1 ESIMERKKEJÄ TUOTTEENHALLINNAN ERI ROOLEIHIN Jukka Kääriäinen, Tapio Matinmikko, Raija Kuusela 20.5.2014
2 Sisältö Johdanto Roolit R ja niiden tehtäväesimerkkejä ä Vaihtoehtoja rooleihin ja rahoitukseen Esimerkki vastuumatriisista Esimerkkejä tuotteenhallinnan ratkaisuista eri ministeriöiltä
3 Johdanto Tämä dokumentti kuvaa eri roolien tehtäväesimerkkejä sekä esimerkkejä eri toimijoista tuotteenhallinnan eri rooleihin. Esitetään mitä hyötyjä ja huomioitavia asioita kyseisten toimijoiden käyttöön tuotteenhallinnan rooleissa liittyy. Esitetään esimerkki miten voidaan kuvata eri tuotteenhallinnan roolien tehtäviä yhtenä RACI-matriisina. Lisäksi esitetään eri ministeriöiltä tuotteenhallinnan ratkaisuista i t esimerkkejä. Tutustu tämän dokumentin vaihtoehtoihin kun muodostat Tutustu tämän dokumentin vaihtoehtoihin kun muodostat tuotteenhallintasuunnitelmaa.
4 ROOLIT JA NIIDEN TEHTÄVÄESIMERKKEJÄ
5 Tuotteenhallinnan roolit ja niiden tehtäväesimerkkejä ä Rooli Tehtävät Omistaja Tuotteenhallinnan järjestäminen joko itse tai valtuuttaa toiset tehtävään. Käytön seuranta ja raportointi. Huolehtii ohjelmistosta. Mahdollisten liittymismaksujen keräämisen hoitaminen. Tuotepäällikkö (Toiminnallinen omistaja) Käynnistää ja koordinoi yhteisön toimintaa ja Jakelupaikassa toimimista. Kommunikoi eri toimijoiden kanssa. Kutsuu yhteisöpalaverin ja Ohjausryhmän koolle. Toimii palaverien koordinaattorina ja sihteerinä. Huolehtii, että toimitetussa ohjelmistoversiossa on ne ominaisuudet, jotka Ohjausryhmä on sopinut siihen toteutettavaksi ja että muutokset on toteutettu, testattu ja dokumentoitu hyväksyttävällä tavalla. Raportoi ohjelmiston uudelleenkäytöstä rahoittajalle. Avoimuuden Huolehtii tilattavan ohjelmiston lisenssin avoimuudesta edunvalvoja Tekee ee toimitetulle tetu e ohjelmistolle e jakelupaikan a vastaanottotarkastuksen astu se = kaikki tarvittava tta a dokumentaatio, o, metadata, versiotieto, eto, yhteystiedot, ym olemassa kuten tuotteenhallinnan suunnitelmassa on sovittu. Varmistaa lisenssin avoimuuden. Tehtävää voi myös suorittaa Tuotepäällikkö. Integraattori (kehittää ohjelmistoa ja/tai integroi muiden kehittämiä ominaisuuksia) Räätälöinti ja käyttöönottopalveluja tarjoava ohjelmistotalo Yhteisön tilauksen mukaan toteuttaa, testaa, tarkastaa ja toimittaa uuden perusversion ohjelmistosta. Suorittaa tarvittaessa kolmannen osapuolen tuottamien toiminnallisuuksien integroinnin perusversioon. Tuottavat ohjelmistosta tarvittavat tuotteenhallinnan suunnitelmassa määritellyt dokumentaatiot ja toimittavat ne Yhteisölle (Tuotepäällikkö & Avoimuuden edunvalvoja). Räätälöivät / ottavat käyttöön ohjelmiston oman asiakkaansa (julkisen sektorin toimija) tarpeeseen (muokkaukset, käyttöönottoprojekti, ylläpito). Luovuttavat ohjelmistoräätälöinnistä lähdekoodin, dokumentaation ja muun vaadittavan tiedon tarvittaessa perusversioon integroimista varten. Ohjausryhmä / Päättää ohjelmiston kehityksen tiekartasta ja seuraavan julkaisuversion sisällöstä sekä tuotteeseen, tuotteenhallintaan ja sen johtoryhmä roolitukseen liittyvistä muista asioista. Ohjausryhmä voi kutsua mukaan tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita. Ylin päätäntävalta ohjelmiston kehittymisestä. Kehittäjäyhteisö Toimii intressiryhmänä tiedonjaolle ja ideoiden/tuoteparannusten keruulle. Kokoontuu määräajoin (esim etänä) Tuotepäällikön kutsumana ja koordinoimana.
6 VAIHTOEHTOJA ROOLEIHIN JA RAHOITUKSEEN
7 Tausta Toimijavaihtoehtoja sekä perusteita on koottu KoKu-, SADe- ja Pilviväylä-hankkeiden pohjalta. Lisäksi Ministeriöiden haastattelujen pohjalta tuotu asioita mukaan. Huomioi, että toimijan valintaan vaikuttaa myös ohjelmisto ja toimintaympäristö. Esimerkiksi ministeriön ydintoimintaan kuuluvan palvelun omistaminen ministeriön toimesta on luonnollista. Toimijoiden ij id valinta eri rooleihin tulee olla perusteltua. Varaudu perustelemaan miksi tietty toimija on valittu kuhunkin tehtävään.
8 Vaihtoehtoja Omistaja rooliin Omistaja Edut Huomioitavat asiat Ministeriö, jolle palvelu on tehty + Julkishallinnon toimija. + Pysyvyys. + Intressi rooliin, jos palvelu on ministeriön ydintoimintaa. - intressi rooliin voi puuttua, jos palvelu ei ole ydintoimintaa. - Jos ei ole kyseessä substanssiomistajuus, omistajana toimiminen ei realistista. Yksityinen toimittaja + Kokemusta ja osaamista omistajan roolista. - Ei ole julkinen toimija (ohjelmistotalo) + Soveltuu tilanteeseen jossa julkisella - Ei tue toimittajariippumattomuutta sektorilla ei ole toiminnan koordinointitarvetta. 3. osa-puoli (esim. Tiera, kuntaliitto, Valtori/Ahti) Kombinaatio eo. vaihtoehdoista + Julkishallinnon toimija (Valtori/Ahti, Kuntaliitto) + Esim. Kuntaliitto edustaa kaikkia kuntia + Pysyvyys + Toimija, jonka omistavat kunnat ja valvoo omistajiensa etuja (Tiera) + Erityinen ICT osaaja (Tiera, Ahti/Valtori) - Ei edusta kaikkia kuntia (Tiera) - Oma tavoite / oma strategia - Ei täysin julkinen toimija (Tiera) - Intressi rooliin saattaa puuttua Huomioitava että Omistajan rooli on avoimen tuotteen tapauksessa erilainen kuin suljetun. Omistaja on tuotteesta huolehtija ja vastaa tuotteenhallinnan järjestämisestä tuotteelle.
9 Vaihtoehtoja Tuotepäällikkö rooliin Tuotepäällikkö Edut Huomioitavat asiat Ministeriö, jolle palvelu on tehty Ohjelmistotalo 3.Osapuoli, jolla ICT osaamista (esim. Tiera, Ahti/Valtori) + Jos jo projektirahoituksella koordinoinut kehittämistä, niin osaamista myös myöhemmin hoitaa tehtävää. ää + Joillakin ministeriöillä substanssiosaamista. + Erittäin vahva osaaminen ohjelmistosta. + Osaaminen toiminnallisuuksien keräämisestä, WSs ja tuotepäällikön työstä. + Rahoitus sisältyy maksuihin (esim. projektointiin) + Erityinen ICT osaaja. + Esim. Tiera kuntien omistama. + Ahti/Valtori julkinen toimija. - Mahdollinen substanssiosaamisen puute joillakin ministeriöillä. - Ei ole julkinen toimija vaan ohjelmiston tehnyt yritys. - Toimittajariippumattomuus puuttuu - Rahoitus ei-tiera kunnilta ja muutenkin kunnalliselta sektorilta selvitettävä. - Tiera ei ole täysin julkinen toimija. Muu 3. osapuoli + Julkishallinnon toimija, joka edustaa kaikkia - Ei erityisesti tietohallinnon asiantuntija, (esim. Kuntaliitto) kuntia joten tehtävä voi olla haastava. - Miten rahoitetaan henkilön työaika Yhdistys + yleishyödyllinen, puolueeton
10 Vaihtoehtoja Integraattori / kehittäjä rooliin Integraattori / kehittäjä Edut Huomioitavat asiat Ohjelmistotalo, + Ensimmäisen version kehittäjä, joten hankkinut - Pitempiaikaisessa toiminnassa joka kehittänyt 1. erityisen osaaminen tuotteesta. vaarana lukkiutuminen yhteen + Osaaminen edelleen kehittämiseen (ymmärtää toimittajaan version arkkitehtuurin, laajennettavuuden, jne.). 3. osapuoli + Toimija, joka edustaa suoraan kuntia, julkista - Ei ole kehittänyt ensimmäistä versiota (julkinen tai sektoria. => osaamisen siirto haastavaa. + Integraattorin rooli ei ole sidottu ensimmäisen - Johtaako joka tapauksessa työn edustaa julkista version kehittäjään alihankintaan ohjelmistoyrityksestä? sektoria: Tiera, Valtori, ) Toiset ohjelmistotalot Muu + Integraattorin rooli ei ole sidottu ensimmäisen version kehittäjään. + Jos dokumentaatio on hyvällä mallilla niin tämän tulisi olla mahdollista. - Ei ole kehittänyt ensimmäistä versiota => osaamisen siirto haastavaa. Siirto ei ole mahdollinen ennen kuin on kerännyt osaamista ohjelmistosta esimerkiksi käyttöönottojen kautta. - Pitempiaikaisessa toiminnassa vaarana lukkiutuminen yhteen toimittajaan
11 Ohjausryhmän osapuolet Tuotepäällikkö Ohjelmistoa käyttävät osapuolet Ohjausryhmän (OhRy) mahdollisia osapuolia Hyödyt + Tuotepäällikkö OhRyn kokoonkutsujana ja sihteerinä. + Avoimuuden edunvalvoja tuo yhteisön näkökulman OhRyyn. + Luonnollinen osa ohjausryhmää (äänioikeus). Huomioitavat asiat - Tulisiko olla äänioikeus vai ei? - Voidaanko Tuotepäällikkö valtuuttaa päättämään itse tietynkokoisesta muutoksesta ohjelmistoon? (vrt. julkisen sektorin toimija tai ohjelmistotalo Tuotepäällikkönä) - Ohjelmisto ei välttämättä kehity kaikkien yhteisöön kuuluvien toiveiden suuntaan. Rahoittajat, Omistaja + Luonnollinen osa ohjausryhmää - Rahoittajan intressi vs. yhteisön intressi. (äänioikeus). + Jos maksat haluat myös vaikuttaa. Mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat (lakiasiantuntija, substanssiosaaja, avoimuuden edunvalvoja) Kehittäjäyhteisön muut toimijat. Esimerkiksi kehitysyhteisön edustaja + Laajempi näkökulma + Asiantuntijuuden tuominen työhön + Sitouttaa laajempaa yhteisöä kun on selkeästi vaikutusmahdollisuuksia. + Voi helpottaa ohjelmiston käytön leviämistä laajemmalle kun tarpeita huomioidaan. - Ohjelmiston ominaisuudet hajaantuvat helpommin hallitsemattomasti (ominaisuudelle tulisi olla aina käyttäjäorganisaatio). Huomioitava, että mahdollisesti tarvitaan Johtoryhmä ja Ohjausryhmä. Ohjausryhmä tukee projektipäällikön/tuotepäällikön työtä ja sisältää substanssiosaajia. Johtoryhmä on enemmän hallinnollinen. Vrt. Palveluseteli.
12 Vaihtoehtoja Avoimuuden edunvalvoja rooliin Avoimuuden edunvalvoja Edut Huomioitavat asiat Tuotepäällikkö + Voidaan hoitaa osana toista toimijaa, jonka - Avoimuutta katsotaan mahdollisesti hoitaa tehtävänkuvaan liittyy. vain yhden hankkeen näkökulmasta. + Vähemmän eri toimijoita. Erillinen Avoimuuden edunvalvoja (esim. COSS) Muu / ei tarvita Avoimuuden edunvalvojaa + Osaamista avoimuuteen ja avoimeen lähdekoodiin liittyvistä asioista (COSS) + Mahdollisuus siihen että Avoimuuden edunvalvoja toimii usean hankkeen yli ei ainoastaan yhdessä hankkeessa. - Oltava saumaton yhteistyö Tuotepäällikön kanssa, muuten ei onnistu. Liittyy vahvasti Tuotepäällikön työhön. - Ei välttämättä ole vahvaa ymmärrystä palvelusta/ohjelmistosta. - Voisi olla tyypiltään auditoija, joka varmistaa myös esim. dokumentaation laadukkuutta. - Avoimen lähdekoodin ollessa kyseessä, suurena etuna on se, että toiset kehittäjät antavat kaiken aikaa palautetta ja sitä kautta avoimuus toteutuu. - Huomioitava että Avoimuuden edunvalvojan tulee olla riippumaton!
13 Rahoitusvaihtoehtoja Rahoitus Edut Huomioitavat asiat Ohjelmistoa käyttävät / tarvitsevat osapuolet (esimerkiksi Kunnat) + Reilu. Se joka käyttää ja tarvitsee ominaisuutta, se myös maksaa. + Mahdollistaa myös perusohjelmiston tai alustan kehittämisen => kaikki maksavat. - Rahoituksen jakamisen säännöt pystyttävä sopimaan. Uuden organisaation mukaantulon kustannusten sopiminen (tarvitaanko kynnysraha ) (esimerkiksi Kunnat) - Laskutus vaatii myös työtä. Yksityinen omistaja rahoittaa (esim. jos ohjelmistotalo omistaa) Budjettirahoitus ministeriöltä, i iöltä jolle ensimmäinen versio tehty + Ohjelmistotalo katsoo rahoitusta liiketaloudellisesti. Vahva motiivi. + Markkinoi, viestii, jne. tuotteesta, koska hj l i t t l liik t i i t - Varmistuttava, että ohjelmisto pysyy avoimena, eikä sitä aleta sulkemaan (jos halutaan pitää ohjelmisto avoimena). on ohjelmistotalon liiketoimintaa. - Tit Toisten toimijoiden ti ijid mahdollisuus hdlli ryhtyä htä kilpailemaan Omistajan kanssa (kontrolli ei ole julkisella sektorilla). + Yksinkertainen ja selkeä. + Ei laskutusta eri toimijoilta. Yksinkertaisempaa, myös laskutus eri organisaatioilta vaatii työtä. - Ei välttämättä mahdollista jos ei ole ministeriön ydintoimintaa. - Uuden organisaation mukaantulon kustannusten sopiminen (tarvitaanko kynnysraha ). 3. Osapuoli (esim. eri + Pyritään vahvasti ministeriöiden / - Onko tällainen toiminta mahdollista? Ei ministeriöt ylittävien virastojen rajojen ylittävään yhteiseen välttämättä mahdotonta, mutta saattaa olla ratkaisuun. poliittisesti päätettävä asia. ratkaisujen rahoitus - Jos ei ole ministeriön ydintoimintaa niin voi yhdeltä ministeriöltä) olla vaikea järjestää. Ohjelmiston/palvelun elinkaari huomioitava, ts. milloin kehittäminen lopetetaan ja varaudutaan jo seuraavaan ratkaisuun.
Muuta määriteltävää ja sovittavaa 10/06/2014 14 Huomioitavaa it Kehittäjäyhteisö / verkosto Ketkä mukaan? Kokonaan avoin vai rajattu joukko? (ideoiden määrä, ketteryys) Onko yhteisön rooli mikä? Tulee määritellä (määrittelytyöpajat, osallistuvatko palvelujen testaukseen, ohjelmiston kehittäminen, kommunikointivälineet, ) Päätöksenteon valtuutus Miten päätöksentekovalta jaetaan ohjausryhmässä? Valtuutetaanko Tuotepäällikkö tekemään joitakin muutospäätöksiä? (kaikkea ei tarvitse kierrättää OhRyn kautta) Muutospäätös? Uuden version hyväksyntä käyttöön? Lähdekoodin jakelu Lähdekoodi: lähtökohtaisesti avointa ja sen jakelua ei rajoiteta VAI jakelua rajoitetaan siten, että sen saa Omistajan kautta (esim henkilötietojen käsittelyn komponentit). Jakelupaikka Metatieto, dokumentaatio, lähdekoodi. Mitä on se yhteinen paikka, jonka kautta nähdään mitä avointa on saatavilla? Metatieto tulisi löytyä yhdestä paikasta (yhteentoimivuus.fi, joinup.eu, ). Versiointi Ohjelmistoversioiden haarautuminen (branching) tulee määritellä ja sopia: voidaan esim. sopia niin, että vain yhtä haaraa ylläpidetään ja päivitykset siihen tehdään ohjausryhmän päätöksellä. Aina haarautumista ei voida välttää, mutta optimaalista olisi, jos jokin tehty sivuversio voitaisiin myöhemmin höd hyödyntää myös muiden kättöö käyttöön. Ohjelmiston käyttöönottokustannukset Rahoittavatko käyttöönottavat organisaatiot? Voiko tähän saada tukea? Toimintaan i osallistumisen i Kukin organisaatio i itse vastaa osallistumisen i kustannuksista. k kustannukset (OhRy, Tapaamisten järjestelykustannukset osana Tuotepäällikön kustannuksia. Yhteisö) Esimerkkejä kehittäjäyhteisöistä / verkostoista hankkeissa KoKu verkosto (KoKusta kiinnostuneet kunnat) Osallistumisympäristöjen kehittäjäyhteisö => Demokratiapalveluiden kehittäjäyhteisö (SADe-ohjelman aikainen kehittäjäyhteisö voi jatkaa => ei uuden yhteisön rakentamisen haastetta)
15 Esimerkki vastuumatriisista - kuinka voin kuvata yhdessä kuvassa eri roolien vastuita?
16 Vastuumatriisi esimerkki kuvaustavasta (Demokratiapalveluiden tyylit) Tehtävä Tuotteenhallinnan järjestäminen Omistaja Tuotepäällikkö Integraattori Ohjausryhmä Yhteisö Jakelupaikan ylläpitäjä A/R C C C I C Palvelukehittäjä (ohj.talo) Tuotteenhallinnan suunnittelu A/R R C R I C Tuotteenhallinnan toteutus suunnitelman mukaan I R R A/R R Yhteisön toiminnan koordinointi I R I A I Ominaisuuksien hyväksyminen toteutukseen I C/(R) C A/R I Ohjelmistojulkaisun muodostaminen ja tarkastus R R A Julkaisun hyväksyminen tuotantoon (Major version) I C C A/R I I I Julkaisun hyväksyminen tuotantoon (Minor version) I R C A I I I Metatietojen tallennus jakelupaikkaan R A C Dokumentaation tallennus jakelupaikkaan R R A C Lähdekoodin tallennus jakelupaikkaan R A C Komponentin muokatun lähdekoodin ja dokumentaation luovutus integrointia varten A I I R R = responsible (vastuullinen) A = accountable (vastuussa oleva) C = consulted (neuvoja) I = informed (tiedotettava)
17 Esimerkkejä tuotteenhallinnan ratkaisuista eri ministeriöiltä
18 Esimerkkejä tuotteenhallinnan ratkaisuista eri ministeriöiltä Eri ministeriöiden tuotteenhallinnan haastattelujen pohjalta on kuvattu muutamia toimintatapoja ja/tai organisointeja tuotteenhallintaan. Haastatellut ministeriöt: Työ- ja Elinkeinoministeriö + Ahti Opetushallitus Ympäristöministeriö
19 Tuotteenhallinnan toimintamalleja haastatteluista 1. Vaatimuspohjainen ohjelmistoalihankinta: 1. Ulkoistettu alihankinta ja koordinointi toisella julkisen sektorin toimijalla (TEM - Ahti). 2. Alihankinta ja koordinointi ministeriössä/yhteisöllä (Oikeusministeriö (Otakantaa, Demokratiapalveluiden tyylit)). 3. Päätöksenteko t k yhteisöllä, tuotepäällikkö t ulkoistettu tt ohjelmistotalolle (Kohti Kumppanuutta (ei SADe ohjelman ohjelmisto, mutta yksi esimerkki)). 2. Resurssien alihankinta (Opetushallitus SADe-hankkeen aikana, variaatio toimintatavasta Maanmittauslaitoksella), työn koordinointi itse. 3. Ulkoistus ohjelmistotalolle (ohjelmistotalo palveluntarjoaja j ( j p j j (omistaja)) (Ympäristöministeriö)
20 TEM / Ahti
21 lupapiste.fi - Ympäristöministeriö Palvelun tilaajana toimii ympäristöministeriö ja toteuttajana Solita. Ohjelmakoodi on julkista ja jatkaa elämäänsä markkinaehtoisesti. Markkinaehtoisuus tarkoittaa sitä, että Solita (Lupapiste-palvelu) tarjoaa sitä kuntiin transaktiomallin laskutuksen mukaan. Ohjelmisto pysyy avoimena, joten periaatteessa jos Solita ei palvelua pysty riittävän houkuttelevasti tarjoamaan, joku muukin taho voi alkaa tarjoamaan palvelua. Transaktiomallin mukaan pienet kunnat eivät kuitenkaan maksa mitään perusmaksua palvelusta. Suuremmat kunnat maksavat perusmaksua. Solita saa tuesta, koulutuksesta ja konsultoinnista liiketoimintaa tuotteeseen liittyen. Lähdekoodi on avointa, mutta periaatteessa Omistajana (tuotteenhallinnan järjestäjänä) toimii ohjelmistoyritys. Tuotepäällikkö + Integraatio ja kehitystoimet tapahtuvat myös yrityksen toimesta.
22 Opetushallitus Ohjelmistokehityksessä resurssit ostettiin IT-yrityksistä eli toiminta noudatti samaa tapaa kuin Maanmittauslaitoksella on käytössä. Kilpailutetaan siis resursseja: scrum mastereita, käyttöliittymäkehittäjiä, ohjelmistokehittäjiä, jne. Jos verrataan tuotteenhallinnan rooleihin niin Tuoteomistajana toimisi Palvelun omistaja (yksittäinen palvelu / sovellus) ja Tuotepäällikkönä Prosessinomistaja. Kuitenkin SADe-ohjelman päättymisen jälkeen tämänkaltainen toimintatapa ei jatku vaan alihankitaan ominaisuuksia ICT taloilta.