Työajanseuranta Lapin yleisissä kirjastoissa Huomioita ja ajatuksia keskustelun pohjaksi Lapin kirjastokokous 27.11.2014 Pasi Rantanen, Rovaniemen kaupunginkirjasto
Toteutus - seuranta toteutettiin pääosin 24.-30.3. - osallistujia oli 140 henkilöä 13 kirjastosta (Sompio ja Tornionlaakso laskettu yhtenä) - vastaajat: 11 kirjastonjohtajaa, 33kirjastonhoitajaa 5 kirjastoamanuenssia, 60 kirjastovirkailijaa, 17 virkailija-kuljettajaa, 14 muuta (vahtimestarit, avustajat ym.)
Tuloksista - tarkasteltu väliä 24.- 28.3. (ma pe) - aikavälillä kirjattu 3259 tuntia, joista: - 2770 h työssäolotunteja ; 85,00-489h poissaoloja(vapaat, poissaolot,ym.); 15,00 - tarkastelussa keskitytty työssäolotunteihin - työssäolotunnit jaettu 7 pääryhmän alle - lisäksi tauot ja koodit 81 ja 82 - Huom! Tarkasteltu prosentuaalisia osuuksia
Kaikki työntekijät Kaikki tunnit Työssäolotunnit Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu 4,30 0,53 Markkinointi ja viestintä Tapahtumat 4,85 0,60 Markkinointi ja viestintä Tapahtumat 7,42 14,57 8,31 22,95 26,06 7,98 1,79 4,37 1,73 Tekniikka, huolto, ylläpito Logistiikka Kokoelmatyö Hallinto Tauot Loma, vapaa, oma asia, työmatka 8,38 9,38 29,44 29,43 4,94 9,02 1,96 2,02 Tekniikka, huolto, ylläpito Logistiikka Kokoelmatyö Hallinto Tauot Työpisteen avaaminen Työpisteen avaaminen Oman työn organisointi Oman työn organisointi
Asiakaspalvelu kaikki 0,67 0,19 1,73 0,00 0,21 0,00 5,27 Lainaus, palautus, uusinta Varausten teko, tilaaminen 0,70 4,46 Tiedonhaku Muu asiakasopastus Varaukset ja hyllyvaraukset 7,88 Aineiston suosittelu ja esittely 0,82 1,87 1,94 4,15 53,88 Asiakkaiden opastus: koneet ja laitteet Asiakkaiden opastus: tietokannat, verkkokirjasto Asiakkaiden odottelu tiskillä Kaukopalvelu Kirjat kotiin -palvelu 4,21 Oheislukemisto: varaukset karhunta, yhteydet Oheislukemisto: palautus, lainaus, pakkaaminen Ryhmäkäynnin suunnittelu ja järjestely 8,43 Vinkkauksen suunnittelu ja järjestely Ryhmän vetäminen 3,58 Vinkkauksen vetäminen Teemapakettien kokoaminen
Kokoelmatyö - kaikki 0,13 0,04 9,51 Hyllytys Kirjastoauton täyttö 8,69 30,18 Laskutus ja perintä Turmeltuneen aineiston toimenpiteet Julkaisutoiminnan seuraaminen, hankinta 6,01 Tilaaminen, valvonta, reklamaatiot Tallennus, luettelointi (pominta) Luettelointi, luokitus, asiasanoitus Tarroitus 12,09 4,17 Muovitus, kotelointi, jakelu Vanhan aineiston korjaus Kokoelman käytön seuranta 2,36 3,42 7,14 6,55 7,31 1,86 0,54 Aineiston poisto, myynti ja hävitys E-aineisto Celia-aineisto
Ammattiryhmät - kaikki Kirjastonhoitajat Kirjastovirkailijat Asiakaspalvelu Asiakaspalvelu 2,60 0,99 Markkinointi ja viestintä Tapahtumat 1,62 1,14 Markkinointi ja viestintä Tapahtumat 5,52 9,17 36,82 Tekniikka, huolto, ylläpito Logistiikka 11,32 8,80 33,05 Tekniikka, huolto, ylläpito Logistiikka Kokoelmatyö Kokoelmatyö 32,47 Hallinto 27,37 10,12 Hallinto 6,05 Tauot Tauot 3,66 1,33 1,37 Työpisteen avaaminen 2,36 0,66 3,56 Työpisteen avaaminen Oman työn organisointi Oman työn organisointi
Johtajat Kassan laskeminen ja tilitys Laskujen asiatarkastus ja tiliöinti 3,03 10,39 1,42 13,94 Asiakaspalvelu Markkinointi ja viestintä Tapahtumat Tekniikka, huolto, ylläpito 4,64 1,82 0,50 4,48 2,99 0,83 1,49 1,00 0,66 3,48 11,28 Muut talousasiat Henkilöstöhallinto Työvuorolistojen teko Harjoittelijat, työkokeilijat, muut koulutettavat Kokouksen valmistelu ja jälkityöt Kokoukseen osallistuminen 38,93 12,40 10,20 3,94 4,71 Logistiikka Kokoelmatyö Hallinto 0,17 8,29 18,74 29,19 Koulutuksen suunnittelu, valmistelu ja jälkityöt Koulutukseen osallistuminen Tilastointi ja raportointi Arviointi ja kehittäminen 1,03 Tauot Työpisteen avaaminen 5,47 3,32 1,66 Oma hanketyö Hanketyö, jossa kumppanina Oman työn organisointi Kirjastojärjestelmien kehittäminen Kiinteistö- ja rakentamisasiat Kirjastoverkkoon liittyvä hallinnollinen työ Kansallinen ja kansainvälinen kirjastoyhteistyö
Virkailija-kuljettajat Lainaus, palautus, uusinta Varausten teko, tilaaminen 2,66 22,82 1,20 7,23 1,23 34,25 Asiakaspalvelu Markkinointi ja viestintä Tapahtumat Tekniikka, huolto, ylläpito Logistiikka Kokoelmatyö 0,42 0,00 3,00 5,75 0,92 0,00 0,25 0,00 0,00 8,34 8,01 0,00 0,33 0,00 0,00 0,50 Tiedonhaku Muu asiakasopastus Varaukset ja hyllyvaraukset Aineiston suosittelu ja esittely Asiakkaiden opastus: koneet ja laitteet Asiakkaiden opastus: tietokannat, verkkokirjasto Asiakkaiden odottelu tiskillä Kaukopalvelu 23,88 2,51 0,03 4,20 Hallinto Tauot 2,84 69,64 Kirjat kotiin -palvelu Oheislukemisto: varaukset karhunta, yhteydet Oheislukemisto: palautus, lainaus, pakkaaminen Työpisteen avaaminen Ryhmäkäynnin suunnittelu ja järjestely Oman työn organisointi Vinkkauksen suunnittelu ja järjestely Ryhmän vetäminen Vinkkauksen vetäminen Teemapakettien kokoaminen
Yleisiä huomioita - työpäivän aikana n. 10-12 eri työtehtävää - viikon aikana n. 30 erilaista työtehtävää - työtehtävät vaihtuvat nopeassa tahdissa - vastauksissa jopa 4 eri tehtävää 10 min aikana - ylin tunnin kestävät työputket harvinaisia - aspan seassa tehdään paljon muutakin
Heränneitä kysymyksiä - onko lainaus/palautus tärkein työmme? - onko niin, että kokoelmatyö = hyllytys? - onko tekniikka vapauttanut asiakaspalveluun? - kirjastot IT-kehityksen kärjessä 90-luvulla, entäs nyt? Neuvonta, opastus, mediakasvatus? - missä näkyy kehittämiseen käytetty aika? - tietoammattilaisuus?
Onko vain mielikuva vanhanaikainen? Kiitos!!! pasi.rantanen@rovaniemi.fi