LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI PAGE 1( NUMPAGES 6) HALLITUKSEN KOKOUS 9/2015 PÖYTÄKIRJA Aika Keskiviikko 12.8.2015 klo 17.30 Paikka: Turun Partiotoimisto Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä, WebEx Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Poissa Anniina Palola yhteiskuntasuhteet 1 Kokouksen avaus Kokouksen puheenjohtaja Mika Kuusisto avasi kokouksen klo 17.38 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen kokouksien 7/2015 pöytäkirja. Pöytäkirjat toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. Hyväksyttiin pöytäkirja 7/2015 4 Työjärjestys Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi, sillä muutoksella että toiminnanalojen kuulumiset käsitellään viimeisenä kohtana. 5 Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.
2(6) 6 Lippukuntapäivä 2015 Kuullaan Lippukuntapäivän valmistelusta 7 Talousasiat 1 Päätettiin merkitä tiedoksi lippukuntapäivän valmistelun tilanteesta mm: - info-kirje lippukuntiin lähtee maanantaina 17. elokuuta - Ilmoittautumisen deadline tapahtumaan perjantaina 11. syyskuuta (2 viikkoa ennen tapahtumaa) - Viimeisellä viikolla ennen vippiä lähtee muistutusmeili - Lippukuntapäivästä tekijöille viestin lähetys K-P:n toimesta 8. syyskuuta tiistaina. Adventtikalenterien myyntikampanjan esittely Talousryhmän puheenjohtaja Anna Nyrhinen esittelee Päätettiin merkitä tiedoksi adventtikalenterien myyntikampanjan tämän hetkinen tilanne. Päätettiin, että lippukuntien kalenterikettuja ei tänä vuonna palkita erikseen ja Piirihallitus evästi talousryhmää selventämään yksittäisen myyjän myyntipalkinnon rajaa seuraavaan piirihallituksen kokoukseen mennessä. Tonttumerkit saavat kaikki vähintään kymmenen kalenteria myyneet. 2 Talousarvio 2016 Talousryhmän puheenjohtaja Anna Nyrhinen ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Päätetään merkitä tiedoksi talousarviosuunnittelun vuodelle 2016 tilanne, piirihallitus kävi läpi talousryhmän laatiman analyysin tilipäätöksestä 2014 ja talousarvio 2015 tilanteesta. 8 Syyskokous 2015 Lounais-Suomen partiopiirin syyskokouksen järjestelyt ja koollekutsuminen Päätettiin syyskokouksen järjestelyistä ja koollekutsumisesta. Syyskokous kutsutaan koolle 1.11.2015 klo 12.00 Turkuun. Kokous alkaa yhteisten asioiden käsittelyllä ja varsinainen kokous avataan klo 13.15. Valtakirjojen tarkastukset ovat 11.15-11.45 ja klo 12.55. 13.10. Kokousmateriaalit ovat lippukunnissa viimeistään 9.10. 9 Vaalit syksyllä 2015 1 Lounais-Suomen partiopiirin vaalitoimikunnan kuulumiset syyskokouksen 2015 ehdokastilanteesta. Merkitään tiedoksi ja päätetään kutsua vaalitoimikunnan pj. seuraavaan piirihallituksen kokoukseen kertomaan tilanteesta. 10 Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Ei vahvistettavia. 11 Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat.
3(6) Nimitettiin toimitusjaostoon seuraavasti: Ella Toppari, (LoNu) puheenjohtaja Alueryhmä: Miikka Lammela (KorRit) lopettaa ryhmässä 12 SP:n kuulumiset Johtajatulet, SP/LSP tapaaminen sekä SP:n toimintasuunnitelma. Päätettiin, että piiri ei järjestä yhteiskuljetuksia SP:n Johtajatulet tapahtumaan, sillä kustannukset nousisivat niin suuriksi, ettei lähtijöitä olisi. Kuultiin piirinjohtajan raportti SP:n ja piirin tapaamisesta 16.6. Turussa. Piirin varajohtaja on antanut piirin palautteen SP:n toimintasuunnitelmasta. 13 Piirin toiminta 2016 1 Piirin toimintasuunnitelma vuodelle 2016 Varajohtaja Mika Kuusisto esittelee 2 Todettiin valmistelunne tilanne sekä toimintasuunnittelun syksyn aikataulusta mm: PH 12.8. /w33 TVK 1.9 /w36 (ensimmäinen versio valmiina) Piirihallitus 12.-13. 9. /w37 (hyväksytään muutoksin) Taitto/Paino w38-w40 Postitus 6.10. (w41) Hyväksyntä 1.11. (w44) ILMO-tekstit Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee Todetiin valmistelun tilanne, 24.8. jälkeen ei mahdollista tehdä muutoksia. 3 Suurtapahtumaluettelo vuoteen 2025 Päätettiin jatkaa liitteenä olevan luettelon Suurtapahtumien järjestämisestä vuosina 2015-2025 valmistelua. 14 Vuosikirjan 2015 sisällysluettelo Vuosikirja-valmisteluryhmän esitys vuosikirjan 2015 sisällysluetteloksi Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee asian. Hyväksyttiin työryhmän esitys vuosikirjan 2015 sisällysluetteloksi. 15 Muut mahdolliset asiat Turku Pride 16.8.2015 Päätettiin aktivoida piirin vuoden 2014 tapahtumakutsu facebookissa. Tapahtumaa mainostetaan siellä, mutta suurta panostusta tapahtuman eteen ei tänä vuonna pystytä tekemään.
4(6) 16 Piirin projektit 1 Tammileiri 2 3 Todettiin valmistelun tilanteesta mm.: Leirinjohtajat ovat tavanneet muutaman kerran, mutta staabi ei ole vielä kokoontunut yhdessä, koska rekryt ovat vielä käynnissä. Tammileirin yhteydessä järjestetään piirin pj-peruskurssi. Projektisuunnitelma on työstön alla. HuHu2015 Merkittiin tiedoksi, että loppuraportti saadaan syyskuun piirihallituksen kokoukseen Talvileiri TuLes2016 Todettiin valmistelun tilanteesta mm.: Päivitetty talousarvio on laskettu 400hlö:mukaan. Budjetti tulee tarkentumaan vielä sunnuntaina 16.8. jolloin pidetään kaikkien tiimien kokoontuminen Tulirannassa. - Yksi alaleirinjohtaja puuttuu vielä. - Haasteena puhtaan veden varastointi. - Ohjelma pitää vielä tällä viikolla (vko 33) kokouksen jossa lyödään aikataulu ja ohjelma lukkoon. Haasteena löytää tarpeeksi ihmisiä pyörittämään ohjelmapisteitä. - Mainostus some:ssa alkanut sekä nettisivut saatu pystyyn. Haaste: Saada "Tules-fiilis" näkymään sekä viestintätiimissä ja sitä kautta mainonnassa. 17 Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään syyskokoukselle esitettävästä toimintasuunnitelmasta - päätetään syyskokoukselle esitettävästä talousarviosta - käsitellään talouskatsaus touko-elokuun osalta. - keskustellaan evästyksestä syyskokouksessa mahdollisesti annettavasta julkilausumasta y- ryhmälle - Keskustellaan mahdollisista piirin omista kysymyksistä vuosiselosteeseen - Rosenlew ja Haklin säätiön avustukset - Eeva Kivilä päätösvuorossa - HuHun loppuraportti 18 Seuraava kokous - 12.-13.9
5(6) 19 Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Alue: Alueryhmän seuraava kokous 18.8.2015, aluejaoston 1.9.2015 Sytyspalaryhmän kokous tulossa; tarkoitus sopia syksyllä haastateltavat alueet ja muutenkin pohtia lippukunnille tarjottavaa tukea 8.9.2015 sovittu miniohjaajatapaaminen (=Maarit, Inka ja Laura) Alueiden yhteisen asialistan dl 4.10.2015; asioina erityisesti muita kuin ohjelman ja koulutuksen juttuja Lippukuntapäivän messupiste Aluesairaala teemalla Muutoksia pesteissä: Miikka Lammela lopettaa MPY:n AO:na ja AR:n jäsenenä, jatkaa Sytytyspalaryhmässä. Jussi Leino lopettaa Huittisten AO:na. Tiedossa muutama lopettamista suunnitteleva Rekrytarvetta siis on! Talous: TR:n ensimmäinen kokous syyskuun toisella viikolla, K-P osallistuu Lippukuntapäivässä Kalenterikettukoulutukset ja Kuksa-koulutukset, Anniinan kautta talouskoulutus. Ohjelma: Ohjelmaryhmän seuraava kokous on 13.8. Ohjelmaryhmän ToSu on päivitetty kesän aikana, vielä pitäisi käydä läpi jaostojen ToSut. Piivi ja Inka + muutamat jaostojen puhikset ovat käyneet heinäkuussa kasaamassa ohjelman arkistoitavat materiaalit. OR haluaisi itse järjestellä ohjelman materiaalit arkistoon, kun sellainen meille osoitetaan. Ohjelmatoiminnan alan viestintäsuunnitelma on päivitetty syksylle! Klaani meni ilman kommelluksia ja staabi sekä osallistujat ovat tyytyväisiä. Viestintä: Viestintäryhmän ja vaalitoimikunnan kokoukset vasta ph:n jälkeen Nettisivujen uutta ilmettä ja rakennetta on pohdittu kesällä, ei mitään mullistavaa tiedossa. Y-asiat: Syksyn ensimmäinen kokous 11.9.2015, tarkoituksena jatkaa jo kesäkuussa alkanutta y- ryhmän toiminnan suunnittelua Anniina mukaan aluejaoston kokoukseen 1.9, jossa käsitellään y-suhde-tsekkilistaa. Piirinjohtajat: Tsykli-stoppi on maanantaina 24. elokuuta Tapahtumakalenteri o Luottisseminaarin päivä helmikuulta auki o TurPan tapahtumat puuttuvat vielä. Varajohtaja on pyytänyt tapahtumia kalenteriin pariin eri otteeseen. o Syyskisoissa 2016 vielä pari eri vaihtoehtoa päiviksi o Ensi vuodelle Tsykli-stoppi? Starttia ei pidetty tänäkään vuonna Suomi Areena meni tosi hyvin, nuoret olivat tosi innostuneita. Ensi vuodeksi jotain uutta! LPK:ien tuki (toimiston vastuu) asiaa valmisteltu eteenpäin, esittelen kokouksessa lisää PH:lle/syyskokoukselle tulossa esitys, jossa toivotaan partiolaisten tekevän hyviä tekoja sotainvalidien kanssa
6(6) Aikuisryhmä-asiaa edistettiin kesäkuussa, rekrytointia tulossa myös LPK-päivään L-S säätiön kokous oli 15.6. Jäsenhankinta- ja markkinointi- kokous 22.6. Eevan ja Maikin pohdittavaksi tulevaisuutta ja tarkempaa vastuunjakoa. Toimiston tuunaus loppuun, tavaroiden arkistointi jne. Piirihallitus + toimisto -palaveri 15.8. Turussa. Kutsu tulee erikseen. Toiminnanjohtaja: toiminnanjohtajapalaveri 24.8. MS365 palaveri SP/Häme/LSP/Sulava 24.8. vetovoimavalmennuksen loppuseminaari 25.8. TVK+tiiminvetäjät 27.8. siviilipalvelusmies Valtteri Koistinen aloittaa 31.8. toimiston kesäkokous 2.9. 20 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.40 Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri