Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014
Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia ja laadukkaampia julkisia, digitaalisia palveluja, lyhyempiä odotusaikoja asiakaslähtöistä palvelujen kehittämistä, tuottavuutta ja vaikuttavuutta kansalaisille mahdollisuutta vaikuttaa yhteiskunnallisiin asioihin ja päätöksentekoon, julkiseen keskusteluun ja palvelujen kehittämiseen, lainsäädännön valmisteluun ja kunnan asioihin kerran kerättyä tietoa hyödynnetään palveluissa ja johtamisessa yhteiskunnan tietovarannot, tietopääoma ovat tehokkaasti käytössä
Sähköisen hallinnon piirteitä kiihtyvä ja läpileikkaava digitalisaatio (teollinen internet, 3Dtulostus, robotiikka), uudet laitteet, tietoverkkoja, tietojärjestelmiä, digitaalisia tietoaineistoja datan määrän kasvu ja kaiken verkottuminen nopeutta, liikkuvuutta, avoin data, big data, metadata, pilvipalvelut, tietoturvallisuuden haasteet, valvonta ja seuranta viranomaisen asiakirja on yhä useammin tietokooste tai merkintä rekisterissä, käytetään Power Pointeja, wikejä, twittereitä, videoita, viestejä, blogeja, web-sivustoja, weblinkkejä miten seuloa olennainen tieto päätöksentekoon, palvelutilanteisiin, hallinnon valmistelutyöhön
Tietohallinnon haasteita yhteinen kieli organisaatioiden, järjestelmien ja ihmisten kesken tuottavuus, tehokkuus, vaikuttavuus, hyötyjen saaminen tavoitteiden, organisaatioiden, tietojen ja järjestelmien yhteentoimivuus, kokonaisuuksien hallinta tietojärjestelmien käytettävyys työn tukena tietosisältöjen ja metatietojen hallinta julkisuus ja avoimuus vs. tietosuoja, turvallisuus, valvonta
Tietohallinnon tuoreita uudistuksia tietohallintolaki 2011: kokonaisarkkitehtuurista menetelmä yhteentoimivuuden aikaan saamiseen, kokonaiskuvan muodostamiseen rakenteellisia uudistuksia: valtionhallinnon tietotekniikkapalvelujen keskittäminen Valtoriin, tietohallinnon rakenteita koskeva selvitystyö kansallinen palveluarkkitehtuuri tietovarantojen avaaminen uudelleen käyttöä varten
Entä viranomaisten asiakirjojen pysyvä säilytys? Mitä meille jää tästä ajasta? Mikä on se arvokas aineisto, joka säilytetään? Asiakirjoja voidaan tarvita satojen vuosien jälkeen oikeusturvan vuoksi, emme tiedä mitä tietoa tulevaisuudessa tarvitaan (esim. maanomistukseen, yleensä johonkin muihin omistus- tai sukulaissuhteisiin liittyvät tiedot, päätökset joita voidaan etsiä satojenkin vuosien takaa) Millaisin kriteerein pysyvästi säilytettävä tieto valitaan? Kuka tekee valinnat? Onko näkemys tarpeeksi monipuolinen? Kenen tarina jää talteen? Mikä osa valitaan?
Mitä tämä edellyttää sähköisen hallinnon näkökulmasta? yhteistä tiedon hallinnan käsitteistöä tiedon hallinnan tarkastelua kokonaisuutena, asiakirjahallinta osana tiedon hallintaa, asiakirjahallinto osana tietohallintoa yhteistä palvelukokonaisuutta koko julkiselle hallinnolle viranomaisten asiakirjojen pysyvää säilytystä ja uudelleen käyttöä varten em. palvelukokonaisuuden tulee kattaa käyttö- ja tietopalvelut, varmistaa tietojen ja metatietojen siirrettävyys, eheys, löytyvyys, käytettävyys ja konteksti, selkeät tietovastuut ja toimivaltasuhteet kustannustehokasta, kokonaistaloudellista, kokonaisarkkitehtuuriin perustuvaa ratkaisua ottaen huomioon koko julkisen hallinnon hyöty ja käytettävissä olevat resurssit yhteentoimivaa, selkeää informaatio-oikeudellista kehikkoa: julkisuuslaki (hyvä tiedonhallintatapa), tietohallintolaki (yhteentoimivuus, kokonaisarkkitehtuuri), arkistolaki (viranomaisten tietoaineistojen pysyvä säilytys) moniammatillista yhteistyötä, koulutusta, osaamisen vahvistamista
Keskeisiä näkökohtia Tiedon arvo Metatiedot, tietosisältöjen hallinta Julkisen hallinnon yhteinen palvelukokonaisuus viranomaisten pysyvästi säilytettäviä tietoaineistoja varten 8
Kiitos! 9