HENKILÖSTÖRAPORTTI 2014 Porvoon kaupunki

Sisältö 1 Alkusanat... 3 2 Henkilöstöohjelma 2014 2017... 4 3 Tuloksellisuuden parantaminen... 5 Henkilöstörakenne ja työpanos... 5 Työvoimakustannukset 2014... 7 Palkantarkistukset 2014... 8 Muu palkitseminen ja henkilöstöetuudet... 9 Henkilöstöasiain neuvottelukunta... 9 Osaamisen varmistaminen... 10 Henkilöstöinvestoinnit... 11 4 Laadukas työelämä... 13 Työhyvinvointi... 13 Työhyvinvointimäärärahat... 13 Työterveyspalvelut... 14 Terveysperusteiset poissaolot... 15 Työtapaturmat ja ammattitaudit... 16 Voi hyvin -toiminta... 18 Sisäinen viestintä... 19 Henkilöstökysely... 19 Tasa-arvosuunnitelman toteutuminen... 20 5 Rekrytoinnissa onnistuminen... 22 Vaihtuvuus... 22 Eläköityminen... 23 Rekrytointi-ilmoitukset ja täyttöluvat... 25 6 Yhteistoiminta... 27 Työhyvinvointiryhmä (Tyhy-ryhmä)... 27 Yhteistyöryhmät... 28 Henkilöstöryhmä... 28 Työsuojelutoiminta... 29 Työsuojeluparit... 29 Sisäilmatyöryhmä... 30

7 Johtopäätökset ja kehittäminen... 30 8 Kaaviot... 32 Työpanos... 36 Ikäprofiili... 37 Vakituisen henkilöstön palvelusaika... 37 Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus... 38 Terveysperusteiset poissaolot... 38 Eläkepoistumaennuste... 39 2

1 Alkusanat Henkilöstöjohdon sitovana tavoitteena vuodelle 2014 oli henkilöstöohjelman laatiminen kaupungin strategian pohjalta. Kaupungin perustehtävänä on edistää hyvinvointia alueellaan. Hyvinvoinnin edistämiseksi tarvitaan sekä luottamushenkilöitä, kaupungin henkilöstöä, asukkaita, yrityksiä että yhteisöjä. Henkilöstöohjelmalla tuodaan näkyväksi kaupunkistrategian henkilöstöä koskevat päämäärät. Henkilöstöohjelma valmisteltiin projektiryhmässä ja poikkihallinnollisessa työryhmässä. Kaupunginhallitus hyväksyi henkilöstöohjelman vuosille 2014-2017 kokouksessaan 2.6.2014. Henkilöstöraportti on koottu henkilöstöohjelman päämäärien mukaisesti. Henkilöstöohjelmaan valittiin päämääriksi tuloksellisuuden parantamminen, laadukas työelämä ja rekrytoinnissa onnistuminen. Päämäärien alla esitetyt tunnusluvut kuvaavat usean päämäärän toteutumista, koska henkilöstöohjelman päämäärät nivoutuvat yhteen. Tunnusluvut on valittu Kuntatyönantajien henkilöstöraporttisuosituksen mukaisesti. Henkilöstöraportti käsitellään yhteistyötoimikunnassa, joka Porvoossa toimii myös työsuojelutoimikuntana. Henkilöstöraportti on laadittu aiempien vuosien tapaan henkilöstöjohdon ja henkilöstöpalveluiden yhteistyönä. Henkilöstöraportin tiedoissa on mukana liikelaitosten tiedot silloin kun ne ovat olleet saatavilla. Anu Kalliosaari henkilöstöjohtaja 3

2 Henkilöstöohjelma 2014 2017 Henkilöstöohjelma 2014-2017 pohjautuu 2013 hyväksyttyyn kaupunkistrategiaan. Toimintaympäriston analyysin perusteella henkilöstöohjelmaan määriteltiin keskeisimmät tavoitteet ja toimenpiteet. Henkilöstöohjelman valmistelussa huomioitiin myös keväällä 2014 tehdyn henkilöstökyselyn tulokset. Henkilöstöohjelmaan valittiin kolme päämäärää: Tuloksellisuuden parantaminen, jolla tavoitellaan tehtävien työtapojen, prosessien ja henkilöstön sijoittelun jatkuvaa tarkastelua siten, että toiminta on tarkoituksenmukaista ja tuloksellista. Laadukas työelämä tarkoittaa, että työyhteisö voi hyvin, asiakkaat ovat tyytyväisiä, palvelujen laatu on korkea ja työssä viihtyvyys lisääntyy. Hyvinvoivassa työyhteisössä työntekijät voivat hyödyntää omaa osaamistaan ja parhaita ominaisuuksiaan. Rekrytoinnissa onnistuminen vahvistaa osaamista ja luo edellytyksiä tuottavalle toiminnalle ja laadukkaille palveluille sekä hyvinvoivalle henkilöstölle. Laadukkaiden palveluiden tuottamisen edellytys on osaava ja hyvinvoiva henkilöstö. Kaikki kolme strategista päämäärää nivoutuvat yhteen. Tuloksellisuus edellyttää hyvinvoivia työyhteisöjä ja rekrytoinnissa onnistumista. Tuloksellisuus ja työssä onnistuminen puolestaan tuottavat työhyvinvointia. 4

3 Tuloksellisuuden parantaminen Henkilöstörakenne ja työpanos Henkilöstöohjelman mukaisesti henkilöstö on mitoitettu siten, että kaupunki pystyy tarjoamaan laadukkaat, oikein mitoitetut, vähintään lakisääteiset palvelut asukkailleen. Henkilöstön työpanosta on suunnattava tehtäviin, joissa palvelujen tarve kasvaa. Tavoitteena on kuitenkin, ettei henkilötyövuosien määrä kasva, vaan prosesseja ja työtehtäviä on arvioitava uudelleen ja hyödynnettävä tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. Henkilötyövuodet ja työpanos Henkilötyövuodet kuvaavat vuoden aikana vuoden aikana palvelussuhteessa ollutta työvoimaa. Henkilötyövuodet 2014 3 280,12 Muutos + 0,01 % Henkilötyövuodet 2013 3 279,67 Muutos + 1,35 % Henkilötyövuodet 2012 3 235,84 Henkilötyövuosi = palkallisten palveluksessaolopäivien lukumäärä kalenteripäivinä/ 365 * osa-aikaprosentti. Työpanosta laskettaessa henkilötyövuosista on vähennetty kaikki poissaolot, jolloin se kertoo todellisen käytettävissä olevan työpanoksen. Vuonna 2014 työpanos oli ilman opetushenkilöstön työpanosta 2171,84 henkilötyövuotta (2171,31 v 2013). Muun kuin opetushenkilöstön työpanos nousi 0,53 %, vaikka henkilötyövuosien määrä pysyi käytännössä samana. Säännöllisenä työaikana tehtyjen tuntien määrä on laskenut, joten työpanoksen nousu selittyy lisä- ja ylityöaikana tehdyllä työllä. Opetushenkilöstön osalta työpanos on kasvanut säännöllisenä työaikana tehtynä työnä. Koko henkilöstön työpanos nousi 6,43 henkilötyövuotta. Vuosi Säännöllinen työaika tehdyt tunnit Lisä- ja ylityöaika tehdyt tunnit Työaika yhteensä tehdyt tunnit Työpanos (pl. kaikki poissaolot) 2014 4 083 797,56 38 703,44 4 122 501,00 2 171,84 2013 4 096 894,84 35 577,87 4 132 472,71 2 171,31 Muutos -13 097,28 3 125,57-9 971,71 0,53-0,32 % 8,79 % -0,24 % 0,02 % 5

Henkilöiden lkm Vuosi Säännöllinen työaika tehdyt tunnit Lisä- ja ylityöaika tehdyt tunnit Työaika yhteensä tehdyt tunnit Työpanos 2014 632 006,93 37 082,91 669 089,84 644,00 2013 631 467,59 37 962,31 669 429,90 638,10 Muutos 539,34-879,40-340,06 5,90 0,09 % -2,32 % -0,05 % 0,92 % Palvelussuhteiden määrä Koko kaupungin henkilöstön määrä 2010-2014 Vakituiset, määräaikaiset, lyhytaikaiset palvelussuhteet sekä vapautetut omista tehtävistään 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2010 2011 2012 2013 2014 Vakinaiset 2588 2550 2627 2668 2653 Määräaikaiset 820 872 919 905 831 Vapautetut omista tehtävistä 123 116 106 91 93 Lyhytaikaiset 43 24 44 57 32 Yhteensä 3574 3562 3696 3721 3609 Kaupungin henkilöstön palvelussuhteiden määrä väheni yhteensä 112 palvelussuhteella. Suurin muutos tapahtui määräaikaisen henkilöstön määrässä, joka laski 74 palvelussuhteella. Vakinaisten ja omasta tehtävästään vapautettujen yhteismäärä väheni 13 palvelussuhteella edellisen vuoden loppuun verrattuna. Vakinaisten määrä on vähentynyt eniten liikelaitos Porvoon Tilapalveluissa (- 14 palvelussuhdetta). Vakinaisten palvelussuhteiden määrä on vähentynyt sosiaali- ja terveystoimessa kuudella ja konsernihallinnossa kolmella palvelussuhteella, kun palvelussuhteiden määrä lisääntyi sivistystoimessa seitsemällä ja Kuninkaantien työterveydessä kolmella palvelussuhteella. Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen vakinaisen henkilöstön määrä pysyi samana. Palvelussuhteet vähenevät kun tehtäviä on jätetty täyttämättä eläköitymisten ja muun vaihtuvuuden seurauksena. Määräaikaisten palvelussuhteiden määrä on vähentynyt eniten sivistystoimessa, 42 palvelussuhteella. Sivistystoimessa on vakinaistettu pitkään määräaikaisena toimineita, kun palvelutarve on 6

vakiintunut. Konsernihallinnossa on vuoden lopussa ollut yksi määräaikainen palvelussuhde enemmän kuin vuotta aiemmin, muilla toimialoilla ja liikelaitoksissa määräaikaisten palvelussuhteiden määrä on vähentynyt. Lyhytaikaisia sijaisia on ollut 25 vähemmän kuin edellisessä vuodenvaihteessa. Ammattiluokista suurimmat ovat hoitohenkilöstö, kasvatushenkilöstö, peruskoulun opettajat ja muut opettajat. Kielijakauma Henkilöstöstä on suomenkielisiä 69,7 % (69,9 %) ja ruotsinkielisiä 30,3 % (30,1 %). Ruotsinkielisten osuus on hieman noussut vuoden aikana. Palkkajärjestelmä ei mahdollista muita kielivalintoja kuin suomen tai ruotsin, joten vieraskielisten osuutta ei saada. Työvoimakustannukset 2014 Työvoimakustannukset tarkoittavat verollisia bruttoansioita lisättynä työnantajamaksuilla. Palkkausmenoihin lasketaan mm. säännöllisen työajan palkka, yli- ja vuorotyökorvaukset, vuosilomakorvaukset, lomarahat, muut lisät ja palkkiota sekä muut työhön liittyvät palkkakustannukset. Tiedot on kerätty kaupungin palkkajärjestelmästä. Työvoimakustannukset ovat nousset edellisestä vuodesta 1,37 % (v. 2013 työvoimakustannukset yhteensä 139 485 785 ), mikä selittyy osin lisä- ja ylityönä tehdyn työn lisääntymisestä ja kunnallisesta palkkaratkaisusta 1.7.2014, jonka kustannusvaikutus oli kuntasektorilla keskimäärin 0,8 %. Sivukulut (21,9 %) Yhteensä Tunnit Mies 28 201 173 6 239 510 34 440 683 1 175 552 Nainen 87 588 442 19 378 943 106 967 385 3 616 039 Yhteensä 115 789 615 25 618 452 141 408 067 4 791 591 7

TOIMIALA Henkilöstömäärä Palkat ja palkkiot milj. 31.12.2014 31.12.2013 muutos 2014 2013 muutos Konsernihallinto 257 259-0,8 % 10,6 10,3 3,5 % Sosiaali- ja terveystoimi 1011 1050-3,7 % 36,4 36,0 1,2 % Sivistystoimi 1721 1758-2,1 % 51,0 50,5 1,0 % Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 254 260-2,3 % 7,4 7,4 0,1 % Porvoon vesi 44 47-6,4 % 1,8 1,8 1,7 % Kuninkaantien työterveys 27 25 8,0 % 1,3 1,1 19,9 % Porvoon tilapalvelut 295 322-8,4 % 7,8 8,1-3,5 % YHTEENSÄ 3609 3721-3,0 % 116,4 115,1 1,1 % Palkantarkistukset 2014 Kaupungin palkkaus- ja palkitsemisjärjestelmä on oikeudenmukainen, kilpailukykyinen ja kannustava. Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) piiriin ja teknisten sopimuksen (TS) piiriin kuuluvilla tehtäväkohtaista palkkaa korotettiin 20 euroa 1.7.2014 lukien. Tuntipalkkaisilla (TTES) yleiskorotus toteutettiin tarkistamalla perustuntipalkkoja 12 13 senttiä tunnilta. Opetushenkilöstön sopimuksessa (OVTES) korotusvarat käytettiin 0,58 prosentin yleiskorotukseen, kiertävien opettajien matkakustannuskorvausten tarkistuksiin, vuosisidonnaisten lisien painoarvon pienentämiseen sekä 1. ja 2. kalleusluokan lähentämiseen. Lääkärisopimuksessa (LS) korotusvaroja kohdennettiin sekä päivystysjärjestelmän uudistamiseen että lääkäreille, hammaslääkäreille ja eläinlääkäreille maksettavaan yleiskorotukseen. Muutokset toteutettiin pääsääntöisesti 1.1.2015, lukuun ottamatta SL:n liitteen 5 piirissä olevien kunnallisten eläinlääkärien korotuksia, joiden tehtäväkohtaista palkkaa korotettiin 0,62 % yleiskorotuksella 1.7.2014 alkaen. Palkkaratkaisun kokonaiskustannusvaikutus oli kuntasektorilla 0,8 % palkkasummasta. 8

Muu palkitseminen ja henkilöstöetuudet Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisesti työnantajan on käytettä henkilökohtaisiin lisiin vähintään 1,3 % kaupungin palveluksessa olevan KVTES:n piiriin kuuluvan henkilöstön tehtäväkohtaisten palkkojen yhteismäärästä. Porvoon kaupungissa on maksettu henkilökohtaisia lisiä maksettu 1 628 458,57 euroa. Tulos- ja kannustinpalkkioita on maksettu yhteensä 36 643,42 euroa. Tulospalkkiojärjestelmä on ollut käytössä vanhus- ja vammaispalveluissa kotihoidossa. Koko kaupungissa on käytössä motivaatiolisä, jota käytetään jälkikäteisenä kertapalkkiona. Virkistystoiminta Virkistystoiminnan nettomenot olivat keskitetyssä toiminnassa 43 213 eli noin 12 / hlö. Virkistystoiminnan käyttökertoja oli 5 705 (10 344). Liikuntaseteleitä myytiin henkilöstölle yhteensä 21 245 kappaletta (13 610 kpl). Henkilökunnan ja eläkeläisten uintia sponsoroitiin vielä tammi-kesäkuussa 2014. Heinäkuusta alkaen uintia ei enää tuettu erikseen, vaan uimahallimaksuihin sai käyttää liikuntaseteleitä, joita kaupunki sponsoroi henkilökunnalleen. Kymmenen henkilöstön ja heidän perheidensä virkistyskäyttöön tarkoitettua kesämökkiä oli vuokrattuna 30.4. 3.10.2014. Talviasuttavaa Mesimarja- ja Ahomansikka-mökkiä vuokrattiin ympäri vuoden. Mökit sijaitsevat Sondbyn Skepparsissa, Tolkkisissa ja Veckjärvellä. Mökkien nettokustannukset olivat 16 454 (17 296 ). Taulukko: Virkistystoimintaan osallistuminen 2010 2014 Tapahtumat/Toiminnat Osallistumiskerrat 2010 Osallistumiskerrat 2011 Osallistumiskerrat 2012 Osallistumiskerrat 2013 Osallistumiskerrat 2014 Tapahtumat mm. teatteri ja museokäynnit, puutarharetki 472 383 641 543 398 Mökkien vuokraus 247 236 237 234 225 Sarjaliput elokuviin 236 251 452 468 332 Senioritoiminta 1140 1067 1006 1352 932 Liikunnalliset toiminnat 8325 7637 7414 7747 3818 Liikuntasetelit/kpl 13 610 21 245 Osallistujat yhteensä 10420 9574 9750 23 954 26 950 Henkilöstöasiain neuvottelukunta Henkilöstöasiain neuvottelukunta koordinoi kaupungin henkilöstöasioita, joista yleisimmät ovat tehtäväkohtaiset palkantarkistukset ja nimikemuutokset. Henkilöstöasiain neuvottelukunta on laatinut ohjeistukset palkantarkistus- ja nimikemuutosmenettelylle. Neuvottelukunnan tärkein tehtävä on huolehtia että tehtäväkohtaiset palkat vastaavat tehtävän vaativuutta ja vertailuryhmää. 9

Neuvottelukunta on kokoontunut kymmenen kertaa. Kokouksissa on puollettu 42 tehtäväkohtaisen palkan tarkistusta ja 29 nimikemuutosta. Kaksi esitystä palautettiin ja puollettiin lisäselvitysten jälkeen. Lisäksi neuvottelukunta on käsitellyt ja antanut lausuntonsa henkilöstösuunnitelmasta. Henkilöstöasiain neuvottelukunta antaa lausuntoja eikä sillä ole päätösvaltaa. Lopullisen päätöksen tehtäväkohtaisen palkan tarkistuksesta tekee toimialajohtaja tai muu viranhaltija, jolle päätösvalta on delegoitu. Lausunto sitoo päätöksentekijää siten, että mikäli henkilöstöasiain neuvottelukunta ei puolla palkantarkistusesitystä, tulee asia saattaa lautakunnan päätettäväksi, ellei esityksestä luovuta. Strategiset ja työnantajapolitiikkaan liittyvät asiat käsitellään kaupunginhallituksessa. Tällaisia asioita ovat muun muassa: - henkilöstöpoliittinen ohjelma strategiakausittain ja tarvittaessa useammin - henkilöstösuunnitelma vuosittain - henkilöstötilinpäätös vuosittain ja henkilöstömäärän kehittymisen seuranta osavuosiraporttien yhteydessä - ansiomerkkien hakeminen vuosittain - mahdolliset palkkausjärjestelmien käyttöönotot kuten esim. kannustin- tai tulospalkkiojärjestelmät Henkilöstöasian neuvottelukunta ei ole yhteistoimintaelin eikä korvaa neuvottelumenettelyä työnantajan ja henkilöstöjärjestöjen kanssa. Osaamisen varmistaminen Ammattitaitoinen ja osaava henkilöstö on laadukkaiden ja kilpailukykyisten palveluiden edellytys. Henkilöstön koulutustarve määritellään vuosittain kehityskeskustelussa. Vastuu ammatillisen osaamisen kehittämisestä on toimialoilla ja tehtäväalueilla. Keskitetyn koulutuksen tarjoamisesta vastaa henkilöstöjohto yhdessä muun konsernijohdon ja hallintopalvelukeskuksen kanssa. Koulutus Koulutusmenot koko organisaatiossa olivat 547 525 (467 528 ) Keskitetyn koulutuksen kustannukset olivat 25 826 (13 767 ). Keskitetysti järjestettiin 56 (44) koulutustilaisuutta. Koulutuksiin osallistui n. 1300 henkilöä. Koulutusmenot koko organisaatiossa 2014 Konsernihallinto 124 727 Sosiaali- ja terveystoimi 174 514 Sivistystoimi 205 125 Yhteensä 504 366 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 43 159 10

Oppisopimusopiskelijat Vuoden 2014 aikana Porvoon kaupungilla oli yhteensä 111 solmittua oppisopimusta. Oppilaitos Sopimusten määrä Oppisopimuskeskus 100 Point College 7 Practicum 4 Oppisopimuksella opiskeltiin mm. johtamisen erikoisammattitutkintoon (35, kaksi kurssia), lähihoitajaksi (15), tilahuollon ja ruokahuollon tehtäviin (22). Sosiaali- ja terveysalan lisätutkintoa (kulttuurinen hoitotyö) suoritti 22 henkilöä. Muita oppisopimuksella opiskeltuja tutkintoja olivat koulunkäynninohjaaja, perhepäivähoitaja, merkonomi, datanomi ja liikunnanohjaajan tutkinto Koulutussuunnitelma ja koulutuskorvaus Vuonna 2014 tehtiin ensimmäinen koko kaupungin koulutussuunnitelma, joka on perusteena Työttömyysvakuutusrahaston maksamaan koulutuskorvaukseen. Suunnitelma käsiteltiin yhteistyötoimikunnassa vuoden alussa. Koulutuskorvaukseen oikeuttavia koulutuspäiviä oli koko henkilöstöllä 4624. Koulutuskorvaussumma vähennetään kaupungin maksettavasta työttömyysvakuutusmaksusta. Henkilöstöinvestoinnit Henkilöstön osaamisen kehittäminen, hyvinvoinnin ylläpito ja parantaminen edellyttävät myös rahallista panostusta. Työhyvinvoinnin toimintoihin sisältyy mm. usein itsestään selvyytenä pidetyt henkilöstön kouluttaminen, työterveyshuolto, työsuojelu, työpaikkaliikunta ja henkilöstöruokailun järjestelyt. Näiden panostusten näkyväksi tekemisellä voidaan osoittaa työnantajan valmiutta sijoittaa henkilöstön hyvinvointiin. Henkilöstöinvestoinnit Porvoossa 2014, nettokustannukset Henkilöstön koulutus 547 525 Toimialojen työhyvinvointitoiminta 44 149 Kuntoutus/ Aslak ja Tyk 54 574 Lounassetelit 70 987 Virkistys-, kulttuuri- ja vapaa-ajan toiminta (sis. liikuntasetelit) 59 667 Työpaikkaliikunta- ja Voi Hyvin -toiminta 13 000 Muut projektit (keskitetyn työhyvinvointimäärärahan käyttö ja muut hankkeet) 39 428 Työterveyshuolto, netto 733 956 Henkilöstöinvestoinnit yhteensä 1 563 286 11

Luvut eivät sisällä liikelaitosten tietoja. Kokonaisuudessaan henkilöstöinvestoinnit yhteensä olivat 437 /henkilö (ei sis. lyhytaikaisia palvelussuhteita) (442 v. 2013). Määrä on pysynyt lähes ennallaan. Ilman koulutuksen, kuntoutuksen ja työterveyshuollon kustannuksia henkilöstöinvestoinnit olivat 227 231 eli 63,50 /henkilö (68,10 ). 12

4 Laadukas työelämä Työhyvinvointi Henkilöstöohjelman mukaisesti vahvistamme työn mielekkyyttä ja parannamme työyhteisöjen viihtyvyyttä. Porvoon kaupungin työhyvinvointityötä ohjasi työsuojelun ja työhyvinvoinnin ohjelma. Ohjelma ohjaa henkilöstöön kohdistuvaa työhyvinvointityötä, työhyvinvointimäärärahojen käyttöä, toimialojen työhyvinvointisuunnitelmien laatimista ja niihin sisältyvien työhyvinvointimäärärahojen käytön suunnittelua. Ohjelman tavoitteena on turvallisuuden, terveellisyyden ja työhyvinvoinnin edistäminen ja työntekijöiden työkyvyn ylläpito. Ohjelmassa on kuvattu työhyvinvoinnin tavoitteet ja toimenpiteet, jotka liittyvät työhön, työoloihin, terveyteen ja toimintakykyyn. Yhteistyötoimikunta päätti vuoden 2014 lopussa, että henkilöstöohjelma 2014-2017 on jatkossa myös työsuojelun ja työhyvinvoinnin ohjelma, erillistä ohjelmaa ei laadita. Henkilöstöohjelman päämäärät tuloksellisuuden parantaminen, laadukas työelämä ja rekrytoinnissa onnistuminen sekä ohjelman tavoitteet, toimenpiteet ja tunnusluvut sisältävät työsuojelun ja työhyvinvoinnin keskeiset asiat. Työhyvinvointimäärärahat Toimialojen työhyvinvointimäärärahat varattiin toimialojen omaan talousarvioon. Sivistystoimessa määrärahat osoitetaan sivistystoimen johdon talousarviosta. Määrärahat tuli käyttää toimialojen henkilöstökyselyn tavoitteiden mukaiseen ja työhyvinvointia tukevaan toimintaan. Vuonna 2014 pelastustoimen talousarviossa ei ollut yhteistä työhyvinvointirahaa. Henkilöstöjohdon talousarvioon varattua keskitettyä määrärahaa 80 000 käytettiin mm. työpaikkojen työnohjauksen tukemiseen. Lisäksi määrärahaa kohdennettiin koulutukseen, työnohjaukseen sekä virkistys- ja Voi Hyvin -toimintaan. Vuonna 2014 työhyvinvointimäärärahoja ei käytetty työkokeiluihin. 13

Taulukko: Vuoden 2013 työhyvinvointimäärärahojen käyttö Määräraha Rahan käyttö Konsernihallinto 10 000 9 126 Sivistystoimi 30 000 12 741 Sosiaali- ja terveystoimi 20 000 10 899 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 0 11 383 Keskitetty määräraha /Henkilöstöjohto 80 000 39 428 Yhteensä 140 000 83 577 Työterveyspalvelut Kaupunki tarjoaa laadukkaita työterveyspalveluja, joilla pyritään ennaltaehkäisemään työperäisiä sairauksia ja minimoimaan niistä johtuvia poissaoloja. Porvoon kaupungilla on sopimus työterveyspalvelujen tuottamisesta Kuninkaantien työterveyden kanssa. Kuninkaantien työterveyden henkilöstön työterveyshuollosta vastaa Mehiläinen Oy. Lisäksi Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella on sopimus työterveyspalvelujen järjestämisestä Työelämäpalvelut Mehiläinen Forumin kanssa Loviisan toimipisteen henkilöstölle. Sopimukset sisältävät lakisääteiset terveydenhuoltopalvelut ja työnantajan vapaaehtoisesti järjestämät sairaanhoitopalvelut. Toimintaa ohjas työterveyshuollon toimintasuunnitelma vuosille 2014 2016. Työterveyspalveluiden toiminta perustui suunnitelman mukaisesti työpaikkalähtöiseen toimintaan, jonka perustana on työpaikkaselvitys. Selvitykseen kuuluivat laajat esiselvitykset: työpaikkakäynnin suunnittelu, työpaikalla tehtävät havainnot, työn keskeisten vaaratekijöiden tunnistaminen ja mahdollisten jatkoselvitysten suunnitteleminen terveystarkastuksineen. Työpaikkaselvityksestä ja - käynnistä laaditaan raportti, jossa suunnitellaan muun muassa seuranta ja kuntoutustarpeet sekä annetaan toimenpidesuosituksia työolosuhteiden parantamiseksi. Porvoon kaupungin ja liikelaitosten työterveyspalvelujen kustannukset olivat talousarviotietojen mukaan 1 558 525 (1 346 515 ). Kela maksaa hyväksymistään kustannuksista korvauksia 50 60 %. Arvioitu kustannusten korvausmäärä on 685 000. (kaupungin osuus 515 000, muut 170 000 (55 %). 14

Terveysperusteiset poissaolot Terveysperusteisten poissaolojen ennaltaehkäisy ja varhainen välittäminen lisäävät osaltaan tuloksellisuutta ja työyhteisön työhyvinvointia. Vähentämällä terveysperusteisia poissaoloja voimme tuottaa paremman palvelutason henkilöstömäärää lisäämättä. Porvoon kaupungilla on ollut jo pitkään käytössä varhaisen puuttumisen malli ja ohje toimintatavoista pitkittyneissä ja toistuvissa sairauspoissaoloissa. Taulukko: Terveysperusteisiin poissaoloihin liittyvien mittareiden vertailu 2010 2014 2010 2011 2012 2013 2014 Terveysperusteiset poissaolopäivät yhteensä Terveysperusteiset poissaolopäivät suhteessa henkilöstömäärään Terveysperusteisten poissaolojen palkkakustannukset 49 093 48 165 46 679 47 109 48 581 13,74 13,53 12,63 12,66 13,46 3 249 559 3 198 114 3 200 737 3 318 844 3 538 899 (m.l. liikelaitokset) Vuoden 2014 tilastot osoittavat, että terveysperusteisten poissaolojen määrä on noussut. Terveysperusteisten poissaolopäivien lukumäärä suhteessa henkilöstömäärään on noussut 13,46 kalenteripäivään henkilöä kohden. Kalenteripäivinä esitettyä lukua ei voi suoraan verrata työpäivinä esitettyihin tietoihin. Vuonna 2013 Porvoossa oli terveysperusteisia poissaoloja 12,66 kalenteripäivää/työntekijä, kun kunta-alalla keskimäärin luku oli 16,7 kalenteripäivää/työntekijä. Kunta-alan tietoa vuodelta 2014 ei vielä ole saatavissa. 15

Terveysperusteiset poissaolot jakautuvat seuraavasti: 1-5 päivän poissaolot lisääntyivät 863 päivää, 6-60 päivän poissaolot lisääntyivät 725 päivää, 61 180 päivän poissaolot lisääntyivät 640 päivällä ja yli 180 päivän poissaolot vähenivät 756 päivää. Eniten on edelleen 6-60 päivän poissaoloja. Pitkien terveysperusteisten poissaolojen vähentyminen kertoo siitä, että pitkittyneisiin poissaoloihin puututaan. Lyhyiden poissaolojen lisääntyminen puolestaan antaa viitteitä kuormittuneisuudesta, mitä tukee niin henkilöstökyselyn kuin työsuojelun riskienarvioinnin tulokset. Työantajan on ilmoitettava työterveyshuollolle kaikki yli 30 päivää kestäneet sairauspoissaolot. Näin työterveyshuolto on mukana pitkittyvissä sairauksissa entistä varhaisemmassa vaiheessa. Porvoon kaupunki ilmoittaa työterveyshuollolle kaikki sairauspoissaolot, joista on lääkärintodistus, joten diagnoositiedot kattavat pääsääntöisesti kaikki yli 5 päivää kestäneet sairauspoissaolot. 1-5 päivän sairauspoissaoloista ei yleensä tarvitse toimittaa lääkärintodistusta. Kuninkaantien Työterveydessä vuoden aikana kirjatuista 44 176 (42 332) terveysperusteisista poissaolopäivästä aiheutui 31,3 % (28,9 %) tuki- ja liikuntaelin sairauksista, mielenterveyden häiriöistä 21,1 % (16,0 %), hengityselinten sairauksista 9,4 % (9,4 %) ja muista diagnooseista yhteensä 22,4 % (26 %). Työtapaturmat ja ammattitaudit Porvoon kaupunki on vakuuttanut kaikki työntekijänsä työtapaturmien varalta. Lakisääteisistä tapaturmavakuutuksista vastaa IF - Vahinkovakuutusyhtiö Oy. Työtapaturmien korvausjärjestelmä perustuu työtapaturmavakuutuslakiin. 16

IF:n tietojen perusteella työtapaturmia sattui 220 kpl (285 kpl). Työtapaturmat vähenivät 65 kpl (22,8 %) vuodesta 2013. 250 200 150 100 Työtapaturmien ja ammattitautien lukumäärä 2010 2014 124 168 174 229 180 50 0 32 37 42 49 32 1 1 0 7 8 2010 2011 2012 2013 2014 Ammattitauti Työmatkalla Työpaikalla Työtapaturmia aiheuttivat eniten putoamiset ja kaatumiset, äkilliset fyysiset kuormittumiset ja terävään esineeseen astumiset. Tapaturmat vahingoittivat eniten sormia, jalkoja ja selkää. Työtapaturmat eivät aiheuttaneet pysyvää invaliditeettia eivätkä kuolemaa. Työtapaturmista aiheutui 1901 (1933) sairauspoissaolopäivää. Luvussa ovat mukana myös vuonna 2013 alkaneet sairauspoissaolot. Poissaolon pituus Työtapaturmien määrä kpl Työtapaturmien määrä % Ei poissaoloa 123 56 1-3 päivän poissaolo 26 12 5-31 päivän poissaolo 56 25 Yli 31 päivän poissaolo* 15 7 * Yli 31 päivän poissaolon aiheuttaneista työtapaturmista (vakavat työtapaturmat) kaksi tapaturmaa sattui työmatkalla, muut tapaturmat sattuivat työssä. 17

Tapaturmataajuus 2009-2014 Porvoon kaupungin tapaturmataajuus Vertailuryhmän tapaturmataajuus *Vuoden 2014 vertailuryhmän tiedot saadaan vuonna 2015 Tapaturmataajuus = Työtapaturmien määrä/ milj. työtuntia Vertailuryhmän tapaturmataajuus = Suomessa vastaavalla toimialalla toimivien yritysten tai yhteisöjen tapaturmataajuus. Toimialaluokitus (TOL) on Tilastokeskuksen ylläpitämän luokituksen mukainen. Vertailuryhmä : Julk. hallinto, kuntasektori (TOL84) Työtapaturmista ilmoittaminen ja vakuutustodistusten antaminen -ohje päivitettiin vuoden 2013 lopussa. Ohjeessa korostetaan muun muassa esimiehen vastuuta työtapaturmien ilmoittamisessa, korjaavien toimenpiteiden tekemisessä ja sairauspoissaolojen seurannassa. Vuoden 2014 perehdytettiin esimiehiä ohjeen mukaiseen toimintatapaan esimiesinfoissa sekä työsuojeluparikoulutuksissa. Työtapaturmiin liittyviä asioita käsiteltiin aikaisempaa laajemmin johtoryhmissä, yhteistyötoimikunnassa ja yhteistyöryhmissä. Vuoden 2014 aikana jatkettiin edelleen työtapaturmaprossin kehittämistä, painopisteenä työtapaturman tutkinnan ja seurannan kehittäminen. Voi hyvin -toiminta Voi Hyvin- toiminnan tarkoituksena on aktivoida kaupungin henkilöstöä työkyvyn ylläpitämiseksi. Tätä toimintaa koordinoi liikunnanohjaaja joka vuoden aikana järjestää erilaisia liikuntatapahtumia ja tutustumisia eri liikuntalajeihin ja -muotoihin. Vuoden 2014 aikana järjestettiin 6 ohjattua ryhmää, 3 kurssia (kuntosali ja fustra) ja 6 erilaista liikuntatapahtumaa. Lisäksi kuukausittain järjestettiin intro-tunteja, joissa henkilöstö pääsi tutustumaan ja kokeilemaan erilaisia liikuntamuotoja ja -lajeja. Intro-tunteja järjestettiin vuoden 2014 aikana yhteensä 15 kpl seuraavista lajeista; itsepuolustus, yogaflow, kahvakuula, pumppi, gymstick, juoksukoulu, jousiammunta, bodychallenge, HiiT, kuntotanssi, zumba, salsa, jooga, shindo ja balance. 18

Aivan uusia liikuntajuttuja vuoden 2014 aikana olivat Hymis-liikuntakampanja ja tankofutis-turnaus Voi Hyvin-viikon yhteydessä. Loka-marraskuussa Porvoo osallistui Hymis-liikuntakampanjaan ja kamppaili Suomen huippukuntoisin Kunta -tittelistä. Lopputuloksissa Porvoo sijoittui jaetulle 3. sijalle. Tankofutis-turnaus kisattiin Voi Hyvin-viikon yhteydessä. Mukaan ilmoittautui 18 joukkuetta. Koko turnauksen voiton nappasi Ströhön joukkue. Liikunnanohjaaja vierailee myös työpaikoilla pyydettäessä. Tänä vuonna työpaikoilla ohjattiin mm. taukojumppaa, venyttelyä, keppijumppaa ja kahvakuulaa. Liikunnanohjaajan apuna toimivat agentit jotka koordinoivat Voi Hyvin-toimintaa lähinnä omalla työpaikallaan. Tänä vuonna agenttien määrä oli noin 160 kpl. Sisäinen viestintä Henkilöstöohjelma linjaa, että sisäisen viestinnän kanavat ovat koko henkilöstön käytössä. Intran roolia ensisijaisena sisäisen viestinnän kanava korostettiin entisestään. Intran työtiloja otettiin käyttöön asteittain. Viikkoinfo julkaistiin sähköisessä muodossa Intrassa ja sivistystoimen käyttämässä pedanetissä. Työpaikoille, joissa ei ole mahdollisuutta käyttää tietokonetta, Viikkoinfo lähetettiin edelleen painettuna versiona. Painettuna versiona Viikkoinfo lähti 64 työpaikalle. Vuoden aikana ilmestyi 51 Viikkoinfoa. Viikkoinfossa julkaistaan kaikki organisaation sisäiset tiedotteet, koulutusilmoitukset ja virkistystoiminnan ja Voi Hyvin -tiedotteet. Lisäksi siinä julkaistaan kaupungin avoimet työpaikat. Kaikki Viikkoinfon tiedotteet ja ilmoitukset julkaistaan aina myös Intrassa. Esimiesiltainfoja pidettiin kevätkaudella kerran kuukaudessa. Syksystä alkaen info pidettiin joka toinen kuukausi. Vuoden aikana pidettiin 8 esimiesinfoa. Esimiesinfoissa käsiteltiin kulloinkin ajankohtaisia asioita ja käytiin läpi kaupungin ohjeistuksia. Esimiesinfoihin osallistui keskimäärin 35 esimiestä/tilaisuus. Henkilöstökysely Henkilöstön työssä viihtymistä mitataan säännöllisesti ja tulosten perusteella työyhteisöjä kehitetään suunnitelmallisesti. Henkilöstökysely toteutettiin keväällä 2014 Kevan työsykekyselynä. Tulosten käsittelyn yhteydessä on sovittu toimialakohtaisista kehittämistoimenpiteistä ja niiden toteutumisen seurannasta. Kaupunkitason kehittämistoimenpiteet konkretisoidaan, vastuutetaan ja täsmennetään henkilöstöohjelman mukaisesti sen käsittelyn yhteydessä. Kyselyn tulokset osoittavat Porvoon kaupungin henkilöstön työhyvinvoinnin olevan keskimääräistä kuntaa paremmalla tasolla. Henkilöstökyselyssä kaupungin vahvuuksiksi koettiin: - Esimiestyö, avun ja tuen antaminen, esimiestyön oikeudenmukaisuus ja puolueettomuus 19

- Kehityskeskusteluita käydään huomattavasti useammin kuin verrokeissa keskimäärin ja ne vastasivat odotuksia ja tarpeita - Työyhteisön toimivuus, työpaikkaansa on valmis suosittelemaan 82 % vastanneista. - Työkavereilta saatava apua ja tuki sekä työpaikan ilmapiiri. - Työolot ovat lähes kauttaaltaan hyvällä tai erinomaisella tasolla - Mielekkäät työtehtävät - Työvälineet ja turvallisuustekijät - Oman työn arvostus - Työyhteisössä koettua henkistä väkivaltaa, kiusaamista ja syrjintää esiintyy hyvin harvoin Porvoon kaupungissa. Henkilöstökyselyssä koettiin kehitettäviksi asioiksi: - Esimiehen palautteen antamisessa - Työlle ei ole asetettu yhtäkään keskeistä seurattavaa tavoitetta. - Toimialajohtaminen ja koko organisaation johtamiseen. Tilanne on kuitenkin selkeästi parempi kuin verrokkikunnissa. - Osallistumismahdollisuudet työyhteisön pitkän tähtäimen suunnitteluun - Työhön perehdyttäminen. - Ergonomisten tekijöiden huomioiminen. Tasa-arvosuunnitelman toteutuminen Päivitetty tasa-arvosuunnitelma hyväksyttiin yhteistyötoimikunnassa 19.5.2014. Tasa-arvoisessa työyhteisössä toteutuvat sukupuolten välinen tasa-arvo, oikeudenmukaisuus, osallistuminen, työn ja perhe-elämän yhteen-sovittaminen sekä kaikkien työyhteisöön kuuluvien osaamisen hyödyntäminen. Tasa-arvosuunnitelman mukaisesti kaupungin tavoitteena on että avoinna oleviin tehtäviin hakeutuu miehiä ja naisia. Kaupungin kaikki avoimet työpaikat laitetaan haettavaksi KuntaRekry-ohjelman kautta. Tasa-arvosuunnitelman mukaisesti helpotetaan työn ja perhe-elämän yhteensovittamista. Naisilla ja miehillä on tasapuoliset mahdollisuudet käyttää perhevapaita ja koulutusta järjestetään myös pitkiltä perhevapailta palaaville. Työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi järjestetään mahdollisuuksien mukaan joustavia työaikoja. 20

Sukupuolista häirintää ja ahdistelua ei esiinny työpaikoilla. Kaupungilla on ohjeistus siitä, miten epäasialliseen kohtaluun puututaan työpaikoilla. Sukupuolijakauma Koko henkilöstöstä on naisia 77,5 % (77,9 %) ja miehiä 22,5 % (22,1 %). Miesten suhteellinen osuus on hieman noussut ja naisten vastaavasti laskenut. Suurin prosentuaalinen osuus naisia löytyy hoitoalalta eli sosiaali- ja terveystoimesta (92,7 %) ja Kuninkaantien työterveys liikelaitoksesta (88,9 %). Suhteessa eniten miehiä on Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella (83,5 %) ja liikelaitos Porvoon vedessä (72,7 %). 21

5 Rekrytoinnissa onnistuminen Vaihtuvuus Henkilöstöohjelman mukaan kiihtyvä eläköityminen tuo haasteita osaavan henkilöstön rekrytoinnille. Tulevaisuudessa tarvitaan entistä enemmän ennakoivaa suunnittelua, rakenteiden uudistamista ja toimintatapamuutoksia. Kaupungin ja liikelaitosten vakinaisen henkilöstön vaihtuvuus oli 190 (185) henkilöä. Määrä on viisi enemmän kuin vuonna 2013. Eläkkeelle näistä siirtyi 94 (104) henkilöä, mikä oli 10 vähemmän kuin edellisenä vuonna. Kevan ennusteen mukaan Porvoon kaupungin palveluksesta jää vuosittain eläkkeelle 110 115 henkilöä. 22

Eläköityminen Kuntien eläkelain (KuEL) perusteella vanhuuseläkkeelle jääneiden keski-ikä oli 64 vuotta, mikä on 0,4 vuotta korkeampi kuin vuonna 2013. KuEL:n mukaiselle vanhuuseläkkeelle jäi vuoden 2014 aikana yhteensä 81 henkilöä. Vanhuuseläkkeelle siirryttiin useimmiten hoito-, kiinteistöhuolto tai toimistoalan tehtävistä. Kunnan työntekijät kuuluvat pääosin KuEL:n piiriin. Opettajista KuEL:n piiriin kuuluvat muun muassa ne lukion ja peruskoulun opettajat jotka ovat syntyneet 1970 tai sen jälkeen, ja joiden työsuhde on alkanut 1999 tai sen jälkeen. Muut opettajat kuuluvat valtion eläkelain piiriin(vael). KuEL:n perusteella vanhuus eläkkeelle siirtyneiden henkilöiden keski-ikä: 2010 2011 2012 2013 2014 63,5 63,6 64,0 63,6 64,0 Kaikkien KuEL:n mukaisten eläkelajien (vanhuuseläke, työkyvyttömyyseläke, kuntoutustuki, osatyökyvyttömyyseläke, työttömyyseläke) mukaiselle eläkkeelle siirtyneiden keski-ikä on noussut 1,1 vuotta vuodesta 2013. Keski-iän nousu selittyy sillä, että vanhuus- ja työkyvyttömyyseläkkeelle jääneiden keski-ikä oli korkeampi kuin edellisenä vuonna. Kaikkien KuEL:n mukaisille eläkkeille siirtyneiden henkilöiden keski-ikä: 2010 2011 2012 2013 2014 58,7 60,1 61,4 59,5 61,6 Seuraavasta taulukosta nähdään ne kaupungin työntekijäryhmät, joista Kevan ennusteen mukaan jäädään eniten eläkkeelle seuraavina vuosina. Suurimmat haasteet rekrytoinnille tulevat hoitotehtävistä ja nimenomaan lähihoitajien rekrytoinnista. Yhdessä palvelutarpeen kasvun kanssa on lähihoitajatarve suuri. Seuraava suuri ryhmä on kasvatus- ja opetushenkilöstössä. Hallinnon osalta toimistosihteerin ja vastaavista tehtävistä on jäämässä vuosittain heidän kokonaismääräänsä suhteutettuna paljon työntekijöitä eläkkeelle. Tämän ryhmän osalta erityisesti hiljaisen tiedon siirtäminen, vaihtoehtoisten toimintamallien löytäminen ja tietotekniikan hyödyntäminen nousevat tärkeiksi. Jotta toimiala ja työyksikkö voivat kattavasti huomioida rekrytointitarpeensa on otettava huomioon eläkkeelle siirtyvien lisäksi myös muu vaihtuvuus. Kuntien eläkevakuutuksen (Keva) ennusteen mukaan vuosien 2015 2021 aikana arvioidaan eläkepoistuman olevan 768 henkilöä. 23

Vuosina 2014-2020 64 vuotta täyttävät/täyttäneet Ammattinimike 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 yht. Lähihoitaja ym. 10 8 19 16 12 15 17 97 Opettaja, lehtori, rehtori 4 3 4 5 9 15 14 54 Perhepäivähoitaja 0 3 2 1 2 1 6 15 Toimistosihteeri, kanslisti ym. 5 2 4 6 2 7 2 28 Tilahuoltaja, siivooja 6 13 3 7 10 2 10 51 Keittäjä, ruokapalvelutyöntekijä 4 2 6 4 4 4 0 24 Koulunkäyntiavustaja 2 1 3 4 2 2 4 18 Päällikkötehtävät 2 1 3 3 5 5 4 23 Sairaanhoitaja ym. 4 4 1 9 3 4 4 29 Muut hoitajat 1 1 2 3 1 4 3 15 Lääkäri 1 0 1 3 2 0 7 Sosiaalityöntekijä 1 1 0 1 0 0 2 5 24

Rekrytointi-ilmoitukset ja täyttöluvat Onnistuneella henkilöstöhankinnalla vahvistetaan osaamista ja luodaan edellytyksiä tuottavalle toiminnalle ja laadukkaille palveluille sekä hyvinvoivalle henkilöstölle. Vuonna 2012 laaditussa rekrytointisuunnitelmassa selvitetään rekrytointitarpeen kehittymistä vuoteen 2019 saakka. Rekrytointitarpeeseen vaikuttavat paitsi henkilöstön eläköityminen myös palvelutarpeen kasvu ja muu vaihtuvuus. Asiakirjan pohjalta toimialat tekevät omat rekrytointisuunnitelmansa kehittämisohjelmineen. Henkilöstöjohto ja hallintopalvelukeskuksen rekrytointitiimi päivittivät yhdessä organisaation rekrytointiohjeet. Kaupungin keskitetty rekrytointi-ilmoittelu hoidettiin hallintopalvelukeskuksessa. Työpaikkailmoittelu tehtiin lähes kokonaan sähköisesti ja kaikki avoimet työpaikat julkaistiin KuntaRekry-ohjelman kautta. Myös haku avoimiin tehtäviin tehtiin sähköisesti. Avoimet työpaikat julkaistiin aina kaupungin omilla verkkosivuilla ja pääsääntöisesti myös työ- ja elinkeinotoimiston sivuilla. Työpaikkailmoituksia julkaistiin 327 (366) kappaletta. Ilmoituksissa oli haettavana yhteensä 652 (677) työpaikkaa. Maksullisia ilmoituksia julkaistiin vuoden aikana eri lehdissä 22 (33) kappaletta. Avoimiin työpaikkoihin jätettiin yhteensä 4849 (5908) hakemusta. Hakijoista naisia oli 3562 ja miehiä 1287. Rekrytoinnit/avoimet työpaikat 2014 2013 toimialoittain Konsernihallinto 19/139 19 / 112 Sivistystoimi 200/282 215 / 316 Sosiaali- ja terveystoimi 86/185 106 / 204 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 5/5 7 / 8 Liikelaitokset 17/41 18 / 27 Kesätyöpaikat 9/210 9 / 201 Yhteensä 336/862 374 / 868 Virkojen ja toimien täyttölupamenettely on ollut käytössä vuodesta 2008. Koska viime vuosina henkilöstömäärä on kasvanut päinvastaisesta tavoitteesta huolimatta, kiinnitettiin loppuvuodesta erityistä huomiota virkojen ja tehtävien täyttämiseen ja täyttölupamenettelyä täsmennettiin 8.12.2014. Täyttöluvat toimialoittain 2014 2013 2012 Konsernihallinto 21 58 16 25

Sivistystoimi 298 320 316 Sosiaali- ja terveystoimi 182 265 251 Itä-Uudenmaan pelastuslaitos 4 7 14 Liikelaitokset 40 52 120 Yhteensä 545 702 717 26

6 Yhteistoiminta Yhteistyötoimikunta (Yttk) Yhteistoiminta Porvoon kaupungin ja henkilöstön välillä järjestetään kuntien yhteistoimintalain mukaisesti. Menettelyn tarkoituksena on lisätä henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia työssä, työn toteuttamisessa ja työyhteisön kehittämisessä sekä edistää kaupungin toiminnan taloudellisuutta ja tuloksellisuutta. Yhteistyötoimikunnan tehtävänä on huolehtia yhteistoiminnan yleisestä kehittämisestä Porvoon kaupungissa sekä huolehtia työsuojelulainsäädännön ja kunnallisen alan työsuojelusopimuksen noudattamisesta. Yhteistyötoimikunta toimii työnantajan ja henkilöstön välisenä yhteistyöelimenä sekä työsuojelun valvontalain edellyttämänä työsuojelutoimikuntana. Yhteistyötoimikunnassa on 14 jäsentä, joista viisi on työnantajan edustajaa ja yhdeksän henkilöstön edustajaa; työsuojeluvaltuutetut ja pääluottamusmiehet. Sihteerinä toimii henkilöstöjohtaja. Yhteistyötoimikunta kokoontui vuoden aikana 9 kertaa. Toimikunnassa käsiteltiin mm. henkilöstöohjelmaa, henkilöstökyselyä ja sen tuloksia, henkilöstökyselyn kehittämissuunnitelmaa, henkilöstötilinpäätöstä, työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa, päihdeohjelmaa, tasa-arvosuunnitelmaa, koneturvallisuusohjeistusta sekä seurasi työtapaturma- ja sisäilma-asioita. Toimikunta käsitteli Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueen tarkastuspöytäkirjoissa esiin tulleita asioita ja seurasi tarvittaessa toimenpiteiden toteutumista. Lisäksi yhteistyötoimikunta on käsitellyt Itä-Uudenmaan kuntarakenneselvityksen raporttia, hallintoja toimintasäännön muutosehdotuksia, sote-uudistusta, talouden tervehdyttämisen ja tuottavuuden parantamisen linjauksia sekä työhyvinvoinnin kehittämismäärärahan käyttöä. Työhyvinvointiryhmä (Tyhy-ryhmä) Työhyvinvointiryhmä toimii yhteistyötoimikunnan työhyvinvoinnin ja työsuojeluasioiden valmistelevana ryhmänä. Työryhmään kuuluvat henkilöstöjohtaja (pj), työsuojelupäällikkö (siht.), työsuojeluvaltuutetut ja Kuninkaantien työterveyden edustaja. Ryhmä kokoontui kuusi kertaa. Ryhmä valmisteli yhteistyötoimikunnan kokouksiin muun muassa seuraavat asiakirjat: Koneturvallisuus Porvoon kaupungin työpaikoilla, Työtapaturmista ilmoittaminen, vakuutustodistuksen antaminen ja jatkotoimenpiteet, Päihdeohjelma, Porvoon kaupungin työterveyshuollon toimintasuunnitelman 2015-2017 ja työsuojelun toimintasuunnitelman 2015. Lisäksi ryhmä seurasi työsuojelun toimintasuunnitelman 2014 toteutumista. 27

Yhteistyöryhmät Konsernihallinnolla, toimialoilla ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella on omat yhteistyöryhmät. Yhteistyöryhmien tehtävänä on edistää molemminpuolista yhteistyötä henkilöstön ja toimialan johdon kanssa yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain mukaisesti. Toimialojen johtajat toimivat puheenjohtajina ja henkilöstön edustajat toimivat varapuheenjohtajina. Henkilöstöä edustavat työsuojeluvaltuutetut ovat yhteistyöryhmän jäseniä. Yhteistyöryhmissä käsiteltiin muun muassa vuoden 2014 tilinpäätöstä ja henkilöstötilinpäätöstä, henkilöstökyselyn toimenpiteiden toteutumista ja henkilöstöohjelmaa. Yhteistyöryhmä hyväksyy työpaikoille työsuojeluparit ja Voi Hyvin -Agentit. Taulukko: Yhteistyöryhmien kokoukset 2013 Yhteistyöryhmän nimi Puheenjohtaja Kokousten määrä Konsernihallinnon yhteistyöryhmä Kaupunginjohtaja 4 Sivistystoimi yhteistyöryhmä Sivistysjohtaja 4 Sosiaali- ja terveystoimen yhteistyöryhmä Sosiaali- ja terveysjohtaja 3 Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen yhteistyöryhmä Pelastusjohtaja 4 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut Toimitusjohtaja 4 Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmä, HERY, on yhteistoimintamenettelyn mukainen henkilöstön yhteistoimintaelin, jossa on kaksitoista ammattijärjestöjen valitsemaa edustajaa sekä työsuojeluvaltuutetut. Ryhmä valmistelee yhteisiä tavoitteita eteenpäin vietäväksi sekä antaa lausuntoja ja kannanottoja koko henkilöstöä koskevista asioista. Henkilöstöryhmä nimeää tai ehdottaa edustajat yhteistyötoimikuntaan, yhteistyöryhmiin, johtoryhmiin ja muihin edunvalvonta- ja työryhmiin. Kokouksia pidettiin vuoden 2014 aikana viisi kertaa. Puheenjohtajana toimi Elina Toikkanen ja sihteerinä Anna-Maija Heikka. Henkilöstöryhmä käsitteli vuoden aikana muun muassa kuntarakenneuudistusta, mahdollisen sote -uudistuksen vaikutusta Porvoon kaupungin henkilöstöön sekä kaupungin muita yhteistoiminta-asioita, kuten esimerkiksi elintarvikelaboratorion lakkauttamista ja laboratorion ja röntgenin liikkeenluovutusta. Vuoden 2015 talousarviossa oleva erillinen henkilöstömenoihin kohdistuva 1,5 miljoonan euron leikkaus käsiteltiin myös henkilöstöryhmässä. Sisäilmaan ja työhyvinvointiin, kuten työssä jaksamiseen, liittyvät kysymykset nousivat toistuvasti esille henkilöstöryhmän kokouksissa. Vuoden 2014 aikana henkilöstöryhmä antoi lausunnon Itä-Uudenmaan kuntien yhdistymissopimusluonnoksesta ja esitti kannanoton Porvoon kaupungin työpaikkojen sisäilmaongelmista. HERY antoi myös oman ehdotuksensa valtuuston vuodelle 2015 myöntämään 100.000 euron työhyvinvoinnin edistämiseen ja työtapaturmien vähentämiseen kohdennettuun määrärahaan. Pääluottamusmiehet ovat toimineet henkilöstön edustajina yhteistyötoimikunnassa, monissa johtoryhmissä sekä erilaisissa edunvalvonta- ja muissa työryhmissä. 28

He olivat mukana myös työryhmässä, joka työsti uuden kaupunkistrategian mukaisen henkilöstöohjelman vuosille 2014 2017. Itä-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvityksen eri työryhmissä henkilöstön edustajana ovat olleet pääosin porvoolaiset pääluottamusmiehet. Työsuojeluvaltuutetut ovat olleet mukana mm. yhteistyötoimikunnassa, toimialojen yhteistyöryhmissä, työhyvinvointiryhmässä ja muissa työsuojeluasioita koskevissa ryhmissä. Työsuojelutoiminta Porvoon kaupunki työnantajana vastaa ja huolehtii työsuojelutoiminnan toteutumisesta yhteistyössä henkilöstön kanssa. Toimialoilla ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksella ja kunnallisilla liikelaitoksilla on toimeenpanovalta ja vastuu työsuojeluasioissa. Esimiehet arvioivat työsuojelutoimien ensisijaisuuden ja päättävät niiden toteutuksesta. Jokaisen työntekijän on tiedettävä oman työnsä vaarat ja niiltä suojautuminen sekä noudatettava työtään koskevia määräyksiä ja ohjeita. Työsuojeluasioiden seurantavastuu on yhteistyötoimikunnalla, työnantajaa edustavalla työsuojelupäälliköllä ja henkilöstöä edustavilla työsuojeluvaltuutetuilla. Työsuojelutoimintaa ohjasi työsuojelun toimintasuunnitelma 2014. Suunnitelma saatiin pääosin toteutettua. Kameravalvontaohjeen laatimista ei aloitettu ja työsuojeluriskien arviointiohje on osittain päivittämättä. Suunnitelman mukaiseti työsuojeluriskien arvioinnion uusi tehtäväalueittain etenevä kierros aloitettiin syksyllä 2014. Tehtävä-alueista arvioinnin tekivät suomen- ja ruotsinkieliset koulut ja Itä- Uudenmaan pelastuslaitos. Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojeluosasto teki tarkastukset neljään (4) suomenkieliseen kouluun, kolmeen (3) ruotsinkieliseen kouluun ja Taidetehtaalle. Työsuojeluparit Työsuojelupareja oli 133 työpaikalla. Työsuojeluparin muodostavat lähin esimies ja työpaikan henkilöstön edustaja, jonka henkilöstö valitsee keskuudestaan. Työsuojeluparin tehtävänä on tarkkailla työpaikan työolosuhteita ja työilmapiiriä sekä toimia työsuojeluorganisaation yhdyshenkilönä työpaikoilla. Lisäksi suositellaan, että työsuojelupari on laatimassa työpaikan työhyvinvointiohjelmaa sekä käsiteltäessä työpaikan henkilöstökyselyä. Työsuojelupari toimii yhdessä Voi Hyvin - Agentin kanssa henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseksi. 29

Sisäilmatyöryhmä Sisäilmatyöryhmä kokoontui kerran käsittelemään työpaikkojen sisäilma-asioista Porvoon tilapalveluille tehtyjen sisäilmaepäilyilmoitusten pohjalta sekä päivittämään ohjetta sisäilmasta. Toimintaohje sisäilmaepäilyissä Toimijoiden roolit ja viestintä hyväksyttiin yhteistyötoimikunnassa syksyllä. Ohjeen mukaisesti vastuu sisäilmaongelman ratkaisemisesta on toimitilajohdolla. Toimitilajohto kutsuu kohdekohtaisen sisäilmatyöryhmän kokoon, kun sisäilmailmoitus on jätetty ja ongelmien ratkaiseminen edellyttää yhteistyötä eri toimijoiden kanssa. Työryhmälle järjestettiin seminaari, jonka aiheita olivat sisäilmaryhmä ja viestintä työyhteisössä, sisäilman selvitysmenetelmät ja IV ja LVV-kuntotutkimusohjeet. Työryhmään kuuluu terveydensuojelun, toimitilajohdon ja Porvoon tilapalveluiden asiantuntijoita, työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut sekä Kuninkaantien työterveyden edustajat. 30

7 Johtopäätökset ja kehittäminen Edellisellä strategiakaudella jatkunut henkilöstömäärän kasvu taittui vuonna 2014. Vakinaisen henkilöstön määrä oli edellistä vuotta alempi, mutta siitä huolimatta työpanos ja henkilötyövuodet pysyivät entisellä tasolla. Porvoossa työpanos on pysynyt ennallaan vähemmällä henkilöstömäärällä, kun lisä- ja ylityönä tehdyn työn määrä kasvanut, vaikka säännöllisenä työaikana tehty työ on vähentynyt. Henkilötyövuodet pysyvät ennallaan vaikka henkilöstömäärä vähenee silloin, kun palkattomien poissaolojen määrä vähenee. Yli 180 päivää kestäneet terveysperusteiset poissaolot, joista ei makseta palkkaa, ovat vähentyneet, vaikka palkalliset terveysperusteiset poissaolot ovat lisääntyneet. Tulevina vuosina onkin kiinnitettävä erityistä huomiota henkilöstön sijoittumiseen palvelutarpeen mukaisesti. Kaupungilla on jo pitkään ollut käytössä varhaisen välittämisen malli. Jotta terveysperusteiset poissaolot eivät nouse, on mallia päivitettävä. Henkilöstön työhyvinvoinnin kehittämiseen ja sairauspoissaolojen vähentämiseen on myönnetty erillismääräraha vuodelle 2015. Siitä kohdennetaan osa hankkeeseen, jolla terveysperusteisia poissaoloja pyritään vähentämään juuri niissä yksiköissä, joissa poissaolojen määrä on lisääntynyt tai on ennestään korkea. Koko kaupungin tasolla terveysperusteiset poissaolot ovat kunta-alan keskimääräisiä terveysperusteisia poissaoloja alemmalla tasolla. Henkilöstöohjelmassa määriteltynä tavoitteena on oikeudenmukainen, kilpailukykyinen ja kannustaa palkkaus. Kaupungin työvoimakustannukset ovat nousseet 1,37 % edellisvuodesta. Kunnallinen palkkaratkaisu korotti palkkoja keskimäärin 0,8 % kuntasektorilla. Muita työvoimakustannuksia nostavia tekijöitä ovat mm. lisä- ja ylityöt sekä palkantarkistukset tehtäviä uudelleen järjesteltäessä. Eläköitymisen hyödyntämisessä ja työtapojen muuttamisessa tehtävien uudelleenjärjestely on väistämätöntä. Palkkausjärjestelmää kehitetään päivittämällä kaupungin tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmää ja kehittämällä tulos- ja kannustinpalkkajärjestelmiä. Henkilöstökyselyn mukaan kaupungin henkilöstön työhyvinvointi oli keskimääräistä kuntaa paremmalla tasolla. Työhyvinvointitoiminnassa ja henkilöstöinvestoinneissa pääpaino on ennaltaehkäisevässä työterveyshuollossa ja henkilöstön kehittämisessä. Keskitetyn koulutuksen strategiset painopisteet ovat myös jatkossa esimiestyön ja johtamisen sekä työyhteisöjen kehittäminen. Kaupungin esimieskoulutusta kehitetään edelleen ja mahdollistetaan myös laaja-alainen johtamisvalmennus. Ammatillinen koulutus ja kehittäminen hoidetaan toimialoittain. Valtakunnalliset kehityshankkeet (mm. sote, toisen asteen koulutus, metropolihallinto) vaikuttavat Porvoon tuleviin henkilöstö- ja rekrytointitarpeisiin. Epävarmuus vaikeuttaa henkilöstösuunnittelua samalla kun eläköitymisen määrä on suuri. Haasteena on suunnitella etenkin tukipalveluiden prosesseja, työtapoja ja henkilöstön sijoittelua tarkoituksenmukaisesti kun tulevaisuuden organisaatiomuodoista ei ole vielä varmuutta. Suunnittelun tueksi tarvitaan nykyaikaiset HR-analysointi ja raportointityökalut, joiden hankintaa selvitetään henkilöstöhallinto-ohjelmiston hankinnan yhteydessä. 31

8 Kaaviot Henkilöstömäärä 31.12.2014 32

Työpanos 36

Ikäprofiili Vakituisen henkilöstön palvelusaika 37

Henkilöiden määrä Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus ja eläkkeelle siirtyneet 2010-2014 250 200 150 100 50 Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus 0 2010 2011 2012 2013 2014 166 226 167 185 190 joista eläkkeelle siirtyneet 85 91 67 104 94 Terveysperusteiset poissaolot 38

Eläkepoistumaennuste 39