällikkö) tai henkilö, jonka pääjohtaja on tämän esityksestä nimennyt esityksestä esittelijäksi Finanssipolitiikan valvonnan ja tarkastuksen vaalikausiraportti: finanssipolitiikan valvonnan päällikkö (budjettivalvontapäällikkö) tai henkilö, jonka pääjohtaja on tämän esityksestä nimennyt esityksestä esittelijäksi Muu erilliskertomus: pääjohtajan johdon tuen päällikön esityksestä nimeämä esittelijä 19
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 20 LIITE 4: JULKAISUPROSESSIN TYÖOHJEISTUS 1. Viestintä vastaa julkaisuprosessista näiden ohjeiden mukaisesti. 2. Julkaisusihteeri kokoaa lopullisen kertomuksen Word-asiakirjana ja varmistaa, että se on toteutettu oikealla Word-pohjalla. 3. Eduskunnalle annettavat kertomukset taitetaan viraston sisällä InDesign-ohjelmalla. Pääsääntöisesti taittovastuut jakautuvat näin: Verkkojulkaisusuunnittelija taittaa vuosikertomuksen Julkaisusihteeri taittaa kevään erilliskertomuksen Julkaisusihteeri tai tarkastussihteeri (TL) taittaa puolue- ja vaalirahoituskertomukset Finanssihallintoassistentti taittaa fipo-valvontaraportit sekä vaalikausiraportit 4. Kukin taittaja toimittaa taittovedokset hyväksyttäviksi ja tarkistettaviksi. Taittovedokset käyvät läpi esittelijä, viestintäpäällikkö, verkkojulkaisusuunnittelija sekä nimetty oikolukija. Viestintäpäällikkö yhdessä esittelijän kanssa tarkistaa taittovedosten teknisen ja sisällöllisen oikeellisuuden ja sen, että ne vastaavat pääjohtajan hyväksymää sisältöä. 5. Viestintäpäällikkö huolehtii siitä, että pääjohtaja hyväksyy taittovedokset. 6. Verkkojulkaisusuunnittelija vastaa siitä, että lopullisen julkaisun asettelut ja värit ovat graafisen ohjeistuksen mukaisia. 7. Pääjohtaja antaa painoluvan viestinnälle. Julkaisusihteeri toimittaa taittovedoksen painotaloon ja laittaa valmistelutyötilaan ilmoituksen siitä, että kertomus on hyväksytty painettavaksi. 8. Julkaisusihteeri pyytää eduskunnasta kertomukselle valiopäiväasiakirjanumeron. 9. Postitusrekisterin päivittämisestä vastaa johdon tuen toimintayksikkö. Julkaisusihteeri toimittaa postitustiedostot painotalolle, joka postittaa kertomukset. 10. Julkaisusihteeri toimittaa kertomuksen sähköiset versiot päivää ennen julkaisua eduskunnalle ja päivittää kertomukset viraston verkkosivuille. 20
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 21 LIITE 5: EDUSKUNTAKERTOMUSTEN TOIMITUSPROSESSIT Käännätys (ruotsi) Käännätys (englanti) Marrasku u Joulukuu Tammihuhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Kuvio 2: Vuosikertomuksen toimitusprosessi 21
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 22 Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kuvio 3: Kevään erilliskertomuksen toimitusprosessi 22
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 23 Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Kuvio 4: Finanssipolitiikan valvontakertomuksen toimitusprosessi 23
17.4.2015 Dnro 158/01/2015 24 Kuvio 5: Puolue- tai vaalirahoituskertomuksen toimitusprosessi 24