Toimiva yhdistys Suomen Omakotiliitto ry 4.11.2015, Tuusula Liisa Leskinen OK-opintokeskus
Yhdistystoiminnan muutostrendit ja odotukset 2
Joku on sanonut: Viisautta on pitää kiinni vanhasta, niin kauan kuin se on hyvää, ja tarttua uuteen kun se on parempaa 3
Yhdistystoiminnan muutostrendejä Toimintaa vs. organisaatiokeskeisyys Ammatillistuminen vs. vapaaehtoisuuden uusi tilaus Toimijoiden ikään liittyvät haasteet Yhteisöllisyydestä ->yksilöllisyyteen Löyhät, muutosalttiit toimintaryhmät
Yhdistystoiminnan muutostrendejä ja mahdollisuuksia Projektisoituminen Monimuotoinen jäsenyys Sähköinen yhteydenpito ja virtuaaliosallistuminen Verkostoituminen, uudenlaiset yhteistyökumppanuudet, kansainvälisyys Muuttuva kokous- ja yhdistyskulttuuri (Heikkala,Harju, Siisiäinen, Lihavainen)
Yhdistystoimintahaasteita 6
Keskustelunaiheita Millaisia yhdistystoiminnan muutostrendejä olette havainneet omassa toiminnassanne? Ovatko ne mahdollisuuksia vai uhkia? Millaisia palveluja yhdistyksillänne on tarjolla ikääntyville omakoti- ja pientaloasukkaille? 7
Kuinka johdamme yhdistystä? 8
Johtaminen Haasteita yhdistysjohdolle: Jäsenistön ikärakenteen muutos virtuaaliyhteisöt lisääntyvät sosiaalinen media kilpailuttaminen lisääntyy palvelutuotanto yhteiskunnassa vaikuttaminen muuttuu ( suora) vapaa-ajan tarjonta lisääntyy vs. työelämän muutokset ihmisten sitoutuminen yhteisöihin muuttuu sparrauksen merkitys korostuu ohjaava johtajuus kansainvälistyminen järjestöjen määrä ( ja laatu ) ja kilpailu jäsenistä kasvaa vapaaehtoistoiminnan kiinnostavuus? Osallistumistavat? 9
Asiajohtaminen (management) Asiakeskeinen johtaminen - selvät tavoitteet - tehokas asiakäsittely - ongelmanratkaisu toimii - suunnitelmallisuus - tietoa jaetaan riittävästi - riittävä osaaminen - Aktiivista johtamista 10
Ihmisten johtaminen (Leadership) Ihmisten johtaminen (muutoksen ja liikkeen aikaansaaminen, visiointi, motivointi): - yhteistyö toimii - hyvät vuorovaikutustaidot - motivoituneisuus ja sitoutuneisuus - jatkuvaa oppimista - välitetään toisista - yksilöä kunnioitetaan Kuka tai ketkä vastaavat näistä yhdistyksessäsi? 11
Meitä on moneksi. Onneksi!? Samanarvoisia (ihmisarvo) Erilaisia (yksilö) Erilaiset tavat hahmottaa maailmaa Erilaiset elämänkokemukset ja -tilanteet 6.11.2015 12
PROAKTIIVINEN - heti valmis KOHTI - suunnittelee tulevaisuutta varten SISÄINEN PALAUTE - tietää itse sisällään MAHDOLLISUUDET - valitsee ja etsii vaihtelua MUUTTUMATTOMUUS - pitää tutusta ja turvallisesta YLEINEN, GLOBAALINEN - päättelee kokonaisuuden perusteella MOTIVOITUMISPROFIILIT REAKTIIVINEN- -miettii ensin, harkitsee POIS - ratkaisee ongelmia ULKOINEN PALAUTE - toivoo ulkoa tulevaa palautetta PROSESSIT tekee alusta loppuun MUUTOS - haluaa vaihtelua YKSITYISKOHDAT - luo yksityiskohdista käsin kokonaisuuden ITSENÄINEN, LÄHELLÄ, YHDESSÄ - työskentelee yksin- pienessä tai suuressa ryhmässä Vakuuttaja: Näkeminen, kuuleminen, lukeminen, tilasto, tekeminen, kokeminen OK-Opintokeskus Lähde: Shelle Rose Charvet
Koulutuksen ohjaava merkitys 1. Järjestön tai yhdistyksen asiantuntemuksen ydin on sen erityisalaan liittyvä tieto ja kokemus. 2. Järjestöjen tulee myös osata mobilisoida ihmisiä, mikä vaatii kykyä innostaa, viestiä jne. 6.11.2015 14
Osaamistarpeita: 6.11.2015 15
Hallitusosaamisen ydinalueet yhdistyslaki oman yhdistyksen toiminta-ajatus ja säännöt vuorovaikutus, yhteistyö hallituksen tehtävät ja vastuu Kokouskäytännöt, pöytäkirjat, dokumentointi tiedotus, jäsenhuolto vapaaehtois- ja kansalaistoiminnan periaatteet uuden tietotekniikan, tekniikan hyödyntäminen 16
Hallituksen tehtävät ja vastuut 17
Yhdistyksen hallitus Hallitus on lakisääteinen ( on oltava ) Hallitus hoitaa sille uskotut asiat eli toteuttaa yhdistyksen kokousten välillä toimintasuunnitelmaan kirjatut asiat Hallitus huolehtii siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty Vähintään kolme jäsentä 18
Yhdistyksen hallitustyöskentely Hallituksen asema hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita jäsenet päättävät, hallitus toteuttaa hallitus tai sen jäsen voidaan erottaa myös kokousten välisenä aikana jos siihen on syytä 19
Hallitusjäsenen vastuu Parlamentaarinen vastuu ( rekisteröity yhd.) Vahingonkorvausvelvollisuus YhdL 39 : Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on aiheuttanut toimessaan tahallisesti tai huolimattomasti tahallisuus: vahingon aiheuttaja on tiennyt aiheuttavansa vahinkoa huolimattomuus: piittaamattomuutta, tietämättömyyttä, välinpitämättömyyttä; ei tarkoitusta tuottaa vahinkoa yhdistykselle; ei tarkoitus hyötyä itse Yhteisvastuullisuus Rikosoikeudellinen vastuu Mikäli rikkomus on riittävän suuri, myös rikosoikeudelliset seuraamukset ovat mahdollisia esim. yhdistyksen omaisuuden varastaminen tai varojen kavaltaminen 20
Käytännön vastuu Valvontavelvollisuus Läsnäolovelvollisuus; ei ehdotonta velvollisuutta osallistua jokaiseen kokoukseen Jatkuva poissaolo voi olla osoitus valvontavelvollisuuden laiminlyönnistä Yksittäisestä kokouksesta poissaolo saattaa aiheuttaa vastuuseuraamuksia (esim. jos kokousta ei saada päätösvaltaiseksi) 21
Esteellisyys Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa Yhdistyksen kokouksessa hallituksen jäsen on esteellinen äänestettäessä tilintarkastajan valinnasta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa 22
Hallituksen tehtävät (1) Lakimääräiset: jäsenluettelon pitäminen (Rekisteriseloste: www.tietosuoja.fi) yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen yhdistyksen edustajana toimiminen kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon järjestämisestä huolehtiminen toiminta purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tilinpäätöksen allekirjoittaminen 23
Hallituksen tehtävät (2) Hallitus voi hoitaa: jäsenluettelotietojen luovuttaminen ulkopuoliselle (Huom! Henkilötietolaki, Jäsenrekisteriote) jäsenten hyväksyminen yhdistykseen jäsenten erottaminen yhdistyksen omaisuuden myyminen jne. (jos säännöissä siitä mainittu!) 24
Hallituksen muut tehtävät Yhdistyksen kokousten valmistelu Päätösten toimeenpano Yleinen asioiden hoito Rahavarojen ja muun omaisuuden hoito Sisäisen toiminnan valvonta ja johto Aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi (Yhdistyksen vuosikello) 25
Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin Hallituksen tehtävä Ilmoituksella ilmoitetaan yhdistyksen nimenkirjoittajien kohdalla tai säännöissä tapahtuneet muutokset Yhdistyksen pj allekirjoittaa Lähetetään patentti- ja rekisterihallitukseen www.prh.fi 26
Hallituksen nimenkirjoittajat Nimenkirjoittaja edustaa yhdistystä erilaisissa asiapapereissa Nimenkirjoittajat mainitaan säännöissä Säännöissä määritellään nimenkirjoittajien lukumäärää Puheenjohtaja on aina nimenkirjoittaja Säännöissä voi olla määräys jonka mukaan hallitus voi valtuuttaa jonkun toimihenkilön yksin kirjoittamaan nimen 27
Puheenjohtaja (Koskee myös varapuheenjohtajaa) Lainmukaiset tehtävät: nimenkirjoitusoikeus yhdistysrekisteri-ilmoitusten allekirjoitus Muut tehtävät: hallituksen toimihenkilöiden työn johtaminen, päätösten valmistelu, hallituksen kokousten johtaminen yhdistyksen ulkoisten suhteiden toiminnan kehittäminen (osallistuminen soveltuvin osin) 28
Sihteerin tehtäviä (tehtäviä voidaan jakaa) Joko hallituksesta tai sen ulkopuolelta Pöytäkirjojen laatiminen Ilmoitukset viranomaisille Toimintakertomus- ja toimintasuunnitelmaluonnosten koordinointi Jäsenrekisterin hoitaminen Kokousten valmistelu Arkistonhoito Tiedottaminen Muuta: tilastot, kirjeenvaihto, postitus 29
Taloudenhoitaja Joko hallituksesta tai sen ulkopuolelta Avustaa hallitusta talouden suunnittelussa Hoitaa maksuliikenteen Hoitaa kirjanpidon Hoitaa käteiskassan Laatii luonnoksen tilinpäätökseksi Seuraa talousarvion toteutumista Laatii luonnoksen veroilmoituksesta 30
Luottamushenkilön itsetutkiskelu Miksi olen luottamustehtävässäni? Olenko tehnyt yhdistyksen hyväksi sen, mitä minulta kohtuudella voidaan odottaa? Haluanko todella aidosti edistää yhdistyksen asioita? Jos olisin itse rivijäsen, haluaisinko itseni kaltaisen luottamushenkilön olevan yhdistyksessämme vastuullisissa tehtävissä? 31
Yhdistys ja sosiaalinen media Uusi tapa toimia ja luoda verkostoja sekä vaikuttaa Uusi tapa viestiä ja markkinoida Uusi tapa mahdollistaa jäsenten osallistuminen Uusi tapa avata toiminnan yksityiskohtia ja innostaa ihmisiä mukaan Selkeät tavoitteet Selkeät vastuut ja tehtävien jako Vaatii aikaa ja osaamista Yhä enemmän asioita voi siirtää tietotekniikan alueelle 6.11.2015 32
Toteutusmalli Kotisivu Harvemmin päivittyvä sisältö Tiedotteet Yhteystiedot Facebookin yhteisösivu Uutiset, kuvat, videot Verkoston kerääminen Keskustelumahdollisuus Twitter Lyhyet ajankohtaiset uutiset Verkoston kerääminen YouTube Videoita toimintaan liittyen: ohjeita, koulutusmateriaalia Esimerkki Linkitys tapahtumaan, jolla on: -Oma kotisivu -YouTube - ohjelmaa tapahtumasta -Flickr - kuvia tapahtumasta -Twitter- oma kanava tapahtuman ajan Muita kehitystä tapahtuu kaiken aikaa..
Yhdistystoimintaan liittyviä lakeja Yhdistyslaki Henkilötietolaki Kirjanpitolaki Tilintarkastuslaki Vahingonkorvauslaki Kokoontumislaki Laki järjestyksenvalvojista Elintarvikelaki (hygieniapassi) Työnantajana toimimiseen liittyvät lait Verotukseen liittyvät lait (alv jne.) Lisäksi yhdistyksen toimintaa voi koskea jokin erityislaki 34
Yhdistyslain muutokset 2010 Etäosallistuminen Ennakko-osallistuminen ja reaaliaikainen osallistuminen Määrättävä säännöissä miten mahdollistetaan Tilintarkastus ja toiminnantarkastus Tilintarkastuslain 4 :n taloutta koskevat kriteerit ratkaisevia Sääntömuutos ei ole välttämätön Toiminnantarkastus: talous ja hallinto Jäsenten yksimielinen päätös ilman kokousta 35
Kokouskäytännöt
Tavoitteena hyvä päätös -> hyvää toimintaa Yhdistys- ja kokouskäytäntöjen osaaminen tehostaa yhdistyksen varsinaista toimintaa Päätöstä tehdessä huomioitava jäsenen oikeus, luottamushenkilöiden vastuu, asioiden hallittavuus, yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja vakaus 37
Kokouksen valmistelu Asioiden kokoaminen ja valmistelu Kokousajan valinta Käytännön järjestelyt ja kokoustilan valinta Kokouskutsun ja esityslistan laatiminen ja toimittaminen osanottajille Aina on otettava huomioon: * yhdistyksen säännöt * yhdistyslaki 38
Kokouskutsu Kutsusta selviää minkä yhdistyksen kokouksesta kyse Mikä kokous; sääntömääräinen vai ylimääräinen tai muu (esim. hallituksen) kokous Ajankohta (ja arvio kokouksen kestosta) Paikka Käsiteltävät asiat (Miten voi osallistua = etäosallistuminen) Päivämäärä, josta näkee milloin kutsu on annettu Kuka on kutsuja 40
Kokouksen kulku Alkutoimet avaus päätösvaltaisuuden ja laillisuuden toteaminen (kokouksen järjestäytyminen) esityslistan hyväksyminen (edellisen pöytäkirjan tarkastaminen) Päätösasiat; kukin omana kohtanaan Keskusteluasiat Muut asiat Ilmoitusasiat (voivat olla myös alussa) Lopputoimet 41
Kokouksen toimihenkilöt Puheenjohtaja yhdistyksen kokous: valitaan pj; hallituksen kokous: yhdistyksen pj kokouksen johtaminen yhteenvetojen tekeminen ja täsmennysten pyytäminen päätöksen muotoilu päätösten lain- ja sääntöjen mukaisuuden valvonta 42
Kokouksen toimihenkilöt (2) Kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjan ei tarvitse olla yhdistyksen sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat oltava läsnä kokouksessa tehtävä omia muistiinpanoja tarkistavat pöytäkirjan, eivät tee korjauksia Ääntenlaskija yleensä kaksi, suorittavat ääntenlaskennan 43
Asian käsittely kokouksessa Asian esittely Keskustelu yleiskeskustelu yksityiskohtainen keskustelu puheenvuorot Keskustelun päättäminen Päätös Eriävä mielipide Vastalause Mitätön päätös 44
Eriävä mielipide Suullinen Ei tarvitse perustelua Esitetään päätöksen julistamisen jälkeen, mutta ennen asian käsittelyn päättämistä Ilmoitetaan työjärjestyspuheenvuorona 45
Vastalause Kirjallinen, perustelu mukana Jätetään aluksi eriävänä mielipiteenä ja perustellaan suullisesti Pj ilmoittaa milloin jätettävä kirjallisena Oltava liitteenä ennen pöytäkirjan hyväksymistä Hallitus käsittelee 46
Hallituksen päätöksentekotavat Päätöksenteko kokouksessa Puhelinkokous (neuvottelupuhelu) Videokokous Päätöksenteko sähköpostilla Päätösvallaton kokous; päätökset hyväksytettävä jälkeenpäin Kirjallinen päätöksenteko; oltava yksimielinen 47
Pöytäkirja Yhdistyslaki ei suoranaisesti vaadi pöytäkirjan tekemistä, mutta vaatii asioiden hyvää hoitoa 48
Yhdistyksen nimi Hallituksen kokous Pöytäkirja Aika (pvä ja kellonaika) Paikka (osoite + muu mahd. opastus) Läsnä (poissa, mahd. muut läsnäolijat) Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus (säännöt) Esityslistan hyväksyminen Edell. pöytäkirjan hyväksyminen (oma tapa) Uusien jäsenten hyväksyminen Jäsenillan järjestäminen( toiminta) Edellytyksen etäosallistumiseen hallituksen kokouksissa Ilmoitusasiat Muut esille tulevat asiat Allekirjoitukset Puheenjohtaja sihteeri Liitteet 49
Äänestysasiat = asiasta päättäminen Asian esittely * Mahdollinen pääehdotus Keskustelu * Ehdotukset Keskustelun päättäminen Ehdotusten toteaminen ja tarkistus Ääntenlaskijat (toteaminen tai valinta) 50
Äänestysasiat (2) Äänestysmenettely/-järjestys äänestyskohtainen lyhyt ryhmittäinen Äänestystapa avoin salainen Äänestystoimitus Äänestyksen tulos tai päätös Asian käsittelyn lopetus 51
Vaali = henkilövalinta Asian esittely (mahdollinen pääehdotus) Keskustelu (ehdokasasetelma) Ehdokkaiden toteaminen ja tarkistus Ääntenlaskijat Vaalimenettely (enemmistövaali, suhteellinen vaali Vaalitapa (avoin, salainen) Vaalitoimitus Vaalin tulos ja päätös Asian käsittelyn lopettaminen 52
Kirjallisuutta Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikirja, 2010 Seppo Paasolainen: Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt, 2010 Anne Ilvonen: Miten johdan? Yhdistystoiminnan johtamisopas, OK-opintokeskus 2011 Anne Ilvonen: Miten tiedotan? Yhdistystoimijan tiedottamisopas, OK-opintokeskus 2007 Vaikuttava yhdistys (toim. Lea Lihavainen), OKopintokeskus 2003 53
Yhdistystietoutta verkossa www.osallistu.fi Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistyspalvelu: www.prh.fi Yhdistysrekisteri http://www.yhdistystieto.fi/ http://www.yhdistystoimijat.fi/ OK-opintokeskuksen Kokouskäytännötverkkomateriaali 54