SISÄLLYS SISÄLLYS... 2 ALKUSANAT... 2 OMAN KURSSISI TIEDOT... 3 JOHTAJA, STAABI JA MUONITTAJAT KUKSAAN!... 4 KURSSIKIRJE... 4 KURSSIN MUONITUS... 4 TUKKU... 5 KURSSITARVIKKEET... 6 KURSSIN TALOUS... 6 RAHAA HANKINTOIHIN - ENNAKOT... 6 BUDJETTI... 7 KURSSITODISTUKSET... 7 ENNAKKO- JA JÄLKITAPAAMINEN... 8 KURSSIN AIKANA... 8 KURSSIN JÄLKEEN... 9 KUITTIEN TILITTÄMINEN!... 9 KURSSILAISLISTA!... 9 KURSSIRAPORTTI... 10 KURSSIN OHJELMA... 10 JÄLKIMARKKINOINTI... 10 REKRYTOINTIKIRJE... 10 OMAT MUISTIINPANOT... 11 KURSSINJOHTAJAN OSVIITTA Julkaisija: Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry 2. painos 2016 2
ALKUSANAT Tämä osviitta on tarkoitettu opastamaan sinua kurssin käytännön järjestelyissä sekä ennen että jälkeen kurssin. Monet kursseihin liittyvät järjestelmät ovat muuttuneet viime vuosina sähköisiksi. Näin ollen kurssinjohtajana sinulla on nyt mahdollisuus tehdä kaikki kurssiin liittyvät paperityöt sähköisesti. On erityisen tärkeää, että jokainen piirin koulutus on hyvin suunniteltu ja toteutettu. Kurssinjohtajana vastaat koulutuksen laadusta, sekä siitä, että tietyt kurssirutiinit tulee tehdyksi oikeaan aikaan. Jokaisen piirin koulutukseen osallistuvan tulisi koulutuksen aikana ainakin oppia/oivaltaa uusia asioita, saada uusia ystäviä sekä pitää hauskaa. Lisäksi olisi suotavaa lisätä koulutettavien motivaatiota partiossa toimimiseen. Apua koulutuksien toteutukseen ja tavoitteiden saavuttamiseen saat oman toimikuntasi/ryhmäsi lisäksi myös toimistolta. MUKAVIA KURSSIHETKIÄ! OMAN KURSSISI TIEDOT Nimi Ajankohta Kurssipaikka Kuljetukset Kurssille on varattu bussi yhteiskuljetusta varten. Lippukunnilta laskutetaan bussimatka (á 15 ) kurssimaksun yhteydessä Lähtö Paluu päivä kello mistä mihin Lähtö Paluu 3
JOHTAJA, STAABI JA MUONITTAJAT KUKSAAN! Kurssin suunnittelu on hyvä aloittaa hyvissä ajoin. Rekrytoi siis ajoissa kurssille UUTTA! staabi ja muonittajat. Sinun, koko staabin sekä muonittajien tulee ilmoittautua tapahtumaan! Kun kerrot piiritoimistolle keitä staabiin ja muonittajiin kuuluu, niin muutamme osallistujastatuksen oikeaksi. Kurssinjohtaja näkee tämän jälkeen kurssilaiset ja heidän tietonsa eikä hänen tarvitse kysellä asiaa toimistolta. Muonittaja näkee osallistujat ja heidän ruokavalionsa. Samalla saadaan tallennettua kouluttajien partiohistoriaan tieto kouluttajana toimimisesta. KURSSIKIRJE Kurssinjohtajana SINÄ vastaat kurssikirjeen kirjoittamisesta. Kurssikirjeen tulee olla informatiivinen, selkeä ja siisti. Kurssikirjeestä on ilmettävä, että kyseessä on Pääkaupunkiseudun Partiolaisten järjestämä koulutustapahtuma. Parhaan lopputuloksen saat käyttämällä materiaalipalvelua: purkki.partio.fi/lippukunnat/lippukuntatoiminnan-materiaalit/materiaalipalvelu UUTTA! Kurssikirjeen postitus hoituu toimistolta. Toimita kurssikirje sähköisessä muodossa Marikalle (papa.toimisto@partio.fi) viimeistään kaksi viikkoa ennen kurssin alkua! Jos huolehdit kurssikirjeen lähettämisestä itse, muistathan toimittaa kurssikirjeen myös toimistolle, jotta osaamme informoida toimistolta lisätietoja kysyviä tai kirjeensä hukanneita! Kurssikirjeen voi laittaa lisäksi myös Purkkiin. Myös sähköisen viestin välittäminen kurssilaisille onnistuu sopimalla asiasta Simon kanssa. Sähköinen kurssikirje toimii parhaiten lyhyiden iltatapahtumien kanssa. Muistathan kuitenkin, että kaikilla ei ole Kuksa-jäsenrekisterissä sähköpostiosoitetta, joten se ei välttämättä tavoita kaikkia. 4
KURSSIN MUONITUS Kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä kysytään kurssilaisten erikoisruokavaliot. Kurssilaislistan erikoisruokavalioineen näet (kurssinjohtaja/muonittaja) suoraan Kuksasta. Saat sen tarvittaessa myös toimistolta pyydettäessä. Itse muonitusta varten kokit saavat kurssia edeltävällä viikolla pyydettäessä ennakkoa omalle tililleen (muistakaa huomioida muonitusmäärässä koko kurssinne miehitys, sisältäen kokit, kouluttajat). Kurssin muonitusraha lasketaan aina toteutuvan tilanteen mukaan (15 / henkilö/ viikonloppu) vaikka ruokaraha alun perin onkin laskettu suunnitellun osallistujamäärän mukaan. Huomaa siis, että toteutuvan ja suunnitelman välillä voi olla suurikin ero. UUTTA! Muonituksesta vastaa kaikilla piirin kämpillä kurssi itse. Mikäli kursseja on useita samassa paikassa, tulisi kurssien tehdä yhteistyötä muonituksen (ja muidenkin käytännön asioiden) toteuttamiseksi. Kurssinjohtajat yhteystietoineen löydät Purkista. Kiljavalla on mahdollista käyttää valmiita ruokia, jotka tilataan Kruunu Herkusta Kurssinjohtajatapaamisen jälkeen. Tarjolla on 3 erilaista menua, jotka kaikki sisältävät 3 ruokaa ja 2 iltapalaa. Kurssin tehtäväksi jää lämmittää ruoat ja valmistaa itse aamupalat ja välipalat. Palvelun vaikutus budjettiin on 11. Palvelua voi käyttää jos kasassa on minimissään 40 henkilöä. Yhtäaikaisesti Kiljavalla olevien kurssien tulee ottaa kaikkien sama menu. TUKKU Kespron tukku toimittaa ruokatilauksia isoimpiin tapahtumiin. Tukkutilaaminen vaatii hiukan asiantuntemusta, muttei se ihan mahdotonta ole. Jos haluat tilata tapahtumaanne ruokatarvikkeet suoraan tukusta, ole yhteydessä Simoon. Huomaathan, että pienempiä kursseja varten ei tilaaminen tukusta kannata, lähikauppa ajaa asiansa huomattavasti paremmin ja edullisemmin. Jos aiotte käydä itse tukussa, voi tukkukortin noutaa toimistolta aukioloaikojen puitteissa. Pä- Pan tukkukortit ovat Heinon tukun käteisostokortteja. Mikäli sinulla on kortteihin liittyen kysyttävää, voit soittaa Marikalle numeroon (09) 8865 1200. 5
KURSSITARVIKKEET Kursseille on mahdollista saada mukaan toimistovälinesalkku, ensiapusalkku ja laulukirjoja. Salkut ja laulukirjat voit varata Marikalta. Kaiken muun kursseilla tarvittavan materiaalin voit itse kerätä mukaasi Partioaseman luottistilasta. Muistathan salkkuja palauttaessasi siistiä salkuista kaikki se ylimääräinen paperi ja roju jonka olet itse niihin kerännyt. Mikäli tarvitset kurssille jotakin sellaista, mitä ei ole olemassa toimiston kouluttajakaapissa, tilaa tarvikkeet kootusti kurssiviikon maanantaina Marikalta. Tilaukset ovat noudettavissa yhdessä päivitetyn osallistujalistan, kurssipaikan avaimien kera toimistolta kurssia edeltävänä torstaina. Kerro tilauksen yhteydessä mikäli haluat tarvikkeiden olevan noudettavissa aiemmin tai illalla. Tarvikkeet on palautettava viipymättä toimistolle, kun kurssi on pidetty. KURSSIN TALOUS Muista laatia tapahtumasi budjetti ennen hankintojen aloittamista. Hankintoja tehdessä terve järjenkäyttö on sallittua. Pitääkö kaikki hankkia itse vai voisiko jotain saada myös lainaksi? Entä mitä mahdollisesti hankituilla tavaroilla tehdään kurssin jälkeen ja missä ne varastoidaan? Erityisistä hankinnoista on aina sovittava työntekijän kanssa erikseen. RAHAA HANKINTO IHIN - ENNAKOT Rahaa voit ennakkona hakea ensisijaisesti talouspäälliköltä. Jotta rahat pysyisivät paremmin lapasessa hoitavat muonittajat omat ennakkonsa ja kouluttajat omansa henkilökohtaisesti. Muistathan tilata ennakot ajoissa, eli viimeistään kolmea päivää aikaisemmin. Muistathan, että ennakkoa haettaessa on informoitava mihin tapahtumaan kulut kohdistuvat. 6
BUDJETTI Sähköinen laskuri löytyy Purkista Hinnasto 2015: Kiljava Kokonaan 1070 Alakämppä 450 Yläkämppä 160 Kassu 460 Puumaksu 30/50 Kavalahti Kokonaan 720 Lassila 150 Mökki á 90 Keittiökeskus 170 Saunatupa erill. 130 (Sauna sis. Lassilan vuokraan) tulostus 0,05 väritulostus 0,17 laminointi 0,30-0,90 TULOT MENOT osanottomaksut muut tuotot tulot yhteensä kämppien käyttö vuokrat matkakorvaukset (1 auto/kurssi) ruoka kokouskulut osanottomaksut monistus tarvikkeet posti muut kulut kulut yhteensä EUROA Kirjeet 0,80 Todistukset 0,50 erotus: Kokouseväät 3 Ruoka (vkl) 15 Kilometrikorvaus 0,13 Lisähenkilöt 0,03 Peräkärrylisä 0,07 HUOM! budjetti on tehty kurssilaisen mukaan KURSSITODISTUKSET Kurssitodistuksia kirjoitetaan vain tilauksesta! Todistukset kirjoitetaan valmiiksi kurssille vain silloin kun ne on tilattu viikon varoitusajalla. Todistuksiin merkitään kurssipäivän ja kurssin nimen lisäksi 1-2 allekirjoittajaa sekä lyhyt selostus kurssilla käsitellyistä asioista. Selitykseksi riittää neljä-viisi ranskalaista viivaa, mutta suurempiakin selosteita otetaan ilomielin vastaan. Näin kurssilaisille on todistuksesta enemmän hyötyä jatkossa. Jakamattomien todistusten jakokäytännöstä on sovittava sekä kurssilaisten että tapahtumakoordinaattorin kanssa. 7
ENNAKKO- JA JÄLKITAPAAMINEN Ilmoita myös mahdollisen ennakko- ja/tai jälkitapaamisen päivämäärästä toimistolle. Mikäli tapaamisen ajankohta on ilmoitettu jo painetun kurssivihkon mainoksessa tapahtumakoordinaattori varaa tilat valmiiksi. Muissa tapauksissa kukin kurssinjohtaja huolehtii ja varmistaa itse, että ennakko- ja jälkitapaamiselle on tilat. Partioaseman tilat ovat hyvin suosittuja ja varattuja, joten lyhyellä varoitusajalla tilan saaminen voi olla hankalaa. KURSSIN AIKANA Mikäli kurssilla tapahtuu jotain odottamatonta, mitä terve partiojärki ei ratkaise ja asia vaatii toimia jo kurssin aikana: Kiinteistöihin liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä isäntiin tai L&T. Kiljava: Lassila & Tikanoja päivystys, 0500-459449 (päivystys Nurmijärvi), 010-636121 (varalla) 4GS palvelukeskus 010 620 2000 (Matkapuhelimesta soitettaessa 8,35 snt/puhelu + 17,17 snt/min (hinta alv 24%). Kavalahti: Roope Öhman, 0400-515812 Mikäli ennakkoon sovittu tilausajo ei saavu paikalle ota yhteyttä suoraan bussiyhtiöön: Ventoniemen ajojärjestelypäivystys 24h: p. 0400 851031 Kurssijärjestelyihin liittyvissä akuuteissa pulmatilanteissa - ota yhteyttä tapahtumakoordinaattoriin (050 304 4044). Piirillä on olemassa kriisiviestintäohje, johon on hyvä tutustua ennen tapahtumaa kaiken varalta. Kurssin aikana saattaa kurssilaisille hyvän kurssifiiliksen johdosta herätä ajatus päästä jollekin toisellekin kurssille. On hyvä katsoa kurssilla lista vielä avoimista kursseista piirin nettisivuilta. Näitä paikkoja voit tarjota halukkaille. 8
KURSSIN JÄLKEEN Kurssinjohtaja hoitaa kaikki kurssiin liittyvät jälkityöt viikon sisällä kurssista! Kaikki jälkityöt voit tehdä sähköisesti. Huomaathan että kurssistasi asianmukaisesti ja ajallaan palautetut paperit vaikuttavat merkittävästi piirimme talouteen. KUITTIEN TILITTÄMINEN! Kaikki kuitit ja matkalaskut tilitetään käyttäen partion sähköistä kulukorvausjärjestelmää. kululasku.partio.fi Paperitilityksiä ei oteta enää vastaan! Kilometrikorvaus on 0,13 /km, mikäli autossa on muita henkilöitä kuljettajan lisäksi, maksetaan jokaisesta lisähenkilöstä 0,03 /km. Mikäli kuljetatte paljon tavaraa, niin peräkärrystä maksettava korvaus on 0,07 /km. Peräkärryn ja useamman auton käytöstä tulee sopia etukäteen työntekijän kanssa. KURSSILAISLISTA! Kurssinjohtajana näet osallistujatiedot suoraan Kuksasta (tapahtumat ilmoittautumiskooste). Pyydettäessä saat toimistolta ennen kurssia lopullisen osallistujalistan. Kirjaa kurssilaislistaan selkein merkinnöin kuka oli paikalla kurssilla ja kuka poissa sekä kaikki kuljetuksiin osallistuneet. Tämä on tärkeätä kurssien laskutuksen kannalta. Mikäli joku oli sairaana, merkitse myös se. Merkitse listaan myös luovuttamasi laskutettavat tuotteet (esim. käsikirjat)! Voit kertoa muutokset myös sähköpostitse, mutta kerro myös, jos osallistujalista on ok. TÄRKEÄÄ! Kaikki peruutukset hoidetaan toimiston p. (09) 8865 1200 kanssa! Jos joku soittaa sinulle peruutuksesta, pyydä häntä ottamaan yhteyttä toimistolle. Mikäli osallistuja soittaa kuitenkin sinulle aivan viime tipassa olevansa sairaana, niin muistuta häntä sairaustodistuksesta joka tulee lähettää toimistolle viikon kuluessa kurssin loppumisesta. 9
KURSSIRAPORTTI Palauta tiivistetty arvio kurssista joko ohjelma- tai koulutustoimialan kurssin arviointi ja raportointi -lomakkeella. Arviointilomakkeet ja muuta tärkeää materiaalia on saatavilla myös sähköisinä täytettävinä Kuksasta. KURSSIN OHJELMA Yli kuuden tunnin kursseista tulee täyttää lisäksi pääpiirteittäinen kurssirunko ja nimetä kouluttajat. Lomake toimitetaan toimistolta eteenpäin OK-opintokeskukselle. Useimmille yli kuuden tunnin kursseille on liitteenä valmiit kurssirungot, joihin riittää kunkin aiheen pääkouluttajan nimeäminen. Mikäli tarvitset apua lomakkeiden täyttämiseen, ota yhteyttä tapahtumakoordinaattoriin. Hoida ainakin nämä 3 (kolme) asiaa heti kurssin jälkeen. Osallistujatiedot toimistolle TOSI TÄRKEÄÄ! Kurssin ohjelma toimistolle Matka- ja kululaskut JÄLKIMARKKINOINTI Toimittakaa koulutuksestanne muutama hyvä valokuva piirin toimistolle. Käytämme kuvia tulevien kurssien markkinointiin sekä kouluttajien ja piiriluottisten rekrytointiin. Myös uutinen Purkissa tai juttu Hepussa on aika ajoin kiva. Muista myös some-kanavat (#partioscout ja #päpa). REKRYTOINTIKIRJE Piirin koulutuksiin osallistuneille lähtee kahdesti vuodessa sähköposti viesti, jossa kiitetään vielä koulutuksiin osallistumisesta. Samassa kirjeessä kerrotaan myös mahdollisuudesta tulla mukaan piirin toimintaan joko osaksi piirin toimikuntia/ryhmiä tai kouluttajaksi piirin koulutuksiin. Voit mainostaa tätä mahdollisuutta myös koulutuksen lopuksi. 10
OMAT MUISTIINPANOT 11
12