Parhaat keinot hallita tietotulva! Sisällön- ja dokumenttien hallinta 2012 29. 31.8.2012 Royal at Crowne Plaza, Helsinki Workshop 31.8.2012 Sisällönhallinnan integroiminen prosesseihin Caset 2012: Case fortum: Miten sähköpostitulva taltutetaan? Case Luottokunta: Miten jalkautat ratkaisut organisaatioosi? Case Helsingin kaupunki: Sisällön- ja dokumentinhallinta päätöksentekojärjestelmän ytimessä Case Väestötietojärjestelmä: Minkälaisia vaatimuksia tietohallintalaki asettaa? Minkälaisia mahdollisuuksia sähköiseen asiointiin liittyy? Mikko Rieppo, Kuntien Tiera Mitä sisällönhallinnan alueita Sharepoint kattaa? Harri Mikkanen, Microsoft Mitä suojausvaatimukset tarkoittavat dokumenttien hallinnalle? Miika Mäkitalo, M-Files Järjestäjä: Pääyhteistyössä: Yhteistyössä: Ilmoittaudu heti! Puh. 020 442 4110 www.talentumevents.fi ilmoittautumiset@talentumevents.fi
Olisiko vihdoin aika löytää toimivat keinot sisällönhallintaan? Onko organisaatiosi sisällönhallinta hallittu kokonaisuus vai ikuisuusprojekti täynnä keskeneräisiä osia? Tietomassat kasvavat jatkuvasti, ja sähköisen aineiston määrä lisääntyy. Loppukäyttäjät sekä asiakkaat vaativat järjestelmiltä ja käyttäjäliittymiltä kuitenkin helppoutta ja selkeyttä. Tämä voi tuntua mahdotto malta, mutta ei se sitä ole! Sisällön- ja dokumenttien hallinta -tapahtumassa opit huippuasiantuntijoilta parhaat toimintamallit joilla saat dokumentit helposti järjestykseen! Tapahtumassa kuulet vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: Miten jalkautat ratkaisut organisaatioon ja luot yhteiset toimintatavat? Minkälainen on tiedonhallintasuunnitelman suhde kokonaisarkkitehtuuriin? Miten Sharepointia voi ja kannattaa hyödyttää sisällönhallinnassa? Minkälaisia vaatimuksia tiedonhallintalaki asettaa? Missä mennään digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksessä? Tervetuloa kuuntelemaan parhaita asiantuntijoita ja oppimaan uutta muiden caseista! Maria Tomminen projektipäällikkö Talentum Events Oy P.s. Intensiivipäivässä 31.8.2012 opit, miten onnistut sisällönhallinnan integroimisessa prosesseihin! Kysy ryhmätarjousta! Puh. 020 442 4110 ryhmatarjous@talentumevents.fi
TAPAHTUMAN ASIANTUNTIJAT: Tapio Aaltonen, johtaja, järjestelmät ja tuotanto, Väestörekisterikeskus Tapio Aaltonen on työskennellyt Väestörekisterikeskuksessa vuodesta 1997 alkaen: varmennepalvelut yksikön johtajana vuosina 2001 2006, Sisäasiainministeriössä vuosina 2006 2009 hankejohtajana ja Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIKin perustamis- ja tulosohjaustehtävissä. Maaliskuusta 2009 alkaen Aaltonen on toiminut Järjestelmät ja tuotantoyksikön johtajana VRK:ssa. Juha Alasuvanto, projektipäällikkö, FM, Helsingin kaupunki, tietotekniikkaosasto Juha Alasuvanto on toiminut viime vuodet kaupungin sähköisen asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän uudistamisesta vastanneen hankkeen vetäjänä. Hankkeessa sisällön- ja dokumentinhallinnalla on ollut keskeinen rooli. Tätä ennen hän toiminut pitkään tietohallinnon ja tietojärjestelmien kehittämistehtävissä sekä toimittajan puolella että asiakasorganisaatioissa. Anne Honkaranta, johtava konsultti, sisällönhallinta, Digia Anne Honkaranta toimii Digia Oyj:ssä sisällönhallinnan johtavana konsulttina. Anne on työskennellyt erilaisten sisällönhallinnan haasteiden parissa reilun 15 vuoden ajan. Hän on myös ollut mukana sovittamassa THS-malleja sekä SharePointettä Oracle WebCenter-järjestelmiin. Ari Juntunen, teknologiajohtaja, Elinar Ari Juntunen on toiminut Elinarissa vaativissa sisällönhallinnan suunnittelu- ja konsultointitehtävissä yli 15 vuoden ajan. Viimeiset 5 vuotta Ari on ollut aktiivisesti mukana Elinarin kansainvälisissä asiakkuuksissa mm. Pohjoismaissa, Saudi-Ariabiassa ja UK:ssa. Tällä hetkellä hän toimii älykkään arkistoinnin senseinä, auttaen asiakkaita miettimään arkistoinnin merkitystä ja liiketoimintamahdollisuuksia uudelleen. Mikko Mustakallio, johtava konsultti, sisällönhallinta ja sähköinen asiointi, Talent Base Mikko Mustakallio on toiminut vuosituhannen alusta lähtien sisällönhallinnan ratkaisujen parissa. Ratkaisujen teknisten ja toiminnallisten kyvykkyyksien laajan tuntemuksen lisäksi hänen erityisosa-alueenaan on ollut sisällönhallintaprosessin automatisointi, tehostaminen ja integroiminen osaksi yrityksen liiketoimintaorganisaation operatiivista toimintaa. Miika Mäkitalo, toimitusjohtaja, M-Files Tuotantotalouden tohtori Miika Mäkitalo on työskennellyt tiedonhallintaohjelmistoja tekevässä M-Files Oy:ssä syyskuusta 2010, ensin johtajana vastuullaan talous, hallinto ja strategiatyö, ja maaliskuusta 2012 toimitusjohtajana. Mikko Rieppo, sovelluspäällikkö, sähköisen asioinnin ratkaisut, Kuntien Tiera Ennen Tieraan liittymistä lokakuussa 2012 Mikko Rieppo ehti kartuttaa 20 vuoden kokemuksen Nokian verkkotoiminnoissa, joista viimeiset 12 vuotta pääasiassa sisäisten toimintamallien kehittämisessä, sekä niihin liittyvien tietojärjestelmien kehittämisessä ja jalkauttamisessa Tomi Voutilainen, konsultointijohtaja, BDO Consulting Tomi Voutilainen on toiminut yli 10 vuoden ajan konsultointitehtävissä ja virkamiehenä julkisen hallinnon IT-hankkeiden parissa. Lisäksi hän on toiminut 10 vuotta Itä-Suomen yliopistossa sivutoimisena opettajana ja tutkijana sekä eri organisaatioille kouluttajana Kauko Ollila, erikoistoimittaja, Tietoviikko Jukka-Pekka Kääriäinen, Senior konsultti, Talent Base Jukka-Pekalla on yli 11 vuoden kokemus vaativista järjestelmäkehityshankkeista arkkitehtuuri, suunittelu- ja vaatimusmäärittelytehtävissä. Viime vuodet hän on johtanut suunnittelutiimiä laajassa julkaisu- ja sisällönhallintaratkaisun kehityshankkeessa. Harri Mikkanen, tuotemarkkinointipäällikkö, Microsoft Harri on työskennellyt ohjelmistoratkaisujen parissa yli 15 vuotta. Microsoft-kokemusta vuoden 2003 alusta Microsoftin suurasiakasmyynnissä ja markkinoinnissa. Harri vastaa tuottavuusratkaisujen markkinoinnista ja hänen intohimonaan on parantaa kaikenkokoisten organisaatioiden tuottavuutta ohjelmistoratkaisujen keinoin. Ritva Toivonen, Affecto Finland Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto Mikko Eräkaski työskentelee kehittämispäällikkönä Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen vastuualueella. Mikko Eräkaski vastaa tällä hetkellä arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen palvelun (VAPAn) asiakkuuksista sekä sähöisen säilyttämisen lupamenettelystä. Lisäksi Mikko Eräkasken tehtäviin kuuluu arkistolaitoksen uuden SÄHKE3-normin valmistelu. Christina Lassenius-Bergström, tietopalvelupäällikkö, Luottokunta Ulla Salin-Ertama, Information Content Manager Expert, Fortum
Ohjelma 1. päivä Keskiviikko 29.8.2012 Näin organisoit asiakirjojen hallinna Puheenjohtajana toimii: Kauko Olli, erikoistoimittaja, Tietoviikko 8.30 Ilmoittautuminen ja aamukahvi 9.00 Puheenjohtajan avauspuheenvuoro 9.10 Sisällön- ja dokumentinhallinta osaksi liiketoimintaprosesseja CASE Tiedon kuvaaminen liiketoimintaprosesseissa Yhteisten toimintatapojen luonti ja tuki Jalkautus ja kouluttaminen Christina Lassenius-Bergström, tietopalvelupäällikkö, Luottokunta 10.00 Miten integroida tiedonhallintasuunnitelma operatiivisiin järjestelmiin? Miksi tiedonhallintasuunnitelma? Kenelle? Tiedonhallintasuunnitelman toteuttaminen järjestelmiin Mitä tehdään, kun tiedonhallintasuunnitelma ei ole valmis, kun järjestelmä tulisi määritellä? Tiedonhallintasuunnitelma, sisällönhallinta ja suhde kokonaisarkkitehtuuriin Anne Honkaranta, johtava konsultti, sisällönhallinta, Digia 10.50 Kahvi 11.10 Tiedon suojaus ja hallinta Miten dokumenttien suojaaminen sopii yhteen tiedon avoimuuden ja jakamisen kanssa? Millaisia vaatimuksia suojausvaatimukset asettavat dokumenttienhallinnalle? Miten projektiorganisaatio voi tehokkaasti hallita tiedon suojaamisen? Miika Mäkitalo, toimitusjohtaja, M-Files 13.00 Tietohallintolain vaatimukset CASE Väestötietojärjestelmä Perustietovaranto Tietoturva-asetukset Kokonaisarkkitehtuuri Tapio Aaltonen, johtaja, järjestelmät ja tuotanto, Väestörekisterikeskus 13.50 Julkisen hallinnan asiahallinnan muutos - tarpeet sähköisessä toimintaympäristössä Asiakirjojen säilytysvastuut ja päällekkäisyydet Tiedon rakenteisuus ja arkistointivastuut Muutostarpeiden analyysia Tomi Voutilainen, konsultointijohtaja, BDO-Consulting 14.40 Kahvi 15.00 Digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytys Pitkäaikaissäilytys missä mennään? Miten vaatimukset huomioidaan tiedon elinkaaren eri vaiheissa? Tietokantojen ja rekisterien pitkäaikaissäilytys Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto 15.50 Puheenjohtajan päätössanat 16.00 Ensimmäinen päivä päättyy 12.00 Lounas KUMPPANIT: Elinar Oy Ltd on sisällönhallinta- ja kollaboraatioratkaisuihin erikoistunut ohjelmistoyritys. Tehtävämme on parantaa asiakkaidemme liiketoimintaa ja kilpailukykyä lisäämällä asiakkaan tärkeimmän voimavaran, tietämyksen, hyväksikäyttöä ja jalostusta. Talent Base Oy on asiantuntijayritys, joka kehittää liiketoimintalähtöisiä IT-ratkaisuja myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun tueksi. Sisällönhallinnan tehokkuus rakentuu kolmesta osasta: tekniikka ja työkalut, prosessit ja ihmiset. Avullamme tehostat sisällönhallintaa kokonaisvaltaisesti.
n osaksi järjestelmäkokonaisuutta! Ohjelma 2. päivä Torstai 30.8.2012 Puheenjohtajana toimii: Mikko Mustakallio, johtava konsultti, sisällönhallinta ja sähköinen asiointi, Talent Base 8.30 Ilmoittautuminen ja aamukahvi 9.00 Puheenjohtajan avauspuheenvuoro 9.10 Älykäs arkistointi eli mihinkä niitä ihmisiä edes tarvitaan? Arkistointi: suuri kuluerä vai rahasampo? Sisäisen tiedon- ja tietämyksen siirron tehostaminen Sosiaalisen sisällöntuotannon ja liiketoimintaprosessien yhdistäminen Ari Juntunen, teknologiajohtaja, Elinar 10.00 Sisällön- ja dokumentinhallinta kaupunkilaajuisen päätöksenteko - järjestelmän ytimessä CASE Visioita järjestelmän käyttöönottoon Dokumentin- ja asiakirjahallinta osana integroitua järjestelmäkokonaisuutta Kehittämisestä saadut kokemukset Juha Alasuvanto, projektipäällikkö, Helsingin kaupunki, tietotekniikkaosasto 13.50 Sisällönhallinta ja responsiivinen web-design Mitä tarkoittaa responsiivinen verkkosisällön esitystapa? Mitä sisällönhallinnassa tulee ottaa huomioon? Käytännön haasteet ja ratkaisut Mitä tulevaisuus näyttää? Jukka-Pekka Kääriäinen, Senior Consultant, Talent Base 14.40 Kahvi 15.00 Sharepointin hyödyntäminen sisällönhallinnassa Mitä sisällönhallinnan alueita SharePoint kattaa? Miten SharePoint tukee sisällönhallintaan liittyvää yhteistyötä? Mitä kannattaa hankkia pilvipalveluna? Harri Mikkanen, tuotemarkkinointipäällikkö, Microsoft 15.50 Puheenjohtajan päätössanat 16.00 Toinen päivä päättyy 10.50 Kahvi 11.10 Sähköinen asiointi ja sen mahdollisuudet Missä mennään nyt? Minkälaisia mahdollisuuksia sähköiseen asiointiin liittyy? Haasteet ja kompastuskivet Mikko Rieppo, sovelluspäällikkö, Kuntien Tiera Varaamme oikeuden muutoksiin. Copyright FYI / Talentum Events Oy 2012. 12.00 Lounas 13.00 Sähköpostin sisällön hallinta ja arkistointi CASE Miten sähköpostitulvaa voi hallita? Mitä kannattaa arkistoida? Organisaatioiden sisäiset sosiaalisen median ratkaisut Ulla Salin-Ertama, Information Content Manager Expert, Fortum
WORKSHOP 3. päivä Perjantai 31.8.2012 Sisällönhallinnan integroiminen prosesseihin Organisaatioissa on valtavat määrät erilaista ja erisisältöistä aineistoa. Aineistojen käsittely, arkistoiminen ja löytäminen edellyttää toimivaa ratkaisua organisaation tiedonohjausjärjestelmän, prosessien ja sovellusten välillä. Ilman sitä organisaatioiden sisällönhallinta on hankalaa, kankeaa, aikaa vievää ja tuottaa virheellisiä tuloksia. Miten sisällönhallinta kannattaa integroida organisaation prosesseihin? Miten jalkautat ratkaisut organisaatioon? Miten luot yhteiset toimintatavat? Entä koulutus ja tiedon siirto. Näitä aiheita työstetään intensiivipäivässä alustusluentojen ja harjoitustöiden avulla. 8.30 Ilmoittautuminen ja aamukahvi 9.00 Aamupäivä: erilaiset sisältömassat ja prosessit organisaatiossa Onko organisaatiossa tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) tai sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eams)? Onko organisaation prosessit määritelty? Ovatko ne ajan tasalla? Prosessien kuvaaminen tiedonohjaussuunnitelmassa (TOJ) Asiakirjojen kuvaaminen tiedonohjaussuunnitelmassa (TOJ) 12.00 Lounas 13.00 Iltapäivä: tiedonohjaussuunnitelman käyttö organisaation sovelluksissa Miten estetään uuden järjestelmän torpedointi? Miten saan vastarannan kiiskinkin käyttämään uutta järjestelmää? Järjestelmien kouluttaminen käyttäjille Ylläpitovaihe 16.00 Yhteenveto ja koulutuspäivän päättäminen Kahvitauot pidetään sopivissa kohdissa päivän aikana. Ritva Toivonen, Affecto Finland Ritva Toivonen toimii Affecto Finlandissa asian- ja dokumentinhallinnan konsulttina. Hän on työskennellyt niin valtionhallinnon kuin yksityisenkin sektorin asianja dokumentinhallinnan hankkeissa vuodesta 1987 lähtien. Aidosti sähköiset ratkaisut työllistävät häntä parhaillaan. Toivonen osallistuu tiiviisti myös Liikearkistoyhdistyksen ja Suomen MoReq-työryhmän toimintaan ja on myös Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Capture-hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja. KOHDERYHMÄ: Tapahtuma on tarkoitettu Sinulle, joka vastaat organisaatiosi sisällönhallinnasta, dokumenteista tai arkistoinnista. Tittelisi voi olla esimerkiksi: Tietohallintojohtaja, -päällikkö, -asiantuntija Järjestelmäpäällikkö, -asiantuntija, -suunnittelija Arkistopäällikkö, -asiantuntija
KUMPPANI, ASIAKKAASI OVAT TÄÄLLÄ Hyödynnä mahdollisuus nähdä omia asiakkaitasi ja solmia uusia kontakteja. Lisäksi tiedät, mitkä ovat asiakkaidesi haasteet ja alan tulevaisuuden trendit. Olemalla mukana, tiedät mistä asiakkaasi puhuvat! Ota meihin yhteyttä! Talentum Events Client relationships, Katja Kavilo Puh 040 342 4548 katja.kavilo@talentumevents.fi
Sisällön- ja dokumenttien hallinta 2012 29. 31.8.2012 Royal at Crowne Plaza Tulevia tapahtumia Syventävä Excel -koulutus 25. 26.9.2012 Dokumenttien hallinta -koulutus 1. 2.10.2012 Yksityinen sektori Etuhinta 29.6. asti Hintoihin lisätään alv 23 %. Hintaan sisältyvät materiaalit, kahvit ja lounaat. Seminaarimaksun laskutamme ilmoittautumisen saatuamme. Ilmoittaudu heti! puh. 020 442 4110 ilmoittautumiset@talentumevents.fi www.talentumevents.fi Annankatu 34 36 B, 00100 Helsinki Masterdatakoulutus Seminaaripaikka Royal at Crowne Plaza Mannerheimintie 50 00260 Helsinki Kysy ryhmätarjousta puh. 020 442 4110 tai ryhmatarjous@talentumevents.fi Etuhinta 27.7. asti Koko tapahtuma 1795 1895 2095 Seminaari 1395 1495 1595 Intensiivipäivä 845 895 945 5. 6.11.2012 Tapahtumatalo Bank, Helsinki Majoitus Osallistujille erikoishinnat: Hotelli Crowne Plaza puh. (09) 2521 0000 Scandic Continental puh. (09) 47 371 Scandic Hotel SImonkenttä puh. (09) 68 380 Lisää hotellivaihtoehtoja löydät nettisivuiltamme. Julkinen sektori Etuhinta 29.6. asti Investointitakuu Mikäli tapahtumamme ei täyttänyt odotuksiasi voit osallistua vastaavaan Talentum Events -tapahtumaan veloituksetta kuuden kuukauden sisällä. Voit myös jakaa osallistumisesi kollegan kanssa. Etuhinta 27.7. asti Normaalihinta Normaalihinta Koko tapahtuma 1195 1295 1395 Seminaari 895 945 995 Intensiivipäivä 600 650 650 Peruutusehdot Tee peruutus kirjallisesti vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, jolloin veloitamme toimistokulut 15 % + alv tapahtuman hinnasta. Tämän jälkeen tehdyistä peruutuk sista osallistumismaksua ei palauteta. AC4829 Esite on painettu kotimaiselle ympäristöystävälliselle paperille. Tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin. Talentum Events Oy 2012., Y-tunnus 0757793-7