METLA Hankesuunnitelma (jatkohakemus hankkeelle 2514) 1. Hankkeen yleistiedot Tunnus Aloitusv Lopetusv Vetäjä Tyyppi Päiväys 8.10.2010 2514 (1.1.)2011 (31.12.)2015 Pasi Puttonen kehityshanke (KP JOH) Nimi Tutkimusaineistojen elinkaaren turvaaminen (TAISTO) [ent. Tiedonhallinnan kokonaisjärjestelmä; Tutkimusaineistoprojekti] Name in English Knowledge based data services -improving the life cycle and accessibility of environmental data provided for public interest Asiasanat aineisto, aineistot, aineistojen elinkaari, aineistopolitiikka, aineistojen tallennus, aineistojen ylläpito, metatieto, ontologia, palveluratkaisut, tietojärjestelmät, tietokannat Keywords data policy, databases, data management, data mining, data storing, information system, life-cycle, meta data, ontology, service systems Hankkeen tiivistelmä Projektissa (1.12011 31.12.2015) suunnitellaan ja toteutetaan tutkimusaineistojen säilyvyyttä turvaavia ja käytettävyyttä parantavia ratkaisuja, jotka vastaavat Metlan asiakkaiden palvelutarpeita. Lisäksi Metlan aineistopolitiikka viimeistellään huomioiden Lynet -aineistopolitiikan linjaukset. Näihin linjauksiin pohjautuen suunnitellaan aineistojen säilytys-, ylläpito- ja hakuratkaisut. Aineistojen ylläpitotehtäville laaditaan prosessikuvaukset. Keskeiset aineistot kuvataan, dokumentoidaan ja mallinnetaan tarvetta vastaavasti. Aineistovarannoille kehitetään tallennus- ja tietokantaratkaisuja ja näiden välille rakennetaan sopivat rajapinnat, huomioiden Metlan rajapinnat ulkopuolisiin tietovarantoihin. Metadatan tallennusratkaisut sekä aineistojen hakuratkaisut ja käyttöliittymät toteutetaan. Projektin toteuttaminen edellyttää kokopäiväistä koordinointia (projektipäällikkö) ja systemaattista hallintaa (projektiryhmät) sekä roolitusta (projektin henkilöstö). Projektin tuloksista tiedotetaan sekä sisäisesti että Metlan sidosryhmien suuntaan. Project in brief This project identifies, applies and demonstrates new database management methods and user application systems for generating an integrated data management process. Similarly, the project rationalises the use of collected data to bridge the gap between data/information producers and users enabling an easy access to databases. The appropriate and tested tools for data management, as well as well organised working methods, rationalise the data collection, documentation, storing, (re)use and mining. The tools and methods will be conducted at organisation level, such that they can be utilised in other knowledge based organisations to communicate with public actors. 1
2. Tausta Metlassa on kerätty ja tuotettu dataa ja jalostettu aineistoja vuosikymmenien ajan. Tuona aikana organisaatiossa on syntynyt monia erilaisia tapoja tiedon hallintaan ja säilyttämiseen. Suurin osa datasta tallennetaan nykyään sähköisessä muodossa. Dataan liittyvää oheis(meta)tietoa on tallennettu lisäksi tiedostoihin ja mappeihin. Metlan työskentelykulttuuri on ohjannut siihen, että yksittäiset tutkimusryhmät ja - hankkeet ovat kehittäneet omia tapojaan tiedon hallintaan. Tämä on saattanut olla tehokkainta ryhmän tai hankkeen näkökulmasta, mutta kulttuuri ei ole edistänyt tiedon hallintaa Metlassa kokonaisuudessaan parhaalla mahdollisella tavalla. Sähköisessä muodossa oleva data, jalostettu tieto ja aineistot olisi mahdollista saattaa kaikkien tietoa tarvitsevien saataville. Tämä ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti, vaan edellyttää yhteisiä linjauksia, menetelmiä ja välineitä. Työskentelykulttuuria tulisikin muuttaa asteittain siten, että Metlan tietopääoma on tehokkaasti koko organisaation ja sen sidosryhmien käytössä tarpeen mukaan. On ratkaistava, miten tulevaisuudessa pystytään hyödyntämään olemassa olevien ja uusien tietovarantojen sisältämä tietopääoma sekä tutkimuksessa että palveluissa. Suuret haasteet kohdistuvat ennen kaikkea tiedon säilytykseen, löytymiseen ja uudelleenkäyttöön. Keskitetyillä aineistojen säilytys- ja hakuratkaisuilla vältytään turhalta, päällekkäiseltä aineiston keruulta ja ylläpidolta. Sen sijaan voidaan suunnata resursseja tietoaukkoja täydentävien aineistojen hankintaan ja tutkimukseen. 3. Hanketta sivuava aikaisempi toiminta Tutkimusaineistojen hallinnan kehittämisessä korostuvat tietojen säilyvyys, löydettävyys ja uudelleenkäytettävyys. Työn perusteet ja suuntaviivat on luotu Tutkimusaineistoprojektissa (TA) vuosina 2009 2010. TA -projekti on toteutettu osana Tiedonhallinnan kokonaisjärjestelmä (2514) -hanketta. Projektissa on toteutettu aineistotietokanta- ja hakuratkaisupilotteja, jotka ovat valmistuneet aikataulussaan ja projekti on saavuttanut tavoitteensa. Tutkimusaineistoprojekti (2009/2010) on luonut suuntaviivat Metlan aineistojen tietokantaratkaisulle ja toteuttanut pilotteja tietovarastoista (koerekisteri, tutkimusaineistokannat) ja aineistojen hakupalvelusta (metatiedon pilotti) sekä kehittänyt henkilöstön osaamista ja työnkuvaa tietokantamuotoisessa aineistojen ylläpidossa. Myös lukuisia Metlatason rakenteellisia muutoksia on käynnistetty (mm. aineistopolitiikkatyö ja tutkimusaineistojen muuttujien yhdenmukaistustyö on käynnissä). Tämän perustyön pohjalta on tietokantaratkaisut päätetty ottaa osaksi Metlan strategiaa ja toteuttaa tarvittavat tietokanta- ja tiedonhakuratkaisut Metlan palvelutarpeita vastaamaan. TA:ssa toteutettujen pilottiratkaisujen (tutkimusaineistotietokannat ja -hakuratkaisut) pohjalta työtä laajennetaan jatkohankkeessa (2011 2015) laitostasolle. Laitostason tehtäviä ovat: Metlan palvelutarjontaratkaisut, työskentelyprosessien kehittäminen aineistojen ylläpidossa, keskeisten aineistoryhmien tietokantaratkaisut, aineistojen hakuratkaisut ja yhteiset käyttöliittymät Metlan sisällä ja sen sidosryhmien suuntaan (Kuva 1). 4. Hankeryhmään esitettävän hankekokonaisuuden tavoitteet ja tutkimussunnitelma Hanke ei kuulu hankeryhmään. Kysymys on yksittäisestä laitostason palveluhankkeesta. 2
5. Hankkeen tavoitteet ja (tutkimus)suunnitelma 5.1. Tavoitteet Metlan palvelurakenteen kehittäminen aineistojen ja tiedon tarjoajana edellyttää tutkimusaineistojen säilyvyyden turvaamista ja käytettävyyden parantamista Metlassa (Kuva 1). Vaatimuksia tiedonsiirrosta laitosten välillä (esim. Lynet -yhteenliittymä) ei voida toteuttaa ilman hallittuja tiedonsäilytysratkaisuja. Tämä edellyttää aineistojen hallinnan keskitettyä kehittämistä sekä teknologisia valmiuksia aineistojen säilytyksen ja haun suunnittelussa sekä riittävien metatietojen liittämistä aineistoihin. Aineistovarannon arvo voidaan säilyttää ainoastaan aineistojen tallennuksen ja riittävän yksityiskohtaisen dokumentoinnin myötä. Nykyaikaisten tietokantaratkaisujen avulla aineistojen tehokas hallinta, yhdistely, haku ja uusiokäyttö mahdollistuvat. Työ on organisaatiomuutosten ja henkilöstön tehtäviin liittyvien järjestelyiden vuoksi priorisoitava ja toteutettava mahdollisimman nopeasti. Tavoitteet perustuvat Tiedon konsulttien loppuraporttiin ( * Akselin et al. 2010) (https://wiki.metla.fi/display/tap/etusivu). Työn tuloksena Metla profiloituu yhdessä muiden Lynet organisaatioiden kanssa luotettavana ja tieteellisesti korkeatasoisena aineistojen ylläpitäjänä ja tiedon tarjoajana, sekä tietovaranto- ja tiedon hakuratkaisuosaajana. Palveluratkaisut, datapolitiikka alku Aineisto-/tietopalvelut -asiakkaat, sidosryhmät Aineiston keruu -data managerit- * Käyttöliittymät Tiedon tuottaminen -tutkijat- Aineiston käyttö, uudelleen käyttö -tutkijat- Työskentelykulttuuri tiedon säilytyksessä ja hauissa. Tietovarantojen ylläpito -data managerit- *Tietokannat * Käyttöliittymät Aineiston haku -tutkijat- * Käyttöliittymät Kuva 1. Tiedon elinkaari turvataan tallentamalla aineisto yhteisesti sovittuihin tietovarantoihin ja rakentamalla aineistojen hakuratkaisuja. Elinkaaren hallinta perustuu organisaatiotason palveluratkaisuihin ja datapolitiikkaan. Datamanagerit hoitavat aineiston keruu- ja ylläpitotehtäviä (Aineisto-/menetelmäpalvelut: aineistotyö/-ylläpito ja tekninen toteutus, Sipan tietohallinto: vaativat tekniset ratkaisut) ja tutkijat sekä asiakkaat yms. sidosryhmät hyödyntävät kerättyä aineistoa. * Akselin, L., Holopainen, H., Kantola, A., Mikkola, E., Leppänen, P., Pöntinen, J., Koivuniemi, J., Kurttio, O. ja Salminen, H. 2010. Metsäntutkimuslaitoksen tutkimusaineistojen tietoarkkitehtuurin konsultointi - Loppuraportti. [The final report of the ResearchData project] (In Finnish) 32 p. 3
5.2. Suunnitelma Johdanto: tiedostosta tietoon ja tietokantaan Tieto on informaatiota, joka voi olla vahvasti tiedostosidonnaista (mm. asiakirjat, kuvat, kartat) tai se on dataa, jota tutkimuskäytössä irrotetaan tiedostoista ja kootaan kunkin tutkimusasettelun mukaisiksi kokonaisuuksiksi ja jonka perusteella voidaan laskea uusia johdettuja muuttujia kulloisenkin tarpeen mukaan erilaisilla analyysityökaluilla. Perinteisesti tietoa on säilytetty tiedostomuodossa. Tutkimusaineiston tieto koostuu useista datatiedostoista ja dataa kuvaavista oheistiedostoista. Aineistokohtaiset tiedostomäärät riippuvat aineiston laajuudesta ja mittaustoistojen määrästä. Tiedoston kuvaaminen ei vielä edistä aineistokokonaisuuden säilyvyyttä ja käytettävyyttä. Näin ollen 1) aineistokokonaisuudet kuvataan sopivin yleistiedoin (http://mesi.metla.fi/tutkimus/aineistot/henkilo/tutkimusaineistojen_kartoitus.html), ja 2) aineistokokonaisuuden sisältämät yksittäiset tiedot kuvataan tietokantaan tallentamisen yhteydessä. Tällöin tieto myös harmonisoidaan mittayksiköiden, esitystapojen, koodistojen, nimistöjen jne. suhteen, mikä on edellytys tietojen haulle ja yhdistelylle yksittäisten tutkimusten aineistoa muodostettaessa. Tietokannoissa tieto on tiedostovapaata; tieto on irrotettu tiedostoista ja se on sijoitettu tietokantaan tietotauluihin. Tiedon hakijan ei tarvitse tietää missä tieto sijaitsee. Hakija määrittelee käyttöliittymän kautta, minkälaisen datakokonaisuuden hän kulloinkin tarvitsee. Data voidaan viedä suoraan laskenta- tai analyysityökaluun, jolloin vältytään ylimääräisiltä manuaalisilta välivaiheilta analysoitavan aineiston käsittelyssä. Työn kuvaus Tehtävän toteuttamiseen liittyy useita Metla -tason linjauksia (kursiivilla) sekä osatuloksia. Toteuttamiseen osallistuva henkilöstö-/työryhmä on ilmoitettu suluissa. 1. Metlan asiakkaiden palvelutarpeet ja Metlan palvelumahdollisuudet kartoitetaan ja esille tulleisiin tarpeisiin vastataan rakentamalla sopivia palveluratkaisuja (organisaatiotason työryhmät, projektin henkilöstö) 2. Aineistopolitiikka viimeistellään (organisaatiotason työryhmät, projektin henkilöstö) 3. Aineistojen ylläpitotehtäville laaditaan prosessikuvaukset (aineistopalvelut: apal, menetelmäpalvelut, tutkijat, Sipan tietohallinto, projektin henkilöstö) 4. Keskeiset aineistot kuvataan, dokumentoidaan ja mallinnetaan tarvetta vastaavasti. Aineiston mallinnus toteutetaan yhteisen ohjeistuksen mukaisesti. (apal, menetelmäpalvelut, Sipan tietohallinto, tutkijat, projektin henkilöstö) 5. Aineistovarannoille kehitetään tallennus/tietokantaratkaisuja ja näiden välille rakennetaan sopivat rajapinnat. Rajapinnat Metlan ulkopuolisiin tietovarantoihin huomioidaan. Tietovarantoratkaisuja kehitetään keskitetysti yhteiseen toimintakulttuuriin perustuen (sipan tietohallinto, apal, menetelmäpalvelut, projektin henkilöstö) 6. Metadatan tallennusratkaisut suunnitellaan ja toteutetaan (projektin henkilöstö, tutkijat, apal, menetelmäpalvelut) 7. Aineistojen hakuratkaisut, käyttöliittymät suunnitellaan ja toteutetaan (projektin henkilöstö, tutkijat, apal, Sipan tietohallinto) 8. Aineistohaut pohjautuvat Metlan yhteiseen sanastoon ja muuttujiin. Sanasto- ja yhdenmukaistustyö on aloitettu 2009, ja sitä jatketaan projektin edistyessä. (projektin henkilöstö, tutkijat, apal, menetelmäpalvelut, Sipan tietohallinto) 9. Projektin toteuttaminen edellyttää kokopäiväistä koordinointia (projektipäällikkö) ja systemaattista hallintaa (projektiryhmät) sekä roolitusta (projektin henkilöstö, muut henkilöstöryhmät/prosessit) 10. Projektin tuloksista tiedotetaan sekä sisäisesti että Metlan sidosryhmien suuntaan (viestintä) 4
Menetelmät Projektissa toteutetaan aineistojen säilytys ja hakuratkaisuja (Kuva 2). Tietokantaratkaisut ja niiden rajapinnat mallinnetaan, minkä perusteella voidaan tuottaa tietoarkkitehtuurikuvaus Metlan tietovarannoista. Tekniset ratkaisut voidaan toteuttaa tietoarkkitehtuurisuunnitelman perusteella. Tietokantoihin suunnitellaan palvelu/käyttötarpeenmukaisia tiedon hakuratkaisuja; raportointi, tiedonhakuportaalit, käyttöliittymät. Tiedon haku perustuu aineistojen metatietoihin, joiden perusteella voidaan toteuttaa erilaisia hakuratkaisuja. Aineistojen haku perustuu ontologioihin pohjautuviin semanttisiin hakuihin. Palvelut Automaattinen Automaattinen tiedonsiirto tiedonsiirto Käyttöliittymät Aineisto/ Informaatio näkymät Metadata Tietokannat Järjestelmä Tutkijat, muut asiantuntijat Data manageri, WEB Sidosryhmät WEB Asiakkaat WEB Tehtävä (C) Tehtävä (D) Tehtävä (B) Kuva 2. Tiedon virta tietokannoista loppukäyttäjille. Toteutus on jaettu tehtävittäin. 5.3 Aikataulu Projekti alkaa 1.1.2011 ja päättyy 31.12.2015 (Taulukko 1). Taulukko 1. Aikataulu osaprojekteittain. Käynnissä olevat tehtäväosiot on väritetty harmaalla ja intensiivisemmät työskentelyjaksot mustalla neljännesvuosittain. Tehtävien organisointi esitetään kuvassa 3. Tehtävä 2011 2012 2013 2014 2015 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV A/ Koordinointi B/ Palveluratkaisut C/Tietoarkkitehtuuri D/Tiedon hakuratkaisut E/Tiedotus, viestintä 5
5.4. Avainhenkilöt Henkilöstö ja tehtävät Kehittämistyössä hyödynnetään eri prosessien/työryhmien henkilöstöä: aineistopalvelut (apal), menetelmäpalvelut, sipan (sisäisen palvelun) tietohallinto, tutkijat, projektiryhmän henkilöstö. Valmiin tietovarantoratkaisun ylläpitotehtäviä hoitaa pääasiassa apal - prosessin henkilöstö yhteistyössä menetelmäpalveluiden sekä Sipan tietohallinnon asiantuntijoiden kanssa. Aineisto- sekä osin menetelmäpalveluiden -henkilöt vastaavat aineistotyöstä ja -ylläpidosta sekä teknisistä ratkaisuista painottuen henkilön tehtävänkuvan mukaan. Sipan tietohallinnon henkilöt vastaavat vaativasta teknisestä toteutuksesta. Hankkeen tehtäviin kuuluu työmäärältään suurimpina: 1) aineistopalvelu- sekä 2) tietokantojen / hakupalveluiden kehittämis- ja ylläpitotehtävät. Myös tuote- ja palveluratkaisujen kehittäminen (4510) sekä viestintään liittyvät tehtävät (4203, 4410, 4413) muodostavat työmäärältään pienemmän, mutta oleellisen oman kokonaisuutensa. Tehtäviä koordinoi projektipäällikkö (Liite I) ja työ organisoidaan kuvan 3 mukaisesti. 1) Aineistopalveluun liittyvät tehtävät (4501 4504): aineistojen laadun varmistus ja käsittely tietokantamuotoon aineistojen dokumentointi ja versiointi aineistojen nimeämiskäytännöt jatkossa (muuttujat, koodistot, mittayksiköt) maastotallenninkehitykseen osallistuminen 2) Tutkimustietokantojen/hakupalveluiden tekninen kehittäminen ja ylläpito (4505): Organisoituminen aineistojen kuvaus käsite- ja tietomallinnuksen keinoin tietokantojen sekä niiden rajapintojen suunnittelu (Metlan sisällä sekä yhtymäkohdat muihin käyttäjiin; mm. tutkimuslaitoksiin tai yliopistoihin) mallinnustyön dokumentointitehtävät ohjelmistojen hankintaan osallistuminen järjestelmien käyttöönotto tiedon hakupalveluratkaisut Projektityötä koordinoi kokopäivätoiminen projektipäällikkö hankkeen johtajan alaisuudessa. Projektin johtajana toimii tutkimusjohtaja Pasi Puttonen. Projektille nimetään koordinointiryhmä (ydinryhmä), joka huolehtii projektin lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden suunnittelemisesta ja organisoinnista. Ydinryhmää johtaa projektipäällikkö. Projekti jaetaan osaprojekteihin (ei rinnasteta osahankkeiksi), joilla jokaisella on oma vetäjänsä ja tehtävänsä (Kuva 3). Hankkeen johto Puttonen Ohjausryhmä Puheenjohtaja Ydinryhmä Tehtävä A Projektipäällikkö Palveluratkaisut Tehtävä B Puttonen Tietoarkkitehtuuri Tehtävä C Tietoarkkitehti Tiedon hakuratkaisut Tehtävä D Mikkola Tiedotus, viestintä Tehtävä E Vuopio Kuva 3. Projektin organisaatiokartta osaprojekteineen (osaprojekteja ei rinnasteta osahankkeisiin). 6
Tehtävät osaprojekteittain: A. Projektin koordinointi: Projektin tavoitteiden hallinta Osaprojektien tavoitteiden ja tehtävien koordinointi Tehtävien synkronointi ja tavoitteista vastaaminen B. Organisaatiotason palveluratkaisut: Palvelukartan laatiminen Datapolitiikan viimeistely Työskentelyprosessien suunnittelu ja kuvaus aineistotyössä C. Tietoarkkitehtuurin suunnittelu: Tietovarantojen kuvaus mallintamalla Rajapintojen kuvaus mallintamalla D. Tiedon hakuratkaisut: Metatiedon tallentaminen riittävällä tasolla Metlan käsitepohjainen vähintään kaksikielisen (FI ja EN) ontologian laatiminen Ontologiapohjaisen semanttisen aineistojen hakupalveluratkaisun suunnittelu ja toteuttaminen E. Viestintä, tiedotus: Projektin tuloksista tiedottaminen talon sisällä ja sidosryhmien suuntaa Henkilöstön asiantuntemus Projektin loppuunsaattaminen edellyttää monipuolista asiantuntemusta, mihin rekrytoidaan projektipäällikkö ja tietoarkkitehti (LIITE I ja II). Asiantuntemustarve osaprojekteittain: A. Projektin koordinointi: Projektipäällikkö Projektin johtaja/osaprojektin B vetäjä Osaprojektin C vetäjä/tietoarkkitehti Osaprojektin D vetäjä/ Hakuratkaisujen asiantuntija Ohjelmoija Mallintaja Datamanageri Projektin sihteeri B. Organisaatiotason palveluratkaisut: Projektin johtaja /Osaprojektin B vetäjä Osaprojektin D vetäjä/ Hakuratkaisujen asiantuntija Projektipäällikkö Apal -prosessin vetäjä Datapolitiikan asiantuntija Datamanagerit C. Tietoarkkitehtuurin suunnittelu: Osaprojektin C vetäjä/tietoarkkitehti Ohjelmoijat Mallintajat Datamanagerit Paikkatietoasiantuntijat Tutkijat D. Tiedon hakuratkaisut: Osaprojektin D vetäjä/hakuratkaisujen asiantuntija Ohjelmoijat Mallintajat Datamanagerit Paikkatietoasiantuntijat Tutkijat 7
E. Viestintä, tiedotus: Tiedottaja Projektipäällikkö Projektin vetäjä Tutkija Mallintaja 6. Yhteydet muihin hankkeisiin, koti- ja ulkomainen yhteistoiminta Hankkeet Metlassa Aineistotietokantojen suunnittelussa huomioidaan Metlan ja Eviran yhteistyönä toteutettava LIMS laboratoriojärjestelmä. Climforisk -hankkeessa (Metla, HY) toteutetaan valikoidulle aineistoryhmälle karttapohjainen käyttöliittymä. Hankkeen kokemuksia voidaan hyödyntää tässä työssä ja vastavuoroisesti tässä projektissa toteutettavat tietokantaratkaisut hyödyttävät Climforisk -hanketta. Lynet Tietoaineistojen säilytys- ja hakuratkaisuja kehitetään Lynet yhteenliittymän tasolla. Työssä tehdään yhteistyötä mm. aineistopolitiikan, aineistojen säilytyksen ja haun osalta; rajapintojen huomiointi laitosten välillä, käyttöliittymäratkaisut. Projektille on haettu EU -rahaa Life+ instrumentilta yhdessä RKTL:n ja SYKE:n kanssa. Ulkomainen yhteistyö Tuloksia demonstroidaan EU -tasolla; tavoitteena on hyödyntää vastavuoroisesti tiedon säilytys- ja hakuratkaisujen kehitystyötä EU:n tutkimuslaitoksissa. Metlassa hankittuja kokemuksia hyödynnetään mm. ulkoministeriön instituutioiden välisen kehitysyhteistyön varoin (ICI) toteutettavassa Capfor (Capacity building in forest management) - yhteisprojektissa Metlan ja CATIE:n (The Tropical Agricultural Research and Higher Education Center) välillä. Tiedotus- ja julkaisusuunnitelma Projektin tuloksista tiedotetaan säännöllisesti henkilöstölle erilaisissa yhteisissä tilaisuuksissa. Päivittäinen päätiedotuslähde on netissä projektin tuloksista kertovat Taisto -sivut sekä projektin wiki sivut. Taistossa tiedotetaan talon sisällä ja wikissä pääasiassa projektin sisällä. Infotilaisuudet, seminaarit, workshopit Taisto (Tutkimusaineistot) -nettisivut ja projektin wikisivut Projektin tuloksista tiedotetaan erilaisille sidosryhmille, jotka keräävät, säilyttävät ja/tai käyttävät tutkimusaineistoja/-tietoa. Tekniset raportit toteutetuista tietokantaratkaisuista ja tiedonhakupalveluista Artikkelit alan lehdissä Posterit/esitykset 8
7. Odotetut tulokset ja suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja käytäntöön viennistä Tulosten käyttömahdollisuudet Projektin tulokset otetaan käyttöön organisaatiotasolla vaiheittain projektin aikana ja tuloksena. Projektin tulosten myötä Metlan aineistojen käytettävyys paranee, tutkimuksen laatu nousee ja kustannuksen pienenevät. Työ toteutetaan organisaatiotasolla ja tuloksia voidaan soveltaen hyödyntää muissa suuria tietomassoja keräävissä/säilyttävissä organisaatioissa tai tutkimuslaitoksissa Lynet -tasolla tai kansainvälisesti. Tulosten välittäminen käytäntöön Kehitystyön tuloksista informoidaan sekä organisaatiotasolla että sidosryhmien suuntaan. Työ perustuu Metlan palvelukartassa määriteltyihin palvelukuvauksiin ja datapolitiikkaan. Metlassa otetaan yleisesti käyttöön projektissa kehitetyt työskentelyprosessit, erityisesti aineistojen keruun ja (tietokanta)ylläpidon sekä hakujen osalta (apal). Lisäksi otetaan käyttöön projektissa kehitetyt tietokanta- ja tiedon hakuratkaisut keskeisten aineistojen osalta ja opastetaan henkilöstöä tiedonhakuportaalien käyttöön. Käyttöliittymät rakennetaan siten, että yksinkertaisimpia hakuja on helppo tehdä netin kautta erilaisten valikoiden avulla. Monimutkaisimpiin hakuihin on mahdollista saada aineistopalvelussa työskentelevien asiantuntijoiden apua. 8. Jatko-opintosuunnitelmat Kysymyksessä on kehityshanke, joten jatko-opintoja ei esitetä. 9. Hankkeen edellyttämät resurssit Hankkeen rahoitus Hankkeen 2514 jatkotehtävät aloitetaan 1.1.2011 ja rahoitetaan (Taulukko 1) vuoden 2009/2010 säästyneestä budjetista. Hankkeelle on haettu EU -rahoitusta Life+ instrumentilta (hakemus jätetty 1.9.2010 ja kotimainen arviointiryhmä on hyväksynyt hakemuksen EU -tason arviointiryhmään lähetettäväksi). Life+ rahaa on haettu kaudelle 1.9.2011 31.12.2015. Rahoituksen myönnöstä päätetään kesällä 2011 ja aikaisin mahdollinen Life+ rahoitetun projektin aloituspäivä on 1.9.2011. Hankkeelle haetaan myös maa- ja metsätalousministeriön tuottavuusrahaa (1.1.2012 31.12.2015). Mikäli budjetin ulkopuolista rahaa ei saada, rahoitetaan tehtävä Metlan budjettivaroista. Hankkeelle on suunniteltu budjetti ajalle 1.1.2011 31.12.2015 (Kuva 4, 5). Taulukko 2. Projektin rahoitusmallit =>31.12.2015. Rahoitusmallit =>31.12.2010 2011 =>31.12.2015 Rahoitusmalli I 2514 2514 säästöt =>1.9.2011 Rahoitusmalli II 2514 2514 säästöt =>31.12.2011 Life+ 1.9.2011=> MMM tuottavuusraha 1.1.2012 => Rahoitusmalli III 2514 2514 säästöt (2514 säästöt, jos on) Metlan rahoitus 9
Budjetoidut menot ( ) 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 Organisaatiotason ratkaisut Tiedon hakuratkaisut Viestintä Tietoarkkitehtuurin suunnittelu Projektin koordinointi Hankinnat 0 2011 2012 2013 2014 2015 Kuva 4. Projektin budjetti 1.1.2011 31.12.2015. Vakinaisen henkilöstön henkilötyökulut muodostavat suurimman menoerän. Projektipäällikön sekä tietoarkkitehdin palkkataso (Max. 70 000 /vuosi, sis. henkilösivukulut) on merkitty katkoviivalla kuvaan. Hankinnat (harmaa) ja palkattavat henkilöt rahoitetaan taulukon 1 vaihtoehtojen mukaan. Matkakulut Laitteistot/ohjelmat Konsultointi Muut kulut 8 700 39 360 41 500 71 000 Kuva 5. Budjetoidut hankintamenot 2011 2015. 10. Hankkeesta odotetut tulot Hankkeen kehitystyön myötä henkilösidonnaisuus ja henkilötyömäärä aineistotyössä ja - ylläpidossa pienenevät. Samoin vältytään turhalta, päällekkäiseltä aineiston keruulta ja ylläpidolta. Sen sijaan voidaan suunnata resursseja tietoaukkoja täydentävien aineistojen hankintaan ja tutkimukseen. Hankkeen valmistuttua 1) Metla tarjoaa omille sidosryhmilleen keskitetysti tieteellisesti korkeatasoista tietoa ja tietämystä tiedonhakuun kehitettyjen käyttöliittymien kautta, 2) kehittää Lynet -tason yhteistyötä monipuolisten luonnonvara-aineistojen ylläpitäjänä ja jakajana ja 3) vahvistaa tieteellistä yhteistyötään sekä kotimaassa että kansainvälisesti, 4) profiloituen korkeatasoisen aineistotyön ja tietovarantoratkaisujen osaajana. 10
LIITE I Projektipäällikön tehtäväkuvaus Tehtävät liittyvät Metlan strategiaan ja tiedonhallinnan kokonaisjärjestelmän kehittämiseen. Projektin koordinointi toteutetaan omassa osaprojektissaan ja muiden osaprojektien toimintaa projektipäällikkö ohjaa, seuraa ja synkronoi: A. Projektin koordinointi B. Organisaatiotason palveluratkaisut C. Tietoarkkitehtuurin suunnittelu D. Tiedon hakuratkaisut E. Viestintä, tiedotus Tehtävät kuuluvat toiminnan johtamiseen ja suunnitteluun (Ohjelman ja hankkeen hallinnointi 4101, Toiminnan johtaminen, suunnittelu ja kehittäminen 4200 sekä sidosryhmätoiminta mm. Lynet 4202). Työn sisältöön kuuluu uusien kehitystarpeiden löytäminen ja niihin vastaaminen, osaprojektien toiminnan seuranta ja synkronointi, tietokantojen välisen tiedollisen eheyden varmistaminen ja yhteisen tietoympäristön yhdenmukaisuudesta huolehtiminen; tiedon tallennus-, säilytys ja hakuformaattien linjausratkaisut, sekä henkilöstön työskentelytapojen kehittäminen (työskentelyprosessit, - välineet, koulutukset) ja vastuuroolien kuvaaminen. Lisäksi tehtävään kuuluu keskeisesti erilaisia asiantuntijatehtäviä (tehtävä 4513), joita ovat mm. Metlan ulkopuolisten tietovarantoratkaisujen seuraaminen ja osallistuminen yhteisprojekteihin tietovarantojen kehitystyössä (mm. Lynet -ratkaisut). Tehtävässä koordinoidaan seuraavia osa-alueita, jotka liittyvät Metlan toimintoihin: 1) Tuotteistminen ja markkinointi (4510): Tuote ja palveluratkaisujen kehittäminen 2) Aineistopalveluun liittyvät tehtävät (4501 4504): aineistojen laadun varmistus ja käsittely tietokantamuotoon aineistojen dokumentointi ja versiointi aineistojen nimeämiskäytännöt jatkossa (muuttujat, koodistot, mittayksiköt) maastotallenninkehitykseen osallistuminen 3) Tutkimustietokantojen tekninen kehittäminen ja ylläpito (tehtävä 4505): aineistojen kuvaus käsite- ja tietomallinnuksen keinoin tietokantojen sekä niiden rajapintojen suunnittelu (Metlan sisällä sekä yhtymäkohdat muihin tutkimuslaitoksiin tai yliopistoihin) mallinnustyön dokumentointitehtävät ohjelmistojen hankintaan osallistuminen järjestelmien käyttöönotto tiedon hakupalveluratkaisut 4) Organisaatioviestintä (tehtävä 4203), www -tuki (4410) ja kokousjärjestelyt (4413): projektiasioiden viestintä organisaation sisällä ja viestintä ulospäin Työn toteuttaminen edellyttää yhden henkilön täysiaikaista keskittymistä kehitystyön koordinointiin ja osaprojektien toiminnan suunnitteluun/ohjaamiseen. Tehtävä on projektiluonteinen ja monivuotinen, joten resursointi on voimassa toistaiseksi. 11
LIITE II Tietoarkkitehdin tehtäväkuvaus Tehtävät liittyvät Metlan strategiaan ja tiedonhallinnan kokonaisjärjestelmän kehittämiseen. Tietoarkkitehti johtaa projektin Tietoarkkitehtuuriosaprojektia ja osallistuu projektin koordinointiryhmän toimintaan sekä tarvittaessa muiden osaprojektien tehtävien toteuttamiseen. Tietoarkkitehtuuri -osaprojekti (B.) määrittelee ja dokumentoi arkkitehtuuriperiaatteet ja - linjaukset, jotka toimivat ylätason ohjausvälineenä tietoarkkitehtuurin kehittämishankkeille. Projekti määrittelee vastuunjaon tietoarkkitehtuurin ylläpidossa. Linjaukset ohjaavat tutkimustiedon järjestelmälliseen hallintaan, parempaan aineistopalveluiden ja tutkimuksen yhteentoimivuuteen ja hallitumman tutkimustiedon kehittämisen suuntaan. Projektissa luodaan kaikille yhteinen perusta toiminnan ja tietojärjestelmien ylätason suunnittelun periaatteista. Tietoarkkitehtuuri -osaprojekti määrittelee tutkimusaineistojen tietojärjestelmä- ja tietoteknisten palvelujen ja yhteisen tietoteknisen infrastruktuurin arkkitehtuurin ja tuottaa siitä kuvauksen. Kuvausta käytetään yhteisten palvelujen kehittämisen keskeisenä ohjausvälineenä. Osaprojektissa toteutetaan käytännössä tietokantojen tekniset ratkaisut sekä niiden väliset rajapinnat organisaation sisällä ja tarpeen mukaan organisaatioiden välillä. Osaprojektissa huolehditaan tietojärjestelmien käyttöönotosta ja aineistojen vienneistä sopiviin tietovarantoihin. Tietoarkkitehtuuri -osaprojekti määrittelee tutkimusaineiston hallinnan ja säilytyksen tavoitetilan ja tuottaa siitä arkkitehtuurikuvauksen. Tavoitetilan kuvausta käytetään yhtenä palvelujen kehittämisen ohjausvälineenä. Projekti myös yksilöi keskeisimmät tiedonhallinnan tehtävät ja kuvaa työskentelyprosessin tietokantojen ylläpidon osalta yhteistyössä organisaatiotason osaprojektin (A.) kanssa. Tietoarkkitehtuuri -osaprojekti määrittelee ja tuottaa tietomallikuvauksen siitä, miten ja mistä osista tutkimusaineiston tietoarkkitehtuuri tavoitetilassaan muodostuu ja miten osat liittyvät tiedonhakuratkaisujen suunnitteluun (sanastotyö, ontologiat). Projekti valmistelee ehdotuksen tavasta, jolla tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja toteuttaa yhdessä sovitun ehdotuksen. Työ toteutetaan yhdessä Tiedon haku -osaprojektin (C.) kanssa. 12