RUOVEDEN KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Hyväksyttävänä kunnanvaltuusto 15.12.2014 XX Voimaan 15.12.2014 Kuntaliitto on 9.12.2013 julkaissut päivitetyn ohjeistuksen koskien kuntalain sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien säännösten toimeenpanoa. Kuntalakiin (325/2012) lisätyt säännökset kunnan ja kuntakonsernin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta tulevat voimaan vuonna 2014. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan ja sen määräysvallassa olevien yhteisöjen sisäisiä menettelytapoja, joiden avulla pyritään varmistumaan organisaation tavoitteiden saavuttamisesta ja toiminnan laillisuudesta. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen on siten osa kunnan ja sen määräysvallassa olevien yhteisöjen johtamista. Kuntalain 13 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Ohjeistuksen tarkoituksena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kunnan hallinnollisia käytäntöjä ja johtamista. Ohjeistus koskee kaikkia kunnan toimielimiä ja johtoa sekä lisäksi kaikkea toimintaa, josta kunta vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun tai muiden velvoitteiden myötä. Yleistä kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käsitteistä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kunnalle ja kuntakonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäinen valvonta on osa kunnan johtamisjärjestelmää sekä kunnan johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa, kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä kunnan ja kuntakonsernin toiminta- ja menettelytapoja, joilla tilivelvolliset ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa, lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja resurssit turvataan. Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin. Vaikutus on poikkeama odotetusta, niin myönteisessä kuin kielteisessä mielessä. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla tunnistetaan ja kuvataan kunnan ja kuntakonsernin toimintaan liittyviä riskejä arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa tarjoamalla objektiivisen, riippumattoman ja järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäisen valvonnan vastuunjako osa-alueittain Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa koko kunnan tasolla kunnanhallitus ja toteutusja valvontavastuu on kunnanjohtajalla, talousjohtajalla, osastopäälliköillä ja tulosyksiköiden esimiehillä kunnan hallintosäännön ja sisäistä valvontaa koskevien ohjeiden mukaisesti. Kunnanvaltuusto vahvistaa vuosittain talousarvion yhteydessä luettelon tilivelvollisista viranhaltijoista yksiköittäin.
Sisäisen valvonnan menetelmät 1 Tuloksellisuuden valvonta Tuloksellisuuden valvonta tarkoittaa talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa asetettujen toimintatavoitteiden ja määrärahojen toteutumisen seurantaa. Tulosalueiden ja -yksiköiden esimiehet vastaavat tästä valvonnasta. 2 Taloudellisen ja toiminnallisten tavoitteiden seuranta Osastopäällikkö Kunnanhallitus antaa tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle sekä valtuustolle osavuosikatsauksen 30.4 ja 31.8. toteutuman mukaisesti valtuuston vahvistamilla osastotasoilla. Osavuosikatsaus laaditaan hallintokuntien antamien katsausten perusteella. Talousjohtaja antaa aikataulut tietojen toimittamiselle. Osavuosikatsauksessa esitetään valtuuston talousarvion yhteydessä vahvistamalla osastotasolla käyttötalousosan toteutumisvertailu, joka sisältää määrärahojen käytön sekä ennusteen tilinpäätöksen tilanteesta. Lisäksi katsauksessa esitetään lyhyt sanallinen selvitys tavoitteiden toteutumisesta ja toiminnasta. Osavuosikatsauksen perusteella osastopäälliköiden tehtävänä on valmistella kunnanvaltuuston käsittelyä varten mahdolliset esitykset lisämäärärahoista, tulojen alituksista tai puutteista tavoitteiden toteutumisessa. Talousarvion määrärahoja ei saa ylittää, ilman erillistä kunnanvaltuuston lupaa. Osastopäällikön on ennen talousarvion muutosesityksen tekemistä neuvoteltava asiasta kunnanjohtajan ja talousjohtajan kanssa. Osastopäälliköt vastaavat siitä, että hallintokuntien vahvistamia talousarvion käyttösuunnitelmia noudatetaan. Talousjohtaja valvoo osastopäälliköiden lisäksi talousarvion toteutumista, mutta vastuu toteutumisesta on kunkin osaston osastopäälliköllä. Osastopäälliköiden on investointien osalta seurattava hankkeiden toteutumista ja määrärahojen riittävyyttä. Hankkeiden toteutuksessa on kiinnitettävä erityistä huomiota kustannusarvon ja määrärahojen käyttöön, valtionavustusten ja muiden rahoitusosuuksien hakemiseen sekä raportointiin lautakunnalle. Valtuustoon nähden sitovien hankkeiden osalta selvitys hankkeen toteutumisesta kustannuksineen on saatettava valtuustolle tiedoksi. Tulosyksikön esimies Tekee päätöksiä johtosäännössä määriteltyjen valtuuksien, talousarvion määrärahojen ja tavoitteiden mukaisesti. Raportoi välittömästi esimiehelleen, mikäli havaitsee toiminnassa häiriöitä, jotka estävät tavoitteiden toteutumisen tai määrärahat eivät riitä. Raportoi toiminnasta ja määrärahoista esimiehelleen vähintään osavuosikatsausta varten, kuitenkin aina esimiehen pyynnöstä. Noudattaa tekemissään hankinnoissa taloudellisuutta, huolellisuutta, tarkoituksenmukaisuutta sekä hankintalain ja -ohjeiden mukaista menettelyä tarjouspyynnöissä ja niiden käsittelyssä. Viranhaltijan hankintaoikeuden euromääräiset rajat päättää hallintokunta. Huolehtii omaisuuden huolellisesta käytöstä, säilytyksestä ja kunnossapidosta. Kiinteistöjen tarkastuksista tulee laatia kirjalliset raportit. Huolehtii ennen tilausta tai muuta menoa aiheuttavaa toimenpidettä, että kyseiseen menoon on varattu/jäljellä määrärahat. Vastaa oman tulosyksikkönsä sisäisestä valvonnasta. 3 Menojen ja tulojen valvonta Menojen hyväksymisvaltuudet Hallintokunnat määräävät laskujen hyväksyjät oman toimialueensa osalta. Laskujen hyväksyjät määrätään vuosittain ja päätöksestä on toimitettava ote hallinto- ja talousosastolle. Mikäli laskujen hyväksyjät muuttuvat vuoden aikana, on muutos käsiteltävä viipymättä ja toimitettava tältä osin uusi määräys hallinto- ja talousosastolle. Menotositteiden käsittelyvaiheet ja -merkinnät 1. Reskontran hoitaja tarkistaa, että arvonlisäveron piiriin kuuluvat laskut ovat arvonlisäverolain mukaisia ja myös tarkastaa YTJ:stä myyjien tietojen oikeellisuuden sekä
arvonlisäverovelvollisuuden. Reskontran hoitaja tarvittaessa muuntaa laskut sähköiseen muotoon sekä merkitsee tositepäivän, eräpäivän ja tiliöintimerkinnät. 2. Asiatarkastaja vahvistaa, että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Asiatarkastusta tehtäessä on varmistettava, että vastaanotettu tavara, työsuoritus tai muu palvelu vastaa määrältään ja laadultaan kuitissa/laskussa olevaa tietoa. Asiatarkastajan on tarvittaessa pyydettävä elinkeinonharjoittajalta todistus maksetusta eläkemaksusta mikäli kyse on työsuorituksen tai palvelun ostosta. 3. Hyväksyjä tarkastaa, että lasku on muodollisesti oikea, hinnat ja maksuehdot ovat sovitun mukaiset, tosite on tiliöity oikein, arvonlisävero on tiliöity oikein ja menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Mikäli määrärahaa ei ole, jätetään lasku hyväksymättä ja raportoidaan asiasta osastopäällikölle/esimiehelle. Osastopäällikkö arvioi talousarviovaikutukset ja tekee tarvittavat toimenpiteet. Tulojen periminen ja tarkkailu Kunnan saatavat on laskutettava ja perittävä nopeasti ja taloudellisesti lakia noudattaen. Laskutukset tulee tehdä viipymättä laskutusperusteen syntymisen jälkeen, jotta minimoidaan tulojen kertymisessä viiveet. Laskujen laatimisesta ja lähettämisestä asiakkaalle huolehtii sen toimialan yksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen tai jonka toiminnasta laskutusperuste on syntynyt. Lasku laaditaan vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten mukaisesti. Virallisen laskun tekee ja lähettää kirjallisesta pyynnöstä reskontranhoitaja tai muu laskutuksesta vastaava henkilö. Lasku on ilmoitus tai tosite, joka täyttää kirjanpitolain 5 :ssä tositteelta edellytetyt vaatimukset sekä mm. arvonlisäverolain vaatimukset. Lasku on laskutuksen yhteydessä aina rekisteröitävä myyntireskontraan. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot, joilla laskutus saadaan yksiselitteiseksi. Sopimuksessa, tilausvahvistuksessa ja muussa toimitukseen liittyvässä asiakirjassa on mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset. Lasku on laadittava selkeälukuiseksi ja siitä tulee ilmetä: laskun antamispäivä ja eräpäivä juokseva tunniste (laskun numero) myyjän virallinen nimi (Ruoveden kunta) ja osoite arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) ostajan nimi ja osoite (täydellinen nimi tai toiminimi; ellei ostajalla kiinteää toimipaikkaa yhteyshenkilön nimi ja osoite) laskutusosoite ja maksaja, jos tämä muu kuin ostaja (tässäkin tapauksessa ostajan nimi ja osoite on mainittava) myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne riittävästi yksilöitynä tavaran/palvelun toimituspäivä/suorituspäivä verokanta/verokannat sekä veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset suoritettavan veron määrä euroissa verottomuuden tai ostajan verovelvollisuuden peruste verohallinnon ohjeiden mukaisesti laskutettava euromäärä (laskun loppusumma voidaan pyöristää lähimpään viiteen senttiin) viittaus alkuperäiseen laskuun, jos kyseessä on hyvitys- tai korjauslasku maksun myöhästymisestä aiheutuva perimispalkkio, voimassa olevan viivästyskoron suuruus sekä ajankohta, josta lukien viivästyskorkoa on suoritettava viitenumero pankkiyhteys tilinumeroineen yhteystiedot, joista asiakas voi saada laskuun liittyviä lisätietoja Laskussa ei saa esiintyä maksettavan euromäärän kohdalla korjauksia. Laskutuksen jälkeen
havaittu virhe korjataan aina hyvityslaskulla. Laskujen numerointi on järjestettävä sellaiseksi, että laskut on yksilöitävissä ja laskutuksen hoito valvottavissa. Numeroinnista ja valvonnasta vastaa laskuttava viranomainen. Saatava on laskutettava viipymättä velotusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Eräpäivä on määrättävä pankkipäiväksi siten, että maksuaika on yleensä 14 vuorokautta laskun lähettämisestä lukien, ellei muusta maksuajasta ole erikseen sovittu. Saatavia synnyttäviin sopimuksiin, sitoumuksiin ja muihin asiakirjoihin on merkittävä viivästysseuraamuksia koskeva lauseke. Kunnalla olevaa verkkolaskumahdollisuutta kannattaa tarjota. Mahdollisuudesta ilmoitetaan asiakkaalle laskussa tai erillisellä tiedotteella ja se edellyttää asiakkaan omaa valtakirjaa. Maksun suorittaminen tulee tarvittaessa asettaa ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutuksille. Postitse lähetettävät maksulliset lausunnot, luvat ym. tulee laskuttaa postiennakolla. Alaikäisille osoitetut laskut Jos alle 15-vuotiaalle myydään palveluja/tavaroita, tulee hänen osaltaan lasku osoittaa hänen huoltajalleen, koska tätä nuoremman ei voi olettaa itse vastaavan kuluistaan. Laskut on pääsääntöisesti maksettava kunnan pankkitilille paikallisiin rahalaitoksiin. Asiakkaan niin vaatiessa, kassanpitoon oikeutetun henkilön on otettava maksu vastaan myös käteisellä. Tällöin asiakkaalle ja kunnalle on annettava suorituksesta kuitti, johon merkitään laskun viitetiedot. Jos asiakas on maksanut liikaa, on liikasuoritus viipymättä palautettava. Kuitenkin kunnan kuittausoikeutta on käytettävä aina kun se on mahdollista, liikasuoritus palautetaan mahdollisen kuittauksen jälkeen. 4 Saamisten valvonta Laskujen perintää tarkkailevat laskutuksesta vastaavat hallintokunnat. Perintä hoidetaan keskitetysti taloustoimistossa, johon tulee toimittaa laskua koskevat tiedot ja muutokset/sopimukset. Mikäli maksu viivästyy ja lykkäystä ei ole myönnetty, velallista muistutetaan saatavasta. Maksukehotuksia lähetetään yksi. Maksumuistutukseen merkitään viivästyskorko sekä perintäkulut. Maksumuistutuksessa mainitaan erääntyneen saatavan siirtymisestä perintätoimistolle tai oikeudelliseen perintään ellei suoritus ole tapahtunut eräpäivään mennessä. Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelut keskeyttää ellei asiakkaalla ole lain mukaan oikeutta saada palvelua. Jos velallinen ei pysty suorittamaan maksua (0-499 euroa) eräpäivään mennessä, voi velallinen esittää lykkäyspyynnön laskuttajalle. Suuruudeltaan 500-1700 euron saatavissa maksulykkäyksen voi myöntää talousjohtaja tai pääkirjanpitäjä. Muutoin lykkäyksen myöntää kunnanhallitus. Maksulykkäystä voidaan myöntää enintään kaksi kuukautta. Lykkäystä myönnettäessä on velallisen kanssa sovittava uusi eräpäivä, johon mennessä maksu on suoritettava. Myönnetyt lykkäykset on dokumentoitava ja tiedotettava taloustoimistoon perintätoimenpiteiden ajantasaistamiseksi. Lykkäystä myönnettäessä on ehdoksi asetettava viivästyskoron maksu alkuperäisen laskun mukaisena, ellei kunnanhallitus toisin päätä. Ellei saatavaa ole määräaikana maksettu tai sen maksamisesta muuta sovittu, on käynnistettävä pakkoperintä viimeistään neljän kuukauden kuluessa alkuperäisestä eräpäivästä. Mikäli saatava on annettu toimeksiantona ulkoiselle perintätoimistolle, huolehtii se saatavan jälkiperinnästä. Mikäli satavaa ei saada perityksi pakkokeinoinkaan ja se on tilinpäätöshetkellä yli puolta vuotta vanhempi, se voidaan poistaa tileistä. Saatavien poistamisesta tileistä päättää kunnanhallitus. Saamiset merkitään tilinpäätökseen nimellisarvoon, kuitenkin enintään todennäköiseen arvoon (KPL 5:2 ). Saamiset, joiden maksun kertymistä pidetään epätodennäköisenä, kirjataan luottotappioksi. Mikäli tileistä poistettu saaminen saadaan myöhemmin perittyä, kirjataan kyseinen suoritus tuloksi sille vuodelle, milloin se saadaan. Saatavan poistaminen kunnan tileistä ei tarkoita sitä, että perintä lopetetaan. Jokaiselle
saatavalle tehdään vähintään yksi perintäyritys ennen kuin saatavan vanhenemisaika on kulunut umpeen. Ulosottomieheltä tulevat perintäasiakirjat tulee sen vuoksi säilyttää sekä uudistaa perintäyritys. Perintäasioissa tulee huomioida seuraavassa mainitut vanhenemisajat. Saamisten ryhmittely Kunnan saatavat jaetaan luonteensa mukaisesti neljään ryhmään: 1 yksityisoikeudelliset saatavat 2 julkisoikeudelliset saatavat 3 rangaistusluonteiset saatavat Yksityisoikeudelliset saamiset Perusteena sopimus, sitoumus tai muu yksityisoikeudellinen oikeustoimi (esim. asuntojen vuokrat, maavuokrat, vesi- ja jätevesimaksut, kauppahintasaatavat ja kirjastomaksut). Korko, viivästyskorko ja muu seuraamus sovittavissa. Saataviin sovelletaan korkolakia ja viivästyskorko määräytyy sen mukaan. Vanhenemisaika yleisesti 3 vuotta saatavan erääntymisestä. Tuomioistuimen päätöksestä vanhenemisaika voi olla 5 vuotta ratkaisun antopäivästä. Ulosotto edellyttää tuomioistuimen päätöstä/tuomiota. Julkisoikeudelliset saamiset Perustuu veroulosottolakiin ja -asetukseen tai asianomaista toimintaa säätelevään erityislakiin. Korko voidaan periä vain jos siitä on säännös erityislaissa tai siinä on viittaus korkolakiin. Muulloin korkolakia ei sovelleta. Vanhentuminen perustuu lakiin verojen ja maksujen täytäntöönpanosta (20 ) tai asianomaista toimintaa säätelevään lakiin ja saatava vanhenee lopullisesti 5 vuoden kuluttua maksuunpanovuoden päättymisestä. Jos asiakkaan kanssa tehdään ko. saatavasta maksusuunnitelma, on huolehdittava siitä, että saatavat eivät vanhene tänä aikana. Julkisoikeudelliset saatavat ovat suoraan ulosottokelpoisia. Rangaistusluonteiset saatavat Luonteeltaan julkisoikeudellisia ja ne ovat suoraan ulosottokelpoisia. 5. Toiminnan valvonta Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan kunnan hankintaohjetta. (KH 9.5.2005 100). Henkilöstö Henkilöstön käytön tulee olla tehokasta, tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Päätettäessä henkilöstön palkkauksesta, tulee palkkausperusteiden oikeellisuus varmistaa viime kädessä palkka-asiamieheltä. Tavoitteiden saavuttamisen turvaaminen Osastopäälliköt vastaavat siitä, että hallintokunnan henkilöstön kaikilla organisaatiotasoilla työntekijällä on tietoisuus omasta roolistaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Normaalin kanssakäymisen lisäksi on käytettävä myös järjestettyjä yhteistoiminnan muotoja, kuten 1 johtoryhmätyötä tavoite- ja kehittämiskeskusteluja (esimies-alainen) sekä osasto- ja muita työpaikkakokouksia. Johtoryhmätyön järjestämisestä vastaa kunnanjohtaja. Tavoite- ja kehittämiskeskustelujen järjestämisestä vastaavat osastopäälliköt. Niiden yhteydessä käydään läpi mm. työntekijän
tehtäväkuvauksen paikkaansa pitävyys. Tehtäväkuvausta hyödynnetään tehtävien vaativuuden arvioinnissa. Sairauspoissaolot Työntekijä on velvollinen toimittamaan sairauspoissaolostaan luotettavan selvityksen esimiehelleen. Työntekijän/viranhaltijan kaikista sairauslomista on tehtävä viranhaltijapäätös, josta toimitetaan jäljennös palkanlaskentaan. Viranhaltijapäätöksen tekemisestä hallintokuntansa osalta vastaavat viime kädessä tilivelvolliset viranhaltijat. Sairauspoissaoloihin liittyvissä ratkaisuissa noudatetaan niistä erikseen annettua ohjeistusta. Koulutus Tulosalueen ja tulosyksiköiden esimiehet vastaavat alaistensa riittävän koulutuksen järjestämisestä. Koulutukseen osallistuva työntekijä/viranhaltija on velvollinen toimittamaan koulutuksesta saamansa materiaalin työnantajan käyttöön. Esimiehen pyynnöstä alainen on velvollinen suullisesti tiedottamaan saadun opetuksen pääkohdat työtovereilleen. Toimitilojen hallinta Päävastuu toimitiloista on tilakeskuksella. Käyttäjähallintokunnat vastaavat hallinnassaan olevien kiinteistöjen toimitilojen tehokkaasta käytöstä. Tehokas käyttö tarkoittaa tietoisuutta sekä käytettävien tilojen määrästä että ylläpitokustannuksista. Toimitilojen tehokkaan käytön kannalta on tärkeää, että toimielimillä ei ole hallinnassaan tarpeetonta toimitilaa. Vapautuvista toimitiloista ja laitteista on välittömästi ilmoitettava tilakeskukselle. Ensisijaisesti toimitilatarpeet pyritään tyydyttämään nykyisten tilojen uudelleenjärjestelyillä. Niistä tiloista, joiden arvioidaan jäävän pysyvästi tarpeettomiksi tai selvästi vajaalle käytölle tulee käynnistää selvitys luopumiseksi. Kunnossapitohankkeiden toteuttaminen Kiinteistöjä hallitsevat toimielimet hankkivat kunnossapitopalvelut ensisijaisesti tekniseltä toimelta. Kunnossapitohankkeet tehdään yhteistyössä toimitiloja hallitsevan henkilöstön kanssa Valmistumisen jälkeen myös kunnan omana työnä tehdyissä hankkeissa on pidettävä vastaanottotarkastus, jossa suunnitelmien noudattaminen ja kustannukset todetaan. Vastaanottotarkastus on dokumentoitava. Kunnanrakennusmestari vastaa tarkastuksen pitämisestä. Käyttöomaisuuden hallinta Kiinteistöt Kunnan omistamat kiinteistöt kirjataan taloustoimistossa käyttöomaisuuskirjanpitoon. Investointiosan määrärahoilla hankitut hyödykkeet Investointiosan määrärahoilla hankituista poistonalaisista hankinnoista pidetään taloustoimistossa erillistä hyödykekohtaista käyttöomaisuuskirjanpitoa. Hankinnat tehneiden tulosyksiköiden tulee toimittaa tiedot hyödykkeistä taloustoimistoon käyttöomaisuuskirjanpitoa varten. Osastopäällikkö vastaa tietojen toimittamisesta. Vuosikuluksi kirjattavat yli 500 euron omaisuusesineet Vuosikuluksi kirjattavista yli 500 euron maksavista pitoajaltaan yli 3 vuotta olevista omaisuusesineistä pidetään erillistä irtaimistoluetteloa. Luetteloa pidetään reskontran yhteydessä. Irtaimistoluetteloiden pohjana on hankintaa koskeva laskujäljennös tai saapumisilmoitus. Irtaimiston siirroista tulosyksiköistä taikka toimipaikasta toiseen sekä käytöstä poistamisesta tulee laatia päivätty ja allekirjoitettu ilmoitus reskontranhoitajalle. Hallintokunnan tulee inventoida rekisteriin merkitty omaisuus vähintään joka toinen vuosi. Inventoinnin perusteella tulee laatia luettelo poistettavista esineistä. Poistoista päättää
tulosyksikön vastuuhenkilö. Poistettavat esineet on laitettava mahdollisuuksien mukaan kierrätykseen tai ne voidaan myydä esim. huutokaupassa. Toiminnan riskien hallinta Sisäinen valvonta on erilaisten riskien kokonaisvaltaista hallintaa, jossa riskien tunnistaminen on tärkeää. Kunnan toiminnassa esiintyvät vaaratekijät inventoidaan, nimetään ja luetteloidaan. Todetut riskit arvioidaan ja asetetaan toteutumisen todennäköisyyden mukaan tärkeysjärjestykseen. Tämän jälkeen niille määritellään riskienhallintakeinot. Toiminnan riskien hallinta sisältää kaikkien toimintaketjuihin liittyvien riskien lisäksi myös muut riskit kuten esim. atk ja tietoturva, kiinteistöt, paloturva, murto ym. riskit. Riskien kartoittamisesta päävastuu on osastopäälliköillä. Toiminta- ja työketjuihin sisältyvät varmistukset Riskien tunnistaminen toiminta- ja työketjujen osalta edellyttävät toimintaprosessien mallintamista, jonka avulla näkymättömät vaiheet saadaan näkyviksi ja mahdolliset vaaratekijät ja prosessien ongelmakohdat esiin. Taloushallinnon tehtävien jaossa on eliminoitava ns. vaaralliset työyhdistelmät. Työ- ja toimintaketjujen sisäisen tarkkailun perusedellytyksenä ovat kirjalliset menetelmäkuvaukset, joilla osoitetaan ketjuihin sisältyvät riskitekijät ja sisäisen tarkkailun menettelyt sekä ongelmatilanteissa vastuut. Keskeiset koko organisaation läpi kulkevat toimintaketjut tulisi aina kuvata kirjallisesti. Tällaisia ketjuja ovat mm. pää- ja osakirjanpidot (palkanlaskenta, reskontrat) sekä keskeiset materiaalitoiminnot, joiden osalta selvitetään mm. hankintaperiaatteet, varastointi. Osastopäälliköt vastaavat oman hallintokuntansa osalta riskien tunnistamisen ja toimintaketjujen kirjallisten kuvausten laadinnasta. Taloustoimisto laatii kuvaukset pää- ja osakirjanpitojen prosesseista, joita hallintokunnat täsmentävät omilla sitovilla ohjeillaan. Luottamushenkilöiden suorittama seuranta Sisäinen tarkastus Seuranta on kunnallishallinnossa ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä on raportointivelvoitteiden asettaminen sekä raportoinnin toteutuksen valvonta. Luottamushenkilöiden on omalta osaltaan valvottava sitä, että tilivelvolliset viranhaltijat toteuttavat raportointivelvoitettaan kuntalain, kunnan johtosääntöjen sekä sisäisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa ollen aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Sisäinen tarkastus tehdään toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa, jolloin tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Tällaisia kohteita ovat mm. rahavarat ja varastot. Rooli on muuttumassa yhä enemmän toimintaperiaatteiden, tavoitteiden toteutumisen sekä informaatiojärjestelmien tarkastukseksi. Sisäisen tarkastuksen on kohdistuttava mm. rahoitus, vaihto- ja käyttöomaisuuteen. Tulosyksikön vastuuhenkilön on tarkastettava vähintään kerran vuodessa kassat, varastot ja vakuudet. Vaihto- ja käyttöomaisuuden tallella olo ja kunnossapidon taso todetaan katselmuksin ja pistokokein. Tarkastuksista on laadittava pöytäkirja. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen ja organisointi on esitettävä kirjallisesti. Kirjallisesta esityksestä on käytävä ilmi tarkastuksen logiikka, kohteet ja vastuuhenkilöt. Suoritetut tarkastukset ja siihen liittyvät havainnot on dokumentoitava. Dokumentit toimitetaan taloustoimistoon, jossa ne arkistoidaan. Osastopäälliköt vastaavat hallintokuntansa osalta siitä, että sisäinen valvonta yksikössä on toimivaa.