1 AKL-Sertifiointi Oy:n ISO 9001 ja ISO 14001 johtamisjärjestelmien sertifioinnin ehdot 1. Yleistä AKL-Sertifiointi Oy on puolueeton ja riippumaton sertifiointielin, joka arvioi ja sertifioi johtamisjärjestelmiä. Tässä asiakirjassa kuvataan AKL-Sertifiointi Oy:n noudattama sertifiointimenettely ja esitetään ehdot, joihin sertifikaatin hakija ja haltija sekä AKL-Sertifiointi Oy sitoutuvat. 2. Sertifiointiprosessi Sertifiointiprosessi sisältää seuraavat vaiheet: - informaatiotilaisuus (tarvittaessa) - hakemuksen käsittely, tietojen täydentäminen ja katselmointi - sertifiointiehdotus ja auditointiohjelman laatiminen - asiakas ja AKL-Sertifiointi Oy tekevät sopimuksen sertifioinnista - johtamisjärjestelmän sertifiointiauditointi (kaksivaiheinen sertifiointiauditointi) - sertifiointiauditoinnin johtopäätökset - sertifiointipäätös - seuranta-auditoinnit (kerran kalenterivuodessa) 12 kk kuluttua sertifiointipäätöksestä - uudelleensertifiointi on suoritettava ennen sertifioinnin umpeutumista 2.1 Informaatiotilaisuus Informaatiotilaisuuden tarkoituksena on kertoa yritykselle sertifiointiprosessin eri vaiheista, arviointimenettelystä sekä karkealla tasolla ottaa kantaa yrityksen toimintajärjestelmän sertifiointivalmiuteen. Informaatiotilaisuus järjestetään tarvittaessa. 2.2 Hakemuksen käsittely Yritys toimittaa sertifiointihakemuksen AKL-Sertifiointi Oy:lle, hakemuslomake on AKL-Sertifiointi Oy:n kotisivuilla http://www.akl.fi/akl-sertifiointi_oy/sertifiointihakemus. Lomakkeessa esitetään tiedot hakijasta ja sertifioinnin kohteesta. Hakemuksen käsittelyn jälkeen sertifiointitoimeksiannolle nimetään pääarvioija. Pääarvioijia vahvistaa auditoijan, joka sopii arvioinnin aikataulun asiakkaan kanssa. Perustelluista syistä hakija voi olla hyväksymättä pääarvioijaksi tai auditoijaksi nimettyä henkilöä, jolloin AKL-Sertifiointi Oy nimeää uuden. 2.3 Ennakkoarviointi (vapaaehtoinen) Ennakkoarvioinnissa yrityksen toimintajärjestelmä arvioidaan erikseen sovittavassa laajuudessa. Ennakkoarvioinnin tuloksena yritys saa palautetta toimintajärjestelmän sertifiointivalmiuteen sekä esitetään havaitut kehittämiskohteet. Ennakkoarviointi on vapaaehtoinen. 2.4 Johtamisjärjestelmäkuvauksen arviointi (Vaihe 1) AKL-Sertifiointi Oy arvioi toimitetun järjestelmäkuvauksen pohjalta vastaako järjestelmän suunnittelu ja sen tuloksena syntyneet kuvaukset standardin vaatimuksia sekä organisaation omia suunnitelmia ja tavoitteita. Toimintajärjestelmäkuvauksen arviointi voidaan tehdä kokonaan tai osittain etätyöskentelynä ja auditoinnissa voidaan hyödyntää erilaisia sähköisiä auditointimenetelmiä.
2 2.4.1 Johtamisjärjestelmäkuvauksen palautekokous Johtamisjärjestelmäkuvauksen arviointia käsitellään johtamisjärjestelmän arvioinnin yhteydessä. Tarvittaessa tai asiakkaan niin halutessa johtamisjärjestelmäkuvauksen arvioinnista voidaan kuitenkin järjestää palautekokous hakijan tiloissa. Palautekokouksessa pääarvioija antaa palautetta järjestelmään liittyvän dokumentaation arvioinnista. Mikäli aineistossa on puutteita, sovitaan aikataulu niiden korjaamiseksi. Varsinainen arviointi voi käynnistyä vasta kun esitetyt puutteet on korjattu. Palautekokouksessa sovitaan arviointikäynnin ajankohta ja suunnitellaan alustavasti arviointikäynnin ohjelma. Palautekokous voidaan pitää kokonaan tai osittain etäkokouksena, esimerkiksi puhelinpalaverina. 2.5 Johtamisjärjestelmän arviointi Seuranta-auditoinnin tarkoituksena varmistaa, että yrityksen käytännön toiminta vastaa johtamisjärjestelmäkuvausta sekä toiminta täyttää standardin vaatimukset. Yritykselle toimitetaan pääarvioijan hyväksymä arviointikäynnin ohjelma ennen sovittua ajankohtaa, jotta yritys voi varata tarvittavat resurssit. Seuranta-auditoinnin alussa on aloituskokous, jossa käydään läpi arviointisuunnitelma, ohjelma, mahdolliset muutokset sekä muut arviointiin liittyvät käytännön asiat. Auditointi toteutetaan laaditun suunnitelman mukaisesti. Havaitut poikkeamat luokitellaan merkittäviin ja lieviin. Auditoinnin aikana pidetään tilannekatsaus, jossa käydään läpi päivän aikana tehdyt havainnot ja mahdolliset poikkeamat. Seuranta-auditoinnin lopussa on loppukokous. Auditointiryhmä laatii loppukokoukseen kirjallisen raportin auditoinnista mm. yhteenveto, mahdolliset poikkeamat ja johtopäätökset. Raportti kirjataan sähköiseen AKL Auditointiportaaliin. 2.6 Korjaavat toimenpiteet Yritys toimittaa sovitun aikataulun mukaisesti AKL-Sertifiointi Oy:lle selvityksen havaittujen poikkeamien korjaamiseksi tehdyistä toimenpiteistä. AKL-Sertifiointi Oy arvioi toimenpiteiden riittävyyden. Korjaavien toimenpiteiden todentaminen voidaan tehdä AKL-Sertifiointi Oy:lle toimitetun kirjallisen aineiston perusteella. Jos johtamisjärjestelmäauditoinnissa havaitaan kolme tai enemmän merkittävää poikkeamaa, vaatii korjaavien toimenpiteiden todentaminen uusinta-auditointia. Pääarvioija ja auditoija voivat sopia erikseen korjaavien toimenpiteiden hyväksymisestä kirjalliseen materiaaliin perusteella riippuen merkittävien poikkeamien luonteesta. Uusinta-auditointi suoritetaan pääarvioijan tarpeelliseksi katsomassa laajuudessa. Mikäli yrityksellä ei ole valmiuksia korjata puutteita sovitussa aikataulussa, on auditointi uusittava kokonaisuudessa. 2.7 Seuranta-auditointi Johtamisjärjestelmän sertifiointiin kuuluu vähintään kerran vuodessa AKL-Sertifiointi Oy:n tekemä seurantaauditointi, jonka tarkoituksena on todeta järjestelmän ylläpitämisen ja parantamisen vaikuttavuus. Seurantaauditointi sovitaan yrityksen kanssa toimeksiannon tilausvaiheessa. AKL-Sertifiointi Oy:llä on säännöllisten vuosiauditointien lisäksi perustelluista syistä oikeus milloin tahansa arvioida yrityksen johtamisjärjestelmä tai jokin sen osa.
3 3. Auditointien laajuus 3.1 Auditoinnin laajuus ja ajankäyttö Auditoinnin laajuuden ja ajankäytön määrittely perustuu velvoittavaan ohjeeseen IAF MD5:2015. 3.2 Näytteenottoperiaate Näytteenottoperiaatetta sovellettaessa noudatetaan velvoittavan ohjeen IAF MD 1:2017 vaatimuksia. Näytteenottoperiaatetta voidaan soveltaa sertifiointitoiminnassa silloin kun sertifioitavalla yrityksellä on vähintään kolme toimipistettä, joiden: - toiminnan perusprosessit ovat samanlaisia - johtamisjärjestelmä on yhdenmukainen ja sitä ohjataan keskitetysti - kaikki toimipisteet täyttävät standardin vaatimukset Näytteenottoperiaatteen mukaisesti vuosittain auditoidaan noin 1/3 yrityksen toimipisteistä kuitenkin siten, että päätoimipaikka auditoidaan vuosittain ja jokainen toimipiste auditoidaan paikan päällä vähintään kerran sertifiointikauden aikana. 4. Sertifiointipäätös ja sertifikaatin myöntäminen Kun asiakasyrityksen johtamisjärjestelmä täyttää sertifiointivaatimukset, tekee AKL-Sertifiointi Oy päätöksen sertifikaatin myöntämisestä noin kahden viikon kuluessa auditoinnin hyväksymisestä. Sertifikaatissa ilmoitetaan vaatimusstandardi (ISO 9001 ja/tai ISO 14001) sekä toiminnot, jotka sertifiointi kattaa. Hakija saa AKL-Sertifiointi Oy:ltä kirjallisen ilmoituksen mahdollisesta kielteisestä sertifiointipäätöksestä perusteluineen. Sertifikaatti on voimassa kolme vuotta, mikäli yritys ei irtisano sopimusta kirjallisesti tai sitä ei peruuteta. Kolmen vuoden kuluttua suoritetaan uudelleensertifiointiauditointi, jonka laajuuden AKL-Sertifiointi Oy päättää. 5. Sertifiointimerkin käyttö AKL-Sertifiointi Oy:n antaa sertifioidulle asiakkaalleen käyttöoikeuden käyttää sertifiointimerkkiä omassa viestinnässä, kuten internetissä, esitteissä, mainonnassa tai muissa asiakirjoissa. Tätä merkkiä ei saa käyttää tuotteessa tai tuotepakkauksessa tai millään muulla tavalla, jonka voidaan tulkita merkitsevän tuotteen vaatimuksenmukaisuutta. AKL-Sertifiointi Oy toimittaa merkin hyväksytyn sertifiointipäätöksen jälkeen. AKL-Sertifiointi Oy valvoo merkin omistusoikeutta asianmukaisesti ja ryhtyy toimenpiteisiin, jos virheellisiä viittauksia sertifioinnin tilaan ilmenee tai se havaitsee merkkien harhaanjohtavaa käyttöä. Sertifioidun asiakkaan tulee merkin käytössä huomioida - merkkejä ei saa käyttää laboratorion testaus-, kalibrointi- tai tarkastusraporteissa - sertifiointimerkkiä ei saa muuttaa - ei anna ymmärtää sertifioinnin kattavan tuotteita tai palveluja, ei tee harhaanjohtavia viittauksia - sertifiointi koskee vain sertifikaatissa mainittuja toimintoja - jos sertifioinnin laajuutta supistetaan, tulee muutokset tehdä kaikkiin mainosmateriaaleihin - jos sertifiointi perutaan asiakas lakkaa käyttämästä mainosmateriaalia, joka viittaa sertifiointiin 6. Sertifioidun asiakkaan velvollisuudet Sertifioidun asiakkaan tulee ylläpitää ja toteuttaa johtamisjärjestelmää sertifiointiperusteiden mukaisesti. Yrityksen tulee ilmoittaa AKL-Sertifiointi Oy:lle kirjallisesti kaikista sellaisista muutoksista, jotka voivat vaikuttaa sertifioinnin laajuuteen tai johtamisjärjestelmän sekä tuotteiden ja palvelujen vaatimustenmukaisuuteen.
4 Muutokset voivat koskea esim. omistussuhteita, organisaatiota, yhteystietoja ja toimipaikkoja. Lisäksi merkittävistä prosesseja tai tuotteita koskevista muutoksista (esim. uuden merkin maahantuonti tai jälleenmyynti tai niiden muutokset) tulee tiedottaa AKL-Sertifiointi Oy:lle. Sertifioidun asiakkaan velvollisuudet - ilmoittaa AKL-Sertifiointi Oy:lle kirjallisesti, jos ISO 14001 sertifioitu yritys aiheuttaa vakavan ympäristövahingon - ylläpitää tiedostoa saamistaan reklamaatioista ja niihin liittyvistä korjaavista toimenpiteistä - sallii AKL-Sertifiointi Oy:n edustajien tekemät arvioinnit sertifioinnin edellyttämässä laajuudessa - käyttää AKL-Sertifiointi Oy:n sertifiointimerkkiä kohdassa 4 esitetyllä tavalla ja lopettaa merkin käytön heti sertifikaatin voimassaolon lakattua - maksaa AKL-Sertifiointi Oy:lle sertifiointiin liittyvät laskut - lopettaa sertifikaatin käyttö, mikäli AKL-Sertifiointi Oy on sen peruuttanut kohdan 12 mukaisesti 7. AKL-Sertifiointi Oy:n velvollisuudet - toteuttaa arvioinnit ja seuranta-arvioinnit pätevän henkilöstön toimesta sovitulla tavalla - hyväksytysti suoritetun arvioinnin jälkeen myöntää asiakkaalle sertifikaatin - pitää luottamuksellisina kaikki yritystä koskevat tiedot - tiedottaa asiakkaalle ennakkoon mikä tieto on julkisesti saatavilla - ilmoittaa yritykselle merkittävistä muutoksista sertifiointivaatimuksiinsa - vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia AKL-Sertifiointi Oy:n käyttämiä arvioijia ja asiantuntijoita - sertifikaatin myöntämisen jälkeen sertifikaatissa mainitut tiedot ovat julkisia - peruuttaa sertifikaatin, mikäli yritys ei täytä sertifiointiehdoissa mainittuja velvollisuuksia AKL-Sertifiointi Oy on velvollinen antamaan yritystä koskevaa luottamuksellista tietoa pyynnöstä akkreditointiviranomaisille. AKL-Sertifiointi Oy ilmoittaa asiakkaalle mitä tietoa on luovutettu, kenelle ja koska. 8. Sertifioinnin hinta AKL-Sertifiointi Oy:n hinnoittelu perustuu tuntiveloitukseen. Auditointiaikaa määrittäessä otetaan huomioon hallintajärjestelmästandardin vaatimukset, organisaation ja sen johtamisjärjestelmän monimutkaisuus, toimipaikkojen koko ja lukumäärä. Lisäksi veloitetaan auditointiin liittyvät kustannukset mm. matka- ja majoituskulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat. AKL-Sertifiointi Oy veloittaa ohjelman käyttö- ja vuosimaksun hinnaston mukaisesti. AKL-Sertifiointi Oy pidättää oikeuden muuttaa voimassa olevia hintoja. 9. Sertifikaatin uusiminen Sertifikaatti uusitaan kolmen vuoden voimassaolon jälkeen, jos sertifikaatin haltija edelleen täyttää sertifiointivaatimukset ja jollei haltija tai AKL-Sertifiointi Oy irtisano sertifikaattia. Sertifikaatin uusimisen edellyttämän arvioinnin laajuuden määrittää AKL-Sertifiointi Oy, osin toimintajärjestelmän ylläpidon ja parantamisen vaikuttavuudesta saatujen kokemusten perusteella. 10. Sertifikaatin laajentaminen Mikäli yritys haluaa laajentaa sertifikaattinsa kattavuutta, tulee yrityksen toimittaa AKL-Sertifiointi Oy:lle laajennusilmoitus. Laajennuksen edellyttämä täydentävä auditointi voidaan toteuttaa erikseen sovittavan aikataulun mukaisesti tai seuraavan määräaikaisarvioinnin yhteydessä. 11. Lyhyellä varoitusajalla tehtävät auditoinnit AKL-Sertifiointi Oy voi auditoida sertifioidun yrityksen lyhyellä varoitusajalla esim. yrityksen saamien reklamaatioiden yhteydessä, merkittävien muutosten yhteydessä tai liittyen sertifikaatin väliaikaiseen peruuttamiseen. Näissä tapauksissa AKL-Sertifiointi Oy ottaa yhteyttä yritykseen sopiakseen toimenpiteistä.
5 12. Sertifikaatin pidättäminen tai peruuttaminen AKL-Sertifiointi Oy voi pidättää väliaikaisesti tai peruuttaa välittömästi sertifikaatin seuraavissa tapauksissa: - yritys ei ylläpidä järjestelmäänsä standardin vaatimusten mukaisesti - yritys ei korjaa havaittuja puutteita sovitussa aikataulussa - yritys ei maksa kohdan 7 mukaisia maksuja AKL-Sertifiointi Oy:lle - toiminnan laajuus ja luonne muuttuvat merkittävästi esim. yrityskauppojen johdosta - yritys joutuu konkurssiin tai selvitystilaan AKL-Sertifiointi Oy ilmoittaa kirjallisesti yritykselle sertifikaatin peruuttamisesta tai väliaikaisesta pidättämisestä sekä sen syyt ja mahdollisen aikarajan. Väliaikaisen peruutuksen aikana yrityksen sertifiointi on tilapäisesti pätemätön ja yrityksen tulee pidättäytyä viittaamasta sertifiointiinsa. AKL-Sertifiointi Oy:llä on oikeus ilmoittaa julkisesti sertifikaatin pidättämisestä tai peruuttamisesta. 13. Ehtojen ja sertifiointiperusteiden muutokset AKL-Sertifiointi Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia sertifiointia koskeviin ehtoihin ja ohjeisiin. Vanhojen ehtojen ja ohjeiden perusteella myönnetyn sertifikaatin jatkumisen edellytyksenä on, että yritys sitoutuu noudattamaan uusia ehtoja ja ohjeita AKL-Sertifiointi Oy:n kohtuulliseksi katsoman siirtymäajan kuluessa. Jos sertifioinnin perusteena oleva vaatimusstandardi uusitaan, sertifikaatin jatkumisen ehtona on, että sertifikaatinhaltija sitoutuu noudattamaan uusitun standardin vaatimuksia annetun siirtymäajan kuluessa. 14. Luettelo voimassaolevista sertifikaateista AKL-Sertifiointi Oy pitää luetteloa sertifikaatin haltijoista ja sertifioinnin laajuudesta. Luettelo on julkinen. 15. Valitusmenettely Jos yritys haluaa valittaa AKL-Sertifiointi Oy:n toiminnasta arvioinnin yhteydessä tai sertifiointipäätöksestä, tulee sen toimittaa kirjallinen valitus AKL-Sertifiointi Oy:lle kahden viikon kuluessa valituksen aiheuttaneesta toiminnasta tai sertifiointipäätöksestä. AKL-Sertifiointi Oy antaa yritykselle kirjallisen vastineen kuukauden kuluessa siitä, kun valitus on saapunut AKL-Sertifiointi Oy:lle. Jos yritys on tyytymätön AKL-Sertifiointi Oy:n vastineeseen eikä yksimielisyyttä asiasta saavuteta, AKL-Sertifiointi Oy pyytää puolueettomuuttaan ja riippumattomuuttaan valvovan komitean (puolueettomuustoimikunta) nimeämään esteettömistä jäsenistä koostuvan puolueettoman valituslautakunnan, jossa on puheenjohtaja ja kaksi jäsentä. Lautakunta kokoontuu kuukauden kuluessa siitä, kun yritys on kirjallisesti ilmoittanut tyytymättömyydestään AKL-Sertifiointi Oy:n vastineeseen. Kokouksessa on valituksen tehneen yrityksen ja AKL-Sertifiointi Oy:n edustajilla oikeus tulla kuulluksi. Valituslautakunnan tekemä enemmistöpäätös on lopullinen. Jos AKL-Sertifiointi Oy:n todetaan toimineen arvioinnissa asiattomasti, tekee AKL- Sertifiointi Oy tarvittaessa omalla kustannuksellaan uudelleenarvioinnin.