Monitoimilaitteen osto-opas
Kiitos kun latasit monitoimilaitteen osto-oppaan. Tästä on hyvä aloittaa kilpailutus. Yleensä monitoimilaite hankintaan kolmen neljän vuoden välein ja siksi on hyvä vähän päivittää alan tapoja sekä miettiä kuka on sopivin toimittaja. Tarjoamme sinulle ohjenuoran ostoprosessiin. Oppaassa kerromme W Mitä seikkoja ennen tarjouspyyntöä on hyvä miettiä W Mitä tarjouspyynnössä kannattaa huomioida W Kun saat tarjoukset, mitä asioita on syytä vielä pohtia
Ennen tarjouspyyntöä on hyvä miettiä seuraavia seikkoja: 1. Kuinka monta väri- ja mustavalkosivua toimistollanne tehdään keskimäärin kuukaudessa? Jos et tiedä, niin kerro toimistotyöntekijä x 200 arkkia / kk. Jos esimerkiksi toimistollanne on 10 toimistotyöntekijää = käyttömääräsi on noin 2 000 arkkia / kk, joista tyypillisesti värillisiä on 20 %. 2. Annatteko tulostusmateriaaleja eteenpäin asiakkaille, jolloin kuvanjälki pitäisi olla laadukasta? 3. Monitoimilaitteissa on yleensä vakiona tulostus, skannaus ja kopiointi. Tarvitsetteko myös faxia, nidontaa, rei itystä tai vihkotaittoa? 4. Jos toimistollanne on käytössä MAC työasemia, niin tarvitsette PostScript3 tulostinajurin. 5. Mieti myös laitteen rahoitus. Vaihtoehtoina on osto, leasing ja suoravuokra. Näistä suosituin on leasing ja suoravuokra, koska silloin sinun ei tarvitse investoida pääomaa laitteeseen ja saat sen tuottamaan muualle. 6. Nykyään on saatavilla laadukkaita peruskunnostettuja monitoimilaitteita, jotka ovat edullisempia kuin uudet. Jos olet kiinnostunut peruskunnostetusta, niin kannattaa kysyä, että mistä laite on tullut myyjälle ja saako siihen huoltosopimusta? 7. Tänä päivänä yli 90 % yrityksistä hankkii värimonitoimilaitteen, koska niillä tulostaminen on kaikista edullisinta.
Nyt kun sinulla on selvänä käyttömäärät, ominaisuudet ja toivottu rahoitusmalli, niin on luontevaa pyytää tarjouksia. Tarjouspyynnössä huomioitavia seikkoja: 1. Leasingkausi on yleensä 36 kk - 60 kk ja suoravuokrakausi on 12 kk - 36 kk. 2. Huoltosopimus kannattaa aina pyytää mukaan, koska silloin toimittajalla on vastuu laitteen toimivuudesta ja voit helposti budjetoida laitteen kokonaiskustannukset per tilikausi. 3. Pyydä mukaan automaattinen väri- ja huoltokutsujärjestelmä. Tämä helpottaa työtäsi ja takaa sen, ettei värisi pääse loppumaan. 4. Pyydä mukaan varalaitepalvelu, jotta tulostaminen ei lopu vaikka pääkone olisi pidempään huollossa. 5. Pyydä myös verkkotuki ja koulutuspalvelu. Tämä on tärkeää, koska jos muutat tai verkot vaihtuvat, niin laite pitää asentaa uudestaan. 6. Pyydä vielä mukaan tietoturvaratkaisu, koska monitoimilaitteen kovalevylle jää kaikki tulosteesi ja skannauksesi muistiin. Näin varmistat ettei liiketoiminnan kannalta tärkeät asiakirjat joudu myöhemmin vääriin käsiin.
Kun saat tarjoukset, mieti seuraavia asioita: 1. Onko toimittajalla oma huolto vai ovatko he ulkoistaneet sen? Kokemukset osoittavat, että palvelu ja sen laatu on vaikeaa saada toivotulle tasolle, kun palvelu on ulkoistettu. 2. Mikä on huollon vasteaika? Mitataanko sitä? Kaikki lupaavat käytännössä neljä tuntia, mutta todella harva siihen pääsee. 3. Kuinka tärkeä olet toimittajalle? Vastaako yhtiösi koko ja tapa toimia toimittajan kohderyhmää. Jos toimittajalla on kymmenien tai satojen monitoimilaitteiden asiakkaita, niin oletko suhteessa heihin tarpeeksi merkittävä asiakas? Jos tässä on eroa, niin se näkyy yleensä huollon vasteajassa ja myyjän palvelualttiudessa. 4. Kysy, että onko myyjä / yhteyshenkilö omistajana yrityksessä. Tämä on tärkeää sen vuoksi, että sopimuskauden aikana ns. rivimyyjä vaihtaa helposti työpaikkaa ja tiedot sinun ympäristöstäsi ja sovituista asioista katoavat hänen mukanaan. 5. Pieni, mutta tärkeä seikka on puhelinnumero, johon soitat huoltokutsun. Tuleeko se suoraan toimittajan toimistoon asiasta ymmärtävälle henkilölle vai meneekö se ulkoistettuun Call Centeriin? 6. Onko tarjouksessa sivukuluja? Näitä löytyy yleensä seuraavista asioista: laskutuslisä, kilometrikorvaukset huoltokeikoissa, laitteen asennuksessa ja koulutuksessa. 7. Onko hinnoissa iso hajonta? Halpa ja hyvä palvelu kohtaavat harvoin tälläkään alalla. Ylläolevien lisäksi on olemassa lisäohjelmistoja skannaukseen, turvatulostukseen ja dokumenttien hallintaan. Nämä ovat yleensä toteutettu palvelinsovelluksilla ja siksi ne vaativat aina oman selvityksen.
Hyvää kilpailutusta ja hyviä päätöksiä! Ystävällisin terveisin, Janne Mikkola 0400 421 740 janne.mikkola@mikava.fi Mikavalta voit hankkia laitteistot kolmella erilaisella tavalla. Osto, Leasing ja Suoravuokra. Tutustu tuotteisiimme tästä Me mikavalaiset haluamme olla yrityksellesi kumppani, jonka kanssa saat helpotusta arkeesi sekä suhteen, joka kestää. Helsinki - Espoo - Vantaa Mikava Oy Takkatie 1 00370 Helsinki www.mikava.fi