Huoneistotietojärjestelmä - vaikutukset taloyhtiön toimintaan Liisa Kallela Maanmittauslaitos 25.2.2019
Mikä muuttuu 1.1.2019 -> Sisällys Asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön liittyminen huoneistotietojärjestelmään Uudet yhtiöt Vanhat yhtiöt Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton vaikutukset taloyhtiön toimintaan ja osakkeenomistajiin vaihdanta, saannon kirjaus, lunastus, merkintä osakeluetteloon yhtiöjärjestyksen muutokset osakkaan yhteystiedot Yhteenveto osakeluettelon siirron vaikutuksista taloyhtiölle Kaupparekisterin tiedot ajantasalle!
Mikä muuttuu 1.1.2019 -> Uusi yhtiö / vanha yhtiö Uuden yhtiön (AOY ja KKOY) perustaminen tehdään sähköisesti PRH:n YTJ-palvelussa. Paperinen osakekirja korvataan rekisterimerkinnällä Vaihdantaan ja vakuuksiin liittyvä tieto saadaan huoneistotietojärjestelmästä Isännöitsijän rooli osakeluettelon ylläpidossa ja osakkeen vaihdannassa (mm. saannon selvittämisessä ja lunastusmenettelyssä)
Mikä ei muutu? Maanmittauslaitos ei toteuta osakehuoneistojen sähköistä kaupankäyntijärjestelmää, tämä jää yksityisen puolen toimijoille Isännöitsijäntodistus tarvitaan jatkossakin uutena lisättävä tieto yhtiön ja osakeryhmän kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään Isännöintijärjestelmän rooli
Uudet yhtiöt (perustettu 1.1.2019 jälkeen) 1.1.2019 jälkeen asunto-osakeyhtiö ja keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö perustetaan patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sähköisessä palvelussa HUOM! oleellista on perustamisilmoituksen vireilletulopäivä Kun yhtiö on rekisteröity kaupparekisteriin, siirtyvät tiedot yhtiöstä, huoneistoista sekä huoneiston ensimmäisestä omistajasta huoneistotietojärjestelmään
Uudet yhtiöt (perustettu 1.1.2019 jälkeen) Osakkeen luovutukseen ja panttaamiseen sovelletaan huoneistotietolakia Osakekirjoja ei paineta Osakkeen omistus (hallinta) = rekisterimerkintä Panttaus (julkivarmistus) = rekisterimerkintä Kun huoneisto vaihtaa omistajaa, uusi omistaja hakee Maanmittauslaitokselta omituksensa rekisteröintiä Pantinsaaja hakee Maanmittauslaitokselta panttauksen rekisteröintiä Rajoitukset merkitään viranomaisen ilmoituksesta tai asianosaisen hakemuksesta
Uudet yhtiöt (perustettu 1.1.2019 jälkeen) Osakeoikeudet (mm. yhtiökokoukseen osallistuminen) saadaan osakehuoneistokirjauksella tai osakeluettelomerkinnällä MML ylläpitää osakeluetteloa Taloyhtiö saa tavanomaiseen toimintaansa tarvittavat tiedot huoneistotietojärjestelmästä maksutta
Vanhat yhtiöt (perustettu ennen 1.1.2019) Yhtiö liittyy huoneistotietojärjestelmään siirtämällä osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään 1.5.2019 31.12.2022 välisenä aikana Liittyminen on pakollista asunto-osakeyhtiöille, keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoista Siirrosta päättää taloyhtiön hallitus Siirrosta on ilmoitettava osakkaille HUOM! Yhtiön tulee edelleen säilyttää tiedot osakehuoneiston aiemmista omistajista. Näitä ei siirretä huoneistotietojärjestelmään. Tietoja tulee säilyttää 10 vuoden ajan osakeluettelon siirtoa edeltäneestä omistajavaihdoksesta (HUOM! Huoneistokohtainen määräaika)
Vanhat yhtiöt: osakeluettelon siirto Seuraavat tiedot siirretään (mm.): Kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä Osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden Osakkeenomistajan tiedot Muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot, esim. aravalainsäädäntöön perustuva rajoitusmerkintä vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annettuun lakiin perustuva rajoitusmerkintä vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta annettuun lakiin perustuva rajoitusmerkintä aravarajoituslakiin perustuva rajoitusmerkintä asumisoikeusasunnoista annettuun lakiin perustuva rajoitusmerkintä
Vanhat yhtiöt: osakeluettelon siirto Muuhun lakiin perustuva hallintaoikeuden rajoitus, esim. Lesken hallintaoikeus Testamenttiin perustuva käyttöoikeus Ilmoitettava, onko yhtiöjärjestyksessä lunastuslauseke Ilmoitettava, onko yhtiöjärjestyksessä muu vaihdannanrajoituslauseke Yksityiskohtainen luettelo siirrettävistä tiedoista tulee osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolle
Vanhat yhtiöt (perustettu ennen 1.1.2019) Kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, voidaan ao. yhtiön osakehuoneistoille hakea omistuksen rekisteröintiä Omistaja voi koska tahansa siirron jälkeen hakea rekisteröintiä MML:ltä toimittamalla hakemus sekä paperinen osakekirja MML:lle Pakollista omistuksen rekisteröinti on silloin, kun osakehuoneisto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran siirron jälkeen. Osakehuoneiston rekisteröintiä tulee hakea 10 vuoden sisällä osakeluettelon siirrosta
Vanhat yhtiöt (perustettu ennen 1.1.2019) Samassa yhtiössä on osakehuoneistoja, joita hallitaan sähköisellä omistajamerkinällä sekä osakehuoneistoja, joita hallitaan paperisella osakekirjalla (10 vuoden siirtymäajan) HUOM! Tieto yhtiön ja osakehuoneiston kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään tulee merkitä isännöitsijätodistukselle Kuuluuko osakehuoneisto huoneistotietojärjestelmän piiriin? Merkintä osakeluettelossa, osakehuoneistotulosteella Taloyhtiöiden tietopalvelussa Omistus näkyy omat huoneistot-palvelussa, jos on sähköinen omistajamerkintä Selvittää MML:n asiakaspalvelu
Vaihdanta; saannon kirjaaminen Osakehuoneiston kauppa tms. tehdään kuten nykyäänkin Jos osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokselle, omistus kirjataan osakehuoneistorekisteriin saajan hakemuksesta MML vastaa saannon selvittämisestä sekä uuden omistajan merkitsemisestä osakeluetteloon Omistuksen kirjaaminen huoneistotietojärjestelmään tai osakeluetteloon on edellytyksenä osakeoikeuksien käytölle (esim. osallistumiselle yhtiökokoukseen) MML ilmoittaa yhtiölle omistuksen kirjaamisesta osakehuoneistorekisterin
Vaihdanta; saannon kirjaaminen Jos osakeluetteloa ei siirretty Maanmittauslaitokselle, toimitaan kuten tähänkin asti, ja taloyhtiö vastaa saannon selvittämisestä, varainsiirtoveron valvonnasta ja omistajan merkitsemistä osakeluetteloon.
Vaihdanta; saannon kirjaaminen Kun osakeluettelo on siirretty Jos on kyse ns. vanhasta yhtiöstä, hakemukseen liitetään alkuperäinen paperinen osakekirja, joka mitätöidään omistuksen kirjauksen yhteydessä Jos osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä (mm. uudet yhtiöt), kirjaamisen edellytyksenä on myyjän suostumus omistusoikeuden siirtoon Poikkeuksena RS-kohteet, jotka kirjataan turva-asiakirjojen säilyttäjän ilmoituksesta Ohjeet omistuksen kirjaamista varten https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistot-jakiinteistot/rekisteroi-huoneiston-omistusoikeus
Vaihdanta; varainsiirtoveron maksaminen Kun osakeluettelo on siirretty MML tekee merkinnän osakeluetteloon, kun selvitys varainsiirtoverosta on esitetty Maanmittauslaitokselle. Tieto saadaan suoraan verottajalta 11/2019, siihen saakka hakijan selvitys
Vaihdanta; lunastuslauseke Kun osakeluettelo on siirretty Omistus rekisteröidään normaalisti Osakehuoneistorekisteristä lähtee yhtiölle tieto osakkeen omistusoikeuden siirtymisestä osakeluetteloon merkitään omistusoikeuden siirtymisen lisäksi tieto lunastusmenettelystä Hallituksen ilmoitettava osakkeen siirtymisestä lunastukseen oikeutetuille 2 viikon kuluessa siitä, kun hallitus on saanut lunastusilmoituksen toimittamiseksi tarvittavat tiedot. Lunastusvaatimus esitettävä yhtiölle/osakkeen saajalle 1 kk:ssa em. tiedonsaannista Hallituksen ilmoitettava lunastuksesta heti MML:lle Tieto lunastusmenettelystä poistetaan osakeluettelosta 3 kk:n kuluttua merkitsemisestä, jollei hallitus ole ilmoittanut lunastusoikeuden käyttämisestä tai ilmoita lunastuksen viivästymisestä Maanmittauslaitokselle
Vaihdanta; vaihdannanrajoitus Kun osakeluettelo on siirretty ja yhtiöllä muu vaihdannanrajoituslauseke: Etuostolauseke Mahdollinen ennen v. 1992 perustetuissa yhtiöissä Yhtiöllä tai osakkaalla oikeus ostaa osakkeet niiden nykyiseltä omistajalta jo ennen suunniteltua luovutusta Suostumuslauseke Mahdollinen ennen v. 1992 perustetuissa yhtiöissä Osakkeiden luovuttamiseen pitää saada yhtiön suostumus Vanha lunastuslauseke Omistus rekisteröidään normaalisti Omistusoikeuden siirto merkitään osakeluetteloon vasta hallituksen ilmoituksesta -> ei määräaikaa Osakeluetteloon merkitään väliaikaisesti tieto osakkeen luovutuksesta ja vaihdannanrajoituslausekkeesta
Yhtiöjärjestyksen muutos Osakeryhmiä muutetaan yhtiöjärjestyksen muutokset kautta (esim. yhdistetään, jaetaan, lisätään kokonaan uusia) Yhtiöjärjestysmuutokset on tehtävä sähköisesti PRH:n palvelussa sen jälkeen, kun osakeluettelon ylläpito siirretty huoneistotietojärjestelmään 1.1.2019 jälkeen perustetut AOY:t vain sähköinen yhtiöjärjestyksen muutosilmoitus mahdollinen Tieto uusista osakeryhmistä siirtyy kaupparekisteristä huoneistotietojärjestelmään ilman omistajatietoa (omistajatieto on tyhjä) Mikäli kyse on RS-kohteesta, RS-pankki ilmoittaa uuden omistajan Yhtiön ilmoitettava tieto uusista omistajista MML:lle
Osakkaan yhteystiedot Huoneistotietojärjestelmään tallennetaan yksityishenkilön nimi ja henkilötunnus. Yksityishenkilön osoite haetaan VTJ:stä henkilötunnuksen perusteella Osakeluettelon siirron yhteydessä yhtiö ilmoittaa tiedossaan olevan osakkaan sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden Maanmittauslaitokselle Osakas voi ilmoittaa VTJ:stä poikkeavan osoitetiedon tai sähköpostiosoitteen huoneistotietojärjestelmään, vastuu tietojen ylläpidosta on osakkaalla Omistuksen kirjaamisen yhteydessä uusi omistaja voi ilmoittaa VTJ:stä poikkeavan osoitteen tai sähköpostiosoitteen huoneistotietojärjestelmään Osakeluetteloon merkitään Ensisijaisesti osakkaan ilmoittama postiosoite VTJ:n osoite Sähköpostiosoitetta ei merkitä osakeluetteloon, tarkoitettu vain taloyhtiön käyttöön
Osakkaan yhteystiedot Osakeluettelon siirron jälkeen yhtiökokouskutsu lähetetään osakeluetteloon merkityille ja/tai huoneistotietojärjestelmään omistajiksi kirjatuille omistajille Taloyhtiö saa omistajan postiosoitteen tai sähköpostiosoitteen huoneistotietojärjestelmästä (mikäli se on ilmoitettu huoneistotietojärjestelmään)
Osakeluettelon siirron vaikutukset/kertaus Taloyhtiön vastuu osakeluettelon tietojen ylläpidosta lakkaa (mm. saantojen selvittäminen, vsv:n valvonta) Tiedot aiemmista omistajista ajalta ennen osakeluettelon siirtoa säilytettävä 10 vuoden ajan viimeisestä omistajavaihdoksesta Lunastuslausekkeen soveltamiseen yhtenäiset määräajat ja toimintamallit
Osakeluettelon siirron vaikutukset/yhteenveto Osakeoikeuksien käyttäminen edellyttää merkintää osakeluetteloon tai omistuskirjausta Osakehuoneistosta annettavasta isännöitsijäntodistuksesta on käytävä ilmi: onko yhtiö tehnyt osakeluettelon siirron onko osakkeenomistajan oikeus kirjattu osakehuoneistorekisteriin (= tieto osakekirjan mitätöinnistä) Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiö saa tiedot omistajavaihdoksista, osakeluettelosta ym. suoraan osakehuoneistorekisteristä Taloyhtiö saa yhtiön omat tiedot maksutta huoneistotietojärjestelmästä