Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 1 (12) Tarkastuslautakunta Aika 22.10.2018 klo 17:00-18:10 Paikka Lapuan kaupungintalo, Ruhan kokoushuone Käsitellyt asiat 73 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 74 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 75 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 5 76 Lukion opettajatapaaminen 9 77 Muut jäsenten esille ottamat asiat 10 78 Ilmoitusasiat 11
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 2 (12) Tarkastuslautakunta Aika 22.10.2018 klo 17:00-18:10 Paikka Lapuan kaupungintalo, Ruhan kokoushuone Päätöksentekijät Nirha Kari puheenjohtaja Juupajärvi Tero varapuheenjohtaja Holtinkoski Hanna jäsen Tauriainen Jukka jäsen Kamaja Kristiina jäsen Muut osallistujat Mettomäki Tuomas sihteeri Allekirjoitukset Kari NIrha Tuomas Mettomäki Kristiina Kamaja puheenjohtaja sihteeri 75 Käsitellyt asiat :t 73-78 Pöytäkirjan tarkastus hallintokeskus 26.10.2018 Hanna Holtinkoski Jukka Tauriainen Pöytäkirja yleisesti nähtävänä kaupungin kotisivuilla 29.10.2018 alkaen Todistaa Juha Post hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 3 (12) Tarkastuslautakunta 73 22.10.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkla 22.10.2018 73 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hal lin to säännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on il moi tet ta va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tar kas tus lau ta kunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jä se nis tä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan se los tuk sen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan ko kouksiin. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunnan kokous todetaan lailliseksi ja pää tös val tai sek si. Päätös: tarkastuslautakunnan kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 4 (12) Tarkastuslautakunta 74 22.10.2018 Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkla 22.10.2018 74 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan joh dol la pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja var men taa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Puheenjohtaja: Pöytäkirja tarkastetaan hallintokeskuksessa 26.10.2018. Pöytäkirjan tar kas ta jak si valitaan tarkastuslautakunnan jäsenet Kristiina Kamaja ja Jukka Tauriainen. Päätös: pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hanna Holtinkoski ja Jukka Tauriainen
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 5 (12) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Tarkastuslautakunta 75 22.10.2018 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 190/02.08.00/2018 Tarkla 26.04.2018 27 Valmistelija: Talousjohtaja Tuula Kuisti, puh. 06 438 4030, 044 438 4030 Lapuan kaupungin tilintarkastussopimus BDO Oy:n kanssa on voi mas sa siihen saakka, kunnes vuoden 2018 tilintarkastus on lop puun suo ri tet tu ja valtuusto on hyväksynyt vuoden 2018 ti lin pää tök sen, käytän nös sä siis kesäkuuhun 2019. Tilintarkastussopimuksen päättymisen vuoksi tulee käynnistää ti lin tarkas tus pal ve lu jen hankinta. Tarjouspyyntö on valmisteltu siten, et tä hankintakausi koskee tilikausia 2019-2022. Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkas ta mis ta varten tilintarkastusyhteisön ja yhteisön on määrättävä vastuun alai sek si tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tar kas tus yh tei sö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja ta louden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunnan tehtäväalue käsittää kuntalain mukaan kun nan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huo leh ti mi sen ja lain 122 :n mukaan kunnan tytäryhteisön ti lin tar kas ta jak si on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tar kas tus lau ta kun nan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen jär jes tä mis tä. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä ko ko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen ty tär yh teisö jen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kun ta kon ser nin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä kos kien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja ti lin tar kas ta ja eh dok kai den nimeämistä konserniyhteisöihin. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Va lin ta pää tök sen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toi mi elin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä mää rä tyk si toimikaudeksi.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 6 (12) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Tarkastuslautakunta 75 22.10.2018 Hankinnan ennakoitu arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Kau pun gin hankintaohjeen 4.1.2. mukaan hankinnan arvon jäädessä alle 60.000 euron tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle mah dol li sel le tarjoajalle. Tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika, vä hintään kaksi viikkoa. Kunnan ja sen tytäryhteisöjen tar kas tus pal ve lu ja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksina arvioitaessa kyn nys ar vojen ylittymistä. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta (hin ta + laa tu). Hankkiva yksikkö tekee saatujen tarjousten pe rusteel la ver tai lun ja hankintapäätösesityksen hankintavaltuudet omaa valle pää tök sen te ki jäl le. Tarjouspyyntö on esityslistan oheisliitteenä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjan liitteineen ti lintar kas tus pal ve lui den kilpailuttamiseksi tilikausille 2019-2022. Kil pai lutuk ses sa käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntö lä he te tään seuraaville tilintarkastusyhteisöille: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab, PwC Julkistarkastus Oy ja Ernst & Young Oy. Tilintarkastaja Tuula Ylikangas poistui esteellisenä. Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Kristiina Kamaja Päätös: hyväksyttiin Tarkla 11.09.2018 67 Valmistelija: Talousjohtaja Tuula Kuisti, puh. 06 438 4030, 044 438 4030 Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät BDO Audiator Oy ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjoukset on avattu 28.6.2018. BDO Audiator Oy:ltä on pyydetty tarkennusta tarjouksen tietoihin. Tarjouk set täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajalle ja tarjouspyynnölle ase tetut vaatimukset ja ne voidaan ottaa mukaan ko ko nais ta lou del li sen
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 7 (12) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Tarkastuslautakunta 75 22.10.2018 edullisuuden vertailuun. Kokonaistaloudellisen edullisuuden ar vioin ti pe rus teet ja painoarvot ovat: - lakisääteisen tilintarkastuksen kokonaishinta sopimuskaudella 55 %/55 pistettä - tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien tarkastuksesta (huomioidaan vuosien 2013-2017 kunta-/kuntayhtymäasiakkaat) 15 %/15 pistettä - vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien,kuntayhtymien ja kunnallisten tytäryhteisöjen tarkastuksesta 15 %/15 pistettä - avustavan tarkastajan työkokemus kuntien taloushallinnosta ja kuntien tilintarkastuksesta 5 %/5 pistettä - vastuullisen tarkastajan HT/KHT-pätevyys 10 %/10 pistettä Tarjouspyyntö lomakkeineen ja tarjousten avauspöytäkirja ovat näh tävil lä kokousasiakirjoissa. Tarjousasiakirjat, lukuunottamatta sa las sa pidettäviä tietoja, tulevat julkisiksi sen jälkeen, kun asiassa on teh ty hankintasopimus. Tarjousvertailu liitteenä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa tarjoajat saavat pis tei tä seuraavasti: BDO Audiator Oy 100,00 KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 84,30 Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on eniten pisteitä saaneella BDO Audiator Oy:llä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy BDO Audiator Oy:n tarjouksen ja valitsee tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n kuntalain 122 :n mukaisen hallinnon ja talouden tar kas tuksen sekä tarkastuslautakunnan valmistelijan ja sih tee ri teh tä vien toteuttajaksi tilikausille 2019-2022. Vastuullisena tilintarkastaja toimii JHT/HT-tilintarkastaja Tuula
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 8 (12) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Tarkastuslautakunta 75 22.10.2018 Yli kan gas ja avustavana tarkastajana JHTT/HT Tuomas Mettomäki. Kaupungin konserniohjeen mukaan kaupungin tytäryhteisö valitsee tilin tar kas ta jak si kaupungin tilintarkastusyhteisön, ellei tästä poik kea miseen ole perusteltua syytä. Tarkastuslautakunta: Merkittiin, että tilintarkastaja Tuula Ylikangas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Talousjohtaja Tuula Kuisti oli läsnä kokouksessa klo 17.00-17.20 esitte le mäs sä tarjousvertailua. Sihteerinä tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajan oli tar kas tuslau ta kun nan puheenjohtaja Kari Nirha. Päätettiin yksimielisesti esittää kaupunginvaltuustolle että 1. valtuusto hyväksyy BDO Audiator Oy:n tarjouksen 2. tilintarkastajan henkilö vaihdetaan toiseen samat kriteerit täyttä vään henkilöön. Tarkla 22.10.2018 75 Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että BDO Audiator Oy:n tarjous hyväksytään. Tarkastuslautakunta Merkittiin, että pöytäkirjanpitäjä (toimeksiantosuhdejäävi) poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi. Pöytäkirjanpitäjäksi pykälän käsittelyn ajaksi valittiin Kristiina Kamaja. Päätös Keskusteltuaan asiasta lautakunta päätti esittää valtuustolle BDO Audiator Oy:n tarjouksen hyväksymistä. Tarjous katsottiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi ja täyttävän tarjouspyynnön kriteerit
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 9 (12) Tarkastuslautakunta 76 22.10.2018 Lukion opettajatapaaminen Tarkla 22.10.2018 76 Tarkastuslautakunta: Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään lukiolla 6.11.2018 klo 8.00-11.00 Merkittiin tiedoksi.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 10 (12) Tarkastuslautakunta 77 22.10.2018 Muut jäsenten esille ottamat asiat Tarkla 22.10.2018 77 Tarkastuslautakunnan päätös: Muita asioita ei ollut
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 11 (12) Tarkastuslautakunta 78 22.10.2018 Ilmoitusasiat Tarkla 22.10.2018 78 Tarkastuslautakunnan päätös: ilmoitusasioita ei ollut
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 16/2018 12 (12) Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohjeet Kokouspäivämäärä 22.10.2018 Pykälä MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska perusteet päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät 73-78 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät HallintolainkäyttöL 5 :n/muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaati- Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. musviranomai- Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite, sähköposti, telefax nen ja -ai ka Lapuan tarkastuslautakunta Valtuustontie 8 62100 LAPUA sähköposti: kirjaamo@lapua.fi telefax: 438 4300 Pykälät Oikaisuvaatimuskirjelmän sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Ks. jäljempänä Liitetään pöytäkirjaan