1 JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 8 / 2018 Aika klo 9:00 Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Mestari TILANNEKATSAUS n johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / 30.08.2018: Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan vuonna 2018 kaupungin tasapainotusohjelman mukaisesti siten, että vuosittaiset säästöt ovat vähintään 0,8 miljoonaa euroa edullisemmin vuoteen 2014 verrattuna, jolloin kaupunki tuotti palvelut. Palvelutuotannon sopimuslaskutus vuonna 2017 oli 6,2 miljoonaa euroa (edellinen vuosi 6,8 miljoonaa euroa). Vuoden 2018 sopimuslaskutus on noin 3,3 miljoonaa euroa. Noin 2,9 miljoonan euron vuosisopimuslaskutus vähennys johtuu pääosin JATSI :lle myydystä siivousliiketoiminnasta. Järvenpään kaupunki on säästänyt kahden ensimmäisen, 2015 ja 2016 vuosien aikana kumulatiivisesti noin 1,9 miljoonaa euroa ja vuoden 2017 aikana noin 1,4 miljoonaa euroa vanhaan rakennuskantaan kohdistuvasta palvelutuotannosta. JUST kiinteistön sopimuslaskutus oli 2017 vuonna noin 0,7 miljoonaa euroa. Kaupungin kumulatiivinen säästö JUST mukaan lukien oli siten noin 2,6 (tavoite 2,0) miljoonaa euroa vuosien 2015 2017 aikana. Säästötavoitteet on toteutettu Mestaritoiminta :n johdolla kiinteistöallianssissa yhdessä osapuolten kanssa. Toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kiinteistöpalveluista on Mestaritoiminta :llä. Kiinteistöpalvelut on toteutettu kaupungin ja tilojen käyttäjien kanssa sovitun mukaisesti ja palveluihin on yleisesti oltu tyytyväisiä, joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Vuoden 2018 investointeihin budjetoitiin 6,0 miljoonaa euron. Investointien kulut tulee sopeuttaa budjettiin. Sisäilman laatuun liittyvien korjausten määrä on moninkertaistunut, useaan kouluun on hankittu tai ollaan hankkimassa väistötiloja. Käyttökelvottomia rakennuksia on purettu ja lisää tullaan purkamaan. Uusia koulu- ja päiväkotirakennuksia rakennetaan nyt ja tulevaisuudessa.
2 Sisäilmahakkeiden määrän lisääntyminen on aiheuttanut sen, että Mestaritoiminta :ssä on jouduttu lisäämään resursseja. Tämä on johtanut siihen, että palvelutuotannon tuotot eivät kata kaikkia kuluja kuten kiinteistöjohtamista ja investointien projektinjohtamista / valvontaa. Tämän takia vastuurajataulukkoa on tarkistettu sisäilmahankkeiden osalta 28.5 KAJR:n päätöksellä. Toiminto Aikataulu Talous Laatu Kiinteistöjohto Ei havaittuja poikkeamia. Väistötilojen järjestely vie paljon voimavaroja. Tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Tämä johtuu pääosin sisäilmakorjausten moninkertaistuneesta määrästä. Jonkin verran käyttäjiltä saatu kehityspalautetta tiedottamisesta ja tiedon kulusta. MT lisää resurssia viestintään. Huolto (Talonmies) Kunnossapito Ei havaittuja poikkeamia. Talonmies ja kunnossapidon kustannusseuranta on yhdistetty. Tulos jäi alle tavoitteen. Kustannuksia lisäsi alkutalven lumi- ja liukkaudentorjuntatyöt. Käyttäjäpalautteen perusteella laatu ja työpyyntöjen reagointiaika on hyvällä tasolla. Investoinnit Sisäympäristöön liittyviä haittailmoitusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. Talonmies ja kunnossapidon kustannusseuranta on yhdistetty. Tulos jäi alle tavoitteen. Viestintää ja sisäympäristöasioiden yhteistoimintaa kaupungin kanssa kehitetään. MT on lisännyt resurssia viestintään ja asiakkuuden parantamiseen. Sisäympäristöön liittyviä tutkimusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. Tulos oli hiukan tavoittetta parempi Sisäympäristöön liittyviä korjauksia tehdään useissa kohteissa. MT on lisännyt resursseja projektinjohtoon, viestintään ja valvontaan. yhteensä: Kokonaisuutena lähes suunnitelman mukainen Tulos jäi alle tavoitteen. Toiminnan laatu on hyväksyttävällä tasolla. Päätettiin merkitä tiedoksi. MT on lisännyt resursseja sisäilmaratkaisuihin ja viestintään.
3 Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Investoinnit Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina KAJR:ssä. Tällä kertaa ei laskutusmuutoksia. Korjausinvestointitason tarkastelu on edennyt kesän aikana. Työsuunnitelman mukaiset tarkastelutavat 1 (ns. yleinen korjausvelkatarkastelu) ja 2 (ns. rakennusosakohtainen tarkastelu) on saatu tehtyä. Lisäksi on analysoitu vuosien 2015, 2016 ja 2017 vuosien korjausinvestointien kohdentuminen teknisiin korjauksiin ja toiminnallisiin muutoksiin. Päätettiin merkitä tiedoksi. Sosiaalisen kuntoutuksen tulevien toimitilojen vuokraus ja muutostyöt Sosiaalinen kuntoutus toimii tällä hetkellä vuokratuissa tiloissa (Fox Center, Wärtsilänkatu 61). Vuokrasuhde on määräaikainen ja se on päättymässä 31.12.2018. Tiloissa on epäilty olevan jonkin asteinen sisäilmaongelma. Tiloja on koitettu tutkia, mutta vuokranantaja ei ole ollut kovinkaan myötämielinen ehdotettuja tutkimuksia kohtaan ja jopa kieltänyt niiden toteuttamisen. Korvaavia tiloja on etsitty todella pitkään ja nyt on löytynyt sopiva kiinteistö osoitteesta Laurilantie 4, nykyinen Sähkötalon toimitila. Vuokranantajan kanssa on käyty neuvotteluja ja vuokrasopimus on lähes valmis allekirjoitettavaksi. Tiloihin täytyy kuitenkin tehdä tulevan toiminnan edellyttämät muutokset, joiden kustannusarvio on noin 100.000. Osa sosiaalisen kuntoutuksen henkilöstöstä tulee siirtymään Loimu-kiinteistöön. Päätettiin hyväksyä, että Mestaritoiminta allekirjoittaa kaupungin puolesta vuokrasopimuksen. Päätettiin hyväksyä investointiesitys koskien sosiaalisen kuntoutuksen toimitilamuutoksia. Lisäksi selvitetään kuuden sotelle vuokrattaessa, että jälleenvuokraan sisällytetään tilamuutoskustannukset. Taidemuseon sisäilmaolosuhteet Taidemuseolla oli kesällä huojuntaa sisäilmassa kosteuden osalta, kun tekniikka ei pysy mukana lämpötilojen (ulkona ilmankosteuden vaihtelu) vaihtelussa. Käyttäjältä on saatu viesti (Hanna Nikander), missä todetaan haluttavan sisäilmakosteudelle raja-arvoksi (vrk sisällä) vain 2,5 yksikköä. Tänä vuonna havaitsimme puutteen vielä JK1 kylmälaitteessa, joka palvelee tuloilmanjäähdytyspattereita, jossa toisessa jäähdytyspatterissa oli tehonsäätö, mutta toisesta patterista puuttui. Tehonsäädön lisäyksellä myös toiseen patteriin saatiin lämpötilan säätöä paremmaksi. Tämä muutostyö tehtiin tämän vuoden huhtikuussa, mutta nähtävästi ei auttanut tarpeeksi.
4 Tämän hetkisellä laitteistolla / ohjauksella ei pystytä koko vuotta pysymään käyttäjän esittämissä raja-arvoissa. Tämä vaatii laitteiston ja ohjauksen uusintaa (=budjetoida rahaa). Päätettiin pyytää tarjous laitteiston uusimisesta. Kustannusarvio töineen minimissään 100 000. Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (LYTP) astuu voimaan siirtymäkauden jälkeen 1.1.2019. Tämä tarkoittaa sitä, että Mestaritoiminta ei voi ilman turvallisuusalan elinkeinolupaa toimia turvaurakoitsijana. Turvaurakointia ovat mm. kulunhallintajärjestelmien ja lukkojen ohjelmoinnin muutostyöt ja pääkäyttö. Käytännössä Mestaritoiminta ei voi lain sallimissa puitteissa esim. päivittää iloq avaimia tai tehdä kiinteistön lukkoihin ohjelmointimuutoksia tai vaihtaa ovipainikkeita. Näitä toimia voi jatkossa tehdä elinkeinoluvan haltija (esim. lukitusurakoitsija) tai kiinteistön omistaja itse. Ennen LYTP:n voimaan astumista hankintaan kaksi iloq avaimien päivityspistettä, joissa avaimen haltijat voivat käydä päivittämässä avaimiaan, kun päivityspisteisiin on lähetetty avainta koskeva päivityspaketti. Esitettiin 2 vaihtoehtoa päätettäväksi: Vaihtoehto 1. Kaupunki hoitaa 1.1.2019 alkaen LYTP:n mukaiset työt omana toimintanaan. Elinkeinolupaa ei tarvita omien kiinteistöjen lukitusten hoitamiseen tai muutoksiin. Vaihtoehto 2. Mestaritoiminta jatkaa lukitustöiden hoitamista niin, että kaikki LYTP:n mukaiset lukitustyöt tilataan elinkeinoluvan saaneelta ulkopuoliselta urakoitsijalta. Avainten koodauspisteitä lisätään yhdellä. Järvenpäätalon lisäksi asennetaan myös Mestariasunnot :n asiakaspalveluun yksi piste. Päätettiin, että jatketaan vaihtoehto 2 tutkimista. Ehdotettiin myös Lukiolle 1 ILOQpäivityspisteen asentamista. Pohjolanhovin tilannekatsaus Pohjolanhovin tila sijaitsee Ristinummella Lidlin kupeessa. Tilaan kuuluu päärakennuksen lisäksi navetta, iso lato, pieni mökki ja aitta. Pellonlaidan pienempi lato (Ainolan aseman suunnassa) paloi marraskuussa -17. Alue on ostettu kaupungille loppuvuodesta 2016 eikä se kuulu allianssisopimuksen piiriin. Alueella ei ole kaupungin omia toimintoja. Alueen rakennukset ovat tyhjiä navettaa lukuun ottamatta. Navetta on yksityisellä vuokralla varastotilana. Isosta ladosta on pelastettu paria lukuun ottamatta alueen taiteilijakoteja esittävät suuret tilan työntekijän maalaamat maalaukset. Päärakennus, navetta ja iso lato on lukittu ja kulkuväylät tilkitty. Päärakennus jopa niin hyvin, ettei sinne ole kesän 2017 jälkeen päässyt sisälle ovista ilman ruuvinväännintä (tai sorkkarautaa). Korjaus- ja huoltotoimet on tilattu Mestaritoiminnalta lisätyönä.
Viimeaikaiset tapahtumat 5 Alue on saanut olla varsin rauhassa metsän keskellä, kunnes Boogien yritysalue alkoi rakentua ja alue on paljastunut yleisön havaittavaksi. Tästä on aiheutunut harmia. Navettaan on murtauduttu neljä kertaa viimeisen kolmen viikon aikana. Vuokraaja on ilmoittanut aikeistaan etsiä toinen tila. Tulevaisuus Pohjolanhovi on osa tulevaa Ainolan aluekeskusta. Alueelta on tarkoitus poistaa kaikki muut rakennukset paitsi navetta. Päärakennus myydään purettavana eli tarjotaan ostajalle suhteellisen tervettä hirsikehikkoa uudelleenkäytettäväksi. Rakennuksesta pyritään pelastamaan kolme täydellisessä kunnossa olevaan kaakeliuunia. Päätettiin, että Mestaritoiminta hankkii vartioinnin kohteeseen ja laskuttaa kaupunkia. Kiinteistö myydään, Kauke vastaa myynnistä. Henkilöstöhallinnon edustus n johtoryhmässä SISÄILMA-ASIAT Päivi Autereen siirtyessä Kuuden soteen Järvenpään kaupungin henkilöstöjohdon edustajaksi kiinteistöallianssijohtoryhmään on valittu Ritva Hyvärinen. Sisäilmakohteiden tilanne Merkitään tiedoksi tilannekatsaus sisäilmakohteista. Päätettiin, että käynnistetään Jampan päiväkodin purkamisen -ja uuden investoinnin valmistelu Saunakallion koulun yhteyteen. Kaavamuutos meneillään Harjulassa. Päätettiin, että Harjulan koulusta pyydetään korjaustapaselvitys ja arvioidaan sitten, lähdetäänkö suunnittelemaan uutta koulua. Hankkeita suunniteltaessa Mestaritoiminta kutsuu koolle: perusopetusjohtaja, varhaiskasvatusjohtaja, erikoissuunnittelija Tero Seitsonen. Kaukesta Kaarina Laine ja Antti Nikkanen. Korjausrakentaminen ja dokumentointi Sisäilmatyöryhmässä nousi keväällä esille korjausten dokumentointi. Esitettiin, että jatkossa erityisesti sisäilmakohteiden korjaustoimenpiteet tulee dokumentoida ennen ja jälkeen-valokuvin. Lisäksi pyydettiin kiinnittämään huomiota kaikissa korjausrakentamisen kohteissa valvontavastuisiin ja valvonnan näkyvyyteen ja dokumentaatioon. Edellisessä kokouksessa keskusteltiin asiasta ja päätettiin, että Mestaritoiminta laatii esityksen dokumentoinnista. Päätettiin, että valvonnan dokumentointi tapahtuu valokuvaamalla. Työvaiheet tai työkokonaisuuksien, joiden onnistumista ja toteutusta ei pystytä
6 laadunvarmistustoimenpiteillä arvostelemaan, kuten esim. tiivistyskorjauksissa merkkiainekokein. Laaditaan työvaiheesta muistio esimerkiksi Kotopro sovelluksella. Päätettiin lisäksi, että jatkossa linjataan 10 laadunvarmistusasiaa hankkeen alkaessa. Jampan alueen varhaiskasvatuksen tilatarpeet alkaen 8/2019 Jampan päiväkodin tiloista on luovuttu. Kiinteistö tullaan purkamaan. Päiväkoti toimii väliaikaisissa väistötiloissa hajautetusti lukuvuoden 2018-2019. Tarvitaan pysyvämpi tilaratkaisu, jossa tulee huomioida myös muut alueen väistötilatarpeet (Saunakallion koulu, julkisivuremontti 2020) Keskusteltiin Jampan tilanteesta ja pyydettiin palvelualueelta linjausta toimeksiannon sisältöön ja aikatauluun. Päätettiin, että Jampan päiväkodin purkamisen valmistelu ja uuden investoinnin valmistelu käynnistetään Saunakallion koulun yhteyteen. Mestaritoiminta kutsuu koolle: perusopetusjohtaja, varhaiskasvatusjohtaja, erikoissuunnittelija Tero Seitsonen. Kaukesta Kaarina Laine ja Antti Nikkanen. TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Allianssisopimus päivitetään seuraavaan kokoukseen. Seuraavat kokoukset 29.10.2018 klo 9.00 26.11.2018 klo 9.00 17.12.2018 klo 9.00