OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTON KOKOUS 2/2015 Aika: tiistai 21.4.2015 klo 17.00 Paikka: Oulun yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan kampus, luentosali 101A, Aapistie 5 A, 90220 Oulu. 1 KOKOUKSEN AVAUS EPJ Koistinen avaa kokouksen. 2 LAILLISUUS Ylioppilaskunnan sääntöjen 8 mukaan edustajisto kokoontuu edustajiston puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtajan päättämänä ajankohtana. Edustajisto on kutsuttava koolle myös silloin, kun hallitus tai kymmenen edustajiston jäsentä on ilmoittamansa asian käsittelyä varten sitä edustajiston puheenjohtajalta kirjallisesti pyytänyt. Tällöin edustajiston kokous on pidettävä johtosäännöissä määrätyssä ajassa. Kokouskutsun antaa edustajiston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtaja. Jos edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei esitetystä vaatimuksesta huolimatta kutsu edustajistoa koolle, pitää hallituksen tai pääsihteerin tehdä se. Kokouskutsu on annettava viimeistään 7. päivänä ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Pidemmästä koollekutsumisajasta määrätään tarvittaessa johtosäännöissä. Edelleen hallintosäännön 12 mukaan edustajiston kokouskutsu on lähetettävä kirjallisesti liitteineen edustajiston jäsenille, varajäsenille, hallituksen jäsenille, edustajiston puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, pääsihteerille ja ylioppilaskunnan inspehtorille. Edustajiston jäsenille ja varajäsenille kokouskutsu lähetetään ehdokasilmoituksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai edustajiston jäsenen tai varajäsenen pääsihteerille ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Edustajiston jäsen ja varajäsen vastaa ilmoittamansa sähköpostiosoitteen oikeellisuudesta ja toiminnasta. Edustajiston kokouskutsu on lisäksi asetettava nähtäville ylioppilaskunnan ilmoitustaululle ja kokouskutsun liitteet on asettava nähtäville ylioppilaskunnan kansliaan. Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen vaatimalla tavalla 14.4.2015. Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi. Päätös: 3 PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallintosäännön 13 mukaan edustajiston kokous on päätösvaltainen, jos kokouksessa on saapuvilla edustajiston äänivaltaisia jäseniä vähintään puolet edustajiston jäsenten lukumäärästä. Edustajiston kokouksen päätösvaltaisuus todetaan nimenhuudon avulla. Läsnä edustajaa. Suoritetaan nimenhuuto. Todetaan kokous päätösvaltaiseksi. 1
4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Hallintosäännön 15 edustajiston kokous valitsee kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi vähintään kaksi äänivaltaista edustajiston jäsentä, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina, ellei edustajiston kokous toisin päätä. Edustajiston kokouksesta laadittava pöytäkirja on tarkastettava viimeistään 14. päivänä kokouksen päättämisestä. Kokouksen puheenjohtaja sopii tarkastusajasta ja -paikasta pöytäkirjantarkastajien kanssa viimeistään edustajiston kokouksessa ja ilmoittaa siitä edustajiston kokoukselle. Jokaisella edustajiston jäsenellä ja varajäsenellä on oikeus olla läsnä pöytäkirjan tarkastuksessa. Jos pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy kokouksen pöytäkirjaa, se on tarkastettava seuraavassa edustajiston kokouksessa. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja asetetaan nähtäville kokouksessa ilmoitettava ajankohtana. 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 9 mukaan Edustajisto voi kokouksessaan käsitellä asiat, jotka: 1) hallitus, talousvaliokunta tai edustajiston asettama toimikunta on sille valmistellut; tai 2) määrätään johtosäännöissä käsiteltäviksi ilman valmistelua. Edustajisto voi yksimielisellä päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen myös muun asian, jota ei ole valmisteltu edustajiston käsittelyä varten. Kuitenkaan ylioppilaskunnan talousarviota, lisätalousarviota, sääntöjä tai johtosääntöjä ei voida ottaa käsittelyyn ilman, että hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitys olisi ollut kokouskutsun liitteenä. Jos asia on näiden sääntöjen mukaan käsiteltävä kahdessa kokouksessa, voidaan asiaa käsitellä jälkimmäisessä edustajiston kokouksessa vain, jos kokous on kutsuttu koolle ensimmäisen kokouksen päättymisen jälkeen. Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 6 EDUSTAJISTON JÄSENTEN ERONPYYNNÖT Hallintosäännön 5 mukaan edustajisto voi myöntää edustajiston jäsenelle tai varajäsenelle eron edustajiston jäsenyydestä perustellusta syystä. Eropyyntö on toimitettava kirjallisesti pääsihteerille. Edustajiston päätös eropyynnön hyväksymisestä tulee voimaan välittömästi edustajiston päätöksenteon jälkeen. Esittelijä: PS Manninen Liite: Eronpyynnöt Päätösesitys: Hyväksytään eronpyynnöt. 2
7 TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN AJALTA 1.1.2014 31.12.2014 Ylioppilaskunnan sääntöjen 20 mukaan ylioppilaskunnan edustajisto valitsee ylioppilaskunnalle vähintään yhden tilintarkastajan. Tilintarkastajan tulee olla KHT- tai HTM-yhteisö. Tilintarkastajan toimikausi jatkuu toistaiseksi. Edellisen tilintarkastajan toimikausi päättyy ja uuden tilintarkastajan toimikausi alkaa uuden tilintarkastajan valinnasta päättävän edustajiston kokouksen päättyessä, jollei uutta tilintarkastajaa valittaessa päätetä toisin. Edelleen ylioppilaskunnan sääntöjen 21 mukaan ylioppilaskunnan tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 1. päivänä. Edustajiston on käsiteltävä tilinpäätös viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 30. päivänä. OYYE valitsi 12.2.2015 kokouksessaan 1/2015 tilintarkastajaksi Oy Tuokko Ltd:n ensisijaisena edustajanaan KHT Hannu Lähdesmäki. PS Manninen tapasi Lähdesmäen 18.3.2015 alustavan tilintarkastuksen merkeissä. Hallintosäännön 29 mukaan talousvaliokunnan tehtävänä on: 1) valmistella edustajiston kokousta varten: 1. ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisön valinta; 2. ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistaminen; 3. vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja pääsihteerille --. Liitteet: Tasekirja 2014, talousvaliokunnan arviointikertomus 7.1 VUOSIKERTOMUS JA HALLITUKSEN ESITYS TILINPÄÄTÖKSESTÄ OYYH ja PS Manninen käsittelivät tilinpäätösmateriaalin ja allekirjoittivat tasekirjan 25.3.2015 kokouksessaan 10/2015. KHT Lähdesmäki antoi tilintarkastajan lausunnon tilinpäätöksestä 27.3.2015. Talousvaliokunta merkitsi asian tiedoksi 26.3.2015 kokouksessaan 3/2015. Esittelijä: PS Manninen Hallitus: Hyväksytään vuosikertomus ja merkitään tiedoksi hallituksen esitys tilinpäätöksestä. 7.2 TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TALOUSVALIOKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS Ylioppilaskunnan hallintosäännön 29 mukaan talousvaliokunnan tehtävänä on -- 4) antaa edustajistolle kultakin edeltävältä kalenterivuodelta arviointikertomus edustajiston tilinpäätöskäsittelyä varten. Talousvaliokunta merkitsi 26.3.2015 kokouksessaan 3/2015 tiedoksi tilintarkastuskertomuksen ja hyväksyi arviointikertomuksen edustajistolle esitettäväksi. Esittelijä: TVLKPJ Sovio Talousvaliokunta: Merkitään tiedoksi tilintarkastuskertomus arviointikertomus vuodelta 2014. 3
7.3 TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN Talousvaliokunta käsitteli asiaa 26.3.2015 kokouksessaan 3/2015 ja päätti esittää edustajistolle, että se vahvistaa tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1.2014 31.12.2014. Talousvaliokunta: Vahvistetaan tilinpäätös tilikaudelta 1.1.2014 31.12.2014. 7.4 VUODEN 2014 TILI- JA VASTUUVELVOLLISTEN VASTUUVAPAUDESTA PÄÄTTÄMINEN Vuonna 2014 voimassa olleiden sääntöjen 81 mukaan tili- ja vastuuvelvollisilla tarkoitetaan ylioppilaskunnan hallituksen jäseniä ja nimenkirjoittajia. Edelleen vuonna 2014 voimassa olleiden sääntöjen 8 mukaan ylioppilaskunnan nimen kirjoittavat ylioppilaskunnan puheenjohtaja, paä sihteeri ja hallituksen puheenjohtaja kaksi aina yhdessa taikka joku heista yhdessa henkilo n kanssa, jolle edustajisto on myo nta nyt nimenkirjoitusoikeuden. Ylioppilaskunnan puheenjohtajan ollessa estynyt voi ylioppilaskunnan varapuheenjohtaja toimia nimenkirjoittajana ylioppilaskunnan puheenjohtajan sijasta. Hallituksen puheenjohtajan ollessa estynyt voi hallituksen varapuheenjohtaja toimia nimenkirjoittajana hallituksen puheenjohtajan sijasta. Talousvaliokunta käsitteli asiaa 26.3.2015 kokouksessaan 3/2015 ja päätti esittää edustajistolle, että se myöntää tili- ja vastuuvapauden vuoden 2014 luottamus- ja toimihenkilöille. Talousvaliokunta: Myönnetään tili- ja vastuuvapaus vuoden 2014 luottamus- ja toimihenkilöille. 4
8 HALLINTOVAALIJOHTOSÄÄNNÖN MUUTTAMINEN Nykyisen hallintovaalijohtosäännön 21 mukaan tiedekuntahallituksen opiskelijajäsenet nimetään parittoman vuoden syksyllä, mahdollisuuksien mukaan samanaikaisesti edustajistovaalien kanssa toimitettavilla enemmistövaaleilla noudattamalla kirjekuoriäänestysmenettelyä. Vaalissa jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni. Kirjekuoriäänen on täytettävä ylioppilaskunnan vaalijärjestyksen mukaiset ehdot. Äänestyslippu on mitätön myös, mikäli ehdokkaan numero ei ole käytössä lähetekuoreen merkityn tiedekuntahallituksen vaaleissa. Vaalituloksen perusteella tulee nimitetyksi vaalikuulutuksessa mainittu määrä varsinaisia edustajia ja vastaava määrä yleisvaraedustajia. Yleisvaraedustajat asetetaan sijajärjestykseen. Vuonna 2013 tiedekuntahallitusten opiskelijajäsenten vaalien äänestysprosentti oli 2 14 tiedekunnasta riippuen. Vaalit aiheuttivat sekaannusta jäsenistömme keskuudessa, koska olivat peräkkäin edustajistovaalien kanssa. Vuonna 2011 (tiedekuntaneuvostojen aikaan) HuTkin tiedekuntaneuvosto-vaaleissa äänestettiin yhteensä 315 kertaa ja LuTkin tiedekuntaneuvostovaaleissa 292 kertaa. Ylioppilaskunnan jäsen ja entinen OYY-aktiivi lähestyi sähköpostitse ylioppilaskunnan hallitusta ja pääsihteeriä asiaan liittyen 30.1.2015. OYYH käsitteli asiaa 12.2.2015 kokouksessaan 5/2015 ja päätti viedä asian edustajiston kokoukseen keskusteltavaksi. Edustajisto kävi keskustelua asiasta kokouksessaan 1/2015. Edustajiston kokouksen jälkeen hallitus käsitteli asiaa 18.3.2015 kokouksessaan 9/2015 ja päätti esittää edustajistolle sääntöjä muutettavaksi siten, että tiedekuntahallitusten opiskelijajäsenet valitaan jatkossa OYY:n hallituksen toimesta. Lisäksi valtuutettiin PS Manninen valmistelemaan sääntömuutosluonnos. PS Manninen on valmistellut sääntömuutosluonnoksen yhdessä Ville Tyrväisen (sääntötrvpj vuonna 2014) kanssa. Sääntöluonnoksessa on tiedekuntahallitusten opiskelijajäsenten valinnan lisäksi uudistettu myös mm. säännön rakennetta. Liite: Hallituksen esitys hallintovaalijohtosäännöksi Esittelijät: PS Manninen & Siiri Nousiainen Hallitus: Hyväksytään liitteen mukainen hallintovaalijohtosääntö. 5
9 EDUSTAJISTON KOKOUKSESSA 1/2015 JÄTETYN YLKKÄRIÄ KOSKEVAN ALOITTEEN JATKOKÄSITTELY Ylioppilaskunnan sääntöjen 8 mukaan edustajisto kokoontuu edustajiston puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtajan päättämänä ajankohtana. Edustajisto on kutsuttava koolle myös silloin, kun hallitus tai kymmenen edustajiston jäsentä on ilmoittamansa asian käsittelyä varten sitä edustajiston puheenjohtajalta kirjallisesti pyytänyt. Tällöin edustajiston kokous on pidettävä johtosäännöissä määrätyssä ajassa. Hallintosäännön 11 mukaan -- Edustajiston kokous on pidettävä viimeistään 14. päivänä pyynnön esittämisestä tai viimeistään 35. päivänä, jos kokous sattuisi pidettäväksi kesä-, heinä- tai elokuussa. Edustajiston kokous voidaan pitää myöhemminkin, mikäli edustajiston puheenjohtajalle esitetyssä pyynnössä näin on esitetty. Edustajiston jäsenet EJ Tossavainen et. al. (yhteensä 16 edaattoria) jättivät 12.2.2015 seuraavansisältöisen aloitteen: vaadimme että Oulun yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kutsutaan koolle käsittelemään ylioppilaskunnan henkilötyövuosien vähentämistä Ylkkärin toimitusapulaisen työtehtävän osalta 13.3.2015 mennessä. Asian käsittelyä varten hallituksen tulee valmistella pohjaesitys asiasta sekä mahdollisuuksien mukaan esitellä eri vaihtoehtoja edustajiston päätöksenteon tueksi. Aloitteen jättämisen jälkeen ylioppilaskuntaan päätettiin rekrytoida määräaikainen toimitusapulainen 31.12.2015 saakka ja aloite vedettiin takaisin aikataulun kireyden vuoksi. Hallitus ja pääsihteeri sitoutuivat kuitenkin tuomaan aloitteen sisällön edustajiston käsittelyyn. OYYH käsitteli asiaa hallituspalaverissaan 12.3.2015 ja sopi keräävänsä dataa erilaisista vaihtoehdoista ja tilanteista yhdessä PS Mannisen ja OYLPT Koivusen kanssa. Liitteet: Edustajiston kokouksessa 1/2015 jätetty aloite sekä kuvaus selvitystyöstä tähän asti Esittelijät: PS Manninen & HPJ Nousiainen Hallitus: Merkitään tiedoksi käyty keskustelu ja palataan asiaan syksyllä. 10 ILMOITUSASIAT Päätösesitys: Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. 10.1 HALLITUKSEN KUULUMISET 6
11 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 12 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN EPJ Koistinen päättää kokouksen. Vili Koistinen Edustajiston puheenjohtaja Eero Manninen Pääsihteeri Esityslistan liitteet: Liite 1: Eronpyynnöt Liite 2: Tasekirja 2014 Liite 3: Talousvaliokunnan arviointikertomus Liite 4: Hallituksen esitys hallintovaalijohtosäännöksi Liite 5: Edustajiston kokouksessa 1/2015 jätetty aloite Liite 6: Kuvaus Ylkkäriä koskevan aloitteen selvitystyöstä tähän asti 7